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1、进销存系统库存维护办法第一部分 总 述第一条 为贯彻彻落实大大区领导导库存管管理精神神，特制制订该办办法。第二条 此管理理办法的的适用范范围是：东莞地地区经销商/分经销商商。第三条 此管理理办法的的宗旨是是：管理理有据、做做事有方方、分工工有序、各各级配合合、团结结一致、共共同维护护好库存存数量。第二部分 职责责分工第四条 经销商/分销商商职责（文文员）（一） 关于手工报报表：1、 如实填写手手工报表表，不可可作假。分销商商昨天数据据准确率率不达995%，处罚_ 50 _元/次；经销商前天数据准确率不达95%，处罚_ 50_元/次。当天不能上交报表（如文员请假、停电、电脑故障），须电话提供数据
2、，准确率也须达95%以上。准确率计算公式：（第二天完善后的数据 当天报的量）/完善后的数据* % 。2、 每天交报表表时间：分销商商10：30、经经销商111：000，迟迟交处罚罚_1000_元/次次，下午午1点后后不许再再改动数数据。3、 经销商要每每天提供供电子档档销售明明细（包包括二批批、分销销商、商商超），文文员将根根据此明明细核对对进销存存数据和和费用数数据。如如提供的的送货单单据与明明细不符符，则不不予兑现现相关费费用。（二）关于于系统：1、分销文文员要严严格按照照进销存存系统正正常作业业，不可可出现没没有进货货乱开单单、不可可出现没没有退空空瓶/瓶瓶盖乱开开单，如如有违反反处罚_
3、500_元元/次。2、 分销文员须须用送货货单（黄黄色联）录录系统要要按照：进货数数量、退退空瓶数数量、退退瓶盖数数量如实实录入系系统，不不可随意意变更数数字做假假帐，如如有上述述情况处处罚_1100_元元/次。3、 录系统准确确率不达达95%（按单单数算），处罚_50_元/次。（三）关于于提货：1、低于安安全库存存处罚分分销商 2000 元/天（安全全库存=当月分分销商任任务量5，每月55号开始始考核安安全库存存）。分分销商须须提前33天备货货，经销销商在收收到分销销商货款款后，须须3天内内把货送送到。否否则，证证实是经经销商原原因无法法送到货货的，由由经销商商承担分分销商的的罚款。实实际配
4、送送的品种种、数量量有变，经销商须当天电话或传真通知所属片区文员，否则处罚100元/次。2、 分销商应按按25%、355%、440%的的比例安安排上、中中、下旬旬的提货货量，并并且要在在每月228号前前将当月月货款全全部打到到位，否否则，可可能无法法完成月月度提货货量，责责任由分分销商承承担。（四）关于于退瓶盖盖、空瓶瓶箱：1、分销商商将瓶盖盖退给经经销商的的，经销销商须当当天开据据验收单单并盖公公章，验验收单传传真给大大区，片片区文员员依据此此单跟分分销商核核数。经经销商去去公司退退盖后，要要及时提提供该批批瓶盖各各分销商商的退盖盖明细，否否则，核核算后的的扣罚由由经销商商承担。2、 经销商
5、/分分销商去去公司退退盖后，须须按实际际申请数数量填报报表和录录入系统统，数量量必须是是与瓶盖盖报告上上申请退退盖数量量一致。瓶瓶盖实际际库存如如检查发发现盘点点数大于于账面库库存数，则则多余部部分公司司不予兑兑现或大大区扣除除分销商商或经销销商相应应费用，去总厂退瓶盖后，须把退盖数量当天填入分销商经销存报表，发现一次不填则罚款50元/次。3、 瓶盖每天按按品种、颜颜色分类类好，仓仓库堆放放整齐，冰箱、帐篷、大伞等大礼品需保管完整，以便检查，如混乱造成不能检查，处罚_100元/次。（五）关于于检查库库存：1、督导突突击检查查，负责责人或做做报表文文员务必必参与盘盘点，并并认真核核对盘点点数，当
6、当场确认认签名并并盖章，如如事后不不承认签签名盖章章的库存存数，直直接罚5500元元/次，再再组织督督导盘点点。首先先清点实实物，再再对有可可能影响响盘点数数的进、销销数据进进行登记记，如还还有特殊殊情况可可以备注注说明（但但盖章后后，再口口头或书书面反映映特殊情情况，则则先处罚罚5000元/次次，再调调查情况况是否真真实可信信）。2、经盘点点确认后后，如实实际库存存与账面面库存不不符的按按以下方方式处理理：（1）成品品酒：实际库存账面库库存，则则处罚110元/箱；实际库存账面库库存，则则扣罚11元/箱箱（2）瓶盖盖：实际库存账面库库存，则则按退盖盖金额直直接处罚罚；实际库存账面库库存，则则扣
7、罚1元/个（3）按核核算的实实际库存存数对系系统进行行盘点开开单、对对手工报报表直接接调期初初库存数数并注明明调整原原因（六） 人员配备： 每个经销销商须至至少配备备一个文文员全责责负责与与片区文文员对接接，如出出现片区区文员无无法得到到当天所所需数据据（经销销商提货货明细、直直调数、进进出仓数数、自销销量、分分销商提提货明细细、商超超出库、二二批提货货明细、退退仓数等等）则罚罚 50 元/次次。第五条 站长职责责（一）站长长每月11日、每每周一盘盘点经销销商/分分销商库库存（如如有变化化，另行行通知）， 并由负责人盖章确认后于当天17点前传真到大区，未经盖章确认处罚站长_100_元/次，漏盘
8、处罚_50_元/品种，迟交处罚_100_元/天，如分销商拒不确认则扣罚分销商或经销商。（二）站长长督促业业务员须须真实准准确的填填写送货货单，严严禁作假假：1、送货单单每一联联的内容容必须一一致，严严禁开鸳鸳鸯单严严禁开猫猫单，如如发现，扣分销商1000元/次2、严禁涂涂改送货货单，要要完整填填写各项项信息，否否则扣业业务员110元/单3、业务员员、分销销商须按按实际有有奖瓶盖盖兑换数数真实开开立送货货单，如如送货单单上的换换盖数与与实际不不符，按按假单处处理，处处罚责任任人5000元/单。4、站长负负责分拣拣送货单单，要分分销商当当场确认认“白色联联”与“黄色联联”一致，白白色联按按规定及及
9、时快递递给大区区，黄色色联交给给分销商商录单，严严禁将白白色联给给分销商商。（三）站长长有监督督和指导导所在工工作站的的权利和和义务;有配合合督导员员和系统统管理 员开开展工作作的义务务。 第六条 督导员员职责（一）督导导员不定定期抽查查各分销销商/经经销商的的实际库库存(依依实物计计算)，所所有“开 单未未送货“或是“送货未未开单”等说法法不做为为计算依依据。（二）督导导员点数数结束后后，经站站长确认认签名后后，提交交分销商商负责人人签字盖盖章后提提交大区区，大区区以此作作为考核核依据。（三）不定定期地检检查送货货单“白色联联”与“黄色联联”是否一一致，不不相符，扣扣直接责责任人5500元元
10、/单，分分销商、站站长连带带责任550元/单。第七条 片区文员职职责（一） 每天交报表表时间：分销商商报表111：000，经经销商报报表111：300，二批批商超报报表： 开新新点报表表：空瓶瓶箱报表表：（二） 片区文员核核对送货货单时要要严格，特特别是退退盖数、换换酒数。（三） 严格核对分分销商进进货、经经销商进进货，及及时跟踪踪经销商商提货是是否与厂厂里数据据一致，每每月4号号前核对对好经销销商与厂厂提货的的差异及及原因说说明到大大区数据据文员。（四） 注意每天跟跟踪是否否有退货货、到总总厂退瓶瓶盖、处处理过期期酒质量量酒等特特殊情况况，如有有发现，应应当天通通知大区区数据文文员（五） 经
11、销商、分分销商、站站长上交交的申请请，须负负责从头头到尾跟跟踪，领领导审批批后交给给所属负负责的费费用或数数据大区区文员。（六） 大区下发的的通知（包包括更新新规定、相相关表格格）须及及时当天天通知到到位，表表达应依依本意，不不允许擅擅自添加加自身意意见与建建议。（七） 当分销商出出货量大大于提货货量时，片片区文员员提醒站站长和分分销商准准备提货货；（八） 片区文员凭凭有奖奖瓶盖兑兑现报告告核对对分销销商进销销存报表表是否否有相对对 应的瓶瓶盖出库库。（九） 核对每周库库存、每每月月初初库存（包包括瓶盖盖、成品品酒），有有差异或或异常在在每 周二二和每月月2号及及时联系系大区数数据文员员。（十
12、） 端正态度，合合理安排排办公时时间，做做好临时时安排的的其他工作作。为了让管理理更到位位更及时时，要求求各文员员发现问问题要及及时查找找原因并并纠正错错误，如如解决不不了要及及时上报报给领导导。第八条 大区数据文文员职责责（一） 每天2点半半前分析析完毕数数据，发发信息与与发邮件件给指定定领导。（二） 每天、每周周、每月月在规定定时间内内上交指指定报表表给总公公司。（三） 每月在指定定时间内内上传总总公司各各种系统统数据与与计划。（四） 每天抽查安安全库存存量、上上报数据据合格率率、交报报表时间间。（五） 追踪每月提提货数，做做好提货货追踪。（六） 每月初、每每周初不不定时检检查经销销商、分
13、分销商库库存，按按照公司司规定做做出相关关处罚文文件。（七） 根据片区文文员上报报的领导导已审批批的文件件，调整整有关数数据。（八） 保证大区数数据准确确性、连连续性、完完整性。（九） 领导下发的的通知须须及时当当天通知知到位，表表达应依依本意，不不允许擅擅自添加加自身意意见与建建议（十） 端正态度，合合理安排排办公时时间，做做好临时时安排的的其他工工作为了让管理理更到位位更及时时，要求求发现问问题要及及时查找找原因并并纠正错错误，如如解决不不了要及及时上报报给领导导第九条 系统管理员员职责(一) 不定期抽查查系统库库存与手手工报表表，确认认二者是是否一致致，如出出现差异异时、要要彻查原原因，
14、如如因操作作不当引引起，查查出一次次罚款1100元元，其他他情况引引起例外外。(允允许的误误差范围围是正负负5)(二) 处理库存差差异要彻彻查原因因不可轻轻易使用用盘点方方式平衡衡库存，查查出原因因后如实实增/删删/修改改实际数数据。(三) 不定期考查查分销文文员/经经销文员员/片区区文员的的业务水水品，并并给出客客观评价价。(四) 针对考查不不合格文文员进行行业务培培训，并并制订阶阶段性进进销存系系统培训训计划。(五) 每周两次抽抽查片区区文员的的送货单单，并根根据抽查查情况给给出客观观评分。第三部分 特殊殊情况原则：如有有特殊情情况，请请及时上上交报告告。（一） 关于退货：1、 退酒须另外
15、外做退退货进销销存报表表。2、 退回来，用用送货单单直接开开单，右右上角写写明“退货”，只能能自己消消化，与与正常酒酒分开存存放。3、 销售时：做做入“销”。 自自行消化化要开销销售单（右上角须注明是退货酒再销售），但不再算销量、不许做费用；4、 退货和退货货再销售售的送货货单第一一联也须须快递交交到片区区文员处处保管并并汇总，如如发现退退货没有有开单或或开单后后没有和和当天送送货单一一起交上上大区，则则罚款550元/次。5、 盘点库存时时：独立立盘点库库存，填填进珠珠啤库存存盘点表表的“退货已已入账”一项。（二） 关于现金收收瓶盖如场所倒闭闭或其他他原因，须须先向大大区申请请，如时时间紧逼逼
16、，可先先电话联联系领导导再事后后补交报报告，报报告由片片区文员员负责跟跟踪，领领导审批批后复印印交大区区数据文文员。（三） 几种特殊情情况的处处理：1、冲货酒酒回收：因冲货货而回收收的酒，须须打申请请获大区区批准后后才可以以做进销销存报表表和系统统，如发发现不经经申请直直接做进进货，处处罚1000元/箱。2、借货：原则上上不允许许借货，如如确有需需要借货货的，须须先向大大区书面面申请批批准后才才可借货货，如发发现不经经申请直直接借货货，处罚罚1000元/箱箱。3、过期酒酒、质量量酒：单单独存放放，盘点点时要统统计为库库存。填填进珠珠啤库存存盘点表表的“退货已已入账”一项。“过期酒酒、质量量酒”退回公公司后须须当天把把有关单单据交给给片区文文员，及及时做出出调整。10