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1、北京公交交房产开开发有限限责任公公司职务务说明书书办公公室职务务说明书书办公室主主任职务务说明书书1行政秘书书职务说说明书44办公室主主任职务务说明书书岗位名称称办公室主主任岗位编号号所在部门门办公室岗位定员员1直接上级级人事副总总经理所辖人数数直接下级级行政秘书书岗位分析析时间20033年7月职责概述述:负责公司司文秘、档案管管理等综综合事务务,按照照公司领领导意图图发挥督督察、协协调、服服务、参参谋助手手作用职责与工工作任务务职责一职责表述述:检查查、督办办、协调调各部门门工作,对对会议、文件决决议进行行催办工作任务检查公司司重大决决议和领领导指示示的情况况,并督督促办理理,及时时向公司司
2、领导反反映协调各部部门制订订、完善善公司各各项规章章制度及及主要的的业务流流程并报报公司领领导审批批后下达达执行组织召开开总经理理办公会会、重大大业务会会议及其其他重大大会议、活动;保证会会议和活活动的会会议资料料、设备备、场地地等物质质条件的的合理安安排负责会议议室借用用管理,监监督会议议室的清清洁和办办公设施施的安全全职责二职责表述述:负责责公司重重要文书书起草,监监督文件件的传阅阅归档;处理来来往文电电,负责责公司信信息的宣宣传报道道,保障障上情下下达和下下情上报报工作任务起草重要要的领导导指示、通报、总结、信函等等文件,上上交总经经理审阅阅负责公文文审核、呈批、催办等等工作收集房地地产
3、相关关宏观政政策、法法规,及及时了解解公司内内部动态态,汇总总各部门门上报信信息,分分析各项项检查结结果,督督促工作作简报信信息的出出版发布布负责公司司介绍信信的管理理工作职责三职责表述述:加强强对外联联络,拓拓展公关关业务,促促进公司司与社会会各界的的广泛合合作和友友好往来来,树立立企业良良好形象象工作任务负责对外外信息发发布、宣宣传、联联络、协协调、公公关与接接待工作作征收各部部门对口口单位节节日拜访访清单,上上报总经经理审签签,采购购节日外外送礼品品公司负责责公司法法律事务务,为公公司的经经营管理理和决策策及各项项活动提提供法律律支持职责四职责表述述:负责责组织公公司公文文及本部部门文档
4、档资料管管理工作任务负责组织织公司公公文及部部门文档档资料的的及时分分类、汇汇总,安安全存放放保管。按公司档档案管理理制度执执行档案案的借阅阅和收缴缴。职责五职责表述述:负责责办公室室的组织织管理工工作工作任务负责办公公室的工工作任务务分派,指指导下属属完成各各项工作作负责下属属员工的的绩效考考核和评评价帮助解决决下属工工作中的的困难,协协调处理理下属之之间的工工作纠纷纷负责下属属员工职职业生涯涯指导、能力开开发指导导和培训训安排负责制订订部门费费用预算算计划,审审核和控控制费用用开支职责六职责表述述:负责责公司党党、团、工会组组织的内内部管理理工作,负责完成上级单位交办的任务工作任务务负责公
5、司司党、团团、工会会的组织织建设工工作负责组织织学习、传达党党、团、工会相相关的各各种精神神和文件件负责执行行、监督督、实施施上级交交办的各各项工作作职责七职责表述述:完成成上级交交办的其其他任务务权力:计划的制制定下发发、监督督执行、总结汇汇报权对其他部部门制度度执行情情况有检检查、监监督权,处处罚建议议权内部信息息通告权权、印鉴鉴保管使使用权备用金支支领保管管权预算内部部门费用用的使用用权对下级工工作的检检查权和和工作中中争议的的裁判权权对下属员员工的聘聘用、调调岗、晋晋升、辞辞退有建建议权对所属下下级的管管理水平平、业务务水平和和业绩有有考核评评价权工作协作作关系:内部协调调关系各个部门
6、门外部协调调关系政府部门门、新闻闻媒体机机构、消消防部门门、卫生生管理部部门、公公安部门门、街道道等任职资格格:教育水平平大学本科科以上学学历专业管理、经经济、建建筑工程程等相关关专业培训经历历企业管理理、公共共关系培培训经验2年以上上管理工工作经验验知识和技技巧很强的人人际交往往能力,善善于协调调、沟通通;公正正通达,善善于学习习并不断断提升自自己能力有一定的的行政管管理、企企业管理理、文秘秘、公关关知识;有信息息搜集能能力;能能够使用用等办公公软件和和办公设设备,具具备基本本的网络络知识;最好有有驾照其它:使用工具具设备电话、传传真机、计算机机、打印印机、网网络、保保险柜工作环境境办公室工
7、作时间间特征正常工作作时间,按按规定值值班,根根据需要要加班所需记录录文档月计划、年计划划、费用用预算表表、员工工考核表表、社会会关系档档案备注行政秘书书职务说说明书岗位名称称行政秘书书岗位编号号所在部门门办公室岗位定员员直接上级级办公室主主任所辖人数数无直接下级级无岗位分析析时间20033年7月月职责概述述:负责办公公室行政政事务工工作;起起草一般般文稿,往往来文件件批转发发存,记记录公司司历程大大事;协协助上级级进行企企业形象象对外宣宣传,协协调政府府、行业业的关系系;接待待来访客客人职责与工工作任务务职责一职责表述述:跟催催本部门门工作计计划完成成的情况况,起草草公司一一般性文文稿,并并
8、交直接接上级审审阅工作任务跟催本部部门的工工作计划划执行情情况,及及时向直直接上级级汇报已已完成的的工作提醒直接接上级按按时完成成领导布布置的任任务打印公司司内部文文件起草直接接上级或或总经理理制定起起草的文文稿,并并交直接接上级或或总经理理审阅职责二职责表述述:通知知、组织织公司会会议,管管理会议议设施工作任务按直接上上级或总总经理的的指令通通知召开开会议协助上级级组织召召开会议议、活动动;提前前准备好好会议活活动所需需的资料料、设备备、场地地等物质质条件。做好会会议纪要要负责执行行公司会会议室借借用管理理,协调调、安排排各部门门会议时时间;负负责会议议室卫生生工作和和物品安安全职责三职责表
9、述述:执行行公司印印鉴使用用规定,接接收、批批转各种种来往文文件工作任务按照“加加盖公章章申请单单”上审批批结果,为为所需文文档加盖盖公司印印章按照直接接上级或或总经理理的指令令开具介介绍信内部文件件的盖章章、发放放、传阅阅,各种种往来文文件的转转发职责四职责表述述:负责责公司公公文及部部门文档档资料归归档管理理工作任务负责公司司公文及及部门文文档资料料的及时时分类、汇总,安安全存放放保管。按公司档档案管理理制度执执行档案案的借阅阅和收缴缴。职责五职责表述述:内部部宣传材材料管理理工作任务记录公司司发展历历程中的的大事及时把企企业中的的信息向向各个部部门传播播职责六职责表述述:接待待来访者者,
10、并为为其找到到接口单单位,或或负责人人工作任务接待客户户投诉,并并为其找找到接口口单位,或或负责人人接待来访访宾客,并并为其找找到接口口单位,或或负责人人;若此此时无人人,留下下联系方方式接待预约约客人,安安排吃、住、行行程,及及时通知知负责接接待的领领导职责七职责表述述:协助助公司对对外宣传传工作任务负责按上上级指示示对外信信息发布布直接上上级确认认的信息息, 为为企业做做软性宣宣传协助营销销部做宣宣传促销销工作,包包括售楼楼、广告告发布、活动支支持职责八职责表述述:负责责公司党党、团、工会相相关的各各项工作作工作任务务负责公司司党、团团、工会会的相关关工作负责组织织学习、传达党党、团、工会
11、相相关的各各种精神神和文件件职责九职责表述述:完成成直接上上级交办办的其它它任务权力:本部门工工作的跟跟催权、对有关关文字材材料的审审核权向各部门门索取必必要资料料的索取取权文件发放放传阅执执行权(公公司决议议的督办办权)印鉴使用用的执行行权本部门工工作的建建议权工作协作作关系:内部协调调关系各个部门门外部协调调关系媒体、政政府机关关、友好好联系单单位任职资格格教育水平平大学专科科及以上上专业要求求文秘、管管理等相相关专业业培训经历历无特殊要要求工作经验验无特殊要要求个人素质质形象端庄庄大方,声声音亲和和;具备备较好的的人际交交往能力力和沟通通能力,具具备良好好的服务务意识,为为人谦和和,工作作主动知识与技技能具有行政政管理、文秘知知识,能能够使用用等办公公软件和和办公设设备,具具备基本本的网络络知识其它使用工具具/设备备电话、传传真机、计算机机、打印印机、网网络工作环境境办公室工作时间间特征正常工作作时间及及按规定定值班,偶偶尔加班班所需记录录文档收发文登登记簿、会议纪纪要、会会议签到到表、会会议室借借用登记记表、检检查记录录、介绍绍信使用用登记、印章使使用登记记、公司司大事记记、简报报、信息息、投诉诉登记、来客留留言、接接待登记记备注