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1、IC管理商商务助手用户使用指指南深圳芝兰软软件有限公公司 版权声明明本系统软件件及相关文文档版权属属于深圳芝兰软软件有限公公司所有，未未经版权人人书面许可可，任何组组织及个人人不得复制制、传播本本系统软件件及相关文文档的全部部或部分。深圳芝兰软软件有限公公司地址：深圳圳市福田区区华强北群群星广场AA座14118#电话：07755-3332022254 3320022533 3322020110 3332022252联系人：陈陈先生 李先先生 一、 概述我的发件箱系统总体功功能如下：我的备货需求手机查询备货需求落实情况数据库备份导出数据中心商品询价次数排名适销商品排名业务员业绩排名客户交易量排名
2、商品赢利分析决策支持查看在线用户系统初始化用户管理系统参数设置客户资料导入供应商资料导入供应商库存导入供应商库存清理客户资料公司资料供应商库存自有库存自有库存清理自有库存导入处理备货需求付款单应付帐款采购收货单采购退货单收款单应收款催收预警应收帐款销售历史查询销售退货单销售出货单Customer POP.I主管核价Sales报价Sales查货系统日志角色定义数据字典采购合同系统管理基本资料库存管理采购管理销售管理IC管理商务助手（一）功能能1、销售管管理（主要要是销售业业务员或主主管使用） Saless查货：主主要功能是是处理客户户需求，完完成报价。记录客户需需求信息，能能对客户需需求进行库库
3、存查询和和自动配对，能能按照一定定的报价公公式设置报报价价格。能新增供供应商库存存，能新增增需求或贴贴入需求，能能新增配对对，能自动动生成报价价单、销售售单、P.I 、通通过邮件向向客户发送送报价单；能将库存存中没有的的商品信息息加入到备备货需求中中；能灵活活设置页面面表格的布布局；还可可以自动链链接到ICC-TRAADE网站站系统中按按型号去查查询产品信信息。 Saless报价：主主要功能是按条条件查询历历史报价信信息，还有有就是对未完成的的报价进行行后续处理理。 主管核价：主要是主主管使用。主要功能是是按条件查查询历史报报价信息，并并对历史报报价进行核核准处理。也也可以对未未完成的报报价进
4、行后后续处理。 P.I ：主要是外外贸业务员员使用。主要功能是是记录形式式发票内容容，跟踪外外贸订单状状态。 Custoomer PO：主主要功能是是记录客户户采购订单单内容，跟跟踪客户采采购订单状状态。 销售出货单单：主要功能能是新增、修改、审核、查询询和打印销销售出货单单。销售出货单单经过审核核后会相应应减少库存数和增加一一条金额为为正数的应应收账款记记录。 销售退货单单：主要功能能是新增、修改、审核、查询询和打印销销售退货单。销售退货单单经过审核核后会相应应增加库存数和增加一一条金额为为负数的应应收账款记记录。 销售历史查查询：主要要功能是按按条件查询询和打印销销售出货历史明细。 应收账
5、款：主要是销销售业务员员、财务人人员或主管管使用。主主要功能是是按条件查查询和打印印应收账款。 应收账款催催收预警：主要是销销售业务员员、财务人人员或主管管使用。主主要功能是是按照提前前预警天数数设置列出出应收账款催收提醒醒，提前预预警天数在在“系统管理理”“系统参数数设置”中进行修改改。 收款单：主主要是财务务人员、销销售业务员员或主管使使用。主要要功能是记记录收款信信息，可以以查询和打打印。2、采购管管理（主要要是采购业业务员或主主管使用） 采购合同：主要功能能是记录与与供应商签签订的采购购合同信息息，可以查查询和打印印。 采购收货单单：主要功能能是新增、修改、审核、查询询和打印采采购收货
6、单。产品收货后后会相应增增加库存数数和增加一一条金额为为正数的应应付账款记记录。 采购退货单单：主要功能能是新增、修改、审核、查询询和打印采采购退货单。产品退货后后会相应减减少库存数数和增加一一条金额为为付数的应应付账款记记录。 应付帐款：主要是采采购业务员员、财务人人员或主管管使用。主主要功能是是按条件查查询和打印印应付账款。 付款单：主主要是财务务人员、采采购业务员员或主管使使用。主要要功能是记记录付款信信息，可以以查询和打打印。 处理备货需需求：主要要是采购业业务员使用用。主要功功能是对指指定给自己己处理的备备货需求去去落实货源源。3、库存管管理（主要要是仓库管管理员或主主管使用。） 自
7、有库存： 主要功能能是逐一新增、修改、查询询自有库存信信息。 导入自有库库存：主要功能能是批量从从EXCEEL或CSSV两种格格式文件中中导入自有有库存中商商品信息。可可以查看以以前的上传传信息。 清理自有库库存：主要功能能是查看和和清理以前前上传的自自有库存信信息。 供应商库存存：主要功能能是新增、修改、查询询供应商库存存信息。 导入供应商商库存：主要功能能是批量从从EXCEEL或CSSV两种格格式文件中中导入供应应商库存中中商品信息息。 清理供应商商库存：主要功能能是查看和和清理以前前上传的供供应商库存存信息。4、决策支支持（主要要是主管和和经理使用用） 商品询价次次数排名：从历史交交易记
8、录中中自动挖掘掘形成“商品询价价次数排名名”记录。排排名记录数数可以在在在“系统管理理”“系统参数数设置”中进行修修改。支持持WORDD格式和PPDF格式式的打印功功能。 适销商品排排名：从历史交交易记录中中自动挖掘掘形成“适销商品品排名”记录。 业务员业绩绩排名：从历历史交易记记录中自动动挖掘形成成“业务员业业绩排名”记录。 客户交易量量排名：从历历史交易记记录中自动动挖掘形成成“客户交易易量排名”记录。 商品盈利分分析：从历历史交易记记录中自动动挖掘形成成“商品盈利利分析”记录。 备货需求落落实情况：从历史交交易记录中中自动挖掘掘形成“备货需求求落实情况况”记录。5、基本资资料（主要要是管
9、理员员或主管使使用） 数据字典设设置：对系系统中要用用到的下拉拉框选项（例例如：付款款条件、结结算方式、币币种等）进进行预先定定义。 公司资料设设置：设置置公司资料料信息，包包括公司基基本信息、公公司编码、公公司LOGGO、公司司抬头、公公司银行信信息。可以以设置多个个公司，用用户帐号定定义为属于于哪个公司司。 客户资料：可以新增增、修改、查查询客户信信息，包括括客户的联联系人信息息。还可以记记录业务员员与客户的的跟踪信息息。 导入客户资资料：可以批量量从EXCCEL或CCSV两种种格式文件件中导入客客户信息。 供应商资料料：可以新增增、修改、查查询供应商商信息。 导入供应商商资料：可以批量量
10、从EXCCEL或CCSV两种种格式文件件中导入供供应商信息息。6、系统管管理（主要要是管理员员或主管使使用） 角色权限设设置：根据据需要自定定义角色以以及赋予相相应的功能能权限和操操作权限，还还可以对敏敏感数据进进行权限控控制。角色色实质是代代表具有一一定权限的的用户组。 用户管理：可以添加加用户，并并将用户设设置为某种种角色，还还可以设置置用户的个个人信息，比比如邮件地地址、电话话、邮件落落款、个人人签名图片片等信息。 系统初始化化：请慎用用（一般在在系统刚安安装部署好好时才用），目目的是清空空系统中以以前的所有有数据。系系统还原为为最初状态态。 系统参数设设置：设置置或修改系系统中要用用到
11、的一些些系统参数数。 查看在线用用户：实时时查看所有有登录系统统的在线用用户信息，比比如用户名名、机器IIP地址、登登录时间和和在线时长长等。 系统日志：查看一段段时间内各各个用户的的操作日志志。可以对对日志进行行清理。7、数据中中心（主要是管管理员或主主管使用） 导出：将客客户/供应应商/库存存/公司资资料的数据据导出为EEXCELL格式文件件。 备份数据库库：将数据据库备份。备备份路径在在“系统管理理”“系统参数数设置”中进行设设置或修改改（注意：路径设置置不要和系系统分区同同在一个分分区）。管管理员要定定期备份数数据，以备备系统故障障或重装系系统时进行行恢复数据据。8、其它（大大家都可以
12、以使用） 我的发件箱箱：管理自自己的历史史发送邮件件记录。 我的备货需需求：管理理自己的历历史备货需需求记录 手机查询：利用手机机上网进行行查询货品品信息。上网访问地地址是在系系统登录主主页后加上上那“/inddex.jjsp”。例如，系系统登录主主页是httpp:/t，则手机机查询时上上网访问地地址是htttp:/ichhelpeer.viicp.nnet/iindexx.jspp 。 发送邮件：任意给指定定人发送邮邮件，前提提是在登录录用户帐号里里设置好用用户的个人人信息，比比如邮件地地址、邮件件落款、个个人签名图图片等。 留言：用于于给系统中中的某个或或多个用户户发送留言言信息。 世界时
13、钟：用于方便便用户查看看国外城市市的当前时时间。点击击窗口右上上角“查看世界界区时”可以任意意设置要查查看的城市市，设置好好后在窗口口状态栏会会显示世界界时钟。2、特点 针对性强。专专门为ICC行业贸易易业务量身身定制，行行业性强，功功能实用，贴贴近用户需需求，包括括了IC贸贸易经营者者平时工作作中方方面面面的功能能； 安全保密。系系统可以直直接部署在在公司内部部，不用担担心客户资资料和库存存资料等敏敏感数据被被外界窃取取；另外加加上角色权权限管理、操操作日志记记载、数据据加密等良良好的安全全机制可以以进行内部部分级限制制和管理； 投资少，长长期服务。不不用每年交交年费，一一次性投资资，正式用
14、用户享受专专业的维护和升升级服务。 使用和维护护简单。程程序采用BB/S架构构，一次性性部署在服服务器上，客客户端只要要有WEBB浏览器，局局域网或因因特网上都都可以使用用；界面美美观、亲和和，使用非非常简单，操操作一看便便知； 功能强大，智智能管理。将将客户/供供应商管理理、询价/报价管理理、进销存存管理、往往来资金收收支管理以以及业绩和和利润分析析一体化管管理； 高效数据查查询。采用用SQL SERVVER数据据库，数据据存储量大大，数据查查询和处理理速度快，能能快速查询询到上百万万种型号产产品的历史史价格、产产品描述等等信息； 数据共享，集集中管理。企企业所有数数据放在服服务器端一一个独
15、立数数据库中，保保证数据不不泄露、不不丢失，避避免可能遭遭受的攻击击。在使用用过程中，用用户端不需需要存放数数据，防止止业务信息息的泄露，客客户信息的的流失； 通俗实用的的领导决策策支持功能能。从历史史交易记录录中自动挖挖掘形成“商品询价价次数排名名”、“适销商品品排名”、“业务员业业绩统计”、“客户交易易量统计”、“商品盈利利统计”、“备货需求求落实情况况”等统计信信息，供领领导层分析析参考； 完善的权限限管理。公公司根据操操作员职责责的不同设设置不同的的权限，从从功能权限限和操作权权限两个级级别上进行行严格管理理，责权明明晰，保证证企业敏感感数据安全全； 灵活定制报报表样式。提提供快速美美
16、观、图文文并茂的报报表输出功功能，包括括WORDD格式和PPDF格式式，也支持持EXCEEL格式和和HTMLL格式。可可以根据客客户实际需需求灵活定定制报表格格式。3、系统组组成软件：ICC管理商务务助手（系统一套）支持软件：Winddow20000SEERVERR及以上、MSS SQLL Serrver 2000标准版(或或企业版)及以上、JJRE1.55以上、TTOMCAAT5.00以上硬件：服务务器（1台）、PPC（多台台）4、系统运运行环境服务器：一一台硬件服务器器，作为WWEB服务务器和数据据库服务器器。系统软件：Winddow20000SEERVERR及以上、MS SQQL SEE
17、RVERR 20000及以上、JRE1.55以上、TOMCCAT5.0以上推荐硬件配配置： CCPU（3.0GG以上）、内存（1G以上）、硬盘空空间（80G以上上）个人计算机机： Winddows22000/ XP，Serrvicee Pacck 4及及以上，IIE6.00及以上二、 系统安装和和部署1、系统部部署方案建议将系统统部署在自自己公司内内，买一台台服务器，将将“IC管理理商务助手手系统平台台（一套）”和MS SQL Server 2000标准版(或企业版)安装和部署在服务器上，然后公司内其它客户端计算机只要满足前面的要求即可使用。如果要求部部署在INNERNEET网上的的话，则要要
18、申请域名名以及动态态域名解析析服务。2、软件安安装和设置总体安装步步骤：（1）服务务器端安装装MS SSQL SServeer20000，创建“IC管理理商务助手手”所需要的的数据库，并并配置好数数据库。（2）服务务器端部署署和设置JRE、TOMCCAT、IC管理理商务助手手，启动WWEB服务务。（3）申请请域名以及及动态域名名解析服务务，在路由由器上对外外公开发布布WEB服服务。3、硬件安安装、配置置（略）三、 操作要点1、登录系系统进入本系统统的第一步步是用户身身份认证，操操作员需输输入登录帐帐号、密码码。请注意意，密码区区分大小写写。如图11所示。图1：系统统登录窗口口注意：1）如果系系
19、统中还没没有用户帐帐号，则初初始帐号和和密码是ssysteem/syystemm，一旦系系统中有用用户帐号则则初始帐号号和密码失失效。2）如果弹弹出窗口被被拦截，则则修改设置置为“总是允许许弹出窗口口”，或者登登录时按住住CTRLL再点“登录”按钮。2、角色、用用户、权限限的关系角色：具有有相同操作作权限的用用户类别。用户：具体体的操作人人员。权限：标识识用户能对对系统的哪哪些功能模模块进行操操作。3、角色和和权限设置置如图2所示示：图2：角色色和权限设设置窗口操作方法：点击左边边窗口的【角色和权权限设置】，然后在在右边窗口口中选择某某一个角色色（如果没没有则先增增加一个角角色），再再在权限树
20、树下选择应应该赋予该该角色的相相应权限，然然后点击【保存】按钮，如如果提示“保存”成功，则则表示对该该角色的权权限设置成成功。4、设置用用户帐号如图3所示示：图3：用户户帐号设置置窗口操作方法：点击左边边窗口的【用户管理理】，然后在在右边窗口口中增加或或选择某一一个用户帐帐号，填写写或修改相关关信息，在在角色栏的的下拉框中中选择某种种角色，在在“激活栏”选择是否否激活该用用户帐号，最后点击击【保存】按钮，如如果提示“保存”成功，则则表示对该该用户帐号的信息设置成成功。 一般如果果要使用该该用户帐号号向客户发发送邮件的的话，还要要设置该用用户的个人人资料。操作方法：选中某用用户帐号，然然后点击【
21、设置个人人资料】按钮，则则弹出如图图4的窗口口。说明如如下：Emaill SMTTP:设置置该用户邮箱箱的发送邮邮件服务器器的地址；落款内容：设置该用用户发送邮邮件时的落落款信息。图4：设置置用户帐号号的个人资资料窗口5、系统参参数设置所谓系统参参数，是指本系统中自定定的用户可可以修改但但不能增加加和删除的的参数。系统中只只定义了如如下三个参参数：1）应收款款提前预警警天数：在在“应收款催收收预警”页面中要要使用该参参数，根据据该参数所所设置的值值，系统自自动查询列列出应该提提醒催收的的应收款。2）分页显显示每页行行数：由于于数据查询询结果可能能很多，页页面上采用用分页功能能，那么每每页显示多
22、多少行记录录，则根据据该参数的的设置值而而定。3）决策支支持排名记记录数：在在“决策支持持”模块中要要使用该参参数，查询询结果所列列出的排名名记录数根根据该参数数的设置值值而定。4）数据库库备份文件件夹：在“备份数据据库”模块中要要使用该参参数，数据据库备份存存放位置根据该该参数的设设置值而定定。6、系统初初始化 该功功能在系统统刚开始时时使用或者者在使用一一段时间后后需要恢复复到最初状状态时使用用，作用是是：1）清空系系统中以往往历史数据据；2）重置系系统各参数数为缺省值值；说明：该功功能请谨慎慎使用！切切不可滥用用！7、系统数数据字典维维护所谓数据字字典，主要要指系统常常用的、相相对固定的
23、的信息或下下拉选项。例如：付款方式、币种、业务员等信息。在左边树状窗口中选择 【数据字典设置】 ，则在右边窗口中可以新增、修改、删除字典项。8、公司资资料设置本系统支持持一个集团团公司下属属多个子公公司情况下下使用，即即本系统支支持增加和和维护多个个公司信息息，支持不不同子公司司的员工在在同一个系系统下使用用。操作说明明如下：1）在左边边树状窗口口中点击 【公司资料料设置】 ，则在在右边窗口口中会列出出公司资料料信息；2）点击下下面的相关关按钮，可可以新增、修修改、删除除公司资料料信息，还还可以编辑辑公司LOOGO和公司抬抬头信息。也可以按按照WORRD格式和和PDF格格式打印公公司资料信信息
24、。9、自有库库存导入事先准备好好EXCEEL或CSSV格式的的自有库存存文件，操作步骤骤说明如下下：1） 在左边树状状窗口中点点击 【导导入自由库库存】 ，则则在右边出出现自由库库存导入主主窗口，如如图5所示示。2） 选择自由库库存资料源源文件：首首先点击【浏浏览】按钮，打打开一个选选择文件窗窗口，选择择好自由库库存资料源源文件后，点点击【确认认】按钮；3） 选好自由库库存资料源源文件后，点点击【开始始上传】按按钮，将文文件上传到到服务器，如果提示“上传成功”，则可以导入自由库存资料；4） 在数据导入入表中包括括四栏：必必填、目标标列、源列列、缺省值值。必填栏栏下面如有有“”则表示该该列为必填
25、填列；目标列是是要传到数数据库中与与自有库存存信息表对应的字段段列，源列是是EXCEEL或CSSV文件中中的相应列列，第一列列是A，第第二列是BB，依此类类推；缺省省值表示当当源文件对对应记录数数据为空时时导入到数数据库中自自动填入的的缺省值。5） 确认无误后后，最后点点击【导入入】按钮，如如提示“导入成功功”，则表示示自有库存存资料已经经成功导入入到本系统统中。图5：导入入自有库存存窗口便捷操作：如果每次次导入时都都要设置源源列与目标标列的对应应关系，觉觉得很麻烦烦，你可以以将某次的的“源列与目目标列对应应关系设置置”保存为一一个命名的的模板，以以后再导入入时直接选选择相应模模板即可。6）点
26、击【查查看上传信信息】按钮钮，可以查查看查看上上传信息，还还可以对上上传信息进进行清理。10、导出出 可以将客客户资料、供供应商资料料、自有库库存、供应应商库存资资料导出为为EXCEEL文件。现在以“导出供应应商库存”为例说明明操作步骤骤：1） 在左边树状状窗口中点点击 【导导出】 ，再再在右边出出现的导出出主窗口中中选择导出出类型为“供应商库库存”，如图66所示。图6：供应应商库存导导出窗口2）如果对对导出的同同型号的货货品数量不不需要合并并，则不用用勾选“是否合并并数量”复选框，直直接在右边边下拉菜单单中选择某某一个供应应商或者所所有供应商商，再点击击 【导出出】按钮，即即可导出。说说明这
27、是导导出的文件件还只是文文本文件，并并不是真正正的EXCCEL文件件，需要另另存为EXXCEL文文件。3）如果对对导出的同同型号的货货品数量需需要合并，则则需要勾选选“是否合并并数量”复选框，这这时出现如图77所示的窗窗口：图7：供应应商库存合合并导出窗窗口合并字段：就是进行行分类汇总总依据的字字段，至少少会选中“型号”，也可以以选择组合合字段进行行合并。合并方式：就是数量量合并汇总总的方式，可可以按数量量求和或者者取最大数数进行合并并。选择供应商商库存：可可以选择一一个或多个个供应商库库存进行合合并。11、其它它操作请参考httpp:/wwww.zzhilaansofft.coom/fllash/Listt.htmm上面的操操作演示。12、系统统安全措施施系统管理员员应采取必必要措施保保证系统安安全：1） 经常查杀服服务器及客客户端的病病毒及恶意意代码；2） 系统管理员员的登录密密码须严格格保密；3） 周期性备份份系统数据据库；慎用用系统初始始化功能，用用前应备份份数据库；4） 敏感数据应应设置严格格的操作权权限，防止止无关人员员篡改；5） 对各操作员员进行必要要的操作培培训；6） 操作员应职职责及权限限分明，针针对系统的的操作及应应用，形成成一套制度度。