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1、IC管理商务助手用户使用指南深圳芝兰软件有限公司 版权声明本系统软件及相关文档版权属于深圳芝兰软件有限公司所有，未经版权人书面许可，任何组织及个人不得复制、传播本系统软件及相关文档的全部或部分。深圳芝兰软件有限公司地址：深圳市福田区华强北群星广场A座1418#电话：0755-33202254 33202253 33202010 33202252联系人：陈先生 李先生 编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第15页 共15页一、 概述我的发件箱系统总体功能如下：我的备货需求手机查询备货需求落实情况数据库备份导出数据中心商品询价次数排名适销商品排名业务员业绩排名客户交易
2、量排名商品赢利分析决策支持查看在线用户系统初始化用户管理系统参数设置客户资料导入供应商资料导入供应商库存导入供应商库存清理客户资料公司资料供应商库存自有库存自有库存清理自有库存导入处理备货需求付款单应付帐款采购收货单采购退货单收款单应收款催收预警应收帐款销售历史查询销售退货单销售出货单Customer POP.I主管核价Sales报价Sales查货系统日志角色定义数据字典采购合同系统管理基本资料库存管理采购管理销售管理IC管理商务助手（一）功能1、销售管理（主要是销售业务员或主管使用） Sales查货：主要功能是处理客户需求，完成报价。记录客户需求信息，能对客户需求进行库存查询和自动配对，能按
3、照一定的报价公式设置报价价格。能新增供应商库存，能新增需求或贴入需求，能新增配对，能自动生成报价单、销售单、P.I 、通过邮件向客户发送报价单；能将库存中没有的商品信息加入到备货需求中；能灵活设置页面表格的布局；还可以自动链接到IC-TRADE网站系统中按型号去查询产品信息。 Sales报价：主要功能是按条件查询历史报价信息，还有就是对未完成的报价进行后续处理。 主管核价：主要是主管使用。主要功能是按条件查询历史报价信息，并对历史报价进行核准处理。也可以对未完成的报价进行后续处理。 P.I ：主要是外贸业务员使用。主要功能是记录形式发票内容，跟踪外贸订单状态。 Customer PO：主要功能
4、是记录客户采购订单内容，跟踪客户采购订单状态。 销售出货单：主要功能是新增、修改、审核、查询和打印销售出货单。销售出货单经过审核后会相应减少库存数和增加一条金额为正数的应收账款记录。 销售退货单：主要功能是新增、修改、审核、查询和打印销售退货单。销售退货单经过审核后会相应增加库存数和增加一条金额为负数的应收账款记录。 销售历史查询：主要功能是按条件查询和打印销售出货历史明细。 应收账款：主要是销售业务员、财务人员或主管使用。主要功能是按条件查询和打印应收账款。 应收账款催收预警：主要是销售业务员、财务人员或主管使用。主要功能是按照提前预警天数设置列出应收账款催收提醒，提前预警天数在“系统管理”
5、“系统参数设置”中进行修改。 收款单：主要是财务人员、销售业务员或主管使用。主要功能是记录收款信息，可以查询和打印。2、采购管理（主要是采购业务员或主管使用） 采购合同：主要功能是记录与供应商签订的采购合同信息，可以查询和打印。 采购收货单：主要功能是新增、修改、审核、查询和打印采购收货单。产品收货后会相应增加库存数和增加一条金额为正数的应付账款记录。 采购退货单：主要功能是新增、修改、审核、查询和打印采购退货单。产品退货后会相应减少库存数和增加一条金额为付数的应付账款记录。 应付帐款：主要是采购业务员、财务人员或主管使用。主要功能是按条件查询和打印应付账款。 付款单：主要是财务人员、采购业务
6、员或主管使用。主要功能是记录付款信息，可以查询和打印。 处理备货需求：主要是采购业务员使用。主要功能是对指定给自己处理的备货需求去落实货源。3、库存管理（主要是仓库管理员或主管使用。） 自有库存： 主要功能是逐一新增、修改、查询自有库存信息。 导入自有库存：主要功能是批量从EXCEL或CSV两种格式文件中导入自有库存中商品信息。可以查看以前的上传信息。 清理自有库存：主要功能是查看和清理以前上传的自有库存信息。 供应商库存：主要功能是新增、修改、查询供应商库存信息。 导入供应商库存：主要功能是批量从EXCEL或CSV两种格式文件中导入供应商库存中商品信息。 清理供应商库存：主要功能是查看和清理
7、以前上传的供应商库存信息。4、决策支持（主要是主管和经理使用） 商品询价次数排名：从历史交易记录中自动挖掘形成“商品询价次数排名”记录。排名记录数可以在在“系统管理”“系统参数设置”中进行修改。支持WORD格式和PDF格式的打印功能。 适销商品排名：从历史交易记录中自动挖掘形成“适销商品排名”记录。 业务员业绩排名：从历史交易记录中自动挖掘形成“业务员业绩排名”记录。 客户交易量排名：从历史交易记录中自动挖掘形成“客户交易量排名”记录。 商品盈利分析：从历史交易记录中自动挖掘形成“商品盈利分析”记录。 备货需求落实情况：从历史交易记录中自动挖掘形成“备货需求落实情况”记录。5、基本资料（主要是
8、管理员或主管使用） 数据字典设置：对系统中要用到的下拉框选项（例如：付款条件、结算方式、币种等）进行预先定义。 公司资料设置：设置公司资料信息，包括公司基本信息、公司编码、公司LOGO、公司抬头、公司银行信息。可以设置多个公司，用户帐号定义为属于哪个公司。 客户资料：可以新增、修改、查询客户信息，包括客户的联系人信息。还可以记录业务员与客户的跟踪信息。 导入客户资料：可以批量从EXCEL或CSV两种格式文件中导入客户信息。 供应商资料：可以新增、修改、查询供应商信息。 导入供应商资料：可以批量从EXCEL或CSV两种格式文件中导入供应商信息。6、系统管理（主要是管理员或主管使用） 角色权限设置
9、：根据需要自定义角色以及赋予相应的功能权限和操作权限，还可以对敏感数据进行权限控制。角色实质是代表具有一定权限的用户组。 用户管理：可以添加用户，并将用户设置为某种角色，还可以设置用户的个人信息，比如邮件地址、电话、邮件落款、个人签名图片等信息。 系统初始化：请慎用（一般在系统刚安装部署好时才用），目的是清空系统中以前的所有数据。系统还原为最初状态。 系统参数设置：设置或修改系统中要用到的一些系统参数。 查看在线用户：实时查看所有登录系统的在线用户信息，比如用户名、机器IP地址、登录时间和在线时长等。 系统日志：查看一段时间内各个用户的操作日志。可以对日志进行清理。7、数据中心（主要是管理员或
10、主管使用） 导出：将客户/供应商/库存/公司资料的数据导出为EXCEL格式文件。 备份数据库：将数据库备份。备份路径在“系统管理”“系统参数设置”中进行设置或修改（注意：路径设置不要和系统分区同在一个分区）。管理员要定期备份数据，以备系统故障或重装系统时进行恢复数据。8、其它（大家都可以使用） 我的发件箱：管理自己的历史发送邮件记录。 我的备货需求：管理自己的历史备货需求记录 手机查询：利用手机上网进行查询货品信息。上网访问地址是在系统登录主页后加上那“/index.jsp”。例如，系统登录主页是，则手机查询时上网访问地址是 。 发送邮件：任意给指定人发送邮件，前提是在登录用户帐号里设置好用户
11、的个人信息，比如邮件地址、邮件落款、个人签名图片等。 留言：用于给系统中的某个或多个用户发送留言信息。 世界时钟：用于方便用户查看国外城市的当前时间。点击窗口右上角“查看世界区时”可以任意设置要查看的城市，设置好后在窗口状态栏会显示世界时钟。2、特点 针对性强。专门为IC行业贸易业务量身定制，行业性强，功能实用，贴近用户需求，包括了IC贸易经营者平时工作中方方面面的功能； 安全保密。系统可以直接部署在公司内部，不用担心客户资料和库存资料等敏感数据被外界窃取；另外加上角色权限管理、操作日志记载、数据加密等良好的安全机制可以进行内部分级限制和管理； 投资少，长期服务。不用每年交年费，一次性投资，正
12、式用户享受专业的维护和升级服务。 使用和维护简单。程序采用B/S架构，一次性部署在服务器上，客户端只要有WEB浏览器，局域网或因特网上都可以使用；界面美观、亲和，使用非常简单，操作一看便知； 功能强大，智能管理。将客户/供应商管理、询价/报价管理、进销存管理、往来资金收支管理以及业绩和利润分析一体化管理； 高效数据查询。采用SQL SERVER数据库，数据存储量大，数据查询和处理速度快，能快速查询到上百万种型号产品的历史价格、产品描述等信息； 数据共享，集中管理。企业所有数据放在服务器端一个独立数据库中，保证数据不泄露、不丢失，避免可能遭受的攻击。在使用过程中，用户端不需要存放数据，防止业务信
13、息的泄露，客户信息的流失； 通俗实用的领导决策支持功能。从历史交易记录中自动挖掘形成“商品询价次数排名”、“适销商品排名”、“业务员业绩统计”、“客户交易量统计”、“商品盈利统计”、“备货需求落实情况”等统计信息，供领导层分析参考； 完善的权限管理。公司根据操作员职责的不同设置不同的权限，从功能权限和操作权限两个级别上进行严格管理，责权明晰，保证企业敏感数据安全； 灵活定制报表样式。提供快速美观、图文并茂的报表输出功能，包括WORD格式和PDF格式，也支持EXCEL格式和HTML格式。可以根据客户实际需求灵活定制报表格式。3、系统组成软件：IC管理商务助手（系统一套）支持软件：Window20
14、00SERVER及以上、MS SQL Server 2000标准版(或企业版)及以上、JRE1.5以上、TOMCAT5.0以上硬件：服务器（1台）、PC（多台）4、系统运行环境服务器：一台硬件服务器，作为WEB服务器和数据库服务器。系统软件：Window2000SERVER及以上、MS SQL SERVER 2000及以上、JRE1.5以上、TOMCAT5.0以上推荐硬件配置： CPU（3.0G以上）、内存（1G以上）、硬盘空间（80G以上）个人计算机： Windows2000/ XP，Service Pack 4及以上，IE6.0及以上二、 系统安装和部署1、系统部署方案建议将系统部署在自己
15、公司内，买一台服务器，将“IC管理商务助手系统平台（一套）”和MS SQL Server 2000标准版(或企业版)安装和部署在服务器上，然后公司内其它客户端计算机只要满足前面的要求即可使用。如果要求部署在INERNET网上的话，则要申请域名以及动态域名解析服务。2、软件安装和设置总体安装步骤：（1）服务器端安装MS SQL Server2000，创建“IC管理商务助手”所需要的数据库，并配置好数据库。（2）服务器端部署和设置JRE、TOMCAT、IC管理商务助手，启动WEB服务。（3）申请域名以及动态域名解析服务，在路由器上对外公开发布WEB服务。3、硬件安装、配置（略）三、 操作要点1、登
16、录系统进入本系统的第一步是用户身份认证，操作员需输入登录帐号、密码。请注意，密码区分大小写。如图1所示。图1：系统登录窗口注意：1）如果系统中还没有用户帐号，则初始帐号和密码是system/system，一旦系统中有用户帐号则初始帐号和密码失效。2）如果弹出窗口被拦截，则修改设置为“总是允许弹出窗口”，或者登录时按住CTRL再点“登录”按钮。2、角色、用户、权限的关系角色：具有相同操作权限的用户类别。用户：具体的操作人员。权限：标识用户能对系统的哪些功能模块进行操作。3、角色和权限设置如图2所示：图2：角色和权限设置窗口操作方法：点击左边窗口的【角色和权限设置】，然后在右边窗口中选择某一个角色
17、（如果没有则先增加一个角色），再在权限树下选择应该赋予该角色的相应权限，然后点击【保存】按钮，如果提示“保存”成功，则表示对该角色的权限设置成功。4、设置用户帐号如图3所示：图3：用户帐号设置窗口操作方法：点击左边窗口的【用户管理】，然后在右边窗口中增加或选择某一个用户帐号，填写或修改相关信息，在角色栏的下拉框中选择某种角色，在“激活栏”选择是否激活该用户帐号，最后点击【保存】按钮，如果提示“保存”成功，则表示对该用户帐号的信息设置成功。 一般如果要使用该用户帐号向客户发送邮件的话，还要设置该用户的个人资料。操作方法：选中某用户帐号，然后点击【设置个人资料】按钮，则弹出如图4的窗口。说明如下：
18、Email SMTP:设置该用户邮箱的发送邮件服务器的地址；落款内容：设置该用户发送邮件时的落款信息。图4：设置用户帐号的个人资料窗口5、系统参数设置所谓系统参数，是指本系统中自定的用户可以修改但不能增加和删除的参数。系统中只定义了如下三个参数：1）应收款提前预警天数：在“应收款催收预警”页面中要使用该参数，根据该参数所设置的值，系统自动查询列出应该提醒催收的应收款。2）分页显示每页行数：由于数据查询结果可能很多，页面上采用分页功能，那么每页显示多少行记录，则根据该参数的设置值而定。3）决策支持排名记录数：在“决策支持”模块中要使用该参数，查询结果所列出的排名记录数根据该参数的设置值而定。4）
19、数据库备份文件夹：在“备份数据库”模块中要使用该参数，数据库备份存放位置根据该参数的设置值而定。6、系统初始化 该功能在系统刚开始时使用或者在使用一段时间后需要恢复到最初状态时使用，作用是：1）清空系统中以往历史数据；2）重置系统各参数为缺省值；说明：该功能请谨慎使用！切不可滥用！7、系统数据字典维护所谓数据字典，主要指系统常用的、相对固定的信息或下拉选项。例如：付款方式、币种、业务员等信息。在左边树状窗口中选择 【数据字典设置】 ，则在右边窗口中可以新增、修改、删除字典项。8、公司资料设置本系统支持一个集团公司下属多个子公司情况下使用，即本系统支持增加和维护多个公司信息，支持不同子公司的员工
20、在同一个系统下使用。操作说明如下：1）在左边树状窗口中点击 【公司资料设置】 ，则在右边窗口中会列出公司资料信息；2）点击下面的相关按钮，可以新增、修改、删除公司资料信息，还可以编辑公司LOGO和公司抬头信息。也可以按照WORD格式和PDF格式打印公司资料信息。9、自有库存导入事先准备好EXCEL或CSV格式的自有库存文件，操作步骤说明如下：1） 在左边树状窗口中点击 【导入自由库存】 ，则在右边出现自由库存导入主窗口，如图5所示。2） 选择自由库存资料源文件：首先点击【浏览】按钮，打开一个选择文件窗口，选择好自由库存资料源文件后，点击【确认】按钮；3） 选好自由库存资料源文件后，点击【开始上
21、传】按钮，将文件上传到服务器，如果提示“上传成功”，则可以导入自由库存资料；4） 在数据导入表中包括四栏：必填、目标列、源列、缺省值。必填栏下面如有“”则表示该列为必填列；目标列是要传到数据库中与自有库存信息表对应的字段列，源列是EXCEL或CSV文件中的相应列，第一列是A，第二列是B，依此类推；缺省值表示当源文件对应记录数据为空时导入到数据库中自动填入的缺省值。5） 确认无误后，最后点击【导入】按钮，如提示“导入成功”，则表示自有库存资料已经成功导入到本系统中。图5：导入自有库存窗口便捷操作：如果每次导入时都要设置源列与目标列的对应关系，觉得很麻烦，你可以将某次的“源列与目标列对应关系设置”
22、保存为一个命名的模板，以后再导入时直接选择相应模板即可。6）点击【查看上传信息】按钮，可以查看查看上传信息，还可以对上传信息进行清理。10、导出 可以将客户资料、供应商资料、自有库存、供应商库存资料导出为EXCEL文件。现在以“导出供应商库存”为例说明操作步骤：1） 在左边树状窗口中点击 【导出】 ，再在右边出现的导出主窗口中选择导出类型为“供应商库存”，如图6所示。图6：供应商库存导出窗口2）如果对导出的同型号的货品数量不需要合并，则不用勾选“是否合并数量”复选框，直接在右边下拉菜单中选择某一个供应商或者所有供应商，再点击 【导出】按钮，即可导出。说明这是导出的文件还只是文本文件，并不是真正
23、的EXCEL文件，需要另存为EXCEL文件。3）如果对导出的同型号的货品数量需要合并，则需要勾选“是否合并数量”复选框，这时出现如图7所示的窗口：图7：供应商库存合并导出窗口合并字段：就是进行分类汇总依据的字段，至少会选中“型号”，也可以选择组合字段进行合并。合并方式：就是数量合并汇总的方式，可以按数量求和或者取最大数进行合并。选择供应商库存：可以选择一个或多个供应商库存进行合并。11、其它操作请参考12、系统安全措施系统管理员应采取必要措施保证系统安全：1） 经常查杀服务器及客户端的病毒及恶意代码；2） 系统管理员的登录密码须严格保密；3） 周期性备份系统数据库；慎用系统初始化功能，用前应备份数据库；4） 敏感数据应设置严格的操作权限，防止无关人员篡改；5） 对各操作员进行必要的操作培训；6） 操作员应职责及权限分明，针对系统的操作及应用，形成一套制度。第 15 页 共 15 页