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1、XToolsCRM-Boss用户 引导XToolsCRM-Boss用户 引导1OverView/概要2XToolsCCRM是软件件，也是工具具2主要功能模块2谁来使用XTooolsCRRM？2Notice/您需要注意意3销售人员对CRRM的态度决决定了CRMM的效果3Confirmm/您需要确确定4个人客户 & 企业客户4使用合同，还是是使用订单？4客户式跟踪还是是销售机会式式跟踪？4是否启用库存管管理4获取免费试试用5什么是试用帐户户，什么演示示帐户5获取试用帐户5开设新用户66需要几层用户？6允许开设几个老老板？6数据权限是怎样样的？6个性化设置77上传企业Loggo（标志）7设置数据字典
2、7开始应用8第1步：应用培培训8第2步：确定操操作规范8第3步：配套制制度9第4步：数据准准备11OverVieew/概要XToolsCCRM是软件件，也是工具具既辅助老板，也也帮助销售人人员。销售人员的专属属助理，享受受销售过程乐乐趣！管理人员的理想想工具，打造造销售团队凝凝聚力！主要功能模块 老板、总监 经理 销售 (助理、客服、财务)工作台：智能专属助理客户视图：全能操作界面售前跟踪合同执行售后服务销售机会、合同订单、回款发票产品管理、采购、库存、发货管理工具分析工具设置工具管理整个销售环环节以及销售相关关的各环节谁来使用XTooolsCRRM？下面方式都可以以发挥CRMM的功效，由由企
3、业的具体体情况而定：1. 老板、总监或经经理，全部销销售人员全部部销售相关人人员使用CRRM，可以获获取销售过程程数据和结果果数据，实现现实时管理。2. 老板、总监或经经理销售人员员不配电脑的的企业，由老老板和经理层层使用，可达达成结果管理理，过程控制制较少。3. 老板、助理企业业规模较小的的企业，助理理负责数据的的录入，老板板查询或分析析。主要实现现数据管理，可可为企业发展展打好商业数数据的基础。Notice/您需要注意销售人员对CRRM的态度决决定了CRMM的效果l 销售人员是实时时数据的采集集者，是销售售活动的参与与者和执行者者。l 不应传递给销售售人员这样的的感觉：“CRM是老老板用来
4、限制制和管理我们们的，是负担担！”l 要让销售人员感感受到：“XToollsCRM是是个不错的工工具，对我的的工作确实有有帮助”作为XToollsCRM的的设计者，我我们已经充分分考虑了这个个问题，通过过产品设计和和操作界面优优化，让销售售人员用起来来舒心，方便便。企业的老老板或管理者者在部署CRRM应用时，请请您多向销售售人员介绍它它的工具特性性：它能够像像专属助理一一样辅助销售售人员享受销销售过程。经验表明：这一一点很重要。CRM 数据金字塔图示总监或经理销售人员老板很少采集数据，查看和分析为主；管理整个企业销售运营。采集部分数据，同时查看和分析；管理部门内的销售活动。最大的数据采集者；管
5、理自身的销售活动和客户；是CRM最重要数据来源。Confirmm/您需要确定定XToolsCCRM功能很很多，在启用用之前，确定定一些功能的的选择会加快快启用过程，包包括：个人客户 & 企业客户个人客户和企企业客户是根根据客户的自自身的性质而而定。比如：北京沃沃力森信息技技术有限公司司，就是企业业客户； 上海海的王德生先先生，就是个个人客户。在新建客户时时，区分企业业和个人；在在查询和维护护中，没有明明显差异。多数企业既有有企业客户也也有个人客户户。使用合同，还是是使用订单？在XToolssCRM中，合合同和订单都都是用来管理理合约的，都都支持对回款款的计划、记记录和发票的的管理。区别别在于：
6、合约类型包含产品种类产品需关联库存存合同服务类产品合约约一个或者少数的的几个不支持订单实物类产品合约约一个或者多个支持简单说：订单更更适合与实物物型销售的企企业，其不仅仅在一次销售售多种产品时时操作方便，还还支持产品的的出库和发货货。注意：对于同一一个合约，或或者使用合同同、或者使用用订单，不能能同时使用。客户式跟踪还是是销售机会式式跟踪？在售前跟踪时时，根据销售售模式不同，可可分为客户式式跟踪和销售机会式式跟踪。它们们的区别是：跟踪主体操作界面适用范围建议客户式跟踪客户客户视图几乎所有的销售售模式客户多，跟踪过过程较短机会式跟踪客户的销售机会销售机会视图大单且售前跟踪踪期很长，几几个月甚至更
7、更久复杂的售前跟踪踪，需分阶段段管理销售机会跟踪注注重售前的阶阶段、可能性性、预期金额额等非常详细细的参数。适适用于大单、跟跟踪周期较长长的跟单模式式。一般适合合于大项目打打单的销售模模式。客户式跟踪以具具体的行动为为主，比如电电话、邮件、拜拜访等，跟踪踪周期较短，且且并不把售前前分为很多阶阶段。如果每每个销售每月月跟踪的售前前期客户在几几十个甚至更更多，一般使使用客户式跟跟踪比较合适适。是否启用库存管管理如果需要使用用库存管理配配合订单发货货，则需要对对产品、仓库库、库管等初初始设置后，方方可启用。具具体过程可通通过XTooolsCRMM提供的视频频培训会议、支支持文档，或或拨打4000-7
8、07-6138了了解。获取免免费试用什么是试用帐户户，什么演示示帐户试用帐户：l 专为贵司开启的的，如同正式式租用帐户功功能几乎一致致。l 帐户内数据内容容为空，专门门用于试用。l 试用帐户转为正正式帐户时，试试用时录入的的数据均可保保留。演示帐户：l 公用帐户，有大大量的模拟数数据，用于直直接感受系统统功能。l 一般用于在线培培训和新功能能体验。获取试用帐户1. 访问网站，httpp:/m或者httpp:/wwww.xtoools.ccn2. 点击注册免费试试用30天按按钮，如下图图：3. 填写注册信息，EEmail地地址要写清楚楚，提交。4. 在一个工作日内内，您会收到到XToollsCR
9、M专专为您开通的的试用帐户EEmail，包包含：老板用用户名和密码码。5. 访问帐号邮件中中提供的登录录地址，输入入用户、公司、密码和验证码码，即可登录录进入您的XXToolssCRM试用用帐户。 注意：您收到的的帐号信，提提供的是Booss/老板板用户名和密密码，在XTToolsCCRM中，这这也是最高管管理权限的用用户名密码。开设新用户需要几层用户？XToolsCCRM的人员员角色设置灵灵活，可根据据企业情况设设置为两层、三三层、或者四四层结构。两层结构：使用：老板销销售的角色。如果日后希望望往下拓展层层次，也可以以使用：老板板总监角色。三层结构：使用：老板总总监销售角色；也也可以使用：老
10、板总监经理。四层结构：使用：老板总总监经理销售。注意：三层结构构不能使用老老板经理销售。另另外，可能这这里的用户角角色名称与贵贵司的职务名名称不同，CCRM中的角角色只代表不不同的数据权权限，并不等等同于现实生生活中的职务务。允许开设几个老老板？至少有一个老老板用户，可可以设置多个个老板。多个老板用户户之间，数据据权限没有区区别。还可以设置没没有管理权限限的老板用户户，没有管理理权限指的是是不能设置CCRM帐户的的各种参数，但但可以管理公公司全部的销销售数据。可可用于副总、总总经理助理等等，有时也用用于财务人员员。注意：管理权限限在帐户菜单单用户管理界界面下方有专专门的说明。数据权限是怎样样的
11、？XToolssCRM的数数据权限基础础是：根据上上下级关系的的自动权限，只要设置好用户的上下级关系，就自动实现数据权限，包括： 1. 数据权限以客户户为中心，相相关的联系人人、日程任务务、销售机会会、合同回款款等子数据权权限依附于该该客户的权限限 2. 销售人员只能管管理自己录入入的客户数据据 3. 经理、总监可以以管理自己和和下属录入的的数据，部门门间是互相隔隔离的 4. 经理助理、总监监助理的权限限和经理、总总监的权限一一样 5. 老板用户可以管管理整个公司司的数据 6. 在自动权限基础础上，可以对对个别客户共共享或转移权权限另有一些特殊权权限需要由老老板用户单独独设置，比如如：产品管理
12、理权限、成本本管理权限、采采购权限、数数据导出权限限、客户服务务权限、报表表查看权限、库库管权限等。个性化设置上传企业Loggo（标志）XToolssCRM软件件界面上，左左上角的Loogo可以自自行更换。在菜单：帐户户企业帐户信信息 内操作作。设置数据字典比如客户种类类、客户来源源、联系人分分类等，这些些字段的待选选项支持自定定义，更符合合企业自身的的习惯。以客户种类字字段为例：有的企业把客户户种类分为：VIP客户户、普通客户户、潜在客户户；有的企业则把把客户种类分分为：个单购购买、大宗采采购、分销代代理等。这个功能在帐帐户菜单数据据字典内设置置。注意：帐户菜单单负责对CRRM各种参数数的设
13、置，只只有Bosss用户（有管管理权限的）可可以看到。开始应用第1步：应用培培训XToolsCCRM向潜在在客户和客户户提供的培训训方式很多，包包括：l Flash操作作动画l 说明手册下载l 网络视频培训会会议（推荐！）效果最好好，我们会有有专门的售前前培训人员在在线为贵司的的用户讲解使使用方法和操操作步骤。经经验表明，半半小时到一小小时的培训会会可以解决大大多数操作问问题。在线视频培训培训地址：http:/培训时间：工作作日9:000 -18:00第2步：确定操操作规范操作规范可以以让公司各员员工内对CRRM的应用符符合相同规则则，这样大家家的数据习惯惯保持一致，便便于协作管理理。请您根据
14、据“Confiirm/您需需要确定”部分的几个个问题，统一一确定贵司对对CRM的应应用规范。举举例：CRM统一应用用规范（参考考）1. 录入正在跟踪的的客户，未签签约的作为潜潜在客户，已已经签约的作作为普通客户户，在客户试试图内记录客客户的联系人人2. 用待办任务安排排每天的客户户跟踪计划，并并设置手机短短信提醒3. 把客户来电、来来信、来访、在在线等沟通内内容记入行动动历史记录。沟沟通内容的要要点直接记入入标题中，便便于日后在客客户视图中查查看4. 使用订单记录客客户合约，使使用出库和发货5. 根据合约记录回回款计划和回款记录，开票记录6. 按每天跟踪情况况，调整热点点客户，增加加或减少，每
15、每人设置的热热点客户不超超过10个7. 工作总结用于对对客户的主观观评价或需要要其他部门协协助的说明注意：这只是一一个例子，可可能根据实际际情况不同有有差异，比如如使用合同而而不是用订单单，比如不需需要出库就直直接发货等。具具体情况可以以和我们沟通通，请来电咨咨询：4000-707-6138把操作规范发给给每个员工，统统一使用方法法，确保数据据获取的一致致性。第3步：配套制制度通过一些辅助助推行CRMM的行政制度度，可促使CCRM启动更更加顺利。颁布行政制度度不是目的，让让销售人员开开始使用并感感受到XTooolsCRRM的与众不不同，进而开开始喜欢这个个工具库带来来的便捷，才才是终极目标标。
16、基于这个个目标，我们们在制定配套套制度时首先先要充分考虑虑到销售人员员的感受，避避免由于制度度生硬而催生生抵触情绪。启发：1. 基于良好的销售售习惯2. 基于解决销售人人员日常头疼疼的问题3. 基于XToollsCRM是是销售人员工工作助理4. 结合CRM应用用，清晰标准准但避免生硬硬5. 和考核数据结合合，比如：销销售业绩的计计算以CRMM中的数据为为准6. 管理层查看数据据汇总可通过过CRM，比比如综合报表表，统计图等等参考：下面提供一个配配套制度的参参考，配套制制度和应用规规范也经常放放在一起。根根据每个企业业具体情况不不同，请在参参考应用时根根据贵司情况况作相应的调调整。CRM销售工具
17、具应用细则：1、 总则：近期公司司引入先进的的辅助销售工工具软件：XXToolssCRM，旨旨在降低由于于销售工作“杂、细、急急、累”等特点给销销售人员带来来的工作压力力；辅助条理理各种销售数数据，达成科科学记录、智智能分析、自自动提醒的效效果。2、 适用范围：公司司内全部销售售人员、销售售经理、客户户服务部、财财务相关人员员、市场部。3、 日常应用细则：a) 关于潜在客户：l 录入潜在客户基基本信息和联联系人信息，CCRM可以发发短信和邮件件，手机号码码和邮件地址址须准确，不不能使用全角角数字和字母母。l 从即日起，开始始使用客户视视图内的行动历史史记录对客户户的拜访、电电话、邮件等等跟踪内
18、容。l 每次跟踪客户后后，须安排下下次跟踪回访访的时间和要要点，作为待待办任务加入入该客户的客客户视图内。l 每天下班前，回回顾当日销售售活动，查阅阅第二天的待待办任务和日程，并补充充添加第二天天的工作安排排，以待办任任务分别记入入各客户视图图内。b) 关于热点客户l 当客户可能在本本月签单，且且把握较大时时才作为热点点客户（注意：条件件请根据贵司司情况而修改改）l 客户签约后，热热点取消；客客户签约出现现问题搁置，热热点也取消l 每个销售人员所所设置的热点点客户人数不不多于 个（注意：一般55-10个为为宜，热点过过多即失去热热点的意义）c) 关于正式客户：l 录入以往的正式式客户基本信信息
19、和联系人人信息，要求求同潜在客户户。如果是由由潜在客户转转为正式，需需要修改该客客户的种类字字段内容为“普通客户”。签约或发发生购买是潜潜在转为正式式客户的标志志。d) 关于合约l 使用订单记录签签约情况，在在编辑订单明明细产品时，须须注意折扣。l 使用订单中的发发货功能记录录发货情况，如如果发货产品品有涉及到库库存，则需要要库管确认相相应出库单出库后后再发货。e) 关于回款和应收收款l 由销售人员根据据合约制定回回款计划，也也就是应收款款项，记入订订单视图或者者客户视图均均可。在到期期前一个月会会在工作台出出现提醒。l 由财务人员统一一记录回款。记录回回款时须确定定回款方式、所所有者（负责责
20、跟单的销售售人员）。回回款后，取消消回款计划提提醒。l 开票记录也由财财务人员统一一录入。f) 关于客服l 客户服务部使用用客服控制台台查询客户资资料，记录服服务情况和客户投诉。当遇到到客户投诉时时，需马上反反应给客服经经理，客服经经理负责跟踪踪投诉的处理理和反馈，处处理和反馈客客户的时间不不得长于一个个工作日。l QA的整理由客客服经理统一一安排，客服服经理对QAA内容的准确确性负责g) 关于库管l 库管负责审核入入库单确认入入库、审核出出库单确认出出库。l 盘点工作每月一一次，记录盘盘点差异和原原因。h) 关于销售目标l 以销售回款和当当月的合同额额作为主要目目标参数l 由总经理制定各各小
21、组目标值值，组内各销销售人员目标标值由各经理理制定l 每月5日之前，当当月目标需制制定好，各销销售人员可在在工作台自我我激励模块查查看。对目标标值有疑问的的，须向上级级沟通。不可可随意自行修修改目标值。i) 关于内部公告和和知识库l 内部公告为销售售部门公共信信息发布专用用，无关信息息不可发布l 知识库内会发布布行业发展情情况、销售技技巧和公司产产品的一些技技术文档，可可供大家在销销售过程中取取用j) 关于CRM中的的短信l 用CRM发短信信只用于工作作，由于短信信日志不可删删除和编辑，请请不要发送私私人信息l 发短信时直接写写手机号码，外外地号码不需需要加0；如如给小灵通发发送，先写区区号再
22、写小灵灵通号，中间间不能空格不不能增加其他他字符，前面面也不需要增增加任何数字字。4、 考核方法a) CRM的学习应应用时间1周周， 月 日起，全全面开始应用用CRM。公公司将不再向向销售部收取取纸面销售日日报，数据以以CRM为准准。如果因不不会未能按时时启用CRMM，可及时和和XToollsCRM公公司联系在线线培训。一个个月内仍然无无法正常启用用CRM，则则扣除_。b) 潜在客户和客户户的跟踪情况况和安排，须须准确记录要要点，各部门门经理通过CCRM数据考考核跟踪客户户的频率和质质量，并根据据待办任务情情况检查销售售跟单计划。对对跟踪记录内内没有关键内内容，或者没没有安排待办办任务的情况况
23、，均属于没没有正常应用用CRM工具具，则通过 的方式予以以通告，并要要求及时补充充这些数据，否否则不能参加加当月的_ 奖励。注意：这个细则则仅供参考，一一定要结合贵贵企业情况具具体调整，以以致适用。第4步：数据准准备数据准备工作作不是必须的的，对于以往往没有电子版版的客户数据据、产品种类类不是很多或或者说服务型型产品的企业业，可以跳过过这个环节直直接开始使用用。本环节分为几个个部分：1. 客户和联系人批批量导入适用用于有电子版版客户资料，如如果没有则不不用导入，直直接新建客户户即可2. 产品分类设置和和产品导入产产品种类较少少时也可直接接新建产品3. 仓库设置和库存存初始化适用用于需要管理理仓库的企业业说明：如需管理仓库和和库存，使用用1、2、33三个步骤；如果没有仓库管管理的要求，须须操作1和22两部分；有些公司以服务务为主，没有有实物产品，比比如资讯、旅旅游、技术服服务等，也可可以只做1的的操作。一切准备就绪，现现在可以全面面启用CRMM。