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1、XToolsCRM-Boss用户 引导XToolsCRM-Boss用户 引导1OverView/概要2XToolsCRM是软件，也是工具2主要功能模块2谁来使用XToolsCRM？2Notice/您需要注意3销售人员对CRM的态度决定了CRM的效果3Confirm/您需要确定4个人客户 & 企业客户4使用合同，还是使用订单？4客户式跟踪还是销售机会式跟踪？4是否启用库存管理4获取免费试用5什么是试用帐户，什么演示帐户5获取试用帐户5开设新用户6需要几层用户？6允许开设几个老板？6数据权限是怎样的？6个性化设置7上传企业Logo（标志）7设置数据字典7开始应用8第1步：应用培训8第2步：确定操作
2、规范8第3步：配套制度9第4步：数据准备11OverView/概要XToolsCRM是软件，也是工具既辅助老板，也帮助销售人员。销售人员的专属助理，享受销售过程乐趣！管理人员的理想工具，打造销售团队凝聚力！主要功能模块 老板、总监 经理 销售 (助理、客服、财务)工作台：智能专属助理客户视图：全能操作界面售前跟踪合同执行售后服务销售机会、合同订单、回款发票产品管理、采购、库存、发货管理工具分析工具设置工具管理整个销售环节以及销售相关的各环节谁来使用XToolsCRM？下面方式都可以发挥CRM的功效，由企业的具体情况而定：1. 老板、总监或经理，全部销售人员全部销售相关人员使用CRM，可以获取销
3、售过程数据和结果数据，实现实时管理。2. 老板、总监或经理销售人员不配电脑的企业，由老板和经理层使用，可达成结果管理，过程控制较少。3. 老板、助理企业规模较小的企业，助理负责数据的录入，老板查询或分析。主要实现数据管理，可为企业发展打好商业数据的基础。Notice/您需要注意销售人员对CRM的态度决定了CRM的效果l 销售人员是实时数据的采集者，是销售活动的参与者和执行者。l 不应传递给销售人员这样的感觉：“CRM是老板用来限制和管理我们的，是负担！”l 要让销售人员感受到：“XToolsCRM是个不错的工具，对我的工作确实有帮助”作为XToolsCRM的设计者，我们已经充分考虑了这个问题，
4、通过产品设计和操作界面优化，让销售人员用起来舒心，方便。企业的老板或管理者在部署CRM应用时，请您多向销售人员介绍它的工具特性：它能够像专属助理一样辅助销售人员享受销售过程。经验表明：这一点很重要。CRM 数据金字塔图示总监或经理销售人员老板很少采集数据，查看和分析为主；管理整个企业销售运营。采集部分数据，同时查看和分析；管理部门内的销售活动。最大的数据采集者；管理自身的销售活动和客户；是CRM最重要数据来源。Confirm/您需要确定XToolsCRM功能很多，在启用之前，确定一些功能的选择会加快启用过程，包括：个人客户 & 企业客户个人客户和企业客户是根据客户的自身的性质而定。比如：北京沃
5、力森信息技术有限公司，就是企业客户； 上海的王德生先生，就是个人客户。在新建客户时，区分企业和个人；在查询和维护中，没有明显差异。多数企业既有企业客户也有个人客户。使用合同，还是使用订单？在XToolsCRM中，合同和订单都是用来管理合约的，都支持对回款的计划、记录和发票的管理。区别在于：合约类型包含产品种类产品需关联库存合同服务类产品合约一个或者少数的几个不支持订单实物类产品合约一个或者多个支持简单说：订单更适合与实物型销售的企业，其不仅在一次销售多种产品时操作方便，还支持产品的出库和发货。注意：对于同一个合约，或者使用合同、或者使用订单，不能同时使用。客户式跟踪还是销售机会式跟踪？在售前跟
6、踪时，根据销售模式不同，可分为客户式跟踪和销售机会式跟踪。它们的区别是：跟踪主体操作界面适用范围建议客户式跟踪客户客户视图几乎所有的销售模式客户多，跟踪过程较短机会式跟踪客户的销售机会销售机会视图大单且售前跟踪期很长，几个月甚至更久复杂的售前跟踪，需分阶段管理销售机会跟踪注重售前的阶段、可能性、预期金额等非常详细的参数。适用于大单、跟踪周期较长的跟单模式。一般适合于大项目打单的销售模式。客户式跟踪以具体的行动为主，比如电话、邮件、拜访等，跟踪周期较短，且并不把售前分为很多阶段。如果每个销售每月跟踪的售前期客户在几十个甚至更多，一般使用客户式跟踪比较合适。是否启用库存管理如果需要使用库存管理配合
7、订单发货，则需要对产品、仓库、库管等初始设置后，方可启用。具体过程可通过XToolsCRM提供的视频培训会议、支持文档，或拨打400-707-6138了解。获取免费试用什么是试用帐户，什么演示帐户试用帐户：l 专为贵司开启的，如同正式租用帐户功能几乎一致。l 帐户内数据内容为空，专门用于试用。l 试用帐户转为正式帐户时，试用时录入的数据均可保留。演示帐户：l 公用帐户，有大量的模拟数据，用于直接感受系统功能。l 一般用于在线培训和新功能体验。获取试用帐户1. 访问网站，或者2. 点击注册免费试用30天按钮，如下图：3. 填写注册信息，Email地址要写清楚，提交。4. 在一个工作日内，您会收到
8、XToolsCRM专为您开通的试用帐户Email，包含：老板用户名和密码。5. 访问帐号邮件中提供的登录地址，输入用户、公司、密码和验证码，即可登录进入您的XToolsCRM试用帐户。 注意：您收到的帐号信，提供的是Boss/老板用户名和密码，在XToolsCRM中，这也是最高管理权限的用户名密码。开设新用户需要几层用户？XToolsCRM的人员角色设置灵活，可根据企业情况设置为两层、三层、或者四层结构。两层结构：使用：老板销售的角色。如果日后希望往下拓展层次，也可以使用：老板总监角色。三层结构：使用：老板总监销售角色；也可以使用：老板总监经理。四层结构：使用：老板总监经理销售。注意：三层结构
9、不能使用老板经理销售。另外，可能这里的用户角色名称与贵司的职务名称不同，CRM中的角色只代表不同的数据权限，并不等同于现实生活中的职务。允许开设几个老板？至少有一个老板用户，可以设置多个老板。多个老板用户之间，数据权限没有区别。还可以设置没有管理权限的老板用户，没有管理权限指的是不能设置CRM帐户的各种参数，但可以管理公司全部的销售数据。可用于副总、总经理助理等，有时也用于财务人员。注意：管理权限在帐户菜单用户管理界面下方有专门的说明。数据权限是怎样的？XToolsCRM的数据权限基础是：根据上下级关系的自动权限，只要设置好用户的上下级关系，就自动实现数据权限，包括： 1. 数据权限以客户为中
10、心，相关的联系人、日程任务、销售机会、合同回款等子数据权限依附于该客户的权限 2. 销售人员只能管理自己录入的客户数据 3. 经理、总监可以管理自己和下属录入的数据，部门间是互相隔离的 4. 经理助理、总监助理的权限和经理、总监的权限一样 5. 老板用户可以管理整个公司的数据 6. 在自动权限基础上，可以对个别客户共享或转移权限另有一些特殊权限需要由老板用户单独设置，比如：产品管理权限、成本管理权限、采购权限、数据导出权限、客户服务权限、报表查看权限、库管权限等。个性化设置上传企业Logo（标志）XToolsCRM软件界面上，左上角的Logo可以自行更换。在菜单：帐户企业帐户信息 内操作。设置
11、数据字典比如客户种类、客户来源、联系人分类等，这些字段的待选项支持自定义，更符合企业自身的习惯。以客户种类字段为例：有的企业把客户种类分为：VIP客户、普通客户、潜在客户；有的企业则把客户种类分为：个单购买、大宗采购、分销代理等。这个功能在帐户菜单数据字典内设置。注意：帐户菜单负责对CRM各种参数的设置，只有Boss用户（有管理权限的）可以看到。开始应用第1步：应用培训XToolsCRM向潜在客户和客户提供的培训方式很多，包括：l Flash操作动画l 说明手册下载l 网络视频培训会议（推荐！）效果最好，我们会有专门的售前培训人员在线为贵司的用户讲解使用方法和操作步骤。经验表明，半小时到一小时
12、的培训会可以解决大多数操作问题。在线视频培训培训地址：培训时间：工作日9:00 -18:00第2步：确定操作规范操作规范可以让公司各员工内对CRM的应用符合相同规则，这样大家的数据习惯保持一致，便于协作管理。请您根据“Confirm/您需要确定”部分的几个问题，统一确定贵司对CRM的应用规范。举例：CRM统一应用规范（参考）1. 录入正在跟踪的客户，未签约的作为潜在客户，已经签约的作为普通客户，在客户试图内记录客户的联系人2. 用待办任务安排每天的客户跟踪计划，并设置手机短信提醒3. 把客户来电、来信、来访、在线等沟通内容记入行动历史记录。沟通内容的要点直接记入标题中，便于日后在客户视图中查看
13、4. 使用订单记录客户合约，使用出库和发货5. 根据合约记录回款计划和回款记录，开票记录6. 按每天跟踪情况，调整热点客户，增加或减少，每人设置的热点客户不超过10个7. 工作总结用于对客户的主观评价或需要其他部门协助的说明注意：这只是一个例子，可能根据实际情况不同有差异，比如使用合同而不是用订单，比如不需要出库就直接发货等。具体情况可以和我们沟通，请来电咨询：400-707-6138把操作规范发给每个员工，统一使用方法，确保数据获取的一致性。第3步：配套制度通过一些辅助推行CRM的行政制度，可促使CRM启动更加顺利。颁布行政制度不是目的，让销售人员开始使用并感受到XToolsCRM的与众不同
14、，进而开始喜欢这个工具库带来的便捷，才是终极目标。基于这个目标，我们在制定配套制度时首先要充分考虑到销售人员的感受，避免由于制度生硬而催生抵触情绪。启发：1. 基于良好的销售习惯2. 基于解决销售人员日常头疼的问题3. 基于XToolsCRM是销售人员工作助理4. 结合CRM应用，清晰标准但避免生硬5. 和考核数据结合，比如：销售业绩的计算以CRM中的数据为准6. 管理层查看数据汇总可通过CRM，比如综合报表，统计图等参考：下面提供一个配套制度的参考，配套制度和应用规范也经常放在一起。根据每个企业具体情况不同，请在参考应用时根据贵司情况作相应的调整。CRM销售工具应用细则：1、 总则：近期公司
15、引入先进的辅助销售工具软件：XToolsCRM，旨在降低由于销售工作“杂、细、急、累”等特点给销售人员带来的工作压力；辅助条理各种销售数据，达成科学记录、智能分析、自动提醒的效果。2、 适用范围：公司内全部销售人员、销售经理、客户服务部、财务相关人员、市场部。3、 日常应用细则：a) 关于潜在客户：l 录入潜在客户基本信息和联系人信息，CRM可以发短信和邮件，手机号码和邮件地址须准确，不能使用全角数字和字母。l 从即日起，开始使用客户视图内的行动历史记录对客户的拜访、电话、邮件等跟踪内容。l 每次跟踪客户后，须安排下次跟踪回访的时间和要点，作为待办任务加入该客户的客户视图内。l 每天下班前，回
16、顾当日销售活动，查阅第二天的待办任务和日程，并补充添加第二天的工作安排，以待办任务分别记入各客户视图内。b) 关于热点客户l 当客户可能在本月签单，且把握较大时才作为热点客户（注意：条件请根据贵司情况而修改）l 客户签约后，热点取消；客户签约出现问题搁置，热点也取消l 每个销售人员所设置的热点客户人数不多于 个（注意：一般5-10个为宜，热点过多即失去热点的意义）c) 关于正式客户：l 录入以往的正式客户基本信息和联系人信息，要求同潜在客户。如果是由潜在客户转为正式，需要修改该客户的种类字段内容为“普通客户”。签约或发生购买是潜在转为正式客户的标志。d) 关于合约l 使用订单记录签约情况，在编
17、辑订单明细产品时，须注意折扣。l 使用订单中的发货功能记录发货情况，如果发货产品有涉及到库存，则需要库管确认相应出库单出库后再发货。e) 关于回款和应收款l 由销售人员根据合约制定回款计划，也就是应收款项，记入订单视图或者客户视图均可。在到期前一个月会在工作台出现提醒。l 由财务人员统一记录回款。记录回款时须确定回款方式、所有者（负责跟单的销售人员）。回款后，取消回款计划提醒。l 开票记录也由财务人员统一录入。f) 关于客服l 客户服务部使用客服控制台查询客户资料，记录服务情况和客户投诉。当遇到客户投诉时，需马上反应给客服经理，客服经理负责跟踪投诉的处理和反馈，处理和反馈客户的时间不得长于一个
18、工作日。l QA的整理由客服经理统一安排，客服经理对QA内容的准确性负责g) 关于库管l 库管负责审核入库单确认入库、审核出库单确认出库。l 盘点工作每月一次，记录盘点差异和原因。h) 关于销售目标l 以销售回款和当月的合同额作为主要目标参数l 由总经理制定各小组目标值，组内各销售人员目标值由各经理制定l 每月5日之前，当月目标需制定好，各销售人员可在工作台自我激励模块查看。对目标值有疑问的，须向上级沟通。不可随意自行修改目标值。i) 关于内部公告和知识库l 内部公告为销售部门公共信息发布专用，无关信息不可发布l 知识库内会发布行业发展情况、销售技巧和公司产品的一些技术文档，可供大家在销售过程
19、中取用j) 关于CRM中的短信l 用CRM发短信只用于工作，由于短信日志不可删除和编辑，请不要发送私人信息l 发短信时直接写手机号码，外地号码不需要加0；如给小灵通发送，先写区号再写小灵通号，中间不能空格不能增加其他字符，前面也不需要增加任何数字。4、 考核方法a) CRM的学习应用时间1周， 月 日起，全面开始应用CRM。公司将不再向销售部收取纸面销售日报，数据以CRM为准。如果因不会未能按时启用CRM，可及时和XToolsCRM公司联系在线培训。一个月内仍然无法正常启用CRM，则扣除_。b) 潜在客户和客户的跟踪情况和安排，须准确记录要点，各部门经理通过CRM数据考核跟踪客户的频率和质量，
20、并根据待办任务情况检查销售跟单计划。对跟踪记录内没有关键内容，或者没有安排待办任务的情况，均属于没有正常应用CRM工具，则通过 的方式予以通告，并要求及时补充这些数据，否则不能参加当月的_ 奖励。注意：这个细则仅供参考，一定要结合贵企业情况具体调整，以致适用。第4步：数据准备数据准备工作不是必须的，对于以往没有电子版的客户数据、产品种类不是很多或者说服务型产品的企业，可以跳过这个环节直接开始使用。本环节分为几个部分：1. 客户和联系人批量导入适用于有电子版客户资料，如果没有则不用导入，直接新建客户即可2. 产品分类设置和产品导入产品种类较少时也可直接新建产品3. 仓库设置和库存初始化适用于需要管理仓库的企业说明：如需管理仓库和库存，使用1、2、3三个步骤；如果没有仓库管理的要求，须操作1和2两部分；有些公司以服务为主，没有实物产品，比如资讯、旅游、技术服务等，也可以只做1的操作。一切准备就绪，现在可以全面启用CRM。