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1、山西金晖煤焦化工有限公司金晖煤焦化工有限公司档案管理制度目录第一章 总则1第二章档档案管理理组织机机构1第三章 档案借借阅2第四章 文书档档案管理理3第五章 科技档档案管理理4第六章 电子文文档管理理7第七章 技术图图纸修改改8第一章 总则第一条 为进一步提提高山西西金晖煤煤焦化工工有限公公司（以以下简称称公司）档案管理水平，使档案管理工作规范化、制度化，更好地为企业生产经营管理服务。根据中华人民共和国档案法的相关规定，结合本公司实际情况，制定本制度。第二条 公司档案是是指公司司在生产产活动中中直接形形成的全全部档案案的总和和，包括括生产经经营等各各项活动动中形成成的具有有保存价价值的文文字、
2、图图表、声声像以及及其他各各种形式式的原始始记录。本公司的档案主要有文书档案，科技档案和电子档案三类。第三条 档案工作是是本公司司各项管管理的基基础工作作，是维维护本单单位经济济利益、合合法权益益的一项项工作。第四条 本单位档档案工作作实行统统一领导导、统一一管理、分分级负责责。所属属各部门门的文书书档案由由所属部部门档案案管理人人员管理理；工程程项目形形成的档档案由项项目与发发展部负负责整理理，由公公司办公公室集中中统一管管理。第二章档档案管理理组织机机构第五条 公司在办办公室内内设资料料室，作作为档案案管理的的归口部部门、负负责全公公司的档档案管理理工作，各各部门配配备兼职职档案员员一名，
3、负负责本部部门全部部档案的的管理工工作。第六条 档案员必必须忠于于职守，具具有中专专以上文文化程度度，接受受过档案案管理有有关知识识的培训训，具备备档案专专业知识识。第七条 资料室的的主要任任务是：（一） 结合公司实实际，拟拟定、修修改、实实施本公司档档案管理理制度；（二） 统一管理公公司各门门类各载载体的档档案，对对所属各各部门、车车间的文文书和科科技文件件材料的的立卷、归归档工作作进行指指导和监监督；（三） 接收各部门门移交的的案卷并并及时整整理归档档；（四） 编制检索工工具和汇汇编专题题文件资资料，积积极开展展档案的的提供利利用，更更好地为为企业管管理、工工程建设设服务；（五） 会同有关
4、业业务部门门，对已已超过保保管期限限的档案案进行鉴鉴定、销销毁；（六） 负责组织开开展档案案业务培培训，提提高业务务管理水水平，使使档案管管理工作作规范化化；（七） 参与工程竣竣工和设设备仪器器开箱文文件材料料的验收收工作。第八条 所属各部部门兼人员的的主要任任务是：（一） 负责做好好本部门门形成的的文件材材料、图图纸和照照片的收收集、整整理、立立卷和归归档工作作；（二） 工作活动动中形成成的文件件材料收收集齐全全后交办办公室，由由办公室室统一整整理归档档；（三） 接受档案案部门的的指导与与监督，按按时向公公司档案案部门移移交档案案，为总总公司多多积累档档案财富富；（四） 学习档案案业务知知识
5、，提提高档案案业务水水平；（五） 负责本单单位、本本部门大大事记的的收集（包包括工程程简介），在在每年年年底报公公司档案案部门，由由公司档档案部门门汇总整整理后，交交领导审审阅认可可后归档档。 第三章 档案案借阅第九条 本本公司档档案按保保密性可可划分为一般、秘秘密、机机密、绝绝密四种。（详详细划分分标准参参见金金晖煤焦焦化工有有限公司司保密制制度）第十条 公司内部员员工可借借阅档案案为：（一） 借阅一般档档案，需需凭本人人有效证证件经资资料室审审查批准准；（二） 借阅秘密档档案，需需凭本人有有效证件件经办公公室主任任审查批批准；（三） 借阅机密档档案，需需凭本人有有效证件件经行政政副总审审查
6、批准准；（四） 如有特殊情情况需查查阅绝密密档案的的，需凭凭本人有有效证件件经总经经理审查查批准。且只能能在资料料室内查查阅。第十一条 外单位人员员可借阅阅档案为为：（一） 借阅一般档档案，需需凭单位位介绍信信由办公公室主任任审查批批准；（二） 查阅秘密档档案，需需凭单位位介绍信信由行政政副总审审查批准准，且只只能在资资料室内内查阅，如如由特殊殊情况需需借阅的的，应经经总经理理审查批批准；（三） 查阅机密档档案，需需凭单位位介绍信信由总经经理审查查批准；（四） 外单位人员员不能查查阅、借借阅我公公司的绝绝密档案案。第十二条 借阅底图档档案，须须凭图复复印票、修改批批准单，办理借借阅手续。第十三
7、条 借阅一般档档案期限限为七天天，秘密、机机密档案案为三天天、归还还前应将将卷内文文件依次次排好，规定时间不能归还者，可到资料室办理续借手续，续借期限为一天。到期不还又不办理续借手续者，每超过一天罚款50元。第十四条 借阅者对所所借阅档案负负有保管管责任和和保密义义务。保保密程度度秘密以以上的档档案不许许带出公公司，不不准私自自涂改、加加注、勾勾划、拆拆散、折折叠、取取页、剪剪贴、转转借他人人等。不不准私自自摘抄绝绝密档案案内容。确因工工作需要要，应经经行政副副总批准准，摘抄抄在专用用保密手手册上，需需要复制制时，经经行政副副总批准准，按复复制手续续办理。第十五条 借出档案丢丢失或损损坏，由由
8、借阅者者负责。属属于保密密的，除除罚款外外，写出出书面检检查报行行政副总总酌情处处理。第十六条 职工调离公公司时，必必须将所所借档案案资料还还清，经经档案部部门签字字认可后后方可调调出。第四章 文书档案案管理第十七条 文书档案的的立卷范范围（一） 与本公司有有关密切切联系文文书文件件的应立立卷归档档；（二） 本公司产生生的反映映本单位位重要活活动的文文件，应应立卷归归档。重重复文件件，临时时摘录的的文件和和没有参参考价值值的文件件不立卷卷归档。第十八条 文书档案的的立卷方方法（一） 各部门形成成的文件件由各部部门组卷卷，资料料室派人人指导，各各部门组卷卷后拟好好清单和和资料室进行交交接；（二）
9、 文件立卷，应应按机构构-问题题-时间间进行排排列，一一个问题题内按时时间排列列；（三） 本公司文件件，应分分级立卷卷，但请请示与批批复、来来文与批批复、专专案文件件等，不不得分级级立卷；（四） 卷内文件要要根据文文件之间间的有机机关系，进进行系统统排列，来来文与复复文，正正文与附附件，正正本与定定稿必须须放在一一起立卷卷。来文文在前，复复文在后后；正文文在前，附附文在后后；正本本在前，定定稿在后后，不便便和其它它文件一一起保存存的文件件，可以以单独组组卷；（五） 文书处理部部门归档档的案卷卷，都应应根据公公司制定定的档案案管理制制度，划划出案卷卷内文档档保管期期限和保保密等级级；（六） 案卷
10、的标题题，要正正确地反反映出卷卷内文件件的主要要内容（作作者、年年代、问问题、名名称）一一般不超超过300个字；（七） 卷内文件系系统化排排列后，应应立即编编号，以以大小文文件的排排列顺序序，便于于统计文文件的张张数或件件数，编编号的位位置应写写在文件件的右上上角，凡凡有字迹迹的每页页编一个个号（空空页不编编号）；（八） 案卷装订前前须取掉掉文件上上的金属属钉，针针等物，以以防日久久锈蚀文文件，书书写未留留出装钉钉线的文文件，须须在左边边加贴纸纸边，并并将右侧侧宽出部部分内折折回，大大张的文文件和附附表，也也要折叠叠成一般般文件同同等大小小，装订订时用线线或麻绳绳勒紧结结牢。第十九条 文本档案
11、的的立卷要求求（一） 书写材料时时，底稿稿须用钢钢笔书写写（蓝黑黑墨水或或碳素墨墨水，不不能用纯纯蓝墨水水和园珠珠笔、铅铅笔、有有色笔书书写）纸纸张用发发文稿纸纸和十六六开稿纸纸；（二） 底稿必须有有主办单单位拟稿稿人审核核、签发发、事由由、文件件标题、文文件编号号，需要要时要有有会签；（三） 立卷时必须须有正文文和底稿稿，有请请示报告告必须有有批复，无无批复的的要说明明原因。第二十条 文本档案归归档时间间要求（一） 各类案卷均均应在第第二年二二月底以以前向公公司档案案室进行行归档；（二） 归档文件的的准确率率、完整整率、齐齐全率均均1000%；（三） 文书处理部部门（各各部门兼职职档案员员）
12、应将将立好的的案卷，编编制案卷卷目录一一式两份份，经接接交双方方签字确确认，备备留一份份备查。第五章 科技档档案管理理第二十一条 科学技术档档案，是是在生产产建设和和科研活活动中形形成的具具有利用用价值，并并按照归归档制度度集中保保管起来来的科技技文件材材料，包括图图纸，图图表，报报表，文文字材料料，记算算材料，照照片，胶胶卷，录录音录相相带各种种声音影影像载体体等 ，其其种类有有：（一） 基本建设档档案；（二） 科学技术研研究档案案；（三） 产品档案；（四） 设备仪器档档案。第二十二条 公司全部科科技档案案由公司司资料室室统一管管理，以以确保科科技档案案的完整整、准确确、系统、安全和和有效利
13、利用。第二十三条 科技档案的的归档要要求为：（一） 凡是归档的的技术文文件材料料必须完完整、准准确、系统；（二） 图纸必须按按照国家家标准绘绘制；（三） 因检修修改改过的图图纸要及及时填写写图纸修修改单，连连同修改改后的图图纸，底底图一并并交档案案室；（四） 设备档案在在设备投投用后一一个月内内归档；（五） 新到设备开开箱验收收时，要要通知档档案人员员参加，随随设备带带来的说说明书，图图纸装箱箱单等材材料要先先归档进进行登记记编号后后，再进进行利用用，以免免资料散散失。第二十四条 科技档案按按基建档档案、设设备档案案、产品品档案、其其它科技技档案分分类、编编目和编编号工作作，其要要求是：（一）
14、 基建档案公公司两套套；（二） 设备档案公公司一套套，机动动部一套套；（三） 产品档案公公司一套套，销售售部一套套；（四） 底图档案，各各设备底底图全部部由公司司资料室室管理，零零星底图图暂由项项目与发发展部保保存，齐齐全配套套后交公公司资料料室；（五） 公司引进的的技术设设备档案案资料，全全部归公公司资料料室保存存，不得得留在任任何部门门和个人人保存（要要求财会会人员凡凡有报销销技术资资料的项项目，一一律要求求档案管管理人员员签注意意见后再再报销）。第二十五条 基本建设档档案是公公司新建建、扩建建、改建建和大中中修，技技措，安安措工程程在设计计施工过过程中形形成的具具有利用用价值的的，并按按
15、照归档档制度集集中保管管起来的的技术材材料（包包括图纸纸，照片片、报表表文字材材料等），它它是我公公司建筑筑物，地地上、地地下管线线等进行行管理，维维护和扩扩建、改改建的依依椐和条条件。其其归档范范围为：（一） 计划任务书书、厂地地选择报报告、改改扩建方方案、资资源调查查，地形形测量、地地质勘察察、地区区自然条条件，可可行性研研究等技技术文件件材料等等基础文文件；（二） 设计任务书书、初步步设计、技技术设计计、施工工设计、设设计概算算、预算算，计算算书、说说明书、审审批文件件、设计计变更等等技术文文件材料料等制造造方面文文件；（三） 工程合同，施施工组织织设计，材材料合格格证、施施工监理理自检
16、记记录、隐隐蔽工程程记录、沉沉降观察察记录、质质量事故故自理记记录、设设计变更更、材料料代用单单、合理理化建议议、分段段验收记记录，竣竣工总结结、竣工工报告、工工程计算算、交工工验收证证书等技技术文件件材料等等施工文文件。第二十六条 工程过程中中产生的的基本建建设档案案可在计计划任务务书，可可行性研研究，初初步设计计、施工工设计各各阶段结结束后两周内归档。如有特特殊情况况当时不不能归档档的，应应在不迟迟于工程程竣工后后一个月月内归档档。第二十七条 归档要求：所交资资料一式式两份，要要求按照照归档范范围达到到：（一） 齐全：归档档的科技技文件应应一份不不缺少地地归档；（二） 完整：纸质质优良、线
17、条字字迹清楚楚，表面面清洁完完整无损损；（三） 准确：档案案与实际际相符。第二十八条 对每一项基基建项目目验收时时，要吸吸收公司司资料室室参加。第二十九条 设备档案是是在设备备的设计计、制造造、安装装过程中中产生的的具有利利用价值值，并按按照归档档制度集集中管理理起来的的技术文文件（包包括图纸纸，照片片、报表表及文字字材料），它它是我公公司进行行设备管管理和设设备维护护的重要要依据和和条件。其归档档范围为为：（一） 设计方面：设计图图纸、计计算书，说说明书等等技术文文件资料料；（二） 制造方面：制造图图、合格格证、装装箱单等等技术文文件材料料；（三） 安装方面：安装图图，安装装记录、设设备调整
18、整及试车车记录。交交工验收收等技术术文件材材料；（四） 维修方面：设备性性能表，操操作维护护工程、检检修记录录、检修修计划总总结，技技术监定定书，重重大事故故报告等等技术文文件材料料；（五） 年、季检修修计划及及设备大大、中修修计划总总结；（六） 设备完好率率报表、设设备事故故报表调调查报告告；（七） 设备管理制制度、办办法、设设备履历历档案材材料。第三十条 产品技术档档案是公公司在产产品技术术质量活活动中形形成的具具有利用用价值的的，并按按照归档档制度集集中保管管起来的的技术文文件材料料包括图图纸、照照片、报报表、文文字材料料等，产品品技术档案案归档范范围为：（一） 产品技术文文件、产产品技
19、术术标准（包包括行业业标准，企企业标准准和技术术协议等等）产品品技术规规程，工工艺方案案、工艺艺设计规规范、技技术攻关计划划、方案案、措施施、总结结、质量量分析（包包括定期期分析、专专题分析析）科研研技术总总结。（包包括技术术著作、论论文、手手册）技技术服务务来往文文件、质质量异议议处理、市市场调查查等文件件资料；（二） 综合技术文文件：技技术发展展规划。技技术工作作会议文文件、技技术工作作计划、总总结、报报告、改改革成果果报告、合合理化建建议、技技术经济济指标，出出国考察察报告，外外国专家家建议对对外技术术合作等等文件材材料。第三十一条 产品技术档档案归档档要求为为：（一） 生产技术部部要确
20、定定一名科技人人员负责责技术科科材料的的积累和和立卷工工作，每每年二月月份向档档案室归归档；（二） 凡是归档的的技术文文件材料料、原稿稿和打印印（复印印件）各各一份，在在移交时时填写移移交清单单一式两两份，签签字后各各保存一一份。第三十二条 凡大中修后后变更的的图纸，修修改底图图的工作作，应该该由机动动部分管管技术人人员负责责，按照照图纸修修改制度度执行，确确保档案案的准确确性。第三十三条 保管管科技档档案的库库房，门门窗要坚坚固，库库内要有有通风设设备，应应保持适适当的湿湿度、温温度，要要有防盗盗、防火火、防潮潮、防尘尘、防晒晒、防鼠鼠等设备备和设施施。第三十四条 档案部门每每年要对对科技档
21、档案保管管情况进进行一次次检查核核对，对对破损、变变质的档档案要及及时修补补和复制制。第三十五条 提供档案利利用是档档案管理理的根本本目的，其其工作人人员要热热爱本职职工作，健全查找工具，提高自身的相关业务技能，积极开展利用工作，做到迅速、准确。第三十六条 做好档案的的统计工工作，对对档案的的种类、数数量和利利用人次次、效果果等，都都应做到到有登记记，有统统计。第三十七条 科技鉴定工工作前，有有相关部部门领导导及公司司资料室室3-55人组成成鉴定小小组，负负责鉴定定工作的的组织领领导。第三十八条 科科技鉴定定工作结结束后要要写出鉴鉴定报告告，附上上销毁清清册，报报鉴定委委员会审审批后处处理，销
22、销毁时要要指定两两人以上上鉴销，并并在清册册上签字字，销毁毁清册制制两份存存档。第六章 电子文文档管理理第三十九条 电子文档是是指存放放在金晖晖公司的的台式及及手提电电脑中的的文本、表表格、演演示文稿稿、数据据库及其其他各种种类型的的电子文文件。第四十条 金晖公司电电子文档档依据用用途与使使用场合合可分为为重要文文档和标标准文档档两类。第四十一条 标准Worrd文档档的标准准格式为为：（一） 页边距：上上35mmm，下下30mmm，左左30mmm，右右20mmm，页页眉255mm，页页脚188mm；（二） 字号及字体体：正文文小四号号宋体，标标题采用用Worrd默认认的三级级标题字字体及字字号
23、，表表格中的的文字根根据实际际情况采采用五号号或小五五号宋体体，图中中的文字字为宋体体，字号号根据具具体情况况而定，图图表标题题的文字字采用小小五号黑黑体；（三） 行距：行距距为1.5倍行行距；（四） 页码：在页页面的下下方居中中，五号字体体；（五） 页眉：页眉眉居中为为五号宋宋体“山西金金晖煤焦焦化工有有限公司司”。第四十二条 重要Worrd文档档的页眉眉右上角角为五号号宋体“山西金金晖煤焦焦化工有有限公司司”，并在在公司名名称的左左侧加上上金晖的标标志，其其他同标标准文档档。第四十三条 Word文文档的实实行三级级目录即即标题11、标题题2、标标题3，小小标题的的级数根根据实际际情况而而定
24、。（一） 标题1、标标题2和和标题33的格式式采用WWordd默认的的格式；（二） 项目符号可可根据实实际情况况进行选选择，在在同一文文档或者者同一批批文档中中应保持持严格的的一致；（三） 标题及条目目的格式式是：第第编号号章（节节、条）+空格，如如：“第三章章 ”，“第一节节 ”，“第二十十六条 ”（四） 小标题及内内容的编编号的顺顺序是：（1） 汉字加顿号号，如：“一、”，“二、”；（2） 汉字加括号号，如：“（一）”，“（二）”；（3） 阿拉伯数字字加半角角句号，如如：“1.”，“2.”；（4） 阿拉伯数字字加括号号，如：“（1）”，“（2）”；（5） 阿拉伯数字字加半括括号，如如：“1
25、）”，“2）”。（五） 上述第（二二）、（三三）、（四四）、（五五）项编编号所对对应的正正文结束束后除最最后一项项外原则则上使用用分号“；”，正文文内容较较长的除除外，但但是在同同一文档档中应保保持一致致。（六） 编号可以跳跳跃，但但是不得得逆序出出现，在在同一文文档或同同一批文文档中，编编号的顺顺序及使使用方法法应保持持严格的的一致。（七） 在“第X条条”之下，应应直接采采用“（一）、（二二）”作为编编号。第四十四条 为保证电子子文档的的安全性性，文档档管理员员应建立立金晖公公司电子子文档的的备份，并并定期进进行修改改。第七章 技术图图纸修改改第四十五条 本公司设备备零件更更改后，有有关部门
26、门必须及及时修改改和补充充资料室室保存的的底图和和蓝图，以以确保图图纸和实实物相符符。第四十六条 修改底图要要填写“图图纸修改改通知单单”，填填写时要要逐项填填写清楚楚，修改改内容要要准确无无误，经经修改人人、修改改单位负负责人签签章后，加加盖本科科室公章章。第四十七条 修改通知单单一式两两份，底底图库和和蓝图库库各一份份，图纸纸修改通通知单应应做为科科技档案案的一部部分归档档保存。第四十八条 工程改造、扩扩建、设设备结构构改进等等需另出出图时，需需按公司司统一规规定的档档案编号号办法续续编新图图号，不不准行政政重复使使用原来来的旧图图号，对对原来的的底图和和蓝图，要要加盖“大大修已改改，此图
27、图参考”的的印章，新新图和旧旧图一并并存档。第四十九条 单张图纸更更改个别别尺寸，可可以“杠杠改”不不准“涂涂改”或或“刮改改”，更更改后的的尺寸标标在原尺尺寸上方方或下方方。第五十条 如果图形变变化很大大，则需需另描新新图，新新图图号号可仍用用旧图号号但未尾尾必须加加注“GG”字，表表示第一一次修改改，旧图图上加盖盖大修修已改,此图参参考印印章，与与新图一一并存档档。第五十一条 底图更改后后，应及及时更改改或晒印印蓝图，补补充公司司的档案案，并相相应地完完善目录录和统计计帐目。第五十二条 如若设备更更改后而而不修改改底图，因因底图和和实物不不符在设设备维护护或抢修修事故时时造成财财物和时时间上的的损失时时，要追追究修改改单位领领导的责责任，并并酌情给给予经济济处罚或或行政处处分，修修改时间间，限定定为一般般修改为为三个月月，重大大变动为为六个月月。第五十三条 办公室每半半年要到到有关部部门，车车间检查查，一经经查出私私自改动动设备而而不修改改底图的的，要进进行严肃肃处理。第五十四条 本制度下发发后，日日常工作作主要由由机动部部执行，但但在下属属直接管管理的工工程中，改改底图工工作应由由项目与与发展部部负责，在在交工时时一起交交接。13