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1、秘书学文秘董秘课件秘书资格证考试用3、会议记录：标题正文尾部4、会议简报（1）内容：反映会议情况，交流会议经验，沟通会议的信息。（2）结构：报头、报核、报尾5、会议记录的要求：（1）快速。（2）真实性：准确、清楚、突出重点。（3）资料性要求。6、会议简报的要求（1）真实准确；（2）短小精悍；（3）快是简报的质量体现；（4）生动活泼。文书拟写与处理文书的拟写一、批转转发性通知批转转发性通知的概念批转转发性通知的类型批转通知转发通知印发通知拟写要点批转转发性通知的结构：标题+主送机关+正文+落款+成文日期+转（印）发文件原文4、注意事项二、报告报告的概念：是汇报工作，反映情况，答复上级机关询问的公
2、文。报告的特点：汇报性、陈述性、报告与请示的区别（1）性质要求不同（2）行文时限不同报告的类型：汇报工作、反映情况、答复询问注意事项（1）报告事项真实（2）报告时间及时（3）报告不得夹带请示事项三、请示概念：是向上级机关请求指示、批准的公文。特点（1）一文一事（2）请批对应 （3）事前行文请示的类型（1）求示性请示（2）求批性请示拟写要点：请示的结构：标题+主送机关+正文+落款+成文日期+附注注意事项（1）主送一个机关（2）逐级请示（3）语气宜温和谦恭四、问答函1、概念：是不相隶属机关就工作问题进行询问或答复的函2、问答涵的类型（1）询问函2、答复函3、询问函与答复函的结构：标题+主送机关+正
3、文+落款+成文日期4、注意事项：（1）单位间交往的问答函应采用“信函式格式”行文。（2）单位内部交往的信函可采用便函形式。五、简报1、概念：简报是国家机关、企事业单位、社会团体为汇报工作、交流经验、反映情况、沟通信息、报道动态而编发的内部常用事务文书，也叫“动态”、“简讯”、“摘报”、“工作通讯”、“情况反映”、“情况交流”、“内部参考”等。2、特点：简、快、新、实3、简报的类型：（0_年11月）工作简报会议简报动态简报4、拟写要点结构：报头+报核+报尾六、意向书1、概念：意向书是当事人双方或多方之间，在对某项事务正式签订条约，达成协议之前，表达初步设想的经济意图和目的的意向性文书。2、特点：
4、（1）协商性（2）灵活性（3）简略性3、意向书的类型：加工承揽意向书、建设工程承包意向书、货物运输意向书、财产保险意向书、科技协作意向书。4、意向书的结构：标题+正文+尾部5、注意事项：（1）语言准确，表达清楚（2）忠实于洽谈内容七、订货单1、订货单的概念：订购产品和货物的单据2、订货单的特点：协约性严肃性3、拟写要点：一般结构：标题+正文+尾部4、注意事项：（1）制作订货单应注明有效期限（2）注意订货单与订货合同的区别。金额巨大的大宗货物交易，不宜用订货单，要考虑签订订货合同。八、商品说明书商品说明书的概念商品说明书的内容和特点（1）真实性（2）科学性（3）条理性（4）通俗性拟写要点（1）简
5、单商品说明书标题+正文+落款（2）复杂商品说明书封面+目录+概述+正文+封底注意事项：（1）如实介绍、真实可信（2）抓住特征，突出个性（3）语言简洁，通俗明了（4）设计新颖，美观大方收发文处理一、缮印文书文书缮印的含义：对文章进行誊抄缮写和打字、油印、电脑打印以及复印机复印等工作（0_年11月）要求（1）文字准确，字迹工整清晰（2）符合规定体式，页面美观大方（3）不随意改动原稿（4）装订齐整牢固（5）注意保密工作程序：（1）确定印刷的文书（2）确定印制格式（3）完成印制（4）交付印制的文书注意事项：缮印应建立登记制度，登记文书名称、送文单位、印文数量、印制时间、印制人姓名等项目二、校对文书含义
6、：校对是根据定稿对文件校样进行核对校正文书校对的内容：（1）校订清样上的错字、漏字、多字。（2）规范字体、字号。（3）检查版式、标题是否端正，页码是否连贯，行、字距离是否匀称，版面是否美观。（4）检查引文、人名、地名、数据、计量单位、专业术语是否有误。（5）检查版式是否与文种格式统一，有无需调整和改版之处。要求：（1）把握原则，仔细校对。（2）认真仔细、一丝不苟。（3）校对文稿时正确使用校对符号。（4）校对一般要进行一校、二校、三校3个校次。工作程序（1）准备好原稿和校样。（2）选定校对方法。（3）核对校正。注意事项（1）注意对同音异体、字形相近的字的核查。（2）注意对数字、人名、地名的核查。
7、（3）校出的错漏，要以规定的符号标明。三、用印四、传阅文书1、文书传阅的含义：在工作职责范围内传递阅读文件。2、要求：（1）迅速、准确地将文书送达阅文人。（2）文书的传阅要区分内容的轻重缓急和职责分工。（3）传阅的顺序是由管理层到一般人员。3、工作程序（1）确定传阅对象（2）选择传阅方式（0_年11月）（3）传递文书（4）履行传阅手续（5）检查清理文件4、注意事项（1）严格传阅范围（2）严禁文件横传（3）控文件运行文档管理一、档案的分类1、档案的分类的含义：按照来源、时间、内容和形式等方面的异同，将归档文件划分为若干层次和类别，构成有机体系的工作。（0_年11月）2、常用的档案分类方法（1）年
8、度分类法（0_年11月）（2）组织机构分类法（3）问题分类法3、档案分类方法的结合运用4、档案分类的要求（1）正确判定档案文件所隶属年度。（0_年11月）（2）正确判断档案文件所属机构。5、工作程序（1）了解文件形成情况（2）分析档案形成单位情况（3）选择档案分类方法（4）文件归类6、注意事项二、档案检索工具的编制1、档案检索工具的内容（1）档案信息存储（2）信息检查2、档案检索工具的含义：揭示档案内容和成分，报道和查找档案的工具。3、档案检索工具的类型：归档文件目录、分类目录、主题目录、任命索引、全宗指南（0_年11月）4、工作程序（1）选择检索工具（2）分析档案的内容（3）形成档案条目（4
9、）构成检索工具5、注意事项：（1）检索工具有书本式检索工具、卡片式检索工具。（2）为了满足多方面的利用需求，应编制不同功能的检索工具。三、档案的鉴定档案鉴定工作的内容：按照一定的原则、方法和标准，判定档案的价值，确定档案的保管期限，剔除失去保存价值的档案予以销毁的档案业务工作。（0_年11月）档案保管期限：永久长期：1650年短期：15年以下档案鉴定工作的要求（1）逐件、逐页阅读档案内容。（2）综合分析文件的各方面特征。（3）结合档案的需求判定档案价值。4、工作程序：（1）判断文件是否需要保存。（2）分析档案价值。（3）确定文件的保管期限。（4）对保管的档案进行复审。5、注意事项（1）经鉴定要销毁的档案，应办理批准手续。（2）对要销毁的档案要编制销毁清册。6、档案鉴定的意义7、档案鉴定的原则：从整体利益出发，用全面的、历史的、发展的观点判定档案的价值。四、档案库房及存储档案的管理1、档案保管工作的含义与内容2、档案保管工作的要求（1）做到防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘。（2）保持库房的清洁卫生。3、工作程序（1）了解档案库房的编号。（2）熟悉档案柜价的摆放与编号。（3）调节保管场所的温湿度。（4）进行卫生、安全检查。（5）进行档案流动中的保护。4、注意事项：（1）库房布局的安排（2）建立档案保管制度第 9 页 共 9 页