《北京外国语大学电子文件归档办法及管理标准8048.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《北京外国语大学电子文件归档办法及管理标准8048.docx（16页珍藏版）》请在taowenge.com淘文阁网|工程机械CAD图纸|机械工程制图|CAD装配图下载|SolidWorks_CaTia_CAD_UG_PROE_设计图分享下载上搜索。
1、北京外国语大学电子文件归档办法及管理标准（试行）第一章 总 则 第第一条 为加强强北京外外国语大大学电子子文件的的归档管管理，保保障电子子档案的的安全保保管和开开发利用用，根据据中华华人民共共和国档档案法、电电子文件件归档与与管理规规范（国国家标准准），特特制订本本办法。第二条 本本办法规规定需要要归档的的电子文文件包括括各立档档单位在在管理、教教学、科科研等活活动中产产生的，具具有保存存价值的的电子文文件。第三条 本本办法以以维护电电子文件件的真实实性、完完整性、有有效性为为原则，保保证电子子文件的的安全性性和可利利用性。第四条 基基本术语语解释（一）电子子文件：以代码码形式记记录于磁磁带、
2、磁磁盘、光光盘等载载体，依依赖计算算机系统统存取，并并可在通通信网络络上传输输的文件件。（二）电子子档案：利用计计算机技技术形成成，经鉴鉴定具有有保存和和利用价价值，按按照有关关电子文文件归档档管理规规定处理理并且已已经归档档的电子子文件。（三）真实实性指按规定对对电子文文件的内内容和显显示形态态进行鉴鉴定后，确确认其与与形成时时的原始始状况一一致。（四）完整整性指电子文件件的内容容信息、背背景信息息、元数数据等无无缺损。（五）有效效性指电子文件件应具备备的可理理解性和和可被利利用性，包包括信息息的可识识别性、存存储系统统的可靠靠性、载载体的完完好性和和兼容性性等。（六）逻辑辑归档指在计算机机
3、网络上上进行，不不改变原原存储方方式和位位置而实实现的电电子文件件向档案案部门移移交的过过程。（七）物理理归档指把电子文文件集中中下载到到可脱机机保存的的载体上上，向档档案部门门移交的的过程。（八）元数数据指描述电子子文件数数据属性性的数据据，包括括文件的的格式、编编排结构构、硬件件和软件件环境、文文件处理理软件、字字处理和和图形工工具软件件、字符符集等数数据。第二章 电电子文件件归档的的管理体体制和职职责第五条 各各单位应应根据本本标准，建建立电子子文件归归档与管管理工作作制度和和管理网网络。第六条 文文件形成成部门负负责电子子文件的的形成、承承办、运运转、收收集、登登记，确确保其真真实性、
4、完完整性、有有效性和和安全性性，并定定期向档档案管理理部门移移交；档档案管理理部门应应对电子子文件的的形成、收收集、积积累、鉴鉴定、归归档等实实行全过过程管理理与监控控，规定定电子文文件的归归档时间间、范围围、技术术环境、相相关软件件、版本本、检测测数据等等要求。第七条 为为保证归归档电子子文件的的完整、真真实和有有效利用用，从电电子文件件产生时时就应按按照制度度要求，妥妥善管理理，以确确保其不不散失、不不损毁、不不失真。第八条 归归档的电电子文件件，实行行集中统统一管理理。档案案部门要要确保电电子文件件能够被被识别。第三章 电电子文件件的收集集第九条 收收集范围围：凡是反映本本单位工工作活动
5、动、具有有查考利利用价值值的电子子文件均均属收集集范围。按按照电子子文件的的信息类类型包括括：（一）字处处理文件件：指用用计算机机字处理理技术形形成的文文字文件件、表格格文件等等。（二）图像像文件：指用扫扫描仪、数数码相机机等外部部设备获获得的静静态图像像文件。（三）图形形文件：指采用用计算机机辅助设设计或绘绘图获得得的静态态图形文文件。（四）影像像文件：指用数数码摄像像机等视视频设备备获得的的动态图图像文件件。（五）声音音文件：指用音音频设备备获得并并经计算算机处理理的文件件，归档档时应注注意收集集其属性性标识和和相关软软件。（六）多媒媒体文件件：指用用计算机机多媒体体技术制制作的文文件，其
6、其中包含含声音、图图像、图图形、影影像等两两种以上上的复合合信息形形式。（七）数据据库文件件：指采采用数据据库系统统制作的的数据文文件及可可能产生生的各种种相关辅辅助文件件。（八）超文文本文件件：主要要指已组组织成网网（WEEB）的的信息文文件。（九）计算算机程序序：指计计算机使使用的商商用或自自主开发发的系统统软件、应应用软件件以及相相关支撑撑软件等等。（十）数据据文件：指用计计算机软软硬件系系统进行行信息处处理等过过程中形形成的各各种管理理数据、参参数等。第十条 收收集要求求：(一)归档档电子文文件应与与相应的的纸质或或其他载载体形式式的文件件并存，并并在内容容及相关关描述上上保持一一致。
7、（二）在“无纸化化”办公系系统中产产生的电电子文件件，应采采取严格格的安全全措施，随随时备份份，存储储在能够够脱机保保存的载载体上，保保证电子子文件的的安全性性。（三）各单单位应依依据本标标准以及及纸质文文件的归归档范围围，结合合实际情情况，积积极配合合档案馆馆做好电电子文件件的收集集归档工工作。第四章 电电子文件件的归档档程序第十一条 归档要要求（一） 文文件形成成部门应应随时对对电子文文件进行行逻辑归归档，定定期把经经过鉴定定符合归归档条件件的电子子文件进进行物理理归档，并并按档案案管理的的要求进进行登记记。（二） 归归档电子子文件应应按“件”进行管管理。一一般情况况下把一一份电子子文件作
8、作为一件件，密不不可分的的几份电电子文件件应作为为一件来来进行管管理，如如：正文文与附件件、重要要法规的的历次修修改稿、一一套计算算机软件件或源程程序等。（三） 电电子文件件形成部部门要随随时收集集符合电电子文件件归档范范围的电电子文件件，著录录并填写写归档档电子文文件登记记表（见见附录11）。归归档电子子文件应应逐件编编目。（四） 文文件形成成部门应应将经过过检验的的电子文文件和归归档电子子文件登登记表保保存在脱脱机载体体上。（五） 档档案馆应应对归档档电子文文件进行行真实性性、有效效性和完完整性测测试，并并填写归归档电子子文件移移交、接接收检验验登记表表（附附录2）。第十二条 归档方方法(
9、一) 一一个归档档年度的的电子文文件应拷拷贝至一一盘或多多盘载体体中，视视文件数数量，跨跨年度电电子文件件也可拷拷入一盘盘载体中中。（二） 本本标准推推荐采用用只读光光盘作为为归档电电子文件件的保存存载体。禁禁用软磁磁盘作为为归档电电子文件件长期保保存的载载体，但但可以作作为短期期备份或或迁移。归归档后的的电子文文件的载载体应设设置成禁禁止写状状态。（三） 存存储电子子文件的的装具上上应贴有有标签，注注明电子子档案号号、归档档年度、盘盘号等（见见附录33）。（四） 信信息组织织结构每盘存储载载体的根根目录下下有说明明文件、归归档电子子文件登登记表、归归档电子子文件目目录。电电子文件件保存在在相
10、应目目录中。各各级目录录按照树树状结构构排列。1说明文文件（1）文件件名：RREADDME（2）文件件内容：有关本本存储载载体的各各种信息息。应包包括分类类号、立立档单位位名称、归归档年度度、盘号号、制作作人、检检查人、制制作时间间。 （3）文件件格式：说明文文件为字字符文件件。每行行的左边边为标题题，右边边为说明明内容，中中间用冒冒号分开开。例如如： 八九级级学生成成绩单：英语系系八九级级50名名同学四四年的汇汇总成绩绩。2归档电电子文件件登记表表（1）文件件名：RREGIISTEER（2）文件件内容：归档电电子文件件登记表表的电子子版本。（3）文件件格式：具体格格式见附附录1。3归档电电子
11、文件件目录(1) 目目录名：DATTA(2) 目目录内容容：以子子目录的的形式存存放归档档电子文文件，一一组电子子文件保保存在一一个子目目录中。4对电子子档案的的说明性性文档一一律用TTXT文文档编写写。第十三条 归档时时间逻辑归档随随时归档档，物理理归档原原则上参参照纸质质文件归归档时间间进行。第五章 电电子文件件的归档档标准第十四条 电子文文件具有有对计算算机系统统的依赖赖性、非非人工直直接识读读性、复复制传递递的高保保真性、信信息与载载体的可可分离性性、信息息内容的的易改性性、载体体的不稳稳定性等等特性，并并且对于于不同信信息类型型的电子子文件，由由于其技技术特点点不同，存存储载体体和记
12、录录信息的的标准、算算法也不不同，所所以电子子档案的的存储应应根据电电子文件件的特点点分别采采取措施施保证其其原始性性、真实实性、完完整性：（一）字处处理文件件 1TXTT、XMML、WWORDD、EXXCELL、PDDF文档档可以作作为电子子档案直直接存储储。2WPSS、RTTF等文文档作为为电子档档案存储储时应转转换一套套XMLL文档或或PDFF、WOORD文文档同时时存储。3对于其其它类型型的文档档，如果果无法转转换为XXML、PPDF格格式则应应按原格格式存放放并将有有关的软软件和计计算机系系统信息息一并存存档。（二）图像像文件1TIFFF、JJPEGG格式图图片可以以作为电电子档案案
13、直接存存储，有有特殊压压缩参数数的要作作说明。2其它格格式图片片应转换换为以上上两种格格式中任任意一种种，有特特殊压缩缩参数的的要作说说明。3对于无无法转换换格式的的图片应应按原格格式存放放并将有有关的软软件和计计算机系系统信息息一并存存档。4由扫描描仪获得得的图像像电子档档案，对对于普通通纸质档档案来说说光学分分辨率不不低于2200ddpi，对对于照片片档案来来说分辨辨率不得得低于6600ddpi。（三）图形形文件 1图形文文件的存存储要求求参见图图像文件件的存储储要求。2归档时时应注意意其设备备依赖性性、易修修改性等等问题，对对相关软软件及各各种数据据信息一一并存档档。（四）影像像文件1M
14、PEEG2格格式、比比特率44Mb/S以上上的影像像文件可可以作为为电子档档案直接接存储。2对于无无法转换换格式的的影像文文件应按按原格式式存放并并将有关关的软件件、压缩缩算法和和计算机机系统信信息一并并存档。（五）声音音文件1WAVV、MPP3格式式声音文文件可以以作为电电子档案案直接存存储。2对于无无法转换换格式的的声音文文件应按按原格式式存放并并将有关关的软件件和计算算机系统统信息一一并存档档。（六）多媒媒体文件件1多媒体体文件包包含多种种信息形形式，信信息完整整的多媒媒体文件件可以作作为电子子档案直直接存储储。2多媒体体文件依依赖的计计算机软软硬件信信息及相相关参数数应一并并存档。（七
15、）数据据库文件件1DBFF格式数数据库文文件可以以作为电电子文件件直接存存储。2对于无无法转换换格式的的数据库库文件应应按原格格式存放放并将有有关的软软件和计计算机系系统信息息一并存存档。（八）超文文本文件件1超文本本文件包包含的信信息较多多，存储储时注意意数据的的完整性性。2信息完完整的超超文本文文件可以以作为电电子档案案直接存存储。3超文本本文件依依赖的计计算机软软硬件信信息应一一并存档档。（九）计算算机程序序1计算机机程序可可以作为为电子档档案直接接存储。2计算机机程序依依赖的软软、硬件件平台说说明应一一并归档档。（十）数据据文件 1数据文文件的类类型较多多，包含含以上所所示的多多种类型
16、型，具体体类型的的存储办办法参考考以上各各类型的的存储办办法。2数据文文件应对对数据来来源进行行说明并并一同归归档。第十五条 在符合合软、硬硬件平台台条件下下，应保保证电子子档案能能正常被被计算机机所识别别、运行行，并能能准确输输出。第十六条 电子档档案中涉涉及的口口令、密密匙、权权限管理理说明等等应同电电子档案案一并归归档。第十七条 保存与与纸质等等档案内内容相同同的电子子档案时时，要与与纸质等等文件之之间互相相建立准准确、可可靠的标标识关系系。第十八条 用扫描描仪、视视频压缩缩卡等设设备获得得的电子子档案，如如果采用用非标准准算法，则则应将相相关软件件一并归归档。第十九条 计算机机系统运运
17、行和信信息处理理等过程程中设计计的各类类参数、管管理数据据等应与与电子档档案一同同归档。第六章 电电子档案案的保管管、利用用和销毁毁第二十条 电子档档案应该该拷贝到到耐久性性的载体体上，至至少一式式两套，一一套封存存（C），一一套供查查阅利用用（Y）。必必要时，复复制第三三套（SS），异异地保存存。对于于加密的的电子文文件，则则应在解解密后再再完成上上述工作作。第二十一条条 在相同同条件下下，电子子档案的的存储载载体的选选择应优优先考虑虑可靠性性和先进进性。第二十二条条 对于于具有稳稳定可靠靠的网络络环境的的单位具具体要求求：（一）电子子档案应应存放于于指定的的服务器器上，服服务器必必须采取取
18、磁盘镜镜像、双双机容错错等备份份措施。（二）局域域网内部部要有可可靠的安安全防范范措施和和管理制制度，系系统设备备更新时时必须制制定严格格的数据据转换办办法，确确保数据据准确无无误并能能在新系系统中运运行。第二十三条条 电子档档案的保保管要求求除应具具备纸质质档案的的一般要要求外，还还应符合合下列条条件：（一）归档档载体应应作防写写处理。不不得擦、划划、触摸摸记录涂涂层。载载体应直直立存放放，做到到防尘、防防变形，防防阳光直直接照射射。（二）环境境温度选选定范围围：177200；相对对湿度选选定范围围：355%45%。（三）存放放时应注注意远离离强磁场场，并与与有害气气体隔离离，远离离热源。（
19、四）对磁磁性载体体每满22年，光光盘每满满4年转转存一次次，原载载体同时时保留时时间不少少于4年年。第二十四条条 电子文文件存档档时必须须检查病病毒、千千年问题题或其他他危害计计算机的的隐患，对对于不能能清除隐隐患的电电子文件件不得存存档。第二十五条条 存储储电子档档案的光光盘应放放入盒中中存放，C、S两套电子档案应分开保管。第二十六条条 电子子档案的的有效性性保证：（一） 随随着计算算机技术术和设备备的更新新发展，存存储载体体或电子子档案数数据会出出现兼容容性问题题。1存储载载体出现现兼容性性问题时时应更换换先进、可可靠的存存储载体体进行复复制。2电子档档案数据据出现兼兼容性问问题时应应对电
20、子子档案进进行升级级转换并并进行复复制。3复制后后旧版存存储载体体应至少少保留44年。（二）刻录录光盘时时尽量采采用整盘盘刻录方方式，一一般不使使用多段段刻录方方式。使使用通用用的刻录录软件。（三）库存存的电子子档案每每5年要要依次进进行有效效性、安安全性检检查，对对存储载载体的寿寿命、存存储载体体的兼容容性、电电子档案案数据的的兼容性性等问题题进行抽抽查，抽抽检率不不得低于于30%，发现现问题要要及时补补救。（四）检查查、拷贝贝、转换换电子档档案时要要做好登登记。第二十七条条 电子子档案在在提供利利用时应应注意以以下事项项：（一）封存存的电子子档案不不得利用用和外借借，利用用时要使使用电子子
21、档案的的复制件件。（二）用来来查阅电电子档案案的计算算机的软软、硬件件配置应应能够正正确识别别、运行行和输出出电子档档案。（三）通过过网络查查询和利利用要有有安全保保密防范范措施和和可靠的的监管制制度。第二十八条条 电子子档案的的销毁：（一）可重重复使用用的载体体上的电电子档案案的销毁毁应确保保电子档档案及相相关电子子信息的的不可恢恢复性删删除。（二）一次次性使用用载体上上的电子子档案的的销毁应应将载体体彻底销销毁。第七章 附附则第二十九条条 本办办法由档档案馆负负责解释释。第三十条 本本办法自自公布之之日起施施行。北京外国语语大学档档案馆二四年年十一月月附录1归档电子文文件登记记表(11)文
22、件特征形成部门完成日期载体类型题名文件生成者者文件归档者者设备环境特征硬件环境（主主机类型型、网络络情况）软件环境（类类型、版版本）操作系统数据库系统统应用软件处处理平台台（字处处理、电电子表格格、演示示文档）文件纪录特征记录格式(文字、图图像、多多媒体)文字格式图像格式（类类型）音频格式（类类型）视频格式（类类型）其它文件载体类型数量件盘文件交接送交部门送交人领导签字送交日期归档电子文文件登记记表(22)盘名文件名形成时间文件类型载体保管期限备注16附录2归档电子文文件移交交、接收收检验登登记表检验项目检验结果备注载体外观检检验病毒检验真实性检验验完整性检验验有效性检验验移交人：年 月 日移交单位：年 月 日接收人：年 月 日附录3光盘载体档档案装具具标注格格式一、封面每套封面分分正面和和背面（含含盘脊）。二、封面标标注项目目（一）正面面主要填填写档案案信息，包包括目录录号、光光盘号、题题名、时时间、保保管期限限、件数数；（二）背面面主要填填写背景景信息，包包括光盘盘种类、文文件类型型、责任任者、制制作标准准、制作作时间、制制作软件件、制作作设备、复复制单位位和复制制时间；（三）盘脊脊主要填填写立档档单位和和档号。三、填写要要求填写装具封封面一律律要求用用碳黑中中性笔，字字迹要求求工整，可可用打印印机打印印。