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1、北京外国语大学电子文件归档办法及管理标准（试行）第一章 总总 则 第第一条 为加强北北京外国语语大学电子子文件的归归档管理，保保障电子档档案的安全全保管和开开发利用，根根据中华华人民共和和国档案法法、电电子文件归归档与管理理规范（国国家标准），特特制订本办办法。第二条 本本办法规定定需要归档档的电子文文件包括各各立档单位位在管理、教教学、科研研等活动中中产生的，具具有保存价价值的电子子文件。第三条 本本办法以维维护电子文文件的真实实性、完整整性、有效效性为原则则，保证电电子文件的的安全性和和可利用性性。第四条 基基本术语解解释（一）电子子文件：以以代码形式式记录于磁磁带、磁盘盘、光盘等等载体，
2、依依赖计算机机系统存取取，并可在在通信网络络上传输的的文件。（二）电子子档案：利利用计算机机技术形成成，经鉴定定具有保存存和利用价价值，按照照有关电子子文件归档档管理规定定处理并且且已经归档档的电子文文件。（三）真实实性指按规定对对电子文件件的内容和和显示形态态进行鉴定定后，确认认其与形成成时的原始始状况一致致。（四）完整整性指电子文件件的内容信信息、背景景信息、元元数据等无无缺损。（五）有效效性指电子文件件应具备的的可理解性性和可被利利用性，包包括信息的的可识别性性、存储系系统的可靠靠性、载体体的完好性性和兼容性性等。（六）逻辑辑归档指在计算机机网络上进进行，不改改变原存储储方式和位位置而实
3、现现的电子文文件向档案案部门移交交的过程。（七）物理理归档指把电子文文件集中下下载到可脱脱机保存的的载体上，向向档案部门门移交的过过程。（八）元数数据指描述电子子文件数据据属性的数数据，包括括文件的格格式、编排排结构、硬硬件和软件件环境、文文件处理软软件、字处处理和图形形工具软件件、字符集集等数据。第二章 电电子文件归归档的管理理体制和职职责第五条 各各单位应根根据本标准准，建立电电子文件归归档与管理理工作制度度和管理网网络。第六条 文文件形成部部门负责电电子文件的的形成、承承办、运转转、收集、登登记，确保保其真实性性、完整性性、有效性性和安全性性，并定期期向档案管管理部门移移交；档案案管理部
4、门门应对电子子文件的形形成、收集集、积累、鉴鉴定、归档档等实行全全过程管理理与监控，规规定电子文文件的归档档时间、范范围、技术术环境、相相关软件、版版本、检测测数据等要要求。第七条 为为保证归档档电子文件件的完整、真真实和有效效利用，从从电子文件件产生时就就应按照制制度要求，妥妥善管理，以以确保其不不散失、不不损毁、不不失真。第八条 归归档的电子子文件，实实行集中统统一管理。档档案部门要要确保电子子文件能够够被识别。第三章 电电子文件的的收集第九条 收收集范围：凡是反映本本单位工作作活动、具具有查考利利用价值的的电子文件件均属收集集范围。按按照电子文文件的信息息类型包括括：（一）字处处理文件：
5、指用计算算机字处理理技术形成成的文字文文件、表格格文件等。（二）图像像文件：指指用扫描仪仪、数码相相机等外部部设备获得得的静态图图像文件。（三）图形形文件：指指采用计算算机辅助设设计或绘图图获得的静静态图形文文件。（四）影像像文件：指指用数码摄摄像机等视视频设备获获得的动态态图像文件件。（五）声音音文件：指指用音频设设备获得并并经计算机机处理的文文件，归档档时应注意意收集其属属性标识和和相关软件件。（六）多媒媒体文件：指用计算算机多媒体体技术制作作的文件，其其中包含声声音、图像像、图形、影影像等两种种以上的复复合信息形形式。（七）数据据库文件：指采用数数据库系统统制作的数数据文件及及可能产生生
6、的各种相相关辅助文文件。（八）超文文本文件：主要指已已组织成网网（WEBB）的信息息文件。（九）计算算机程序：指计算机机使用的商商用或自主主开发的系系统软件、应应用软件以以及相关支支撑软件等等。（十）数据据文件：指指用计算机机软硬件系系统进行信信息处理等等过程中形形成的各种种管理数据据、参数等等。第十条 收收集要求：(一)归档档电子文件件应与相应应的纸质或或其他载体体形式的文文件并存，并并在内容及及相关描述述上保持一一致。（二）在“无纸化”办公系统统中产生的的电子文件件，应采取取严格的安安全措施，随随时备份，存存储在能够够脱机保存存的载体上上，保证电电子文件的的安全性。（三）各单单位应依据据本
7、标准以以及纸质文文件的归档档范围，结结合实际情情况，积极极配合档案案馆做好电电子文件的的收集归档档工作。第四章 电电子文件的的归档程序序第十一条 归档要求求（一） 文文件形成部部门应随时时对电子文文件进行逻逻辑归档，定定期把经过过鉴定符合合归档条件件的电子文文件进行物物理归档，并并按档案管管理的要求求进行登记记。（二） 归归档电子文文件应按“件”进行管理理。一般情情况下把一一份电子文文件作为一一件，密不不可分的几几份电子文文件应作为为一件来进进行管理，如如：正文与与附件、重重要法规的的历次修改改稿、一套套计算机软软件或源程程序等。（三） 电电子文件形形成部门要要随时收集集符合电子子文件归档档范
8、围的电电子文件，著著录并填写写归档电电子文件登登记表（见见附录1）。归归档电子文文件应逐件件编目。（四） 文文件形成部部门应将经经过检验的的电子文件件和归档档电子文件件登记表保保存在脱机机载体上。（五） 档档案馆应对对归档电子子文件进行行真实性、有有效性和完完整性测试试，并填写写归档电电子文件移移交、接收收检验登记记表（附附录2）。第十二条 归档方法法(一) 一一个归档年年度的电子子文件应拷拷贝至一盘盘或多盘载载体中，视视文件数量量，跨年度度电子文件件也可拷入入一盘载体体中。（二） 本本标准推荐荐采用只读读光盘作为为归档电子子文件的保保存载体。禁禁用软磁盘盘作为归档档电子文件件长期保存存的载体
9、，但但可以作为为短期备份份或迁移。归归档后的电电子文件的的载体应设设置成禁止止写状态。（三） 存存储电子文文件的装具具上应贴有有标签，注注明电子档档案号、归归档年度、盘盘号等（见见附录3）。（四） 信信息组织结结构每盘存储载载体的根目目录下有说说明文件、归归档电子文文件登记表表、归档电电子文件目目录。电子子文件保存存在相应目目录中。各各级目录按按照树状结结构排列。1说明文文件（1）文件件名：REEADMEE（2）文件件内容：有有关本存储储载体的各各种信息。应应包括分类类号、立档档单位名称称、归档年年度、盘号号、制作人人、检查人人、制作时时间。 （3）文件件格式：说说明文件为为字符文件件。每行的
10、的左边为标标题，右边边为说明内内容，中间间用冒号分分开。例如如： 八九级级学生成绩绩单：英语语系八九级级50名同同学四年的的汇总成绩绩。2归档电电子文件登登记表（1）文件件名：REEGISTTER（2）文件件内容：归归档电子文文件登记表表的电子版版本。（3）文件件格式：具具体格式见见附录1。3归档电电子文件目目录(1) 目目录名：DDATA(2) 目目录内容：以子目录录的形式存存放归档电电子文件，一一组电子文文件保存在在一个子目目录中。4对电子子档案的说说明性文档档一律用TTXT文档档编写。第十三条 归档时间间逻辑归档随随时归档，物物理归档原原则上参照照纸质文件件归档时间间进行。第五章 电电子
11、文件的的归档标准准第十四条 电子文件件具有对计计算机系统统的依赖性性、非人工工直接识读读性、复制制传递的高高保真性、信信息与载体体的可分离离性、信息息内容的易易改性、载载体的不稳稳定性等特特性，并且且对于不同同信息类型型的电子文文件，由于于其技术特特点不同，存存储载体和和记录信息息的标准、算算法也不同同，所以电电子档案的的存储应根根据电子文文件的特点点分别采取取措施保证证其原始性性、真实性性、完整性性：（一）字处处理文件 1TXTT、XMLL、WORRD、EXXCEL、PPDF文档档可以作为为电子档案案直接存储储。2WPSS、RTFF等文档作作为电子档档案存储时时应转换一一套XMLL文档或PP
12、DF、WWORD文文档同时存存储。3对于其其它类型的的文档，如如果无法转转换为XMML、PDDF格式则则应按原格格式存放并并将有关的的软件和计计算机系统统信息一并并存档。（二）图像像文件1TIFFF、JPPEG格式式图片可以以作为电子子档案直接接存储，有有特殊压缩缩参数的要要作说明。2其它格格式图片应应转换为以以上两种格格式中任意意一种，有有特殊压缩缩参数的要要作说明。3对于无无法转换格格式的图片片应按原格格式存放并并将有关的的软件和计计算机系统统信息一并并存档。4由扫描描仪获得的的图像电子子档案，对对于普通纸纸质档案来来说光学分分辨率不低低于2000dpi，对对于照片档档案来说分分辨率不得得
13、低于6000dpii。（三）图形形文件 1图形文文件的存储储要求参见见图像文件件的存储要要求。2归档时时应注意其其设备依赖赖性、易修修改性等问问题，对相相关软件及及各种数据据信息一并并存档。（四）影像像文件1MPEEG2格式式、比特率率4Mb/S以上的的影像文件件可以作为为电子档案案直接存储储。2对于无无法转换格格式的影像像文件应按按原格式存存放并将有有关的软件件、压缩算算法和计算算机系统信信息一并存存档。（五）声音音文件1WAVV、MP33格式声音音文件可以以作为电子子档案直接接存储。2对于无无法转换格格式的声音音文件应按按原格式存存放并将有有关的软件件和计算机机系统信息息一并存档档。（六）
14、多媒媒体文件1多媒体体文件包含含多种信息息形式，信信息完整的的多媒体文文件可以作作为电子档档案直接存存储。2多媒体体文件依赖赖的计算机机软硬件信信息及相关关参数应一一并存档。（七）数据据库文件1DBFF格式数据据库文件可可以作为电电子文件直直接存储。2对于无无法转换格格式的数据据库文件应应按原格式式存放并将将有关的软软件和计算算机系统信信息一并存存档。（八）超文文本文件1超文本本文件包含含的信息较较多，存储储时注意数数据的完整整性。2信息完完整的超文文本文件可可以作为电电子档案直直接存储。3超文本本文件依赖赖的计算机机软硬件信信息应一并并存档。（九）计算算机程序1计算机机程序可以以作为电子子档
15、案直接接存储。2计算机机程序依赖赖的软、硬硬件平台说说明应一并并归档。（十）数据据文件 1数据文文件的类型型较多，包包含以上所所示的多种种类型，具具体类型的的存储办法法参考以上上各类型的的存储办法法。2数据文文件应对数数据来源进进行说明并并一同归档档。第十五条 在符合软软、硬件平平台条件下下，应保证证电子档案案能正常被被计算机所所识别、运运行，并能能准确输出出。第十六条 电子档案案中涉及的的口令、密密匙、权限限管理说明明等应同电电子档案一一并归档。第十七条 保存与纸纸质等档案案内容相同同的电子档档案时，要要与纸质等等文件之间间互相建立立准确、可可靠的标识识关系。第十八条 用扫描仪仪、视频压压缩
16、卡等设设备获得的的电子档案案，如果采采用非标准准算法，则则应将相关关软件一并并归档。第十九条 计算机系系统运行和和信息处理理等过程中中设计的各各类参数、管管理数据等等应与电子子档案一同同归档。第六章 电电子档案的的保管、利利用和销毁毁第二十条 电子档案案应该拷贝贝到耐久性性的载体上上，至少一一式两套，一一套封存（C），一套供查阅利用（Y）。必要时，复制第三套（S），异地保存。对于加密的电子文件，则应在解密后再完成上述工作。第二十一条条 在相同条条件下，电电子档案的的存储载体体的选择应应优先考虑虑可靠性和和先进性。第二十二条条 对于具具有稳定可可靠的网络络环境的单单位具体要要求：（一）电子子档案
17、应存存放于指定定的服务器器上，服务务器必须采采取磁盘镜镜像、双机机容错等备备份措施。（二）局域域网内部要要有可靠的的安全防范范措施和管管理制度，系系统设备更更新时必须须制定严格格的数据转转换办法，确确保数据准准确无误并并能在新系系统中运行行。第二十三条条 电子档案案的保管要要求除应具具备纸质档档案的一般般要求外，还还应符合下下列条件：（一）归档档载体应作作防写处理理。不得擦擦、划、触触摸记录涂涂层。载体体应直立存存放，做到到防尘、防防变形，防防阳光直接接照射。（二）环境境温度选定定范围：11720；相对湿湿度选定范范围：355%45%。（三）存放放时应注意意远离强磁磁场，并与与有害气体体隔离，
18、远远离热源。（四）对磁磁性载体每每满2年，光光盘每满44年转存一一次，原载载体同时保保留时间不不少于4年年。第二十四条条 电子文件件存档时必必须检查病病毒、千年年问题或其其他危害计计算机的隐隐患，对于于不能清除除隐患的电电子文件不不得存档。第二十五条条 存储电电子档案的的光盘应放放入盒中存存放，C、S两套电子子档案应分分开保管。第二十六条条 电子档档案的有效效性保证：（一） 随随着计算机机技术和设设备的更新新发展，存存储载体或或电子档案案数据会出出现兼容性性问题。1存储载载体出现兼兼容性问题题时应更换换先进、可可靠的存储储载体进行行复制。2电子档档案数据出出现兼容性性问题时应应对电子档档案进行
19、升升级转换并并进行复制制。3复制后后旧版存储储载体应至至少保留44年。（二）刻录录光盘时尽尽量采用整整盘刻录方方式，一般般不使用多多段刻录方方式。使用用通用的刻刻录软件。（三）库存存的电子档档案每5年年要依次进进行有效性性、安全性性检查，对对存储载体体的寿命、存存储载体的的兼容性、电电子档案数数据的兼容容性等问题题进行抽查查，抽检率率不得低于于30%，发发现问题要要及时补救救。（四）检查查、拷贝、转转换电子档档案时要做做好登记。第二十七条条 电子档档案在提供供利用时应应注意以下下事项：（一）封存存的电子档档案不得利利用和外借借，利用时时要使用电电子档案的的复制件。（二）用来来查阅电子子档案的计
20、计算机的软软、硬件配配置应能够够正确识别别、运行和和输出电子子档案。（三）通过过网络查询询和利用要要有安全保保密防范措措施和可靠靠的监管制制度。第二十八条条 电子档档案的销毁毁：（一）可重重复使用的的载体上的的电子档案案的销毁应应确保电子子档案及相相关电子信信息的不可可恢复性删删除。（二）一次次性使用载载体上的电电子档案的的销毁应将将载体彻底底销毁。第七章 附附则第二十九条条 本办法法由档案馆馆负责解释释。第三十条 本办办法自公布布之日起施施行。北京外国语语大学档案案馆二四年年十一月附录1归档电子文文件登记表表(1)文件特征形成部门完成日期载体类型题名文件生成者者文件归档者者设备环境特征硬件环
21、境（主主机类型、网网络情况）软件环境（类类型、版本本）操作系统数据库系统统应用软件处处理平台（字字处理、电电子表格、演演示文档）文件纪录特征记录格式(文字、图图像、多媒媒体)文字格式图像格式（类类型）音频格式（类类型）视频格式（类类型）其它文件载体类型数量件盘文件交接送交部门送交人领导签字送交日期归档电子文文件登记表表(2)盘名文件名形成时间文件类型载体保管期限备注12附录2归档电子文文件移交、接接收检验登登记表检验项目检验结果备注载体外观检检验病毒检验真实性检验验完整性检验验有效性检验验移交人：年 月 日移交单位：年 月 日接收人：年 月 日附录3光盘载体档档案装具标标注格式一、封面每套封面分分正面和背背面（含盘盘脊）。二、封面标标注项目（一）正面面主要填写写档案信息息，包括目目录号、光光盘号、题题名、时间间、保管期期限、件数数；（二）背面面主要填写写背景信息息，包括光光盘种类、文文件类型、责责任者、制制作标准、制制作时间、制制作软件、制制作设备、复复制单位和和复制时间间；（三）盘脊脊主要填写写立档单位位和档号。三、填写要要求填写装具封封面一律要要求用碳黑黑中性笔，字字迹要求工工整，可用用打印机打打印。