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1、文件编号: 托电运行维护项目部文件、资料管理办法 Page 44 of 4411. 维护项目资料、档案管理制度11.1 维护项目部文件编码规定11.1.1 目的规定维护项项目部各各部门、各各专业队队质量体体系文件件编码，防防止文件件的编码码重号和和错误使使用。11.111.2 适用范范围适用于项目目部除公公文以外外的所有有文件的的编码11.1.3 引引用文件件ZH2F0001-年度号号 天津津蓝巢电电力检修修有限公公司文件件编码管管理制度度(年度度号版)11.1.4 具具体规定定11.1.4.11 根据据公司综综合管理理部确定定的单位位码为；11.1.4.22 根据据分类码码的确定定原则，项项
2、目部综综合管理理的分类类码为11，质量量管理的的分类码码为2，安安全和环环境管理理的分类类码为33，生产产管理的的分类码码为411.1.4.33 文类类码的确确定1） 为简简便,使使用六种种分类码码：F规章章类如管管理文件件、制度度、办法法、规定定、规程程、规范范、标准准等重复复性应用用的文件件Z作业业文件类类如针对对专门事事件、专专门产品品、专门门的过程程所制定定的文件件，与规规章类的的区别在在于是一一次性应应用的文文件，如如年度号号年培训训计划,某某工工程施工工组织设设计，某某某工程程作业指指导书,某某事事故的处处理决定定等；T推荐荐性、参参考性文文件资料料如各种种总结、汇汇报、指指南(阐
3、阐明推荐荐性的方方法回建建议的文文件)、推推荐的外外来参考考资料等等；Y重要要的日常常应用文文件如通通知、信信函、传传真等；B规范范表格、台台帐(规规定为完完成的活活动或达达到的结结果提供供的客观观证据的的文件)如：检检查记录录表、纠纠正措施施表、文文件发放放登记表表等；A其他他文件或或不区别别分类码码时采用用。2） 文件件在F、ZZ、T间间不好区区分时，按按F、ZZ、T顺顺序采用用前者或或选用AA11.1.4.44 序列列码以年年为周期期连续使使用，同同一单位位分类同同一文类类的序列列码，当年不不得重号号。11.1.4.55 年号码码取文件件发布日日的年号号四位数数。11.1.4.66 发布
4、文文件的各各单位负负责对文文件编码码，并按年年建立文文件编码码登记，以免文文件重码码/错码。11.1.4.77 项目部部已发布布的有效效文件，已有文文件编码码的可延延用原编编码，无编码码但需要的的可按制制度编码码。11.1.4.88 行政公公文正文文按公文文编码办办法编码码,随文文发布的的附件，属文件件的应按按本规定定编码。11.1.4.99 项目部部各部门门制度、规规定编码码如下: 1）综合管管理部门门编制的的相关制制度、规规定：1F(0011-9999)-年度号号2）质量管管理部门门编制的的制度、规规定：2F(0011-9999)-年度号号3）安全和和环境管管理部门门编制的的制度、规规定3
5、F(0011-9999)-年度号号4）生产管管理部门门编制的的制度、规规定:4F(0011-9999)-年度号号11.1.4.110 项目部部各专业业作业指指导书为为（按专专业分）：1） 4Z(0011-9999)-GL-年度号号 （锅锅炉专业业）2） 4Z(0011-9999)-QJ-年度号号 （汽汽机专业业）3） 4Z(0011-9999)-RL-年度号号 （燃燃料专业业）4） 4Z(0011-9999)-DQ-年度号号 （电电气专业业）5） 4Z(0011-9999)-RK-年度号号 （热热控专业业）6） 4Z(0011-9999)-GD-年度号号 (供电专专业)11.1.4.111 项
6、目部部使用的的表格为为1） 综合合管理部部门的表表格为1B(0011-9999)-年度号号2） 质量量管理部部门的表表格为2B(0011-9999)-年度号号3） 安全全和环境境的表格格为3B（0001-9999）-年年度号4） 生产产管理的的表格为为4B(0011-9999)-年度号号11.2 维护项项目部基基础技术术资料编编码规定定为便于查找找和管理理各专业业基础技技术资料料，并且且能与MMIS系系统链接接迅速，实实现维护护项目系统统管理运运作模式式，结合合维护项目目部生产产管理中中产生的的部分基基础技术术资料的的类别和和对设备备基本情情况的了了解，做做如下规规定：11.2.1 各各专业每
7、每台设备备四大标标准的编编码原则则为：-JB-（a-b-cc-d） A(B；C；D)字段4 字段段3 字段段2 字段段1 说明：字段1-代表表维护护项目部部字段2-汽机机专业标标准 JB-汽机标标准 DBB-电气气标准 RRB-热热控标准准 LB-锅炉标标准 RB-燃料标标准字段3-a专专业（11汽机专专业，22锅炉专专业，33燃料专专业，44热控专专业，55电气专专业），bb系统（类类别），cc主设备备，d从从属设备备字段4-四大大标准（AA：点检检标准 B：给给油脂标标准C：维修技技术标准准D：维修作作业标准准 ）11.2.2 各各专业设设备档案案编码原原则：均均以专业业代字区区分（从从汽
8、机开开始）-JSSD-（aa-b-c-dd）（设设备） 汽汽机专业业设备档档案-DSSD-（aa-b-c-dd）（设设备） 电电气专业业设备档档案-RSSD-（aa-b-c-dd）（设设备） 热热控专业业设备档档案-LSSD-（aa-b-c-dd）（设设备） 锅锅炉专业业设备档档案-RSSD-（aa-b-c-dd）（设设备） 燃燃料专业业设备档档案说明：SDD-设备档档案简称称11.2.3 各各专业检检修档案案及检修修记录编编码原则则11.2.3.11 检修档档案编码码原则（按按专业分分）-JJJD-（aa-b-c-dd）：汽机专专业检修修档案-DJJD-（aa-b-c-dd）：电气气专业检检
9、修档案案-RJJD-（aa-b-c-dd）：热控控专业检检修档案案-RJJD-（aa-b-c-dd）：燃料料专业检检修档案案-LJJD-（aa-b-c-dd）：锅炉炉专业检检修档案案说明：JDD-检修档档案简写写11.2.3.22 检修修记录编编码原则则-JJJJ-（aa-b-c-dd）-0001：汽机专专业检修修记录-DJJJ-（aa-b-c-dd）-0001：电气专专业检修修记录-RJJJ-（aa-b-c-dd）-0001：热控专专业检修修记录-WJJJ-（aa-b-c-dd）-0001：燃料专专业检修修记录-LJJJ-（aa-b-c-dd）-0001： 锅炉炉专业检检修记录录说明：JJJ
10、检修记记录简写写11.2.4 质质量验收收单及三三方确认认单编码码原则11.2.4.11质量验验收单-JYYS-（0001-9999）-年度号号字段4 字段33 字段22 字段11字段说明：字段1-维护项项目部单单位码字段2-汽机机专业质质量验收收单其他专业随随专业代代字而改改变代号号：-DYYS-（0001-9999）电气气专业质质量验收收单-RYYS-（0001-9999）热控控专业质质量验收收单-LYYS-（0001-9999）锅炉炉专业质质量验收收单-RYYS-（0001-9999）燃料料专业质质量验收收单 YS-指质量量验收单单简写字段3-设备备流水号号字段4-年序序号11.2.4.
11、22三方确确认单-JSSQ-（0001-9999）-年度号号字段4 字字段3 字字段2 字段11说明：字段1：维护护项目部部字段2：汽汽机专业业三方确确认单-DSSQ-（0001-9999）电气气专业三三方确认认单-RSSQ-（0001-9999）热控控专业三三方确认认单-LSSQ-（0001-9999）锅炉炉专业三三方确认认单-WSSQ-（0001-9999）外围围专业三三方确认认单SQ-指三方方确认单单简写字段3：该该专业设设备流水水号字段4：年年序号11.3 维护项项目部文文件、资资料管理理办法11.3.1 目目的为规范管理理维护检检修过程程中的相相关文件件、资料料，以满满足生产产的需要
12、要，确保保资料的的生成和和流转满满足公司司及业主主的相关关要求。11.3.2 适适用范围围适用于维护护项目部部内各专专业队及及相关管管理部门门。11.3.3 职职责11.3.3.11 资料料室负责责维护检检修过程程中相关关文件的的搜集和和管理、保保证使用用部门及及时得到到有效文文件的版版本，并并对文件件的规范范建档负负责。11.3.3.22 项目目部各专专业队负负责基础础技术资资料的生生成和管管理，负负责外来来文件的的实施和和管理。11.3.3.33 项目目部质量量管理部部门负责责对维护护检修过过程中文文件资料料的监督督管理、质质量记录录的搜集集和管理理。11.3.3.44 项目目部综合合管理
13、部部门负责责对公文文等相关关的文件件资料的的管理。11.3.4 管管理规定定11.3.4.11 对图图纸及厂厂家资料料的管理理鉴于电厂维维护工作作的特殊殊性，由由业主提提供维护护项目部部资料室室贮存的的图纸及及厂家资资料仅限限一套，而而且有些些部分还还不能完完全满足足生产需需要，需需自行复印印一部分分，同时时做好对顾顾客财产产的保护护，有利于于追溯。这这就要求求维护项项目在资资料管理理工作中中严格执执行图纸纸、资料料借阅规规定：1） 借阅阅人必须须在认真真填写好好文件借借阅记录录表并经经资料主主管签字字后方可可借阅。借借阅记录录表要规规范填写写，表内内应写清清借阅时时间、借借阅文件件编号、借借
14、阅份数数及借阅阅人的亲亲笔签名名等。2） 图纸纸及厂家家资料由由于其专专业性比比较强，最最长借阅阅时间可可为一个个月，月月满后再再借，应应先归还还，再继继续填写写文件借借阅记录录表，方方可续借借。3） 借阅阅人在查查阅已借借出图纸纸及厂家家资料的的同时，应应负责对对借出资资料的保保管，保保证按时时、完整整、齐全全归还到到资料室室。资料料主管对归归还的资资料进行行实际核核查无误误，方可填填上归还还时间，以以保证资资料齐全全归档。4） 为了了便于查查阅柜内内图纸及及资料，资资料主管管应将图图纸及厂厂家资料料分别建立目录并并分别放放置，将将目录贴贴于柜门门内侧，而而且每套套图纸外外侧都应应用口取取纸
15、标识识卷册号号便于查查找。随随着资料料的增加加和变化化，目录录也应随随着更新新，更新新的频次次一般为为每月一一次，图图纸变化化量大时时，应每每半月更更新一次次，保证证对图纸纸及资料料实行动动态管理理。5） 为了了保证各各专业能能及时得得到图纸纸及厂家家资料，各各专业技技术员应应根据需需求的紧紧急程度度，编制制出图纸纸及厂家家资料需需求计划划，将其其交到资资料室，再再由资料料主管陆续续去准备备和搜集集相关资资料。6） 由业业主方获获取的图图纸及厂厂家资料料，先由由资料主主管进行行分类、建建档，然然后由质质量主管管在每天天5点的的项目部部生产落落实会上上通知到到图清单单，各专专业专工工负责传传达到
16、技技术员，以以便领用用和查阅阅。11.3.4.22 对维维护检修修基础技技术资料料的管理理规定为规范维护护检修基基础技术术资料的的生成和和最终的的归档，实实现资料料的闭环环管理。提提出以下下几点规规定：1） 相关关资料生生成的管管理规定定（a） 基基础技术术资料生生成的表表格形式式直接引引用质量量管理程程序文件件中对生生产过程程的管理理的相关关表格。表-1 _文件（记记录）借借阅申请请单 编号号:次数文件名称文件编号借阅时间借阅用途借阅申请部部门/人人归还日期审批人检验人备注 表-2 _专专业图纸纸及厂家家资料需需求计划划 编编号:-0001序号图纸及厂家家资料名名称图纸卷册号号设计单位/制造
17、厂厂家计划需要时时间备注注：表示英英文专业业代码，如电电气应为为DQ。（b）表格格的页面面设置要要求：竖竖排时 左: 2.55cm 右: 1.5cmm 上上:3.5cmm 页眉眉:2.5cmm 页角角:0 下:11.5ccm;横横排时 左: 1.5cmm 右右: 22.5ccm 上:33.5ccm 页页眉:22.5ccm 页页角:00 下:1.55cm,纸型为为A4打印纸纸。（c）表格格的填写写要清晰晰、规范范，字号号一般为为四号字字，一项项内字数数多时，可可调整字字的大小小。（d）各专专业生成成的基础础技术资资料，应应随同卷卷内目录录定期向向资料室室移交，资资料室核核查后负负责保管管。2）对
18、作业业指导书书管理的的有关规规定（a）作业业指导书书范本直直接引用用维护检检修质量量管理程程序文件件中的模模板。（b）作业业指导书书的页面面格式为为：左: 2.5cmm 右右: 11.5ccm 上:22.5ccm 页页眉:11.5ccm 页页角:11.5ccm；页页眉字体体规定为为小四号号字隶书书；页角角为小四四号字宋宋体，格格式为：第页共页。（c）作业业指导书书采用的的纸型为为A4打印纸纸。3）作业指指导书的的审批规规定作业指导书书编写完完后，统统一交到到资料室室先进行行登记，然然后由资资料主管管负责送送至业主主检修维维护主管管部门、安安监部门门负责人人处审阅阅相关项项，然后后从最末末一位审
19、审核人处处取回，将将作业指指导书和和修改意意见一并并返给编编写人进进行修改改，编写写人修改改后，重重新打出出一份随随有修改改意见的的那份交交到资料料室，资资料室核核对无误误后，送送到项目目部总工工处审批批，审批批通过后后直接由由资料室室复印下下发给使使用部门门及相关关部门；不通过过,继续续返回修修改，修修改后资资料室再再复印下下发，同同时填写写文件发发放记录录。资料料室保留留作业指指导书原原件，并并按专业业分别建建档。附表：隐蔽工程签签证单设备清册统统计表设备档案设备检修记记录设备检修档档案三方确认单单缺陷统计表表作业指导书书编制计计划清单单作业指导书书格式范范本检修质量验验收单收文记录文件发
20、放登登记表文件发放审审批工程联络单单表样 隐隐蔽工程程签证单单 编号号：工程名称项目名称检修单位检查日期检修内容：检查结果：业主设备部部或监理理时 间年 月 日质量管理部部门时 间年 月 日检修部门 时 间年 月 日检修负责人人时 间年 月 日注：（1） 隐蔽工工程签证证单由作作业单位位填写。（2） 填填写一式式三份，作作业单位位、质量量管理部部门、业业主或监监理各一一份。 设 备备 清 册 统统 计 表 编号号:序号设备名称型号及规格格单位数量生产厂家备注#1机组#2机组 设设 备 档 案专业：编号：机 组 号设 备名称称设备编号型 号号制 造 厂产成日期出厂编号安装日期投产日期KKS编码码
21、 系统分类安装位置主要参数性能特点主要记录备注 设设 备 检 修修 记 录专业： 编号号：机组号设备名称检修日期KKS编码码检修部位完成时间验收时间任务单编号号作业指导书书编号检修原因：检修记录:检修部门记录人检修人员工作负责人人专业队负责人备注: 设 备 检检 修 档 案案专业： 编编号：机组号设备名称制造厂家设备型号出厂日期KKS编码码出厂编号投产日期序号检修日期检修记录编编号检修部位填表人 三三 方 确 认认 单 编编号：电 厂 名名 称检修项目名名称检 修负责责人检修起始时时间检修内容：检修完成情情况：维护检修项项目部 年年 月 日业主设备部 年年 月 日业主发电部 年年 月 日备注：
22、此表表一式三三份，签签字方各各执一份份。 _专专 业 缺 陷陷 统 计 表表 编号: 序号缺陷内容缺陷分类提出人提出日期验收人验收日期备注设计制造安装其他 作业指指导书编编制计划划清单序号文件编号责任者文件材料题题名编制日期审批权限专工部长总工说明：在审审批权限限栏相应应格中打打“”。作业指导书书格式范范本_维维护检修修作业指指导书 文件编号号: 名名 称： 编编制单位位： 编编 制： 审审 核： 日日 期： 批批 准： 日 期期： 版版 次： 目 录 1、目的 2、适用范范围3、编制依依据4、作业前前应具备备的条件件 5、作业危危险因素素和环境境因素辨辨识及对对策表 6、作业人人员要求求及职
23、责责分工 7、作业工工器具及及消耗材材料 8、作业程程序、技技术要求求及质量量控制点点 9、作业技技术记录录表10、质量量验收签签证单 11、附录录（表格格、记录录图等） _质质量验收收单 编号号：名 称工作负责人人检修部门 检修类别工时消耗检修时间年 月月 日 时 分至 年年 月月 日 时 分分检修前存在在问题及及检修中中发现问问题检修内容及及缺陷处处理情 况遗留问题班组自检评价： 签签字： 年 月 日专业队验收收评价： 签签字： 年 月 日工程设备部评价： 签签字： 年 月 日说明：1、各专业业队必须须认真填填写，甲甲方验收收需业主主检修维维护主管管部门专专工评价价并签字字 2、本本表一式
24、式三份。11.3.4.33 外来文文件的管管理我们这里讲讲的外来来文件主主要包括括：1）工作中中使用的的国家标标准、行行业标准准、地方方标准和和国际标标准、国国外标准准以及需需执行的的上级组组织或相相关单位位的文件件；2）顾客提提供的图图纸、技技术要求求等；3）供货单单位提供供的使用用维护说说明书和和图纸等等文件；4）作为工工作依据据的其他他外来文文件。以上4种文文件均应应按管理理体系程程序文件件通用程程序中文文件控制制程序控控制和管管理，我我们主要要针对第第4种做做一下补补充规定定：（a）作为为工作依依据的外外来文件件不管以以何种渠渠道获取取的，首首先应先先送到资资料室登登记，由由资料主主管
25、填写写收文记记录。资资料室拿拿到文件件后，请请项目部部总工审审阅，根根据总工工的签署署意见确确定分发发部门，资资料主管管将原文文件复印印，有必必要的情情况下要要对纸媒媒体的资资料进行行扫描，留留下图象象资料，将将复印件件或电子子扫描图图象下发发到相关关部门，同同时填写写文件发发放记录录，原文文件由资资料室装装盒保存存，并建建立盒内内文件的的目录。（b）各专专业队编编制的作作业指导导书及相相关制度度、规定定等，在在编写前前应首先先到资料料室备案案，资料料室根据据专业的的不同，依依据维维护项目目部文件件编码规规定，确确定一个个准确的的文件编编码给编编写人，这这样保证证了文件件的编码码正确使使用，避
26、避免和其其他已生生成文件件的编号号发生混混淆。作作业指导导书的审审批按规规定执行行；制度度、规定定在编写写完后，统统一交到到资料室室，由资资料室负负责找项项目部总总工审批批，总工工审批后后，再由由资料室室复印下下发到相相关部门门，同时时填写文文件发放放记录，原原件由资资料室按按专业建建档保存存。（c）编写写文件的的页面设设置规定定：左 2.55cm 右 1.55cm 上22.5ccm 下 11.5ccm ，字字体为四四号字，宋宋体，纸纸型为AA4打印纸纸。11.3.4.44 维护检检修过程程中，与与外部联联络用文文件的管管理各专业队在在生产准准备及进进行阶段段产生的的与业主主间的、相相关部门门
27、间的联联络单的的控制与与管理1） 在拟拟订一个个新单前前，应先先到资料料室登记记，由资资料室给给定一个个流水号号后再拟拟内容，提提出部门门拟好后后交到资资料室，由由资料室室找总工工签发，签签发后交交由提出出单位送送业主或或相关部部门处理理，返回回的文件件交到资资料室，资资料室将将其分发发给提出出部门一一份后，资资料员在在备案记记录上写写明已处处理及处处理日期期，建档档保存原原件。2） 工程程联络单单的表样样附后。3） 工程程联络单单页面设设置规定定：左左 2.5cmm 右右 1.5cmm 上上2.55cm 下 1.55cm ，页眉眉 1ccm，字字体为四四号字，宋宋体，纸纸型为AA4打印纸纸。
28、11.3.4.55 公文及及相关资资料的管管理1） 项目目部综合合管理部部负责在在行政管管理过程程中形成成的具有有法定效效力和规规范体式式的文书书，是依依法行政政和进行行公务活活动的重重要工具具。2） 公文文处理指指公文的的办理、管管理、整整理（立立卷）、归归档等一一系列行行政和进进行公务务活动的的重要工工具。综综合管理理部门配配备专职职人员负负责公文文处理工工作。（a）公文文的分发发（a1）部部门发文文由综合合管理部部文书负负责编号号，排版版，拟稿稿人负责责校对。（a2）部部门发文文由部门门自行编编号，排排版、校校对、分分发。（a3）部部门发文文由综合合管理部部文书负负责通过过MISS按照传
29、传达范围围发放。（a4）一一般知招招性文件件应通过过MISS直发有有关员工工。（b）收文文处理：收文一一般包括括签收，登登记、审审核、拟拟办、批批办、承承办、催催交、立立卷、归归档、销销毁等程程序。（b1）署署名项目目部的信信件，由由综合管管理部文文书拆封封，登记记、分发发。（b2）署署名项目目部领导导个人的的信件，送送请领导导项目部部个人亲亲拆；领领导有授授权委托托的，由由委托人人负责拆拆阅。（b3）项项目部各各部门和和领导收收到主送送项目部部的正式式公文及及上级部部门和领领导批示示，送综综合部综综合主管管办理相相关的手手续。（b4）凡凡参加会会议带回回的公文文，会议议材料，应应交综合合管理
30、部部文书办办理登记记手续。3）审核收到需要办办理的公公文，综综合管理理部文书书应当进进行审核核，审核核重点是是：是否否应由综综合管理理部办理理；是否否符合行行文规则则；内容容是否符符合国家家法律、法法规及其其有关规规定；文文件使用用、公文文格式是是否规范范。4）分办（a）项目目部收文文，由综综合管理理部提出出拟办意意见，内内容重要要的公文文，按工工作委托托权限送送项目部部领导阅阅批；一一般业务务文件，按按照分工工送各部部门阅办办。（b）各部部门收到到公司或或领导批批示的公公文，都都要先经经综合部部部门长批批，再转转承办人人办理。（c）各部部门承办办的公文文应及时时办理，作作到件件件有结果果，特急急公文随随到随办办，不得得延误，急急件应在在三天内内办完，一一般公文文则在十十天内办办完。（d）需要要批示的的文件先先由各部部门提出出拟办意意见，由由领导决决定；需需要阅知知的文件件先传领领导阅知知，在根根据领导导的批示示转相关关部门阅阅知。5）催办（a）重要要公文、领领导做出出批示公公文和有有一定时时限的公公文，综综合管理理部文书书负责进进行催办办，督促