员工人事档案管理标准.docx

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1、员工人事档案管理标准目 次前言II1 范围12规范性引用文件1术语与定义11 .1人事档案12 .2档案管理13 . 3 归档14 .4档案移交15 . 5档案鉴定16 . 6 正本27 . 7 副本28 .8人事档案管理机构2职责24. 1总经理24. 2人力资源总监24.3人力资源部24. 4人事档案管理员24.5 员工25管理活动的内容与方法35.1本标准依据的流程35. 2人事档案分类及内容35. 3人事档案的检查、核对35.4人事档案的收集、鉴定、整理与归档45. 5人事档案存储45.6人事档案的查阅、借阅及复印管理45. 7人事档案的转递45. 8人事档案统计55. 9人事档案编号

2、管理56重要风险识别与控制57检查与考核58报告与记录5附录A （规范性附录）流程图7附录B （规范性附录） 表格样式1附录B（规范性附录）表格样式表B. 1人事档案材料分类排序说明一览表类别材料内容排列顺序材料编号备注一、履历材料履历表和属于履历性质的登记表等材料，包括中央和地方各级党委委员、人大、政协常 委会委员简历以及本人填写反映个人经历情况的各种表格等。按材料形成时间先后顺序， 由远到近排列。类序号按1-1 1-2、 1-3等，页码按1、2、 3等编写。类序号写在每份材 料首页的右上角，页 码写在每页材料的 右下角（双面都有文 字或图表的，反面页 码写在左下角，下 同）。二、自传材料自

3、传和属于自传性质的材料：以自传为主的履历或简历表；领导干部个人有关事项发生 变化的报告表等材料，配偶、子女出国（境）留学和加入外国国籍、子女涉外婚姻等情 况材料。按材料形成时间先后顺序， 由远到近排列。类序号按2-K 2-2、2-3等，页赈1、2、 3等编写。三、鉴定、考核 材料年度考核登记表；除归入四类、六类、九类以外的考察（鉴定）材料、表现材料：定期 考核材料；援藏、援疆、挂职锻炼等考核（鉴定）材料：后备干部登记表（提拔使用后 归档）；经济责任审计结果报告等材料。按材料形成时间先后顺序， 由远到近排列。类序号按3-1. 3-2、 3-3等，页码按1、2、 3等编写。四、学历学位、 职称、学

4、术、培 训等材料4-1学历学位材料：各类学生登记表、报考志愿表、考生登记表、选拔学生登记表、毕 业生登记表、学习成绩表、入学考试成绩表、学历学位证明、学籍登记表、专家推荐书； 与学历学位有关的鉴定材料：参加出国（境）学习或中外合作办学（颁发毕业证、学位 证）学习的有关材料；国务院学位委员会、教育部授权单位出具的国内外学历学位认证 材料；自学考试有关材料；毕业证书、学位证书复印件、干部学历学位申报确认表等。按材料形成时间先后顺序， 由远到近排列。类序号按4-1-1、 4-1-2、 4-1-3 等，页 码按1、2、3辍写。类序号写在每份材 料首页的右上角，页 码写在每页材料的 右下角。需用复制件

5、归档的，须在复制件 上注明材料出处、复 制时间，审核人（.复 制人）要签名，并加4-2专业技术职务材料：职（执）业（任职）资格考试合格人员登记表或职（执）业（任 职）资格证书复印件；教师资格认定申请表等材料；专业技术职务任职资格评审表、申 （呈.）报表，聘任专业技术职务审批表等材料。类序号按4-2 1 .4-2-2 4-2-3 等，页 码按1、2、3辎写。类别材料内容排列顺序材料编号备注4-3科研学术材料：中选为中科院、中国工程院院士的通知；遴选博士生导师简况表， 博士后申请表，博士后工作期满登记表；被县处级以上单位评选为专业拔尖人才的材料： 科研工作及个人表现评定材料，业务考绩材料；创造创造

6、，科研成果鉴定材料，著作、 译著和有重大影响的论文目录。类序号按4-3-1 .4-3-2、 4-3-3 等，页 码按1、2、3畿写。盖材料出具单位或 干部人事关系所在 单位组织人事部门 印章（下同）。4-4培训材料：为期两个月以上的学员培训（学习、进修）登记表、考核登记表、结业 登记（鉴定）表，无硕（博）士学位的研究生课程进修班学习的有关材料等。类序号按4-4-1、 4-4-2 4-4-3 等，页 码按1、2、3畿写。五、政审材料上级组织批复，审查（复查、甄别）结论，调查报告及主要依据与证明材料；本人对结 论的意见、检查交待或情况说明材料；撤销原审查结论的材料；各类政审表；更改（确 认）姓名、

7、民族、籍贯、国籍、入党（团）时间、参工时间、出生日期的个人申请、组 织审查（调查）报告及主要依据与证明材料、上级组织批复；计算连续工龄审批材料等； 在档案审核中形成的“三龄一历”或“三龄两历”认定、“干部基本信息审核表”等材 料；干部配偶情况登记表，家庭成员、主要社会关系的平反决定、通知或复查意见等。有批复的，按上级批复、审 查结论、本人对结论的意见 （本人申请）、调查报告、主要证明、本人检查或交待 等顺序排列：其他材料按材 料形成时间顺序排列。类序号按5-1、5-2.5-3 等，页1、2、 3等编写。类序号写在每份材 料首页的右上角， 页码写在每页材料 的右下角。六、党团材料入团志愿书；入党

8、志愿书、申请书、转正申请书；整党工作、党员重新登记工作中民主 评议党员的组织意见，党员登记表，党支部不予登记或缓期登记的决定、上级组织意见； 不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要依据材料；取消预备党员资格的材料； 退党、自行脱党材料；恢复组织生活（党籍）的有关审批材料；加入或退出民主党派的 材料等。入团材料在入党材料前；入 团志愿书在其他入团材料 前；入党志愿书在其他入党 材料前；其余材料按时间依 次排在入团或入党材料后。类序号按6-1. 6-2、6-3等，页联1、2、3等编写。类序号写在每份材 料首页的右上角，页 码写在每页材料的 右下角。七、奖励材料县处级以上党政机关、人民团体等予以

9、表彰、嘉奖、记功和授予荣誉称号的审批（呈报） 表，先进人物登记（推荐、审批）表，先进事迹材料：享受政府特殊津贴的材料；撤销 奖励的有关材料等。按材料形成时间先后顺序， 由远到近排列。类序号按7-1、7-27-3等，页码按1、2、3等编写。编写类序号、页码和 复:制件归档要求同 第四类。类别材料内容排列顺序材料编号备注八、处分材料处分决定、免予处分的意见，上级批更，核实（调查、发查报告及主要依据与证明材 料，本人对处分决定的意见、检查、交待及情况说明材料；解除（变更、撤销）处分的 材料；检察院不起诉决定书；法院刑事判决书、裁定书；公安机关作出行政拘留、限制 人身自由、没收违法所得、收缴非法财物、

10、追缴违法所得等的行政处理决定等；通报批 评材料。排列顺序同第五类。类序号按87、8-2、8-3等，页码按1、2、 3等编写。类序号写在每份材 料首页的右上角，页 码写在每页材料的 右下角。九、工资、任免、 出国、会议等材 料9-1工资材料：工资审批表、转正定级审批表、工资变动（套改）表、提职晋级和奖励 工资审批表，工资停发（恢复）通知单；解决待遇问题的审批材料等。按材料形成时间先后顺序， 由远到近排列。类序号按9-1-1 .9T-2、9-1-3 等，页 眄按1、2、3懒写。类序号写在每份材 料首页的右上角，页 码写在每页材料的 右下角。复制件归档 要求同第四类。9-2任免材料：录（聘）用审批（

11、备案）表；选调生登记表及审批材料，选聘到村任职 高校毕业生登记表；应征入伍登记表，招工审批表；取消录用、解聘材料；干部任免审 批表及相应考察材料；干部试用期满审批表及相应考核（察）材料；公务员登记表，参 公人员登记表；公务员调任审批（备案）表，干部调动审批材料：援藏、援疆、挂职锻 炼登记（推荐）表；授予（晋升）军（警）衔、海关关衔、法官和检察官等级审批表； 军人转业（复员）审批表；退（离）休审批表；自愿或引咎辞职的个人申请，同意或责 令辞职的决定，对责令辞职决定不服的申诉材料、复议决定；辞退公务员审批表、辞退 决定材料；罢免材料等。类序号按9-2-1 9-2-29-2-3 等，页 码按1、2、

12、3畿写。9-3出国（境）审批材料：因公出国（境）审批表；在国（境）外表现情况或鉴定等材 料；外国永久居留证、港澳居民身份证等的复印件。类序号按9-3-1 . 9-3-2、 9-3-3 等，页 码按1、2、3辍写。9-4会议代表材料：中选为县级以上党代会、人代会、政协会议和人民团体、群众团体 以及民主党派代表会议代表、委员或委员会委员、常务委员的登记表或中选通知（证明 材料）。类序号按9-4-1 . 9-4-29-4-3 等，页 码按1、2、3辍写。类别材料内容排列顺序材料编号备注十、其他材料录用体检表（包括报考大、中院校或入伍参军、招工、招干体检表），反映严重慢性病、 身体残疾的体检表；工伤致

13、残诊断书、确定致残等级的材料；生平，非正常死亡调查报 告等材料；毕业生就业报到证（派遣证）；人事争议仲裁裁决书（调解书），公务员申 诉处理决定书（再申诉处理决定书、复核决定）：再生育子女申请审批表；干部人事档 案报送单（转递审核表），干部人事档案有关情况说明等材料；其他可供组织参考的材 料。按材料形成时间先后顺序， 由远到近排列。类序号按10-1 . 10-2. 10-3等，页码按1、2、3等编写。类序号写在每份材 料首页的右上角，页 码写在每页材料的 右下角0表B.2人事档案查阅申请单人事档案借阅方式查阅查阅人部门职务查阅日期经手人被查阅人（单位）查阅目的查阅内容档案号人力资源局部管领导签字

14、备注员工人事档案管理标准1范围本标准规定了大区员工人事档案管理的职责、管理活动的内容与方法、重要风险识别与控制、检查与考 核、报告与记录等要求。本标准适用于大区除控股直管经理人之外所有员工人事档案管理。2规范性引用文件以下文件对于本文件的应用是必不可少的。但凡注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本标准。凡 是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本标准。劳力字（1992） 33号企业职工档案管理工作规定人发1996 118号流动人员人事档案管理暂行规定Q/BF企业标准编写规范3术语与定义以下术语和定义适用于本标准。3. 1 3. 1人事档案人事档案是人事管理制度的一项重要

15、特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、 社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。3. 23. 2档案管理档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动。3. 33. 3归档办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室（馆）保存的过程。档案移交档案室（馆）等按照国家规定把档案交给接收方档案馆保存的过程。档案鉴定1判定档案真伪和价值的过程。3. 63. 6正本有规范格式和生效标志的正式文本。人事档案正本，是由历史地、全面地反映员工情况的有关材料构成。4. 73. 7副本由员工人事档案正本材料的复制件（或重复件）构成。人事档案管理机构与大区

16、或工程公司签订人事档案集体委托协议书的人事档案管理单位（人力资源服务中心）。4职责1总经理负责大区员工人事档案管理标准的审批。4.2 人力资源总监负责大区员工人事档案管理标准的审核；负责大区员工人事档案管理标准的监督与检查。4.3 3人力资源部 负责制订、修改和完善大区员工人事档案管理的相关工作管理标准与实施细那么等规范； 负责本标准在各工程公司实施执行的具体指导和监督检查；负责大区各部门、各工程公司的大区直管经理人、关键岗位员工、普通员工人事档案材料的收集、鉴别、 整理和归档等，并按规定办理日常的查阅、借用和转递； 负责组织人事档案的收集与整理并监督检查。4.4 人事档案管理员 认真贯彻党和

17、国家及上级主管部门关于人事档案工作的法律法规及有关政策； 制定人事档案的工作计划，进行员工人事档案管理工作的总结、指导、监督和检查； 监督与落实大区员工人事档案管理标准； 定期检查员工人事档案，确保员工人事档案材料平安； 积极开展人事档案知识宣传工作，增强全体员工的档案意识； 积极做好人事档案信息资源的开发工作，不断提高工作质量和工作效率； 牢固树立保密观念，做好文件、资料、信息的保管和保密工作。4.5 相关人员积极配合人力资源部完成人事档案的转递工作;积极配合人力资源部完成人事档案材料的收集、鉴别和整理等工作。5管理活动的内容与方法 5.1本标准依据的流程员工人事档案转入管理流程图（见附录A

18、图A.1）。员工人事档案转存、转出管理流程图（见附录A图A.2）。员工人事档案材料收集、鉴别及归档管理流程图（见附录A图A.3）。5. 2人事档案分类及内容人事档案分类及材料内容详见人事档案材料分类排序说明一览表（附录B. 1） o人事档案的检查、核对5.2.1 检查与核对是保证人事档案完整、平安的重要手段。5.2.2 每年年底对员工人事档案副本进行一次检查和核对。每年第二季度对员工人事档案正本存档情况进 行一次检查、核对。5.2.3 在以下情况下，也要进行检查核对。a）突发事件之后，如被盗、遗失、水灾和火灾之后；b）对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丧失；C）发现某些损害之后，如

19、发现材料变霉，发现了虫蛀等。5.2.4 检查的主要内容：a）库房、档案柜及包装材料是否符合要求；b）库房设施是否到达“八防”要求。5.2.5 核对的主要内容：a）档案的实有数量与底帐是否一致；b）档案的编号是否正确、与底帐是否一致，档案存放的位置与编号是否相符；C）档案接收、转出、借出、归还后，是否进行了相应的登记、注销和还原；d）档案及档案材料是否损毁、丧失或错装。5.3 人事档案的收集、鉴定、整理与归档新员工报到后，大区人力资源部收集新入职员工的入职手续、个人身份证、学历证、工程师证、职称 证明、原单位解除劳动关系证明、职工履历表、干部履历表和劳动合同等相关证件原件或复印件，统一装入 新建

20、的员工档案副本内并且要按期转移至其档案正本，并建立电子版员工人事档案。5.3.1 新员工转正手续完成1个月内，人力资源部、各工程公司必须将转正申请表、转正定岗审批 表、转正审批表、工资材料等收集齐归入该员工的员工人事档案副本并且要按期转移至其档案正本，其扫 描件归入其电子版员工人事档案。5.3.2 员工有岗位调整、调动、任免时，相关的岗位调整意见表调动审批表晋升审批表等应在 15个工作日内归入员工人事档案副本，其扫描件归入其电子版员工人事档案。5.3.3 员工离职时，相关的离职手续资料复印件应在15个工作日内归入员工人事档案副本，并且将其扫 描件归入其电子版档案。员工离职时其人事档案应在15个

21、工作日内从单位委托的档案管理机构转存或转出。5. 4.5新形成的员工人事档案材料应及时归档，归档的大体程序是：a）对材料进行鉴定，看其是否符合归档的要求；b）按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置；C）在目录上补登材料名称及有关内容；最后，将新材料放入档案。每年第二个季度统一进行档案材料的收集归档工作。档案材料原件归入员工人事档案正本，档案材 料复制件归入员工档案副本。5. 5人事档案存储大区员工人事档案正本由大区人力资源部委托当地具有资质的人事档案管理单位进行委托管理。5.5.1 大区员工人事档案副本由人力资源部负责管理，并编号存放在单位档案室内。5.5.2 副本内复印件和原始文件要分开

22、保存，不能混淆。原始文件要及时归入员工人事档案正本。5.5.3 人事档案及材料应存放在符合标准的专用档案室内。5.6人事档案的查阅 借阅及复印管理须查阅员工档案副本时，经人力资源局部管领导签批后，查阅人即可到档案室查阅所需的人事档案资 料。5. 6.2查阅员工人事档案副本，必须在档案室内完成，不得将有关资料私自带出或复印。5. 6.3须借阅、复印及开具证明材料时须到档案正本所在托管单位办理相关手续。5. 7人事档案的转递5. 7.1员工人事档案转入：a）员工向人力资源部提供员工人事档案信息及存档申请等；b）人力资源部对信息审核；C）人力资源部将收集人事档案信息提交到相应的人事档案管理机构并办理

23、档案转递手续；d）人力资源部收集员工人事档案转递信息并反应。员工人事档案转存或转出：a）员工方向人力资源部提出人事档案转存/转出证明申请；b）人力资源部根据实际情况为其出具人事档案转存/转出证明并留档；c）员工持此证明及调档函等文件到相应的人事档案管理机构办理人事档案转存/转出手续。5. 8人事档案统计a）人事档案的数量，每年统计盘点委托单位的员工人事档案存档情况并收集人事档案转出的记录；b）人事档案材料收集补充情况；c）档案整理情况；d）档案保管情况，利用情况。5.9人事档案编号管理5.9.1 员工人事档案正本编号为大区委托的人事档案管理机构给定人事档案编号，人力资源部记录。5.9.2 员工

24、人事档案副本编号为4位数流水号，编号终身不变。员工人事档案副本按部门分类存放。6重要风险识别与控制表1给出了基于本标准识别的风险及控制。表1管理流程风险识别及控制流程目标/要求关键步骤（编号） 与描述关键步骤 责任部门、岗位风险事件风险成因控制措施高质量人事档案材料提高档案意识人力资源部内容质量 不高全员档案意 识淡薄提高大区全员的档案 意识是解决当前人事 档案工作水平的根本 途径，加大宣传。规范档案管理归档成册人力资源部人事档案 的管理不 规范不能及时分 类，给档案利 用带来了不 便个人材料归档成册是 人事档案规范化的基 本前提。提高档案的完整性档案电子副本人力资源部档案丢 失、变更、 损毁

25、严重大量的反复 查阅，长时间 保存，档案纸 张、字迹也极 易褪色、霉变文件扫描、光盘存储等 技术，实现档案的备份 存储和计算机管理，减 少原件的损耗，并实现 档案信息的资源共享。7检查与考核无。8报告与记录无。附录A（规范性附录）流程图员工人事档案转入流程编号：相关部门及员工大区人力资源部人事档案托管单位过程描述人力资源总监人事代理部门过程描述审核4办理手续本流程的归口管理部门为大区 人力资源部。流程开始业务办重1员工需提供其人事档案存放单 位、存放单位地址、联系人姓名及联 系 等档案信息。2核实员工档案信息是否正确。3人力资源总监根据实际情况及相 关审核意见进行审批。4人力资源部与人事档案托

26、管单位 对接，办理相关手续。5人事档案托管单位办理档案转入 手续。6档案除息记录6员工人事档案转入后记录相关信 息。信息处理7员工人事档案转入信息反应并得 到员工确认。8人力资源部人事档案管理岗对档 案移交中产生的资料进行整理归 档。流程结束。图A. 1员工人事档案转入管理流程图图A. 2员工人事档案转存、转出管理流程图员工人事档案材料收集、鉴别及归档管理流程编号：17-03本流程的归口管理部门为大区人力资源部。流程开始。1人力资源部档案管理人员负责档案管理的人员组 织人事档案材料的收集。2员工或员工所在部门提供员工人事档案材料。3人力资源部档案管理人员归档前对材料进行鉴 别，检查是否符合归档的要求。4人力资源部档案管理人员根据人事档案材料分类目 录细那么编制员工人事档案目录。5人力资源部档案管理人员根据人事档案材料分类对 材料进行编号。6人力资源部档案管理人员复印人事档案原始材料 并且电子存档。7人事档案复制材料归入本单位保管的员工人事档案 副本。8人事档案原始材料归档于人事档案托管单位管理的 员工人事档案正本。9大区人事档案管理人员整理相关资料入库，妥善 保管。10托管单位相关部门将相关资料入库，妥善保管。11人力资源部档案管理人员整理过程资料及证明文件 并归档。流程结束.过程描述过程描述图A.3员工人事档案材料收集、鉴别及归档管理流程图