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1、员工人事档案管理制度 员工人事档案管理制度 （ISO9001-2022） 1.0目的 为人力资源管理提供全面详实的个人资料，满足人事考评管理的需要，规范员工档案管理流程，避免劳资纠纷产生，特制定本制度。 2.0范围： 适用公司全体员工人事档案 3.0定义： 无 4.0职责： 4.1管理部：对本制度目标达成负全责，对本制度的完善更新和解释负责； 4.2档案管理人员：负责人事档案的日常管理工作，包括在职人员人事档案管理和离职人员人事档案管理。 5.0内容及要求： 5.1人事档案管理的原则：正确完整、归档及时、排列有序、严格保密。 5.2索引及排序规定：所有人员从入职之日起都需建立人事档案，职员的档
2、案用文件袋管理，个人档案必须包含以下基本有效的资料，并按照以下顺序排列：5.2.1 员工履历表 5.2.2简历（仅限职员，作业员无须提供） 5.2.3毕业证、资格证、等级证复印件 5.2.4身份证复印件 5.2.5劳动合同 5.2.6 员工在职期间各项奖惩单、职位异动单等。 5.3存储及归档规定： 5.3.1在职员工人事档案依工号先后排列；离职职员人事档案按离职时间先后顺序排列。 5.3.2员工在职期间进行的阶段考核、转正考核、岗位或职称变动等所产生的资料，以及奖惩单、薪资异动单等原始单据，所有资料均须归入员工个人档案。 5.3.3档案管理员每周收集需归入档案及离职人员资料，并于每周周五下班前
3、对员工档 案进行更新。 5.4人事档案移交及管理流程： 5.4.1员工入职手续办理和入职培训由招聘培训人员负责，入职手续办理完毕后建立个人档案，并于员工入职当天上午10点前把基本资料录入人事系统。5.4.2新员工基本资料录入系统后，按职位类别分发至相应主管签核。职员需管理部主管审、呈总经理核准方可归档；作业员由部门最高主管签核、管理部主管审核后存档。 5.4.3档案管理人员在每周五下班前把员工档案整理齐全后存档。 5.5离职人员人事档案的管理： 5.5.1档案管理人员必须每月对离职人员的人事档案清查，并按离职月份顺序进行存档。5.5.2离职人员的人事档案自离职之日起存放两年，两年后销毁人事档案
4、。（高管及核 心技术人员保留至该员工离岗三年止）。 5.5.3离职人员离职后重新入职，须重新提交所有人事资料。 5.6 劳动合同管理： 5.6.1 新员工入职当天即签订为期三年的劳动合同，根据其职位选择对应的试用期限，最长不超过六个月，具体规定参照招聘管理办法。 5.6.2签订劳动合同时务必要求员工依规定将内容填写完整，严禁提交空白合同。每月20号集中将新入职员工劳动合同申请用印，制作劳动合同签收备案表分发给相关人员签收，管理部保存签收备案表。 5.6.3劳动合同到期前一个月，管理部以邮件的形式通知其部门主管征求其续签意见，同时通过劳动合同续签意向书了解员工本人意愿。如双方均同意续签合同的，由
5、管理部统一与员工再续签三年期限劳动合同。 5.6.4 如连续签订了两次固定期限合同，除员工本人提出续签固定期限合同外，第三次应签订无固定期限合同，签订流程参照5.6.3作业。 5.6.5若劳动合同续签意向书或劳动合同员工本人无正当理由拒签，视员工不愿续签合同，依公司规定办理离职交接。 5.7借阅管理规定： 5.7.1公司总经理、管理部经理有权查阅公司所有职员的档案；各级领导有权查阅下属职员（不包括本人）档案；凡是超越该授权范围的查阅申请，必须经管理部主管审批后才能提供查阅。 5.7.2未经管理部主管许可，各部门不能复印档案内容。 5.7.3借阅人事档案均须作好登记，并在约定时间内归还。 5.7.4严禁故意涂改、圈划、抽取、撤换和损坏档案材料；借阅期间要小心保管，防止丢失；无论何种原因，一经发现借阅档案的缺损，责令借阅人改正，并依奖惩制度处理。 5.7.5查、借阅者要注意档案保密，不得擅自泄露档案内容，违反者视情节轻重，予以惩处。 5.7.6档案管理员以周为单位催收借出档案，归档时进行完整性检查。 5.7.7检查监督管理：管理部主管每月5日前，对此前的档案管理工作进行检查考评，并提出整改意见。 6.0相关文件： 招聘管理办法 7.0相关记录表格： 员工履历表