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1、单据管理制度单据管理制度 单据管理制度 一、单据范围 本制度包括:出示单据、外来单据、内部结算单据。 1、出示单据:发票、收银单。 2、外来单据:发票、收据、送货单、部分白条(鲜活食品)。 3、内部结算单据:申购单、收据入库单、领料单、配送单、收银底带、货物短缺(溢余)单、报损单、日报表、月报表、盘点表、盘点差异表等内部结算单据，全部同部结算单能运用电脑单据的尽量运用电脑单据。 二、单据管理原则 1、消号单据管理制度:涉及到对外的出示单据和结算单据一律实行消号制度。主要包括以下内容:发票、收据、(包括:手写单据和打印的都必需在财务报备，由财务发出，盖章，无财务盖章的单据视为无效单据)缴款单、酒
2、水单、入库单，建立领用消号制度，落实专人管理。 2、限额领用制度:定额发票，实行限额领用。 3、其他单据实行一般单据管理 三、单据合法原则 1、收据应由交款人、收款人签字方为有效。 2、入库单应由选购、库管、入库部门领导签字方为有效。干脆在运用部门入库的运用部门主管必需签字方为有效。 领料单应由领料部门经理、库管、领料人签字。 报账发票、收据、白条:外来单据应据备以下内容:对方单位印章、收款人签字、日期、经济业务内容或摘要、金额;购销发票还应有:商品名称、规格、型号、单位、单价、金额。全部的外来单据金额栏必需有大小写两种格式(同出示单据)。外来单据应办理入库手续或验收手续的必需以入库单或验收单
3、据做为外来单据的附件。没有入库单的需经手人、部门经理签字方为有效;发票、收据、白条等外来单据不单独报销，必需附在费用报销单后才能报销。 5、费用报销单:外来单据报销类:将外来单据作为报销单的附件，费用报销单填写以下内容:外来单据内容，会计科目，附件张数，日期，金额等内容。没有外来单据的报销单必需填写详细的经济业务内容，全部的报销单必需经报销人、会计、公司负责人、签字为有效。 1/4页 7、收银底带应由收银、出纳签字。 8、货物短缺(溢余)应由库管、门店经理、选购签字。 9、报损单:作品、原材料在付报损应由库管、部门主管、财务、总经理签字，方为有效。 10、收银、柜台的收入日报和月报:由收银员，
4、收银稽核、和部门店经理签字。11、盘点表由实物负责人、部门经理、盘点人、监盘人签字。 12、盘点差异表应由库管、会计、部门经理、总经理签字。 13、申购单分为两部门;(1)鲜活食品原材料申购单由餐厅经理、行政总厨签字方为有效(2)原辅材料一次性用品申购单由部门经理，行政总厨，库管签字方为有效，健身部在物品选购由主管制定选购安排、由谭总审批后方为有效。(3)酒水一次性用品申购单由门店负责人、库管签字方为有效(3)各部门物耗品:扫帚、灯泡、等其他易耗物品(单项金额10元以下总金额在50元以内 )申购单由各部门负责人签字方为有效。(4)其他小额零星(单项金额10元以下总金额在50元以内)购置物品申购
5、单由申购部门负责人签字方为有效。(5)其他低耗品，小额财产(100元以上的)申购单由部门负责人、总经理签字方为有效(6)500元以上的财产不需填写申购单，但由总经理同意后才能执行(或者签订合同由总裁签字盖章后按合同有关条款执行)同时，执行过程要随时汇报总裁。付款、报账都须经过总裁审批后才能执行。选购员凭申购单、选购物品;如遇紧急选购的物品， 可事后补办入库手续，需部门 经理签字确认。 四、单据规范(留意事项) 1、收据应在摘要栏填写收款事由或详细的收款项目，内容必需详尽清晰。金额栏大写小写必需一样，金额填写规则:金额必需正确及精确。 领料单、入库单、货物短缺(溢余)单应填写物资书面名称、入库单
6、位、数量单位、单价、金额(大小写)、等级，有规格型号，应填写规格型号，没有的不填。领料单、入库单必需按行次填写，同一张单内出现负数内容时，也只能按行次填写，不得隔行填写。(一般状况下，填写红色入库单或出库单。) 3、费用报销单应填写:费用项目或事由、费用类型、金额(大小写)。 4、报损单应填写报损缘由、品名、数量。 5、盘点表、差异表:品名、规格、型号、单位、数量、等级。 6、申购单:申购部门、数量、质量、等级、产地、品名、规格、型号、期限、缘由、日期。 7、全部单据填写均应字迹清楚，数字规范。 8、全部单据金额填写规则:有大写栏的，大小写必需一样，无大写栏的可不填，小写合计栏在最高位数前填写
7、“,”，有数量的单据，数量，单价，金额必需相符，单项金额与合计金额必需相符。金额四舍五入规则:单项金额必需精确无误，不能四舍五入，合计金额必需四2/4页舍五入，不得有分位数出现。便于结算。 五、单据联次及传递 1、收据为三联:出纳存根一联、交款人一联、财务一联，财务联每旬报账时一并传递会计部。 2、入库单为三联:库管一联、选购(或供应商联)、财务联。 原材料入库单，选购(或供应商联)联于填写时取得，财务联必需由保管在填写次日内传递财务室，最多不超过次日。 其它入库单，选购联于填写时取得，财务联付在购货发票收据后，报账时(报账期限为三天以内)一并传递财务室。 3、领料单三联:库管一联、领料部门一
8、联、财务一联。 一次性办公用品(笔、笔芯、纸等)不办理领料单，但需在库管办公用品领用薄上签字。 其它原材料(包括一次性用具)领料单，财务联在填写当日由保管传递财务室。其它财产、低值易耗品类领料，财务联附在发票后连同入库单、发票一并于报账时(报账期限为三天以内)传递财务 4、收银底带、日报表经门店经理签字后，当日营业结束后或次日营业前传递财务(由收纳自行取得)，详细传递为:收银员打出日报或收银底带 稽核人员稽核并出具报告和差异报表 财务室。 5、货物短缺(溢余)单，附在入库单后一并于传递入库单时传递财务室。 7、报损单两联:财务一联、报损一联。报损单由部门连同报损告一并传递保管处，保管处呈总经理
9、审批后登记账务，然后将一联退还报损部门一联传递财务室，月终应将全部报 损单传递财务室。 6、盘点表 原材料(鲜活食品)盘点表两联，财务室自行盘点，自行取得盘点，完毕后留存一联给部门; 库房原材料盘点表一式两联，保管一联、财务一联，均于盘点完毕后取得; 门店原材料盘点表一式三份，保管一联、财务一联、门店一联，财务联由保管于盘点完毕后两日内传递财务室，其余两联于盘点完毕时取得; 其他盘点表一式三联，部门一联、库管一联、财务一联，财务联与盘点完毕后两日内由保管传递财务室，其余由盘点完毕时取得。 7、盘点差异表 门店原材料差异表:由财务室依据主管呈报的差异表于月终时汇总，一式两联，由总经理审批和复核后
10、由财务室留底一联，另一联由财务室传递门店经理。 基地库房盘点差异表:一式三联，由财务室收取盘点表之日起7日内出具经总经理复核后，分发部门和总经理，财务部留底一联。 3/4页 财产、低值易耗品盘存差异表一式四份，总经理一份、财务一份、库管一份、部门一份，差异表由库管于盘点完毕后10日内出具，分别呈部门经理和总经理签字后分发各部门。10、部门内部物资调拨单:一式四联，财务、库管、运用部门各一联，由库管于调拨之日出具。调拨双方签字后呈执总，审核后由保管分发各部门。 11、申购单:一式两联，申购部门留底一联，另一联通过不同途径传递财务室:(1)申购部门通过各级审批(2)传递选购部(或由基地传递选购部)
11、，选购实施选购。选购完毕传递库管处(3)库管入库同时审核申购单并办理相关手续(4)由库管最终干脆(或经过选购)传递财务室。 12、全部单据每一列都应精确、真实传递给相关部门，不能遗漏、错单，要刚好发觉错单，把错单收回，并调换正确的单据。 六、单据保管 1、财务部单据均应填制记账凭证，随记账凭证按会计规定装订成册。 2、全部电脑单据，同手工单据保管。 3、库管单据分为:入库单(应付带申购单)、领料单、配送单、调拨单分类装订成册，封面记录、单据期限、号码范围、单据种类、单据册数、年度总编号等会计规定相关内容。 4、门店及基地应将各自的配送单、领料单按月装订成册，封面记录、单据种类和张数等。5、各部门年终时应将全部装订成册的单据移交财务室。 4/4页全文完 END