企业常用公文的写作要领.ppt

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1、 各位同仁大家好！让我们认识一下让我们认识一下 企业常用公文的主体结构企业常用公文的主体结构 综合办公室 内内 容容 提提 要要 一、公文的作用及重要性 1、公文的概念 2、公文的特点 3、公文的作用 4、公文写作的重要性 二、公文格式及主体内容 1、公文的种类 2、公文的格式 3、公文的主体内容及写作要领 三、常用公文种类及主体结构 1、企业常用公文种类 2、常用公文主体结构内容及模式 3、部分公文行文规则及要求 四、公文常见的问题与分析 1、文种的误用 2、随意请报 3、公文组成要素不全 4、公文标题病误 五、结束语 一、公文的作用及重要性 1 1、什么是公文：、什么是公文：公文，即公务文

2、书。一般指行政机关、社会团体和企事业单位在行政管理活动或处理公务活动中产生的，按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体文件。公文一般格式较为正式，内容比较规范，并且有行政机关赋予的特定的效能和影响力。2 2、公文的特点：、公文的特点：（1）、法定的作者 （2）、法定的权威性 （3）、体式的规范性 （4）、办文的程序性 公文区别于其它文章的主要特点是公文是具有法定效力与规范格式的文件。3 3、公文的作用：、公文的作用：（1）、领导和指导作用。（2）、行为和规范作用。（3）、宣传和教育作用。（4）、联系和知照作用。（5）、依据和凭证作用。4、公文写作的重要性：公文写

3、作的重要性：公文写作在我们日常生活中发挥着日益重要的作用，其应用领域也来越广泛，特别是随着企事业单位各层级领导的公务活动日益频繁，实用文体写作的功能也被提到一个新的高度。公文写作，已经成为各层级领导在公务活动中必备的文书载体，并承载传达行政措施、增进沟通与交流等效用或功能；成为衡量各层级领导和工作人员个人能力与工作水平的重要标准与尺度。如何写好公文，掌握娴熟的公文写作技巧与方法，更好地发挥公文写作的职能与功效，也是提高行政能力的一项基本功和要求。二、公文格式及主体内容 1 1、公文的种类。、公文的种类。国务院2000年8月24日发布的国家行政机关公文处理办法确定的行政公文种类共有十三种：（1）

4、命令（令）（2）决定 （3）公告 （4）通告 （5）通知 （6）通报 （7）议案 （8）报告 （9）请示 （10）批复 （11）意见 （12）函 （13）会议纪要 2 2、公文的格式：、公文的格式：即公文规格样式，主要是指公文构成要素的书面表现形式，即文面格式。格式内容主要包括眉首眉首、主体主体、版记版记三个部分。在三个部分中，共含有公文份数公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、成文时间、公文主送机关、正文、附件、成文时间、公文生效标识、附注、主题词、抄送

5、机关、印生效标识、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发时间发机关和印发时间等项目。uu 00001 00001 机密机密机密机密一年一年一年一年 急急急急 件件件件 XXXXX文件文件 XXXXXXXXXXXXXXXX发发发发20032003200320033 3 3 3号号号号 签发人签发人签发人签发人xxxxxxxxxxxx 眉首眉首1、发文机关标识、发文机关标识；2、发文字号、发文字号；3、秘密等级、秘密等级保密期限保密期限；4、紧急程度、紧急程度(急度急度)；5、公文份数序号、公文份数序号(份号)；6发文编号；发文编号；7签发人等。签发人等。正文正文1.1.标题标题标题标题2.2.主

6、送机关主送机关主送机关主送机关3.3.正文正文正文正文4.4.附件说明附件说明附件说明附件说明5.5.成文日期成文日期成文日期成文日期6.6.印章印章印章印章7.7.附注附注附注附注版记版记1.主题词主题词2.抄送机关抄送机关3.印发机关和印发机关和 印发日期印发日期 3 3、公文的主体内容及写作要领、公文的主体内容及写作要领：公文的主体部分又称行文部分行文部分。主要标识公文标题、主送机关、正文、附件、公文标题、主送机关、正文、附件、成文日期、成文日期、发文机关印章、附注等要素。（1 1）、公文的标题）、公文的标题。完整的公文标题一般由制发公文机关名称+事由+文种组成。它们又称为公文标题的三要

7、素三要素。另外，通过介词结构“关于的”将制发公文机关名称、事由和公文种类这三要素连接起来成为一个句子。例如：国务院办公厅关于成立xxx领导小组的通知。公文标题一般有以下四种形式：第一、制发公文机关名称+事由+文种三个要素全部具备的公文标题。（如上例）第二、事由+文种两个要素构成的公文标题。版头本身就有发文机关标识，可以省略发文机关。例如:20 xx年全国xxxx工作会议纪要。第三、由制发公文机关名称+文种两个要素构成的公文标题。公告性、权威性公文，可以省略事由。例如:中华人民共和国xxx部公告。第四、只标明文种的公文标题。主要是公告性公文。例如:公告。公文标题中除了法规、规章或转发的规范化文件

8、标题名称加书名号之外，一般不使用标点符号。例如:国家xxx局关于印发xx交易xx税征收管理办法的通知。（2 2）、主送机关）、主送机关。主送机关指公文主要受理机关，是负有公文处理责任的受文机关。公文一般应当标明主送机关。书写时在标题下面空一行，左侧顶格，使用主送机关全称或规范化简称、同类型机关的统称。某些不具特指性，而具有广泛的公告性、知照性公文，如“公告”、“通告”，也可不写主送机关。（3 3）、正文）、正文。公文正文标识在主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。在一份比较复杂的公文中，正文一般包括开头、主体、结尾开头、主体、结尾三个部分。、开头。开头。公文正文的

9、开头方式有许多种，常见的常见的开头方式开头方式有有：目的式。用表示目的的介词“为”、“为了”等领起下文。根据式。用介词“根据”、“遵照”、“按照”、“依照”等领起下文。缘由式。缘由式也叫原因式，即通过情况的介绍、问题的提出或意义的明确，使受文者了解行文的缘由，从而引起受文者对公文内容的重视。、主体。主体。公文正文的主体部分是公文的核心，公文的主要事项或基本内容都在这一部分表述。如果需要引用公文，一般应先引标题，后引发文字号。例如:你局关于的请示(xxx发20 xxxx号)收悉。经研究，批复如下：公文的主体部分写作要求是：内容充实，中心突出，表意明确，条理清楚。、结尾。结尾。公文正文结尾的写法不

10、尽相同，一般都要用该文种的习惯性结束语作结尾。例如：国家xxx局关于xxxxx通知 国x发20 xxxx号文件中的有关规定与本通知不符的，以本通知为准。特此通知。二xx年x月xxx日 几种几种常用的常用的结尾方结尾方式式：说明式说明式 上述以清包工形式提供的装饰劳务是指，工程所需的主要原材料和设备由客户自行采购，纳税人只向客户收取人工费、管理费及辅助材料费等费用的装饰劳务。申明式申明式 资源综合利用对提高资源利用效率，发展循环经济，建设节约型社会具有十分重要的意义。各地要加强对资源综合利用认定工作的管理，落实好国家对资源综合利用的鼓励和扶持政策，促进资源综合利用事业健康发展。在执行中有何意见和

11、建议，请及时报告我们。祈请式祈请式 经研究决定，自经研究决定，自20062006年年9 9月月1 1日起，将日起，将你省煤炭资源税适用税额标准统一提高至你省煤炭资源税适用税额标准统一提高至每吨每吨x.xx.x元。元。请遵照执行请遵照执行。期望式期望式 本次升级过程中，本次升级过程中，如有问题，请及时如有问题，请及时向总局（信息中心）反映向总局（信息中心）反映。等等。等等。（4 4）、附件）、附件。附件是附在主件之后，对公文内容起说明和补充作用的文字材料，主要包括随文转发、报送的文件，随文颁发的规章、制度，以及文件中的报表、统计数字、人员名单等等。公文如有附件，标识在正文下一行左空两字，后用冒号

12、，再标附件名称。例如：附件：xxxxxx申报表 公文附件如有序号，用阿拉伯数码，名称后不用标点符号。例如：附件：1、xxx备案受理回执 2、xxx备案审核结果回执 3、xxx备案申报审核系统升级设计方案 （5 5）、成文日期。）、成文日期。公文的成文日期以机关负责人签发的日期为准。联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。经会议批准的公文以会议通过日期为准。法规性公文以通过或者批准日期为准。电报以发出日期为准。成文日期需要完整写出年年、月月、日日，而且必须用汉字汉字书写，其中“零零”写作“”。三、常用公文种类及主体结构 1 1、企业常用的公文种类：、企业常用的公文种类：（1）决定决定：适用于

13、对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项。（2）通知通知：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属的机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。（3）通报通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。（4）报告报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。（5）请示请示：适用于向上级机关请求指示、批准。（6）批复批复：适用于答复下级机关的请示事项。（7）会议纪要会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。2 2、常用公文主体的结构内容及模式：、常用公文主体的结构内容及模式：（1 1

14、）、决定）、决定。主要有六部分组成：标题；主送机关；作出决定的日期或会议通过日期；正文正文，一是作出决定的缘由；二是决定的内容或事项；落款即作出决定机关名称；成文日期等。（2 2）、通知）、通知。指示性通知由五部分组成：标题；主送机关；正文正文有通知缘由，通知内容，通知执行要求；落款即发文机关名称；成文日期等。会议通知：小型会议通知由五部分组成：标题；主送机关；正文正文有召开会议时间、地点、参加人员及与会要求；落款即发文机关；成文日期等。大型大型或隆重会议通知或隆重会议通知由五部分组成：标题；主送机关；正文正文一是召开会议的原因、依据、目的、任务；二是会议安排、时间、地点、会期、内容、与会范围

15、或与会人员；三是与会要求，包括会前准备等；落款即发文机关；成文日期等。任任免通知免通知由五部分组成：标题；主送机关；正文正文一是导语，写任免时间、任免机关（作出决定范围或形式）；二是任免内容或任免事项等；落款即发文机关；成文日期等。（3 3）、通报）、通报。一般由五部分组成：标题；主送机关；正文正文 一是通报原由；二是通报事项，该事项发生的时间、地点、涉及单位与人员，大体经过，主要情节、结果及影响等；三是处理意见，指对有关人员进行具体表彰或处分；四是经验或教训是什么；五是要求、希望与号召等；落款即发文机关；成文日期等。（4 4）、报告）、报告。一般由五部分组成：标题；主送机关；正文正文一般由两

16、大部分，一是导语，讲报告的起因，根据；二是报告的内容，按照需要可分成若干部分叙述，收尾一般用“特此报告”等；落款即发文机关；成文日期等。（5 5）、请示）、请示。与报告格式基本相同。请示与报告内容的区别 文种文种 项目项目 请示请示 报告报告 行文目的行文目的向上级机关请求批准、向上级机关请求批准、答复答复向上级机关汇报工向上级机关汇报工作、反映情况，为作、反映情况，为决策提供依据决策提供依据 性质内容性质内容呈请性呈请性一文一事，篇幅较短一文一事，篇幅较短陈述性陈述性可以有多个事情，可以有多个事情，篇幅较长篇幅较长 行文时间行文时间事前事前事中或事后事中或事后 处理方式处理方式办件办件阅件阅

17、件 （6）、批复。一般由五部分组成：标题；主送即回复的下级机关；正文正文由三部分，一是批复引语，就是开头要引述下级来文的日期、文号、标题或要点；二是批复内容，即对来文的答复；三是结尾，一般用公文用语，如“此复”，“特此批复”等；落款即发文机关；成文日期等。（7）、会议纪要。主要由四部分组成：标题，一般是会议名称+纪要；二是召开会议的机关+内容+纪要；正文正文，有三部分：一是开头，写会议概况，包括召开会议的指导思想，目的和要求，会议时间和地点，参加单位，主持人，对会议的总评价等；二是纪要主体，写会议研究的问题，讨论的意见，作出的决定，对今后提出的任务、要求等；三是结尾有两种，a、正文完就收尾；b

18、、是提出希望、号召；落款即发文机关；成文日期等。3 3、部分公文行文规则及要求：、部分公文行文规则及要求：（1）“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。（2）“报告”不得夹带请示事项。（3）一般不得越级请示和报告。（4）除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。（5）受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。（6）属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。四、公文中常见的问题与分析 1 1、文种的误用文种的误用 主要表现在主要表现在报告报告

19、和和请示请示的错用的错用 报报告告和和请请示示同同属属上上行行文文，但但是是性性质质截截然然不同的两类文种。不同的两类文种。a.a.行行文文目目的的不不同同：报报告告以以陈陈述述情情况况为为主主，不不要要求求上上级级批批复复；请请示示以以请请求求指指示示或或批准事项为主，要求上级批复。批准事项为主，要求上级批复。b.b.公公文文内内容容不不同同：请请示示可可围围绕绕请请求求事事项反映情况，说明理由，不排除含有一定项反映情况，说明理由，不排除含有一定的情况汇报，但报告中不能夹杂请示事项。的情况汇报，但报告中不能夹杂请示事项。c.规范性用语不同规范性用语不同：报告用报告用“以上报以上报告如有不妥，

20、请指示告如有不妥，请指示”，“特此报告特此报告”等；等；请示用请示用“当否，请批复当否，请批复”，“特此请示，特此请示，请批复请批复”。目前，这两种文种的滥用主要表现在两目前，这两种文种的滥用主要表现在两个方面。个方面。a.a.请示、报告混用请示、报告混用 如如：关于关于请请示示xxxx领导出席领导出席xxxxxx的的报告报告 b.b.请示、报告并用请示、报告并用 如如：关于召开关于召开xxxxxxxxxx的的请示报告请示报告 2.2.随意请报随意请报 “请报请报”指以单位名义向上级报送指以单位名义向上级报送“请示请示”、“意见意见”“”“报告报告”。随意请报主要有三种情况：。随意请报主要有三

21、种情况：a.a.主送个人，如主送个人，如“x“x书记书记”、“x x市市长长”。b.b.多头主送多头主送 ，如，如“教务处、科技处并实验室管理处教务处、科技处并实验室管理处”c.c.越级上报越级上报 3.3.公文组成要素不全公文组成要素不全 a.a.上行文缺签发人，上行文缺签发人，“请示请示”缺联系人姓名、电话。缺联系人姓名、电话。b.b.缺附件说明。缺附件说明。c.c.成文日期不全，如成文日期不全，如“二二OOOO六年一月六年一月”、“06“06年年1 1月月1414日日”等。等。d.d.缺主题词或主题词不全，如缺类别词、文种等。缺主题词或主题词不全，如缺类别词、文种等。4.4.公文标题病误

22、公文标题病误 a.a.标题缺少行文单位标题缺少行文单位 公文标题通公文标题通用用式为：行文单位式为：行文单位+事由事由+文种文种 b.b.标题无文种标题无文种 将一般公文误作为法定公文，致使标将一般公文误作为法定公文，致使标题无文种。如题无文种。如关于关于的规划、的规划、关于关于的总结。的总结。转发、印发性通知文种被放弃，致使标转发、印发性通知文种被放弃，致使标题无文种。如题无文种。如关于转发关于转发的方案的方案。c.c.不伦不类的标题不伦不类的标题 两个文种两个文种并用并用，如如：请示报告、任免请示报告、任免决定的通知等。决定的通知等。混用混用文种文种，将将“请示请示”错用成错用成“申请申请

23、”。d.d.标题中事由表达不全标题中事由表达不全 如如：xxxxxxxx关于申请关于申请划拨划拨“十五十五”配配套经费套经费的报告的报告 e.e.标题中乱用标点符号标题中乱用标点符号 公文标题中除法规、规章名称加书名号外，公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。一般不用标点符号。公文中乱用标点符号主要表现在：公文中乱用标点符号主要表现在：a.a.转发和颁发法规、规章，不用转发和颁发法规、规章，不用书名号书名号而用而用引号引号。b.b.不必用其他标点符号不必用其他标点符号而随意使用。而随意使用。如关于对如关于对xxxxxxxx年年“全民文明礼貌月活全民文明礼貌月活动动”安排的通知

24、安排的通知等等等等。总之，通过前面所讲的内容，便发现一个规律 ：即公文的结构已形成“五个要五个要素素、三个部分三个部分”的结构模式或特点。五个要素五个要素：依据依据：公文制作的原由、背景、政策、理论、法规等；目的目的：公文达到什么意图；文种承启语文种承启语：以文种为动词的过渡性语言；事项事项：公文的具体内容，是公文的重点；要求要求：提出希望、要求。三个部分三个部分：前言前言；主体主体；结尾结尾。关于公文写作问题，同仁们总结有两句话：第一关于公文写作问题，同仁们总结有两句话：第一句：句：“万变不离其宗万变不离其宗”；第二句：；第二句：“把握时代语言把握时代语言”。如何写好公文也概括有两句话，如何

25、写好公文也概括有两句话，“一个中心一个中心”；“三个基本点三个基本点”。“一个中心一个中心”即即确定公文中心，明确定公文中心，明确基本思路确基本思路；“三个基本点三个基本点”或或“三部曲三部曲”即即对下布对下布置工作的公文置工作的公文，一要写明，一要写明“为什么要做为什么要做”，二是，二是“怎怎么做么做”，三是，三是“做成什么样做成什么样”；对上汇报工作的公文对上汇报工作的公文，一要写明一要写明“我们做了什么我们做了什么”或或“我们为什么要做我们为什么要做”，二要写明二要写明“怎样做的怎样做的”，三要写明，三要写明“做得怎么样做得怎么样”及及体会、效果和经验。等等。体会、效果和经验。等等。（结束）（结束）结结 束束 语语 以上所讲的内容，只是归纳、整理出我们常用以上所讲的内容，只是归纳、整理出我们常用的公文写作格式及常见的问题，谨作为一种信息、的公文写作格式及常见的问题，谨作为一种信息、资料与同志们进行交流或探讨，谈不上讲课。资料与同志们进行交流或探讨，谈不上讲课。文中有不妥之处，敬请同志们指正。文中有不妥之处，敬请同志们指正。谢谢大家的合作！祝大家晚安！谢谢大家的合作！祝大家晚安！二二0 0一一0 0年年1010月月8 8日日Thank you!Thank you!