企业常用公文写作知识.ppt

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1、公文写作培训中心 史蒙蒙2012-3项项目名称目名称 主要内容主要内容 公文分公文分类类 上行文、平行文、下行文公文的基本格式公文的基本格式 眉首、主体、版记、例文公文的表达方式公文的表达方式 叙述、说明通知通知 作用、指示性、知照性通知、写作要领、例文请请示示 定义、特点、分类、组成要素、写作注意事项报报告告 定义、特点、种类函函 作用、种类、体例格式、写作要领通通讯讯稿稿 定义、特点、写作要领会会议纪议纪要要 定义、写作要领公告公告 定义、写法电电子公文子公文 写作要素、文本格式、注意事项总结总结写法、注意事项2022/11/212 公务文书简称公文。公务文书简称公文。一般来说，一般来说，

2、在各类企业中，所指的公文一在各类企业中，所指的公文一般为商务公文，主要分般为商务公文，主要分为通知为通知 、请示、报告、请示、报告 、函、通讯稿、函、通讯稿 、会议纪要、会议纪要 、公告、公告 、电子公、电子公文、总结等文、总结等前言公文分类上行文：上行文：请示、示、报告告、意、意见等。等。平行文：主要是平行文：主要是函函。下行文：命令（令）、决定、下行文：命令（令）、决定、公告、通告公告、通告、通、通报、批复、意、批复、意见、会会议纪要要等。下行文占公文等。下行文占公文种种类的的80%。2022/11/214公文基本格式 按照行政公文的格式，公文包括眉首、主体、按照行政公文的格式，公文包括眉

3、首、主体、版版记三部分：三部分：5眉首眉首发文机关、文号发文机关、文号、签发人、份号、签发人、份号、密级、急度密级、急度主体主体公文标题、主送机关、正文、附件、公文标题、主送机关、正文、附件、成文日期、附注成文日期、附注版记版记主题词、抄送单位、印发单位、印发日期主题词、抄送单位、印发单位、印发日期印刷份数印刷份数2022/11/216一、表达方式 表达方式指的是文章使用表达方式指的是文章使用语言表达思言表达思想的不同方式，具体可以划分想的不同方式，具体可以划分为叙述叙述、描写、描写、说明明和和议论。其中，叙述是最基本、最常其中，叙述是最基本、最常见的方法。的方法。a、叙述 要求要求：1、人称

4、明确：叙述的人称就是、人称明确：叙述的人称就是指作者在叙述中的立足点和角度。（第一人指作者在叙述中的立足点和角度。（第一人称、第三人称）称、第三人称）2、头绪清楚。清楚。3、交代明白（、交代明白（时间、地点、人物、事、地点、人物、事件、原因、件、原因、结果）果）4、详略得当：切忌平略得当：切忌平铺直叙、直叙、记流水流水帐，要突出重点。，要突出重点。b、说明 要求：要求：1、分清角度，、分清角度，讲究条理究条理 2、置身局外，、置身局外，态度客度客观 3、抓住特征，解、抓住特征，解说明白明白 4、言、言简意明，通俗易懂意明，通俗易懂二、常用公文的写作技巧 一、通知一、通知 二、二、请示示三、三、

5、报告告 四、函四、函五、通五、通讯稿稿 六、会六、会议纪要要 七、公告七、公告 八、八、电子公文子公文九、九、总结1、通知 通知的作用：通知的作用：批批转下下级机关的公文，机关的公文，转发上上级机关和不机关和不相隶属机关的公文，相隶属机关的公文，传达要求下达要求下级机关机关办理和理和需要有关需要有关单位周知或者位周知或者执行的事行的事项、任免人、任免人员，用通知。用通知。包括包括转发性、指示性、性、指示性、知照性知照性通知三通知三类 11“轻骑兵轻骑兵”类别类别项目项目内容内容指示性指示性通知通知通知缘由“特通知如下特通知如下”、“特作如下通知特作如下通知”通知事项正文主项执行要求即正正文文结

6、结尾尾：常以“以以上上通通知知，请请认认真真研研究究执执行行”、“以上通知，希望遵照办理以上通知，希望遵照办理”收束全文知照性知照性通知通知定义 常用于发布规章、设立或撤销机构、任免和聘用干部、迁移办公地址、启用或更换印章、召开会议等其行文简洁明快，内容单一集中，篇幅较短。写作要领通通知知缘缘由由+通通知知事事项项，重在知照，不提出执行要求，常以“特此通知特此通知”的尾语收束全文。2022/11/2112 通知的写作要通知的写作要领：着重点是一个着重点是一个“知知”字：要字：要简短明了、通短明了、通俗易懂。俗易懂。13142、请示 请示是下示是下级向上向上级请求决断、指示或批准求决断、指示或批

7、准事事项所使用的呈批性公文。所使用的呈批性公文。请示的特点：示的特点：针对性，呈批性，性，呈批性，单一性一性，时效性效性15根据内容、性根据内容、性质的不同，的不同，请示分示分为以下三种：以下三种：一、一、请求指示性求指示性请示；示；二、二、请求批准性求批准性请示；示；三、三、请求批求批转性性请示；示；请示由首部、正文和尾部三部分示由首部、正文和尾部三部分组成，成，其各部分的格式、内容和写法如下：其各部分的格式、内容和写法如下：一、一、首部。主要包括首部。主要包括标题和主送机关两个和主送机关两个项目目内容。内容。17标题书写方式标题书写方式举例举例发文机关名称+事由+文种*关于*的请示事由+文

8、种关于*的请示 二、二、正文，一般由开正文，一般由开头、主体、主体、结语构成。构成。结语的的习惯用用语有有“当否，当否，请批示批示”、“妥妥否、否、请批复批复”、“以上以上请示，示，请予予审批批”、“以上以上请示，呈示，呈请核准核准”或或“以上以上请示如无不妥，示如无不妥，请批批转各部各部门予以予以执行行”。三、三、尾部，主要尾部，主要为落款与成文落款与成文时间两部分。两部分。18卒章卒章显志式：志式：（先述（先述缘由、后写事由、后写事项）开开门见山式：山式：（先写事（先写事项、后述、后述缘由由）2022/11/2119写请示，最重缘由。要把写请示，最重缘由。要把握三点：合情合理合法；握三点：

9、合情合理合法；具体充分；清楚明白。具体充分；清楚明白。应注意的注意的问题：一、一、一文一事一文一事的原的原则。二、二、材料真材料真实，不要，不要为得到得到领导批准而虚构批准而虚构情况。情况。三、三、理由充分，理由充分，请示事示事项明确。明确。四、四、语气平气平实、恳切，以引起上切，以引起上级的重的重视。203、报告 下下级向上向上级汇报工作、反映情况、提出工作、反映情况、提出意意见或建或建议、答复、答复询问的的陈述性上行公文。述性上行公文。“下情上达下情上达”是制是制发报告的目的。告的目的。21 报告的特点：告的特点：一、一、报告的目的告的目的为了向上了向上级汇报工作、情况、工作、情况、建建议

10、、答复等，它不直接、答复等，它不直接请求上求上级机关正面回答机关正面回答报告中的告中的问题，所以，所以不不带请示事示事项，这是它与是它与请示的重要区示的重要区别之一。之一。二、二、报告中一般不提建告中一般不提建议或意或意见。22 三、三、报告在内容上可在一件公文中告在内容上可在一件公文中综合合报告告几件事情，几件事情，层次次结构比构比较复复杂。四、四、报告广泛使用于下告广泛使用于下级向上向上级反反馈信息，信息，是沟通上下是沟通上下级机关机关纵向向联系的一种重要形式。系的一种重要形式。报告的种告的种类从种从种类与内容上分主要有：与内容上分主要有：汇报性性报告、答复性告、答复性报告、呈告、呈报性性

11、报告、例告、例行工作行工作报告。告。呈呈报性性报告告 呈呈报性性报告主要用于下告主要用于下级向上向上级报送文件、送文件、物件随文呈物件随文呈报的一种的一种报告。一般是一两句告。一般是一两句话说明明报送文件或物件的根据或目的以及与文件、送文件或物件的根据或目的以及与文件、物件相关的事宜。物件相关的事宜。例行工作例行工作报告告 例行工作例行工作报告是下告是下级向上向上级，因工作需要，因工作需要定期向上定期向上级所写的所写的报告。如，告。如，财务报告、告、费用用支出支出报告等。告等。25报告正文常用告正文常用结束束语工作工作报告、情况告、情况报告：特此告：特此报告告答复性答复性报告：告：专此此报告告

12、忌用：忌用：“以上以上报告当否，告当否，请指示指示”“以上以上报告如有不当，告如有不当，请指正指正”264、函作用：作用：不相隶属机关之不相隶属机关之间商洽工作，商洽工作，询问和答复和答复问题，请求批准和答复求批准和答复审批事批事项，用函。，用函。函属于知照性公文。函属于知照性公文。27 函的分函的分类：从内容上分：商洽性函、从内容上分：商洽性函、询问性函、答复性函、答复性函、性函、请求性函求性函 从行文方向的不同分：从行文方向的不同分：发函和复函。函和复函。28 函的体例格式：函的体例格式：函的正文函的正文结构，由函构，由函请（复）（复）缘由、函由、函请（复）事（复）事项与尾与尾语组成。成。

13、1、函、函请（复）（复）缘由：即正文开由：即正文开头，要写明，要写明发函的原由和目的。函的原由和目的。（复函复函一般一般为“X年年X月月X日来函（文号）收日来函（文号）收悉悉”）29 2、函、函请（复）事（复）事项：即正文主：即正文主项。3、尾、尾语：即正文：即正文结尾。尾。发函用函用“即即请函复函复”、“专项函达函达”等；等；复函用复函用“特此函复特此函复”、“此复此复”等。等。30 函的写作要函的写作要领：函的行文要求函的行文要求简洁明快，明快，语言言质朴，直朴，直述直述直陈；此外；此外还要注意：要注意：1、用、用语讲究分寸究分寸 2、简明扼要明扼要315、通讯稿 通通讯，是运用叙述、描写

14、、抒情、，是运用叙述、描写、抒情、议论等多种手法，具体、生等多种手法，具体、生动、形象地反映新、形象地反映新闻事件或典型人物的一种新事件或典型人物的一种新闻报道形式，属道形式，属记叙文的一种。叙文的一种。2022/11/2132通通讯稿的特点稿的特点 （1）严格的真格的真实性；性；（2）报道的客道的客观性；性；（3）较强的的时间性；性；（4）描写的形象性。）描写的形象性。2022/11/2133通通讯的写作方法：的写作方法：第一，主第一，主题要明确；要明确；第二，材料要精当；第二，材料要精当；第三，写人离不开事，写事第三，写人离不开事，写事为了写人；了写人；第四，角度要新第四，角度要新颖。20

15、22/11/21346、会议纪要 会会议纪要是一种要是一种记载、传达会达会议情况及情况及议定事定事项的的纪实性公文。它用于各机关、企性公文。它用于各机关、企事事业单位召开的工作会位召开的工作会议、座、座谈会、研会、研讨会会等重要会等重要会议。35 类别类别项目项目内容内容首部标题会议名称和文种，如*公司*会议纪要正文前言 概括交代会议的名称、时间、地点、主持人、主要议程、参加人员、会议形式以及会议主要的成果。过渡语：“现将这次会议研究的几个问题纪要如下：”或“现将会议主要精神纪要如下：”主体核心内容，主要记载会议情况和会议结果尾部署名和成文时间2022/11/2136会议纪要一般由会议纪要一般

16、由首部、正文、尾部首部、正文、尾部三部分组成。三部分组成。各部分的写作要求如下：各部分的写作要求如下：注意事项 撰写会撰写会议纪要要应当注意的两个当注意的两个问题：一是概括要全面，要如一是概括要全面，要如实反映会反映会议精神。精神。不不得随意取舍，不得以偏概全，不能是自己得随意取舍，不得以偏概全，不能是自己赞同同的就多写，不的就多写，不赞同的就略写或不写。同的就略写或不写。二是要具二是要具备一定的分析、一定的分析、综合能力和表达能合能力和表达能力。力。只有只有这样，表述上才能做到重点突，表述上才能做到重点突击，条，条理清晰，文字理清晰，文字简练。2022/11/21377、公告 用于用于对企企

17、业内、外宣布重要事内、外宣布重要事项的公文。的公文。写法：写法：公告是一种公告是一种严肃、庄重的公文，它内、庄重的公文，它内容容较为单一，篇幅一，篇幅较短，表达直截了当，短，表达直截了当，语言言简洁明快。明快。38标题分类标题分类内容内容完全标题发文机关+事由+文种不完全标题发文机关+文种文种；如公告39标题之下，有时可依公告单独编号标题之下，有时可依公告单独编号二、二、正文正文（主旨（主旨+说明）明）主旨主旨单独成段，用独成段，用简短的一句短的一句话概括出概括出此公告的主此公告的主题内容。内容。说明写出公告依据、公告事明写出公告依据、公告事项。结尾一般尾一般用用特此公告特此公告作作为结语。2

18、022/11/2140 三、三、落款及日期落款及日期 公告日期有的公告日期有的标注在注在标题下方，也可以下方，也可以注在公告注在公告结尾尾处。重要的公告落款重要的公告落款处除注明除注明发文文单位外，位外，还应标明明发文地点。文地点。2022/11/21418、电子公文电子公文的写法子公文的写法 主要由主主要由主题、事、事项或附件落款或附件落款组成。成。一、一、收件收件单位位/人人 二、二、抄送抄送单位位/人人 三、三、主主题：相当与公文的：相当与公文的标题，如，如关于关于*请示示、关于关于*报告告。2022/11/2142 四、四、事事项：公文的主要内容，包括：公文的主要内容，包括发文文目的，

19、事目的，事项等（与日常公文写作方法一致），等（与日常公文写作方法一致），若提供相关文件或若提供相关文件或报告等，可以附件方式告等，可以附件方式发送（注明）。送（注明）。五、五、落款：署名及成文落款：署名及成文时间。2022/11/2143文本格式：文本格式：1、邮件开件开头的称的称谓顶格写；格写；2、问候候语段首段首缩进两个字体；两个字体；3、主、主题必必须简洁、全面、准确；、全面、准确；4、正文部分另起一行，段首、正文部分另起一行，段首缩进两个字体，两个字体，全文行全文行间距距统一一为1.5倍行距；倍行距；5、字体、字体统一使用宋体，小四号，黑色，如需一使用宋体，小四号，黑色，如需着重着重标

20、记的内容的内容请使用使用红色字体，加粗；色字体，加粗；2022/11/2144名称名称相关规定相关规定敬语 请多使用贵部门门店、您好、请、谢谢等敬语邮件用语 用语要求严谨、正式，切忌随意、俚语或者晦涩难懂等易引起误会的表达重要性等级 重要或紧急的邮件前加“重要性高-！”，以便于对方识别和引起重视2022/11/21459、总结(1)标题：分：分为单标题和双和双标题两种。两种。单标题又可分又可分为公文式公文式标题和和文章式文章式标题 公文式公文式标题：单位名称位名称+时限限+总结内容。如内容。如标题下或文末有下或文末有单位署名，位署名，标题可省略可省略单位位名称等。名称等。文章式文章式标题：一般

21、是直接：一般是直接标明明总结的基本的基本观点，常用于点，常用于专题总结。2022/11/2146(2)基本情况。基本情况。应以以简明扼要的文字写明在本明扼要的文字写明在本总结所包括的期限内的工作根据、指所包括的期限内的工作根据、指导思想思想以及以及对工作成工作成绩的的评价等内容。价等内容。(3)工作回工作回顾。要。要详细地叙述工作任地叙述工作任务、完成、完成的步的步骤、采取的措施和取得的成效、存在的、采取的措施和取得的成效、存在的问题。特。特别是是对步步骤和措施，要写得和措施，要写得详细、具体，具体，对取得的成效要表达得形象、生取得的成效要表达得形象、生动。2022/11/2147(4)经验教教训。应从工作回从工作回顾中很自然地中很自然地归纳提提炼出来。出来。(5)结语部分。主要写明今后的打算，也只需写部分。主要写明今后的打算，也只需写很短的一段很短的一段话。写得。写得长了，反而冲淡了主了，反而冲淡了主题。(6)总结正文写完以后，正文写完以后，应该在正文的右下方，在正文的右下方，写上写上总结单位的名称和位的名称和总结的年月日的年月日48感感谢您的您的倾听！听！49