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1、北京首信股份有限公司档案管理文书归档档工作程程序工作标准工 作 内 容工作程序各 业 务 部 门总 裁 办 公 室平时归卷准备1、熟悉公司的机构设置及职能、归档文件的范围。2、购置必要的装具。3、拟制当年归卷类目表。每年一月份完成当年文件材料归卷的准备工作，类目齐全。根据本部门的业务情况及上年形成文件情况，准备好本部门平时归卷的类目卷夹。1、 文件管理员将本部门的各类文件分类归入相应的类目卷盒。2、 合同、协议签完一周内向总裁办归档。3、 指导本部门做好账外文件的平时归卷工作。平时归卷1、 将审批完的呈批件及时退各部门文件管理员。2、 将以股份公司名义的发文分类归入卷盒。3、 上级文件分类归卷
2、1、 归卷准确及时。2、 每季有检查。3、 发文正件与底稿齐全。文件材料的整理1、 按公司档案分类原则和整理方法，对平时归卷的文件进行检查和调整。2、 剔除不需归档的文件和重份文件。3、 排列卷内文件，对卷内文件太多的卷，进行适当分卷(每卷在150页以内)。4、 按卷内文件排列顺序编写件号和每件的页号。5、拆除文件上的金属物。6、对无装订线的窄边文件进行加宽。7、修复破损文件。8、取齐文件右侧和下沿，按单份文件进行装订。填写案卷标题。调整后的案卷符合质量要求(详见质量标准)。填写目录和备考表装盒1、计算机打印卷内目录。2、填写备考表（填写方法参见“案卷质量要求” ）。3、将整理好的案卷装盒。1
3、、字迹清晰、准确无误。2、卷内目录、备考表各栏填写齐全。3、卷内目录与文件相符无误。拟写案卷题名根据卷内文件内容拟写案卷题名，题名包括文件的制发机关、主题内容、文种。标题结构完整，概括全面、简明扼要，能充分揭示卷内文件的主题内容，便于查阅。移交归档1、填写移交清单一式两份，向总裁办移交。2双方履行签字手续，各保存一份。按时移交，清点无误，手续完备。填写案卷封皮1、 按规定逐项填写封面栏目。2、填写卷内文件的案卷号、目录号。封面各栏及卷内文件的案卷号、目录号填写准确无误、无漏。编制案卷目录移交归档排列案卷与编号1、 按档号编制案卷目录 。2、 在公司保存一年后，向首信集团总部移交归档。3、 交接
4、双方清点无误后，履行签字手续，各保存一份案卷目录。1案卷排列符合规定。2、档号编制准确无误。1、按邮电工业企业档案实体分类办法进行排列案卷。2、编制档号。1、 案卷目录清晰无误。2、 移交手续完备。附件二 关于归档档案卷的的质量要要求 总的的质量要要求: 遵循文文件材料料的形成成的规律律和特点点,保持持文件之之间的有有机联系系,区别别不同价价值, 便于保保管和利利用。具具体应做做到以下下几点: 一、 归档文文件必须须齐全完完整。凡凡是在职职能活动动中形成成的对今今后有查查考利用用价值的的文件材材料, 均应收收集归档档。归档档文件材材料种类类、份数数及每份份文件的的页数, 均应应齐全完完整。 二
5、、 遵循文文件的形形成规律律和特点点, 层层次分明明。在归归档的文文材料中中,应当当将每份份文件的的正件与与附件、印件与与定稿、请示与与批复、转发文文件与原原件、多多种文字字形成的的同一文文件分别别组在一一起, 不得分分开；一一个项目目的材料料, 要要把项目目从立项项到结束束形成的的材料组组在一起起, 准准确地反反映企业业生产、科研、基建和和经营管管理等各各项活动动的真实实内容和和历史过过程,尽尽量做到到一事一一卷。 中国最最大的资资料库下下载三、 卷卷内文件件的排列列: 卷卷内文件件材料应应保持文文件之间间的有机机联系,区别不不同情况况进行排排列, 密不可可分的文文件材料料应依序序排列在在一
6、起, 即:批复在在前, 请示在在后； 正件在在前, 附件在在后； 印件在在前, 定稿在在后； 会议记记录依会会议时间间顺序排排列, 会议文文件要按按文件的的重要程程度顺序序排列, 重要要的在前前；一般般工作形形成的材材料, 结论性性的文件件在前,依据性性的文件件在后； 产品品销售合合同应按按销售产产品种类类组卷, 再按按供货时时间依序序排列；上级政政策性规规定的普普发文件件按问题题单独组组卷, 卷内文文件依其其重要程程度排列列。科技技文件的的排列执执行GBB/T1118222-889国家家标准。四、 区区分不同同价值: 各类类文件根根据其不不同的内内容都有有不同的的保存价价值。组组卷过程程中尽
7、量量根据不不同的保保管期限限分别组组卷。文文件数量量很少或或一件事事密不可可分的文文件，可可不必因因价值不不同而拆拆开组卷卷。 五、 跨年度度材料的的处理: 除产产品、项项目、设设备、仪仪表、基基建项目目档案外外,不同同年度的的文件不不能放在在一起立立卷, 但跨年年度的请请示与批批复, 放在批批复年立立卷； 没有批批复放在在请示年年立卷, 跨年年度的规规划放在在针对的的第一年年立卷, 跨年年度的总总结放在在针对的的最后一一年立卷卷； 跨跨年度的的会议放放在开幕幕年立卷卷。 六. 具有长长期保存存的案卷卷, 卷卷内文件件有圆笔笔和铅笔笔字迹, 要用用蓝黑墨墨水或碳碳素墨水水笔重抄抄或复印印, 连
8、连同原件件一同归归档。七. 卷卷内文件件的编号号：每一一本案卷卷的卷内内文件按按“件”编号，每件文文件用铅铅笔编写写页号，在文件件首页的的右上角角盖“件号章章”, 并并将件号号和每件件文件的的页数填填写清楚楚。（“件号章章”的其它它项，由由总裁办办档案人人员填写写）。图图纸在右右下角编编写页号号。 八、 装订与与装盒：卷内文文件以“件”为单位位，采取取三孔一一线的方方式进行行装订。然后，按“件”号顺序序排列装装盒，一一盒为一一卷。九、卷内内目录的的填写: 凡是是组成的的案卷, 都应应填写卷卷内目录录。卷内内目录表表的各项项要填写写齐全。序号：填填写文件件的件号号。文号：填填写文件件制发机机关的
9、发发文字号号,合同可可填写合合同号。责任者：应填写写文件形形成的部部门或以以印章为为准。题名：填填写文件件标题，一般应应照实抄抄录，不不要随意意更改和和简化；没有标标题或不不能说明明文件内内容的标标题，应应根据文文件内容容自拟标标题，外外加；会议议记录应应在卷内内目录的的文件题题名下写写明会议议的主要要内容。合同、协议在在此栏内内填写合合同内容容及对方方单位。日期：填填写文件件形成的的时间，填写时时可省略略“年”、“月”、“日”，用“.”表示。没有责责任者、年、月月、日的的文件要要考证清清楚责任任者和年年、月、日。页号：填填写每份份文件的的页数。十、 备备考表的的填写: 每个个案卷必必须附有有
10、备考表表。卷内内文件的的情况说说明, 都应填填在备考考表内, 若无无情况可可说明,也应将将立卷人人姓名填填上, 检查人人由单位位领导或或案卷质质量审核核者签名名。十一、案案卷题名名的拟写写：每份份案卷都都应根据据卷内文文件内容容拟写题题名。题题名主要要由三个个部分组组成：文文件的主主要制发发机关、案卷内内文件主主题（文文件中心心内容）和文种种。也可可突出年年代特征征，即：在制发发机关后后加文件件形成的的年代。用印有有“北京首首信股份份公司”卷盒的的股份公公司内部部文件，可以省省略文件件制发机机关。十二、 归档照照片、录录像片、录音带带要写清清载体的的摄制时时间、地地点、所所反映事事情的内内容,
11、 摄制人人。照片片要连同同底片一一起归档档。十三. 归档的的电子文文档要附附有标签签，标签签内应填填写编号号、套别别、名称称、密级级、保管管期限和和软、硬硬平台等等。股份公司司档案实实体体系系图首信股份有限公司档案全宗党群工作类(A)经营管理类(C)生产技术管理类(D)产品类(E)会计档案类(I)设备仪器类(H)基本建设类(G)科学技术研究类(F)行政管理类(B)纸质档案声、像档案（录音、录像、照片）(Y、X、Z)电子档案（光盘、软盘）（G、R）实物档案（奖品、证件）（SW）说明：股股份公司司的党群群工作类类档案主主要是各各种协会会的管理理、其它它方面由由集团总总部管理理。附件三档案实体体分类
12、编编号办法法 11 总 则1.1 为为了贯彻彻执行国国家档案案局颁发发的工工业企业业档案分分类试行行规则和邮邮电工业业档案实实体分类类编号办办法,提高档档案管理理的科学学化、规规范化和和标准化化水平, 更好好地为企企业经营营生产、管理工工作服务务、特制制定本办办法。 1.2 档案分分类原则则, 是是以公司司全部档档案为对对象, 根据管管理职能能,结合合档案内内容和形形成特点点, 保保持档案案之间的的有机联联系,便于科科学管理理和开发发利用。2 档案案类别的的设置2.1 档案案的类别别共设置置十个大大类, 即: 党群工工作类、行政管管理类、经营管管理类、生产技技术管理理类、产产品类、科学技技术研
13、究究类、基基本建设设类、设设备仪器器类、会会计档案案类、干干部职工工档案类类。2.2 根据据职能活活动和档档案形成成的特点点, 每每个大类类下设置置若干个个二级类类目( 属类 ), 不设置置三级类类目( 详见附附表 )。 2.3 录音、录像、照片、计算机机软盘( 磁盘盘 )和和其它非非纸质载载体形式式的档案案, 其其形成和和反映的的内容、作用与与纸质载载体档案案有着不不可分割割的联系系, 不不单独设设置类目目, 视视其内容容特征同同纸质载载体档案案对应分分类编号号。 22.4 各部部门根据据分类办办法组织织整理案案卷, 以利于于分类标标识和管管理。 33 分类类标识方方法3.1 企业业档案实实
14、体分类类的标识识符号采采用英文文字母顺顺序标识识一级类类目( 大类 )； 采用阿阿拉伯数数字“ 双位位制”标识二二级类目目( 属属类 )。3.2 档案案实体排排架和编编号要反反映十个个基本大大类, 从实际际出发, 做到到科学合合理, 经济实实用, 保证利利用档案案的系统统性、有有效性。3.2.1党群群工作类类（A）、行政政管理类类（B）、经营营管理类类（C）、生产产技术管管理类（D）的的案卷排排架, 按大类类一年度度一属类类进行排排列, 不区分分保管期期限特征征(但但同一属属类内按按照永久久、长期期、短期期顺序排排列 )，案卷卷顺序号号按大类类流水编编号,流流水号编编制到“9999”时, 重新
15、从从“1” 另行行编号, 并用用案卷目目录号加加以区别别。 档案编编号( 档号 )由全全宗号、目录号号、分类类号、案案卷顺序序号构成成 (全全宗号是是档案馆馆给企业业的编号号，故企企业暂不不标识 )。 档案案编号( 档号号 )标标识举例例示意: AA1. A112. 0110案卷卷顺序号号分类类二级类类目( 属类代代号 )分类类一级类类目( 大类代代号)目录号号（A类类的第一一本目录录）3.2.2产品品类（EE）、科科研类（F）、基本建建设类（G）、设备仪仪器类（H）的的案卷排排架 a) 根据公公司产品品特点, 产品品档案原原则上按按大类一一属类一一项目进进行排列列, 案案卷顺序序号按属属类流
16、水水编号（适用于于手机产产品）, 同样样将顺序序号编制制到“9999” 时重重新从“1” 另行行编号。对于项项目少的的产品,可以将将多种属属类混合合流水编编号, 用分类类号加以以区别，流水编编号办法法同前。b)设备备仪器类类，按设设备类、仪器类类分别排排架, 各按技技术性文文件和管管理性文文件分别别流水编编号, 不同属属类用分分类号区区别, 流水号号编制办办法同前前类。c)产品品、基建建、设备备仪器类类档案的的编号由由目录号号、分类类号、项项目( 型号 )代号号、案卷卷顺序号号构成。 举例示示意: E1. EE21. CC20000. 0011案卷顺顺序号产品品型号( 项目目代号 )分类类号二
17、级级类目( 属类类 )分类类号一级级类目( 大类类 ) 目目录号（产品档档案第一一本目录录）3.2.3科学学技术研研究类按按大类分分科研课课题排列列, 案案卷顺序序号按大大类流水水编号, 流水水编号办办法同前前四大类类编制办办法。档号( 档案编编号 )由目录录号, 分类号号, 课课题代号号, 案案卷顺序序号构成成。3.2.4会计计档案的的排架编编号, 按大类类一属类类一年度度进行排排列, 案卷顺顺序号按按属类流流水编号号, 流流水编制制到“9999” 时, 重新新从“1” 另行行编号,用目录录号加以以区别。 档号( 档案案编号 )由目目录号、分类号号、案卷卷顺序号号构成。3.2.5干部部职工档
18、档案类, 按干部档档案工作作条例的有关关规定，分干部部、工人人顺序编编号。3.2.6特殊殊载体档档案，按按载体类类别分别别编号。即：按按照片、录音带带、录像像片、软软盘、光光盘、实实物分别别编号，用特殊殊载体（TZ）类别照片（Z）、录录音带（Y）、录录像带（X）、软软盘（RR）光盘盘（G）、实实物（SSW）顺序号号标识。示例：TTZR0011； TZZ0011。 4 附附 则则 本办法法由总裁裁办负责责实施并并解释。 附表：档案实实体分类类编号表表档案实体体分类编号表一级类目名称二级类目名称分类号基本范围围党群工作类（A）党务综合合A11党委综合合性工作作，党委委有关会会议，党党员代表表大会，
19、党委办办公室及及其他党党务性工工作等。组织工作作A12党的组织织建设，整党建建党，党党员及党党员中层层干部管管理，党党费管理理，统战战工作等等。宣传工作作A13理论教育育，各种种工作活活动宣传传，思想想政治工工作，精精神文明明建设等等。纪检工作作A14党风治理理，党纪纪检查，案件审审理工作作等。工会工作作A15职工代表表大会，职工民民主管理理，劳动动竞赛，劳动福福利，女女工工作作，文体体活动，组织建建设，会会费管理理，先进进职工管管理，技技术比赛赛。共青团工工作A16组织建设设，思想想政治工工作，团团员大会会，团员员管理，团费管管理，青青少年工工作等。协会工作作A17协会业务务综合性性管理工工
20、作，各各专业学学会，协协会工作作，各群群众团体体活动工工作等。行政管理类（B）政务工作作B11综合性工工作，政政策法规规，司务务会议，经理办办公室工工作，文文秘机要要保密工工作，干干部会议议，信息息工作，机构设设置。人事管理理B12人事业务务综合管管理，干干部、职职工管理理，干部部考核任任免、聘聘用，职职称评定定、聘任任，奖惩惩、出国国政审，劳务出出口，离离退休管管理工作作等。劳动管理理B13劳资综合合管理，定编定定员、劳劳动调配配，劳动动工作计计划与统统计，工工资管理理，劳动动保护等等。教育工作作B14教育业务务综合管管理，普普通教育育，中专专和职业业教育，职工在在职业务务技术教教育和培培训
21、等。审计监察察B15审计业务务综合管管理，专专项审计计工作活活动，法法律事务务，政纪纪监察，违纪案案件审理理工作等等。档 案案 实实 体体 分分 类类 编编 号号 表表一级类目名称二级类目名称分类号基本范围围行政管理类（B）武装保卫卫B16社会治安安，民兵兵工作，枪支弹弹药管理理，消防防、交通通管理，刑事案案件审理理，人防防工作等等。行政事务务B17职工生活活福利，房产管管理，食食堂，商商店，幼幼儿园，第三产产业管理理工作，医疗卫卫生，卫卫生监督督与管理理职工防防病治病病，计划划生育工工作等。外事工作作B18外事业务务综合管管理，企企业涉外外活动（出访，考察，外宾接接待，商商务意向向谈判，）等
22、。经营管理类（C）综合管理理C11企业改革革，企业业发展规规划，经经营战略略决策，经营方方针、目目标管理理，企业业改制、投资管管理，承承包合同同，市场场预测，经营法法规，企企业管理理制度，工作标标准等。计划统计计C12综合计划划管理，企业中中、长期期经营计计划，年年（季）度计划划，各项项专业计计划，各各种计划划、统计计报表，综合性性统计分分析，进进出口计计划管理理工作等等。财务管理理C13财会业务务综合管管理，资资金固定定资产产产权管理理，成本本管理，价格管管理，财财务计划划、会计计管理，税务、外汇、关贸、信贷和和优惠政政策管理理等，资资产评估估物资管理理C14物资综合合业务管管理，物物资供应
23、应，仓库库管理，废旧物物资处理理、进口口物资合合同等。产品销售售C15市场分析析，用户户调查，商务洽洽谈，产产品销售售合同（包括出出口合同同）、协协议，用用户工程程设计、安装、开通，售后服服务、广广告宣传传等。生产技术管理类（D）生产调度度D11生产组织织，调度度指挥工工作，外外协加工工等。能源管理理D12能源消耗耗定额管管理，节节能降耗耗工作等等。安全管理理D13安全生产产管理，工伤事事故处理理，职工工安全教教育等。环境保护护D14环境保护护检测与与控制，污染治治理等。 案 实 体 分 类 编 号 表一级类目名称二级类目名称分类号基本范围围生产技术管理类（D）科技管理理D15科技综合合管理，
24、新产品品、新技技术综合合开发，科技成成果管理理，技术术革新、技术改改造、合合理化建建议，工工艺管理理，专利利管理，技术体体制，技技术引进进，技术术转让、技术合合作合同同、协议议等。质量管理理D16全面质量量管理，贯彻iiso220000标准体体系管理理、产品品质量检检测与控控制工作作等。计量管理理D17计量综合合管理，各种计计量检测测工作，计量晋晋级与复复查工作作等。标准化工作D18企业技术术标准化化管理工工作，各各种技术术标准档档案等。档案和信信息管理理D19企业档案案管理工工作，各各类基本本数据管管理，计计算机信信息系统统管理性性工作，技术情情报、图图书、资资料管理理，各种种专业会会议、出
25、出国考察察带回的的文件资资料。产品类（E）基本范围围内每项项产品（型号）应包括括从产品品立项开开发、设设计、试试制、鉴鉴定；工工艺工装装、加工工制造生生产、检检验、包包装、商商标、广广告、产产品技术术成果创创优、奖奖励等全全过程及及OEMM产品的的文件材材料。电话机E21各种类型型各种制制式电话话机。电报、电电传机打打印机E22收、发报报机，各各种类型型的电传传机、打打印机传真机E23各种用途途各种类类型传真真机。综合业务务数字网网终端机机E24ISDNN终端机机及配套套设备。办公自动动化终端端机E25办公自动动化终端端机及配配套设备备。档 案案 实实 体体 分分 类类 编编 号号 表表一级类
26、目名称二级类目名称分类号基本范围围产品类（E）载波通信信设备E31明线、电电缆、微微波用载载波通信信设备，特定用用途载波波通信设设备，各各种配套套设备等等。数字通信信设备E32脉码调制制复用、复接、终端，再生中中继，增增量调制制，转换换设备等等各种配配套设备备。特高频（含短波波）通信信设备E33特高频通通信机，倒换架架，无人人中继机机，数字字特高频频通信机机，各种种配套设设备，短短波通信信设备等等。微波通信信设备E34各种频段段模拟数数字微波波通信设设备，各各种配套套设备等等。光纤通信信设备E35光端机、光中继继、光电电合一通通信设备备，各种种光纤传传输设备备，各种种配套设设备等。卫星通信信设
27、备E36地球站主主设备，卫星通通信各种种配套设设备。移动通信信设备E37模拟数字字移动通通信系统统基台、移动台台及配套套设备，寻呼系系统寻呼呼台，寻寻呼器及及配套设设备等。电报通信信设备E38载波机，转换设设备，用用户电报报集中器器，转报报系统，调度架架，配线线架及各各种配套套设备等等。数据通信信设备E39数据复用用，数据据转接，调制解解调，数数传，数数码通信信数据复复接交换换及各种种配套设设备等。电缆E41各种电缆缆（含非非通信电电缆）及及配套产产品光缆E42各种光纤纤电缆及及配套产产品电杆E43长途电话话交换设设备E51各种人工工、半自自动、全全自动长长途电话话交换设设备及其其配套设设备。
28、档 案案 实实 体体 分分 类类 编编 号号 表表一级类目名称二级类目名称分类号基本范围围产品类（E）局用电话话交换设设备E52市内电话话交换设设备（纵纵横纵制制、准电电子、程程控交换换机）及及其配套套设备，长市农农电话交交换设备备及其配配套设备备，会议议汇接调调度电话话设备等等。用户电话话交换设设备E53各种用户户电话交交换机及及其配套套设备等等。非话业务务交换设设备E54电报交换换机、传传真汇接接交换台台等非话话交换设设备及其其配套设设备等。通信电源源E61整流器，配电屏屏，组合合电源，变换器器，逆变变器远供供电源，稳压器器，变压压器等及及其配套套设备。通信仪表表E71传输测试试，数字字通
29、信设设备测试试，光通通信测试试，微波波测试，电报、传真测测试，线线路检测测及通用用测试仪仪器仪表表等。元器件E81电子元件件，机电电元件，电子器器件等产产品。制版设备备E91照排机（图文、平面式式激光、地图、激光照照排机），图片片输入机机等产品品。非通信产产品E92各种非通通信用产产品（含含民用产产品）科学技术研究类（F）按科研课课题（或或科研课课题代号号）F11每个科研研课题应应包括课课题立项项、研究究准备、研究试试验、总总结鉴定定、成果果报奖、推广应应用全过过程的文文件材料料。档 案案 实实 体体 分分 类类 编编 号号 表表一级类目名称二级类目名称分类号基本范围围基本建设类（G）每个单项
30、项工程项项目应包包括工程程前期依依据性文文件工程程勘探测测绘，设设计施工工，竣工工验收，工程创创优全过过程的文文件材料料。基建综合合管理G11基建综合合管理，房地产产凭证，红线图图，总平平面图，总管线线网分布布图等。生产用房房G12生产厂房房，库房房，动力力用房，管理工工作用房房及生产产辅助性性用房和和设施等等。生活用房房G13生活住宅宅、生活活福利建建筑设施施及其附附属建筑筑设施等等。社会公用用建筑设设施G14属于企业业产权的的社会公公用建筑筑设施等等。设备仪器类（H）每台设备备、仪器器仪表应应包括购购置报批批，购置置合同，到货开开箱验收收，安装装调试运运行，维维修及管管理全过过程的文文件材
31、料料。设备综合合管理H11设备管理理业务综综合，工工作计划划、总结结，指标标考核，设备转转让、报报废，固固定资产产折旧等等。加工设备备H12金属切割割机床，锻压机机械，铸铸造机械械，木工工机械，工业炉炉窑及其其他专用用设备等等。专用设备备H13半导体器器件、电电真空器器件，无无线电元元件，整整机装配配专用设设备及其其他专用用设备等等。动力设备备H14工业锅炉炉及辅助助机，供供气、供供水设备备，发电电设备，内燃机机，输配配电设备备等。通用配套套设备H15超重运输输设备，通用机机械，试试验及其其他设备备，电器器设备等等。非生产设设备H16综合设备备。电子计算算机H17各种电子子计算机机。档 案案
32、实实 体体 分分 类类 编编 号号 表表一级类目名称二级类目名称分类号基本范围围设备仪器类（H）仪器仪表表综合管管理H21仪器仪表表综合管管理，工工作计划划、总结结，指标标考核，仪器仪仪表转让让、报废废，固定定资产折折旧等。电子仪器器仪表H22邮电工业业生产用用各种各各类电子子仪器仪仪表及通通用仪表表，专用用仪器仪仪表等。电工、热热工仪表表H23各种电工工、热工工仪表等等。计量标准准仪器H24计量标准准用仪器器仪表，力学、光学、化学、长度等等计量标标准及仪仪器等。会计档案类（I）凭证I11各种会计计凭证。账簿I12各种财务务账簿。报表I13各种财务务报表。清册I14会计移交交清册，会计档档案清册册，会计计档案销销毁清册册等。干部职工档案类（J）干部档案案J11工人档案案J12离退休职职工档案案J13死亡职工工档案J14