《北京xx股份有限公司档案管理(DOC18)文书归档工作程序(1)8635.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《北京xx股份有限公司档案管理(DOC18)文书归档工作程序(1)8635.docx（21页珍藏版）》请在taowenge.com淘文阁网|工程机械CAD图纸|机械工程制图|CAD装配图下载|SolidWorks_CaTia_CAD_UG_PROE_设计图分享下载上搜索。
1、北京首信股份有限公司档案 管管理文书归档工工作程序工作标准工 作 内 容工作程序各 业 务 部 门总 裁 办 公 室平时归卷准备1、熟悉公司的机构设置及职能、归档文件的范围。2、购置必要的装具。3、拟制当年归卷类目表。每年一月份完成当年文件材料归卷的准备工作，类目齐全。根据本部门的业务情况及上年形成文件情况，准备好本部门平时归卷的类目卷夹。1、 文件管理员将本部门的各类文件分类归入相应的类目卷盒。2、 合同、协议签完一周内向总裁办归档。3、 指导本部门做好账外文件的平时归卷工作。平时归卷1、 将审批完的呈批件及时退各部门文件管理员。2、 将以股份公司名义的发文分类归入卷盒。3、 上级文件分类归
2、卷1、 归卷准确及时。2、 每季有检查。3、 发文正件与底稿齐全。文件材料的整理1、 按公司档案分类原则和整理方法，对平时归卷的文件进行检查和调整。2、 剔除不需归档的文件和重份文件。3、 排列卷内文件，对卷内文件太多的卷，进行适当分卷(每卷在150页以内)。4、 按卷内文件排列顺序编写件号和每件的页号。5、拆除文件上的金属物。6、对无装订线的窄边文件进行加宽。7、修复破损文件。8、取齐文件右侧和下沿，按单份文件进行装订。填写案卷标题。调整后的案卷符合质量要求(详见质量标准)。填写目录和备考表装盒1、计算机打印卷内目录。2、填写备考表（填写方法参见“案卷质量要求” ）。3、将整理好的案卷装盒。
3、1、字迹清晰、准确无误。2、卷内目录、备考表各栏填写齐全。3、卷内目录与文件相符无误。拟写案卷题名根据卷内文件内容拟写案卷题名，题名包括文件的制发机关、主题内容、文种。标题结构完整，概括全面、简明扼要，能充分揭示卷内文件的主题内容，便于查阅。移交归档1、填写移交清单一式两份，向总裁办移交。2双方履行签字手续，各保存一份。按时移交，清点无误，手续完备。填写案卷封皮1、 按规定逐项填写封面栏目。2、填写卷内文件的案卷号、目录号。封面各栏及卷内文件的案卷号、目录号填写准确无误、无漏。编制案卷目录移交归档排列案卷与编号1、 按档号编制案卷目录 。2、 在公司保存一年后，向首信集团总部移交归档。3、 交
4、接双方清点无误后，履行签字手续，各保存一份案卷目录。1案卷排列符合规定。2、档号编制准确无误。1、按邮电工业企业档案实体分类办法进行排列案卷。2、编制档号。1、 案卷目录清晰无误。2、 移交手续完备。附件二 关于归档案案卷的质量量要求 总的质质量要求: 遵循文文件材料的的形成的规规律和特点点,保持文文件之间的的有机联系系,区别不不同价值, 便于保保管和利用用。具体应应做到以下下几点: 一、 归归档文件必必须齐全完完整。凡是是在职能活活动中形成成的对今后后有查考利利用价值的的文件材料料, 均应应收集归档档。归档文文件材料种种类、份数数及每份文文件的页数数, 均应应齐全完整整。 二、 遵遵循文件的
5、的形成规律律和特点, 层次分分明。在归归档的文材材料中,应应当将每份份文件的正正件与附件件、印件与与定稿、请请示与批复复、转发文文件与原件件、多种文文字形成的的同一文件件分别组在在一起, 不得分开开；一个项项目的材料料, 要把把项目从立立项到结束束形成的材材料组在一一起, 准准确地反映映企业生产产、科研、基基建和经营营管理等各各项活动的的真实内容容和历史过过程,尽量量做到一事事一卷。三、 卷内内文件的排排列: 卷卷内文件材材料应保持持文件之间间的有机联联系,区别别不同情况况进行排列列, 密不不可分的文文件材料应应依序排列列在一起, 即:批批复在前, 请示在在后； 正正件在前, 附件在在后； 印
6、印件在前, 定稿在在后； 会会议记录依依会议时间间顺序排列列, 会议议文件要按按文件的重重要程度顺顺序排列, 重要的的在前；一一般工作形形成的材料料, 结论论性的文件件在前,依依据性的文文件在后； 产品销销售合同应应按销售产产品种类组组卷, 再再按供货时时间依序排排列；上级级政策性规规定的普发发文件按问问题单独组组卷, 卷卷内文件依依其重要程程度排列。科科技文件的的排列执行行GB/TT118222-899国家标准准。四、 区分分不同价值值: 各类类文件根据据其不同的的内容都有有不同的保保存价值。组组卷过程中中尽量根据据不同的保保管期限分分别组卷。文文件数量很很少或一件件事密不可可分的文件件，可
7、不必必因价值不不同而拆开开组卷。 五、 跨跨年度材料料的处理: 除产品品、项目、设设备、仪表表、基建项项目档案外外,不同年年度的文件件不能放在在一起立卷卷, 但跨跨年度的请请示与批复复, 放在在批复年立立卷； 没没有批复放放在请示年年立卷, 跨年度的的规划放在在针对的第第一年立卷卷, 跨年年度的总结结放在针对对的最后一一年立卷； 跨年度度的会议放放在开幕年年立卷。 六. 具具有长期保保存的案卷卷, 卷内内文件有圆圆笔和铅笔笔字迹, 要用蓝黑黑墨水或碳碳素墨水笔笔重抄或复复印, 连连同原件一一同归档。七. 卷内内文件的编编号：每一一本案卷的的卷内文件件按“件”编号，每每件文件用用铅笔编写写页号，
8、在在文件首页页的右上角角盖“件号章”, 并将将件号和每每件文件的的页数填写写清楚。（“件号章”的其它项，由总裁办档案人员填写）。图纸在右下角编写页号。 八、 装装订与装盒盒：卷内文文件以“件”为单位，采采取三孔一一线的方式式进行装订订。然后，按按“件”号顺序排排列装盒，一一盒为一卷卷。九、卷内目目录的填写写: 凡是是组成的案案卷, 都都应填写卷卷内目录。卷卷内目录表表的各项要要填写齐全全。序号：填写写文件的件件号。文号：填写写文件制发发机关的发发文字号,合同可填填写合同号号。责任者：应应填写文件件形成的部部门或以印印章为准。题名：填写写文件标题题，一般应应照实抄录录，不要随随意更改和和简化；没
9、没有标题或或不能说明明文件内容容的标题，应应根据文件件内容自拟拟标题，外外加；会议议记录应在在卷内目录录的文件题题名下写明明会议的主主要内容。合合同、协议议在此栏内内填写合同同内容及对对方单位。日期：填写写文件形成成的时间，填填写时可省省略“年”、“月”、“日”，用“.”表示。没没有责任者者、年、月月、日的文文件要考证证清楚责任任者和年、月月、日。页号：填写写每份文件件的页数。十、 备考考表的填写写: 每个个案卷必须须附有备考考表。卷内内文件的情情况说明, 都应填填在备考表表内, 若若无情况可可说明,也也应将立卷卷人姓名填填上, 检检查人由单单位领导或或案卷质量量审核者签签名。十一、案卷卷题名
10、的拟拟写：每份份案卷都应应根据卷内内文件内容容拟写题名名。题名主主要由三个个部分组成成：文件的的主要制发发机关、案案卷内文件件主题（文文件中心内内容）和文文种。也可可突出年代代特征，即即：在制发发机关后加加文件形成成的年代。用用印有“北京首信信股份公司司”卷盒的股股份公司内内部文件，可可以省略文文件制发机机关。十二、 归归档照片、录录像片、录录音带要写写清载体的的摄制时间间、地点、所所反映事情情的内容, 摄制人人。照片要要连同底片片一起归档档。十三. 归归档的电子子文档要附附有标签，标标签内应填填写编号、套套别、名称称、密级、保保管期限和和软、硬平平台等。 股份公司档档案实体体体系图首信股份有
11、限公司档案全宗党群工作类(A)经营管理类(C)生产技术管理类(D)产品类(E)会计档案类(I)设备仪器类(H)基本建设类(G)科学技术研究类(F)行政管理类(B)纸质档案声、像档案（录音、录像、照片）(Y、X、Z)电子档案（光盘、软盘）（G、R）实物档案（奖品、证件）（SW）说明：股份份公司的党党群工作类类档案主要要是各种协协会的管理理、其它方方面由集团团总部管理理。附件三档案实体分分类编号办办法 1 总 则则 1.1 为了贯彻彻执行国家家档案局颁颁发的工工业企业档档案分类试试行规则和和邮电工工业档案实实体分类编编号办法,提高档案案管理的科科学化、规规范化和标标准化水平平, 更好好地为企业业经
12、营生产产、管理工工作服务、特特制定本办办法。 1.2 档案案分类原则则, 是以以公司全部部档案为对对象, 根根据管理职职能,结合合档案内容容和形成特特点, 保保持档案之之间的有机机联系,便于科学学管理和开开发利用。 2 档案类别别的设置 2.1 档档案的类别别共设置十十个大类, 即: 党群工作作类、行政政管理类、经经营管理类类、生产技技术管理类类、产品类类、科学技技术研究类类、基本建建设类、设设备仪器类类、会计档档案类、干干部职工档档案类。 2.2 根根据职能活活动和档案案形成的特特点, 每每个大类下下设置若干干个二级类类目( 属属类 ), 不设置置三级类目目( 详见见附表 )。 2.3 录录
13、音、录像像、照片、计计算机软盘盘( 磁盘盘 )和其其它非纸质质载体形式式的档案, 其形成成和反映的的内容、作作用与纸质质载体档案案有着不可可分割的联联系, 不不单独设置置类目, 视其内容容特征同纸纸质载体档档案对应分分类编号。 2.4 各各部门根据据分类办法法组织整理理案卷, 以利于分分类标识和和管理。 3 分类标识识方法 3.1 企企业档案实实体分类的的标识符号号采用英文文字母顺序序标识一级级类目( 大类 )； 采用用阿拉伯数数字“ 双位制制”标识二级级类目( 属类 )。 3.2 档档案实体排排架和编号号要反映十十个基本大大类, 从从实际出发发, 做到到科学合理理, 经济济实用, 保证利用用
14、档案的系系统性、有有效性。 3.2.1党党群工作类类（A）、行行政管理类类（B）、经经营管理类类（C）、生生产技术管管理类（DD）的案卷卷排架, 按大类一一年度一属属类进行排排列, 不不区分保管管期限特征征(但同同一属类内内按照永久久、长期、短短期顺序排排列 )，案案卷顺序号号按大类流流水编号,流水号编编制到“999”时, 重重新从“1” 另行编编号, 并并用案卷目目录号加以以区别。 档档案编号( 档号 )由全宗宗号、目录录号、分类类号、案卷卷顺序号构构成 (全全宗号是档档案馆给企企业的编号号，故企业业暂不标识识 )。 档案编号号( 档号号 )标识识举例示意意: A11. AA12. 0100
15、 案案卷顺序号号 分类二级级类目( 属类代号号 ) 分类一级级类目( 大类代号号) 目录号（AA类的第一一本目录） 33.2.22 产品类类（E）、科科研类（FF）、基本本建设类（GG）、设备备仪器类（HH）的案卷卷排架 aa) 根据据公司产品品特点, 产品档案案原则上按按大类一属属类一项目目进行排列列, 案卷卷顺序号按按属类流水水编号（适适用于手机机产品）, 同样将将顺序号编编制到“999” 时重新新从“1” 另行编编号。对于于项目少的的产品,可可以将多种种属类混合合流水编号号, 用分分类号加以以区别，流流水编号办办法同前。b)设备仪仪器类，按按设备类、仪仪器类分别别排架, 各按技术术性文件
16、和和管理性文文件分别流流水编号, 不同属属类用分类类号区别, 流水号号编制办法法同前类。 c)产品品、基建、设设备仪器类类档案的编编号由目录录号、分类类号、项目目( 型号号 )代号号、案卷顺顺序号构成成。 举例示意意: EE1. E21. C22000. 0011 案卷顺序序号 产品品型号( 项目代号号 ) 分类类号二级类类目( 属属类 ) 分类类号一级类类目( 大大类 ) 目录录号（产品品档案第一一本目录）3.2.33 科学技技术研究类类按大类分分科研课题题排列, 案卷顺序序号按大类类流水编号号, 流水水编号办法法同前四大大类编制办办法。档号( 档档案编号 )由目录录号, 分分类号, 课题代
17、号号, 案卷卷顺序号构构成。3.2.44 会计档档案的排架架编号, 按大类一一属类一年年度进行排排列, 案案卷顺序号号按属类流流水编号, 流水编编制到“999” 时, 重新从“1” 另行编编号,用目目录号加以以区别。 档号( 档案编号号 )由目目录号、分分类号、案案卷顺序号号构成。3.2.55 干部职职工档案类类, 按干干部档案工工作条例的的有关规定定，分干部部、工人顺顺序编号。 3.2.6 特殊载体体档案，按按载体类别别分别编号号。即：按按照片、录录音带、录录像片、软软盘、光盘盘、实物分分别编号，用用特殊载体体（TZ） 类别照片（Z）、录音音带（Y）、录像像带（X）、软盘盘（R）光盘（GG）
18、、实物物（SW）顺序号标标识。 示示例：TZZR001； TZZZ001。 4 附 则 本本办法由总总裁办负责责实施并解解释。 附表：档档案实体分分类编号表表 档 案 实 体 分 类 编 号 表一级类目名称二 级类 目名 称分类号基 本 范 围党群工作类（A）党务综合A11党委综合性性工作，党党委有关会会议，党员员代表大会会，党委办办公室及其其他党务性性工作等。组织工作A12党的组织建建设，整党党建党，党党员及党员员中层干部部管理，党党费管理，统统战工作等等。宣传工作A13理论教育，各各种工作活活动宣传，思思想政治工工作，精神神文明建设设等。纪检工作A14党风治理，党党纪检查，案案件审理工工作
19、等。工会工作A15职工代表大大会，职工工民主管理理，劳动竞竞赛，劳动动福利，女女工工作，文文体活动，组组织建设，会会费管理，先先进职工管管理，技术术比赛。 共青团 工工作A16组织建设，思思想政治工工作，团员员大会，团团员管理，团团费管理，青青少年工作作等。协会工作A17协会业务综综合性管理理工作，各各专业学会会，协会工工作，各群群众团体活活动工作等等。行政管理类（B）政务工作B11综合性工作作，政策法法规，司务务会议，经经理办公室室工作，文文秘机要保保密工作，干干部会议，信信息工作，机机构设置。人事管理B12人事业务综综合管理，干干部、职工工管理，干干部考核任任免、聘用用，职称评评定、聘任任
20、，奖惩、出出国政审，劳劳务出口，离离退休管理理工作等。 劳动管理B13劳资综合管管理，定编编定员、劳劳动调配，劳劳动工作计计划与统计计，工资管管理，劳动动保护等。教育工作B14教育业务综综合管理，普普通教育，中中专和职业业教育，职职工在职业业务技术教教育和培训训等。审计监察B15审计业务综综合管理，专专项审计工工作活动，法法律事务，政政纪监察，违违纪案件审审理工作等等。档 案 实 体 分分 类 编 号 表表一级类目名称二 级类 目名 称分类号基 本 范 围行政管理类（B）武装保卫B16社会治安，民民兵工作，枪枪支弹药管管理，消防防、交通管管理，刑事事案件审理理，人防工工作等。行政事务B17职工
21、生活福福利，房产产管理，食食堂，商店店，幼儿园园，第三产产业管理工工作，医疗疗卫生，卫卫生监督与与管理职工工防病治病病，计划生生育工作等等。外事工作B18外事业务综综合管理，企企业涉外活活动（出访访，考察，外外宾接待，商商务意向谈谈判，）等等。经营管理类（C）综合管理C11企业改革，企企业发展规规划，经营营战略决策策，经营方方针、目标标管理，企企业改制、投投资管理，承承包合同，市市场预测，经经营法规，企企业管理制制度，工作作标准等。计划统计C12综合计划管管理，企业业中、长期期经营计划划，年（季季）度计划划，各项专专业计划，各各种计划、统统计报表，综综合性统计计分析，进进出口计划划管理工作作等
22、。 财务管理C13财会业务综综合管理，资资金固定资资产产权管管理，成本本管理，价价格管理，财财务计划、会会计管理，税税务、外汇汇、关贸、信信贷和优惠惠政策管理理等，资产产评估物资管理C14物资综合业业务管理，物物资供应，仓仓库管理，废废旧物资处处理、进口口物资合同同等。产品销售C15市场分析，用用户调查，商商务洽谈，产产品销售合合同（包括括出口合同同）、协议议，用户工工程设计、安安装、开通通，售后服服务、广告告宣传等。生产技术管理类（D）生产调度D11生产组织，调调度指挥工工作，外协协加工等。能源管理D12能源消耗定定额管理，节节能降耗工工作等。安全管理D13安全生产管管理，工伤伤事故处理理，
23、职工安安全教育等等。环境保护D14环境保护检检测与控制制，污染治治理等。 案 实 体体 分 类 编 号号 表一级类目名称二 级类 目名 称分类号基 本 范 围生产技术管理类（D）科技管理D15科技综合管管理，新产产品、新技技术综合开开发，科技技成果管理理，技术革革新、技术术改造、合合理化建议议，工艺管管理，专利利管理，技技术体制，技技术引进，技技术转让、技技术合作合合同、协议议等。质量管理D16全面质量管管理，贯彻彻iso20000标准体体系管理、产产品质量检检测与控制制工作等。计量管理D17计量综合管管理，各种种计量检测测工作，计计量晋级与与复查工作作等。标准化工作 D18企业技术标标准化管
24、理理工作，各各种技术标标准档案等等。 档案和信息息管理D19企业档案管管理工作，各各类基本数数据管理，计计算机信息息系统管理理性工作，技技术情报、图图书、资料料管理，各各种专业会会议、出国国考察带回回的文件资资料。产品类（E）基本范围内内每项产品品（型号）应应包括从产产品立项开开发、设计计、试制、鉴鉴定；工艺艺工装、加加工制造生生产、检验验、包装、商商标、广告告、产品技技术成果创创优、奖励励等全过程程及OEMM产品的文文件材料。电话机E21各种类型各各种制式电电话机。电报、电传传机打印机机E22收、发报机机，各种类类型的电传传机、打印印机传真机E23各种用途各各种类型传传真机。综合业务数数字网
25、终端端机E24ISDN终终端机及配配套设备。办公自动化化终端机E25办公自动化化终端机及及配套设备备。档 案 实 体 分分 类 编 号 表表一级类目名称二 级类 目名 称分类号基 本 范 围产品类（E）载波通信设设备E31明线、电缆缆、微波用用载波通信信设备，特特定用途载载波通信设设备，各种种配套设备备等。数字通信设设备E32脉码调制复复用、复接接、终端，再再生中继，增增量调制，转转换设备等等各种配套套设备。特高频 （含短波波）通信设设备E33特高频通信信机，倒换换架，无人人中继机，数数字特高频频通信机，各各种配套设设备，短波波通信设备备等。微波通信设设备E34各种频段模模拟数字微微波通信设设
26、备，各种种配套设备备等。光纤通信设设备E35光端机、光光中继、光光电合一通通信设备，各各种光纤传传输设备，各各种配套设设备等。卫星通信设设备E36地球站主设设备，卫星星通信各种种配套设备备。移动通信设设备E37模拟数字移移动通信系系统基台、移移动台及配配套设备，寻寻呼系统寻寻呼台，寻寻呼器及配配套设备等等。电报通信设设备E38载波机，转转换设备，用用户电报集集中器，转转报系统，调调度架，配配线架及各各种配套设设备等。数据通信设设备E39数据复用，数数据转接，调调制解调，数数传，数码码通信数据据复接交换换及各种配配套设备等等。电 缆E41各种电缆（含含非通信电电缆）及配配套产品光 缆E42各种光
27、纤电电缆及配套套产品电 杆E43长途电话交交换设备E51各种人工、半半自动、全全自动长途途电话交换换设备及其其配套设备备。档 案 实 体 分分 类 编 号 表表一级类目名称二 级类 目名 称分类号基 本 范 围产品类（E）局用电话交交换设备E52市内电话交交换设备（纵纵横纵制、准准电子、程程控交换机机）及其配配套设备，长长市农电话话交换设备备及其配套套设备，会会议汇接调调度电话设设备等。用户电话交交换设备E53各种用户电电话交换机机及其配套套设备等。非话业务交交换设备E54电报交换机机、传真汇汇接交换台台等非话交交换设备及及其配套设设备等。通信电源E61整流器，配配电屏，组组合电源，变变换器，
28、逆逆变器远供供电源，稳稳压器，变变压器等及及其配套设设备。通信仪表E71传输测试，数数字通信设设备测试，光光通信测试试，微波测测试，电报报、传真测测试，线路路检测及通通用测试仪仪器仪表等等。元器件E81电子元件，机机电元件，电电子器件等等产品。制版设备E91照排机（图图文、平面面式激光、地地图、激光光照排机），图图片输入机机等产品。非通信 产产品E92各种非通信信用产品（含含民用产品品）科学技术研究类（F）按科研课题题（或科研研课题代号号）F11每个科研课课题应包括括课题立项项、研究准准备、研究究试验、总总结鉴定、成成果报奖、推推广应用全全过程的文文件材料。档 案 实 体 分分 类 编 号 表
29、表一级类目名称二 级类 目名 称分类号基 本 范 围基本建设类（G）每个单项工工程项目应应包括工程程前期依据据性文件工工程勘探测测绘，设计计施工，竣竣工验收，工工程创优全全过程的文文件材料。基建综合管管理G11基建综合管管理，房地地产凭证，红红线图，总总平面图，总总管线网分分布图等。生产用房G12生产厂房，库库房，动力力用房，管管理工作用用房及生产产辅助性用用房和设施施等。生活用房G13生活住宅、生生活福利建建筑设施及及其附属建建筑设施等等。社会公用建建筑设施G14属于企业产产权的社会会公用建筑筑设施等。设备仪器类（H）每台设备、仪仪器仪表应应包括购置置报批，购购置合同，到到货开箱验验收，安装
30、装调试运行行，维修及及管理全过过程的文件件材料。设备综合管管理H11设备管理业业务综合，工工作计划、总总结，指标标考核，设设备转让、报报废，固定定资产折旧旧等。加工设备H12金属切割机机床，锻压压机械，铸铸造机械，木木工机械，工工业炉窑及及其他专用用设备等。专用设备H13半导体器件件、电真空空器件，无无线电元件件，整机装装配专用设设备及其他他专用设备备等。动力设备H14工业锅炉及及辅助机，供供气、供水水设备，发发电设备，内内燃机，输输配电设备备等。通用配套设设备H15超重运输设设备，通用用机械，试试验及其他他设备，电电器设备等等。非生产设备备H16综合设备。电子计算机机H17各种电子计计算机。
31、档 案 实 体 分分 类 编 号 表表一级类目名称二 级类 目名 称分类号基 本 范 围设备仪器类（H）仪器仪表综综合管理H21仪器仪表综综合管理，工工作计划、总总结，指标标考核，仪仪器仪表转转让、报废废，固定资资产折旧等等。电子仪器仪仪表H22邮电工业生生产用各种种各类电子子仪器仪表表及通用仪仪表，专用用仪器仪表表等。电工、 热工仪表表H23各种电工、热热工仪表等等。计量标准仪仪器H24计量标准用用仪器仪表表，力学、光光学、化学学、长度等等计量标准准及仪器等等。会计档案类（I）凭证I11各种会计凭凭证。账簿I12各种财务账账簿。报表I13各种财务报报表。清册I14会计移交清清册，会计计档案清册册，会计档档案销毁清清册等。干部职工档案类（J）干部档案J11 工人档案J12离退休职工工档案J13死亡职工档档案J14