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1、内蒙古伊伊利实业业集团股股份有限限公司档案管理理办法第一章 总 则则第一条 为加加强集团团公司档档案工作作的业务务建设，逐步实实现档案案工作规规范化、标准化化、制度度化，提提高科学学管理水水平，有有效地为为企业的的发展与与建设服服务，根根据中中华人民民共和国国档案法法及实实施细则则，制定定本办法法。第二条 为维维护档案案的完整整与安全全，本着着统一领领导、分分级管理理，便于于利用的的原则，对各类类档案实实行统一一管理，分级集集中归档档保管，即集团团公司总总部收集集管理总总部各部部门形成成的档案案，集团团所属各各单位（以下称称各单位位）收集集管理本本单位形形成的档档案。任任何部门门或个人人都不得
2、得私自保保留。各单位下下列档案案必须按按要求归归到集团团档案室室：（一）各各单位会会计档案案。（二）各各单位合合同档案案。（三）各各单位土土地证、房屋所所有权证证。（四）各各单位基基建档案案。（五）各各单位设设备类、技改类类档案。（六）各各单位产产品配方方（产品品相关技技术要求求）。第三条 集团团公司行行政管理理部及各各单位档档案管理理部门分分别负责责总部和和各单位位的各项项档案工工作。部部门应负负责配备备好（兼兼）职档档案人员员，根据据本办办法负负责本单单位形成成的各种种文件材材料、图图表、声声像历史史真迹材材料的收收集、整整理、归归档、保保管工作作，并定定期向集集团公司司行政管管理部汇汇报
3、归档档情况，将存档档目录整整理汇编编上报。第四条 为理理顺集团团公司档档案工作作程序，保证档档案资料料的完整整、齐全全归档，档案管管理部门门与各部部门相互互配合，形成档档案管理理网络，执行本本办法法。第二章 归档档办法第五条 归档档范围及及保管期期限（详详见附表表）附表： 归档范范围及保保管期限限表一级类目目二级类目目内容范围保管期限限归档部门一、党群工作类（一）党务工作1、公司司党委工工作形成成的文件件材料（1）上上级党委委有关公公司党委委工作的的指示、决定、纪要、报告、通知和和公司对对上级指指示、决决定的具具体落实实情况短期党工团部门（2）本本公司党党委的工工作计划划、总结结、请示示及批复
4、复、报告告、纪要要和规章章制度等等文件材材料长期（3）党党委工作作大事记记永久2、公司司党员代代表大会会、党委委工作会会、民主主生活会会的会议议文件材材料（1）通通知、名名单、议议程、报报告、领领导人讲讲话、大大会发言言、题案案、选举举结果、讨论通通过文件件、决议议、纪要要、会议议记录永久（2）通通信、贺贺电、讨讨论未通通过文件件短期（3）参参考文件件、会议议服务机机构的计计划等文文件短期3、公司司党委日日常工作作形成的的文件材材料日常往来来文件、工作调调查、情情况反映映、保密密规章、统计报报表等短期（二）组织工作1、组织织工作（1）上上级党委委对组织织工作的的指示、决定、纪要、报告、通知和和
5、公司对对上级指指示、决决定的具具体落实实情况短期党工团部门（2）公公司党委委组织工工作的计计划、总总结、规规章制度度及向上上级的请请示、报报告和批批示、批批复长期（3）组组织工作作的报表表短期2、党员员干部管管理（1）公公司党委委关于党党员管理理的工作作计划、总结、规章制制度及向向上级的的请示、报告和和批示、批复长期（2）党党员入党党、转正正、延期期、退党党、取消消党员资资格的决决议、决决定、通通知、党党员名册册等永久（3）党党员组织织关系介介绍信及及存根等等短期3、整党党建设工工作（1）公公司党群群机构设设置、人人员编制制方面的的通知、决定、决议等等长期（2）党党员教育育学习和和整党工工作中
6、形形成的记记录、通通知、决决议等文文件材料料短期一级类目目二级类目目内容范围保管期限限归档部门一、党群工作类（3）党党费收据据及存根根等短期（三）宣宣传工作1、宣传传活动（1）上上级单位位对宣传传工作的的指示、决定和和通知短期党工团部门（2）公公司贯彻彻落实上上级宣传传工作安安排、开开展各项项活动的的决定、通知、计划和和总结等等文件短期2、政治治思想工工作公司对党党的路线线、方针针、政策策宣传、贯彻落落实中形形成的文文件短期（四）纪纪检工作1、党纪纪检查工工作（1）上上级单位位对党纪纪检查工工作的指指示、决决定、规规定、通通知及公公司具体体贯彻落落实的工工作计划划、总结结等短期党工团部门（2）
7、公公司对党党风治理理、党纪纪检查的的具体问问题向上上级单位位的请示示报告和和上级的的批示、批复等等长期2、信访访工作（1）上上级单位位对信访访工作的的指示、决定短期（2）对对来信来来访的批批复处理理等文件件短期3、案件件审理违纪案件件审理全全过程中中形成的的材料长期（五）工会工作1、工会会工作材材料（1）上上级单位位关于工工会工作作的规定定、通知知等短期党工团部门（2）公公司工会会对具体体工作向向上级的的请示和和上级的的批复材材料长期（3）公公司工会会工作的的计划、总结、规章制制度、统统计报表表等长期2、职代代会及其其他会议议材料（1）通通知、名名单、议议程、报报告、领领导人讲讲话、大大会发言
8、言、题案案、选举举结果、讨论通通过文件件、决议议、纪要要、会议议记录永久（2）通通信、贺贺电、讨讨论未通通过文件件短期（3）参参考文件件、会议议服务机机构的计计划等文文件短期3、民主主管理职工民主主管理工工作中形形成的材材料短期4、劳动动竞赛（1）职职工劳动动竞赛等等活动形形成的材材料短期（2）职职工技术术培训工工作中形形成的材材料短期5、文体体活动职工文化化艺术、体育活活动方面面形成的的材料短期一级类目目二级类目目内容范围保管期限限归档部门一、党群工作类（五）工会工作6、工会会会员管管理工会会员员管理中中形成的的材料长期党工团部部门（六）共共青团工作1、团委委工作形形成的文文件材料料（1）上
9、上级单位位对共青青团工作作的规定定、通知知和活动动安排及及公司具具体落实实情况的的材料短期党工团部门（2）公公司共青青团工作作的计划划、总结结长期2、公司司团员大大会及团团委其他他会议材材料（1）通通知、名名单、议议程、报报告、领领导人讲讲话、大大会发言言、题案案、选举举结果、讨论通通过文件件、决议议、纪要要、会议议记录永久（2）通通信、贺贺电、讨讨论未通通过文件件短期（3）参参考文件件、会议议服务机机构的计计划等文文件短期3、团员员管理（1）团团员入团团、退团团的通知知短期（2）团团员名册册短期（3）团团费收据据及存根根短期（4）团团员教育育、学习习中形成成的文件件材料短期二、行政管理类（一
10、） 行行政事务综合行政政事务（1）关关于行政政管理的的综合性性文件短期行政部门（2）公公司内部部机构设设置的决决定、通通知长期（3）公公司领导导办公会会议纪要要永久（4）上上级领导导到本公公司检查查或视察察中形成成的材料料长期（二）协协会工作参加各种种专业技技术协会会、学会会活动方方面的文文件材料料长期（三）公公安保卫公司在社社会治安安综合治治理、保保卫、刑刑事案件件审理、交通消消防、人人防工作作中形成成的文件件材料短期（四）法纪监察有关法律律事务、行政纪纪律监察察和违纪纪案件审审理工作作中形成成的材料料短期相关部门一级类目目二级类目目内容范围保管期限限归档部门二、行政管理类（五）审计工作有关
11、审计计工作的的综合性性文件、专项审审计活动动和专题题审计工工作的文文件材料料长期审计部门（六）人事管理1、人事事综合上级单位位关于人人事工作作的指示示、决定定、通知知及公司司的具体体落实情情况短期人力资源部门（2）公公司关于于人事工工作的规规章制度度、工作作计划、总结、通知、决定及及向上级级单位的的请示、报告、上级单单位的批批示、批批复长期（3）员员工名册册长期2、职工工任用（1）有有关人事事任免的的决定、通知长期（2）员员工职称称评定、晋级、离休、退休、退职、复转军军人的安安置及死死亡抚恤恤等文件件材料长期（3）员员工的招招聘录用用短期（七）教育工作（1）上上级单位位关于职职工教育育培训工工
12、作的指指示、决决定、通通知等短期（2）公公司关于于职工培培训工作作的计划划、总结结、通知知、决定定及向上上级单位位的请示示、报告告、上级级单位的的批示、批复长期（八）医疗卫生医疗卫生生，职工工防病、治病，计划生生育等工工作形成成的文件件材料短期（九）后勤福利生活福利利，职工工食堂，职工住住房，职职工宿舍舍楼，后后勤服务务工作形形成的文文件材料料短期相关部门（十）外外事工作1、出访访出国考察察或业务务洽谈工工作的计计划、活活动安排排、记录录同接待工作作相关部门2、接待待接待外国国来宾工工作方面面的材料料（1）有有历史意意义和长长远利用用价值的的永久一级类目目二级类目目内容范围保管期限限归档部门门
13、2、接待待（2）重重要的长期（3）一一般的短期三、经营管理类（一）经营决策1、管理理体制关于公司司总体发发展规划划、管理理体制的的文件材材料永久相关部门2、企业业发展公司关于于扩建、联营、兼并、托管等等的文件件材料永久相关部门（二）计划工作1、综合合性计划划公司中长长期计划划、综合合性计划划工作的的文件材材料永久相关部门2、专项项工作计计划各专项工工作的年年度计划划等短期（三） 统计工作1、综合合性统计计工作短期财务部门2、专项项统计工工作短期（四）财务管理1、综合合财务管管理（1）上上级单位位关于财财务管理理工作的的指示、决定、通知短期财务部门（2）公公司关于于财务管管理工作作的计划划、总结
14、结、通知知、决定定，向上上级单位位的请示示、报告告，上级级单位的的批示、批复等等长期2、资金金管理资金流通通、固定定资产管管理的有有关材料料长期财务部门3、成本本价格管管理产品价格格管理工工作的有有关材料料短期一级类目目二级类目目内容范围保管期限限归档部门门三、经营管理类（五）物物资管理物资供应应、招标标工作、仓库管管理、废废旧物资资管理等等短期战略采购购部门（六）产品销售1、市场场调查产品销售售的市场场调查综综合分析析与预测测，产品品市场占占有情况况和销售售能力分分析，年年度销售售统计长期相关部门2、用户户档案短期3、广告告宣传短期4、售后后服务短期（七） 企业管理1、管理理制度责任状、工作
15、职职责、岗岗位责任任制等长期相关部门2、企业业评优升升级工作作永久四、生产技术类（一） 生生产调度短期相关部门（二） 质质量管理有关产品品质量检检测、控控制和产产品评优优的制度度、措施施短期相关部门（三）劳动管理关于生产产劳动的的定员、定额、劳动调调配、劳劳动保护护方面的的文件材材料短期人力资源部门（四）能能源管理短期相关部门（五）安全管理1、生产产安全规规章制度度短期相关部门2、职工工安全教教育短期3、工伤伤事故处处理（1）重重要事故故处理长期（2）一一般事故故处理短期一级类目目二级类目目内容范围保管期限限归档部门门四、生产技术类（六） 科技管管理（1）上上级单位位和公司司关于科科学技术术进
16、步、新产品品开发的的规章制制度、措措施等长期相关部门门（2）关关于保护护知识产产权、专专利权等等工作形形成的文文件材料料长期相关部门门（七）环环境保护环境保护护管理，环境检检测、控控制和污污染治理理工作形形成的材材料短期相关部门门（八）计量 工作1、计量量管理短期相关部门门2、计量量检测短期（九）档案信息管理1、档案案工作长期相关部门2、图书书资料管管理短期3、情报报工作长期4、电子子计算机机管理工工作长期五、产品品类按照产品品性质分分类包括产品品从开发发、设计计、工艺艺、加工工制造、检验、包装、商标广广告和产产品评优优的全过过程长期相关部门门六、科研研类按照科研研课题项项目分类类包括课题题立
17、项、研究准准备、研研究实验验、总结结鉴定、成果报报奖、推推广应用用等全过过程永久相关部门门七、基本本建设类类按照项目目使用性性质分类类包括工程程的勘探探测绘、设计、施工、竣工验验收和工工程创优优的全过过程永久相关部门八、设备备仪器类类按照使用用性质分分类包括设备备购置、安装调调试、运运行、维维护修理理和设备备管理等等全过程程长期相关部门门一级类目目二级类目目内容范围保管期限限归档部门门 九、会计档案类（一）凭证各种会计计凭证15年财务部门（二）帐簿（1）现现金和银银行存款款帐25年（2）总总帐和明明细帐15年（三）财务报告（1）月月度报告告3年（2）年年度报告告永久（四）其他（1）银银行存款款
18、余额调调节表5年（2）会会计档案案移交、保管、销毁清清册永久 十、干部职工档案类（一）在职职工工档案长期人力资源部门（二）离离退休职职工档案案长期（三）死亡职工工档案长期公司董事事会、股股东大会会档案归归档范围围及保管管期限表表一级类目目二级类目目内容范围保管期限限归档部门董事会、股东大大会董事会董事会档档案公司董事事会会议议通知、相关材材料、董董事会决决议永久董事会办办公室股东大会股东大会会档案公司股东东大会会会议通知知、相关关材料永久董事会办办公室董事会办办公室其其他董事会办办公室外外收文件件董事会办办公室收收到各级级政府、证券监监管部门门等相关关材料短期董事会办办公室编制说明明： （一）
19、类目标标识 一级类类目代字字使用汉汉语拼音音（大写写）自然然排列顺顺序（例例如A、B、CC、D），二级级类目用用阿拉伯伯数字，采用双双位编号号（例如如01、02、03等等）。 （二）案卷标标识 各类案案卷用阿阿拉伯数数字，采采用三位位数编号号：1、党群群工作、行政管管理、经经营管理理、生产产技术管管理类按按大类排排列编号号；2、产品品类按照照产品性性质及种种类编号号；3、科研研类、基基建类分分别按科科研项目目和工程程项目排排列编号号； 4、设设备仪器器类按设设备仪器器型号或或种类编编号； 5、会会计档案案按二级级类目排排列编号号。 每年度度形成的的案卷，按照分分类方案案中的二二级类目目的顺序序
20、排列先先后顺序序，案卷卷不再按按照保管管期限分分类排列列，只须须在案卷卷上标明明保管期期限。（三）保保管期限限：短期为115年长期为550年永久为550年以以上（四）表表中所列列归档部部门包括括各企业业中从事事相同工工作的部部门。（五）公公司董事事会、股股东大会会方面材材料由董董事会秘秘书保存存。第六条 一般般情况，一年归归档一次次，每年年的第一一季度要要求将上上年度形形成的需需归档的的文件材材料移交交行政管管理部及及各单位位档案管管理部门门。各类档案案的具体体归档时时间：（一）党党群类、行政管管理类、经营管管理类、生产技技术管理理类、会会计类文文件材料料在每年年的第一一季度、第三季季度将上上
21、年度及及本年度度形成的的材料归归档。（二）产产品类文文件材料料在产品品鉴定验验收后三三个月内内将形成成的文件件材料归归档。（三）科科研类文文件材料料在科研研成果鉴鉴定、专专利申报报或技术术转让三三个月内内将其归归档。（四）基基建类文文件材料料在工程程建设总总体竣工工后归档档：工期期较长的的工程，应阶段段性归档档；工期期短的工工程应随随时归档档。（五）设设备仪器器类文件件材料在在设备安安装调试试后将其其随机材材料及验验收材料料归档。每年的的第二季季度将上上年度形形成的设设备维护护的文件件材料归归档。建建筑物的的改造、设备检检修等改改建工程程在完工工以后的的一个月月内将资资料整理理归档。（六）会会
22、计档案案应由财财务部门门保管一一年，次次年移交交档案室室归档保保存。（七）各各项活动动形成的的录像、录音、照片、底片、磁性材材料在每每年的第第二季度度将上年年度形成成的材料料归档。（八）合合同档案案依据伊利集集团合同同管理办办法执执行。第七条 归档档要求（一）归归档的文文件材料料必须齐齐全完整整。（二）归归档的文文件材料料必须准准确地反反映集团团公司、各部门门、各事事业部及及分（子子）公司司的行政政管理、生产经经营、科科研、基基建、财财务等各各项活动动的真实实内容和和历史过过程。 （三）归归档的文文件材料料必须层层次分明明、符合合形成规规律。 （四）归归档的文文件材料料必须是是办理完完毕，具具
23、有保存存价值，在保持持文件之之间的历历史联系系原则上上，科学学地分类类，按照照不同的的保存价价值组成成保管单单位（案案卷），并且利利于保管管和利用用。 （五）归归档的案案卷必须须编制卷卷内目录录、案卷卷目录，拟制简简明确切切的案卷卷标题，说明保保管期限限，并装装订整齐齐美观。第八条 归档档的案卷卷登记移移交目录录，一式式两份，交接双双方各持持一份，交接双双方根据据移交目目录清点点核对，履行签签字手续续。第九条 归档档的各类类文件材材料，一一般归档档一式一一份，比比较重要要的和利利用频繁繁的文件件材料可可适当增增加归档档份数，但要另另外整理理组成案案卷。第三章 档档案收集集工作第十条 收集集工作
24、要要遵循各各大类档档案的自自然形成成规律。第十一条条 收收集工作作中，要要建立健健全归档档制度，要保证证档案的的完整、准确、系统。第十二条条 各各档案管管理部门门也应抓抓住经营营管理、科技、生产、行政管管理等各各个关键键阶段和和重要环环境，主主动进行行收集工工作。第十三条条 收收集特殊殊门类档档案时，应注意意以下几几点：（一）与与施工单单位签订订施工合合同（协协议），施工合合同归档档时，除除合同外外应将施施工图、施工安安排记录录、协议议书等有有关档案案资料附附在合同同书后，以保证证档案资资料完整整齐全，竣工图图必须有有标准规规定的“竣工图图”印章，并有该该项目直直接负责责人签字字。（二）与与设
25、备厂厂家签订订合同（协议）时，应应当将设设备图纸纸、产品品证书、出厂实实验报告告等资料料附在合合同书后后。（三）各各部门工工作人员员因公外外出参观观、学习习、考察察和参加加各种会会议，收收集获得得的文件件材料，及时向向行政管管理部及及各单位位档案管管理部门门。第四章 档案整整理工作作第十四条条 档档案整理理工作要要坚持基基本原则则：即按按照档案案形成的的特点和和规律，保持档档案文件件之间的的有机联联系，使使整理出出的档案案能反映映历史活活动的真真实面貌貌，便于于保管和和利用。应当做做好以下下几个方方面的工工作：（一）归归档的文文件材料料种类、份数以以及每份份文件的的页数均均应齐全全完整。 （二
26、）在归档档的文件件材料中中，应当当将每份份文件的的正件与与附件、印件与与定稿、请示与与批复、转发文文件与原原件、多多种文字字形成的的同一文文件，分分别立在在一起；文电应应合一立立卷。 （三）不同年年度的文文件一般般不得放放在一起起立卷，但跨年年度的请请示与批批复，放放在复文文年立卷卷；没有有复文的的，放在在请示年年立卷；跨年度度的规划划放在针针对的第第一年立立卷；跨跨年度的的总结放放在针对对的最后后一年立立卷；跨跨年度的的会议文文件放在在会议开开幕年立立卷。 （四）卷内文文件材料料应区别别不同情情况进行行排列，密不可可分的文文件材料料应依序序排列在在一起，即批复复在前，请示在在后；正正件在前前
27、，附件件在后；印件在在前，定定稿在后后；重要要法规性性文件的的历次稿稿依次排排列在定定稿之后后；非诉诉讼案件件卷结论论、决定定、判决决性文件件材料在在前，依依据性材材料等在在后；其其他文件件材料依依其形成成规律或或特点，按有关关规定排排列。 （五）卷内文文件材料料应按排排列顺序序，依次次编写页页号或件件号。装装订的案案卷，应应统一在在有文字字的每页页材料正正面的右右上角、背面的的左上角角填写页页号；不不装订的的案卷，应在卷卷内每份份文件材材料的右右上方加加盖档号号章，并并逐件编编件号；图表和和声像材材料等也也应在装装具上或或在声像像材料的的背面逐逐件编号号。（六）永永久、长长期和短短期案卷卷必
28、须按按照规定定的格式式逐件填填写卷内内文件目目录，对对文件材材料的题题名不要要随意更更改和简简化；没没有题名名应拟写写题名，有的虽虽有题名名但无实实质内容容的亦应应重新拟拟写；没没有责任任者、年年、月、日的文文件要考考证清楚楚，填入入有关项项内；会会议记录录应填写写每次会会议的时时间和主主要内容容；填写写的字迹迹要工整整。卷内内文件目目录放在在卷首。 （七）声像材材料应用用文字标标出摄像像或录像像的对象象、时间间、地点点、中心心内容和和责任者者。 （八）有关卷卷内文件件材料的的情况说说明，都都应逐项项填写在在备考表表内 ，若无情情况可说说明，也也应将立立卷人、检查人人的姓名名和时间间填上以以示
29、负责责。备考考表应置置卷尾。 （九）案卷封封皮，应应逐项按按规定填填写清楚楚，案卷卷题名要要简明，确切地地反映 卷内文文件材料料内容，一般包包括责任任者、内内容和名名称等，体式一一致，文文字简练练，使用用简称应应通用易易懂，并并用毛笔笔或钢笔笔书写，字迹要要工整，清晰。 （十）卷内文文件材料料要去掉掉金属物物，对破破损的文文件材料料应按裱裱糊技术术要求托托裱，字字迹已扩扩散的应应复制并并与原件件一并立立案；案案卷应采采用三孔孔一线的的方法装装订；不不装订的的案卷，卷中的的文件应应逐件用用细线装装订。 （十一一）案卷卷按不同同门类、载体分分别排列列，案卷卷排列方方法应统统一，前前后保持持一致，不
30、可任任意改动动。（十二）按照案案卷的排排列顺序序编制卷卷号，以以固定案案卷位置置。在一一册案卷卷目录内内不得出出现重复复的案卷卷号。第五章 档档案保管管第十五条条 各各企业应应根据保保存档案案资料的的数量，设置必必备的档档案专用用库房和和柜架。第十六条条 档档案库房房要坚固固，并采采取了档档案管理理“八防”制度。第十七条条 档档案室应应根据需需要设置置温湿度度测试仪仪、加湿湿器、吸吸尘器、空调、收录机机、照相相机和计计算机。第十八条条 要要根据档档案的制制成材料料的成分分和状况况对档案案分类存存放，采采取不同同的防护护措施。第十九条条 要要使用正正确标准准的档案案装具（使用无无酸卷皮皮、卷盒盒
31、）。第二十条条 要要注意档档案利用用过程中中的安全全防护。第六章 档案统统计第二十一一条 统计工工作应做做到进出出帐目清清楚、手手续完备备、清点点仔细，没有漏漏、错，要目录录、案卷卷、数字字对口。第二十二二条 统计数数据要准准确，需需帐物相相符，能能真实反反映档案管管理中出出现的问问题和情情况。第二十三三条 统计项项目内容容要完整整，要全全面系统统地反映映出档案案工作各各方面情情况。 第二十四四条 统计工工作项目目具体包包括： （一）档案库库存量统统计。 （二）销销毁统计计。 （三）借借阅、查查阅量统统计。 （四）复复印统计计。 （五）利利用效果果统计。第二十五五条 统计、填报要要做到经经常、
32、及及时。档档案库存存量统计计，销毁毁统计每每年度统统计一次次，借阅阅、查阅阅量统计计、复印印统计、利用效效果统计计每月进进行一次次。第七章 档案鉴鉴定第二十六六条 档案鉴鉴定工作作是指档档案价值值的鉴定定。档案案价值鉴鉴定工作作是档案案按照一一定的原原则、标标准和办办法，决决定档案案的价值值，确定定档案的的保管期期限，剔剔除失去去保存价价值的档档案予以以销毁的的一项档档案工作作。第二十七七条 档案鉴鉴定工作作应定期期进行，具体由由各部门门根据实实际情况况确定。第二十八八条 档案鉴鉴定工作作应遵循循以下原原则： （一）对对企业有有长远利利用价值值的档案案永久保保存。（二）对对企业在在一定时时期内
33、有有利用价价值的档档案分别别划长期期或短期期保存。（三）凡凡是介于于两种保保管期限限间的档档案，其其保管期期限一律律从长。（四）档档案通过过鉴定，要求达达到保管管期限准准确，如如发现不不准确、不完整整，及时时进行修修改或补补充，保保管期限限的划分分详见各各类档案案的保管管期限表表。（五）销销毁档案案必须严严格掌握握，慎重重从事，销毁前前要登记记销毁清清册，提提出销毁毁报告，经分管管领导审审批。销销毁时严严格执行行保密规规定。第八章 档案利利用第二十九九条 档案利利用工作作是介绍绍、报道道档案室室或档案案的内容容和成份份，通过过各种方方式、方方法向利利用者提提供档案案信息进进行咨询询服务。第三十
34、条条 档档案员需需熟悉所所藏档案案的情况况，主动动了解各各项工作作利用档档案的需需要。第三十一一条 档案信信息开发发利用可可采用以以下形式式： （一）实实行开架架阅览； （二）编制各各类档案案目录； （三）对档案案进行加加工整理理，编制制专题资资料或编编制产品品、科研研成果、基建工工程简介介。第三十二二条 执行档档案利用用工作制制度，以以中华华人民共共和国档档案法为准，还要正正确处理理档案提提供利用用和保密密之间的的关系。第三十三三条 档案资资料原则则上在档档案室查查阅，需需借出时时要经档档案部门门领导批批准，填填写借阅阅登记，利用后后要填写写“利用效效果反馈馈登记”。（一）各各部门人人员查阅
35、阅、借阅阅本专业业档案，需填写写伊利利集团查查/借阅阅档案申申请，经相关关领导签签字批准准后，档档案室可可办理查查阅、借借阅手续续。（二）跨跨专业查查阅、借借阅档案案，除本本部门同同意外，还需经经专业部部门负责责人同意意方可。 （三）机密、绝密档档案，一一般不外外借。经经公司主主管领导导批准后后，可查查阅。（四）会会计帐务务类档案案原则上上只查阅阅、不借借阅，确确因工作作需要须须经本部部门负责责人和会会计档案案所属财财务部门门批准后后， 方方可借出出。第三十四四条 外单位位工作人人员查阅阅档案资资料，需需持单位位介绍信信，经公公司主管管领导批批准后方方可查阅阅。第三十五五条 档案只只有一份份的
36、一律律不外借借，只可可查阅。第三十六六条 档案借借阅者要要对所借借档案负负安全保保密之责责，不得得自行转转让、遗遗失、污污损、涂涂改、填填注、抽抽取和未未经批准准擅自复复印或抄抄录等。第三十七七条 借阅档档案，应应按期归归还，如如未按期期交还，经档案案管理员员催促仍仍不归还还者，应应及时向向上级领领导反映映，视情情节轻重重对其予予以处罚罚，严重重者应诉诉诸司法法部门。第三十八八条 借阅期期限具体体规定：（一）一一般档案案，借阅阅期限最最长为两两周；（二）到到期如需需继续使使用的，且无他他人预先先借阅，可以续续借，续续借期限限和初借借期限相相同。第三十九九条 档案借借出归还还时，档档案人员员要认
37、真真检查，确保档档案的完完整与安安全。第四十条条 员员工退休休、调离离集团公公司时，应将档档案资料料全部归归还，由由档案管管理人员员书面证证明，方方可离开开，否则则人力资资源部不不予办理理手续。第九章 档案案销毁第四十一一条 档案销销毁时需需经档案案员撰写写销毁档档案报告告，并编编制销毁毁清册，请示主主管部门门负责人人同意后后方可。第四十二二条 档案室室只能根根据被批批准的销销毁报告告和销毁毁清册销毁毁档案。第四十三三条 销毁档档案请示示应说明明拟销档档案的数数量、所所属年代代和大致致内容，说明鉴鉴定情况况和销毁毁理由。第四十四四条 销毁档档案时由由档案管管理员和和相关业业务部门门的专兼兼职档
38、案案员两人人负责监监销，防防止档案案遗失和和泄密。第四十五五条 监销人人要在销销毁清册册上签字字。第十章 晒图图、复制制第四十六六条 晒图时时应点清清图纸的的数量，对于所所晒蓝图图数量逐逐一登记记，不得得遗漏、隐瞒。第四十七七条 要爱护护图纸（底图），如有有破损及及时修补补。第四十八八条 不得私私自接收收图纸进进行晒图图。第四十九九条 外单位位晒图，需经主主管领导导或部门门负责人人批准方方可办理理图纸登登记及财财务手续续，方可可交给对对方图纸纸。第五十条条 图图纸一般般由档案案室保存存，如需需复制，须经分分管领导导、基建建工作项项目负责责人批准准后方可可复制；第五十一一条 各职能能部门，因工作
39、作之需在在查阅图图纸档案案后，需需印制复复印件时时，经档档案部门门负责人人同意，由档案案员亲自自复印，并登记记复印份份数；第五十二二条 跨专业业查阅档档案，如如需印制制复印件件，应征征得专业业部门负负责人同同意，由由档案员员复印，并登记记复印份份数；第五十三三条 机密档档案，不不可复印印。第十一章章 库房房管理第五十四四条 为确保保档案的的安全，最大限限度地延延长档案案的寿命命，要加加强库房房的管理理，有效效地提供供档案信信息，为为公司各各项工作作服务。第五十五五条 贯彻“以防为为主，防防治结合合”的原则则，切实实做好“八防”工作。（一）防防火：库库房内严严禁明火火，要配配备足够够的消防防用具
40、（干式），档案案员要学学习消防防知识，熟悉消消防用具具的使用用方法，发现火火情及时时扑救，并报告告部门领领导。（二）防防盗：库库房门窗窗要加固固，安装装防盗门门和防护护栏杆，门锁、柜锁坚坚固。（三）防防干防潮潮：库房房温、湿湿度要控控制在规规定范围围内，不不符合要要求的要要及时调调整。（四）防防虫：每每季度每每个柜内内部要放放置一定定数量的的灭虫药药品，并并经常检检查档案案材料是是否有虫虫迹，发发现虫蛀蛀立即采采取相应应的化学学、物理理措施。（五）防防光：库库房内要要配置窗窗帘，防防止阳光光直射，库内照照明应用用白炽灯灯。（六）防防尘：门门窗封闭闭严密，防止尘尘土下落落，经常常检查，保持墙墙壁
41、、地地面、柜柜内无积积尘。（七）防防水：库库房内暖暖气、水水管经常常检查完完好，发发现缺陷陷及时修修理。（八）防防鼠：每每季度在在库房内内投放灭灭鼠药品品，防止止鼠害，并经常常检查库库房内是是否有鼠鼠迹。第五十六六条 档案库库房的温温度应控控制在114。C20。C，相对对湿度应应控制在在4560%，每周周记录一一次，如如有变化化及时采采取增（降）温温、通风风、增湿湿等方法法进行调调节。第五十七七条 配备与与档案库库房相适适应的消消防器材材，定期期检查更更换，保保证其有有效性，档案员员应熟悉悉防火器器材的使使用方法法。第五十八八条 档案库库房内严严禁明火火装置、使用电电炉子及及存放易易燃品。第五十九九条 档案库库房位于于一楼或或平房，窗户应应加装铁铁栏杆。第六十条条 窗窗户应挂挂窗帘，以防阳阳光直射射。第六十一一条 新归档档的文件件材料，必须经经除尘处处理后方方可入库库。第六十二二条 对档案案的保管管状况每每月进行行一次全全面检查查，遇有有特殊情情况或发发生意外外应及时时检查，检查时时应有记记录，并并将检查查结果报报告部门门负责人人，采取取措施进进行补救救。