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1、專案管理原則與策略專案管理原則與策略Aug.-2009 Robbin1專案管理的原則與策略專案管理的原則與策略n專案簡介n專案管理的原則n專案管理的工具n專案管理的策略2專案管理專案管理-簡介簡介專案管理專案管理計劃計劃,執行執行,管控管控,溝通溝通+3何謂專案管理何謂專案管理(PM)1.專案專案=一種暫時性的努力以創造出獨一無二獨一無二的產品或服務2.專案管理專案管理(Project Management)意指針對特定的需求,結合人力,物力等資源,在有限的時間與預算內,能有效的產出,並符合設定目標的一聯串活動.3.專案管理專案管理=具有暫時性與獨特性具有暫時性與獨特性;企業中的一般作業管理企
2、業中的一般作業管理(規劃,組織,用人,執行及控制)=持續性與重複性持續性與重複性 4.專案管理專案管理=經由專案起始起始,計劃計劃,執行執行,控制及結案控制及結案 等五大程序的運作,方得以完成.5.專案管理專案管理=一種既有效率又有效能地將專案成功完成的一種程 序與方法,其關切的是如何將一項任務能:如期如期如期如期 如質如質如質如質 如預算如預算如預算如預算 的達成並滿足需求目標4專案管理特點專案管理特點1.專案團隊:臨時組織2.執行時程:有始有終3.使用資源:壓迫有限4.各自任務:依賴關聯5.過程特性:獨一無二6.組織內外:利益沖突7.外部環境:快速變動 對於許多組織而言,專案的產生是因應許
3、多 無法由組織內正常作業管道所能滿足而必 須的手段5專案管理的原則專案管理所需要的技能根據調查,以下六種管理技能對專案經理人來說最為重要,你知道有那些?何者最重要?溝通溝通 組織組織團隊團隊 領導領導 應變應變 技術技術6專案管理的原則為什麼專案會成功為什麼專案會成功?1.執執行者直接參與行者直接參與(17.5%)2.高級主管參與高級主管參與(15.9%)3.專案需求清楚專案需求清楚(15.0%)4.計劃適當計劃適當(11.6%)5.要求合理要求合理(10.2%)6.分階漸進分階漸進(8.7%)7.能力過人能力過人(8.2%)8.誰的專案誰的專案(6.3%)9.目標明確目標明確(3.9%)10
4、.工作努力工作努力(3.4%)資料來源:The Standish Project Leadership Conference Chicago Presentation,7為什麼專案會失敗為什麼專案會失敗?1.不完整的需求不完整的需求(13%)2.執行者不直接參與執行者不直接參與(12%)3.缺乏資源缺乏資源(11%)4.不合理的期望不合理的期望(10%)5.高級主管不支持高級主管不支持(9%)6.常常變需求常常變需求(9%)7.沒有計劃沒有計劃(8%)8.不需要了不需要了(8%)9.資訊管理缺乏資訊管理缺乏(6%)10.其他其他(4%)專案管理的原則資料來源:The Standish Proj
5、ect Leadership Conference Chicago Presentation,8專案管理的原則造成專案成員衝突的主要原因造成專案成員衝突的主要原因?1234567性格性格優先次序優先次序技術技術成本成本行政行政人力人力時間表時間表資料來源:Sloan Management Review9專案管理的原則如何訂定專案的目標如何訂定專案的目標?用動詞來描述目標用動詞來描述目標用可以衡量的數字來作為完成目標的根據用可以衡量的數字來作為完成目標的根據有特定的時間期限有特定的時間期限註明最多花多少錢註明最多花多少錢10專案管理的工具計劃評核表計劃評核表(PERT CHART)的技術運用的技
6、術運用行動12345678開始結束事項事項事項事項先置行動後置行動日0510152025303540455055閒置行動11專案管理的工具計劃評核表的主從關係12345678126ACDBFEG主主從從12計劃評核表-要徑法(Critical Path Method)的計算AIJBCDEFGH專案管理的工具122522323211CPM=1+2+5+2+3+2=15天13專案管理的工具 專案報告的要點專案報告的要點:目前的進度目前的進度?應該的進度應該的進度?下一個進度下一個進度?如何到達如何到達?需要什麼資源需要什麼資源?何時可何時可到達到達?14專案管理的策略 專案見壞即收的原則破除麻將心
7、理破除麻將心理 不服氣也得服命需求已改變需求已改變 市場改變 客戶改變技術重大錯誤技術重大錯誤執行重大錯誤執行重大錯誤人事重大錯誤人事重大錯誤難民收容所難民收容所15專案管理的策略 應變計劃如何制定?一定要相信“墨非”定律重要的任務交給最能幹的人重要的任務交給最能幹的人,急迫的任務交給最努力的人急迫的任務交給最努力的人.口說無憑,一定要寫下來多多演練及預習16專案管理的策略 一定要問一定要問對問題的瞭解是否有共識?共識是根據什麼方法建立起來的?怎麼知道對顧客的需求絕對瞭解?有沒有把最嚴重的問題寫下來?專案的主要任務是什麼?誰是專案的受益人?受益人滿意的條件是什麼?受益人之間利益是否有差距?差距
8、如何彌補?專案的目標是什麼?專案各主要階段的產品是什麼?最後的產品有什麼用?專案的範圍是什麼?專案的風險有那些?對風險的應對方法如何?誰可以對專案計劃可以拍板定案?專案成員的水準如何?成員對扮演的角色清不清楚?溝通的方法和管道是什麼?17專案管理的策略 理想專案經理管理策略12條第一條:計劃為避免大錯之本好的計劃不能擔保專案一定成功,但壞的計劃擔保一定失敗重視別人的意見放眼看全局目標要有共識保持日程,進度,適當的彈性設定一般遊戲規則確定個人的責任18專案管理的策略理想專案經理管理策略12條第二條:執行為勝敗關鍵之本戰事的成敗決定在戰場上把握關鍵工作的進展用幫忙解決問題的態度來影響部下的表現原有
9、的計劃不是不能改,但改計劃不能變成習慣為部下爭取資源19專案管理的策略理想專案經理管理策略12條第三條:追蹤為確保專案品質之本會打球的人,眼睛一定是放在球上定時與專案小組成員討論專案進展在必要時,不排除對個人或團體加以表揚追蹤的方式可以不拘形式,但其結果必須公開,並做成記錄20理想專案經理管理策略12條第四條:進度評估為避免失控之本風箏飛的再高,線還是要抓在手裏因材施教,不同的人需要不同的管理對張飛型的人(Driver)要注意細節對關公型的人(Expressive)要看證據對劉備型的人(Analysis)要提供方向和指導對孔明型的人(Amiable)要把握要點專案管理的策略21理想專案經理管理
10、策略12條第五條:過錯為吸取寶貴經驗之本將事情做對所花的時間遠比解釋為何做錯所花的時間要少的多過錯(error)和錯誤(mistake)並不一樣;過錯不改才會變成錯誤保持冷靜,大多數的專案都不是什麼人命關天的專案在挫折中學習經驗專案管理的策略22理想專案經理管理策略12條第六條:上下關係為團隊精神之本在專案管理中,專案成員扮演的角色隨功能而變,上司和部下的關係通常是短暫的專案管理是不同的人在不同的時間戴不同的帽子,和功能有關,和職位薪水無關(組織暫時性組織暫時性)專案經理的責任是教練,裁判,輔導而不是監督要懂得說”不”要避免”意料之外”專案管理的策略23理想專案經理管理策略12條第七條:士氣為
11、不畏艱難之本士氣和專案的時間成反比,和成就感成正比要有肩膀,不怕負責光環給別人戴公開表揚,私下勸勉要有壯士斷腕的勇氣,不要讓一個害群之馬影響 別人的士氣專案管理的策略24理想專案經理管理策略12條第八條:溝通為化解誤會之本在專案管理上,有”太多的溝通”最有效的溝通還是面對面的溝通最重要的是知道:我在那?應該在那?怎麼到那?何時到那?需要 什麼幫助才能到那?什麼人領我到那?如果不能到那又如何?統一溝通的標準和方式絕對不能讓謠言滿天飛專案管理的策略25理想專案經理管理策略12條第九條:衝突為考驗智慧之本在專案的過程中,有衝突是好現象,見不到的衝突最可怕面對衝突,尋求解決之道殺雞儆猴的必要性千萬避免
12、公開的衝突絕對避免團體對團體的衝突專案管理的策略26理想專案經理管理策略12條第十條:資源運用為檢驗效率之本追求十全十美的人沒資格做專案經理懂得取捨原則的重要性將最能幹的人用在最重要的地方省時比省錢重要花一個半人的錢請一個能幹的人,遠比請兩個人花 一個人的錢要划算人多的麻煩比人少的麻煩要大專案管理的策略27理想專案經理管理策略12條第十一條:經驗為駕輕就熟之本在成功中學到的知識是學問,在失敗中學到的知識是經驗經驗比知識重要失敗的經驗比成功的經驗重要自己的經驗比別人的經驗重要最近的經驗比過去的經驗重要多方的經驗比長久的經驗重要專案管理的策略28理想專案經理管理策略12條第十二條:人際關係為萬事順暢之本到了最後,歸根究底還是人的問題不要期望張飛一覺醒來就變孔明張飛永遠不會變劉備不要試圖去改變別人保持作風的一貫性個人的名譽是最重要的資產專案管理的策略2930