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1、1欢 迎 参 加质量/职业健康安全/环境 管理体系文件编写(binxi)培训 第一页，共130页。2课课 程程 安安 排排1 1 1 1、QMS/OHS/EMSQMS/OHS/EMSQMS/OHS/EMSQMS/OHS/EMS文件的作用文件的作用文件的作用文件的作用2 2 2 2、标准对、标准对、标准对、标准对QMS/OHS/EMSQMS/OHS/EMSQMS/OHS/EMSQMS/OHS/EMS文件的要求文件的要求文件的要求文件的要求3 3 3 3、QMS/OHS/EMSQMS/OHS/EMSQMS/OHS/EMSQMS/OHS/EMS文件的结构要求文件的结构要求文件的结构要求文件的结构要求
2、4 4 4 4、QMS/OHS/EMSQMS/OHS/EMSQMS/OHS/EMSQMS/OHS/EMS文件编制的原则文件编制的原则文件编制的原则文件编制的原则5 5 5 5、QMS/OHS/EMSQMS/OHS/EMSQMS/OHS/EMSQMS/OHS/EMS文件编制的步骤和技巧文件编制的步骤和技巧文件编制的步骤和技巧文件编制的步骤和技巧6 6 6 6、编写、编写、编写、编写QMS/OHS/EMSQMS/OHS/EMSQMS/OHS/EMSQMS/OHS/EMS文件的文字要求文件的文字要求文件的文字要求文件的文字要求7 7 7 7、文件的管理控制与文件的标识、文件的管理控制与文件的标识、文
3、件的管理控制与文件的标识、文件的管理控制与文件的标识8 8 8 8、QMS/OHS/EMSQMS/OHS/EMSQMS/OHS/EMSQMS/OHS/EMS文件的编号文件的编号文件的编号文件的编号(bin ho)(bin ho)(bin ho)(bin ho)9 9 9 9、文件的编制的一般方法、文件的编制的一般方法、文件的编制的一般方法、文件的编制的一般方法第二页，共130页。31 1、QMS/OHS/EMSQMS/OHS/EMS文件文件(wnjin)(wnjin)的作用（的作用（2-2-1 1）QMS/OHS/EMS文 件确 定(qudng)了职责的分配和活动的程序，是企业内部的“法规”。
4、是 企 业(qy)开展内部培训的依据 第三页，共130页。4 是管理体系审核(shnh)的依据。1 1、QMS/OHS/EMSQMS/OHS/EMS文件文件(wnjin)(wnjin)的作用的作用（2-22-2）使管理体系改进(gijn)有法可依、有章可循、有据可查。第四页，共130页。5该说的要说到 说到要做到 做到要记录(jl)即遵循即遵循(zn xn)5W1H(zn xn)5W1H法则。法则。第五页，共130页。62 2、标准、标准(biozhn)(biozhn)对对QMS/OHS/EMSQMS/OHS/EMS文件文件的要求的要求ISO9001ISO9001标准标准 4.2.3 4.2.
5、3 文件控制文件控制 质质量量管管理理体体系系所所要要求求的的文文件件应应予予以以控控制制。记记录录是是一种特殊类型的文件，应依据一种特殊类型的文件，应依据4.2.44.2.4的要求进行控制。的要求进行控制。应应编编制制形形成成文文件件的的程程序序(chngx)(chngx)，以以规规定定以以下下方面所需的控制：方面所需的控制：a)a)文文件件发发布布前前得得到到批批准准，以以确确保保文文件件是是充充分分与与适适宜性；宜性；b)b)必要时对文件进行评审与更新并再次批准；必要时对文件进行评审与更新并再次批准；c)c)确保文件的更改和现行修订状态得到识别；确保文件的更改和现行修订状态得到识别；d)
6、d)确保在使用处可获得适用文件的有关版本；确保在使用处可获得适用文件的有关版本；e)e)确保文件保持清晰、易于识别；确保文件保持清晰、易于识别；f)f)确保外来文件得到识别，并控制其分发；确保外来文件得到识别，并控制其分发；g)g)防防止止作作废废文文件件的的非非预预期期使使用用，若若因因任任何何原原因因而而保留作废文件时，对这些文件进行适当的标识。保留作废文件时，对这些文件进行适当的标识。第六页，共130页。7OHSAS18001 4.4.4 OHSAS18001 4.4.4 文件文件组织应以适当的媒介（如：纸或电子形式）组织应以适当的媒介（如：纸或电子形式）建立并保持下列信息：建立并保持下
7、列信息：a a）描述管理体系核心要素及其相互作用；）描述管理体系核心要素及其相互作用；b b）提供查询）提供查询(chxn)(chxn)相关文件的途径。相关文件的途径。注：重要的是按有效性和效率要求使文件数注：重要的是按有效性和效率要求使文件数量尽可能少。量尽可能少。2 2、标准对标准对QMS/OHS/EMSQMS/OHS/EMS文件文件(wnjin)(wnjin)的要的要求求第七页，共130页。8组织应建立并保持程序，控制本标准所要求的所有文组织应建立并保持程序，控制本标准所要求的所有文件和资料，以确保：件和资料，以确保：a)文件和资料易于查找；文件和资料易于查找；b)对文件和资料进行定期评
8、审，必要时予以修订并由对文件和资料进行定期评审，必要时予以修订并由被授权人员确认其适宜性；被授权人员确认其适宜性；c)凡对职业健康安全体系的有效运行具有关键作用的凡对职业健康安全体系的有效运行具有关键作用的岗位，都可得到有关文件和资料的现行版本；岗位，都可得到有关文件和资料的现行版本；d)及时将失效文件和资料从所有发放和使用及时将失效文件和资料从所有发放和使用(shyng)场所撤回，或采取其他措施防止误用；场所撤回，或采取其他措施防止误用；e)对出于法规和（或）保留信息的需要而留存的档案对出于法规和（或）保留信息的需要而留存的档案文件和资料予以适当标识。文件和资料予以适当标识。OHSAS180
9、01标准标准 4.4.5文件文件(wnjin)和资和资料控制料控制第八页，共130页。9 ISO14001标准标准 4.4.4、4.4.5文件和文件控制文件和文件控制(kngzh)条款条款 对体系文件的结构和控制对体系文件的结构和控制(kngzh)（编制、（编制、审核、批准、标识、发放、使用、修改、更审核、批准、标识、发放、使用、修改、更新、作废）作出了同样的规定要求。新、作废）作出了同样的规定要求。第九页，共130页。10ISO9001ISO9001标标 准准 要要 求求 制制 定定 的的 六六 个个 文文 件件 化化 程程 序序(chngx)(chngx)4.2.3 4.2.3 文文件件控
10、控制制 QP423QP4234.2.4 4.2.4 记记录录的的控控制制 QP424QP4248.2.2 8.2.2 内内部部审审核核 QP822QP8228.3 8.3 不不合合格格品品控控制制 QP830QP8308.5.2 8.5.2 纠纠正正措措施施 QP852QP8528.5.3 8.5.3 预预防防措措施施 QP853QP853注：注：本本标标准准出出现现 “形形成成文文件件的的程程序序(chngx)”(chngx)”之处，即要之处，即要求求建建立立该该程程序序(chngx)(chngx)，形形成成文文件件，并并加加以以实实施和保持。施和保持。第十页，共130页。111800118
11、001标准要求建立的程序文件：标准要求建立的程序文件：(1)(1)危危险险源源辨辨识识，风风险险评评价价与与风风险险控控制制程程序序；(4.3.1)(4.3.1)(2)(2)法法律律、法法规规及及其其他他要要求求获获取取(huq)(huq)、更更新程序；新程序；(4.3.2)(4.3.2)(3)(3)目目标标、指指标标、管管理理方方案案控控制制程程序序；(4.3.3(4.3.3、4.3.4)4.3.4)(4)(4)教育培训程序；教育培训程序；(4.4.2)(4.4.2)(5)(5)协商与交流管理程序；协商与交流管理程序；(4.4.3)(4.4.3)(6)(6)文件和资料管理程序；文件和资料管理
12、程序；(4.4.5)(4.4.5)(7)(7)运行控制管理程序；运行控制管理程序；(4.4.6)(4.4.6)(8)(8)应急预案与响应控制程序；应急预案与响应控制程序；(4.4.7)(4.4.7)(9)(9)绩效测量和监测控制程序；绩效测量和监测控制程序；(4.5.1)(4.5.1)(10)(10)事事故故、事事件件、不不符符合合、纠纠正正与与预预防防措措施施管理程序；管理程序；(4.5.2)(4.5.2)(11)(11)记录管理控制程序；记录管理控制程序；(4.5.3)(4.5.3)(12)(12)内部审核程序。内部审核程序。(4.5.4)(4.5.4)第十一页，共130页。1214001
13、14001标准要求建立的程序文件：标准要求建立的程序文件：(1)(1)环境因素识别环境因素识别(shbi)(shbi)与控制程序；与控制程序；(4.3.1)(4.3.1)(2)(2)法法律律、法法规规及及其其他他要要求求获获取取、更更新新程程序序；(4.3.2)(4.3.2)(3)(3)目目标标、指指标标、管管理理方方案案控控制制程程序序；(4.3.3(4.3.3、4 4.3.4).3.4)(4)(4)教育培训程序；教育培训程序；(4.4.2)(4.4.2)(5)(5)协商与交流管理程序；协商与交流管理程序；(4.4.3)(4.4.3)(6)(6)文件和资料管理程序；文件和资料管理程序；(4.
14、4.5)(4.4.5)(7)(7)运行控制管理程序；运行控制管理程序；(4.4.6)(4.4.6)(8)(8)应急预案与响应控制程序；应急预案与响应控制程序；(4.4.7)(4.4.7)(9)(9)绩效测量和监测控制程序；绩效测量和监测控制程序；(4.5.1)(4.5.1)(10)(10)合规性评价控制程序；合规性评价控制程序；(4.5.2)(4.5.2)(11)(11)不不符符合合、纠纠正正与与预预防防措措施施管管理理程程序序；(4.5.3)(4.5.3)(12)(12)记录管理控制程序；记录管理控制程序；(4.5.4)(4.5.4)(13)(13)内部审核程序。内部审核程序。(4.5.5)
15、(4.5.5)第十二页，共130页。13 文件的多少与详略程度应根据不同组织文件的多少与详略程度应根据不同组织文件的多少与详略程度应根据不同组织文件的多少与详略程度应根据不同组织的的的的QMS/OHS/EMSQMS/OHS/EMSQMS/OHS/EMSQMS/OHS/EMS管理体系而不同管理体系而不同管理体系而不同管理体系而不同,取决于：取决于：取决于：取决于：a)a)a)a)组织的规模和活动的类型；组织的规模和活动的类型；组织的规模和活动的类型；组织的规模和活动的类型；b)b)b)b)危险源、环境因素、过程及其相互作用危险源、环境因素、过程及其相互作用危险源、环境因素、过程及其相互作用危险源
16、、环境因素、过程及其相互作用的复杂程度；的复杂程度；的复杂程度；的复杂程度；c)c)c)c)人员的素质。人员的素质。人员的素质。人员的素质。文件可采用文件可采用文件可采用文件可采用(ciyng)(ciyng)(ciyng)(ciyng)任何形式或类型任何形式或类型任何形式或类型任何形式或类型的媒体。的媒体。的媒体。的媒体。对对QMS/OHS/EMSQMS/OHS/EMS标准标准(biozhn)(biozhn)中中“文件文件”的理解的理解第十三页，共130页。143 3、QMS/OHS/EMS QMS/OHS/EMS文件文件(wnjin)(wnjin)的结构的结构（6-16-1）管理管理(gun
17、l)手册手册程序程序程序程序(chngx)(chngx)文件文件文件文件作业指导文件作业指导文件(三大标准三大标准)QMS/OHS/EMSQMS/OHS/EMS管理体系记录管理体系记录第一层第一层第二层第二层第三层第三层第四层第四层第十四页，共130页。15 QMS/OHS/EMS QMS/OHS/EMS QMS/OHS/EMS QMS/OHS/EMS体系管理手册体系管理手册体系管理手册体系管理手册-战略性文件战略性文件战略性文件战略性文件(wnjin)(wnjin)(wnjin)(wnjin)a.a.a.a.阐述公司的阐述公司的阐述公司的阐述公司的QMS/OHS/EMSQMS/OHS/EMS
18、QMS/OHS/EMSQMS/OHS/EMS管理体系方针、管理体系方针、管理体系方针、管理体系方针、QMS/OHS/EMSQMS/OHS/EMSQMS/OHS/EMSQMS/OHS/EMS管理体系目标；管理体系目标；管理体系目标；管理体系目标；b.b.b.b.表述公司的组织机构、职能、权限；表述公司的组织机构、职能、权限；表述公司的组织机构、职能、权限；表述公司的组织机构、职能、权限；c.c.c.c.阐述公司各项阐述公司各项阐述公司各项阐述公司各项QMS/OHS/EMSQMS/OHS/EMSQMS/OHS/EMSQMS/OHS/EMS管理体系各项管理活管理体系各项管理活管理体系各项管理活管理体
19、系各项管理活动控制的基本原则要求；动控制的基本原则要求；动控制的基本原则要求；动控制的基本原则要求；d.d.d.d.关于管理手册管理的规定。关于管理手册管理的规定。关于管理手册管理的规定。关于管理手册管理的规定。3 3、QMS/OHS/EMS QMS/OHS/EMS文件文件(wnjin)(wnjin)的结的结构（构（6-26-2）第十五页，共130页。16 程序文件程序文件-战术性文件战术性文件a.a.阐述公司各项管理体系管理过程阐述公司各项管理体系管理过程(guchng)(guchng)的活动顺序、内容及各部门在活动中的职责和的活动顺序、内容及各部门在活动中的职责和工作接口关系；工作接口关系
20、；b.b.指出在管理体系活动中应遵循的标准、规范、指出在管理体系活动中应遵循的标准、规范、准则、方法及作业指导；准则、方法及作业指导；c.c.说明在管理体系活动中应填写的记录。说明在管理体系活动中应填写的记录。3 3、QMS/OHS/EMS QMS/OHS/EMS文件文件(wnjin)(wnjin)的结构的结构（6-36-3）第十六页，共130页。17a.a.a.a.阐述公司在某项具体工作过程中的方法、阐述公司在某项具体工作过程中的方法、阐述公司在某项具体工作过程中的方法、阐述公司在某项具体工作过程中的方法、应使用应使用应使用应使用(shyng)(shyng)(shyng)(shyng)或操作
21、的工器具和设备或操作的工器具和设备或操作的工器具和设备或操作的工器具和设备及各部门在工作中的接口关系及各部门在工作中的接口关系及各部门在工作中的接口关系及各部门在工作中的接口关系b.b.b.b.说明在工作中应填写的记录说明在工作中应填写的记录说明在工作中应填写的记录说明在工作中应填写的记录 作业类文件作业类文件(三大标准三大标准(biozhn)-(biozhn)-方法方法性文件性文件3 3、QMS/OHS/EMS QMS/OHS/EMS文件文件(wnjin)(wnjin)的结构的结构（6-46-4）第十七页，共130页。18技技技技术术术术标标标标准准准准：对对对对标标标标准准准准化化化化领领
22、领领域域域域中中中中需需需需要要要要协协协协调调调调统统统统一一一一的的的的技技技技术术术术事事事事项项项项所所所所制制制制定定定定的的的的标标标标准准准准。技技技技术术术术标标标标准准准准的的的的形形形形式式式式可可可可以以以以是是是是标标标标准准准准、规规规规范范范范、规规规规程程程程、守守守守则则则则、操操操操作作作作卡卡卡卡、作作作作业业业业指指指指导导导导书书书书等等等等。如如如如：产产产产品品品品标标标标准准准准、原原原原材材材材料料料料标标标标准准准准、技技技技术术术术图图图图纸纸纸纸、工工工工序序序序作作作作业业业业指指指指导导导导书书书书、工工工工艺艺艺艺卡卡卡卡、设设设设备
23、备备备操操操操作作作作规规规规程程程程、运行规程、抽样标准、检验规程等。运行规程、抽样标准、检验规程等。运行规程、抽样标准、检验规程等。运行规程、抽样标准、检验规程等。管管管管理理理理标标标标准准准准：对对对对企企企企业业业业标标标标准准准准化化化化领领领领域域域域中中中中需需需需要要要要协协协协调调调调统统统统一一一一的的的的管管管管理理理理事事事事项项项项所所所所制制制制定定定定的的的的标标标标准准准准。“管管管管理理理理事事事事项项项项”主主主主要要要要是是是是指指指指在在在在营营营营销销销销、设设设设计计计计、采采采采购购购购、工工工工艺艺艺艺、生生生生产产产产、检检检检验验验验、能能
24、能能源源源源、安安安安全全全全、卫卫卫卫生生生生健健健健康康康康、环环环环保保保保等等等等管管管管理理理理中中中中与与与与实实实实施施施施技技技技术术术术标标标标准准准准有有有有关关关关的的的的重重重重复复复复性性性性事事事事物物物物和和和和概概概概念念念念。管管管管理理理理标标标标准准准准的的的的形形形形式式式式可可可可以以以以是是是是规规规规则则则则、规规规规定定定定、制制制制度度度度、条条条条例例例例等等等等。如如如如：变变变变电电电电站站站站管管管管理理理理办办办办法法法法、供供供供电电电电管管管管理理理理办办办办法法法法所所所所管管管管理理理理办办办办法法法法、仓仓仓仓库库库库管管管
25、管理理理理办办办办法法法法、文件和资料编写导则、产品标识细则、规章制度等。文件和资料编写导则、产品标识细则、规章制度等。文件和资料编写导则、产品标识细则、规章制度等。文件和资料编写导则、产品标识细则、规章制度等。工工工工作作作作标标标标准准准准：对对对对企企企企业业业业标标标标准准准准化化化化领领领领域域域域中中中中需需需需要要要要协协协协调调调调统统统统一一一一的的的的工工工工作作作作事事事事项项项项所所所所制制制制定定定定的的的的标标标标准准准准。“工工工工作作作作事事事事项项项项”主主主主要要要要是是是是指指指指在在在在执执执执行行行行相相相相应应应应管管管管理理理理标标标标准准准准和和
26、和和技技技技术术术术标标标标准准准准时时时时，与与与与工工工工作作作作岗岗岗岗位位位位的的的的职职职职责责责责、岗岗岗岗位位位位人人人人员员员员基基基基本本本本技技技技能能能能、工工工工作作作作内内内内容容容容要要要要求求求求与与与与方方方方法法法法检检检检查查查查与与与与考考考考核核核核等等等等有有有有关关关关的的的的重重重重复复复复性性性性事事事事物物物物和和和和概概概概念念念念。如如如如：岗岗岗岗位位位位标标标标准准准准、任任任任职职职职(rn(rn(rn(rn zh)zh)zh)zh)资资资资格格格格、岗岗岗岗位位位位职职职职责责责责、考核细则等。考核细则等。考核细则等。考核细则等。第
27、三层：作业类文件通常第三层：作业类文件通常第三层：作业类文件通常第三层：作业类文件通常(tngchng)(tngchng)(tngchng)(tngchng)可分为：可分为：可分为：可分为：3 3、QMS/OHS/EMS QMS/OHS/EMS文件文件(wnjin)(wnjin)的结构的结构（6-56-5）第十八页，共130页。193 3、QMS/OHS/EMSQMS/OHS/EMS文件文件(wnjin)(wnjin)的结构的结构（6-66-6）QMS/OHS/EMS QMS/OHS/EMS管理体系记录管理体系记录-证据证据(zhngj)(zhngj)性文件性文件 这里讲的记录主要是各种记录表
28、单这里讲的记录主要是各种记录表单,还有一还有一些文字记录些文字记录,如计划、总结、方案、预案等。如计划、总结、方案、预案等。记录是记录是QMS/OHS/EMSQMS/OHS/EMS文件最基础的部分，包文件最基础的部分，包括生产括生产/运行控制、培训、监测、审核、复审运行控制、培训、监测、审核、复审的职业健康安全、环境管理记录和图表，不的职业健康安全、环境管理记录和图表，不符合符合/事故、事件记录以及产品质量事故、事件记录以及产品质量/职业健康职业健康安全安全/环境管理信息反馈记录等。这些都是证环境管理信息反馈记录等。这些都是证明各生产阶段质量、职业健康安全、环境管明各生产阶段质量、职业健康安全
29、、环境管理是否达到要求和检查质量、职业健康安全、理是否达到要求和检查质量、职业健康安全、环境管理体系运行有效性的证据环境管理体系运行有效性的证据(zhngj)(zhngj)，因而它具有可追溯性的特点因而它具有可追溯性的特点,可为领导决策提可为领导决策提供可靠的依据。供可靠的依据。第十九页，共130页。204 4、QMS/OHS/EMSQMS/OHS/EMS文件编制文件编制(binzh)(binzh)的的原则（原则（9-19-1）编写体系文件的原则是：编写体系文件的原则是：1、符符合合性性：符符合合ISO9001、OHSAS18001和和ISO14001标标准准要要求求。即即：复复盖盖标标准准，
30、标标准准要要求求的的要要写写到到，不不能能低低于于标标准要求；准要求；2、有效性：能达到指导企业实际运作的效果；、有效性：能达到指导企业实际运作的效果；3、可可操操作作性性：文文件件要要适适度度，不不能能太太简简或或太太繁繁，注注重重有有效效性和效率，应实用，够用性和效率，应实用，够用(u yn)即可；即可；4、标准化：按企业标准化体系要求编写。、标准化：按企业标准化体系要求编写。GB/T 15496-2003企业标准体系企业标准体系 要求要求 GB/T 15497-2003企业标准体系企业标准体系 技术标准体系技术标准体系 GB/T 15498-2003企企业业标标准准体体系系 管管理理标标
31、准准和和工工作作标标准体系准体系 GB/T 1.1-2000标标准准化化工工作作导导则则 第第1部部分分:标标准准的的结结构和编写规则构和编写规则第二十页，共130页。214 4、QMS/OHS/EMSQMS/OHS/EMS文件编制文件编制(binzh)(binzh)的的原则（原则（9-29-2）体系文件要做到：体系文件要做到：系统性；法规性；符合性；可操作性；系统性；法规性；符合性；可操作性；协调性；唯一性；继承性。协调性；唯一性；继承性。第二十一页，共130页。22系统性系统性 组织应对其组织应对其QMS/OHS/EMS中采用的全中采用的全部要素部要素(yo s)、要求和规定，系统有条理地
32、制订、要求和规定，系统有条理地制订各项程序；各项程序；所有文件应按统一规定的方法编辑成册；所有文件应按统一规定的方法编辑成册；各层次文件应接口明确、结构合理、协调各层次文件应接口明确、结构合理、协调有序；有序；各层次文件原则上应涉及各层次文件原则上应涉及QMS/OHS/EMS一个逻辑上独立的部分。一个逻辑上独立的部分。4 4、QMS/OHS/EMSQMS/OHS/EMS文件文件(wnjin)(wnjin)编制的编制的原则（原则（9-39-3）第二十二页，共130页。234 4、QMS/OHS/EMSQMS/OHS/EMS文件文件(wnjin)(wnjin)编制的原则编制的原则（9-49-4）法
33、规性法规性 体系文件应在总体上遵循体系文件应在总体上遵循QMS/OHS/EMS标准，以及国家或主管部门标准，以及国家或主管部门的有关法规要求；的有关法规要求；文件一旦批准文件一旦批准(p zhn)实施，就必须认实施，就必须认真执行；真执行；文件修改只能按规定的程序进行。文件修改只能按规定的程序进行。第二十三页，共130页。24符合符合(fh)(fh)性性 应符合应符合(fh)(fh)并覆盖所选标准或所选标准条并覆盖所选标准或所选标准条款的要求；款的要求；4 4、QMS/OHS/EMSQMS/OHS/EMS文件文件(wnjin)(wnjin)编制的原编制的原则（则（9-59-5）第二十四页，共1
34、30页。254 4、QMS/OHS/EMSQMS/OHS/EMS文件编制文件编制(binzh)(binzh)的原则的原则（9-69-6）可操作性可操作性 应应符符合合本本企企业业的的实实际际情情况况。具具体体的的控控制制要要求求应应以以满满足足企企业业需需要要为为度度，而而不不是是越越多多越越严就越好；严就越好；体体系系文文件件应应根根据据标标准准的的要要求求、组组织织规规模模、生产活动的具体性质采取不同的形式；生产活动的具体性质采取不同的形式；体体系系文文件件的的详详略略程程度度应应与与人人员员的的素素质质、技能和培训等因素相适应；技能和培训等因素相适应；所所有有(suyu)(suyu)文文
35、件件规规定定都都应应在在实实际际工工作作中能得到有效的贯彻。中能得到有效的贯彻。第二十五页，共130页。264 4、QMS/OHS/EMSQMS/OHS/EMS文件文件(wnjin)(wnjin)编制的原编制的原则（则（9-79-7）协调性协调性 体系文件的所有规定应与组织的其他体系文件的所有规定应与组织的其他(qt)(qt)管理规定相协调；管理规定相协调；体系文件之间应相互协调；体系文件之间应相互协调；体系文件应与有关技术标准、规范相互协体系文件应与有关技术标准、规范相互协调；调；处理好各种接口，避免不协调或职责不清。处理好各种接口，避免不协调或职责不清。第二十六页，共130页。274 4、
36、QMS/OHS/EMSQMS/OHS/EMS文件编制文件编制(binzh)(binzh)的原则的原则（9-89-8）唯一性唯一性 对对一一个个组组织织，其其QMS/OHS/EMS文文件件是唯一的；是唯一的；通通过过清清楚楚、准准确确、全全面面、简简单单扼扼要要的的表达方式，实现唯表达方式，实现唯 一的理解；一的理解；决决不不允允许许针针对对同同一一事事项项的的相相互互矛矛盾盾(modn)的不同文件同时使用；的不同文件同时使用；不同组织的文件可具有不同的风格。不同组织的文件可具有不同的风格。第二十七页，共130页。28继承性继承性 将企业原有的优秀管理经验将企业原有的优秀管理经验(jngyn)(
37、jngyn)有机的融入管理体系之中有机的融入管理体系之中4 4、QMS/OHS/EMSQMS/OHS/EMS文件文件(wnjin)(wnjin)编制的原编制的原则（则（9-99-9）第二十八页，共130页。295 5、QMS/OHS/EMS QMS/OHS/EMS文件文件(wnjin)(wnjin)编制的步骤和编制的步骤和技巧（技巧（5-15-1）文件编写步骤文件编写步骤:1对文件编写人员进行培训。对文件编写人员进行培训。2.任命文件编写小组组长和组员。任命文件编写小组组长和组员。3执执行行危危险险源源和和环环境境因因素素辨辨识识、风风险险评评价价与与风风险险控控制制，评评价价出出重重大大危危
38、险险源源和和重重要要环环境境因因素素，并并进进行行分分级级，制制订订危危险险源源清清单单、重重大大危危险险源源清清单单和和环环境境因因素素清清单单、重重要环境因素清单。要环境因素清单。4、根根据据企企业业经经营营综综旨旨和和方方向向编编制制或或修修订订质质量量方方针针,根根据据重重大大危危险险源源来来编编制制或或修修订订职职业业健健康康安安全全方方针针，根根据据重要环境因素来编制或修订环境管理方针。重要环境因素来编制或修订环境管理方针。5根根据据质质量量/职职业业健健康康安安全全/环环境境管管理理方方针针和和重重大大危危险险源源/重重要要环环境境因因素素技技术术经经济济可可行行性性，确确定定目
39、目标标、指指标标和和管理方案。管理方案。6.按按GB/T 1.1-2000标标准准化化工工作作导导则则 第第1部部分分(b fen):标标准准的的结结构构和和编编写写规规则则制制定定文文件件编编制制导导则则,规规范范文件编写格式。文件编写格式。7.制定文件编写计划，按计划分工编写。制定文件编写计划，按计划分工编写。第二十九页，共130页。305 5、QMS/OHS/EMS QMS/OHS/EMS文件编制文件编制(binzh)(binzh)的步骤和技的步骤和技巧（巧（5-25-2）8.根根据据上上述述第第3、4、5、6、7步步的的结结果果策策划划运运行行控控制制程程序序和和作作业业指指导导书书，
40、确定程序文件和作业指导书清单。策划时应注意：确定程序文件和作业指导书清单。策划时应注意：(1)为为使使重重大大危危险险源源、重重要要环环境境因因素素受受到到控控制制，减减少少工工伤伤(gngshng)、环环保保事事故故和和职职业业病病，可可行行时时应应建建立立与与重重大大危危险险源源和和重重要要环环境境因因素素相相应应的管理方案和运行控制程序；的管理方案和运行控制程序；(2)对对同同一一个个重重大大危危险险因因素素和和重重要要环环境境因因素素，可可以以既既有有管管理理方方案案又又可有运行控制程序，当然也可以只有可有运行控制程序，当然也可以只有 其一；其一；(3)同同一一个个目目标标可可以以分分
41、解解成成多多个个指指标标，相相应应地地，同同一一个个目目标标也也就就可可以由多个管理方案或多个运行控制程序来实现。以由多个管理方案或多个运行控制程序来实现。9.进行各个文件本身的编写、审核、修改。进行各个文件本身的编写、审核、修改。10.通通过过上上述述各各程程序序提提出出各各部部门门的的职职责责，并并补补充充完完善善之之，将将其其提提炼炼到到管管理手册相应的条款中。理手册相应的条款中。11.对初稿组织广泛讨论对初稿组织广泛讨论,征求意见。征求意见。12.编写小组对整套文件的接口协调性、统一性进行审核、修改。编写小组对整套文件的接口协调性、统一性进行审核、修改。13.领导审定领导审定,发布实施
42、。发布实施。第三十页，共130页。315 5、QMS/OHS/EMS QMS/OHS/EMS文件编制文件编制(binzh)(binzh)的步骤和技巧的步骤和技巧（5-35-3）编写技巧编写技巧(jqio)：职职业业健健康康安安全全/环环境境管管理理体体系系文文件件的的编编写写建建议议按按以以下下五五条条主主线线分分头头编编写写，一一条条线线一一个个组组或或一一个个人人每每一一条条线线中中的的手手册册、程程序序和和记记录录格格式式乃乃至至作作业业指指导导书书都都包包含含在在内内，这这样样写写可可以以避避免免前前 后重复和矛盾。后重复和矛盾。1、第一条线：、第一条线：4.3.1 危危险险源源辨辨识
43、识（环环境境因因素素识识别别），风风险险评价与风险控制；评价与风险控制；4.3.2 法律、法规及其他要求：法律、法规及其他要求：4.3.3 方针、目标、指标：方针、目标、指标：4.3.4 管理方案，管理方案，第三十一页，共130页。325 5、QMS/OHS/EMS QMS/OHS/EMS文件文件(wnjin)(wnjin)编制的步骤和技巧编制的步骤和技巧（5-45-4）第二条线：第二条线：4.4.2 4.4.2 培训、意识和能力；培训、意识和能力；4.4.5 4.4.5 文件和资料管理文件和资料管理(控制控制)；4.5.3 4.5.3 记录和记录管理。记录和记录管理。第三条线：第三条线：4.
44、4.6 4.4.6 运行控制：运行控制：4.4.7 4.4.7 应急预案与响应。应急预案与响应。第四条线：第四条线：4.5.1 4.5.1 绩效绩效(j xio)(j xio)测量与监测；测量与监测；4.5.2 4.5.2 事故、事件、不符合、纠正与预防措施；事故、事件、不符合、纠正与预防措施；4.5.4 4.5.4 内部审核；内部审核；4.6 4.6 管理评审。管理评审。第五条线：第五条线：其他及附录。其他及附录。第三十二页，共130页。335 5、QMS/OHS/EMSQMS/OHS/EMS文件编制文件编制(binzh)(binzh)的步骤和技巧的步骤和技巧（5-55-5）也可采取如下的编
45、写方式：也可采取如下的编写方式：(1)自上而下依序展开方式自上而下依序展开方式 按按方方针针、管管理理手手册册、程程序序文文件件、作作业业文文件件、记记录录的的顺顺序序编编写写，这这有有利利于于上上一一层层次次文文件件与与下下一一层层次次文文件件的的衔衔接接，但但对对文文件件编编写写人人员员的的素素质质要要求求较较高高，文文件件编编写所需时间较长，且写所需时间较长，且 必然伴随着反复修改。必然伴随着反复修改。(2)自下而上的编写方式自下而上的编写方式 按按基基础础性性文文件件、程程序序文文件件、管管理理手手册册的的顺顺序序编编写写，这这适适用用于于管管理理基基础础较较好好的的组织，但如无组织，
46、但如无 总体设计方案指导易出现混乱。总体设计方案指导易出现混乱。(3)从程序文件开始从程序文件开始(kish)，向两边扩展的编写方式，向两边扩展的编写方式 先先编编写写程程序序文文件件，再再开开始始(kish)手手册册和和基基础础性性文文件件的的编编写写，实实际际是是从从分分析析活活动动，确确定定活活动动程程序序开开始始(kish)，将将标标准准的的要要求求与与组组织织实实际际紧紧密密结结合合，可可缩缩短文件编写时间。短文件编写时间。第三十三页，共130页。34职职职职责责责责分分分分明明明明，语语语语气气气气肯肯肯肯定定定定（避避避避免免免免用用用用“大大大大致致致致上上上上”、“基本上基本
47、上基本上基本上”、“可能可能可能可能”、“也许也许也许也许”之类词语）；之类词语）；之类词语）；之类词语）；结构清晰，文字简明；结构清晰，文字简明；结构清晰，文字简明；结构清晰，文字简明；格式统一，文风一致格式统一，文风一致格式统一，文风一致格式统一，文风一致;不不不不使使使使用用用用软软软软性性性性词词词词 如如如如：积积积积极极极极、认认认认真真真真、努努努努力力力力(n(n(n(n l)l)l)l)、建议、加强等、建议、加强等、建议、加强等、建议、加强等 6 6、编写、编写QMS/OHS/EMSQMS/OHS/EMS文件文件(wnjin)(wnjin)的文字的文字要求要求第三十四页，共1
48、30页。357 7、文件的管理控制与文件的标识、文件的管理控制与文件的标识文件的管理控制文件的管理控制 ISO9001 ISO9001、OHSAS18001OHSAS18001和和ISO14001ISO14001标准标准对文件的的批准、评审、更改对文件的的批准、评审、更改(gnggi)(gnggi)、保存、使用、发放、识别、保存、使用、发放、识别、作废做了明确规定。作废做了明确规定。a)a)批准：文件发布前得到批准，以确保文批准：文件发布前得到批准，以确保文件充分性与适宜件充分性与适宜性；性；b)b)审核：必要时对文件充分性和适宜性进审核：必要时对文件充分性和适宜性进行评审、更新并行评审、更新
49、并再次批准；再次批准；c)c)发放：有受控标识和分发号，有登记；发放：有受控标识和分发号，有登记；第三十五页，共130页。36d)更改：确保文件的更改和现行修订状态得到识别；更改：确保文件的更改和现行修订状态得到识别；e)使用：确保在使用处可获得适用文件的有关版本；使用：确保在使用处可获得适用文件的有关版本；f)标识：确保文件保持清晰、易于识别；标识：确保文件保持清晰、易于识别；g)识别：确保外来文件得到识别，并控制其分发；识别：确保外来文件得到识别，并控制其分发；h)作废：防止作废文件的非预期使用，若因任何原作废：防止作废文件的非预期使用，若因任何原因而保留作废文件时，对这些因而保留作废文件
50、时，对这些(zhxi)文件进行适当的文件进行适当的标识。标识。第三十六页，共130页。37编号、名称；编号、名称；编号、名称；编号、名称；编制、审核、批准编制、审核、批准编制、审核、批准编制、审核、批准(p zhn)(p zhn)(p zhn)(p zhn)；生效日期（发布、实施）；生效日期（发布、实施）；生效日期（发布、实施）；生效日期（发布、实施）；受控状态、受控号（分发号）；受控状态、受控号（分发号）；受控状态、受控号（分发号）；受控状态、受控号（分发号）；版本号；版本号；版本号；版本号；修订号；修订号；修订号；修订号；页码，页数。页码，页数。页码，页数。页码，页数。7 7、文件、文件(