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1、办公事务管理制度一、 办公用品管理制度第1章 总则第1条 本公司为规范办公用品的发放工作，特制定本规定。第2条 公司各部门应本着节约的原则领取、使用办公用品。第3条 办公用品的采购与管理由行政部统一负责。第4条 本制度适用于公司全体员工。第2章 办公用品的申请第5条 对于日常易耗品申请，直接由申请部门填写申请单，经主管签字确认后，到行政部登记领取。第6条 各部门如申购办公用品，还必须另填一份订购审批单，经办公事务部门确认审核后，由办公事务部门统一购买。第7条 在申请书中要写明所要的物品、数量、质量规格。第3章 办公用品的购买第8条 为了统一限量、控制办公用品规格以及节约经费开支，所有办公用品的
2、购买都由办公事务部门统一购买。如有特殊情况，允许各部门在提出“办公用品购买审批单”的前提下就近采购。在这种情况下，办公事务部门有权进行审核并且把审核结果连同审批单一起交付监督检查部门保存，以作为日后使用情况报告书的审核与检查依据。第9条 购买量的确定。根据办公用品库存量情况以及消耗水平，确定订购数量。第10条 供应商的确定。办公事部门在购买办公用品时，必须货比三家选择其中价格、质量最优者。第11条 办公事务部门必须依据订购单，填写“订购进度控制表（见下表）”，卡中应写明订购日期、订购数量、单价以及向哪个商店订购等。 订购进度控制卡项目物品名称订购日期订购数量单价物品来源到货日期办公事务人员（签
3、字） 主管领导确认（签字）第12条 所订购办公用品送到后，办公事务部门要按送货单进行验收，核对品种、规格、数量与质量，确定无误，在送货单上加盖印盖，表示收到。然后，在订购进度上做好登记，写明到货日期、数量等。第13条 收到办公用品后，对照订货单与订购进度控制卡，开具支付传票，经主管签字、盖章，做好登记，转交出纳室负责支付或结算。第4章 办公用品的核发第14条 办公事务部门依据申请部门的申请单，在所需物品全部到库后，填写办公用品分发通知书（见下表）办公用品分发通知书需求部门需求人到货时间物品名称规格数量单位用途单价合计今物品已于_年_月_日到达我部门,请于_年_月_日之前领取接受人员(签字) 主
4、管领导确认(签字)第15条 办公事务专员进行核对后，把申请所要全部用品备齐，分发给各部门。第16条 用品分发后做好登记，写明分发日期、品名与数量等。一份申请书连同用品分发通知书，转交办公用品管理室记账存档；另一份作为用品分发通知，连同分发物品一起返回各部门。第5章 办公用品的保管第17条 办公事务部门必须对所有入库办公用品一一填写台账（见下表）。 项 目物品名称编号数量单价入库时间备 注第18条 必须清楚地掌握办公用品库存情况，经常整理与清扫，必要时要实行防虫等保护措施。第19条 办公用品仓库一年盘点两次。盘点工作同由办公事务主管负责。盘点要求做到账物一致，如果不一致必须查的原因，然后调整台账
5、，使两者一致。第20条 印刷制品与各种用纸的管理按照盘存的台账为基准，对领用的数量随时进行记录并进行加减，计算出余量。一旦一批消耗品用完，应立即写报告递交办公事务主管。第21条 非易耗类办公用品如有故障或损坏，应以旧换新，如遗失应由个人或部门赔偿、自购。第22条 所有办公用品非工作原因严禁带出公司。第6章 办公用品的报废处理第23条 报废审核.对于各部门提交的报废物品清单(见下表),办公事务专员要认真审核,确认其不能再次利用后,经办公事务主管签字方可做报废处理.报废物品清单物品编号物品名称数量单价出厂时间使用时间报废类型报废原因以上物品本部门申请报废处理产品意见 部门主管(签字)办公事务专员同
6、意报废处理 不同意报废处理 办公事务专员(签字)办公事务主管同意报废处理 不同意报废处理 办公事务专员(签字)第24条 对决定报废的办公用品,要做好登记,在报废处理册上写清用品名称、价格、数量及报废处理的其他有关事项。第25条 报废品不得随意丢弃，应集中存放、集中处理第7章 办公用品使用的监督第26条 办公事务部门定期核对用品申请书与实际使用情况第27条 办公事部门不定期核对用品领用传票与用品台账第28条 办公事部门不定期对各部门办公用品使用情况进行检查，杜绝浪费办公用品行为。第8章 附则第29条 本制度总经理办公会讨论通过。第30条 本制度自发布之日起执行。二、办公设备管理制度下面是公司办公
7、设备管理制度。第1章 总则第1条 为了保证公司办公设备正常运转，提高办公设备工作效率和使用效率，特制定本制度。第2条 本制度所指办公设备包括电话、电脑、打印机、复印机、传真机等。第3条 本制度适用于公司全体员工。第2章 办公设备购买第4条 办公设备购买由各部门在年初部门计划中统一入预算，经公司领导审批后由办公事务部门统一以招标形式购买。第5条 对于临时增购的办公设备要经总经理审批同意方可。第3章 电脑使用管理第6条 专人专管（1） 每台电脑指定专门人员上机，负责日常操作，非操作人员不得随意上机。（2） 电脑使用人员设密码管理，密码属公司机密，未经批准不得向任何人泄露。第7条 操作规定（1） 严
8、禁在电脑上从事与本职工作无关的事项，严禁使用电脑玩电子游戏。（2） 不得使用未经病毒检查的软盘，防止病毒入侵。（3） 严禁私自拷贝、泄露涉及公司有关机密的文件资料。第8条 病毒防护（1） 装有软驱的计算机一律不得入网。（2） 对于联网的计算机，任何人在未经批准的情况下，不得从网络复制软件或文档。（3） 对于尚未联网的计算机，其软件的安装由电脑室负责。（4） 任何计算机需安装软件时，须由相关专业负责人提出书面报告，经部门主管同意后，由专业人员负责安装。（5） 所有计算机不得安装游戏软件。（6） 数据的备份由相关专业负责人管理，备用的软盘由专业负责人提供。（7） 软件在使用前，必须确保无病毒。（8
9、） 任何人未经过他人同意，不得使用他人的电脑。第9条 硬件的保护（1） 除负责硬件维护的人员外，任何人不得随意拆卸所使用的计算机设备。（2） 硬件维护人员在拆卸计算机时，必须采取必要的防静电措施。（3） 硬件维护人员在作业完成后或准备离去时，必须将所拆卸的设备复原。（4） 各部门负责人必须认真落实所辖计算机及配套设备的使用和保养责任。（5） 各部门负责人必须采取必要的措施，确保所用计算机及外设始终处于整洁和良好的状态。（6） 所有带锁的计算机，在使用完毕或离去前必须上锁。（7） 对于关键的电脑设备应配备必要的断电继电设施以保护电源。第10条 电脑保养（1） 保持电脑的清洁，严禁在电脑前吸烟、吃
10、东西等，严禁用手、锐物触摸屏幕。使用人在离开前应退出系统并关闭电脑，盖上防尘罩。确保所用的电脑外设始终处于整洁和良好状态。（2） 定期（每月末）对电脑内资料进行整理，做好备份及外设始终处于整洁和良好状态。（3） 定期（每月一次）由指定的专业电脑维护公司进行维护和保养。第4章 电话使用管理第11条 电话由行政部统一负责管理，各部门主管负责监督与控制使用。第12条 每次通话时间以3分钟为限，通话时应简洁扼要，以免耗时占线、浪费资金。第13条 使用前应对通话内容稍加构思或拟出提纲。第14条 各种外线电话须配置专用长途电话记录表，并次记录使用人、受话人、起止时间、联络事项及交涉结果。该记录表每月转办公
11、事务主管审阅。第15条 长途电话限期完成主管以上人员作用，其他人员使用长途电话需先经主管批准。第16条 禁止因私拨打长途电话。第5章 打印机、复印机使用管理第17条 打印机、复印机由专人负责管理使用，其他人员未经批准不得擅自作用。第18条 打印、复印文件资料要办理审批手续，详细填写打印复印的时间、标题、份数、密级，经主管批准签字后方可。第19条 凡需打印的文件、表格等，字迹要清楚、语句要通顺。打印的文件由拟稿部门负责核对。第20条 为确保复印机的安全运转，每天开机时间不宜过长，急件经主管批准后，方可临时开机。第21条 打印复印人员要严守文件内容，做到不泄密、不失密。第6章 传真机使用管理第22
12、条 传真机由专人保管使用，其他人员不得自行使用。第23条 不得使用传真机传送个人材料，机密文件需经公司领导批准。第24条 建立传真登记、签收制度、立档备案。第25条 每天下班后，传真机设置为自动接收，以防止遗漏重要文件。第7章 其他办公设备使用管理第26条 专管专用。司所有的办公设备都要指定专人使用，其他人员若使用必须经设备主管人员批准方可。第27条 办公设备使用人员要定期进行养护，以免老化影响使用。第28条 办公设备使用人员要保证设备的安全。如果能够上锁，全部上锁；如果因使用人员过失造成办公设备丢失，要追究相关责任人责任。第8章 办公设备使用监管第29条 公司办公事务部门负责对办公设备使用情况进行不定期检查。第30条 公司办公事务部门对违规使用人员有提请处罚的权力。