表格处理软件excel.ppt

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1、ExcelExcel 20032003第第4 4章章 目目录录 Excel 2003Excel 2003Excel 2003Excel 2003概述概述概述概述4.2 4.2 4.2 4.2 Excel 2003Excel 2003Excel 2003Excel 2003的基本操作的基本操作的基本操作的基本操作4.3 4.3 4.3 4.3 编辑工作簿编辑工作簿编辑工作簿编辑工作簿4.4 4.4 4.4 4.4 格式化工作表格式化工作表格式化工作表格式化工作表 图表图表图表图表 公式与函数的使用公式与函数的使用公式与函数的使用公式与函数的使用 页面设置页面设置页面设置页面设置 数据管理数据管理

2、数据管理数据管理 数据分析数据分析数据分析数据分析4.1 Excel 20034.1 Excel 2003概述概述 Excel2003Excel2003的启动与退出的启动与退出 Excel2003 Excel2003的窗口的窗口的窗口的窗口 Excel2003Excel2003的基本概念的基本概念的基本概念的基本概念 4.1.2 Excel4.1.2 Excel的工作窗口的工作窗口 工作表标签工作表标签Office助手助手滚动条滚动条任任务务窗窗格格默认的工作簿文件名：默认的工作簿文件名：Book1扩展名扩展名.xls行行序序:165536列列序序:AIV共共256列列当前单元格当前单元格名称

3、栏名称栏编辑栏编辑栏工作表标签工作表标签标签滚动按钮标签滚动按钮填充柄填充柄状态栏状态栏滚动条滚动条全选全选按钮按钮4.1.3 Excel20034.1.3 Excel2003的基本概念的基本概念1、工作簿：、工作簿：即即Excel文档，扩展名为文档，扩展名为“.xls”。例如：名为。例如：名为“2008级级成绩成绩.xls”的文档。每个工作簿由最多达的文档。每个工作簿由最多达255个独立工作表组成。个独立工作表组成。2、工作表：、工作表：即即Excel文档中的一个个独立表格，工作簿中的各工作表文档中的一个个独立表格，工作簿中的各工作表具有不同名称，默认名称为具有不同名称，默认名称为“Shee

4、t1、2”。每个工作表由。每个工作表由65536（行）（行）256（列）个单元格组成（列）个单元格组成3、单元格：、单元格：即工作表中的格子，是最基本的存储数据单元。具有地即工作表中的格子，是最基本的存储数据单元。具有地址及名称，一般用地址标识单元格，单元格的地址由列标和址及名称，一般用地址标识单元格，单元格的地址由列标和行号组成，例如行号组成，例如“A5”表示位于第表示位于第5行、第行、第1列位置的单元格。列位置的单元格。一、工作簿、工作表、单元格和单元格区域一、工作簿、工作表、单元格和单元格区域工作簿工作簿工作表工作表单元格单元格255个工作表个工作表256列、列、65536行行4、单元格

5、区域：、单元格区域：一组单元格标识的区域称为单元格区域，主要表示形一组单元格标识的区域称为单元格区域，主要表示形式有：式有：（1）“A1:B3”表示从单元格表示从单元格A1到到B3的连续区域；的连续区域；（2）“A1:B2,C2:D5”表示从单元格表示从单元格A1到到B3及及C2到到D5的的两个区域；两个区域；（3）“A1:C3 B2:E5”表示表示A1到到C3，B2到到E5的共同区域。的共同区域。（1）（）（2）（）（3）中表示的不同单元格区域）中表示的不同单元格区域应将Excel选定操作与已掌握的Windows文件选定、Word选定进行异同点比较，找出其中规律。1 1选定单元格选定单元格

6、鼠鼠标单击即可。即可。2 2选定单元格区域选定单元格区域 拖拖动鼠鼠标即可。即可。选择不相不相邻单元格元格或区域，可按住或区域，可按住CtrlCtrl键继续选择。3 3选择整行或整列选择整行或整列 在行号或列在行号或列标上上单击选单行列或拖行列或拖动选多行列。多个不多行列。多个不连续的行的行/列的列的选择也需先按住也需先按住CtrlCtrl键。4 4选择整个工作表选择整个工作表 全全选按按钮或或CtrlCtrlA A快捷快捷键。5 5选择单元格中的文本选择单元格中的文本 双双击单元格。元格。二、单元格或数据区的选定二、单元格或数据区的选定4.2 4.2 工作簿和工作表的基本操作工作簿和工作表的

7、基本操作4.2.1 工作簿的基本操作4.2.2 4.2.2 工作表的操作工作表的操作工作表的操作工作表的操作熟悉并掌握文档的常用创建、保存方法：通过工具栏、菜单、模板创建。书书P84-85图形界面的图形界面的三种常用操作三种常用操作4.2.1 4.2.1 工作簿的操作工作簿的操作1插入、删除、移动、复制和重命名工作表插入、删除、移动、复制和重命名工作表（1）右右击要操作的要操作的“工作表名称工作表名称栏”（参（参见工作窗口工作窗口图）；）；（2）在打开的快捷菜）在打开的快捷菜单（下（下图1）中）中单击相相应命令；命令；（3）如果是复制工作表，如果是复制工作表，则在在单击“移移动或复制或复制”命

8、令后，命令后，在在弹出的出的对话框（下框（下图2）中）中选中中“建立副本建立副本”复复选框。框。4.2.2 4.2.2 工作表的操作工作表的操作4.3 4.3 编辑工作簿编辑工作簿4.3.1 数据的输入数据的输入数据的输入数据的输入4.3.2 4.3.2 数据的编辑修改数据的编辑修改数据的编辑修改数据的编辑修改4.2.3 4.2.3 数据的有效性数据的有效性数据的有效性数据的有效性输入的基本步入的基本步骤是：用鼠是：用鼠标或方向或方向键将光将光标定位在要定位在要输入数据的入数据的单元格中，元格中，输入完数据后，按入完数据后，按EnterEnter键确确认即可，光即可，光标自自动跳到下一行。跳到

9、下一行。在在编辑栏中也可以直接中也可以直接输入入对应单元格中的数据。元格中的数据。4.3.1 4.3.1 数据的输入数据的输入一、手工输入数据一、手工输入数据输入文本：输入文本：左对齐左对齐 把数字作为文本输入，先输入把数字作为文本输入，先输入上引号上引号：，再输入数符。，再输入数符。每个单元格每个单元格32000个字符，按个字符，按Alt+Enter强制换行。强制换行。输入数值：输入数值：右对齐右对齐 输入输入正数正数：直接输入，前面：直接输入，前面不必带不必带“+”号；号；输入输入负数负数：必须在数字前：必须在数字前加加“-”号号，或者给数字加上圆括，或者给数字加上圆括号；号；输入输入真分

10、数真分数：必须：必须先输入先输入“0”和和空格空格，再输入，再输入分数分数。每单元格显示每单元格显示11个数字，超过时以科学计数法显示，右对个数字，超过时以科学计数法显示，右对齐。齐。为多个单元格输入同一内容的数据：选定单元格，输入数据为多个单元格输入同一内容的数据：选定单元格，输入数据后按后按Ctrl+Enter。输入日期和时间：输入日期和时间：右右对齐对齐 输入日期输入日期 用用“年年/月月/日日”或或“年年-月月-日日”或或“年、月、日年、月、日”的格式。的格式。按按“Ctrl+；”：输入：输入当前日期当前日期。输入时间输入时间 时、分、秒之间用冒号时、分、秒之间用冒号“:”分隔。分隔。

11、按按“Ctrl+Shift+；”键则输入键则输入当前时间当前时间。用用12小时制：输入时间后输入空格，再输入小时制：输入时间后输入空格，再输入am或或pm；用用24小时制：直接输入即可。小时制：直接输入即可。既要输入既要输入日期日期又要输入又要输入时间时间，则用，则用空格空格将其将其隔开隔开。2 2快速输入特殊序列数据快速输入特殊序列数据当选择单元格或单元格区域时，位于单元格区域框的右下角的当选择单元格或单元格区域时，位于单元格区域框的右下角的黑色方块称为黑色方块称为填充柄填充柄。将鼠标指向它时，由。将鼠标指向它时，由“空心粗十字空心粗十字”变变成成“实心细十字实心细十字”时，按住鼠标左键拖动

12、，完成填充操作。时，按住鼠标左键拖动，完成填充操作。（1 1 1 1）输入数字连续增量、等差增量序列输入数字连续增量、等差增量序列 带带Ctrl键的左键的左拖（注意比较拖（注意比较不同之处）不同之处）直接左拖（注意比较直接左拖（注意比较纯数据及带单位的数纯数据及带单位的数据操作后的不同结果）据操作后的不同结果）书上书上P88页页 结论结论2 2快速输入特殊序列数据快速输入特殊序列数据（1 1 1 1）输入数字连续增量、等差增量序列输入数字连续增量、等差增量序列选中两个连续数据选中两个连续数据后的鼠标直接左拖后的鼠标直接左拖选中两个连续数据后的选中两个连续数据后的带带Ctrl键的鼠标左拖键的鼠标

13、左拖2 2快速输入特殊序列数据快速输入特殊序列数据（2 2 2 2）快速输入重复数据快速输入重复数据方法一：先输入要重复的数据，例如方法一：先输入要重复的数据，例如“65”、“初一初一”，然后，然后选定该数据单元格或数据区域，向目标方向左拖鼠标。或选定选定该数据单元格或数据区域，向目标方向左拖鼠标。或选定要填充区域，单击要填充区域，单击“编辑编辑填充填充向下向下/上上/左左/右填充右填充”命令。命令。选中选中3个数据个数据“初一初一”向下左拖可实现多数据重复输入向下左拖可实现多数据重复输入2 2快速输入特殊序列数据快速输入特殊序列数据（2 2 2 2）快速输入重复数据快速输入重复数据方法二：选

14、取单元格区域，在所选区域的任意一个单元格中输方法二：选取单元格区域，在所选区域的任意一个单元格中输入数据，然后按入数据，然后按Ctrl+Enter组合键，所选单元格均被填充为此组合键，所选单元格均被填充为此输入数据。此区域可以为非连续区域。输入数据。此区域可以为非连续区域。2 2快速输入特殊序列数据快速输入特殊序列数据（3 3 3 3）快速输入自定义数据序列快速输入自定义数据序列首次先在工作表中输入自定义序列，例如首次先在工作表中输入自定义序列，例如“春，春，夏，秋，冬夏，秋，冬”，然后单击，然后单击“工具工具选项选项自定义自定义序列序列”，单击，单击“导入导入”按钮即可。按钮即可。或直接打开

15、或直接打开“选项选项”对话框，在对话框，在“输入序列输入序列”框框中输入序列中按行输入序列，然后单击中输入序列中按行输入序列，然后单击“添加添加”。（3 3 3 3）快速输入自定义数据序列快速输入自定义数据序列自定义数据序列自定义数据序列“Spring,Winter”的设置的设置两大功能：一是通过设定一定的数值范围或特定要求，当输入的数值超过这个范围或者不满足所设定的要求时，Excel会自动阻止并提醒我们。二是通过设置一系列的下拉列表，然后通过设置可以强制输入特定的下拉列表中的内容，这样可以减少重复输入，提高效率。3 3 数据的有效性数据的有效性设定一定的数值范围或特定要求选择选择“数据数据”

16、|“|“有效性有效性”菜单命令，打开，菜单命令，打开，“数数据有效性据有效性”对话框。对话框。打开打开“设置设置”选项卡可以选择允许输入的内容，选项卡可以选择允许输入的内容，如整数、小数、日期、时间等。如整数、小数、日期、时间等。打开打开“输入信息输入信息”选项卡，可以设置输入信息时选项卡，可以设置输入信息时显示的特定内容。显示的特定内容。打开打开“出错警告出错警告”选项卡，可以设置一旦输入错选项卡，可以设置一旦输入错误信息时显示什么样的出错警告。误信息时显示什么样的出错警告。强制输入特定的下拉列表中的内容选择选择“数据数据”|“|“有效性有效性”菜单命令，打开，菜单命令，打开，“数数据有效性

17、据有效性”对话框。对话框。打开打开“设置设置”选项卡选择选项卡选择“有效性条件有效性条件”为序列。为序列。然后在然后在“来源来源”文本框中输入特定的内容。文本框中输入特定的内容。1 1复制、移动复制、移动 与与WordWord操作操作类似。似。2 2单元格单元格/行行/列的插入、删除列的插入、删除 在插入（在插入（删除）位置除）位置选中中单个或多个个或多个单元格元格/行行/列，列，单击“插入插入|单元格元格/行行/列列”（“编辑删除除”）。）。3 3清除单元格、行、列中数据或数据格式清除单元格、行、列中数据或数据格式 “清除清除”的含的含义是：不是：不删除原数据所在位置，除原数据所在位置，仅清

18、清除内容。并且不同的清除命令，清除的方式不同。除内容。并且不同的清除命令，清除的方式不同。单击“编辑|清除清除”中的相中的相应命令，可命令，可选择清除清除“全全部部”、仅清除清除“格式格式”、仅清除清除“内容内容”、仅清除批注。清除批注。注意与注意与Word相关操作相关操作进行异同比较，并找出进行异同比较，并找出规律。规律。4.3.2 4.3.2 数据的编辑修改数据的编辑修改4.4 4.4 工作表的格式化工作表的格式化1 单元格格式元格格式设置置2 设置条件格式设置条件格式3 自动套用格式自动套用格式 单元格的所有格式操作均可通过单元格的所有格式操作均可通过“格式格式|单元格单元格”命令完成。

19、此命令是命令完成。此命令是ExcelExcel格式化操作中最常用的格式化操作中最常用的命令。下例中的单元格边框、横纵向的对齐合并、命令。下例中的单元格边框、横纵向的对齐合并、（货币）数字显示、数据底色（图案）均通过（货币）数字显示、数据底色（图案）均通过“单单元格格式元格格式”设置对话框完成。设置对话框完成。格式设置实例格式设置实例1 单元格格式设置单元格格式设置1 单元格格式设置单元格格式设置设置文本格式设置文本格式 字体、字号、字形、对齐方式等字体、字号、字形、对齐方式等设置数字格式设置数字格式 例如，数字在格式例如，数字在格式#,#.#下为下为 默认情况下，默认情况下，Excel根据单元

20、格中数据的类型，自动根据单元格中数据的类型，自动调整数据的对齐方式。调整数据的对齐方式。用户也可以选择用户也可以选择“格式格式”“单元格单元格”命令，利用命令，利用“单元格格式单元格格式”对话框的对话框的“对齐对齐”选项卡进行设置。选项卡进行设置。数据格式设置数据格式设置对齐方式设置对齐方式设置 使用使用“格式格式”工具栏上的工具栏上的“边框边框”各按钮，或选择各按钮，或选择“格式格式”“单元格单元格”命令，命令，在在“单元格格式单元格格式”对话框的对话框的“边框边框”选项卡进行设置可以为表格设置线条和边框线。选项卡进行设置可以为表格设置线条和边框线。单击单击“格式格式”工具栏上工具栏上“边框

21、边框”按钮右边的小箭头，屏按钮右边的小箭头，屏幕出现幕出现“边框边框”各小图标。各小图标。（1 1）手动设置；移动鼠标到行、列边界处，当鼠标指针）手动设置；移动鼠标到行、列边界处，当鼠标指针变为变为“”“”时，向两边拖动鼠标或双击鼠标；时，向两边拖动鼠标或双击鼠标；（2 2）菜单命令：光标位于要设置的行列中，或选中多行、）菜单命令：光标位于要设置的行列中，或选中多行、多列，单击多列，单击“格式格式行（列）行（列）”，然后选择相应命令。，然后选择相应命令。表格框线设置表格框线设置调整单元格的行高和列宽调整单元格的行高和列宽2冻结工作表行冻结工作表行/列列 一个一个较大的工作表，在大的工作表，在显

22、示表右、下数据示表右、下数据时，常常，常常因屏幕尺寸所限，不能同因屏幕尺寸所限，不能同时看到表看到表标题。如下。如下图1，单击“窗口窗口冻结窗格窗格”命令，可命令，可锁定指定行定指定行/列，被列，被锁定的行定的行/列将不会随屏幕列将不会随屏幕滚动而而滚动。未锁定行列与锁定行列后的数据显示比较未锁定行列与锁定行列后的数据显示比较未锁定未锁定行列的行列的“石小石小苗苗”显显示示锁定前锁定前2行后行后的的“石石小苗小苗”显示显示 选中要设置条件格式的单元格区域，单击选中要设置条件格式的单元格区域，单击“格格式式条件格式条件格式”可按条件设置数据的特殊显示。可按条件设置数据的特殊显示。设设置条件格式举

23、例置条件格式举例将所有不及格同学的成绩用加将所有不及格同学的成绩用加粗倾斜、红色字体表示。粗倾斜、红色字体表示。单击单击“格式格式”按钮，打开下按钮，打开下面对话框面对话框设置后的结果设置后的结果2 设置条件格式设置条件格式 使用使用Excel提供的提供的“自自动套用格式套用格式”可以快速地可以快速地对选定数据区套用定数据区套用Excel自自带格式。方法是：格式。方法是：选中中单元元格区域，格区域，单击“格式格式自自动套用格式套用格式”，打开，打开“自自动套套用格式用格式”对话框，框，选择其中某个要套用格式，其中某个要套用格式，单击“确定确定”即可。即可。自自动动套套用用格格式式对对话话框框3 自动套用格式自动套用格式