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1、总 账 系 统使 用 手 册杭 州 合 泰 软 件 有 限 公 司二零零七年七月【系统介绍】 总账产品适用于各类企事业单位进行凭证管理、账簿处理、个人往来款管理、部门管理、项目核算和出纳管理等。n 可根据需要增加、删除或修改会计科目或选用行业标准科目。n 通过严密的制单控制保证填制凭证的正确性。提供资金赤子控制、支票控制、预算控制、外币折算误差控制以及查看科目最新余额等功能，加强对发生业务的及时管理和控制。制单赤字控制可控制出纳科目、个人往来科目、客户往来科目、供应商往来科目。n 凭证填制权限可控制到科目，凭证审核权限可控制到操作员。n 为出纳人员提供一个集成办公环境，加强对先进及银行存款的管
2、理。提供支票登记薄功能，用来登记支票的领用情况；并可完成银行日记帐、现金日记帐，随时出最新资金日报表，余额调节表以及进行银行对帐。n 自动完成月末分摊、计提、对应转帐、汇兑损益、期间损益结转等业务。n 进行试算平衡、对账、结账、生成月末工作报告。【产品接口】 总帐系统属于后台财务系统的一部分，在资金流中和整个后台系统中占有重要的位置；既能于物流系统并行运行，又能独立于物流系统，也可同其他系统协同运转。如图1-1: 图1-1n 与固定资产，成本，应付系统：接收其他系统生成的凭证。n 与帐表，财务报表：提供财务数据从而生成财务报表和各类帐表。【总帐应用模式】 总帐系统提供了各种不同的应用模式形态：
3、一、总帐；二、总帐+往来；三、总帐+各子系统。 总帐 模式 在这种模式下，后台系统中的物流模块，资金流模块在总帐中所需的凭证均需手工进行录入，这将消耗您很大的工作量，也会导致在录入时所出现的不必要的数据错误。 总帐+往来 在这种模式时，用户可以将应付子系统中所生成的凭证自动传递到总帐系统，免去手工录入凭证这一步烦琐又枯燥的程序，大大的提高了您的工作效率。（您可以在会计科目的设置中对往来科目进行相应的设置以达到凭证自动传递的效果）如图1-2：图1-2 总帐+各子系统 在这种模式时，各子系统中的数据最终成逐层递升的方式，传递到总帐系统中，从而实现真正的后台数据电算化，无纸化的高效率办公模式。【新老
4、用户操作流程】u 新用户操作流程，见图1-3：图1-3 操作步骤：1 安装总帐系统：请参阅系统管理使用说明2 建立新帐套：请参阅系统管理使用说明3 进入总帐系统：安装完毕后双击总帐系统图标，输入用户名和密码，选择好帐套，点击确定，即可进入总帐系统主界面4 第4步建立会计科目到第8步设置凭证类别，您应根据您所在企业的特点和所需进行相应的设置5 当您的会计科目、各辅助项目录、期初余额及凭证类别等已录入完毕，您就可以使用计算机进行填制凭证、记账了。从第9步到第12步是您每月进行的日常业务6 从第13步到第15步是您月末需进行的工作，包括月末转账、对账、结账，以及对帐套和会计档案的备份等u 老用户操作
5、流程，见图1-4： 图1-4操作步骤：1 安装总帐系统：详见系统管理使用说明2 在系统管理中建立新的年度帐：详见系统管理使用说明3 进入总帐系统4 从第4步到第6步，是对帐套进行的基本设置进行相应的调整和设置5 当您的会计科目、各辅助项目录、期初余额及凭证类别等已录入完毕，您就可以使用计算机进行相应的日常操作了。6 从第11到第15步是您月末需进行的工作，包括月末转帐、对帐、结帐，以及帐套和会计档案的备份等【前期准备】如果您的您所在单位一直采用的是手工作进行财务核算，那么，在开始使用财务软件进行财务管理之前，应对会计资料进行相应的整理，进而为后续的各项功能应用做好准备。您在前期应该准备的会计资
6、料有如下几个方面：1 会计科目：整理现存帐簿的会计科目，您亦可采用系统提供的科目来针对您的单位帐务需要进行修改。一般来说，为了充分体现计算机管理的优势，在企业原有的会计科目的基础上，应对以往的一些科目结构进行调整，以便充分发挥计算机的辅助核算功能。如果企业原有许多往来单位、个人、部门、项目是通过设置明细科目来进行核算管理的，那么，在使用总帐系统后，最好改为辅助核算进行管理，即将这些明细科目的上级科目设为辅助核算科目，并将这些明细科目设为相应的辅助核算目录。总帐系统中一共可设置十一种辅助核算：包括部门、个人、供应商、项目五种辅助核算以及部门客户、部门供应商、客户项目、供应商项目、部门项目、个人项
7、目六种组合辅助核算。一个科目设置了辅助核算后，它所发生的每一笔业务将会登记在辅助总帐和辅助明细帐上。例 (请点击查看)2 各辅助核算目录：只把科目设置了辅助核算还是不够的，还应将从科目中去掉的明细科目设置为辅助核算的目录。若有部门核算，应设置相应的部门目录；若有个人核算，应设置相应的个人目录；若有项目核算，应设置相应的项目目录；若有客户往来核算，应设置相应的客户目录；若有供应商往来核算，应设置相应的供应商目录。例 (请点击查看) 3 自定义项：在使用科目进行制单时，还有一些辅助信息希望能够灵活自由的录入，如税号、付款方式、工程项目的料、工、费等等，这就是单据自定义项。4 外币及汇率：如果您的企
8、业有外币业务，那么，还应进行外币及汇率的设置。如果您在填制凭证时，使用的是当日汇率，则您应将其输入到浮动汇率中，若使用的是月初汇率，则应将其输入到固定汇率中。5 期初余额：在开始使用总账系统时，应先将各账户的此时的余额和年初到此时的借贷方累计发生额计算清楚。例如:某企业由1999年10月开始启用总账系统，那么，应将该企业1999年9月末各科目的期末余额及1-9月的累计发生额计算出来，准备作为启用系统的期初数据录入到总账系统中。若有辅助核算，还应整理各辅助项目的期初余额，如：某科目有部门核算，应计算出各部门的期初数据。如果有个人往来款的核算，还应将10月份前的个人往来款项中未两清的个人往来明细账
9、整理出来，以便在期初余额功能中录入。6 结算方式：即您的企业常用的收付款结算方式，如支票、商业汇票、银行本票等等。7 凭证类别和凭证摘要：在开始用计算机录入凭证之前，应在系统中设置凭证类别。如：收款凭证，付款凭证，转账凭证。凭证类别可根据需要进行设置。凭证摘要可以同时进行录入，或者在录入凭证时进行摘要的录入。8 存货档案，供应商档案，部门档案，客户档案，仓库档案，地区档案，以及收发类别等设置可以依实际子系统使用情况而定，如若只有总帐系统，则在总帐系统中进行相关设置，如若和物流或资金流子系统同用，可在总帐系统中设置或在其他子系统中进行设置。9 设置操作员权限：操作员权限是个相当重要的设定，设置好
10、的权限，可以保证每个操作员都能快速而高效的完成自己的事情；相反的，操作员的权限没设定好，反而会造成一些操作上的不必要的麻烦。【警告】总帐期初余额和会计科目录入完毕后，在未发生业务之前可以更改，但在业务发生之后本年内将无法进行更改，谨慎操作。【系统菜单】一、 基础档案：在总帐系统中，同样包含了合泰系统每个子系统所同有的存货，供应商，客户，部门，仓库，人员，地区等的档案和分类；所不同的是总帐系统中增加了总帐所特有的会计科目，凭证类别，币种设置，项目分类和档案，现金流量项目分类和档案，常用摘要等。以下仅介绍总帐所特有的几项设置，其余的设置请用户自行参阅采购验收子系统使用说明。1) 会计科目：会计科目
11、是填制会计凭证、登记会计帐簿、编制会计报表的基础。会计科目是对会计对象具体内容分门别类进行核算所规定的项目。会计科目是一个完整的体系，它是区别于流水帐的标志，是复式记帐和分类核算的基础。会计科目设置的完整性影响着会计过程的顺利实施，会计科目设置的层次深度直接影响到会计核算的详细、准确程度。每个会计科目核算的经济内容是不同的，据次会计科目可以分为五类：行政事业中分为：资产、负债、净资产、收入、支出。企业中分为：资产、负债、所有着权益、成本、损益。我们酒店需要的则是第二种企业类科目。本功能完成对会计科目的设立和管理，用户可以根据业务的需要方便地增加、插入、修改、查询、打印会计科目。用鼠标双击基础档
12、案下的会计科目，系统显示如下会计科目设置界面图1-5在该截面下有输出、增加、修改、删除、放弃等功能按钮，下面说明下各按钮的功能：1.输出：将全部会计科目导出成为一个EXCEL表格文件。2.增加：增加一个一级或一级以下的会计科目。3.修改：在选中一个会计科目后，点击修改，可更改该选中会计科目的各类属性 和参数4.删除：删除一个会计科目，但是前提是在该会计科目没有任何发生额的情况下才能删除；如果欲删除科目在本会计年度中有过发生额（包括期初余额）。则必须得在本会计年度结束做年终结转时，在下一个会计年度进行删除操作。5放弃：取消当前正在进行的操作。6保存：保存当前正在进行的操作。7刷新：当进行某一项更
13、改后，点击刷新，便可体现出所更改的内容。8重置：点击重置后，会出现如下（图1-6）界面目前系统提供的科目类型只有“2007新会计制度科目”和“新会计制度科目”两种；特别要注意的是下面的选项“按会计制度预置科目”；如果将该选项打上勾，则在点击确认之后，系统将自动预置好所选择的会计制度（包含大类和一级科目）；相反的，如果不将该选项打上勾，则系统只会生成所选择的会计制度的大类（不包含一级科目）。10.退出：退出会计科目设置界面。2) 会计科目的明细设置： 图1-7会计科目的明细设置如上图所示：点击修改按钮(如图1-8)即可使该界面的所有内容从灰色不可动变为白色可更改。要注意的是科目的编号，必须以系统
14、的编码规则为准则，比如编码规则为“* * *”则代表一个科目可以往下延伸到三级子目录，一级科目的编码为三位，二级和三级科目的编码分别为两位。另外一点就是该科目是否需要辅助核算，如果需要辅助核算，则必须在需要辅助核算的项目前打上勾。图1-82) 凭证类别：凭证类别主要用于对一些常用凭证进行设置，以方便日常的凭证录入操作。以下为凭证类别录入的主界面(图1-9)：点击增加按钮或者双击新凭证类别，出现凭证类别卡片增加界面(图2-1)：此处要提醒一点，在使用时注意限制类型该选项；在该选项下有四个类型，分别为：1，凭证必有；2，凭证必无；3，借方必有；4，贷方必有。这四个选项结合下面的限制科目选项，意思分
15、别为：1， 凭证必有：录入所选限制科目在录入相应的凭证类型时借贷两方(任意一方)必须得录入所选限制科目中的多个或一个。否则该凭证则无法正常保存。2， 凭证必无：录入所选限制科目对应的凭证类型时无论借贷方都不能输出限制科目中选好的科目，否则该凭证将无法正常保存。3， 借方必有：录入所选限制科目对应的凭证类型时在借方必须录入所选限制科目中的一条或多条科目。4， 贷方必有：录入所选限制科目对应的凭证类型时在贷方必须录入所选限制科目中的一条或多条科目。3) 币种设置：如果您的单位有除了本币之外的货币业务，则您需要在建立帐套时设置外币核算，这是一个前提条件；而后在币种设置界面进行币种的设置：（图2-2）
16、这是币种设置主界面，可以设置外币类型、折算方式、小数位数等参数。 (图2-3)如图2-3所示则是根据外币的两个汇率方式而产生的界面，固定汇率即在制单时，一个月只按一个固定的汇率折算本位币金额；而浮动汇率则在制单时按当日您所输入的汇率折算本位币金额。同时系统设置调整汇率以方便您对汇率进行调节。提示：调整汇率只针对于期末进行汇兑损益计算时使用，平时可以不输，等期末可输入期末时汇率，用于计算汇兑损溢，本汇率不作其它用途。此处仅供用户录入固定汇率与浮动汇率，并不决定在制单时使用固定汇率还是浮动汇率，在【设置及期初】中的【基本设置】的设置决定制单使用固定汇率还是浮动汇率。4) 项目分类和项目档案：在实际
17、业务处理中会对多种类型的项目进行核算和管理，例如在建工程、对外投资、技术改造项目、项目成本管理等等。因而总帐系统所提供的项目核算管理功能，可以让您轻而易举的管理手头纷繁而复杂的项目。使用项目核算与管理的首要步骤是设置项目档案，档案的设置包括：设置项目大类和子类，设置核算项目名称，项目栏目结构等。 设置项目档案新增项目大类选择增加项目大类定义项目级次设置会计科目辅助核算科目设置项目核算科目设置项目栏目设置并维护项目目录【操作说明及注意要点】 在项目分类主界面中，主要用到的增加，修改，删除，保存等按钮是针对项目分类时的操作，无论在进行增加，修改，或者保存操作时，都需注意项目分类编号的编码规则，如果
18、不符合编码规则的，将会出现如下提示，您的操作将被系统阻止。图2-4 在项目档案界面中，点击增加按钮和双击新项目栏目会起到同样的效果。在如下图所示的项目档案卡片中进行项目档案的录入和管理。 图2-5在该档案卡片中，项目编号由系统自动生成，项目名称为必填内容；时间描述、地点描述、人员描述、其他描述可以不填。左下角的是否关闭勾选项，如果打上勾，则表明该项目已经结束。 5) 现金流量分类及档案：现金流量分类及档案的设置大致于项目分类和项目档案的设置差不多。现金流量档案由系统在建帐时预先已经建立了20条现金项目档案。当然，您亦可以进行删改以更适合您所在单位的帐务处理方式。【 总帐日常业务】(一) 设置及
19、期初： 图2-61、 汇率：基本设置中的汇率设置有别于币种设置中外币汇率设置，就像前面介绍币种设置,这里的汇率设置才是决定在涉及外币凭证制单时所使用到的汇率。2、 出纳签字：出纳凭证由于设计企业现金的收入与支出，应加强对出纳凭证的管理。出纳人员可通过出纳签字功能对制单员填制的带有现金银行科目的凭证进行检查核对，主要核对出纳凭证的出纳科目的金额是否正确，审查认为错误或有异议的凭证，应交与填制人员修改后再核对。在总帐系统中，凭证由出纳签字所涉及到的是会计科目设置中所选择的科目性质中包含有银行科目，现金科目和现金流量科目，凡是有会计科目选择了其中任意一种科目性质，在未进行出纳签字之前均不可以进行审核
20、。其余则可签可不签。3、 明细帐：明细帐可将本年无发生额的科目(只有上年结转余额)也打印出来。(二) 辅助核算限制：辅助核算限制主要用于已设为辅助核算的会计科目所进行的一个核算范围的限制。如果不进行更改，则核算范围为全部；比如“应付帐款”这一科目是供应商辅助核算，如您只想核算某一个或某几个客户，则可以用鼠标单击应付帐款，然后在选择好右半边选项的供应商。点击按钮，在界面的下半框内便出显示出您所关联好的内容(如图2-7):图2-7 如果您想去掉该限制，则可以点击右边的按钮，系统则会放弃 掉所限制的关联属性。(三) 期间损益自动转帐定义： 用于在一个会计期间终了将损益类科目的余额结转到本年利润科目中
21、，从而及时反映企业利润的盈亏情况。主要是对于管理费用、销售费用、财务费用、销售收入、营业外收支等科目的结转。 双击自动转帐定义下的期间损益转帐定义，弹出期间损益转帐定义界面。表格上面的本年利润科目是本年利润的入帐科目，可单击或直接输入科目编码。如果您的本年利润科目下又分为多个下级科目，则可在下面的表格中录入，并与相应的损益科目对应，录入明细级的本年利润科目 注意点：1，损益科目结转表中将列出所有的损益科目。如果您希望某损益科目参与期间损益的结转，则应在该科目所在行的本年利润科目栏填写相应的本年利润科目，若不填本年利润科目，则将不转此损益科目的余额；2，损益科目结转表的每一行中的损益科目的期末余
22、额将转到该行的本年利润科目中去；3，若损益科目结转表的每一行中的损益科目与本年利润科目都有辅助核算，则辅助账类必须相同。5， 损益科目结转表中的本年利润科目必须为末级科目，且为本年利润入账科目的下级科目。(四) 期初余额： 期初余额包括录入科目期初余额和核对期初余额并进行试算。1、 录入期初余额：如果您是新用户：如果您是年中建账，比如您是8月开始使用账务系统，建账月份为8月，您可以录入8月初的期初余额以及1-8月的借、贷方累计发生额，系统自动计算年初余额；若您是年初建账，可以直接录入年初余额。增加期初余额清零功能：当此科目的下级科目的期初数据互相抵消使本科目的期初余额为零时，清除此科目的所有下
23、级科目的期初数据,此功能只能在没有已记账凭证时使用。如果您是老用户：点击按钮，直接在科目余额栏中输入即可；入彀是年中起用，还可以录入年初至建帐月份的借、贷方雷击发生额；录完所有余额后，用鼠标单击试算按钮，可查看期初余额试算平衡表，检查是否平衡。 注意：1，只要求录入最末级科目的余额和累计发生数，上级科目的余额和累计发生数由系统自动计算。若年中启用，则只要录入末级科目的期初余额及累借、累贷，年初余额将自动计算出来。 2，如果某科目为数量、外币核算，可以录入期初数量、外币余额。但必须先录入本币余额，再录入外币余额。 3，若期初余额有外币、数量余额，则必须有本币余额。 4，在录入辅助核算期初余额之前
24、，必须先设置各辅助核算目录。 录入辅助核算科目期初余额：比如应付帐款这一科目，一般我们都用于供应商往来的辅助核算；在期初余额输入前，应在供应商档案中预先设置好供应商。然后进入期初余额界面，辅助核算的数据录入框体是淡蓝色的选中后，点击修改，弹出科目辅助核算录入界面(图2-8): (图2-8) 分别选择供应商，借贷方，年初余额，累计借方面，累计贷方，期初余额。在这6个数据框中，年初余额是无法输入的，其余均可为手工输入。如果帐套是年中建立，则在输入建立前的借贷方，系统会自动算出年初余额。 在所有 在所有余额录入完毕后，返回期初余额主界面，点击试算，如果试算表平衡，则表明期初余额录入无误。如果不平衡。
25、则您将无法记帐(帐套建立后的第一个会计期间)。您则需要查找并更正录入错误的期初余额。(五) 帐龄分析方案设置 该设置主要为了了解单位往来款余额的时间分布情况。 双击进入设置界面，点击新方案按钮，输入方案名称，点击确定，然后输入帐龄区间，您可以自由设置帐龄区间。设置完后退出，为后期的帐龄分析已经组哦好了准备。【日常操作】(一) 凭证录入： 图2-9如图2-9是总帐系统中用到的最多的，即录入凭证的主界面。记账凭证是登记账簿的依据，在实行计算机处理账务后，电子账簿的准确与完整完全依赖于记账凭证，因而使用者要确保记账凭证输入的准确性和完整性。1、 填制凭证：用鼠标单击增加按钮，屏幕显示一张空白凭证。凭
26、证类别字可以直接点击下拉按钮进行更换。凭证编号为系统默认编号。如想更改，则可以直接更改为自己所需要的编号；如不改，则保存时保存为系统默认的编号。制单日期：系统自动取进入账务前输入的业务日期为记账凭证填制的日期，如果日期不对，可进行修改或按参照输入。附单据数：在“附单据数”处输入原始单据张数，输完后按Enter键。凭证自定义项：凭证自定义项是由您自定义的凭证补充信息。您根据需要自行定义和输入，系统对这些信息不进行校验，只进行保存。输入方法为：用鼠标单击凭证右上角的输入框后进行输入即可。(凭证自定义框体)凭证内容：输入本张凭证的每一笔分录。每笔分录由摘要、科目、发生金额组成： 摘要：输入本笔分录的
27、业务说明， 摘要要求简洁明了，或按参照按钮选入常用摘要，常用摘要的选入不会清除原来输入的内容。摘要可以直接由键盘输入，也可以先预设好常用摘要在做单时点击进行选择。 科目：科目必须输入末级科目。科目可以输入科目编码、中文科目名称、英文科目名称或助记码。如果输入的科目名称有重名现象时，系统会自动提示重名科目供选择。输入科目时可在科目区中用鼠标单击进行会计科目的选择或者直接输入末级科目编码。 辅助信息：根据科目属性输入相应的辅助信息。如部门、个人、项目、客户、供应商、数量、自定义项等。在这里录入的辅助信息将在凭证下方的备注中显示。当您需要对所录入的辅助项进行修改时，可用鼠标双击所要修改的项，系统显示
28、辅助信息录入窗，可进行修改。 金额: 即该笔分录的借方或贷方本币发生额，金额不能为零，但可以是红字， 红字金额以负数形式输入。如果方向不符，可按空格键调整金额方向。若指定为现金流量科目，那么系统在您录完本条分录后，要求指定这条件分录的现金流量项目，可将一条件分录指定为多个现金流量项目，但总金额必须与分录的金额保持一致。所有内容录入完毕后，点击保存。则凭证录入完毕。凭证录入时注意点：1，凭证的制单日期。2，凭证的编号是否错误。3，在进行辅助核算科目和现金流量科目录入时，不同的核算，内容的选择要注意到。(5) 凭证的查询：用于已记帐或未记帐凭证的查询。(图3-1) 图3-1主要操作步骤：1. 单击
29、凭证录入界面中右方功能菜单下的查询按钮,显示查询条件窗口.2. 在凭证字一栏中输入要查询的凭证类别,凭证号和制单日期一栏如果不知道可以不输入,但是在凭证字下面的凭证属性选择一定要选好.是哪一种属性的凭证.3. 在下面的辅助选项中,可以选择进行输入或者不输入;需要注意的是几个文本框中需要输入内容的后面写有“精确”并附带有勾选框,这个勾选框的意思是如果选上,那么系统在进行查找的时候将查找和您在文本框内输入的相同的内容并显示在查找列表中.并不会出现多余的查找对象.如果不勾选的话,那么系统将结合其他主要条件,进行查询.4. 条件输入完毕,点击确定,等待系统查找.(二) 出纳签字(批处理)出纳凭证由于涉
30、及企业现金的收入与支出，应加强对出纳凭证的管理。出纳人员可通过出纳签字功能对制单员填制的带有现金银行科目的凭证进行检查核对，主要核对出纳凭证的出纳科目的金额是否正确，审查认为错误或有异议的凭证，应交与填制人员修改后再核对。操作步骤:1.双击打开出纳签字界面,在对涉及到现金及银行的科目进行相应的检查,确定后在右方功能按钮中用鼠标单击按钮,在当前凭证的下方出纳一格中便回出现签好的名字.2.出纳签字查询条件设置:在双击进入出纳签字界面后点击查询.主查询条件和上面介绍的凭证查询一样.但是出纳签字得在下面辅查询条件上勾选上【出纳已签字】;或者【出纳未签字】,如果选择的是【出纳已签字】,那么,在后面的文本
31、框中,同样要输入签字人.3.出纳签字的批处理:批处理的作用,只是非一张张的去进行签字;而是一批批的进行签字;进入批处理界面后单击下拉滚动条到最后一条，然后按住Shift键，鼠标单击最后一行凭证；然后点击按钮，而后系统自动会进行所选凭证的签字操作。(图3-2)图3-2备注：取消出纳签字(批处理)，审核凭证和审核凭证(批处理)，取消审核凭证(批处理)，均可参照出纳签字和出纳签字(批处理)来进行操作。只是不同功能不同的按钮：(三) 现金流量录入：现金流量是企业在一定会计期间按照现金收付实现制，通过一定经济活动(包括经营活动、投资活动、筹资活动和非经常性项目)而产生的现金流入、现金流出及其总量情况的总
32、称。反映了企业现金周转的详细状况。在合泰总帐系统中，现金流量的录入系统提供两个录入方法：(前提是科目已设好现金流量科目)一、在凭证的录入界面中，点击按钮，出现如下图(3-3)的现金流量录入界面：图3-3下拉列表框中先选择所要录入的会计科目(一般为默认)；而后点击左边的现金流量项目下的按钮，选择现金流量项目，选择完毕后录入借 / 贷金额，然后点击保存即可。 二、在专门的现金流量录入界面中进行整体的录入，点击日常操作现金流量录入，出现现金流量录入界面：(图3-4)图3-4在录入界面会将您未录入的现金流量凭证统统显示出来，您可以在选中一条凭证后点击右上角的按钮，亦可以双击该凭证；同样会出现如您在凭证
33、录入界面时所显示的界面(图3-3),您在录入完毕后保存即可。（四）凭证记帐：在您完成了对凭证的全部操作后，即可对已经录入的凭证进行记帐操作；记账凭证经审核签字后，即可用来登记总账和明细账、日记账、部门账、往来账、项目账以及备查账等。用鼠标双击”日常操作下”的”凭证记帐”，进入凭证记帐界面如图(3-5)(图3-5)在该界面下，您如果需要只记单独一张凭证，您只需单击一张凭证，点击左上角的记帐，即可完成对该单张凭证的记帐；或者您希望能一次性把当月的凭证全部记帐，您可以在在选中第一行凭证的情况下，按住键盘的Shift键，然后点击最后一张凭证，待凭证选择框内全部变为如(图3-5)中第一行的颜色后，点击左
34、上角的记帐按钮，系统则会自动将全部凭证记帐(图3-6自动记帐界面)图3-6【帐表】(一) 凭证查询:本功能主要用于查询记帐及未记帐凭证。用鼠标双击”帐表”下的”凭证查询”弹出如图(3-7和3-8)的子功能界面和查询条件对话框：图3-7图3-8在该查询条件对条对话框中可输入查询各类查询条件；如选择会计期间或者制单日期(默认情况下为当前会计期间，但三者不能同时选择)，或者根据凭证字和详细凭证好进行汇总；亦可在备注文本或制单中输入准确凭证内信息进行查询，该三项目后的精确功能代表着在搜索时系统只搜索凭证备注栏中跟搜索条件完全符合内容的凭证；另外，还可以根据是否已经出纳签字，是否已经审核，是否已经记帐为
35、依据来进行查询等。（二）总帐：总账查询不但可以查询各总账科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额，而且还可查询所有二至六级明细科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额。查询总账时，标题显示为所查科目的科目名称+总账，如“应收账款总账”。联查总账对应的明细账时，明细账显示为“应收账款明细账”。如下图(3-9为总帐;4-1为总帐联查明洗帐)图3-9图4-1点击出现科目选择对话框，您可以在对话框中选择科目然后点击确定进行查询，亦可以在输入框中直接输入科目编码进行查询，如果要包含未记帐，将科目输入框右边的包含未记帐点打上勾，即可将包含未记帐的数据也显示在您所查询的总帐之中。如果您所查询的科目包含了数量
36、核算或者外币核算，那么您可以在中选择您所需要的帐表格式，进行查看。（二）发生额和余额表：发生额和余额表用于查询统计各级科目的本期发生额、累计发生额和余额等。总帐是以科目分页设账，而余额表则可输出某月或某几个月的所有总账科目或单个科目(包含科目的所有级次)的期初余额、本期发生额、累计发生额、期末余额。在使用软件系统进行财务操作后，我们建议您使用发生额和余额表来代替总帐做为正式帐簿。应用范围：1、可输出总账科目、明细科目的某一时期内的本期发生额， 累计发生额和余额；2、可输出某科目范围的某一时期内的本期发生额，累计发生额和余额；3、可按某个余额范围内输出科目的余额情况；4、本功能提供了很强的统计功
37、能，用户可灵活运用，该功能不仅可以查询统计人民币金额账还可查询统计外币和数量发生额和余额。5、可查询到包含未记账凭证在内的最新发生额及余额。发生额和余额表的主界面如下(图4-2)图4-2您在查询对话框中可以输入同一会计期间或不同会计期间，同一会计科目或不同会计科目，以及相等或不等的科目级次进行同时查询；默认则为全部科目和全部科目级次。同样的，如果您期望包含未记帐或者累计发生额的情况，可将包含未记帐勾上或者累计发生勾上，亦可以和总帐一样，进行不同科目的选择和帐簿格式的更改。（二）、月份综合明细帐：本功能用于查询各科目的明细发生情况，以及以按月份和科目顺序为组合查询明细帐，在查询过程同样可以选择是
38、否包含未记帐。明细帐的查询格式可以按月份时间，可以按单个科目，也可以同时查询全部。用鼠标双击帐表下的月份综合明细帐，弹出如图(4-3)图4-3在查询条件对话框中会计期间可以输入同一期间或者不同期间。但顺序不能颠倒。科目选择框中亦可输入相同科目或者不同的起止科目；默认则为全部科目。（三）、按科目查询明细帐：显而易见的，这个帐表是体现单个科目在某一会计或某一段会计期间内所发生的明细额。(如图4-4)图4-4在该帐表进行查询时，查询条件框中系统只供您针对单个科目进行某一会计期间或期间段之内进行查询，同样和前面提到的帐表一样，您也可以选择是否包含未记帐和选择帐表为如何格式的。（四）现金日记帐：本功能用
39、于查询现金日记账，现金科目必须在“会计科目”功能下将现金科目勾选上日记帐选项。(图4-5)如您事先已经在“会计科目”功能已经将现金日记帐打上勾，则当您点击科目右边的时出来的选择科目对话框中可供您进行日记帐科目的选择，否则，您在选择科目对话中，只能看到5个科目大类，而无法看任何从一级科目开始的科目名称。(二) 银行日记帐：操作方法和现金日记帐一样。前提也是在“会计科目”功能下将现金科目勾选上银行帐选项。(三) 多栏帐：多栏帐的查询页面如下图(4-6)(图4-6)体现该科目在这一时间段中，所选科目下的所有一级科目和子科目所有的期初余额，发生额，累计发生数，借方和贷方的明细发生额等。在同样可以选择包
40、含未记帐的同时；您亦可以选择，前置和后置的区别在与将每一笔发生的借贷方栏目的位置反在摘要的后面还是整张表的最后面。(四) 辅助明细帐：辅助明细帐主要用于会计科目配合部门，人员，客户，供应商，项目等条件来对帐务进行一个查询处理。前提是在会计科目中已设置完成各类辅助核算。以下是辅助明细帐的一个主界面，双击帐表下的辅助明细帐进入辅助明细帐界面(图4-7)(图4-7)辅助帐的查询氛围主要查询项目和次要查询项目，在主要查询项目条件下分为按科目查询和按辅助核算项目查询；如果您选择按科目查询，则必须在次要查询项目下的5个项目中任意选择一个；如果您选择按辅助核算项目查询，则无须再在次要查询项目中再次进行次要查
41、询项目的设置。当然并不是说不可以，您照样还可以在次要条件中增加，以增加查询的高效性和准确性。(五) 部门辅助帐；个人往来辅助帐；客户辅助帐；供应商辅助帐，项目辅助帐。在您使用这五个系列帐表之前，您必须在会计科目的辅助核算设置中将所需要设置的科目的辅助核算打上勾，。比如“管理费用“这个科目，就应该将“部门核算”打上勾。在这五个系列帐表下分类都有三张表，分别为科目余额表，余额表和三栏帐。这五个系列帐的查询方式在此就不一一赘述，需要说明的一点是每种帐所针对的对象和方面是不同的，根据不同的对象查询出来不同的效果。(十一)现金流量表：1，现金流量明细表：该表提供针对现金流量项目明细表的查询功能。现金流量
42、项目需在查询时指定是流入项目还是流出项目。(图4-8) (图4-8)点击弹出现金流量项目选择对话框，(图4-9) (图4-9)您可以在该对话框内选择单一一条现金流量，然后在查询条件对话内点第二个再选择一条，进行流量多个项目明细的查询；或者只选单个，查询单个项目的现金流量项目明细金额的查询。 2，现金流量统计表：同样的，统计表也是用于查询现金流量，但是统计表只是查询现金流量各种项目的金额，而不体现明细。查询方法同明细表一样，在此不进行赘述。【自动转帐】期间损益自动结转：用于在一个会计期间终了将损益类科目的余额结转到本年利润科目中，从而及时反映企业利润的盈亏情况。主要是对于管理费用、销售费用、财务
43、费用、销售收入、营业外收支等科目的结转。 双击自动转帐下的期间损益自动转帐，进入如图(5-1)结转界面：(图5-1)在所需结转科目的全选上请参照凭证记帐的方法进行全选择，在选择完毕后点击生成凭证按钮，系统自动生成一张期间损益结转凭证。【月末处理】 当您结束完您在本期间内所有的操作后，即可对本期间的工作进行结帐操作，双击月末处理下的月末结帐，弹出如图(5-2)结帐对话框；(图5-2)要注意的是您在结帐前必须确保已经将所有的凭证全部审核，签字，记帐完毕，各类自动结转也已经操作完成，然后在进行月末结帐处理的时候必须得在该会计期间的最后一天登陆系统系统进行结帐处理。点击结帐按钮，系统自动进行结帐之前的
44、对帐操作，如若对帐平衡，则提示结帐成功，如若不平衡，则无法结帐，并系统有提示您哪一方面不平衡。【帐薄打印】1， 现金总帐：双击帐簿打印下的总帐，弹出总帐打印条件输入和预览界面(图5-3) 图5-3选择科目，并选择科目级次，点击预览可以下方界面内看到帐页的效果，点击打印，即可将帐薄打印成册。2， 明细帐：双击帐簿打印下的明细帐(图5-4) 图5-4明细帐和总帐的区别在与明细帐可以实现对会计期间的自由选择。明细帐和现金日记帐、余额表一样，这是余额表多一个帐表格式的选择。3， 辅助明细帐：辅助明细帐您可以根据你所要打印的对象的不同的辅助核算进入不同的辅助帐打印界面，一共有部门辅助帐，个人往来辅助帐，
45、客户辅助帐，供应商辅助帐和项目辅助帐5种，辅助帐的栏目如上图(5-5),有不同的是中间的一行，如果您进部门辅助帐的话就变成部门，在打印查询条件的选取上，您可以选择默认情况下。也可以根据自身的情况进行不同的分门别类的选择。4， 多栏帐和辅助多栏帐：普通多栏帐和明细的查询方法一样，辅助多栏帐的查询方法和辅助明细帐的查询方法也是一样的。在此就不加以赘述了。5， 帐簿打印的设置功能：打印设置是本系统区别于其他软件的一个亮点；最主要的是，能让用户亲手将帐簿调成自己喜欢的格式，大小等(图5-6)图5-6基本设置里面是对帐簿打印基本的一个设置。点击左下角的行列设置，弹出行列设置对话框。(图5-7)图5-7在行列设置界面中，您可以对帐表的表头大小进行任意的调整，拉动每个栏目之间不同的竖线，进行左右拖动，在点击确定后，返回到帐簿预览界面。点击预览，就可以看到自己调过的帐簿样式。