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1、公司品质记录控制规程(7)公司品质记录控制规程（七）1总则11制订目的为确保各项品质记录能得以有效管理，便于品质问题的发现，解决与预防，并具有可追溯性，特制定本规章。12适用范围品质体系管理之各项记录与报告均适用本规章。13权责单位（1）品管部负责管理本规章制订、修正、废除之草拟工作。（2）总经理负责管理本规章制订、修正、废除之核准。2管理规定21品质记录的设计（1）本公司正式宣布记录各项品质状况之表单，由品管部负责管理设计，其他单位针对本部门之品质状况自行设计菲正式宣布表单，受本规章约束。（2）每份品质记录表单表中设计时，理应表单名称，以阐释表单之核心用途，并有助于相同表单之标识。（3）每份
2、品质记录表单均理应编号。其编号原则为：-B（A）第14码表示表单所属制度编号。（B）“B”则表示表单缩写。（C）后两位编码表示该表单之流水号，用01-99则表示。（4）表单内容通常包含以下项目：（A）项目。（B）出现时间。（C）出现地点。（D）具体内容（数据或合乎则表示）。（E）责任人员或有关人员。（F）记录人及记录时间。（G）审查人及审查时间。22记录表单的核对（1）品质记录表单必须用蓝色笔或黑色笔核对，不容采用铅笔核对。（2）核对字迹应当工整、准确、不易写作。（3）核对错误处不容采用修正液修正，而应当轻易在错误处划线后，再于其旁核对恰当内容，并签订修正人名字当众负责管理。（4）品质记录理应
3、记录人及审查人的亲笔签名，并同时台胞证日期，以便上溯。（5）品质记录应当如实、深入细致核对，不容弄虚作假。23品质记录的档案（1）品质记录应根据相关制度（文件）之规定流程，进行必要的呈阅、审核、转发等作业。（2）记录部门及收文部门的均应当Esternay留存品质记录，易于上溯。（3）原则上每一类记录（即为表单编号相同者）应当放置于同一份档案夹，并在档案夹外面不予标示记录名称。（4）各部门应当依据便利找寻之原则基本建设各档案的编号与索引，并档案。（5）品质记录依记录量多寡，以月、季或年为一周期并作档案整理，分成现用档及看管档。（6）现用档表示记录内容为近期之品质记录，经常需查阅，以活动档案或其他
4、方便查阅的形式存于办公现场。（7）看管档则表示记录内容为较晚之品质记录，通常以紧固档案的方式放置于橱柜或其他不易看管之处。（8）须要借书、调用品质记录时，必须向档案管理人员办理借书备案，关键之记录须经部门主管核准。24品质记录之防水（1）纸张型之品质记录应当特别注意防尘、防潮、杀菌。（2）若为传真件（采用热感应器纸）类记录，应用领域普通纸影印留存。（3）若为电子媒体之储存介面时，濶濑于潮湿处，防止高温、日晒及电磁干扰。25记录留存期限各种品质记录均应当Esternay留存，最高期限规定如下：（1）财务类记录应保存五年以上。（2）工程类记录应保存三年以上。（3）生产类记录应当留存两年以上。（4）人事类记录应保存两年以上。（5）其他类记录应当留存一年以上。具体内容期限视记录重要性而分别制订。3附件附件HB06-1档案索引