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1、Excel的基本知识1.Excel的主要功能和特点Excel 2000是Office 2000中的组件之一，是强有力的电子表格处理软件，人机界面友好，使用便捷，易学。它是基于 Windows95/98/2000和Windows NT操作系统的32位产品，主要用于对数据的处理、统计分析与计算，简单的数据库管理，能绘制图表，具有检查与删除宏病毒的功能，并能与Internet网络共享资源。此外，还能利用Visual Basic for Application(VBA)语言开发面向特定应用的程序. 3.Excel的窗口组成将鼠标放到图中相应位置会出现各窗口元素的名称 程序窗口标题栏 一般在程序窗口最顶
2、端，标题栏上左边有Microsoft Excel的标志及名称，右边有控制程序窗口状态的最大化、最小化、还原、关闭按钮。当工作簿窗口处于最大化时，当前工作簿名称显示在该标题栏上。菜单栏 一般在标题栏的下方，包括“文件”、“编辑”、“视图”、“插入”、“格式”、“工具”和“帮助”菜单，包含了Excel 97的全部功能。用户可自行设置菜单栏在窗口中的位置。工具栏 一般在菜单栏的下方，由一系列的按钮组成，可以比菜单栏更快捷的方式实现某些操作。用户可自行控制工具栏的显示、隐藏及在窗口中的位置。 编辑栏 一般在工具栏的下方，左边有名称框，用于对单元格区域命名，右边是编辑栏，用于编辑单元格中的数据。状态栏
3、在程序窗口的底部，可提供命令和操作进程的信息。 工作簿窗口标题栏 显示当前正在使用的工作薄的名称。标题栏的左边有工作簿窗口控制标志，右边有最大化、最小化、还原、关闭按钮，均用作控制工作簿窗口的状态。每个打开的工作簿对应一个窗口。行号 在工作簿窗口左边，由1、2等数字组成。 列号 一般在标题栏下方，由A、B等字母组成。 滚动条 在窗口的右边有垂直滚动条，用于控制工作表的上下翻页，窗口底部有水平滚动条，用于控制工作表的左右翻页。水平滚动条的左边有工作表标签和控制工作表之间翻页的按钮。 工作表由单元格组成的区域，是用户输入信息的地方。 4.Excel的工作簿和工作表工作簿在Microsoft Exc
4、el中，工作簿是处理和存储数据的文件。一个工作簿最多可以包含255张工作表。默认情况下一个工作簿中包含3个工作表。要改变工作簿中的默认工作表数可以在Excel中选择工具-选项，在如右图所示 常规选项卡中将新工作簿内的工作表数改为你希望的数字，例如5，单击确定按钮。由于每个工作簿可以包含多张工作表，因此可在一个文件中管理多种类型的相关信息。 工作表工作表用于显示和分析数据。可以同时在多张工作表上输入并编辑数据，并且可以对不同工作表的数据进行汇总计算。只包含一个图表的工作表是工作表的一种，称图表工作表。每个工作表与一个工作标签相对应，如Sheet1、Sheet2、Sheet3。工作表由单元格组成，
5、单元格是存储数据的基本单位，单元格的名称由它所处的列号加行号组成，如A1、B5等。每个工作表最多可以有65536行和256列数据。 4.Excel的工作簿和工作表活动单元格 在工作表中用粗黑框框起来的单元格称活动单元格，是当前的操作对象。鼠标指针在常规状态下是粗十字，单击任一单元格可将之置为活动单元格。也可以选定工作表中的区域作为操作对象，选定的区域中总有一个单元格是以正常颜色显示，这个单元格便是选定区域中的活动单元格。 选定行和列：单击行和列所对应的行号和列号。 选定连续单元格区域：单击要选定单元格区域的一个角上的单元格，按住鼠标左键并拖动鼠标指针到要选定的单元格区域的另一个角上，释放鼠标。
6、 选定非连续区域的方法为：先选定第一片连续的单元格区域，按住Ctrl键，选定其他要选定的非连续单元格区域。 在Excel中获得帮助的方法与Word中相似，不再赘述。 工作表上的基本操作1.工作表数据的输入要在某单元格输入内容，必须首先将该单元格置为活动单元格。若要编辑某单元格中已有的内容，可双击该单元格，或选定单元格后按F2键，获得插入点后再输入，否则将覆盖原有内容。输入数据时，编辑栏同时显示输入内容。输入结束后可用回车键或单击编辑栏上的“”号确认；用Esc键或单击编辑栏上的“”号取消输入。Excel2000允许每个单元格容纳32000个字符。文本的输入 这里的文本是指由字母、数字、空格和其他
7、可显示字符组成的字符串。缺省情况下，文本在单元格中是左对齐的。 若希望将纯数字信息当作文本处理，不参加数值运算，可在输入数字前加上单引号（），否则将当作数值处理。此时，单引号只显示在编辑栏中，且不是文本的一部分，如图所示，将纯数字作为文本输入。1.工作表数据的输入数值的输入单元格能接受的数值包括整数、小数、分数和科学计数数值。缺省情况下，数值在单元格中右对齐。 正数的正号一般不显示。输入分数时（如34），应先输入“0”和一个空格，再输入“34”。若直接输入“34”，则Excel将之当作日期处理，为“3月4日”。当输入一个较大的数字时，在单元格中可能会显示为一串“”号。这是因为单元格的宽度不够，
8、但实际数字仍然存在。日期和时间的输入单元格中的日期输入采用“月日年”的顺序，中间用“”或“”分隔。若要输入当前日期，可按Ctrl；（分号）键。输入时间时，小时与分秒间用冒号分隔。输入时间在不特别说明的情况下被当作上午时间。若要指明，在输入的时间后加上空格，再输入“P”或“PM”表示下午。要输入当前时间，可按Ctrl：（冒号）键。 1.工作表数据的输入输入单元格批注单元格的批注是对单元格信息的额外说明。缺省情况下，单元格的批注信息不显示出来，只在含有批注的单元格右上角显示一个小红点来表示。如右图所示B1单元格。当鼠标指针移动到加有批注的单元格上或该单元格成为活动单元格时，才显示出批注的内容，如右
9、图中所示B2单元格。 添加批注 选定要添加批注的单元格，选择插入-批注，弹出批注信息输入框，输入相应文本后，则该文本成为了单元格的批注。 批注的编辑 选定含有批注的单元格，选择插入-编辑批注。 批注的删除 选定含有批注的单元格，选择编辑-清除，从子菜单中选择批注。 1.工作表数据的输入同时在多个单元格中输入相同数据 选定要输入数据的单元格区域，输入数据后，按Ctrl+Enter键。 单击左图的按钮观看演示。1.工作表数据的输入填充自定义序列 Excel能自动填充的序列在工具菜单中的选项子菜单中的自定义序列选项卡中可以看到，如左图所示。用户也能按如下步骤建立自己的新序列。 单击自定义序列框中的新
10、序列选项。 在右边的输入序列中输入您常用的序列，每行输入一个值，输入完后单击添加按钮将新序列加入到自定义序列中去。若在工作表中已输入序列内容，可单击导入序列所在的单元格文本框旁边的折叠按钮，在工作表中用鼠标选定序列所在区域，或直接在该文本框中输入相应的单元格引用，单击导入按钮，将新序列添加到自定义序列中。单击确定按钮。 以后在单元格中输入自定义序列中的任一值，利用填充功能便能输入设定的序列。 此外，可以用菜单方式进行自动填充。 将待输入序列的第一个数据输入在单元格中选定处于一行或一列的单元格区域，使包含数据的单元格处于选定区域的活动单元格，选择编辑-填充，从级联菜单中选择相应命令，选择序列后，
11、出现如下图所示序列对话框，在对话框中设置相应参数，可以填充等差数列、等比数列以及日期序列。.工作表数据的输入数据的有效性 一般情况下，单元格能接受任何类型的数据，并能对数据进行自动识别。实际工作中，用户常常需要为单元格设置能够接受的取值范围，这就要设置单元格数据的有效范围。 选定要设置有效数据范围的单元格区域； 选择数据-有效性，出现如图所示的对话框； 在“设置”选项卡中选择单元格区域能接受的数据类型以及数据范围； 在“输入信息”选项卡中输入的标题和输入信息是当活动单元格在所设区域以内时，屏幕显示的提示信息。 在“错误警告”选项卡中设置输入数据超出有效范围时的控制方式，有“中止”、“警告”和“
12、信息”三种方式。“中止”方式，用户必须将输入数据改为有效数据才能进行后续操作；“警告”方式，系统提出警告，并提供修改数据机会；“信息”方式，系统只显示错误信息。右边的标题和错误信息是输入数据超出有效范围后屏幕显示的提示信息。 在“IME模式”选项卡中选择当活动单元格在所设区域以内时中文输入法的状态。选择“打开”，则自动打开中文输入法；选择“关闭”，则自动关闭中文输入法；选择“不加控制”，则保持当前输入法状态。 单击“确定”。 当设置好有效性的单元格是活动单元格时，系统会出现“输入信息”中的提示，一旦输入数据不在设定范围内，会出现“错误警告”中的信息。 1.工作表数据的输入数据有效性检查 选择工
13、具-审核，显示“审核”工具栏，单击“审核”工具栏上的“圈释无效数据”按钮，会对工作表中所有设置了有效性的单元格中的数据进行审核，对无效的数据用醒目的红色圈出。单击“清除无效数据标识圈”按钮取消标识圈。 1.工作表数据的输入使用内置模板创建工作簿 模板是创建后作为其它工作簿基础的一种工作簿，可以为工作簿和工作表创建模板。工作簿的默认模板是Book.xlt，工作表的默认模板是Sheet.xlt。Excel中有许多用于完成财务报表、项目计划等常用任务的模板。使用这些模板创建工作簿，可选择文件-新建，在弹出的“新建”对话框中选择“电子表格模板”选项卡，如右图所示。 选择所需的模板，单击“确定”按钮，即
14、可建立相应工作簿。例如选择“建设项目报表”模板，则出现左图所示工作簿，在工作簿的相应位置填入相应内容即可得到已设置好格式的数据。 创建模板 Excel提供的内置模板并不一定符合所有用户的特定需要，此时用户可以自行定义模板。将工作簿编辑排版好后，选择保存操作，在“另存为”对话框中将“保存类型”设置为“模板”，其余设置与工作簿的保存相同。2.公式和函数的使用 Excel的最大功能是计算。使用公式可进行许多计算。公式是由运算符、常量、变量、函数及单元格引用等组成。公式首先应输入等号（），再输入公式内容。一般输入公式后，单元格中显示的是公式计算后的结果，公式只显示在编辑栏中。若希望在单元格中显示公式本
15、身，可按Ctrl键。再按Ctrl键，可切换回原有显示。公式中的运算符 依据参加运算的数据类型不同，公式中的运算符共分为四类：算术运算符、文本运算符、比较运算符和引用运算符。使用每种运算符要注意的是：运算符左右两边的数据类型一定要相同，否则会出现公式计算错误。 算术运算符 算术运算符含义示例结果加 15+217-减21-813*乘 2*2448/除32/48%百分号4141乘幂 43 64文本运算符 文本运算符含 义示 例结 果&连接abc&efg abcefg2.公式和函数的使用比较运算符较运算符含 义 示 例 结 果=等于2=4False 小于2大于24False不等于24False=小于等
16、于2=大于等于2=4False引用运算符 引用运算符含 义示 例 结 果：（冒号）区域运算符,对两个引用之间，包括两个引用在内的所有单元格进行引用 SUM(A1:A5) 对A1A5单元格区域的数值求和，（逗号）联合运算符，将多个引用合并为一个 引用 SUM（A1:A3，B2:B3）对A1A3和B2B3 两个单元格区域的数值求和空格 交叉运算符，产生同时属于两个引用的单元格区域的引用SUM（A1:B3 B2:C4）对A1B3单元格区域和B2C4单元格区域的交叉区域B2B3的单元格区域数值求和 2.公式和函数的使用如果一个公式中出现了多个运算符，各运算符之间有优先级的差别。 公式中运算符的优先级如
17、下表所示： 公式运算符的优先级运 算 符1区域（冒号）2联合（逗号）3交叉（空格）4引用运算符5 负号 6 百分号7 乘幂 8和 乘和除9和 加和减10& 文本运算符111214=15=1617比较运算符2.公式和函数的使用 单元格引用 在公式中经常需要用到单元格中的数据，使用这些数据的方式是用单元格引用-即单元格的名称来代替这些数据本身，使公式的计算结果能随着单元格内容的变化自动变化。 单元格的引用有两种模式：A1模式和R1C1模式。A1模式中，A表示单元格所在列标号，1表示单元格所在行标号。R1C1模式中，R表示行，后面的1表示单元格所在的行数，C表示列，后面的1表示单元格所在的列数。用户
18、可以用以下方法自行确定使用哪种引用模式：选择工具-选项，在对话框中选择“常规”选项卡。在“行标列标表示法”框中选择A1和R1C1模式中的一种，单击“确定”。缺省情况下，采用A1表示法。 对单元格区域的引用要用到引用运算符，可参见引用运算符所对应的表格。以下表格表示如何引用整行和整列。 整行和整列的引用说明如下： 引用 描述 5:5 第5行的所有单元格 5:10 第5行至第10行间的所有单元格 B:B 第B列的所有单元格 B:F 第B列至第F列间的所有单元格单元格的引用还有相对引用、绝对引用和混合引用的区别。 相对引用 在创建公式时，单元格或单元格区域的引用通常是相对于包含公式的单元格的相对位置
19、。在复制或移动包含相对引用的公式时，Excel将自动调整公式中的引用，以便引用相对于当前公式位置的其他单元格。 绝对引用 如果在复制公式时不希望Excel调整引用，那么使用绝对引用。 混合引用 如果在复制公式时只希望Excel在行或列的方向上调整引用，那么使用混合引用。 A1模式的引用说明如下： 引 用 区 分 描 述 A1 相对引用 A列及1行均为相对位置 A1 绝对引用 A列为绝对位置，1行为相对位置 A1 混合引用 A列为相对位置，1行为绝对位置A1 混合引用 A列及1行均为绝对位置，表示A1单元格 A列为绝对位置，1行为相对位置 A1 混合引用 A列为相对位置，1行为绝对位置2.公式和
20、函数的使用 例如：在图1的F4单元格中输入公式=c4+d4+e4计算三门课的总分，拖动F4单元格右下角的填充柄，计算机出每个人的总分，结果如图2所示。（图1）（图2）由于使用相对引用，分式被复制到其它单元格后，公式也发生相应变化。即公式中的单元格引用记录的是参与运算的单元格与公式单元格的相对位置。 为对比绝对引用，在G4单元格中输入公式=c4+d4+e4，单击编辑栏，将插入点放在每个单元格引用中，按F4键，将引用方式切换至绝对引用，敲回车确认。如图3所示。（图3）（图4）拖动G4单元格右下角的填充柄，计算机出每个人的总分，结果如图4所示。使用绝对引用时，公式无论如何移动都不会改变运算结果。 2
21、.公式和函数的使用 用户在表格中操作时，经常会遇到各种复杂的运算，Excel内设了强大的运算功能，以函数的形式提供给用户，用户只需遵循使用函数的规则就可以轻松地完成复杂的运算。 函数是预定义的内置公式，通过接收参数后返回结果的方法来完成预定功能。使用函数称为调用函数。调用函数的格式是： 函数名（参数） 函数依据功能不同，所接受参数的数据类型不同，可以是文本、数值、逻辑值、错误值或单元格引用，甚至有的函数不需要参数。但不论有没有参数，函数的调用一定要一对圆括号，没有参数时就写一对空的圆括号。每个函数虽然具有不同的功能，但是都有一个确定的返回值，因此，用户在使用函数时可以将函数的整体当作一个数。当
22、函数单独作为公式输入时，函数调用前应加等号（）。 在公式中使用函数，可以在单元格中直接输入，也可以单击“常用”工具栏上的“粘贴函数”按钮，或选择插入-函数。 在如图所示“粘贴函数”对话框中，列出了所有函数的种类和每一类下的所有函数。选定某一函数后，对话框下方会给出对该函数功能的描述，用户可以根据描述决定是否选用该函数。 由于Excel提供的函数非常多，在此只介绍一些常用函数。 粘贴函数对话框：2.公式和函数的使用常用函数1 函 数 ： SUM格 式 ： SUM =SUM（number1，number2.） 功 能 ： 返回一组参数的和 单击动画演示观看示例。（ 其中number1，number
23、2分别表示一片连续区域。）注：在输入函数的参数时，常要输入一些单元格区域的引用。由于输入函数参数的对话框占据了屏幕的很大部分，使用户无法看到完整的单元格区域。为了方便用户，Excel提供了“折叠”按钮，单击该按钮，函数操作的窗口缩小，便于用记选定单元格区域，选定完毕后再次单击“折叠”按钮，会重新出现窗口。2 函 数 ： SUMIF格 式 ： SUMIF =SUMIF（range，criteria，sum-range） 功 能 ： 对区域中符合指定条件的单元格求和示例如图1，所有销售员的流水账中若只统计001号的销售总额，在B17单元格中使用函数sumif，参数如图2所示。(图1：）（图2：）
24、2.公式和函数的使用3 函 数 ： AVERAGE 格 式 ： AVERAGE AVERAGE（number1，number2.）功 能 ： 返回一组参数的平均值 4 函 数 ： COUNT格 式 ： COUNT =COUNT（value1，value2.）功 能 ： 计算参数表中的数值参数和包含数字的单元格的个数5 函 数 ： COUNTIF 格 式 ： COUNTIF COUNTIF（range，criteria）功 能 ： 计算某个区域中满足给定条件单元格的数目 6 函 数 ：IF 格 式 ：IF IF（logical_test，value_if_true，value_if_false）
25、功 能 ：执行真假判断，根据逻辑测试 的真假值，返回不同的结果 在如图3所示例中，要根据每人的平均成绩是否大于或等于60来判断是否合格，在单元格J4中使用函数，参数如图4所示。(图3)（图4）3.基本编辑操作输入或修改单元格中的数据 单元格中数据的输入或修改分为以下三个步骤： 选定单元格。 在编辑栏中修改内容。 修改完毕后，按回车或单击编辑栏上的按钮完成。或ESC键或点击编辑栏上的按钮取消修改。 另外，也用鼠标双击单元格或按F2键获得插入点，直接进入编辑状态完成以上操作。输入数据时应注意窗口底部的状态栏右方，是否有OVR显示，若无则表示处于插入状态，这时输入的数据会将原有数据向后推移；若有OV
26、R则表示处于改写状态，这时输入的数据将会覆盖原有位置的数据。 撤消和恢复 在常用工具栏上有 (撤消)和 (恢复)两个按钮。在编辑过程中如果出现误操作，可以单击这两个按钮来撤消或恢复所做的修改。 插入单元格、行和列 在要插入单元格的位置选定单元格或区域。注意：插入的行总在活动单元格的上方，插入的列总在活动单元格的左边，插入的单元格数与选定的单元格数相同。 选择插入菜单中的单元格命令，会弹出如右图所示的插入对话框。 在插入对话框中选择活动单元格右移或活动单元格下移可以插入单元格；选择整行可插入一行；选择整列可以插入一列。还可以选择插入菜单中的行或列命令来插入行或列。插入行后，已存在的行向下移，插入
27、列后，已存在的列向右移。 单击确定按钮关闭对话框。 3.基本编辑操作 当只需要对单元格中的一部分内容进行复制时，可以利用Excel独有的选择性粘贴命令来完成。如图1中，需要把单元格A2中的格式复制到单元格A1，而不需要A2中的数据，则 选择A2单元格，单击常用工具栏上的复制按钮。（图1） （图2） 选择A1单元格，单击鼠标右键，从快捷菜单中选择选择性粘贴，出现如图2所示对话框。 在对话框中选择格式，单击确定，复制后结果如图3所示。 在必要时可选择粘贴公式、数值、批注等 （图3）3.基本编辑操作查找数据 选定要查找数据的单元格区域。若要在整个工作表中查找，可单击任一单元格。选择编辑菜单中的查找命
28、令，会弹出如右图所示的查找对话框。查找数据的设定与Word中一样，只是需在搜索方式列表框中选择按行或按列查找。在搜索范围列表框中选择要搜索信息的类型，可以是公式、值和批注。若要查找内容与查找内容完全匹配的单元格，选中单元格匹配复选框。 替换数据 选择编辑菜单的替换命令，便可弹出替换对话框，如左图所示。 对话框中的设置方法与Word中相同，不再赘述。拼写检查 选择要进行拼写检查的单元格区域，若要检查的是整个工作表，选择A1单元格。选择工具菜单中的拼写命令，或按F7键。当检查到有拼写错误的单元格内容时，会弹出拼写检查对话框。 3.基本编辑操作自动更正Excel 97中有一个自动更正的数据库，该数据
29、库中记录了一些常犯的输入错误，以及与该错误对应的正确内容。在输入了与数据库中错误相同的内容时，系统会自动将之更正。选择工具菜单的自动更正命令，可以打开自动更正对话框，如图所示。自动更正的用途之一是可以将需要经常输入的公司名称、较长地址等以自动更正的形式保存起来，以减少输入时的击键次数。如用户需要经常输入重庆市沙坪坝区212号，则可以在替换文本框中输入CD，在替换为文本框中输入重庆市沙坪坝区212号，单击添加按钮，将该项添加至数据库。以后在输入该地址时，只用输入CD，系统就会将之替换为相应地址，单击右图观看输入演示 4.工作表的修饰与排版 数字格式的设定在Excel中处理的数据中有很多是数字，在
30、不同的情况下会使用数字的不同格式。可以使用工具栏或菜单栏对数字格式进行设置，也可利用自定义的方式自行确定要显示数字的格式。 利用格式工具栏中的五个数字格式按钮对数字格式进行设置。首先选定要设置数字格式的单元格区域。每个按钮的功能如右图所示。（工具栏）（单元格格式对话框）利用菜单设置数字格式。首先选定要设置数字格式的单元格区域，选择格式菜单的单元格命令，或按Ctrl+1，或在选定区域内单击鼠标右键，从级联菜单中选择设置单元格格式命令，都会弹出单元格格式对话框。 用鼠标单击数字选项卡，在分类列表框中选择要使用数字格式的类型，再进入类型列表中选择要使用的格式，然后单击确定。在分类列表框中的特殊选项中
31、，有邮政码、电话号码、中文小写数字及中文大写字，可用于特殊场合。如左图所示。若在数字选项卡中选择了文本，则在设定区域内输入的数字一律当作文本处理，不能参加数值计算。4.工作表的修饰与排版 日期和时间格式的设置Excel中有许多对日期和时间格式的设置。如果想改变日期和时间的显示方式，可以如下操作： 选定要设置格式的单元格区域； 选择格式中的单元格命令，在单元格格式对话框中选择数字选项卡； 在分类列表框中选择日期或时间选项，在类型列表框中选择要使用的格式类型，单击确定按钮。 设置字符格式可以利用格式工具栏上的按钮对字符格式进行设置，方法与Word中相同。 选择单元格区域，选择格式-单元格，在出现的
32、单元格格式对话框中选中字体选项卡，如右图所示，也可以设置字符的格式。Excel中提供的字符格式与Word相比，少了很多特殊效果。 (字符格式）4.工作表的修饰与排版使用样式复制格式 当某格式要经常使用，可以将这一格式以样式保存起来。样式就是一组定义并保存的格式集合，如数字格式、字体、字号、边框、对齐方式和底纹等。 利用现有格式创建样式 若想将某单元格中已设置的格式当作样式保存，可按以下步骤： 选定包含该格式的单元格； 选择格式-样式，弹出如图所示“样式”对话框； 在“样式名”框中输入一个新样式名，单击“添加”按钮； 单击“确定”按钮关闭对话框。 创建新样式 若想直接创建新样式，可按以下步骤：
33、选择格式-样式，打开“样式”对话框； 在“样式名”框中输入一个新样式名； 单击“更改”按钮，出现“单元格格式”对话框； 在“单元格格式”对话框中进行格式设置，设置完毕后单击“确定”回到“样式”对话框； 单击“确定”按钮关闭对话框。 应用样式 要应用创建好的样式，可按以下步骤： 选择要应用样式的单元格区域，选择样式-样式。 在“样式”对话框的“样式名”下拉框中选择要应用的样式，单击“确定”按钮。 删除样式 要删除已有样式，可按以下步骤： 选择样式-样式。 在“样式”对话框的“样式名”下拉框中选择要应用的样式，单击“删除”按钮。 1.工作表的编辑与修改工作表一个工作簿可以包含多个工作表，最多可包含
34、255个。每个工作表都有自己的名称，这个名称叫工作表标签。一般情况下用户只能在一个工作表中操作，这个工作表叫活动工作表。活动工作表的工作表标签与单元格同色显示。一般每次创建了新的工作簿，该工作簿就自带了三个工作表，工作表标签分别是“Sheet1”、“Sheet2”、“Sheet3”。用户可重命名、插入及删除工作表。选定工作表 选定单个工作表，用鼠标单击工作表标签即可。 选定多个工作表时，若多个工作表是连续的，可先选定第一个，按住键盘的Shift键，再选定最后一个；若多个工作表不连续，可先选定第一个，按住键盘的Ctrl键，再选定其它工作表。 工作表更名一般情况下，每个工作表上放一个表格，最好为工
35、作表起一个与表格内容有关的名字。 将鼠标指针放在要改名的工作表标签上，单击右键，在快捷菜单中选择“重命名”命令，工作表标签处于有插入点的选定状态，如右图所示，输入工作表名称，回车即可。 还可以选定要更名的工作表，选择格式-工作表-重命名。1.工作表的编辑与修改插入工作表 当新建工作簿中提供的工作表不够用时，用户可以插入新工作表。 将鼠标指针放到工作表标签上，单击右键，在快捷菜单中选择“插入”命令，会弹出如右图所示“插入”对话框，选择“工作表”图标，单击“确定”即可。新工作表将插入在原工作表的左边。 当选定了多个工作表时选择插入操作，会插入与选定工作表数目相同的多个工作表。也可选择插入-工作表来
36、进行插入操作。删除工作表 有时需要对已有工作表进行删除。其方法是：将鼠标指针放在要删除的工作表标签上，单击右键，在快捷菜单中选择“删除”命令。这时系统会出现如左图所示的警告信息，提示用户确认删除操作，单击“确定”删除该工作表，单击“取消”可以保留工作表。1.工作表的编辑与修改页面设置 在工作表编辑完成后经常需要打印出来，“页面设置”功能可以对打印的方向、纸张的大小、页边距、页眉和页脚等进行设置。 选择文件-页面设置，出现“页面设置”对话框，该对话框有四个不同的选项卡。 在如右图所示“页面”选项卡中，单击“横向”或“纵向”，选择内容在纸张上是横向还是纵向排列。要改变表格打印出来的大小，可在缩放比
37、例框中用鼠标单击上下箭头或直接输入比例大小，设置打印出来的内容是正常尺寸的比例，或选择将打印出的页“调整为” 正常页的几倍宽和几倍高。在“纸张大小”下拉框中选择打印时用的纸张大小。在“打印质量”下拉框中选择打印的质量，表示为XX线，指的是打印机允许使用的分辨率，分辨率越大，打印质量越好。在“起始页码”文本框中输入打印的起始页码。 在如左图所示“页边距”选项卡中，在各文本框中输入或用鼠标调整各边距，各边距指的是表格内容距离纸张边缘的距离。 3.工作簿的保存与关闭 工作簿的保存 每次用新建命令建立的工作簿，都采用Excel的缺省工作簿名字：Book1.xls、Book2.xls。用户必须用保存操作
38、将自己的工作成果以文件的形式保存起来，以备以后使用。 选择文件-保存或文件-另存为，将弹出“另存为”对话框，如右图所示。 用户需通过“保存位置”来确定要保存工作簿的位置，否则工作簿将保存在缺省位置。在“查找范围”中找到要保存文档的文件夹。在“文件名”文本框中输入您为工作簿起的文件名。注意：所有Excel的文件均采用默认的文件扩展名.XLS。在输入文件名时，不需要扩展名。 Excel设置了多种保存的文件类型，以便与其他类似软件相兼容。可以打开“保存类型”的下拉列表框选择需要保存的文件类型。缺省情况下，在“保存类型”框中的值为“Microsoft Excel工作簿”。工作簿的重新保存当文件命名后，
39、如果只想保存所做的修改，则选择文件-保存或单击工具栏上的“保存”按钮即可。但如果在保存时要修改“文件名”、“保存位置”、“保存类型”中的任一项时，都需要选择“文件”菜单中的“另存为”命令，在“另存为”对话框中做相应修改。 3.工作表的保存与关闭多窗口的使用 Excel中能同时打开多个工作簿。每打开一个工作簿，就打开一个窗口。一般情况下，Excel只能显示并操作一个工作簿窗口，即活动工作簿窗口。可以利用“窗口”菜单对打开的工作簿窗口进行管理，使得可以同时看见多个工作簿。单击“窗口”菜单可以看见：菜单的最底部显示的就是当前打开的工作簿，其中名称前面带的为活动工作簿。单击任一打开的工作簿，使之成为活
40、动工作簿。 在已打开多个工作簿的情况下，选择窗口-重排窗口，会弹出如右图所示“重排窗口”对话框，可根据需要选择排列方式：“平铺”、“水平并排”、“垂直并排”还是“层叠”，然后单击“确定”按钮。注意，不要选择“当前活动工作簿的窗口”复选框，否则只对当前正在操作的工作簿进行窗口重排，而不是对所有打开的工作簿窗口进行重排。 选择窗口-新建窗口，可以新建一个窗口，但该窗口中并不打开新的工作簿，而是打开活动工作簿的一个副本，以便同时观察活动工作簿的不同位置。当活动工作簿打开多次后，可以选择“窗口”菜单的“重排窗口”命令对同一工作的各副本进行重排，此时就应该选择“当前活动工作簿的窗口”复选框。如左图所示为
41、同时打开了三个工作簿，其中工作簿“股市行情”制作了一个副本，采用垂直并排的排列方式。1.生成图表生成图表Excel可以非常容易地根据已有数据制作出精美的图表。图表能更好地表现数据之间的关系和变化趋势，使数据更清晰、更易于理解。Excel中创建图表有两种方式：一种方式是将图表和工作表数据放在同一工作表中，称为嵌入图表；另一种方式是将图表单独放在工作簿的图表工作表中。两种图表中都与建立它们的工作表数据相链接，图表会随着与之关联的工作表数据的变化而发生相应变化。Excel为用户提供了图表向导，在图表向导的帮助下可以创建类型更加丰富的图表。 可以利用以下方法生成图表： * 选定用于生成图表的数据区域，
42、按F11键，创建默认类型的图表工作表，结果如右图所示，工作表标签为“图表2”的就是图表工作表。* 打开“图表”工具栏，选定用于生成图表的数据区域，单击“图表”工具栏上的“图表类型”按钮，创建当前类型的嵌入式图表。单击图片观看动画演示。* 利用“图表向导”生成图表。用这种方式可以创建图表类型及信息更丰富的图表。以下分步说明。 1.生成图表 生成图表 选择用于创建图表的工作表数据。 单击“常用”工具栏中的“图表向导”按钮，或选择“插入”菜单中的“图表”命令，此时屏幕上弹出如图所示“图表向导4步骤之1图表类型”对话框。 该对话框中有两个选项卡：“标准类型”和“自定义类型”。可以从“图表类型”列表框中
43、选择需要的图表类型，再从“子图表类型”列表框中选择需要的子类型，单击“下一步”按钮，出现“图表向导4步骤之2图表数据源”对话框。单击图片中的“下一步”按钮出现该对话框。 该对话框中有两个选项卡：“数据区”和“系列”。在“数据区”选项卡的“数据区域”框中输入要包含在图表中的单元格区域的引用。单击“下一步”按钮，出现“图表向导4步骤之3图表选项”对话框。单击图片中的“下一步”该按钮出现。 该对话框中有六个选项卡，分别是： 标题 用于设置图表标题以及分类X轴和数值Y轴的标题。 坐标轴 用于设置是否在图表中显示分类X轴和数值Y轴。 网格线 用于设置分类X轴和数值Y轴的网格线。 图例 用于设置图表中是否显示图例以及图例所在的位置。 数据标志 用于设置是否在图表中显示数据标志以及数据标志的显示方式。 数据表 用于确定是否在图表底部的网格中显示工作表中与图表相关的数据。