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1、阳光版物业管理软件操作规范根据客户的需求，阳光版物业管理软件是在原有物业管理2000的基础上进行了一定程度的修改。因此，软件的操作具有一定特殊性，如果操作人员操作不当，将会导致数据混乱，报表统计不正确，并且需要花费大量时间核对数据。为了保证操作的正确性和数据的一致性，特制定以下操作规范，软件操作人员必须严格按照以下规范执行：（一） 定期进行数据的备份工作，备份间隔时间为一星期：星期一至星期日。如当日休息则于次日备份，备份数据应及时传递至公司财务部。备份间隔时间也可视每个小区的具体收费情况而定，每小区收银员可适当掌握。备份数据应在关闭所有数据库的界面下进行操作，如果有窗口打开则会造成数据缺损。如
2、果由人为操作而导致数据丢失，则操作人员负全部责任。（二） 对于进行过重大修改的数据，必须在备份之后另外写一个WORD文档，文件名为：日期备份说明。例：备份说明。此文件内容详细记载所作的修改，并与压缩文件存放在一个目录。物业管理软件必须安装在（C:WYGL2000）下，数据库文件也在（C:WYGL2000）下，数据库备份在（D:物业数据备份）目录下。（三） 软件操作人员必须能够熟练使用本软件，理解软件的操作流程。（四） 软件操作人员在使用过程中遇到无法解决的问题或模糊不清的问题，不要擅自操作。立刻打电话与软件公司的工作人员联系，咨询解决问题的办法。软件公司的工作人员会在最短的时间内给出解决方案。
3、（五） 小区的计算机如果因为硬件故障或操作系统等问题需要重新安装，必须先进行数据备份，故障排除之后与软件公司联系重新安装物业管理阳光版。（六） 如果小区的计算机可以上网，应在计算机上安装杀毒软件，避免病毒或其它原因对数据库造成损坏。（七） 如果软件操作人员休息或其它原因代请小区其他工作人员操作软件，必须教会其如何使用本软件。并请该操作人员记录下当天发生的业务，等软件操作人员上班后进行核对，以确保数据的正确性。（八） 操作人员为了检验自己的操作是否正确，可以在模拟数据中进行试验操作。模拟数据中所进行的操作不影响正式数据的内容。（九） 软件操作人员在进行报表的统计时如果发生数据不准确或错误，可先自
4、行进行查找。如果无法解决，装宽带的小区可以将数据压缩后发送到软件公司的FTP站点，没装宽带的小区可与软件公司电话预约时间上门服务。（十） 我公司已经开通贵公司的专用FTP站点，只需在浏览器的地址栏输入ftp:/YG:YG 输入好之后按回车键即可。将压缩文件和说明文档拷贝到打开的文件夹中。（十一）电话为8006许军、8007王谦、8012叶丹、8015陈国明（十二）由于收银员操作失误，导致物业管理软件数据的错误和误差，所造成的损失，追究其个人责任，并视实际情况处于经济罚款等处罚。（十三）原则上除收银员外的其他工作人员不能进入物业软件进行操作，但实际情况需要进行操作的，收银员有责任教会该操作人员进
5、行正确规范的操作，在此情况下如再发生操作错误的，则由具体操作人员负主要责任，收银员负连带责任。阳光版物业管理软件操作说明阳光版物业管理软件的收费操作主要分为两个部分：1、每月固定收费（管理费、设备运行费、维修费、变频费）。2、其它收费（除前四项收费以外的全部收费项目）。两种收款方式的操作流程图如下：销单打单生成应收款收款处理打印单据（发票或收据）新增单据销单打单生成单据与应收款生成单据打印单据（发票或收据）收款处理(按住户收款)合并打单与合并收款记帐管理记帐管理其它费用收款处理每月固定收费 其它收费固定收费操作步骤：1、单据打印选择记帐管理菜单下合并打单与合并收款，选择打单处理，选择小区，选择
6、门牌，选择住户，选择收费项目（注：收费项目只能选择以下四项：管理费、水泵电梯运行费、维修养护费、变频费。其它费用不能在此选择，其它费用如需打印要在其它费用收款处理中操作。），输入年月范围，选择按月份合并，选择打印方式，输入合并月份数，生成单据并打印，在打印机选择时注意应选择专用打印机（EPSON LQ300K），对于生成过的单据可直接选择打印。2、收款处理对生成的单据进行收款必须使用合并打单与合并收款中的按住户进行收款处理进行操作。选择记帐管理菜单下合并打单与合并收款，选择收款处理，选择切换到按住户收款，选择管理处，双击楼号选择住户，单击单据列表中的单据，输入收款日期、选择支付方式（注：如果支
7、付方式为现金，可以不输入支付号码，如果是其它方式则必须输入号码）、选择开票方式、输入开票号码。（注：上述每输入或选择一次信息后必须按回车键确认，否则无法完成收款处理，票据号码的输入必须十分小心，不可以输入重复。如果输入重复将会导致报表数据不准确。如果收款方式为同一种方式，则可以几条记录一起进行收款处理；如果收款方式为二种不同方式，则需每种收款方式单独进行收款处理）。3、删除单据如果生成的单据有误并且还没有收款则可用合并打单与合并收款中的删除单据操作进行单据的删除，然后再重新生成单据。但是对于已经收款的住户则无法删除，必须到单据修正中逐一修改。选择记帐管理菜单下合并打单与合并收款，选择删除单据,
8、选择小区，选择门牌，选择住户，选择合并单据列表中的欲删除的单据，选择上方的删除2000单据，点击删除。右侧的批处理删除是针对删除大量的单据而设置的操作。可以选择按整个小区或按门牌删除，再输入要删除的年月范围，点击开始删除。其它收费操作步骤：1、 单据打印选择记帐管理菜单下的其它费用收款处理，选择管理处，双击楼号选择住户，选择年月，点击新增按钮，选择收费项目，输入金额，选择房屋性质，输入备注。点击确定按钮，增加了一个项目的应收款。选择欲打印的记录，鼠标点击记录首部，选择打印方式，点击打印。（注：此处的收费项目的选择，只能选择日常收费的四种收费项目以外的其它项目，不能在此选择管理费、水泵电梯运行费
9、、维修养护费、变频费）。2、 单据收款选择已经打印的记录，选择开票方式，输入票据号码，输入收款日期，选择支付方式，输入支付号码，点击确定。在几条记录并行的情况下，鼠标选中那条记录则就是对相应的记录进行操作。如果需要进行修改操作，先选中需要修改的记录，然后直接进行修改操作，再点击确定按钮。3、 删除单据对于输入错误的单据需要进行删除操作，选择中要删除的单据，点击删除按钮即可完成操作。4、 在其他费用中，如果生成的收费项目为地面停车费、地下停车费，或商铺所发生的收费项目，在房屋性质选择的时候应特别注意，应选择与其相对应的性质。5、 如遇其他费用中发生的摩托车、助动车、自行车停车费，应做在所发生的业
10、主楼室号下的其他服务中，房屋性质选择为车库。这样能清楚分清其他服务中的非机动车停车费。6、 对于临时停车费分两部分操作。地面的临时停车费做入业主楼室号下的临时停车费（代收）中，房屋性质选择车库；地下的临时停车费做入业主楼室号下的其他服务中，房屋性质选择车库。*其它注意事项：为了便于所有小区的数据统一，软件的操作必须注意以下事项：1、 如遇业主信息需变更（收费标准、房屋性质、户名等变更），应到业务处理下调整/变更下相对应的菜单下进行操作。2、 针对商铺的操作，在物业管理软件中已经加好了在同一个楼号中的所有商铺，不需要另外增加，操作时选择同一个楼号中的商铺进行。另外增加的商铺所增加的单据要全部转到
11、同一个楼号中的商铺中。以后操作只能在同一个楼号中的商铺中进行。 3、 针对车位的操作，在物业管理软件中已经加好了所有的车位号，无须再为每个住户另外加车位，增加单据时应在其它费用收款处理选择车位增加单据，而不是选择住户增加单据。4、 收费日期章必须与计算机中输入的收款日期相同，即每次人工收完款后的收款日期必须与计算机中输入的收款日期相同。5、 FTP站点上传和下载文件的方法。上传文件：当上传文件时，先复制要上传的文件，然后启动桌面上的IE浏览器，在地址栏中输入ftp:/YG:YG，输入时注意区分大小写。然后按回车键进入FTP站点，双击站点中的文件夹，在空白处点击右键，选择粘贴，即完成了数据的上传
12、工作。下载文件：若要将FTP上的数据下载到本机上，先进入FTP站点，登录FTP的方法同上传。然后选中欲下载的文件，点击右键，选择复制到文件夹。然后选中一个文件夹，点击确定按钮。完成下载操作。6、 单据的格式调整阳光版物业管理软件由于日常收费与其它收费的打单是分开的，又增加了打印发票的功能，软件安装好之后在物业管理安装目录下增加了四个单据格式文件，分别是：HBDDPrintfp.ini、HBDDPrintsj.ini、RentPrintfp.ini、RentPrintsj.ini这四个文件。HBDDPrintfp.ini、HBDDPrintsj.ini针对的是合并打单中生成的发票和收据的单据格式
13、。而RentPrintfp.ini、RentPrintsj.ini针对的是其它费用收款处理中的发票和收据的格式。作单据格式调整时先选中该文件，然后按右键选择打开方式，用记事本打开。修改好之后要进行保存。下面分别介绍HBDDPrintfp.ini与RentPrintfp.ini文件中内容的意思。HBDDPrintfp.ini与HBDDPrintsj.ini文件内容相同：CB,1,-1,18,9,宋体,9,TCB表示产业编号1表示系统参数客户不能更改-1表示打印，如果是0表示不打印18表示要打印内容纵坐标，9表示要打印内容的横坐标宋体表示打印的字体9表示打印的文字的大小T系统参数客户不能更改XZ表
14、示房屋性质DZ表示业主的地址CNY、CNY1表示打印的年，CNY表示前一个年月，CNY1表示后一个年月Name表示业主的姓名XM表示打印的收费项目Je表示收费项目的金额JEZC表示金额的组成DX表示金额的大写TM表示打印的条形码GLC表示物业公司的管理处名称GLCDZ表示物业公司的管理处地址（交款地址）YWDH表示物业公司的业务电话BXDH表示物业公司的报修电话JKRQ表示业主的最后缴款日期DYRQ表示打印日期JZMJ表示建筑面积RentPrintfp.ini与RentPrintsj.ini文件内容相同:CB,1,0,17,40,宋体,9,TCB表示产业编号1表示系统参数客户不能更改-1表示打印，如果是0表示不打印18表示要打印内容纵坐标，9表示要打印内容的横坐标宋体表示打印的字体9表示打印的文字的大小T系统参数客户不能更改HM表示单据号码与条形码相对应DZ表示业主的地址NY表示单据的年月FWXZ表示房屋性质Name表示业主名称Bz表示备注XM表示打印项目JE表示金额DX表示大写TM表示条形码GLC表示管理处GLCDZ表示管理处地址DYRQ表示打印日期