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1、中中国国石石油油天天然然气气华东勘察设计研究院华东勘察设计研究院院 标 准院 标 准CEI/QHSE 01CX02-2010CEI/QHSE 01CX02-2010版次/修改码版次/修改码：B/0：B/0第 1 页共 3第 1 页共 3 页页记 录 控 制 程 序记 录 控 制 程 序1 1目的目的对 QHSE 管理体系记录进行控制，使记录能真实地反映工程咨询、工程设计、工程总承包过程等各项活动满足要求的程度，并为 QHSE 管理体系运行的有效性提供客观依据；为保持和改进 QHSE 管理体系提供信息。2 2范围范围本标准对 QHSE 管理体系记录的职责、分类、标识、填写要求等做出了规定。本标准
2、适用于 QHSE 管理体系中规定的各种记录的控制。3 3相关文件相关文件CEI/QHSE 01CX01-2010文件控制程序CEI/QHSE 01ZC19-2010项目资料管理规定4 4职责职责4.1技术质量部是记录控制的归口管理部门，监督和检查 QHSE 管理体系记录控制情况。并负责 QHSE 管理体系运行中管理性记录的具体实施和管理；编制 QHSE 管理体系记录清单。4.2设计专业室、项目管理部、施工管理部、采购管理部负责对工程咨询、工程设计、工程总承包实施过程中所形成的 QHSE 记录控制。4.3各职能部门负责各自业务范围内体系运行记录的填写、整理和管理；根据 CEI 总的记录清单，识别
3、建立本部门的记录清单。5 5工作程序工作程序5.1记录的分类5.1.1与 QHSE 管理体系运行有关的记录包括：a)内部审核记录；b)管理评审记录；c)人员培训记录；d)文件和资料有效版本目录；e)文件的收发登记与受控清单；f）环境绩效信息；刘素英编制王蘋校审谢崇亮审定谢崇亮批准2010-04-22 2010-04-30发 布 日 期实 施 日 期第 2 页 共 8 页第 2 页 共 8 页CEI/QHSE 01CX02-2010CEI/QHSE 01CX02-2010g）抱怨记录；h）过程监测记录；i）有关供方与合同方的记录；j）偶发事件报告；k）应急准备试验记录；l）和外部、相关方进行的信
4、息交流；m）适用法律法规要求的记录；n）重要环境因素记录；o）环境会议记录；p）对法律法规的合规性记录；q）检查、维护和校准记录；r）各项工作的检查记录。5.1.2工程咨询、工程设计、工程总承包实施活动中形成的记录。5.2记录的标识、编号5.2.1记录的标识记录的标识以记录（或表格）的名称、编号（或代码）来表示；对于电子媒体的记录，在软盘上以记录名称形式标识。5.2.2记录的编号QHSE 管理体系记录编号应按文件控制程序（CEI/QHSE01CX01-2010）执行。不易编号的记录要在记录有效目录清单上说明其标识方式。5.3记录的填写要求5.3.1记录由具体执行人填写，填写要认真、及时、真实、
5、准确、整洁、字迹清晰，记录要完整，签署要齐全（姓名和日期）；5.3.2为确保记录永不褪色，记录用笔应使用蓝黑色（黑色）钢笔、签字笔，不应用红笔、圆珠笔、纯蓝色钢笔、纯蓝色签字笔。5.3.3记录不允许涂改、省略，不允许使用修正液、修正带等。需要修改时，应用“双删除线”划断，在旁边写上正确的数字或文字，关键数据或文字的更改应有本人签字或盖章，记录不能有空项，无内容时应划“杠线”。5.4记录收集、整理5.4.1各部门应建立本部门的 QHSE 管理体系记录清单，并负责记录的编目、收集和归档；5.4.2技术质量部负责编制院总的 QHSE 管理体系 记录清单，将院所有与 QHSE 管理CEI/QHSE 0
6、1CX02-2010CEI/QHSE 01CX02-2010第 3 页 共 8 页第 3 页 共 8 页体系相关的记录汇总，包括名称、编号（版本号）、保存期限、产生部门等内容，并汇集备案记录的原始样本。5.4.3技术质量部负责组织对内部审核、风险、应急、事故调查与报告、过程检查与监督、纠正和预防措施等记录的收集和编目，记录按有关规定签署后，原件存技术质量部，复印件存相关部门。5.4.4人力资源部负责组织对培训记录的收集、编目，记录按有关规定签署后，原件存人力资源部，复印件存有关部室。5.4.5项目管理部、施工管理部、采购管理部负责工程项目实施过程中产生的QHSE记录的控制。5.4.5.1市场开
7、发部、项目管理部、施工管理部、采购管理部分别负责组织对设计分承包方评审记录、施工分承包方评审记录和采购分承包方评审记录的收集、编目，记录按有关规定签署后，原件存本部门。5.4.5.2设计过程中院级（QHSE）设计评审会议记录由技术质量部进行收集、编目。项目的评审记录由设计经理指定专业收集、编目。记录签署后按项目资料管理规定（CEI/QHSE01ZC19-2010）及记录清单中的要求管理和归档。5.4.5.3 专业负责人负责本专业在项目设计中的设计评审和设计验证记录的收集、编目，记录按签署后按项目资料管理规定（CEI/QHSE01ZC19-2010）和记录清单要求管理和归档。5.4.5.4设计经
8、理负责项目设计中的项目公用资料的收集，记录按签署后按项目资料管理规定（CEI/QHSE01ZC19-2010）和记录清单要求管理和归档。5.4.5.5采购经理负责组织对项目设备、材料采购有关QHSE记录的收集、编目，记录签署后按项目资料管理规定（CEI/QHSE01ZC19-2010）和记录清单的要求管理和归档。5.4.5.6施工经理负责组织对工程项目施工过程中的有关QHSE记录的收集、编目，记录签署后按项目资料管理规定（CEI/QHSE01ZC19-2010）和记录清单的要求管理和归档。5.4.6总经理办公室负责对管理评审和办公区管理涉及的QHSE记录的收集、编目，记录签署后，原件存总经理办
9、公室。5.5记录的归档、储存和保护5.5.1各部门管理体系运行记录由本部门分类贮存，每年年底整理装订成册，归档保管；程序文件中规定的运行记录或管理性记录由技术质量部或有关职能部门按类归档。5.5.2记录储存环境要适宜，满足防潮、防火、防虫蛀、防鼠害等有关要求，保存方式要便于存取检索。第 2 页 共 8 页第 2 页 共 8 页CEI/QHSE 01CX02-2010CEI/QHSE 01CX02-20105.5.3 QHSE 管理体系记录保存期为三年；其他记录保存期按国家有关规定，可分为永久、长期和短期三种。5.5.4贮存于计算机系统数据库内的记录，应注意计算机应用软件的更新，并设置防火墙。从
10、计算机中调用记录必须经过相应的授权，所复制记录的备份无论是存入数据库还是磁盘、磁带或光盘的都应予以控制。5.6记录的处置记录保存到期后，由保管人员列出清单，经主管领导审批后作废销毁。执行文件控制程序（CEI/QHSE01CX01-2010）规定。作为资料积累的到期记录可视情况由主管领导批准后加以标识，延长保存期。6 6相关记录及附录相关记录及附录附录 A记录清单 CEI/QHSEJL01CX02-01QHSE 管理体系各种记录见记录汇编文件夹中表式CEI/QHSE 01CX02-2010CEI/QHSE 01CX02-2010第 5 页 共 8 页第 5 页 共 8 页附录 A(规范性附录)记
11、记录录清清单单CEI/QHSE JL 01CX02-01序号1234567891011121314151617181920记 录 编 号CEI/QHSE JL 01CX01-01CEI/QHSE JL 01CX01-02CEI/QHSE JL 01CX01-03CEI/QHSE JL 01CX01-04CEI/QHSE JL 01CX01-05CEI/QHSE JL 01CX01-06CEI/QHSE JL 01CX01-07CEI/QHSE JL 01CX01-08CEI/QHSE JL 01CX01-09CEI/QHSE JL 01CX02-01CEI/QHSE JL 01CX03-01C
12、EI/QHSE JL 01CX03-02CEI/QHSE JL 01CX03-03CEI/QHSE JL 01CX04-01CEI/QHSE JL 01CX04-02CEI/QHSE JL 01CX04-03CEI/QHSE JL 01CX06-01CEI/QHSE JL 01CX06-02CEI/QHSE JL 01CX07-02CEI/QHSE JL 01CX07-03记 录 名 称有效文件清单文件发放审批单文件发放登记表收文登记台帐借阅记录表体系文件更改通知单（修改单）修改记录页文件/记录作废审批表文件/记录销毁登记表记录清单环境因素调查表环境因素清单及评价表重要环境因素清单危险源调查表
13、危险源汇总及评价表重大危险源清单信息交流联络处理单信息交流台帐中国石油天然气华东勘察设计研究院会议签到表管理评审报告中国石油天然气华东勘察设计研究院会议记录职工培训记录各类专业人员台帐年度职工培训计划表保存期限1 年3 年3 年5 年1 年3 年3 年3 年3 年5 年办公区域为 3 年，工程项目结束后 3 年。办公区域为 3 年，工程项目结束后 3 年。办公区域为 3 年，工程项目结束后 3 年。办公区域为 3 年，工程项目结束后 3 年。办公区域为 3 年，工程项目结束后 3 年。办公区域为 3 年，工程项目结束后 3 年。1 年1 年1 年3 年与工程设计、工程总承包业务有关的会议纪要，
14、保存期应为项目投产后 5 年，其余会议纪要保存期自定，一般至少为 1 年。3 年3 年3 年21CEI/QHSE JL 01CX07-04222324CEI/QHSE JL 01CX08-01CEI/QHSE JL 01CX08-02CEI/QHSE JL 01CX08-03第 2 页 共 8 页第 2 页 共 8 页CEI/QHSE 01CX02-2010CEI/QHSE 01CX02-2010记记录录清清单（续）单（续）CEI/QHSE JL 01CX02-01序号252627282930313233343536373839404142434445464748495051525354记 录
15、 编 号CEI/QHSE JL 01CX08-04CEI/QHSE JL 01CX08-05CEI/QHSE JL 01CX09-01CEI/QHSE JL 01CX09-02CEI/QHSE JL 01CX09-04CEI/QHSE JL 01CX10-01CEI/QHSE JL 01CX10-02CEI/QHSE JL 01CX11-02CEI/QHSE JL 01CX11-01CEI/QHSE JL 01CX13-01CEI/QHSE JL 01CX14-01CEI/QHSE JL 01CX15-01CEI/QHSE JL 01CX15-02CEI/QHSE JL 01CX16-01CE
16、I/QHSE JL 01CX16-02CEI/QHSE JL 01CX16-03CEI/QHSE JL 01CX16-04CEI/QHSE JL 01CX16-05CEI/QHSE JL 01CX17-01CEI/QHSE JL 01CX17-02CEI/QHSE JL 01CX18-01CEI/QHSE JL 01CX19-01CEI/QHSE JL 01CX19-02CEI/QHSE JL 01CX20-01CEI/QHSE JL 01CX21-01CEI/QHSE JL 01CX21-02CEI/QHSE JL 01CX22-01CEI/QHSE JL 01CX22-02CEI/QHSE
17、 JL 02CX01-01CEI/QHSE JL 02CX01-02记 录 名 称年度部门培训需求计划年度职工培训台帐固定资产验收单设备调拨单固定资产报废处置单产品要求评审表产品要求变更通知环境卫生检查记录年度节能降耗情况记录相关方环境和职业健康安全现场检查报告消防演习总结报告顾客满意度调查表顾客满意度评价表年 QHSE管理体系内部审核实施计划审核检查表不符合项（不合格品）报告内部审核报告不合格项分布表合规性评价报告合规性评价记录表监督检查记录不合格品评审记录表不合格品让步接收申请报告事故调查报告室质量分析报告工程设计总结纠正措施记录表预防措施记录表设计评审记录表设计评审免评申请表保存期限3
18、年3 年长期3 年3 年5 年5 年1 年1 年3 年3 年5 年5 年4 年4 年4 年4 年4 年3 年3 年5 年5 年5 年长期3 年5 年3 年3 年5 年5 年CEI/QHSE 01CX02-2010CEI/QHSE 01CX02-2010第 7 页 共 8 页第 7 页 共 8 页记记录录清清单（续）单（续）CEI/QHSE JL 01CX02-01序号5556575859606162636465666768记 录 编 号CEI/QHSE JL 02CX01-03CEI/QHSE JL 02CX01-04CEI/QHSE JL 02CX01-05CEI/QHSE JL 02CX0
19、1-06CEI/QHSE JL 03CX01-01CEI/QHSE JL 03CX01-02CEI/QHSE JL 03CX01-03CEI/QHSE JL 03CX01-04CEI/QHSE JL 03CX01-05CEI/QHSE JL 03CX01-06CEI/QHSE JL 03CX02-01CEI/QHSE JL 03CX02-02CEI/QHSE JL 01ZCO3-01CEI/QHSE JL 01ZC04-01记 录 名 称设计验证报告设计确认记录施工总结顾客财产验证记录分包方能力调查表中国石油天然气华东勘察设计研究院分包方选择评价表合格分包方名录设备材料供货方调查表设备材料供货
20、方评价表合格设备材料供货方名录设备、材料分包方名单审批表紧急放行申请报告适用的法律法规及其他要求清单中国石油天然气华东勘察设计研究院传真中国石油天然气华东勘察设计研究院发文稿纸收文登记表收文登记薄文件处理用纸职工体检情况汇总统计表排污设施检查维护记录固体废物处置情况表软件购置审批表软件有效性评审表年度计算机软件有效版本清单年度 CEI 计算机设备购置计划计算机设备采购配置单计算机设备采购合同评审表计算机设备调拨单保存期限5 年5 年5 年3 年5 年5 年5 年5 年5 年5 年5 年5 年3 年与工程设计、工程总承包有关的传真保存期为项目开工后 5 年，其他传真保存期自定。长期3 年5 年1
21、 年3 年1 年3 年3 年1 年1 年2 年2 年1 年1 年6970717273747576777879808182CEI/QHSE JL 01ZC04-02CEI/QHSE JL 01ZC04-04CEI/QHSE JL 01ZC04-05CEI/QHSE JL 01ZC04-06CEI/QHSE JL 01ZC07-01CEI/QHSE JL 01ZC10-01CEI/QHSE JL 01ZC11-01CEI/QHSE JL 01ZC16-01CEI/QHSE JL 01ZC16-02CEI/QHSE JL 01ZC16-03CEI/QHSE JL 01ZC17-01CEI/QHSE
22、JL 01ZC17-02CEI/QHSE JL 01ZC17-03CEI/QHSE JL 01ZC17-05第 2 页 共 8 页第 2 页 共 8 页CEI/QHSE 01CX02-2010CEI/QHSE 01CX02-2010记记录录清清单（续）单（续）CEI/QHSE JL 01CX02-01序号8384858687888990919293949596979899100101102103104105106107108109110111记 录 编 号CEI/QHSE JL 01ZC17-06CEI/QHSE JL 01ZC17-07CEI/QHSE JL 01ZC17-01CEI/QHS
23、E JL 01ZC19-01CEI/QHSE JL 02ZC04-01CEI/QHSE JL 02ZC04-02CEI/QHSE JL 02ZC04-03CEI/QHSE JL 02ZC07CEI/QHSE JL 02ZC09-001104CEI/QHSE JL 02ZC13-01CEI/QHSE JL 02ZC15-01CEI/QHSE JL 02ZC15-02CEI/QHSE JL 02ZC15-03CEI/QHSE JL 02ZC16-01CEI/QHSE JL 02ZC17-01CEI/QHSE JU 02ZC18-01CEI/QHSE JU 02ZC18-02CEI/QHSE JU
24、02ZC18-03CEI/QHSE JL 02ZC20-01CEI/QHSE JL 02ZC20-02CEI/QHSE JL 02ZC20-03CEI/QHSE JL 02ZC20-04CEI/QHSE JL 02ZC20-05CEI/QHSE JL 02ZC20-06CEI/QHSE JL 02ZC20-07CEI/QHSE JL 02ZC20-08CEI/QHSE JL 02ZC21-01CEI/QHSE JL 02ZC33-01CEI/QHSE JL 02ZC33-02记 录 名 称计算机设备报废申请表网络设备运行、维护记录计算机设备维修记录工程项目活动记录表年月综合计划表装置（单元）进
25、度计划表设计任务通知单各专业设计用表格各专业设计用互提条件表格设计文件校审记录卡设计文件存档通知单设计文件出版委托单设计文件交付单设计文件修改通知单设计文件标识章盖章申请表设计项目电子文档授权申请表设计项目文档打印申请表电子文档刻录申请表技术基础工作申请表技术基础工作注册登记表标准首页格式标准次页格式标准/通用设计复审表规范订购/采购需求计划表院年外购标准、规范审批及发放表技术标准/通用设计作废/销毁登记表质量评定记录表底图修改申请单底图修改委托单保存期限2 年1 年5 年3 年5 年5 年5 年长期项目投产后 5 年项目开工后 5 年项目开工后 1 年项目开工后 1 年项目开工后 1 年长期10 年1 年1 年1 年1 年1 年随规定变化而定随规定变化而定1 年1 年1 年1 年3 年项目开工后 1 年项目开工后 1 年