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1、外来文件和记录文件控制程序 文件编号 IPMS-CX-02 版 本 A0 受控状态 受控 密 级 秘密 生效日期 20XX-X-X 页 数 3 修订履历 版本 生效日期 修改章节 制定/修改人 审核人 批准人 A0 20XX-X-X 新版发行 XX XX XX A0 20XX-X-X 修订 XX XX XX 6.5.1 行政人事部负责将各部门装订成册的记录汇总归档保存。6.5.2 记录保管场所应避免潮湿，需防止记录变质、损坏和丢失。6.5.3 记录的保管方式可以是多元化的。如电子记录、扫描存档等。6.6 记录查询、借阅 6.6.1 因工作需要查询记录时不得损坏、涂改记录，应保证记录的完整性和真
2、实性。6.6.2 借阅原则：在持有部门现场查阅记录，若需要复印应先征得记录保管人员的同意。6.6.3 合同或客户明确要求时，相关记录应提供给客户或其代表在定期内评估。6.7 记录保存期限应注意以下要求 6.7.1 顾客要求记录的保存期限：客户重要质量记录保存按照客户要求的期限执行。6.7.2 合同文件，顾客要求及更改文件、采购订单和修改该文件的保存期限至少为该产品或服务提供后 12 个月。6.7.3 审核结果记录（认证机构审核、管理评审、内部审核）保存三年以上。6.7.4 其他记录的保存期限具体依据记录表单台帐的规定实施。6.8 记录的销毁 6.8.1 超过保存期限的记录，由保管责任人申请，经
3、部门经理审批后自行销毁。6.8.2 如是统一交由行政人事部保管的记录，过期后由行政人事部统一整理和销毁。6.9 外来记录 6.9.1 外来文件（包含但不限于以下文件）：（1）行政决定、司法判决、律师函等诉讼类外来文件。（2）国际标准、国家标准、行业标准等标准类外来文件。（3）与公司知识产权管理相关的法律，行政及地方法规、规章政策、办法、条例等规范性法律文件。包含但不 限于以下文件：1）国家颁布的有关知识产权法律、法规；2）我国签订的国际条约；3）各级地方人大、政府颁布的有关知识产权的法规政策；4）其他相关方所提出的要求。6.9.2 外来记录应按记录性质由权责部门进行收集并交行政人事部归口保存管理，对接收的外部记录，按提供部门 或记录名称由行政人事部分类管理，填写外来文件台账（包括知识产权获取过程中的外来文件），确保其 来源与取得时间可识别，并依其性质确定保管方式和保存期限，并保存。7.0 相关记录 序号 表格名称 表格编 V 使用部门 相关部门 归档部门 1 记录表单口账 IPJL-424-01 行政人事部 各执行部门 行政人事部 2 外来文件台账 IPJL-424-02 行政人事部 各执行部门 行政人事部 3 记录文件清单 IPJL-424-03 行政人事部 各执行部门 行政人事部 8.0 附录 不适用。