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1、会计电算化管理办法第一章 总则第一条 为了推动公司及所属企业会计电算化工作的开展 , 规范 会计电算化工作 , 积极替代手工记账 , 提高企业管理水平。根据会计法和财政部制定的会计电算化管理办法、会计电算化工作规范的有关规定 , 制定本办法。第二条 本本办法适适用于公公司本部部及所属属公司、控控股公司司及其所所属单位位。第二章 会计电电算化初初始化工工作第一节 会会计科目目及分析析代码编编码原则则第三条 会会计科目目的编码码应科学学、规范范。一级级科目按按照财政政部统一一要求编编制 , 二级级科目除除按财政政部要求求外可根根据企业业自身核核算需求求进行设设置。人员、部部门、往往来单位位等在分分
2、析科目目或核算算项目中中反映, 建立立立体科科目结构构体系。科科学的科科目结构构体系应应在满足足会计核核算需要要的同时时, 满足足企业管管理和编编制报表表的需要要。第四条 应应建立统统一会计计编码制制度, 会计科科目及编编码应保保持相对对的稳定定性, 编码要要有分类类标志, 便于于查询和和管理。第五条 科科目及编编码一旦旦建立, 不得得随意修修改和删删除, 以保证证信息的的完整性性。第六条 根根据企业业财务管管理需求求, 进行行账务初初始化设设置, 建立企企业财务务分析体体系, 账务的的初始化化设计应应由企业业主管会会计工作作的负责责人和会会计机构构负责人人共同参参与制定定。第二节 人人员配备
3、备和岗位位职责第七条 在在正式使使用会计计核算软软件前必必须进行行系统管管理员和和会计操操作人员员的培训训 , 并明确确各岗位位职责。会计电算化化岗位和和工作职职责 :(一) 电电算主管管: 负责责协调计计算机及及会计软软件系统统的运行行工作, 电算算化主管管可由会会计主管管兼任。(二) 凭凭证录入入: 负责责对原始始凭证进进行审核核, 并将将数据录录入计算算机, 打印出出记账凭凭证。(三) 凭凭证审核核: 负责责对输入入计算机机的会计计数据进进行审核核, 操作作会计软软件登记记机内账账簿, 对打印印输出的的凭证、账账簿、报报表进行行确认。(四) 系系统维护护: 负责责保证计计算机硬硬件、软软
4、件的正正常运行行, 管理理机内会会计数据据并负责责会计科科目、分分析科目目或核算算项目的的管理 , 负负责对计计 算机机内的会会计数据据进行分分析。此此岗要求求具备计计算机和和会计知知识, 经过 会计电电算化中中级知识识培训。采采用大型型、中型型计算机机和计算算机网络络的单位位, 应设设立此岗岗位, 此岗在在大中型型企业中中应由专专职人员员担任。(五) 电电算审查查: 负责责监督计计算机及及会计软软件系统统的运行行, 防止止利用计计算机进进行舞弊弊; 要求求具备会会计和计计算机知知识, 此岗可可由会计计总稽核核人员兼兼任, 大中型型企业财财务部门门应设立立专职岗岗位。第三章 系统使使用管理理第
5、八条 在在会计电电算化系系统投入入运行前前, 先确确定电算算化系统统的合法法有权使使用人员员及其操操作权限限, 并报报单位主主管审核核批准后后在系统统内授予予其使用用权。运运行中须须要增减减使用人人员, 按同样样手续办办理。第九条 对对各使用用人员明明确划分分使用操操作权限限, 形成成适当的的分工牵牵制,健全内内部控制制制度。第十条 会会计电算算化系统统原则上上专机专专用, 谢绝无无关人员员使用机机器做其其他工作作。第十一条 设立 “ 计算机机使用登登记簿 ”, 任何何人均须须登记方方可用机机。第十二条 任何人人员不得得直接打打开数据据库文件件进行操操作 , 不允允许随意意增删改改数据、原原程
6、序和和数据库库文件结结构。第十三条 出纳人人员不允允许进行行系统性性的操作作。第十四条 操作人人员应严严格在规规定范围围内对系系统进行行操作, 负责责数据的的输入、运运算、记记账和打打印有关关账表。第十五条 存档数数据、软软盘、账账表和文文档资料料等由系系统管理理员按规规定指派派专人统统一复制制、核对对和保管管。第十六条 做好日日常检查查监督工工作, 发现不不规范使使用应及及时制止止,并采取取措施避避免同样样情况再再次发生生。第四章 日常运运行与维维护第一节 财务计计算机房房管理制制度第十七条 机房的的建立: 因会会计电算算化工作作安全性性要求高高, 各个个企业用用于会计计电算化化工作的的计算
7、机机设备应应与其他他部门设设备分开开放置和和使用。计计算机硬硬件设备备较多的的单位, 财务务部门可可单独设设立计算算机房。 用于会会计电算算化工作作的财务务局域网网, 不能能直接并并入企业业内部网网, 也不不能直接接上公共共网。第十八条 机房安安全规定定:(一) 机机房( 工作台台 ) 不得携携入易燃燃、易爆爆及腐蚀蚀性化学学物品;(二) 机机房内严严禁吸烟烟;(三) 机机房内不不准吃饭饭、吃零零食或进进行其他他有害及及污损电电脑的行行为;(四) 机机房严禁禁乱拉接接电源, 以防防造成短短路或失失火;(五) 机机房内应应安装坚坚固门锁锁系统, 以防防设备丢丢失;(六) 机机房内不不得有卫卫生死
8、角角、可见见灰尘;(七) 机机房内应应调节适适合电脑脑的温度度、湿度度、负离离子浓度度, 定时时换风;(八) 门门窗密封封, 防止止外来粉粉尘污染染;(九) 机机房内不不准带入入元关物物品, 不准睡睡觉休息息;(十) 机机房用品品定期清清洁。除系统管理理员和电电算主管管外, 未经企企业领导导批准, 其他他人员不不得随意意进入计计算机房房参观和和操作。外外来人员员参观机机房, 须有企企业指定定的人员员陪同。第二节 放放机使用用与维护护第十九条 严格按按规定程程序开启启和关闭闭计算机机系统。(一) 开开机流程程: 接通通电源打开开显示器器、打印印机等外外设开通电电脑主机机 ( 或服务务器 ) 按显
9、示示菜单提提示键入入规定口口令或密密码在权限限内对工工作任务务进行操操作。(二) 关关机流程程 :退出应用程程序及各各个子目目录关闭主主机 ( 或服服务器 ) 关闭闭显示器器、打印印机等外外设关掉电电源开关关。第二十条 禁止使使用与财财务工作作元关的的软件。严严禁在装装有财务务软件的的计算机机上玩电电脑游戏戏。第二十一条条 计算算机维护护 :(一) 确确定专职职或兼职职系统维维护人员员负责电电脑系统统的维护护。(二) 电电脑发生生故障时时, 使用用者作简简易处理理仍不能能排除的的, 应立立即报告告系统管管理人员员或电算算主管。(三) 电电脑维修修维护过过程中, 首先先应对会会计信息息进行拷拷贝
10、, 确保资资料不遗遗失。(四) 电电脑软件件更换须须经会计计机构负负责人或或主管财财务工作作负责人人同意, 较大大程度的的更换报报集团公公司批准准。(五) UUPS只只做停电电保护之之用, 在突然然断电的的情况下下, 应迅迅速作存存盘紧急急操作; 严禁禁在停电电时将回回 S 做正常常电源使使用。(六) 外外请人员员对电脑脑进行维维修时, 公司司应有人人自始至至终地陪陪同。第二节 上上机操作作规程第二十二条条 操作作人员必必须是合合法有权权使用人人员, 经过培培训合格格并经系系统管理理员正式式认可后后, 才能能上机操操作。第二十三条条 操作作人员上上机操作作前后, 应进进行上机机操作登登记, 必
11、须填填写真实实姓名、上上机时间间、操作作内容供供系统管管理员检检查核实实。第二十四条条 操作作人员上上机前应应做好各各项准备备工作, 尽量量减少占占用机器器时间 , 提提高工作作效率。第二十五条条 操作作人员的的操作密密码应注注意保密密, 不能能随意泄泄露,密码要要不定期期变更。第二十六条条 操作作人员必必须严格格按操作作权限操操作, 不得越越权或擅擅自上机机操作。第二十七条条 操作作人员应应严格按按照凭证证输入数数据 , 不得得擅自修修改凭证证数据 (专职职会计员员, 则应应保证输输入的数数据与凭凭证数据据的一致致性 ) 。 如发现现差错, 应在在输入前前及时反反映给凭凭证编制制人员或或系统
12、管管理员。已输入入计算机机的数据据, 在记记账前发发现差错错, 可按按凭证进进行修改改; 如在在记账后后发现差差错, 必须另另作凭证证, 以红红字冲销销纠正, 输入入机内, 任何何人 不不能随意意修改账账目。第二十八条条 每次次上机工工作完毕毕后都要要作好备备份, 以防发发生意外外事故。备备份的数数据, 应由财财务处保保管, 下次上上机备份份要与机机内数据据复核无无误后方方可开始始运行。第二十九条条 在系系统运行行过程中中, 操作作人员如如要离开开工作现现场,必须在在离开前前退出系系统, 以防止止其他人人员越权权操作。第三十条 任何人人如有伪伪造, 非法涂涂改变更更, 故意意毁坏命命令程序序、
13、 数数据文件件、账册册、备份份等行为为, 依照照会计计法, 将受受到行政政处分, 情节节严重的的要追究究法律责责任。第四节 关于编编制记帐帐凭证、记记帐等会计日常核核算的规规定第三十一条条 会计计人员根根据原始始凭证编编制记账账凭证, 要求求记账凭凭证要打打印输出出为机制制凭证。“制单人 ”也一并打印输出。记账凭证编编制必须须严格按按规定进进行, 不得省省略有关关项目、内内容。科科目与核核算项目目必须准准确并明明细到规规定的最最低级数数。摘要要必须简简明、 扼要、准准确、规规范 , 金额额要正确确。第三十二条条 为了了保证记记账凭证证的正确确性与合合法性, 必须须对填制制好的机机制凭证证进行认
14、认真审核核。(一) 审审核记账账凭证所所记录经经济业务务内容是是否合法法、与原原始凭证证所反映映的内容容是否一一致 , 科目目、分析析科目和和核算项项目及金金额是否否准确无无误。 (二) 审审核记账账凭证中中确认的的会计记记录是否否正确。(三) 审审核记账账凭证的的手续是是否完备备 , 内容是是否齐全全。(四) 记记账凭证证审核元元误后, 审核核人员应应在机制制凭证上上签章, 并对对机内凭凭证进行行审核标标识。(五) 只只有通过过审核的的凭证, 系统统才能允允许登账账。 第三十三条条 记账账、对账账、结账账。(一) 会会计人员员可按指指定的汇汇总条件件对满足足条件的的所有凭凭证进行行汇总, 产
15、生生科目汇汇总表、日日记账、明明细账、总总账、会会计报表表等。未经审核的的凭证不不允许记记账。各各岗位应做做到: 当天发发生的业业务当天天登记入入账。现现金账和和银行账账要做到到日清日日结。(二) 为为了保证证会计核核算资料料准确、可可靠, 必须经经常对账账, 尤其其是在结结账之前前, 一定定要做到到所有经经济业务务全部输输入计算算机。对账的基本本内容包包括:1. 企业业应当定定期对账账簿记录录的有关关数字与与库存实实物、货货币资金金、有价价证券、往往来单位位或个人人等进行行相互核核对, 保证账账实相实实相符。2. 对账账人员应应对自己己所管账账目的核核对额进进行确认认并签章章。3. 对机机内
16、会计计账簿的的更正, 应当当符合国国家统一一的会计计制度的的规定。(三) 结结账是在在将本期期内所发发生的经经济业务务全部登登记入账账的基础础上, 按照规规定的方方法对该该期内的的账簿记记录进行行小结, 结算算出本期期发生额额和余额额, 并将将其余额额结转下下期或者者转入新新账。1. 结账账前 , 必须须将本期期内所发发生的各各项经济济业务全全部登记记入账。2. 企业业应当按按照规定定在会计计期末结结账。结结账由审审核人员员或主管管会计使使用会计计软件来来完成。总账应按月月打印, 明细细账应按按需要定定期打印印。现金金日记账账和银行行存款日日记账当当天打印印, 并与与库存现现金核对对无误。用计
17、算机打打印的会会计账簿簿, 必须须连续编编号, 经审核核无误后后装订成成册, 并由记记账人员员和会计计机构负负责人签签字或盖盖章, 以防止止账页的的散失或或被抽换换, 保证证会计资资料的完完整。第五节 会会计数据据的安全全性防范措措施第三十四条条 会计计电算化化管理应应建立相相应的保保密制度度。保密密方法有有 :(一) 密密级文件件存于不不同电脑脑中 ;(二) 设设置进入入电脑的的密码 ;(三) 设设置进入入财务软软件的密密码或口口令 ;(四) 按按人员设设置对财财务软件件进行操操作的权权限及口口令 ;(五) 对对电脑文文件、数数据进行行加密处处理 ;(六) 为为保密需需要, 定期或或不定期期
18、地更换换不同保保密方法法或密码码口令;(七) 经经特殊申申报批准准，才能能查询、打打印有关关电脑保保密资料料。(八) 电电脑操作作员对保保密信息息严加看看管 , 不得得遗失或或私自传传播。 第三十五条条 企业业要购买买使用公公安部颁颁布批准准的电脑脑杀毒软软件产品品。未经经许可, 任何何人不得得携入外外来软盘盘、软件件使用, 防止止病毒传传播。 凡需引引人使用用的软件件, 均须须首先进进行杀毒毒。电脑出现病病毒, 操作人人员不能能清除的的, 须及及时报系系统管理理员或电电脑主管管处理。在在各种杀杀毒办法法元效后后, 须重重新对电电脑格式式化, 装入正正规渠道道获得的的无毒系系统软件件及时关关注
19、电脑脑病毒防防治情况况和提示示, 及时时进行杀杀毒软件件的升级级,定期对对电脑进进行杀毒毒。第三十六条条 建立立双备份份、异地地保管制制度, 对重要要资料除除在电脑脑储存外外, 还应应拷贝到到其他介介质上, 建立立保管目目录, 由专人人统一保保管, 个人不不得随便便带离企企业, 以防数数据文件件遭病毒毒破坏或或遗失。第五章 使用计计算机替替代手工工账验收收第一节 会计电电算化工工作验收收评审规规则第三十七条条 会计计电算化化工作验验收分会会计核算算软件的的验收和和计算机机替代手手工记账账验收两两部分。 第三十八条条 会计计核算软软件的验验收, 主要审审查软件件的功能能符合会会计基本本原理和和我
20、国法法律、法法规、规规章的情情况, 检测软软件的主主要技术术性能 , 其其中要对对财务会会计分析析功能和和相关信信息处理理的功能能使用予予以评价价, 同时时对软件件开发经经销单位位售后服服务能力力也适当当予以评评价。第三十九条条 计算算机替代代手工记记账的验验收, 主要审审查会计计电算化化信息系系统的合合法性、可可靠性、正正确性。计计算机替替代手工工记账必必须具备备良好的的系统运运行环境境、合规规的软件件系统、合合格的操操作人员员、健全全的内部部控制制制度、有有效地进进行内部部控制制制度、正正确的会会计数据据以及规规范的会会计档案案等几大大因素。第四十条 组织织评审工工作由公公司组织织的会计计
21、电算化化工作评评审组负负责。第二节 财财务软件件验收所所应具备备的条件件第四十一条条 根据据会计计法和和会计计电算化化管理办办法的的规定，会会计核算软件设计计应当符符合我国国法律、法法规、规规章的规规定，保保证会计计数据合合法、真真实、准准确，有有利于提提高会计计核算工工作效率率。第四十二条条 会计计核算软软件应当当按照国国家统一一会计制制度的规规定划分分会计期期间，分期结结算帐目目和编制制会计报报表。第四十三条条 会计计核算中中的文字字输入、屏屏幕提示示和打印印输出必必须采用用中文。第四十四条条 会计计核算软软件在设设计性能能允许使使用范围围内，不不得出现现由于自自身原因因造成死死机或者者非
22、正常常退出等等情况。第四十五条条 会计计软件应应具备输输入会计计核算所所必须的的期初数数据及有有关资料料的初始始化功能能，并提提供必要要的方法法对初始始数据进进行正确确性校验验。第四十六条条 会计计核算软软件中采采用的总总分类会会计科目目名称、编编码方法法，必须须符合国国家统一一会计制制度的规规定。第四十七条条 记帐帐凭证包包含的项项目：填填制凭证证日期、凭凭证编号号、经济济业务内内容摘要要、会计计科目或或编号、金金额以及及制单人人员等。输输入的记记帐凭证证格式和和种类应应当符合合国家统统一会计计制度的的规定。第四十八条条 记帐帐凭证的的编号可可以由手手工输入入，也可可以由会会计核算算软件自自
23、动产生生。会计计核算软软件应当当对记帐帐凭证编编号的连连续性进进行控制制。第四十九条条 在输输入记账账凭证过过程中, 会计计核算软软件必须须提供以以下提示示功能:(一) 正正在输入入的记账账凭证编编号是否否与己输输入的机机内记账账凭证编编号重复复;(二) 以以编号形形式输入入会计科科目的, 应当当提示该该科目所所对应的的会计科科目名称称;(三) 正正在输入入的记账账凭证的的有借方方会计科科目而无无贷方会会计科目目或者有有贷方会会计科目目而元借借方会计计科目的的, 应予予提示并并拒绝执执行;（四） 正正在输入入的收款款凭证借借方科目目不是“现金” 或 “银行存存款” 科目的的应提示示并拒绝绝执行
24、; 反之之, 付款款凭证贷贷方科目目不是“ 现金 ”或 “银行存存款” 的也应应提示并并拒绝执执行。第五十条 会计核核算软件件应提供供对已经经输入但但未复核核的机内内记账凭凭证进行行修改的的功能。第五十一条条 会计计核算软软件应提提供对已已经输入入但未登登账的记记账凭证证的审核核功能, 审核核通过后后即不能能再提供供对机内内凭证的的修改。会会计核 算软件件应当分分别提供供对审核核功能与与输入、修修改功能能的使用用权限控控制。 会计核核算软件件提供的的账簿登登记、更更正功能能, 应当当符合国国家统一一会计制制度的规规定。第五十二条条 会计计核算软软件应当当提供根根据审核核通过的的机内记记账凭证证
25、及所附附原始凭凭证登记记账簿 ( 明明细分类类账、总总分类账账 ) 的功能能; 会计计 凭证证审核通通过后直直接登账账或成批批登账的的功能; 提供供机内总总分类账账和明 细账登登记时, 应当当计算出出各会计计科目的的发生额额和余额额的功能能。第五十三条条 会计计核算软软件应当当提供自自动进行行银行对对账的功功能, 根据机机内银行行存款日日记账与与输入的的银行对对账单及及适当的的手工辅辅助, 自动生生成银行行存款余余额调节节表。第五十四条条 会计计核算软软件应当当同时提提供国家家统一会会计制度度允许使使用的多多种会计计核算方方法, 以供用用户选择择。会计计核算软软件对会会计核算算方法的的更改过过
26、程, 在计算算机内应应有相应应的记录录。第五十五条条 会计计核算软软件应当当提供符符合国家家统一会会计制度度规定的的自动生生成会计计报表的的功能。应应当提供供会计报报表的自自定义功功能, 包括 定义会会计报表表的格式式、项目目、各项项目的数数据来源源、表内内和表间间的数据据运算和和核对关关系等。第五十六条条 应当当提供机机内会计计数据按按照规定定的会计计期间进进行结账账的功能能。结账账前, 软件应应当自动动检查本本期输入入的会计计凭证是是否全部部登记入入账, 全部登登记入账账后才能能结账。结结账后这这一会计计期间的的会计凭凭证不能能再输入入。第五十七条条 提供供在本会会计年度度结束, 但仍仍有
27、一部部分转账账凭证需需要延续续至下一一会计年年度第一一个月或或第一个个季度进进行处理理而没有有结账时时, 输入入下一会会计年度度第一个个月或者者第一个个季度会会计凭证证的功能能。第五十八条条 应当当提供对对机内会会计数据据的查询询功能, 包括括: 查科科目期初初余额、年年初余额额、本期期发生额额、累计计发生额额、期末末余额等等; 查询询记账凭凭证; 查询本本期和以以前各期期的总分分类账和和明细分分类账; 查询询往 来来账款结结算情况况; 查询询到期票票据的结结算情况况; 查询询出来的的机内数数据如 果已经经结账, 屏幕幕显示应应给予提提示。应应当提供供对查询询结果提提供打印印输出功功能。第五十
28、九条条 应当当提供机机内记账账凭证打打印输出出的功能能, 打印印格式和和内容应应当符合合国家统统一会计计制度的的规定。第六十条 软件必必须提供供会计账账簿、会会计报表表的打印印输出功功能, 打印输输出的会会计账簿簿、会计计报表的的格式和和内容应应当符合合国家统统一的会会计制度度的规定定。第六十一条条 应提提供三栏栏账、多多栏账、数数量金额额账等各各种会计计账簿的的打印输输出功能能; 要提提供机内内会计账账簿的满满页打印印输出功功能。第六十二条条 对根根据机内内会计凭凭证和据据以登记记的相应应账簿生生成的各各种机内内会计报报表数据据, 会计计核算软软件不能能提供直直接修改改功能。第六十三条条 软
29、件件应具有有按照初初始化功功能中的的设定, 防止止非指定定人员擅擅自使用用的功能能和对指指定操作作人员实实行使用用权限控控制的功功能。第六十四条条 会计计软件操操作过程程中, 输入了了与软件件当前要要求输入入项目不不相关的的数字或或字符时时, 应予予提示, 并保保证正常常运行。第六十五条条 对存存储的程程序文件件和相应应的数据据文件, 软件件应当有有必要地地加密或或者采取取其他保保护措施施, 以防防止被非非法篡改改。一旦旦发现程程 序文文件和相相应的数数据文件件被非法法篡改, 应当当能够利利用标准准程序和和备份数数据, 恢复会会计核算算软件的的运行。第六十六条条 会计计核算软软件应当当具有在在
30、计算机机发生故故障或者者由于强强行关机机及其他他原因引引起内存存和硬盘盘等会计计数据破破坏的情情况下, 利用用现有数数据恢复复到最近近状态的的功能。第六十七条条 软件件验收需需准备的的资料:(一) 科科目编码码原则;(二) 初初始化建建账要求求;(三) 由由软件中中打印出出的各种种凭证账账簿、报报表式样样 ; (四) 软软件使用用说明书书;(五) 软软件技术术手册;(六) 软软件培训训教材;(七) 软软件著作作权证书书;(八) 软软件售后后服务、产产品升级级保障制制度;(九) 软软件产品品主要功功能介绍绍;(十) 软软件对硬硬件环境境的要求求。第六章 电算化化会计档档案的管管理第六十八条条 电
31、算算化会计计档案, 包括括存储在在计算机机硬盘中中的会计计数据以以及其他他介质存存储的会会计数据据和计算算机打印印出来的的书面形形式的会会计信息息, 包括括记账凭凭证、会会计账簿簿、会计计报表等等。第六十九条条 应当当同时保保存打印印出的纸纸质会计计档案和和其他介介质计档档案。第七十条 电算化化会计档档案管理理是重要要的会计计基础工工作, 要严格格按照财财政部有有关规定定的要求求对会计计档案进进行管理理, 有专专人负责责; 档案案管理人人员要按按规定和和要求, 对凭凭证、会会计账簿簿、会计计报表、存存储介质质等定期期收集, 编制制目录, 装订订成册, 妥善善保管, 防止止丢失损损坏。第七十一条
32、条 对电电算化会会计档案案管理要要做好防防磁、防防火、防防热、防防霉、防防潮和防防尘工作作 , 重要会会计档案案应准备备多份, 分异异地保管管。第七十二条条 对其其他介质质保存会会计档案案, 要定定期进行行检查, 定期期进行复复制, 防止由由于介质质损坏, 而使使会计档档案丢失失。第七十三条条 通用用会计软软件、定定点开发发会计软软件、通通用与定定点开发发相结合合会计软软件的全全套文档档资料以以及会计计软件程程序, 视同会会计档案案保管, 保管管期限为为截至该该软件停停止使用用或有重重大更改改之后 5 年年。第七章 附则第七十四条条 本管管理制度度自 xx x 年月日起执执行。以以前制度度与本制制度相抵抵触的, 以本本制度为为准。第七十五条条 企业业可以根根据本管管理制度度及本企企业管理理需要拟拟订相应应的实施施细则, 并组组织实施施。第七十六条条 本管管理制度度未尽事事宜, 按公司司有关制制度执行行。第七十七条条 本管管理制度度由公司司财务部部负责解解释和修修改。