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1、现代科技下农业科研院所档案管理建议现代科技下的农业科研院所档案管理建议随着数字农业发展大趋势的到来,各类细分专业的数字化建设异军突起,农业科研院所的档案管理数字化建设也不容忽视。如何做好农业科研院所的档案管理工作,加快推动档案管理数字化建设,满意农业科研事业单位不断发展的需求,为数字农业发展供应尽可能多的服务,成为当下档案工作必需突破的一大课题。一、农业科研院所档案管理现状我国农业科研院所一般在 50 年头成立,已拥有 60 年左右发展历程,档案管理涉及范围广,包含科研、财务、文书、人事、基建、音像、实物等相关资料,内容繁杂,传统的档案管理模式和工具,已经难以满意科研院所发展需求,无法适应信息
2、化发展环境。目前,农业科研院所的档案管理仍旧存在很多问题。1.档案管理仍旧采纳传统管理方法。一些农业科研院所虽然对历年档案进行了归档整理,编书目、按部门或事务分类、编页码、采纳线装装订立卷、入盒,摆放整齐。在机构档案资料少的状况下,这种传统归档方法对日后工作利用无可置疑。但随着农业科研事业的日益发展,不断开拓业务范围,业务量逐日逐年增长,应归档资料也大量增加。假如还是采纳传统归档方法,已经不适应科研院所不断扩大业务发展的利用需求。档案量大,利用起来不便利,查阅一份文件如大海捞针。2.各类档案未统一管理。农业科研院所涉及综合办公、人事、财务、科研管理、行政管理、业务一线等部门,涉及档案类别较多,
3、有文书、人事、会计、基建、影像、实物等档案。这些类别的档案在相关部门分散管理,没有由办公室统一管理,文件零散,没有根据档案管理质量标准归档,有些文件到了要用时才发觉不知在何处,甚至遗失。这种管理状况不利于档案的日常保管和查阅利用。3.档案管理库房设备落后。科研院所档案管理部门没有规划特地用于存放保管档案的库房,即使有也是设备落后,没有铁皮柜或密集架,没有安装防盗门、防盗窗、窗帘、空调、温湿度仪等基础设施设备,达不到防火、防盗、防潮、防光、防虫等存放档案最基础的要求。档案管理硬件不到位,不符合档案保管的基础条件,导致档案管理实现不了档案质量限制标准。4.档案管理员流淌性大。科研院所档案管理一般挂
4、靠在综合性办公室,没有支配档案管理人员,一般是由身兼数职的人员兼任档案员。这类人员由于担当了其他工作职能,岗位变换与调整的概率很大。对档案学问刚起先有点熟识就面临轮岗,新来的接班人因也是半路出家,无法系统、完整管理档案。总之,档案管理员的流淌性不利于档案管理工作的稳定性、持续性、科学性与系统性。5.档案管理员综合素养不高。科研院所档案管理人员一般是由其他专业技术人员兼任,不是档案学专业人员,属半路出家。同时,由于身兼数职,工作繁忙,没法参与档案类专业技术培训,没法刚好更新档案专业技术学问。由于档案整理与保管等专业学问的欠缺,导致整理档案流程不规范、不标准,出现文件资料缺失现象,达不到档案归档质
5、量限制标准。由于整理不规范、不标准,使后期档案查阅不便利,或者重新整理,出现恶性循环。二、农业科研院所档案管理意义做好文书、会计、科研项目、音像、基建、人事档案的规范管理,对农业科研院所的内部规范管理起到重要作用,对农业科研院所的长远发展具要重要意义。1.有利于科研业务发展。一是有利于促进农业科研项目的研发力度。由于每一项科研项目的立项、可行性报告、项目进度、验收、鉴定、绩效评价等资料得到了完整归档,为开发新项目供应了借鉴与参考。二是有利于农业科研院所对科研项目的统计与汇总。三是有利于试验室建设,促进基础研发。四是有利于学问产权爱护。2.有利于人力资源管理。由于人事档案的规范管理,有助于农业科
6、研院所厘清本单位各类人员基本状况,如年龄分布、专业状况特点、专业技术水平,刚好摸清饱和岗位与急需的欠缺岗位人员,清楚了解人员梯度状况。对本单位人员有肯定的清楚了解与相识,有几方面好处:一是有助于职工培训与职业生涯规划,利于干部培育与熬炼;二是有助于合理调整人员岗位,实现人尽其才,使人的潜能发挥到最大化;三是有助于有目的有安排地培训高层管理人员;四是还能更好地定位引进人才的需求设置,聘请到更加适用的专业人才;五是有利于干部队伍建设。3.有利于内部规范管理。由于各类档案规范管理,一方面,有助于农业科研院所内部流程的限制管理,刚好驾驭单位内部规章制度运转状况,淘汰不适用的,依据最新状况制订和修订一批
7、适用性强、可行性高、可操作性强的规章制度,使各项运转流程更加规范、合理、顺畅、高效;另一方面,也有助于满意单位因面对各项检查而查阅档案的需求,如巡察、纪检的各项审计检查,本单位及上级主管部门负责人的任中和离任审计,本单位年度财务审计,各类项目审计,其他项目检查、绩效考核检查,等等。4.有利于品牌建立与宣扬。第一,由于档案规范管理,各类资料得到规范管理,档案利用率提高,使工作效率提高,工作形象提高,内外信誉度提高,形成高效而内涵丰富的农业科研机构企业文化。其次,音像档案的有效、高质量管理,使工作照片、音像得到有效提取和利用,有利于农业科研院所的品牌建设,有利于产品宣扬,提升农业科研院所的内外部形
8、象。5.有利于各项业务的顺当开展。农业科研院所各部门开展业务的资料及上级和同级部门的来文通过规范整理后,使单位能够更进一步总结以往年度所开展的各项业务完成状况,找出创新点、亮点以及须要突破的瓶颈项目,列出下一步的主要工作清单,制定将来重点工作任务安排,从而更加有条不紊地推动各项工作。三、提升农业科研院所档案管理水平的建议针对农业科研院所档案管理存在的问题,结合农业科研院所的业务职能特点,可从以下几方面提升农业科研院所的档案管理工作水平。1.增加档案管理意识,重视档案管理工作。农业科研院所领导层要重视档案管理工作,支配详细分管领导,对档案工作统一规划和部署,把档案工作与业务工作放到同等位置,列入
9、每年工作重点,年初制定每年档案工作重点安排,年终做好每年档案工作总结。同时努力强化全员档案管理意识,详细到每个部门、每个岗位、每一位业务经办人都要树立档案整理意识,相识到档案管理的重要性,每经办一项业务就完成该项业务资料的整理,根据事项、时间依次整理好,摆放到指定位置,到了指定时间移交档案管理部门统一归档。只有这样,才能使人人参加到档案工作中来,提升档案管理工作的整体水平。2.完善档案管理制度。农业科研院所依据国家档案法、档案管理质量限制标准及相关政策文件精神制定和完善适合本单位职能特点的档案管理制度,包括库房管理制度,文书、会计、人事、基建、科研、音像等档案整理标准或整理工作指引、管理细则。
10、有了制度就有了工作指引,使人人知道档案管理的步骤与留意事项。农业科研院所各部门不仅是负责档案工作的综合办公室,其他部门,如人事部门、财务管理部门、科研管理部门及业务部门,都要统一意识,遵从本单位档案管理制度,强化档案管理的意识和基本学问,让人人参加到档案管理工作中,使档案管理融入每个部门每个人员的日常工作中,降低档案综合管理部门开展工作的难度,提高档案管理水平,如资料收集的完整度、规范性,使单位档案管理规范、统一、整齐。3.设立档案统一管理部门。农业科研院所的业务范围广泛,涉及的资料种类繁多,有文书、会计、人事、基建、科研、音像等,假如分散在各部门管理,各部门之间会因业务不交叉或相互间有隔阂而
11、不会资源共享,往往自成一派,或干脆不整理,使资料零散,长期下来有可能导致资料丢失,不利于档案利用,办事效率低下,也不利于档案的长期管理。农业科研院所要设立职能部门,如综合办公室,统一管理文书、会计、人事、基建、科研、音像等全部档案,统一规划库房,统一按规范、标准整理,使档案整齐划一。统一管理和利用,包括整理归档、维护、查阅、借阅、复印、扫描等,迎接审计和巡察检查等的查阅,有利于档案的爱护,提高利用率,也有利于档案汇编,提高运用效率。4.运用现代档案管理软件。农业科研院所要结合数字农业发展形势,顺应现代办公软件的运用形势,结合现代化计算机科技,安装和运用现代档案管理软件,运用现代化管理手段,简化
12、档案管理方法,改善档案管理条件。运用现代档案管理软件有几方面的优点:一是简化了档案管理方法,提高了档案整理效率;二是便利档案检索、查阅,提升档案利用率;三是在档案管理系统上干脆调取须要的文件扫描件以及相关数据,削减了翻阅纸质档案的几率,纸质档案也因此不易受损,肯定程度上爱护了纸质档案的完整性;四是有利于推动档案管理数字化建设,迎合数字农业的发展需求,助力农业科研事业发展。 5.完善档案管理设备。农业科研院所要规划一个统一存放档案的库房,根据档案管理标准安装防盗门窗、空调,配备除湿器、温湿度仪、灭火器等,安装具有防潮、防尘、防火、防蛀的密集架或档案柜,使档案存放在平安的环境中,有足够容量的柜子,
13、满意档案长期存放要求。6.支配专职档案管理员。农业科研院所要设置专职档案岗位,支配具有肯定文字处理实力且具有通才素养的人员专职管理档案。因为档案资料涉及各部门专业业务,档案员要鉴别文件资料是否应归档及归档期限,除了应具备档案专业学问外,还需熟识本单位各项业务工作范围、性质及作用,具有相关业务专业学问的鉴定鉴别实力,使文件资料归档完整、到位、科学、合理。7.加强档案管理人员培训。农业科研院所要定期支配档案管理人员参与档案专业学问培训,赐予充分的学习机会,参与档案专业机构举办的培训班。档案人员要加强档案相关政策文件自学,做到刚好学习,刚好更新最新档案专业学问,刚好指导日常档案工作,刚好调整工作思路和做法,刚好改进档案管理落后方式方法,使本单位档案工作处于最新且科学合理的管理模式状态,从而不断提升档案管理水平。参考文献1车兴.大数据背景下科研事业单位档案管理现状J.办公室业务,2020(11):97-98.2施建平.科研单位建立综合档案室的必要性J.国土资源高等职业探讨,2003(3):65-66.3邬震坤.浅议新形势下科研事业单位档案工作者的自身修为J.办公室业务,2014(6):203-204作者:罗小容 单位:广东省现代农业装备探讨所