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1、瑛辉罚则定义1罚 则 定 义一、员工分类：1.第一类：文员级、仓管级的员工。2.第二类：经理级、主管级的员工。3.第三类：不论其级别为何，凡与公司或公司所属部门存有股份约定或其它约定，并每月领取一定生活费的员工。二、奖惩对应标准：1、第一类员工奖惩标准为 1 分50 元。2、第二类员工奖惩标准为 1 分60 元。3、第三类员工奖惩标准为 1 分100 元。瑛辉行政事务管理制度2第一篇行政事务管理制度在激烈的公司竞争中，企业要赢得竞争在激烈的公司竞争中，企业要赢得竞争力，长期的生存与发展，就必须具备科学有力，长期的生存与发展，就必须具备科学有效的管理。行政事务管理制度是公司管理制效的管理。行政事
2、务管理制度是公司管理制度的缩影，它折射出公司的管理是否科学，度的缩影，它折射出公司的管理是否科学，是否正确。是否正确。为加强公司行政事务管理，理顺公司内为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项行政事务工作管理标准化、部关系，使各项行政事务工作管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本制度。制度化，提高办事效率，特制定本制度。瑛辉行政事务管理制度3第一节办公秩序管理规定一、卡座区规定：1.办公桌与辅桌：桌面除电脑、笔记本、文件盒、水杯、电话、烟灰缸、文具、少量临时文件外，不允许放其它物品，且所有物品必须摆放整齐，不得凌乱。2.坐椅：靠背、坐椅上一律不能放任何物品。3.电脑：置写字台台面上
3、，摆放方向应整体一致。4.垃圾篓：罩塑料袋，置写字台下，公共垃圾篓置墙角。5.外衣手袋：放置于抽屉内，严禁随意放在办公桌椅上。注：以上规定如有违反视情形扣罚 0.20.4 分次。二、办公室规定：1.办公桌：桌面上允许摆放的物品为：电脑、笔记本、水杯、电话、烟灰缸、文具、文件盒、笔筒、少量临时文件。所有物品必须摆放整齐，不得凌乱。2.电脑：置于桌上正中 13 空间处，主机置于桌面下。3.垃圾篓：置办公桌坐人一侧靠墙放置,以不妨碍抽屉打开为度，或置于桌面下与墙角。4.饮水机：摆放于不影响行走的靠墙位置，且不得随意移动。5.报刊：必须上报架或归相应部门自行保存，不得四散。6.文件：以文件夹为载体，放
4、置于文件盒或文件柜、抽屉内。7.外衣手袋：放置于抽屉内，严禁随意放在办公桌椅及地柜上。注：以上规定如有违反视情形扣罚 0.20.4 分次。瑛辉行政事务管理制度4第二节办公风貌管理规定一、办公仪表规定：办公区域工作的员工于工作日内，要求头发梳理整齐，衣着平整，皮鞋亮净，风格不另类。其他员工工作日着装应整洁、大方得体。二、办公语言规定：1.交往语言：您好，早上好，再见，请问，请您，麻烦您，谢谢，拜拜。2.电话语言：您好，请问，谢谢，再见。3.接待语言：您好，请稍候，我请示一下，请坐，对不起，请登记，我马上去联系，打扰您一下，好的，行。瑛辉行政事务管理制度5第三节办公行为规定1.工作时间内必须佩戴工
5、牌并坚守工作岗位，不得因与工作无关之事项而串岗。2.保持办公室正常工作秩序，不准在办公室高声喧哗、打闹、工作期间不准做与工作无关的事情如吃零食、看报、聚众聊天、与工作无关的网聊等，早上上班后不得吃早餐（或外出写字楼吃早餐）、化妆。3.上班时间内，如有宾客来访，前台人员或首问责任人应问明情况后，再做出引领或其它正确处理，不得放任由宾客自行步入办公区。4.上班时间内，公司员工不得个人无故或与私客一起逗留、交流于公共办公区（以卡座办公的区域）或前台所定义的范围内（定义见本节第六大条）超过 2 分钟，违者一经查实，扣罚 0.2 分次；只能在接待区或独立的办公室内进行接待，且接待时间不得超过 15 分钟
6、。特殊原因需要延长时间的，在获得主管上级领导的许可后，做事假处理。5.爱护公共财物。最后离开办公室者应检查电灯、电器及门窗的关闭情况，确保安全。各人所用电脑下班时必须正常关机。6.不得因私事打公司长途电话，凡因私事打长途电话，发现一次视情形扣罚 0.20.6 分。7.不得在公司电脑上发私人邮件或上网聊天以及电话聊天，发现一次视情形扣罚 0.40.8 分。8.不得随意使用其他部门的电脑，同时，私客未经公司领导批准，任何员工不得让其使用公司电脑。瑛辉行政事务管理制度69.所有电子邮件的发出，须经部门经理批准，以公司名义发出的邮件须经公司领导批准。10.未经部门经理授意或公司领导批准，不得索取、打印
7、、复印其它部门的资料。11.任何员工应自觉维护公司良好的公共环境卫生，不得随地吐痰，乱扔杂物、纸屑等。12.保持办公环境卫生，时刻注意清理各自办公室、办公桌，使之整齐、清洁。办公用品按要求摆放整齐规范，办公桌及其附属区域不得粘贴表格、字画、电话一览表、月历等。13.所有员工上班时不得穿拖鞋（无后帮鞋类），午休时，必须在各自办公区域休息，不得在公共区接待区午休、闲聊，午休时不得在非封闭的视野下及环境中横躺于沙发上或腿放在办公桌上休息。14.公司秘密性质的文件草稿纸应立即撕碎销毁于纸蒌中，不准乱丢，未经部门主管同意，任何人严禁将秘密性质的文件及其复印件带离公司。15.值班人员中午必须坚守岗位，淑之
8、家人员必须到前台值班、阿依莲人员在办公区值班，进行电话接听与客户接待。因离开而误事，一经查实，视情形处以责任人 0.20.6 分次扣罚；值班人员同时应维护各办公区纪律，并于下午上班前叫醒同事。注：以上未注明处罚标准的行为规定如有违反，视情形扣罚 0.21 分次。瑛辉行政事务管理制度7第四节形象区域管理规定公司前台、接待区、营销办公区域是公司形象展示的核心区域，公司花费了巨大的人力、物力、财力对写字楼进行装修改造，同时，为了更好地提升和维护公司整体形象的完整、美观，特制订如下管理制度：前台定义：公司大门以内、办公区走廊以外、淑之家营销中心入口与接待区入口所夹之地带为前台。1.前台文员每天早上上班
9、后必须将大厅灯光、接待区灯光和展厅通道灯光调至规定亮度（另行口头规定到本人）。2.前台文员须保持前台、接待区的卫生整洁，发现卫生或其它方面的问题必须及时处理好，下班前必须将灯光、电脑、打印机等关闭电源。3.接待区的沙发与桌面不得随意移动位置。在接待区沙发、桌面无使用的情况下，靠枕应置于沙发的椅背靠两侧的位置，烟灰缸置于桌面正中；在来客使用完毕后，前台文员应及时通知保洁员处理好卫生，在保洁员繁忙，且前台文员工作稍空闲的情况下，前台文员应主动协助保洁员处理好卫生状况。4.当有宾客来访并进入公司办公区时前台文员须主动发出问候或微笑点头致意，树立良好的公司形象，为公司争荣。5.所有员工于正常上班时间（
10、含中午）无打印、复印的工作需要不得逗留于前台里面（前台地柜靠淑之家一侧的垂直线为前台边缘范围）（值班、替班员工当班时间例外）。瑛辉行政事务管理制度86.凡有违上条规定的，在前台内聊天、打电话、看报纸的等一切未能遵守规定的行为、经确认后，依制度约定的处罚标准论处。7.中午休息前各办公区域必须及时将灯光进行调整，除留普通照明灯外，其余灯光必须关闭，待午休后再调至上班状态。8.各营销办公区须安排专人值日，中午值日员除接听电话、接待来访客人等工作外，还必须对本部门区域（包括所有品牌展厅）的灯光、电话等电器设备进行有效管理，午休前和下班前必须将所有电源及时关闭，确保安全、节能。9.各营销办公区值日员每天
11、下班前必须交班给次日值班同事，如有需要须正确标好次日的员工去向牌状态后方可下班。10.前台接待区设置报架到位，同时也将提供杂志以为客户参阅，故：1)凡当日报纸送达公司后，员工不得先阅，当日负责前台工作的员工须于 8 分钟内将报纸上报架完毕，报架须每日保持 7 日报纸量；2)员工只能在午休及下班后阅览报纸与杂志且须原样归还原位；3)客户及来宾参阅后的报刊杂志由前台文员及时将之归位；11.以上未注明处罚标准的行为规定，如有违反或未能遵照执行者，公司将依情形对责任人扣罚 0.21 分次。瑛辉行政事务管理制度9第五节印章使用管理规定一、公司可以对外使用的公章公司行政章、公司财务专用章、公司合同专用章。
12、二、公司行政章使用范围1.公司各项证照的办理与年审、年检。2.以公司名义下发的通知和其它文件。3.以公司名义向党政机关发出的重要公函和文件。4.以公司名义与有关同级单位的业务往来、公函文件和联合发文等。5.以公司名义向公司外发出的公函和其他文件、联系工作介绍信、刻制印章证明。三、公司财务专用章使用范围就有关计划、财务等方面业务代表公司用章。四、公司合同专用章使用范围以公司名义签订的协议、合同等。五、公司印章使用手续瑛辉行政事务管理制度10员工提出使用印章申请行政章、合同章使用申请财务章使用申请报行政部经理批准报财务部经理批准请示总经理批准行政部或财务部经理审核所须加盖公章的文件申请人填写公章使
13、用登记表加盖公章使用登记表存档备案六、印章外出规定：任何印章需外出使用时必须经总经理同意后方可。使用人必须进行公章使用登记，且在事由这一栏注明印章外出原因。附：公章使用登记表时间申请部门事由印别申请人签名瑛辉行政事务管理制度11第六节首问责任制操作规程一、目的确保全体员工具有良好的服务意识，持续改进、提高公司的整体服务质量。二、管理办法1.凡公司员工于写字楼走廊与前台等公共区域走动时，须提高注意力，密切关注周围人群。2.当发现有非公司员工的人员到公司咨询、投诉、探访时，公司员工应主动与之招呼并问候。该第一发现人即为首问责任人，即启动首问责任制工作。3.任何公司员工，无论是否当班，无论是否是本人
14、的工作职责范围，均需热情接待并使用礼貌用语，问清来客入公司意图。4.当事员工应依照来客的意图将其引领至相应的部门进行接待；当事员工如无法根据来客意图判断出引领至何部门接待时，一律将来客引领至行政部，由行政部负责接待及后续接待工作的安排。5.在上条所述基础上当事员工如遇上应接待部门或行政部门无人的情况时，应将来客引领至接待区休息，并及时与相应部门人员进行联系。相应部门人员到位之瑛辉行政事务管理制度12后，当事员工即引领来客交相应部门接待。三、注意事项及处罚规定1.前台文员在非忙碌及非离岗时，应做好前台流动人员的观察与控制，第一时间做好首问责任工作。2.如公司员工存在不积极、不作为迹象，导致来客事
15、实上是第二、第三第五等后续发现人接待的情况时，经举报、投诉与（或）查实，处以被查实员工 0.4 分次扣罚。3.不论出于何种动机，不论通过什么方法，当事员工不得将来客引领至与其本人意图（意愿）所不相符的部门。一经查实，同上条办法处理。4.当来客表现出主动与员工沟通的意愿时，而当事员工却故意或恶意回避与推脱的，一经查实，处以当事员工 1 分次扣罚。5.本公司任何员工，任何时候不能出现“这事不归我管”“你去打听”“你去找某某”“这事我管不了”这些语言，否则，一经查实视情形扣罚 0.61 分次。瑛辉行政事务管理制度13第七节打印、复印管理制度1.凡各部门需打印材料，由各部门自行录入文字与排版。2.有复
16、印需求时或需打印的材料录入及排版完毕后，当事员工必须根据所需耗纸量如实在前台的打、复印记录本上进行登记。3.将需打印的文档保存在共享的文件夹内或优盘内。4.当事员工在打、复印记录本上登记后，经前台文员审核文件名属一般公用文件范畴后，根据打、复印记录本上所列出的文件名将保存在共享文件夹内或优盘内的文档打开，确认内容与文件名相符（或确认文件名与所需复印的材料相符），再进行打印或开展相关复印工作（如不符前台文员可拒绝打印或复印），但不得进行私自复制。5.前台文员将打、复印记录本进行分部门保存。6.如各部门员工因特殊情况需前台文员协助进行文字录入与排版的，可由员工本人向行政部进行申请，前台文员凭办公室
17、主任口头确认进行文字录入、排版及打印（当办公室主任因事务外出时，前台文员以接办公室主任电话通知为准）。7.所有因特殊情况而打印的文档，其相关的打印记录也归之于要求打印的相应部门的打、复印记录本中瑛辉行政事务管理制度14进行保存。8.非公资料，一律不得在公司进行打印、复印，发现一次，处以当事员工 0.4 分次扣罚（所耗成本费用另交），前台文员有参与行为的，并罚。9.所有需送交前台文员处进行打印的文件，其书面底稿须书写工整，故须先行交由行政部审核，如字迹经行政部判定确系模糊、潦草的，行政经理可予以拒绝。10.每月行政部不定期依打、复印记录本上的实耗纸张数的汇总数目与实物纸张剩余进行核对，纸张的出入
18、情况纳入前台文员本职工作考核范围。11.前台文员要树立严格的保密观念，不得将打印、复印的内容向外泄露，不得截留任何文件。违者，一经查实，视情形扣罚 0.20.4 分次。12.前台文员要爱护前台的办公硬件设备和物品，按设备的规定要求做好或督促电脑维护人员做好维护保养工作。13.非当日负有打印、复印工作责任之员工未经行政部批准严禁私自动用文印设备，一经发现，处以当事员工0.4 分次扣罚，造成设备损坏的，由财务部核价后，当事人负责照价赔偿。瑛辉行政事务管理制度15第八节办公用品及设备设施管理一、一、范围确定：1.公司办公用品的范围：1)各种用纸。包括打印、复印用纸、材料纸、便笺纸。2)各种固定格式的
19、单据、账册及名片、工作吊牌。3)各种信息载体。包括笔记本、会议纪录本、软盘、优盘、固定电话机。4)各种接待耗材。包括一次性水杯、烟灰缸。5)各种清洁用具。包括纸蒌、垃圾袋、扫帚、撮箕、拖把、手套、洗涤用品。6)各种办公文具。包括圆珠笔(芯)、水笔(芯)、铅笔、钢笔、白板笔、水彩笔、笔筒、橡皮、涂改液、裁纸刀、胶带、固体胶、液体胶、标签纸、图钉、钉书机、计算器、文件栏、文件夹、文件袋、文件册、档案袋、档案盒、办公用针类、刀片、图钉、剪刀、直尺。7)其它。包括灯具、电池、皮筋、插座、开关盒、各种线类、锁具等。2.公司办公设备设施的范围：包括数码相机、摄像机、投影仪、电脑及附属设备、调制解调器、计算
20、机软件、打印机、复印机、传真机、空调、电风扇、打卡机、饮水机。办公桌椅、沙发、办公饰品。二、配置办法：1.为保证公司运作所需的各种办公用品不短缺，行政部瑛辉行政事务管理制度16不定期依实际情况造出采购计划，并及时交采购员负责采购到位。2.采购程序：参阅第三篇每五节采购管理制度中所列明的程序执行。三、领用规定：1.物品的领用工作归口于行政部统一管理。2.每月 13 号行政部向各部门办公室人员发放材料纸、便笺纸、各一个单位。3.每月员工领用笔芯最大额度为：物流部员工 5 支，其他部门员工 2 支。4.领用原则：以旧换新、凭旧领新、实领。1)以旧换新的领用原则所适用的物品定义笔套、笔芯、工具笔、胶水
21、、涂改液、刀具类、绘图工具等各种可鉴别出其使用与耗损程度、且使用与耗损后不便于工作的物品。2)凭旧领新的领用原则所适用的物品定义笔记本、会议纪要等各种具有某单一特定用途的，并在其使用与耗损程度达到饱和状态但因工作关系须由本人或部门留存的物品。3)以旧换新或凭旧领新原则所定义的物品由员工本人持旧物品至办公室主任处填写登记表后进行领取，领取时间不限定。但无旧物品为凭时办公室主任不得执行以旧换新或凭旧领新原则所指导的物品领取工作。4)适用于以旧换新领用原则的物品在更换时办公室主任须收回并于 1 个月内保管好旧物品。瑛辉行政事务管理制度175)实领原则所适用的物品定义所有以旧换新或凭旧领新原则所定义的
22、物品之外的，且根据实际情况所必须配置的其它物品。5.实领及某员工就某单一特定用途初领某项属于以旧换新或凭旧领新原则所定义的物品，须由各部门员工统一上报部门经理，部门经理核实并造出领用计划表，于每月 10 号、20 号、30 号报行政部。行政经理批准后，于 3 日之内将物品发放到位。四、使用原则：1.厉行节约公司各部门要控制和合理使用办公用品及设备设施，杜绝浪费、滥用现象。2.实领时，公司各部门应以实际所需确定领用办公用品的名称与数量。3.员工领用办公用品后只限用于办公，不得移做它用或私用。违者一经发现，扣罚 0.20.4 分次。4.所有员工对办公用品必须爱护，勤俭节约，禁止贪污，为公司降低消耗
23、、费用做出自己的贡献。五、其它：1.凡调出或离职人员在办理离职或交接手续时，应将所领用的办公用品(一次性消耗品、定期消耗且已消耗的物品除外)及公物如数归还公司。有缺失的应照价赔偿，否则不予办理有关手续。2.公司新聘员工的办公用品，办公室主任根据部门负责人即时提供的名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作。瑛辉行政事务管理制度18附表 1办公用品领用登记表姓名部门领用时间品名数量换新领新附表 2领用计划表申请部门：年月日品名规格数量用途使用人已（未）发发放日期申请部门经理签字：行政经理核批：发放人签字：瑛辉行政事务管理制度19第九节档案管理规定1.公司档案实行集中管理与分散管理相结
24、合的原则，与专业技术有关的档案由部门自身负责管理，客户资料及衍生的数据资料、招商档案由各营销中心负责管理。公司行政、人事、总务、安全事务所形成的资料及其它资料由行政部负责收集管理。2.各部门对本部所管理的档案必须统一存放位置，不得分散并指定专人负责。违者一经查实，扣罚 0.4 分次。3.档案利用（调阅、借阅和复制）均应填写档案利用登记表，并办理相关审批手续。违者一经查实，处以双方责任人各 0.4 分次扣罚。4.调阅档案，须由调阅人向被调阅部门经理提出申请，经同意与登记后在规定区域查阅，不得将档案带离非规定区域或公司所属区域，且当日必须归还。违者一经查实，处以双方责任人各 0.6 分次扣罚。5.
25、借阅档案须经得该部门经理同意并进行登记，且在规定时间内送还，逾期送还者每逾期一天扣罚 2 分。原则上借阅时间不超过三天，如需延期借阅，统一按本办法办理续借手续。借阅档案如有遗失，视情形可处以 0.6 分以上扣罚，甚至辞退或开除（可并处）。瑛辉行政事务管理制度206.档案复制：各类档案须经拥有档案的部门经理批准及登记后方可复制，复制完毕，必须当即归还原件。7.档案使用人不得向他人泄露档案内容（直接及间接主管领导例外），自觉遵守保密纪律，违者一经查实，视情形处以当事员工 0.41 分次扣罚。8.负有档案管理责任的人员应根据档案形成的时间、内容合理编号，定期整理，对保存期满、或经鉴定已失去保存价值的
26、档案资料，每年年底进行集中清理、登记，报经总经理批准后，予以销毁。9.负有档案管理责任的人员应及时做好资料分类归档工作并妥善保管档案资料（含外部来文、公司各部门在工作中形成的文件、用表、图纸、照片、影碟、实物等），防止霉变、虫咬、恶意磨损、腐烂和化学反应造成破损。附：档案利用登记表部门：档案管理人：资料名称利用类别借调日期归还日期利用人签字规定区域注：利用人须在资料借调前与归还后均进行签字确认。瑛辉行政事务管理制度21第十节会议管理规定一、会议种类：1.早会：1)上班时间为 7：00 时，各部门早会定于 7：10 召开；上班时间为 8：00 时，各部门早会定于 8：10召开，召开时间以考勤机所
27、显示的时针、分针为准。2)上班时间为 7：00 时，不得早于 7：08 分或迟于7：12 分召开早会；上班时间为 8：00 时，不得早于 8：08 分或迟于 8：12 分召开早会，每超或迟 1 分钟处以该部门经理级员工 0.1 分扣罚。3)会前与会员工须做好会议的准备工作、整理好个人形象、佩戴好工作牌等事项。各部门早会前，公司全体员工不得出入于洗手间，违者一经查实，扣罚0.2 分次。4)出纳与工程部员工应参与与其工作事项相应的营销中心的早会。2.部门会议：由各部门负责人视情形规定好本部门各类会议的性质与召开时间并报行政部备案。3.部门经理例会:每月 30 日召开一次（具体情况另行通知），总结及
28、汇报各部每个月来的工作，就相应的问题进行讨论与决议，协调各部门的相关工作等，由公司领导召集，行政部负责组织与会议记录，重要内容形成会议纪要并由行政部落实与跟查。4.专题会议：主要讨论解决某一具体问题，由主管以上人员参加。5.年度总结大会：总结公司全年工作，部署下年度工作，表彰先进。由行政部负责组织、安排、记录。6.临时性会议：因工作需要临时召开的会议，由会议发起人或部门与行政部共同组织。瑛辉行政事务管理制度22二、会议纪律：1.与会人员必须严格遵守会议时间，准时到会，因故缺席或不能按时到会，应提前向主管上级或行政部请假；无故迟到，扣罚 0.4 分次；无故缺席，视同旷工处理。2.会议时与会人员通
29、讯工具必须调为振动或关机，不得发声：1)在编岗位员工违反本规定，扣罚 0.2 分每次（由办公室主任负责记录违反员工姓名及违反次数）；2)非在编岗位员工列席会议时违反本规定，会议主持人纠正无效，报总经理处理。3.所有参会人员在提出问题、发表看法或意见时，要简短、精练、主题明确，应注意不要过多的占用会议时间，能够会后协调的、解决的，尽量在会后处理，以留出时间给其它部门提问和发言。4.会议引用案例或典故须直接明了，不得以此为由东拉西扯进行家常式发言。5.与会人员不得未经会议发言人或主持人允许而交头接耳或私下议论任何事项。6.与会人员在他人发言时不得随便插话打断对方。7.参与会议的旁听人员在所旁听的议
30、程完毕后可以离席。8.涉及机密的会议内容及会议未决议的事项，各参与人员严禁向外泄露。违者，一经查实，扣罚 0.41 分次。三、其它：1.以公司名义召开的各类会议由行政部负责安排、组织、记录。2.与会人员要事先做好会议准备，参加会议要做好会议记录，以备会后查阅、传达、落实。3.会议要求做到目的明确、简洁高效，尽量缩短会议时间，节约与会人员的工作时间。瑛辉行政事务管理制度234.重要会议须在会后日内形成会议纪下发到位。行政部负责跟查落实。5.会议纪律的监督执行人员于会议召开前另行安排。四、会议室的使用1.各部门如需变动会议时间，而变动后的会议时间与其它部门的会议时间可能造成冲突的，须主动与其它部门
31、协调达成共识后于行政部备案。2.各部门如需变动会议时间，而变动后的会议时间不会与其它部门的会议时间造成冲突的，须向行政部进行备案。3.各部门临时会议，不得因占用会议室而妨碍其它部门既定的会议正常进行，违者，处部门经理 0.5 分次扣罚。附：会议室使用规律时间项目星期一星期二星期三星期四30 日使 用部门自营部淑之家零售公司财务部总经办使 用时间1315时14 时下班13 时 下班16 时下班1617 时使 用性质周 工 作例会周 工 作例会周培训例会周 工 作例会周经理例会瑛辉行政事务管理制度24第十一节工作牌管理规定1.佩戴规范：1)写字楼所有员工于上班时间必须佩戴工作牌。2)员工外出办事回
32、司后必须于到岗后2分钟内佩戴好工作牌。3)工作牌如有遗失，员工须及时向行政部说明并同时交纳成本费用进行补制。4)佩戴好的工作牌在员工正常工作的情况下不得被其它任何物体遮掩。2.佩戴位置规定：1)工作牌统一佩戴于左胸上。2)佩戴后的工作牌横方向上须高于心窝 24 厘米。3)佩戴后的工作牌纵方向上须位于左肩中部，且工作牌的靠内一侧基本上与左耳垂垂直。4)佩戴后的工作牌其固定于衣服上的倾斜方向与水平线的夹角不得大于锐角 20 度或小于钝角 160 度。3.仓库员工佩戴工作牌的要求：1)仓库员工于公司写字楼区域范围内发生工作事项时必须执行佩戴工作牌的规定。2)非公司写字楼区域范围外，取消仓库员工佩戴工
33、作牌的规定。3)如有特殊情况需进行调整，以特殊情况发生时在场员工中职位最高的员工的规定为准。第十二节早、中餐管理规定瑛辉行政事务管理制度25一、早餐规定：1.公司员工须于早餐后上班，凡打完上班卡后不得于公司区域范围内或外出进行早餐。2.在非上班时间里，员工不得于非封闭的视野下及环境中进行早餐。3.不得因早餐而引起的公司的环境污染。二、中餐规定：1.零售分公司各个自营店铺在食堂就餐的员工须在每日11：30 前用餐完毕。2.以下人员中餐时间每月轮换：1)单月 11：45、双月 12：00 就餐人员规定瑛辉服饰公司下属嘉彩、诺曼琦客服及物流员工、零售事业分公司写字楼办公员工、市场部员工。值班人员单月
34、 12：00、双月 11：45 就餐，且必须保证不得发生岗位短时间缺人值守现象，违者扣罚0.2 分次。2)单月 12：00、双月 11：45 就餐人员规定瑛辉服饰公司下属工程部员工、财务部员工、行政部员工、阿依莲客服及物流员工。值班人员单月 11：45、双月 12：00 就餐，且必须保证不得发生岗位短时间缺人值守现象，违者扣罚 0.2 分次。瑛辉行政事务管理制度263.以上时间以瑛辉服饰公司写字楼打卡机之时间为标准，未到时间，离开工作岗位前往食堂中餐的，或无故超时用餐的，一经查实，扣罚 0.20.4 分次。4.食堂员工在设备设施完好、能源充足的情况下，如发生不能按规定时间开餐的，扣罚 0.2
35、分次人。5.中餐时，全体员工须排队打菜，插队者扣罚 0.2 分次。6.凡员工就餐地点为食堂时，不得请同事代为打菜，违者，一经查实其情节，扣罚 0.2 分次人。7.不得进入厨房内进行打菜，违者，一经查实，扣罚 0.4分次。8.员工就餐完毕，将碗内残余饭菜自觉清理入垃圾桶后，须将碗筷（堆叠）置于窗台上，不得随便乱放、扔掷，违者，一经查实，扣罚 0.2 分次。9.全体员工就餐时不得将饭菜残渣故意置于就餐室与阳台的地板上，违者，一经查实，扣罚 0.2 分次。瑛辉行政事务管理制度27第十三节通讯管理规定1.公司办公电话、传真等通讯工具统一由行政部配备管理。各部门因工作需要配备通讯工具的，须向行政部申请（
36、具体参见第四节“办公用品及设备设施的管理规定”中第二项“配置办法”），各部门不得私自添置。2.各营销中心通讯费用的控制管理办法由负责人拿出方案（行政部备案）并负责执行。3.各部门通过公司程控交换机打出的长途电话及市话，每月由行政部打单审查，如有私用公司电话的情况，一经查实，该部门该月的话费由部门负责人进行承担。4.通讯工具由各部门负责日常保管维护，不得随意迁移、连接、拆并，如遇故障，可通知行政部联系维修；由于部门保管不当，造成人为损坏、丢失的，由使用部门负责人进行照价赔偿。5.电话机旁有员工且未处于通电话的状态中时，电话铃响四声之内必须接听，违者，一经查实，扣罚 0.2 分次，用语须规范、文明
37、、简洁，不得在电话中过于瑛辉行政事务管理制度28闲聊、高声喧哗。6.手机通讯管理：1)对象员工：凡本岗位薪资构成项目中定义了“电话费”的（含托运人员）公司员工。2)要求对象员工当班时间手机须处于开机状态；与销售工作相关的对象员工 22：00 前手机须处于开机状态。3)出现以下情况时，凡经查属实，该月“电话费”取消并同时视情形施以 0.21 分次扣罚。A.上级来电拒接，且 3 分钟内未回电话的；B.上级来电不接，且 30 分钟内未回电话的；C.手机因某些原因被暂停机的；D.因手机无电而关机的；E.手机非开机但处于无法接通状态下的。瑛辉行政事务管理制度29第十四节车辆使用管理规定一、用车规定及程序
38、：1.定义专职驾驶员及驾驶公司车辆的事实驾驶者为本管理规定中的驾驶员。2.公司车辆仅派用于公务目的，凡用作其它目的或员工亲友因事借用车辆的，须经总经办领导批准并授意行政部执行后方可使用车辆。3.各单位有用车需求的，须提前一日先行向行政部申报事由及用车时间。4.行政部根据车辆使用目的及其它实际情况决定批准与否。5.凡经行政部批准的用车，行政部须及时将用车时间、路线、用车单位等相关事项告之驾驶员，驾驶员须按时按地开车到达，不得贻误。6.车辆从用车单位用车完毕后的地点驶回停车处的里程数由该用车单位承担；车辆从停车处驶至用车单位用车的地点的里程数由该用车单位承担；车辆从某一用车单位用车完毕后的地点驶至
39、另一用车单位用车的地点的里程数由另一用车单位承担。7.当公司内多个单位需联合用车时，必须在用车前商定好车辆使用费用的承担人（即“行车登记表”中的“用车单位负责人”），车辆使用后所发生的一切费用由其在本制度规定的时限内向财务部及时交纳。公司不干瑛辉行政事务管理制度30涉对其内部分摊的办法。8.长期用车户：凡有长期、连续的用车户须遵循本制度的派车程序，且用车事实中，驾驶员也须做好相应登记。9.公司车辆承包人用车时，公司也视作其它用车单位同等看待，程序同等履行。10.公司外界单位向公司借用车辆，通过公司某一单位进行借用，则相应费用由该一单位进行承担。二、驾驶员职责：1.遵循统一指挥、统一安排调度原则
40、，驾驶员除行政部外，不得接受总经办、行政部以外的任何个人用车需求（含公司员工亲友）。2.车辆使用完毕后须及时停于庆云山庄旁的固定停车处。3.不论任何事项，任何情况下，为保证车辆管理到位及数据的完整与准确，凡驾驶员驾驶车辆前都必须及时、如实地填写“行车登记表（见附表）”中须动车前填写的项目。4.在“行车登记表”中记录公里数时采用四舍五入的计算方法进行计算与登记。5.每次出车前，驾驶员须视路线的实际情况预估并准备好一定量的现金，以备作行车预留费用。该笔现金数额在 500 元以下（含）的由驾驶员自己准备，在 500元以上的向财务部借取。6.行车过程中，驾驶员为车辆加油及维修支付费用时必瑛辉行政事务管
41、理制度31须索取原始票据作为财务记账的原始凭证（下同）。7.行车过程中，遇过路过桥需支付费用时，车辆上载有用车单位人员时，由用车单位人员负责支付；车辆上未载有用车单位人员时，由驾驶员支付，并取得原始票据。8.驾驶员报账参照管理制度汇编中相应的“财务制度”执行。9.车辆使用完毕后，驾驶员须及时、如实的填写“行车登记表”中须动车后填写的项目。填写完毕在 24 小时内履行完用车单位负责人签字认可（或因私务用车的员工）、行政部签字核实、交财务部留档备查的三道程序。10.专职驾驶员须注意车辆使用状况对，保持车况良好；及时对车辆做好保养与维护。11.专职驾驶员要及时办理好车辆行驶所需的各项证照,并对车辆进
42、行定期年检与缴纳各项费用。12.驾驶员动车程序规定：驾驶员于动车前在车内的“行车登记表”上做好时间、动前里程数、驾驶人等项目的记录动车使用完毕驾驶员做好动后里程数、时间记录驾驶员将“行车登记表”交由用车单位负责人签字确认交行政部签字确认交财务部。三、行政部查验职能：1.行政部负责不定期核对历史中某一“行车登记表”中的“动前里程数”与上一“行车登记表”中的“动后瑛辉行政事务管理制度32里程数”，如不相吻合，则该期间的公里数差异由非动车期间的车辆钥匙持有人负责承担费用。2.驾驶员动车后钥匙仍携带时，行政部以抽检的形式如发现车辆实际里程数与“行车登记表”中的“动后里程数”不一致时，该差异数不论少报多
43、报均由驾驶员双倍承担费用。3.行政部负责不定期安排专人根据历史“行车登记表”中的“加油费用”及“公里数”核对车辆中的余油情况。四、财务规定：1.财务部根据本制度所涉及的管理事项，设置相应的会计科目，将收支情况在该科目下进行明确，并保留相应的原始凭证 6 个月以上。2.各单位用车后（或因私务用车的员工）须于 5 日内根据用车时相应的“行车登记表”中的记录向财务部交纳用车费用。3.长期用车户的结算方式为每月的 10 日前对上月使用车辆的费用进行汇总结算。4.公司车辆承包人用车时，财务须坚持收支两条线原则，每次用车后也须于 5 日内根据用车时相应的“行车登记表”中的记录向财务部交纳用车费用。不得在未
44、发生现金流通的基础上将收支进行冲抵。5.用车费用计算方法为：用车路线为市内范围的（或50 公里以内）：1 元公里；用车路线为市外范围的（或瑛辉行政事务管理制度3350 公里以外）：1.5 元公里。用车单位不承担“行车登记表”中的记录的加油费用。驾驶员代为支付的过路过桥费用由用车单位按原始凭证记录的数额如实承担。用车单位不承担驾驶员行车期间发生的车辆维修费用。6.车辆承包商每年 4、7、10、1 月份 20 日后向财务部结算上一季度的车辆承运收入，不得其它时间结算。附：行车登记表用车单位：出车时间：月日点分驾驶人：用车单位负责人：事 由 及 路线：里 程 表 读数：动前公里数：动后公里数：，合计
45、：公里加油费用：￥元行政部申核：瑛辉行政事务管理制度34第十五节安全管理制度1.现金和重要票据，下班前清点存入银行或保险柜。2.下班时应对个人桌面物品、文件及资加强保卫、防火工作，行政部须不定期检查防火、防盗等安全工作执行情况，以杜绝灾患苗头。3.仓库重地、闲人免入。任何员工严禁携带火种入库、严禁在仓库内吸烟、严禁乱丢火种，违者一经查实（未造成灾患事故的），按情节轻重扣罚 0.41 分次。4.下班时应对个人桌面物品、文件及资料进行清理，且必须切断火、电、水源。5.公司所属范围内，任何员工不得发生乱接乱搭电线、使用发热设施等各种可能引发安全事故的行为，一经查处，视情节轻重扣罚 0.41 分次。6
46、.仓库配备的消防器材，应定期检查、保持良好状态；且定期检查仓库内电路、电器，严防发生电力引发事故。7.加强安全防范，要求全体员工树立防火、防盗、防事故、防破坏工作的意识，发现灾患苗头立即向直接领导报告，直接领导必须第一时间进行查实，以杜绝重大事故的发生。8.因违反本制度而发生的各类事故，据情节及视其态度，分别给予批评教育、经济处罚，甚至依法追究法律责任。瑛辉行政事务管理制度35第十六节消防预案说明为加强消防管理，防止火灾危害，保护公司人员及来司人员的生命财产安全，根据中华人民共和国消防法和湖南省消防管理办法，结合本公司的实际，特制定本规定。公司行政部须依照本规定，实行“预防为主，防消结合”的消
47、防工作方针，做好本公司的防火安全工作。各部门经理在本预案中被定义为消防安全员，各部门经理必须履行消防安全员职责。一、消防责任人定义1.为确实做好消防安全工作，保障公司安全，特定义消防责任人如下；2.公司写字楼所属范围的消防第一责任人为行政部经理；3.公司仓库所属范围的消防第一责任人为仓库主管；4.所定义的消防责任人对自身管理范围所发生的消防责任事故承担最高责任。5.写字楼：当行政部经理不在岗时，其消防第一责任人之职责由办公室主任履行；如两者皆不在岗时，则按下示顺序由在岗的主持部门工作的经理人履行：财务部阿依莲客服及物流工程部淑之家客服及物流。6.仓库：消防第一责任人必须指定当其不在岗时的代行职
48、责人，该代行职责人在仓库主管不在岗时履行消防第一责任人职责。二、灭火预案瑛辉行政事务管理制度361.发现火情后，当事的消防安全员要保持冷静，明辨方向和火势大小（火灾刚发生时，可趋火势很小），用灭火器材、自来水等在第一时间灭火，同时呼喊周围人员参与灭火，力争把火控制、扑灭在初期阶段；2.同时当事的消防安全员要迅速判断出危险地点和安全地点，尽快引导公司内的人群进行疏散、撤离，并尽量使用公司内的消防器材控制火势；3.当事的消防安全员发现火灾后应立即呼救组织灭火并向消防第一责任人报告，由消防第一责任人视火情决定是否拨打“119”报警求救。4.消防第一责任人可视情形决定是否通知物业管理公司，请求增加援助
49、人手。三、疏散预案1.火情发生后，按照灭火预案，当事的消防安全员要马上灭火、呼救，请求增加援助人手，如重大火情，消防第一责任人向“119”报警；2.当事的消防安全员根据火情发生的位置、扩散情况及威胁的严重程度首先通知近火区域，然后，再逐区域的通知；3.当事的消防安全员应正确引导公司内的人员向消防通道（楼梯）疏散，并授之以正确逃离姿势，其余人员使用灭火器进行灭火，以及进行伤员抢救等工作。4.为更好的应付紧急情况，当事的消防安全员应听从并协助消防单位工作人员的现场指挥。5.当事的消防安全员要以高度负责的态度，做好灾难面前最后一个离开的思想准备，根据火情，接受上级的瑛辉行政事务管理制度37指令，对需
50、要抢回的设备，文件等采取必要措施。6.公司写字楼疏散逃生平面示意图。（另附）7.仓库疏散逃生平面示意图。（另附）注：如遇消防事件，请各位人员遵循疏散逃生平面示意图所示寻找距离自己最近的大门或消防门撤离现场。附：电话号码：物业管理公司：行政部经理：办公室主任：仓库主管：火警：119 匪警：110 急救：120公司内电话拨外界号码须在号码前加拨“0”四、公司行政部消防安全职责1.结合本公司情况，建立和完善各项安全防火责任制度。2.督促各部门要加强安全教育，提高员工的消防意识，并通过会议、谈话等多种手段来提高员工的消防意识、忧患意识、防控意识。做到人人知消防，人人重消防的局面。3.定期进行防火知识的