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1、XX化妆品品有限公司司程序文件文件编号：LC122802000002200受 控 号号：修改日期：题目（Suubjecct）： 文件件和资料管管理规程生效日期：批准之日日起 页 数：编 制/日日期审 核/日日期批 准/日日期1. 目的本规程对公公司文件的的分类、编编写、更改改、审核、批批准、发放放、作废、文文件编号的的申请、记记录管理等等进行了规规定，确保保公司所有有文件都受受控，各部部门及各岗岗位都使用用文件的有有效版本，并并在实际工工作中有效效实施。2. 适用用范围本规程适用用于公司各各部门及所所有文件和和资料的管管理。3. 术语语和定义参见ISOO90000:20000之规定定。4. 职
2、责责4.1 各各部门按职职能负责行行使文件和和资料的归归口管理工工作，总经经理办公室室负责对各各部门的文文件管理进进行指导和和监督；各各部门负责责所起草文文件和资料料的统一标标识、协调调、发放、回回收、销毁毁等控制工工作；4.2 各各部门按其其主管业务务范围负责责有关公司司文件的编编写/审核核/批准，负负责贯彻执执行批准发发布的文件件；4.3 各各部门负责责本部门记记录表格的的审核、批批准和发放放；4.4 各各部门负责责对本部门门持有文件件进行有效效管理并保保证其有效效实施；4.5 各各部门应密密切关注文文件的执行行情况和反反馈信息并并及时组织织修改；4.6全员员执行过程程中发现文文件存在问问
3、题时，应应及时填写写信息反馈馈表交其部部门负责人人审阅后，由由其传送文文件编制的的责任部门门。5.工作程程序5.1文件件的分类5.1.11 一级文文件：质量量手册；5.1.22 二级文文件：程序序文件；5.1.33 三级文文件：作业业指导书；5.1.44 记录表表格5.1.55 规范、标标准5.1.55.1公司司内部技术术标准a. 包装材料检检验标准（包包括包装材材料通用标标准、包装装物料产品品标准等）；b. 化工原、辅辅料检验标标准；c. 成品质量标标准/产品品内控标准准；d. 已备案的企企业标准；e. 工艺技术文文件；f. 引用国家、行行业或其它它标准，目目前正作为为公司产品品的执行标标准
4、；g. 国家强制执执行的有关关标准；5.1.55.2公司司外部参考考标准（包包括可收集集到的国际际、国内先先进标准，同同行企业标标准等）；5.1.66 顾客提提供的文件件和资料（包包括图样）5.1.77 法律、法法规（包括括产品质量量法、消费费者权益保保护法等）。5.1.88 公司内内部各项管管理规范、制制度5.1.99 公司内内部各部门门之间、与与公司外部部之间的发发出公文。其中5.11.1-55.1.99所描述的的文件为受受控文件。5.2文件件的编写、审审核和批准准5.2.11文件的编编写5.2.11.1品质质/技术部部组织编写写质量手手册管理规规程、程程序文件管管理规程、作作业指导书书管
5、理规程程、表表格管理规规程，对对文件编写写的格式、文文件内容要要求及表格格格式等进进行规定，并并下发到各各职能部门门，同时组组织各部门门指定的文文件编写人人员学习以以上文件。5.2.11.2 各各部门按照照质量手手册管理规规程、程程序文件管管理规程、作作业指导书书管理规程程、记记录表格管管理规程及及本规程的的相关规定定进行文件件编写工作作和表格的的设制，编编写人员应应熟悉ISSO90001：20000标准准要求和本本文件所规规定的内容容，对所编编写的文件件的全面性性、准确性性、符合性性、适用性性和有效性性负责；5.2.11.3 对对5.1.5.1所所规定的公公司内部技技术标准由由品质/技技术部
6、组织织编写技技术文件管管理规程（或或分别制定定标准管管理规程、工工艺管理规规程、配配方管理规规程等技技术文件），由由品质/技技术部按照照本规程进进行相应文文件的编写写工作。5.2.11.4 各各部门依据据工作需要要按照公司司制定的模模版，自行行进行日常常公文的起起草、审核核、批准和和传递工作作。5.2.22 文件审审核5.2.22.1质质量手册由由管理者代代表审核；程序文件件、管理规规范由各责责任部门经经理审核；作业指导导书由各部部门业务负负责人审核核；公司内内部技术标标准由品质质/技术部部负责人审审核；审核核人对所审审定的文件件（包括所所涉及的表表格）进行行签名确认认，同时要要签具审核核日期
7、；5.2.22.2 审审核人对文文件的有效效性、适用用性、系统统性负责；5.2.22.3 当当文件涉及及多个部门门执行时，由由文件编写写部门组织织相关部门门对文件内内容进行会会审，会审审人员对审审定通过的的文件进行行签名确认认并签具会会审日期；5.2.33 文件批批准5.2.33.1质质量手册由由总经理批批准；程序序文件、管管理规范由由总经理/管理者代代表批准；作业指导导书由各部部门负责人人批准；公公司内部技技术标准由由管理者代代表或指定定人员批准准；表格随随文件的类类别所规定定的权限进进行批准，如如涉及程序序文件、管管理规范的的表格则由由总经理/管理者代代表批准，以以此类推。5.2.33.2
8、批准准人对文件件所涉及的的资源配置置需要增加加给予有效效支持，对对文件的可可操作性及及有效性负负责。5.2.33.3公司司所有质量量体系文件件必须按照照5.2.3.1的的规定进行行批准，然然后到品质质/技术部部备案后才才能下发实实施；5.2.33.4所有有文件经规规定的权限限批准时，批批准人必须须签署本人人姓名和批批准日期，否否则视为无无效文件，执执行部门有有权拒绝执执行。5.3文件件标识文件标识的的内容包括括文件编号号、受控状状态及文件件的有效性性标识，以以上所有标标识对该文文件而言都都是唯一的的。5.3.11文件编号号5.3.11.1 公公司内部通通用标准和和产品标准准编号格式为为：Q/B
9、B XXX-YYYYY其中：l Q-企业内内部标准代代号BB-公司司代码：GLxxx化妆品有有限公司（广广州工厂） SLxxx化妆品有有限公司（汕汕头工厂）LCxxx化妆品有有限公司（广广州工厂和和汕头工厂厂）l XXX-顺顺序号（0001-9999）l YYYY-年号（以以自然年号号为准）5.3.11.2 一一般性技术术标准、管管理规范和和制度编号格式为为BBDDDAAATTTXXXXVV格式式。 修正正号（VVV）顺序号（XXXX）部门下一级级机构（TTT）部门代号（AAAA）文件类别（DDD）公司代码（BBB）其中： BB公公司名称代代号: GGLxx化妆妆品有限公公司（广州州工厂） S
10、Lxxx化妆品品有限公司司（汕头工工厂） LCxxx化妆品品有限公司司（广州工工厂和汕头头工厂） DD文文件类别（详详见附表11：本公司司一般性技技术标准、管管理规范和和制度编号号） AAA提出该作作业指导书书的部门 TT部部门下一级级机构的编编号（如车车间、科、室室等）可以以是从01199之间间的任何数数字 XXX 顺序号，可可以是从0000999之之间的任何何数字 VV 修修正号，如如是新作业业指导书，则则定义VVV为00，作作业指导书书每修正一一次，VVV则递增001，VVV可以是从从0099之间间的任何数数字。5.3.11.3 公公文FE字（BBBBB）XXXX号其中：l F-部门英英
11、文缩写MG-总经经理办公室室；PD-生产部；PMC-PMC部部；HR-人力资源源/行政部部；MRKK-销售部部；FIN-财财务部；QQT-品质质/技术部部l E-公文种种类简称，如如：联络书书简称为联联。l BBBB-公元年号号l XXX-顺顺序号5.3.22文件受控控状态5.3.22.1所有有文件分为为两种状态态，即“受控”和“非受控”。所有文文件必须标标识受控状状态，盖蓝蓝色“受控”或蓝色“非受控”章。印章章格式如下下：XX XX 文件管理专用章非受控XX XX 文件管理专用章受控/生效5.3.22.2所有有受控文件件只能为使使用者在工工作岗位上上使用，一一律不允许许对外（包包括公司内内与
12、本岗位位无关的人人和公司外外部）；非非受控文件件可以对外外，但必须须有发放登登记，领取取人需办理理相应的签签领手续。5.3.33文件有效效性标识5.3.33.1所有有文件必须须到品质部部备案，并并在文件封封面加盖文文件管理专专用章、同同时对文件件进行唯一一编号方为为有效。5.3.33.2若为为作废文件件，由各部部门回收，文文件管理员员加盖红色色“作废”章；印章章格式如下下：XX XX文件管理专用章作废5.4文件件发布、发发放5.4.11所有质量量体系文件件必须经编编写人、审审核人、批批准人签名名确认，报报品质/技技术部备案案对文件进进行标识后后才能发布布，否则视视为无效文文件；5.4.22所有
13、质量量体系文件件的发放由由品质/技技术部文件件管理员按按文件分分发清单发发放到各部部门文件管管理员，各各部门文件件管理员按按部门内部部文件分分发清单再再发放到相相应的工作作岗位人员员手中。5.4.33 所有管管理文件由由各部门文文件管理员员按文件件分发清单单发放到到相应部门门文件管理理员，再按按部门内部部文件分分发清单再再发放到相相应的工作作岗位人员员手中；5.4.44公司所有有的文件管管理员必须须建立文件件管理台帐帐，发放文文件时，要要求文件领领取人在管管理台帐上上完成签名名及签署领领取日期手手续；5.4.55 当文件件、资料有有严重的损损坏等不能能正常使用用时，使用用部门应申申请更换，经经
14、部门负责责人批准后后交回破损损文件，由由原始文件件发放部门门文件管理理员用原件件复印并完完成标识后后按5.44.2和55.4.33规定发放放，并在文文件管理台台帐上注明明补发原因因；文件发发放部门的的文件管理理员对破损损文件加盖盖“作废”章并妥善善保存；5.4.66当使用部部门丢失文文件，使用用者必须说说明原因经经部门负责责人核实后后提出补发发申请，然然后按发放放规定进行行；5.5文件件更改5.5.11质量体系系文件、资资料需更改改、更新时时，应由文文件更改提提出人或文文件更改提提出部门的的负责人填填写“文件更改改申请单”说明更改改原因，对对重要的更更改（如技技术参数）还还应附有充充分的证据据
15、,将所有有与文件更更改相关的的资料汇总总，提交品品质/技术术部，再由由品质/技技术部将需需更改的信信息传达到到文件的原原编写部门门，由编写写部门提出出更改、更更新意见并并对原文件件进行更改改，同时按按5.2规规定进行；5.5.22 管理文文件需更改改、更新时时，应由文文件更改提提出人或文文件更改提提出部门的的负责人填填写“文件更改改申请单”说明更改改原因，将将所有与文文件更改相相关的资料料汇总，提提交原编写写部门，由由编写部门门提出更改改、更新意意见并对原原文件进行行更改，同同时按5.2规定进进行；5.5.33文件、资资料更改的的审批应由由原审批人人或相应职职权的人员员进行，同同时应获得得原始
16、审批批资料。5.5.44文件、资资料更改批批准后，才才允许发布布。文件更更改时注明明更改标记记和更改生生效时间，由由品管部文文件管理员员按照5.4规定的的原发放清清单发放修修正后的文文件、资料料，同时回回收原文件件、资料并并对回收文文件进行“作废”标识。对对重要更改改还应发放放“文件更改改通知单”告知文件件、资料使使用人。5.5.55所有文件件更改在未未获批准前前一律执行行原文件的的规定。5.6文件件作废及处处理5.6.11 各部门门文件管理理员必须控控制现场的的作废文件件、资料，所所有使用现现场不允许许出现任何何作废的文文件（包括括已经作废废但未标识识的文件）。5.6.22作废或换换版前的文
17、文件、资料料由各部门文件件管理员按按“文件管理理台帐”收回并记记录，进行行“作废”印章标识识；质量体体系文件由由各部门文文件管理员员上交品质质/技术部部文件管理理员进行“作废”印章标识识；绝不允允许现场出出现任何“作废”文件，以以防误用。5.6.33 各部门门文件管理理员每年的的7月份汇汇总所有的的作废文件件，统一填填写“文件销毁毁申请单”，说明作作废及销毁毁原因，报报各部负责责人审核后后，需有两两人在场完完成销毁工工作。需作作资料保留留的作废文文件，文件件管理员需需填写“作废文件件留用申请请单”，经各部部负责人同同意后，方方能留档备备存，原则则上所作废废销毁的文文件都必须须保留2份份作为历史
18、史档案以备备查。5.7文件件保管、复复制、贮存存、归档5.7.11 文件管管理员对文文件的管理理必须建立立文件管管理台帐，文文件的收、发发、销毁、更更改的信息息都必须在在台帐上进进行登记。5.7.22 文件的的复制者必必须申请，填填写文件件复制、补补发申请表表，经部部门负责人人审核批准准后，由文文件管理员员登记并向向各部文件件管理员索索取文件原原件进行复复制，任何何单位和个个人不得随随意复制任任何文件，所所有文件上上只允许原原始的文件件管理专用用章出现，而而不允许有有任何复印印的文件管管理专用章章出现，否否则视为违违规。5.7.33文件的使使用者和管管理者对于于所有文件件都必须妥妥善保存，确确
19、保文件完完好，并注注意保密工工作，不得得随意借与与他人进行行复制。5.7.44所有文件件的原件都都必须统一一由各部文文件管理员员进行归档档管理，文文件管理员员建立相应应的文件档档案，并有有适宜的环环境条件以以保证归档档的文件保保持完好，符符合国家规规定的档案案管理要求求。5.7.55文件管理理员必须坚坚持原则，认认真管理好好所有文件件，确保文文件的有效效性，同时时应注意保保密工作，不不得将文件件任意复制制和传播。5.8文件件存载的媒媒体本公司所有有文件所采采用的媒体体可以是计计算机软件件、软盘、光光盘和书面面文件，在在目前公司司MIS系系统不健全全的情况下下，一律使使用书面文文件形式，同同时完
20、成签签名手续。6.支持性性文件6.1质量量手册管理理操作规程程6.2作业业指导书管管理操作规规程6.3表格格管理操作作规程7.质量记记录标准表表格7.1文件件管理台帐帐7.2文件件更改申请请、审批表表7.3文件件作废留用用销毁申请请表7.4文件件分发清单单7.5文件件复制、补补发申请表表7.6文件件更改通知知单8.引用文文件ISO90001：220009.附件9.1附表表1：本公公司一般性性技术标准准、管理规规范和制度度编号。附表1：本本公司一般般性技术标标准、管理理规范和制制度编号AAATTDD800-总总经理办公公室 0001-经营营决策02-市场场调研03-产品品销售04-广告告宣传05
21、-售后后服务06-资金金管理07-价格格管理08-会计计管理09-统计计工作10-审计计工作11-外事事工作12-程序序文件13-作业业指导书14标准表表格15-质量量记录16-计量量检测17-仪器器设备18-质量量信息19-质量量培训20-人事事管理21规章制制度22-薪资资劳保23-教育育培训24-后勤勤管理25-行政政事务26安全保保卫27-计划划调度28-车间间管理29-安全全管理30-设备备管理31-工艺艺管理32-环境境保护33-能源源管理34-采购购管理35-仓储储管理36-产品品管理37-科技技管理38-标准准化39-项目目开发管理理40-基本本建设41-其他他801-生生产部01-生产产部办公室室同上02-护肤肤品车间同上03-洗化化车间同上04-唇膏膏车间同上05-粉饼饼车间同上06-香水水车间同上802-人人办资源/行政部00同上803-品品质/技术术部01-品质质/技术部部办公室同上02-检验验室同上03-质品品控室同上04-包装装工艺室同上05-制造造工艺室同上804-PPMC部00同上805-财财务部00同上806-销销售部00同上