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1、择易企业管理系统商务版V3。0软件需求说明书软件开发有限公司择易企业管理系统商务版V3。0软件需求说明书目录1. 编写目的82. 背景82.1. 定义 82.2. 参考资料 82.3. 目标 82.4. 用户的特点82.5. 假定和约束 83. 需求规定 83.1. 采购管理 83.1.1 采购订单APOrder 93.1.2 采购收货APRecieve113.1.3 采购退货APRetturn 123.1.4 采购发票APInvoice(扩展) 143.1.5 采购付款 153.1.6 显示凭证（不产生凭证，只是显示凭证的内容） 163.1.7 采购数据查询 163.1.8 采购统计报表 1
2、63.1.9 采购决策分析图 163.1.10 采购历史数据维护163.2. 销售管理173.2.1 销售订单AROrder 183.2.2 销售发货APROredr193.2.3 销售退货ARReturn203.2.4 销售发票ARInvoice 223.2.5 销售收款233.2.6 显示凭证（不生成凭证，仅提供显示凭证的内容） 243.2.7 门市零售 243.2.8 库存盘点（见库存管理） 243.2.9 货品调拨（见库存管理） 243.2.10 货品维修服务243.2.11 销售数据查询253.2.12 销售统计报表253.2.13 销售决策分析图 263.2.14 销售历史数据维护
3、 263.3. 库存管理（Inventory Control）263.3.1 货品入库（入库单）ICReceiveOrder 273.3.2 货品出库（出库单） 293.3.3 货品调拨303.3.4 货品盘点313.3.5 组合货品定义 323.3.6 货品组装333.3.7 货品拆分333.3.8 库存数据查询343.3.9 库存统计报表343.3.10 库存决策分析图 343.3.11 库存历史数据维护 353.4. 员工管理353.4.1 员工基本信息353.4.2 员工工资信息353.4.3 企业管理费用信息（放入财务模块中） 363.4.4 员工考勤信息373.4.5 员工管理报表
4、373.5. 帐务与业务接口 373.5.1 接口说明 373.5.2 库存货品科目自动定义表ItemAuto383.5.3 应付款科目自动定义表APAuto 383.5.4 应收款科目自动定义表ARAuto383.5.5 收付款科目自动定义表RPAuto383.5.6 税金科目自动定义表TaxAuto 393.5.7 成本费用科目自动定义表CostAuto393.5.8 收入科目自动定义表CostAuto 393.5.9 临时凭证表VoucherTmp 393.5.10 采购进货的会计处理 393.5.11 预付货款及定金 433.5.12 冲应付款帐的会计处理 443.5.13 货品零售会
5、计处理 453.5.14 货品销售会计处理 453.5.15 应收款处理 473.5.16 库存盘点 483.6. 账务管理493.6.1 帐务概述 493.6.2 建立会计帐 523.6.3 帐务初始化 533.6.4 凭证管理 533.6.5 自动凭证确认553.6.6 记帐553.6.7 月末处理 563.6.8 出纳管理（扩展） 563.6.9 汇兑损益（扩展） 583.6.10 帐簿查询 583.6.11 系统维护 583.6.12 报表593.7. 基本信息管理 623.7.1 货品基本信息 62(1) 输入62(2) 处理63(3) 输出64(4) 扩展643.7.2 供应商基本
6、信息 64(1) 输入64(2) 处理65(3) 输出65(4) 扩展653.7.3 客户基本信息65(1) 输入65(2) 处理66(3) 输出66(4) 扩展663.7.4 基本信息报表663.8. 系统维护663.8.1 系统数据初始化663.8.2 版本升级663.8.3 数据备份663.8.4 数据恢复673.8.5 数据导出673.8.6 用户管理67(1) 输入67(2) 处理67(3) 输出67(4) 扩展673.8.7 用户权限管理67(1) 输入67(2) 处理67(3) 输出67(4) 扩展673.8.8 用户口令管理 674. 设备 675. 支持软件 676. 接口
7、677. 控制 681. 编写目的择易企业管理系统商务版V2.0已正式发生动活发行，为了使择易企业管理系统商务版V3。0软件更上一个台阶，同时也是为了更好地满足用户的需求，我们对择易企业管理系统商务版V3。0版本给出新的软件需求。该软件需求说明书是与用户沟通的一个桥梁，也是系统分析员和程序设计员了解业务知识的一个工具。2. 背景我国目前有100万个中大型企业，其进销存业务主要还是停留在手工处理阶段，国内已有若干软件开发公司从事该领域软件系统的研制，其中面向财务的软件已经相当成熟，如用友软件、金碟财务软件和安易财务软件等，但是面向进销存方面软件系统尽管也有一部分如协国商霸、速达2000+、管家婆
8、、文惠系统、钱掌柜、金蝶进销存等却不尽人意，与财务的结合也不是很好，因此在进销存领域竞争还是相当激烈的，我们就是在这样一个环境下提出对择易企业管理系统2。0版本进行改进，以便在竞争中夺得一席之地，最终走向称霸的地位。软件系统的名称：择易企业管理系统商务版V3。0任务提出者： 软件开发有限公司开发者： 软件开发有限公司用户： 中国中、大型企业2.1 定义2.2 参考资料 l 国家软件工程开始标准l 择易企业管理系统商务版V2.0本软件需求分析报告l 择易企业管理系统商务版V2.0本鉴定材料l 择易企业管理系统商务版V2.0软件l 软件开发有限公司开发规范和标准任务概述2.3 目标见1.2背景2.
9、4 用户的特点 本软件的最终用户是中国的中大型企业，这类企业一般规模圈较大，其管理也较严格、科学。这类企业员工的学历、素质较高，其中在部分人员接受过一定的计算机培训，具有一定的计算机操作技能。在激烈的市场竞争下，企业要想获得发展，就必须提高其管理水平，采用计算机进行管理，是提高企业管理水平的一个重要的途径。大部分中大型企业都希望有一套成熟的，适合中国国情的企业管理系统。2.5 假定和约束 为了更快解决择易企业管理系统商务版V2.0本中没有解决的问题，同时也是为了占领市场，择易企业管理系统2。1版本开发时间为四个有，考虑到会计的复杂性，择易企业管理系统2。1版本只设计与会计的接口，总账放在择易企
10、业管理系统商务版V3.0本考虑，这样做的目的也是为了扎扎实实将进销存业务做好，使其达到一流的水准。3. 需求规定3.1 采购管理 采购业务流程图：详细流程图：采购货品数量及采购费用付款条款等等采购定单采购部门处理采购定单 采购要求采购货品数量入库单（多联）应付款/现金会计凭证付款会计凭证预付款/现金出库单退货单收款会计凭证验收货品应付款/现金货品说明货品数量收货单应付款金额付款方式供应商付款说明付款单据退货货品退货数量、金额会计凭证收款单据3.1.1 采购订单APOrder(1) 输入基本信息：订单编号CGOrderNoChar(14)订货日期OrderDateDateTime供应商编号Ven
11、dorNoChar(8)到货日期ReceiveDateDateTime收货地址AddressChar(40)付款方式编号PayModeNoChar(1)运输方式编号TranModeNoChar(1)货币种类编号CurrendcyNoChar(3)兑换率ExchangeRateNum(16.6)货品金额合计GoodsSumMoneyNum(12.2)货品折扣率DiscountRateNum(6.2)折扣金额DiscountMoneyNum(12.2)税费合计TaxSumMoneyNum(12.2)运杂费合计OtherMoneyNum(12.2)采购部门编号DepartNoChar(6)采购员编号
12、BuyerNoChar(6)审核员编号AuditorNoChar(6)操作员编号OperaterNoChar(6)明细信息：订单编号CGOrderChar(14)货品编号ItemsNoChar(8)货品单位编号ItemsUnitNoChar(2)货品税率ItemstaxNum(6.2)订货数量ItemsQtyNum(10.2)订货单价ItemsPriceNum(12.2)收货数量ItemsAcceptQtyNum(10.2)(2) 处理l 订单编号由系统自动产生，格式Cgyyyymmddnnnnl 可在当前会计期内实现采购订单的个性、作废。对已收货的l 修改采购订单不影响收货单l 对货品超量收
13、货或已经收货的采购订单自动关闭l 对没有完全收货的采购订单允许用户选择是否关闭订单l 对收了货的订单不允许修改供应商，并且订货数量不能低于已收货数量l 对已经关闭了的订单在会计在会计期末自动导入历史库中(3) 输出 将采购信息保存到数据库中 输出采购订单，其格式为软件系统开发公司采购订单 订单编号：CG199910130001 供应商名称：系统有限公司 订单日期：1999年10有13日 交货地址：大厦201号货品名称规格型号单位单价数量税费合计长虹彩电PA2116台1320002001000265000海尔电冰箱SP256ml台260000300300078300.00合计壹万零肆佰捌拾元零角
14、零分 10480.00备注 部门：采购一部 业务员：黄平 审核员：徐小东 制单人：黄平制单日期：1999年10月16日(4) 扩展增加多国货币处理，择易企业管理系统2。1版默认为人民币，兑换率为1。003.1.2 采购收货APRecieve输入收货单编号SHOrderNoChar(14)订单编号CGOrderNoChar(14)收货日期ReceiveDateDateTime会计期间AccountSperiodChar(6)会计凭证号TransactionNoChar(5)供应商编号VendorNoChar(8)收货地址AddressChar(40)运输方式编号TranModeNoChar(1)
15、货币种类编码CurrencyNoChar(3)兑换率ExchangeRateNum(16.6)货品金额合计GoodsSumMoneyNum(12.2)货品折扣率DiscountRateNum(6.2)折扣金额DiscountMoneyNum(12.2)税类编号TaxClassChar(2)税费合计TaxSumMoneyNum(12.2)运杂费合计OtherMoneyNum(12.2)采购部门编号DepartNoChar(6)存货部门编号DepotNOChar(6)采购员编号BuyerNoChar(6)仓库保管员编号KeeperNoChar(6)审核员编号AuditorNoChar(6)操作员编
16、号OperaterNoChar(6)现款金额MoneyDownNum(12.2)导入总帐标志AccountStateBoolean明细信息：收货单编号SHOrderNoChar(14)货品编号ItemsNoChar(8)货品单位编号ItemsUnitNoChar(2)货品税率ItemstaxNum(6.2)收货单价ItemsPriceNum(12.2)收货数量ItemsAcceptQtyNum(10.2)入库数量ItemInQtyNum(10.2)(5) 处理l 收货单编号由系统自动产生，格式Shyyyymmddnnnnl 若收货单由订单产生，则取订单编号，格式Cgyyyymmddnnnn,订
17、单编号只能取不能输入和修改：若收货单不是由订单产生则订单编号为空l 导入总账后其标志位为True，缺省为Falsel 税类编号01增值税02营业税03消费税l 收货仅产生应付款，但是不入库l 如果收货单已经入库，则不允许修改，必须先将入库单作废，然后再修改l 增加现款收货，如果全部付款则不产生应付款l 可在当前会计期内实现收货单的修改、作废（但过了账的收货单不允许修改）l 选择收货单进行修改l 修改收货单时直接修改应付款金额，如果应付款大于已付款，自动置应付款为未完成状态，如果应付款小于等于已付款，自动置应付款为完成状态，并将多余金额提示转入预付款还是现金支票l 修改收货单元时修改的货品收货数
18、量不得不在大于库存数量(6) 输出l 将收货信息保存到数据库中l 输出收货入库单，其格式为：软件系统开发公司采购订单收货单编号：CG199910130001 供应商名称：系统有限公司收货日期：1999年10有13日 收货仓库：公司第一仓库货品名称规格型号单位单价数量税费合计长虹彩电PA2116台1320002001000265000海尔电冰箱SP256ml台260000300300078300.00合计壹万零肆佰捌拾元零角零分 10480.00备注 部门：采购一部 业务员：黄平 审核员：徐小东 制单人：黄平仓库保管员：涂浇敏 制单日期：1999年10月16日(7) 扩展l 增加多国货币处理，择
19、易企业管理系统2.1版默认为人民币，兑换率为1.003.1.3 采购退货APReturn（2）输入退货单编号CTOrderNoChar(14)收货单编号SHOrderNoChar(14)退货日期ReceiveDateDateTime会计期间AccountSperiodChar(6)会计凭证号TransactionNoChar(5)供应商编号VendorNoChar(8)退货地址AddressChar(40)付款方式编号PayModeNoChar(1)运输方式编号TranModeNoChar(1)货币种类编码CurrencyNoChar(3)兑换率ExchangeRateNum(16.6)付款号
20、码CashNoChar(14)货品金额合计GoodsSumMoneyNum(12.2)税费合计TaxSumMoneyNum(12.2)运杂费合计OtherMoneyNum(12.2)采购部门编号DepartNoChar(6)存货部门编号DepotNOChar(6)采购员编号BuyerNoChar(6)仓库保管员编号KeeperNoChar(6)审核员编号AuditorNoChar(6)操作员编号OperaterNoChar(6)导入总帐标志AccountStateBoolean明细信息：退货单编号CTOrderNoChar(14)货品编号ItemsNoChar(8)货品单位编号ItemsUni
21、tNoChar(2)货品税率ItemstaxNum(6.2)收货单价ItemsPriceNum(12.2)收货数量ItemsAcceptQtyNum(10.2)货品批号信息：退货单编号CTOrderNoChar(14)货品编号ItemsNoChar(8)货品批号ItemsBatchtNoChar(30)货品数量ItemsQtyNum(10.2)(8) 处理l 退货单编号由系统自动产生，格式Thyyyymmddnnnnl 货品单位类型说明是大单位还是小单位若导入总账中则标志位为True缺省为Falsel 若货品管理到批号，退货数量等于各批号数量之和l 可在当前会计期内实现退货单的修改、作废（过账
22、的退货单不允许修改）l 采购退化不根据收货单退货（因为退货是双方约定好的，且退货有可能是针对多张收货单，管理比较麻烦）l 采购退货时若欠供应商货款，只能转预付款，并给出提示“本公司欠XX供应商XXX元，退货款转预付款，请用预付款冲帐”。若不欠供应商货款则询问是否将退货款转预付款还是现金支票l 修改退货单时不允许修改供应商，若要修改供应商只能作废退货单，然后重做一张退货单l 修改退货单时若原将退货款转预付款，则减少预付款金额，若为现金支票，则作废原现金张新的现金支票l 退货数量不得大于库存数量(9) 输出l 将退货信息保存到数据库中l 输出退货单，其格式为软件系统开发公司采购退货单退货单编号：C
23、G199910130001 供应商名称：系统有限公司退货日期：1999年10有13日 退货仓库：公司第一仓库货品名称规格型号单位单价数量税费合计长虹彩电PA2116台1320002001000265000海尔电冰箱SP256ml台260000300300078300.00合计壹万零肆佰捌拾元零角零分 10480.00备注 部门：采购一部 业务员：黄平 审核员：徐小东 制单人：黄平仓库保管员：涂浇敏 制单日期：1999年10月16日(10) 扩展l 增加多国货币处理，择易企业管理系统2.1版默认为人民币，兑换率为1.003.1.4 采购发票APInvoice(扩展)(3)输入发票编号FPOrde
24、rNoChar(14)发票号码BillNoChar(20)货币种类编码CurrencyNoChar(3)兑换率ExchangeRateNum(16.6)开票日期BillDateDateTime发票种类BillSortNoChar(1)所属地区编码AreaNoChar(5)单位编号UnitNoChar(8)单位名称UnitNameChar(40)发票金额BillMoneyNum(12.2)税率TaxRateNum(10.2)税费TaxMoneyNum(12.2)收款员PayeeNameChar(20)操作员编号OperaterNoChar(6)明细信息：发票序列编号FPOrderNoChar(1
25、4)单据种类TaxSortNoChar(1)单据名称TaxNameChar(40)单据编号ItemNoChar(14)单位ItemUnitChar(10)单价ItemPriceNum(12.2)数量ItemQtyNum(10.2)(11) 处理l 发票序列编号由系统自动产生，格式FPyyyymmddnnnnl 发票种类为1收据2普通发票3增值发票l 所属地区编号指发票所属地区，如广西玉林地区，编号为5位，前2位为省份，后三位为地区编号l 单据种类为收货发票类、劳务发票类、其他类l 若单据种类为收货发票类，则单据编号取相应收货单编号，单价取相应收货单的总金额，数量取胜（一张收货单号），单位取张l
26、 可在当前会计期内实现发票的修改、作废(12) 输出l 将发票信息保存到数据库中(13) 扩展l 增加多国货币处理，择易企业管理系统2.1版本默认为人愉币，兑换率为1.00l 增加会计处理，取用户设置的默认会计期，会计科目取缺省的会计科目3.1.5 采购付款(4)输入应付款编号YFOrderNoChar(14)单据类型OrderTypeChar(1)收货单编号SHOrderNoChar(14)付款日期PayDateDatetime会计期间AccountSperiodHar(14)会计凭证号TransactionNoChar(5)供应商编号VendorNoChar(8)货品金额合计ItemSum
27、MoneyUm(12.2)税费合计TaxSumMoneyum(12.2)运杂费合计OtherMoneyNum(12.2)结算金额BalanceMoneyNum(12.2)采购部门编号DepartNoChar(6)收款员编号PayeeNoChar(6)发票号码InvoiceNoChar(30)审核员编号AuitorNoChar(6)操作员编号OperaterNoChar(6)导入总账标志AccountStateBoolean明细信息：付款编号FKOrderNoChar(14)应付款编号FOrderNoChar(14)操作日期OperDateDatetime付款金额PayMoneyNum(12.2
28、)操作员编号OperaterNoChar(6)付款信息：付款编号FKOrderNoChar(14)付款日期PayDateDatetime货币种类编码CurrencyNoChar(3)兑换率ExchangeRateNum(16.6)付款金额PayMoneyNum(12.2)付款方式编号PayModeNoChar(1)供应商编号SendorNoChar(8)收款员PayeeNoChar(6)操作员OperatorNoChar(6)(14) 处理l 付款单编号由系统自动产生，格式Thyyyymmddnnnnl 货品单位类型说明是大单位还是小单位l 若导入总帐中则标志位为True,缺省为Falsel
29、在当前会计期内只能作废冲帐的应付款细节信息l 发票号码指税务局印制的增值税或者普通发票号码，由用户自行确定是否录入(15) 输出l 将应付住处保存到数据库中(16) 扩展l 增加多国货币处理，择易企业管理系统2.1默认为人民币，兑换率为1.003.1.6 显示凭证（不产生凭证，只是显示凭证的内容）3.1.7 采购数据查询由用户选择数据项自定义查询(1) 选择查询的单据类型（采购订单、收货单、应付款、已付款、退货单、付款凭证）(2) 选择查询的数据项（单据编号、供应商、货品、货品分类、采购、收货、退货、付款、应付日期、货款金额、业务员）(3) 根据以上条件的组合查询相应业务的主明细信息，并可以输
30、出 （以打印、email、文件、传真方式皆可）3.1.8 采购统计报表(5)业务单据l 采购订单l 收货单l 采购退货单l 采购月报表：当采购部门做了月报表后，该部门该月的数据全部设置为已结帐状态，以便于财务部门将数据导入历史库中（对末完成的数据不导入历史库中）l 付款单据(17) 流水帐（把每笔发生的业务记录下来，可用于对由帐）l 采购订单流水帐l 收货单流水帐l 采购退货流水帐l 付款单据流水帐(18) 分析报表l 未完成的采购订单l 采购报告（按供应商、货品归类对某段时间的采购情况进行统计汇总）l 采购退货报告（按供应商、货品归类对某段时间的采购退货情况进行统计汇总）l 采购付款报告（按
31、供应商归类对某段时间的付款情况进行统计）l 应付款帐龄报告（统计某段时间内对某供应商的应付款）l 供应商的基本信息l 供应商的详细信息3.1.9 采购决策分析图(19) 横向分析（分析同一时期内局部占总体的分额，多为饼图）l 各供应商采风金额所占的份额l 对各供应商的份额(20) 纵向比较 （分析不同时期所做的总量，多为方块图和走势图）l 货品的采购价格波动图3.1.10 采购历史数据维护l 历史数据查询l 历史数据统计报表l 历史数据决策分析图3.2 销售管理销售业务流程图3.2.1 销售订单AROrder(6)输入基本信息：订单编号XSOrderNoChar(14)订单日期OrderDat
32、eDateTime 客房编号CustomerNoChar(8)发货日期SdDateDateTime发货地址AddressChar(40)收款方式编号PayModeNoChar(1)运输方式编号TranModeNoChar(1)货币种类编码CurrencyNoChar(3)兑换率ExchangeRateNum(16.6)货品金额合计GoodsSumRateNum(12.2)货品折扣率DiscountRateNum(6.2)折扣金额DiscountMoney1Num(12.2)折让金额DiscountMoney2Num(12.2)税费合计TaxSumMoneyNum(12.2)运杂费合计Other
33、MoneyNum(12.2)销售部门编号DepartNoChar(6)销售编号SellerNoChar(6)审核员编号AuditorNoChar(6)操作员编号OperaterNoChar(6)明细信息订单编号XSOrderNoChar(14)货品编号ItermsNoChar(8)货品单位编号ItemsUnitNoChar(2)货品单位类型ItemsUnitTypeChar(1)货品税率ItemstaxNum(6.2)订货数量ItemsQtyNum(10.2)订货单价ItemsPriceNum(12.2)发货数量ItemsAcceptQtyNum(10.2)(21) 处理l 订单编号由系统自动
34、产生，格式Xsyyyymmddnnnnl 货品单位类型说明是大单位还是小单位l 可在当前会计其内实现销售订单的修改、作废l 修改销售订单不影响发货单l 对超量发货或者发了货的销售订单自动置关闭l 对没有完全发货的订单允许用户关闭订单l 对忆发货订单不允许修改客房信息，并且订货数量不大于发货数量l 对关闭了的订单在会计期末自动导入历史库中(22) 输出l 将销售信息保存到数据库中l 输出销售订单，其格式为软件系统开发公司销售订单退货单编号：XS199910130001 供应商名称：系统有限公司退货日期：1999年10有13日 退货仓库：公司第一仓库货品名称规格型号单位单价数量税费合计长虹彩电PA2116台1320002001000265000海尔电冰箱SP256ml台260000300300078300.00合计壹万零肆佰捌拾元零角零分 10480.00备注 部门：采购一部 业务员：黄平 审核员：徐小东 制单人：黄平制单日期：1999年10月16日(23) 扩展l 增加多国货币处理，择易企业管理系统2.1版默认为人民币，兑换率为1.003.2.2 销售发