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1、湖南人生饮品有限公司企业办公自动化实施方案网络运营中心 2011/03/04目 录一、 关于办公自动化二、 实施OA系统的必要性三、 OA系统实施计划四、 总结一、 关于办公自动化企业办公自动化也称为OA (Office Automation) ，是一门综合性的科学技术。使用简单、投入相对较小，大多数企业往往选择从OA系统着手实施企业的信息化管理。OA系统的优点：1. 可以实现分布式协同办公。可以支持多分公司（工厂）、跨地域的办公模式和移动办公。企业员工在任何地方只需要用自己的帐号登录OA系统就可以查看和处理自己的工作流程、邮件和信息。2. 可以落实管理制度、工作流程自动化。工作流程是OA系统
2、的核心思想，可实时监控、跟踪、解决多岗位、多部门、多分公司之间的协同工作问题，从而提高工作效率。各个企业都存在着大量流程化的工作，例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等，都是一些流程化的工作，通过实现工作流程的自动化，就可以规范各项工作，提高企业协同工作的效率。3. 信息发布平台和内部通讯平台。如企业公告、新闻发布、电子刊物等，使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在企业内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够即时的了解企业内部的发展动态。可以建立企业内部邮件系统，短信系统，即时通讯系统等，使企业内部的通讯和信息交流快捷通畅。4. 文档自动化管理。各类的文档（包括各种文件、
3、知识、信息）能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便快捷的查找手段。 OA系统的局限性：由于OA系统属于企业信息化管理基础应用系统，并不能实施企业产销存，财务统计等较为复杂的信息化应用。二、 实施OA系统的必要性目前集团公司在长沙，湘潭，宁乡等地都设有分公司、工厂和办公地点，涉及不同的行业和业务范围。随着集团规模的扩展和员工的增加，在集团内部规章制度管理、分公司与各部门之间协调沟通、财务申报与审核、人力资源管理等方面将会遇到越来越多的问题，正如虞总所总结的“人在路上跑，事情办不好，费用降不下，效率难提高”。OA系统正好能解决异地办公，分布式管理所遇到的问题，利用互联网的快速便捷，能将工厂、
4、分公司、各个部门和所有员工集中在一个平台进行管理和沟通，而且集团公司相对于其他企业的优势在于新业务刚刚起步，不至于像老企业那样积重难返。所以我认为集团目前实施OA系统是必要的，即可以规范企业管理，提高工作效率，减少办公费用，也可以为将来实施更加复杂的ERP、CRM等系统打下良好基础，实现集团的现代化信息管理。OA结构图三、 OA系统实施计划系统实施需要做以下的工作：1、 管理架构的调研。因为OA系统以工作流程为核心，所以必须明确集团总部、工厂、分公司、各部门的管理关系。例如某公司业务副总经理负责业务部门，总经理亲自管理行政部与财务部，这样的管理架构体现在OA系统里，行政部与财务部的工作流程无需
5、通过业务副总经理的审核就可提交总经理，而业务部门的工作流程则需副总经理审核通过后，才能提交给总经理审核。如果管理关系不明确，OA系统的基础不稳，将不可能成功实施。2、 管理权限的调研。各个岗位的管理者、员工有什么样的权限，权限有多大必须要明确。例如某部门的主管有1000元以下的业务招待费审核权，体现在OA系统里他的部门员工发生了1000元以下的招待费时，则只需员工申请后，部门主管审核通过后提交财务部审核，无需通过总经理审核。如果管理权限不明确，会造成工作流程的混乱和拖延，不能体现OA系统的优点。3、 岗位员工的调研。需要纳入OA系统管理的员工需要明确，在OA系统里可允许一员工兼多岗位和多员工同
6、岗位，但设立了某个岗位却没对应的员工的话，则会造成工作流程的中断。4、 提供商与选型。目前国内协同OA软件厂商近400家，相对成熟稳定、有一定规模效应的有点击、金和、用友、合强、协达、泛微、浪潮、思创、慧点、明基、通达等厂商，这类厂商软件价格偏高，支持50-100用户企业版售价在3万至5万元。免费期满后需交纳20004000/年的服务费。二线厂商如华天动力、思道、竞凡、极限等，售价在8千至2万元，价格的降低导致相关服务的减少，系统的安装，部署与维护都需要公司专人负责。通过与厂商的接触和节省开支的考虑，我建议在华天动力，通达科技和极限三家厂商中选择，将软件成本控制在3万元以内。5、 系统的部署与
7、试用。OA系统在全公司推广之前，需要在小范围如分公司内试用，测试系统平台的安全性和稳定性，同时测试设置的工作流程是否完善和通畅，并在此基础上进行功能的修改和调整。如果测试通过，则在集团内推行。6、 系统的培训和维护。OA系统的实施触及大家的工作习惯，甚至各个业务部门利益，在实施过程中，难免会遇到阻力，甚至抵触情绪，所以在全面推行的同时，需要对各个部门进行培训，加强员工对系统的认同感和习惯性。同时系统平台的日常维护也需要专人负责，保证系统运行的稳定和安全。系统实施的时间安排：1、 前期调研工作。需要2周时间，更需要管理高层的积极配合。对集团公司架构的规划和安排、人员的管理和分配将是OA系统实施的
8、基本条件。2、 提供商的选择与产品选型。需要1周时间。需要对各个提供商的产品是否满足和适合我们的要求进行评估。有必要可派人实地考察提供商的实力与服务。3、 系统的部署与试用。需要4周时间，需要分公司配合系统的测试与调试，尽量将问题解决在试用阶段。4、 系统的培训和维护。时间待定。需要组织分公司、工厂的各个部门进行现场培训，重要部门如财务部更需要单独培训。系统的维护则将持续进行系统的实施的费用预算：1、 购买系统软件：30000元。（这笔费用可省）2、 厂商考察差旅：2000元。（1人3天北京出差）3、 系统平台搭建：0元。（与网站共用服务器）4、 培训差旅：2000元。（湘潭、宁乡两地出差）5、 系统维护：2000元/月。（招聘1人负责维护网站和OA平台服务器）四、 总结OA系统只是一种辅助企业管理的工具，并不能代替管理者本身的作用。通过它可以帮助树立企业的管理架构，理顺业务的流程，推动规章制度的执行，建立快捷方便的办公环境和沟通协调渠道，从而达到科学管理，提高效率，节省费用的作用，请集团领导考虑。第 7 页 共 7 页