采购部业务流程优化与管理制度.docx

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1、采购业务流程及管理制度第一条 采购部门的划分1. 工程材料采购:由采购部门负责办理。2. 日常办公用品采购:由办公室配合采购部门负责办理。3、销售部采购物品:由销售部门配合采购部门负责办理。3. 对于重要材料的采购:必要时由总经理指派专人或指定部门办理采购作业。第二条 采购作业方式一般情况,采购部门依材料使用及采购特性,选择下列一种最有利的方式进行采购:1. 集中计划采购:凡具有共同性的材料,须以集中计划办理采购较为有利,采购前,先通知请购部门依计划提出请购,采购部门集中办理采购。2. 长期报价采购:凡经常性使用,且使用量较大的材料,采购部门应事先选定供应厂商,议定长期供应价格,批准后通知请购

2、部门依需要提出请购。3. 未经公司主管领导书面同意,不得私自变更、替换现有面辅材料供应商;如有更适合供应商而需要替换原供应商的,采购部必须提交书面变更供应商陈述材料,获得书面批准后方可变更。4. 询价、议价结束后,需公司主管领导书面同意方可定价,否则公司不予认可价格;由此引起后果由责任人负全责。5. 采购作业合同签订由公司指定或授权委派专人负责,否则视为无效。第三条 采购作业处理期限采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需,分类制定材料采购作业处理期限,通知有关部门以便参考,如果有变更时,应立即修正。第四条 询价、比价、议价(一)经办人员应对厂商的报价资料进行整理并经过深入调查分析后,以电话或

3、其他联络方式向供应厂商议价。(二)凡是最低采购量超过请购量的,采购经办人员在议价后,应在请购单中注明,经主管签字确认后上报。(三)采购经办人员接到“材料采购单”后应依采购材料使用时间的缓急,并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料,需精选三家以上的供应商进行招投标,由招标委员会按照投标程序进行公开或非公开招标工作,特殊项目(如涉及资金非常小不适合招投标项目,特殊材料已经确定品牌的项目)进行产品的书面比价,经招标委员会分析后进行议价,议价结果书面上报主管领导。(四)采购部门接到请购部门(生产部、总经理办)以电话联络的紧急采购情况,主管应立即指定经办人员先行询价、议价,待接到请购单后,按一般采

4、购程序优先办理。第五条 审核及批准凡是列入固定资产管理的采购项目应该以“财产支出”批准权限进行上报。第六条 订购(一)采购经办人员接到经批准的“材料采购单”后,应以“订购单”向厂商订购,并以电话或传真确定交货(到货)日期,同时要求供应商在“送货单”上注明“请购单编号”及“包装方式”, 材料需按款号标明分包包装。(二)若属分批交货者,采购经办人员应在“材料采购单”上署名“分批交货”以供识别。(三)采购经办人员使用暂借款采购时,应在“材料采购单”上署名“暂借款采购”,以供识别。第 七 条 价 格 复 核 与 市 场 行 情 资 料 提 供1采购部门应调查主要材料的市场与行情,并建立厂商资料,作为采购及价格审核的参考。2采购部门应就企业内所需要的材料,提供市场行情资料,作为材料批准价格的参考。第八条 质量复核采购部应就企业内所使用的材料质量予以复核(如材料选用、质量检验等)。第九条 异常处理审查作业中,若发现异常情况,采购单位审查部门应立即附异常情况报告资料,通知有关部门处理。

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