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1、食品企业记录及文件管理制度一、目的为了规范公司各类文件的类别、编号规定、格式；编写、审批和发布、发放规则；评审、修订、作废管理，以提高文件编写质量，加强文件的系统性、协调性、合规性、适用性、唯一性；为保证记录收集及时、传递有序、标识清晰、保管齐全完整、归档及时、销毁受控等。特制定本文件。二、适用范围本公司内部文件、外来文件和记录的管理。三、职责1.办公室负责确定公司文件的相关管理要求；负责标准化审查、编号、登记及分发。2.办公室负责外来文件的收发和公司的档案管理。3.各部门负责编制及审核主管工作所需的文件。4.公文的管理执行公司公文管理办法。四、文件分类1.文件分为如下类别：管理手册：向公司内
2、、外部提供关于公司管理体系的一致信息的文件；管理制度类文件：通过公司通知类公文形式发布，适用于公司各部门，或适用于一个部门但较重要的管理类文件。包括：管理制度：规定如何一致地完成主要管理过程的信息的文件，主要用于职能部门管理主要管理过程。方案、办法、细则等：规定如何一致地完成主要管理过程中相对独立活动的信息的文件，主要用于职能部门管理各项相对独立活动。预案：规定各种紧急情况的应急方法的文件。作业类文件：阐明作业标准、作业步骤、作业检查要求的文件，如作业规程、安全操作规程。记录：规定填写内容的格式文件，一般随管理制度类及作业类文件同时发布。五、文件编制总要求1. 各类文件所规定的条款应明确而无歧
3、义，并且在其范围所规定的界限内按需要力求完整、清楚、准确、相互协调，能被未参加文件编制的相关人员所理解。2.各类文件充分考虑与现行相关法律、法规、规章及相关标准，特别是强制性标准的协调性，并考虑最新管理水平，能达到控制风险的目的。 在各层级文件内，文件的结构、文体和术语应保持一致，同类文件的结构及其章、条的编号应尽可能相同，类似的条款应使用类似的措辞来表达，相同的条款应使用相同的措辞来表达。在各层级文件内，某一给定概念应使用相同的术语。对于已定义的概念应避免使用同义词，每个选用的术语应尽可能只有唯一的含义。文件的内容应便于实施，并易被其他文件引用。为了保证文件的及时发布，在制定文件时，应遵守文
4、件制定程序。在起草文件前，应确定预计的结构和内在关系，尤其应考虑内容的划分。六、文件内容及格式要求公司根据各项管理工作的需要，明确各类文件应描述的基本内容要求。按照相关要求，根据公司实际，规定各类文件格式，以保证公司文件的规范有序。公司管理手册应描述公司的安全管理组织架构、方针、目标等基本信息；公司各项主要工作的责任部门、职能定位及管理要求。管理制度类文件应描述公司层面各项工作的具体要求及方法，应使用的相关记录等。作业类文件应描述相关作业要求、步骤等。记录是反映管理活动实施过程和主要内容。如使用信息系统上的电子记录，按照信息系统上确定的格式执行，在相应的文件中给予说明。七、文件编制、评审1.各
5、部门根据管理需要按照第三、第四项的要求编制相关管理类文件。公司安全管理手册由质安部组织编制；管理制度类文件或作业文件由各相关主办部门负责组织编制。2.办公室组织各相关主办部门评审文件。各文件编制主办部门组织本部门内部评审所负责文件的可操作性；各文件编制主办部门组织相关部门评审所负责文件的接口合理性；当编制部门和评审部门的意见不能达成一致时，办公室组织公司领导评审文件并确认文件。3.各文件编制主办部门提交相关部门评审时可采用以下两种方式： 书面评审：编制部门填写“文件评审记录”中的文件基本信息栏目，提出审阅要求（包括审阅重点、完成时间等），并将待评审文件（电子版、纸质版均可）及“文件评审记录”提
6、交相关评审人员。评审人员按照审阅要求，认真评审文件，并填写“文件评审记录”中的评审意见栏目，按期返回编制部门。跨部门会议评审：分管领导主持，编制部门负责汇报，组织部门形成“会议评审记录”。编制部门根据评审意见进行修订，必要时执行上述条款再次评审。4.管理手册、管理制度类及作业类文件的格式由编制部门根据第4章的要求进行格式自查，办公室进行最终审查，对不符合要求的文件应返回办公室修改，直至符合要求。八、文件审批、发布办公室将经过评审通过后的管理手册、管理制度类及作业类文件按照公文管理办法履行审批手续，并正式发布。办公室按照第四项的规定，对格式符合要求的管理手册、管理制度类及作业类文件给予唯一受控编
7、号，并在“文件管理一览表”中登记。管理手册、管理制度类及作业类文件由办公室以公司通知类公文形式发布，填写发放记录。文件及评审记录交办公室归档。九、在用文件评审及更改、作废各部门根据使用情况，评审文件的持续适宜性，对发现的问题及时记录，填写“在用文件评审/更改/作废记录”，办公室确认是否更改或作废相关文件。办公室每年对所编制的文件进行定期评审，当出现组织机构调整、产品结构调整、作业场所重大变化等情况时，应及时跟踪变更情况，并评审文件是否适宜，填写“在用文件评审/更改/作废记录”，经部门领导确认是否需要更改或作废相关文件。经确认需更改的文件一般由原编制部门组织更改，如转交其他部门更改，应由原编制部
8、门提交相关背景资料。更改完成后，应填写“在用文件评审/更改/作废记录”，并按照第五、六项履行相关手续。经确认需作废的文件由原编制部门填写“在用文件评审/更改/作废记录”，经分管领导审批后，回收作废文件或通知作废信息。因法律或积累知识的目的而需保留的作废文件应标识“作废”，以防混淆，该类文件应单独存放。不需保留的作废文件，由负责回收的部门进行销毁，填写“文件管理一览表”。十、外来文件管理公司应确定管理所需的外来文件类别和明细，并确保外来文件得到识别，控制其分发。公司各相关部门应按确定的外来文件类别和明细收集诸如行业标准、相关的法律法规、用户技术标准或要求、同行业相关技术标准要求等外来文件。各部门
9、收集到的外来文件应及时交与办公室归档管理，办公室将外来文件分类登记在“有效文件清单”中，备注“外来文件”。外来文件的编号可采用原文件编号，如原文件无编号可自行编号，在每份外来文件封面右上角注明新的编号。外来文件的借阅和发放由办公室负责，借阅和发放时要保留相关的记录，并在规定的期限内收回。相关部门应关注外来文件的最新版本，并有新版本生效时，办公室应及时下发有效版本，并将旧版本收回。十一、有效性控制办公室建立包括公司公文、管理手册、管理制度类及作业类文件以及外来文件的“有效文件清单”，通过纸质或信息管理系统公布。 各职能部门内部管理或作业用文件由各部门建立本部门“有效文件（内部制度）清单”，并报办
10、公室备案。文件更改或作废后，应及时更新“有效文件清单”。十二、档案记录管理各部门根据工作需要，可使用如下记录形式：纸质形式，如：表格、传真、照片等；电子媒体形式，如：录音、录像、光盘、数码照片、信息系统上的电子记录等；实物形式，如：奖牌、奖状、奖杯、证书等。各部门在确定需使用的记录样式时，应尽可能使用现有已固化的记录样式，并按照第4章规定的格式框架要求，尽可能保证记录清晰全面。政府机构对相关记录的样式有统一规定的，按其统一规定执行。各种记录应按内容分类，由专人负责填写。记录填写要准确、及时、标识正确、内容具体、字迹清晰、逐栏填写，若有空项应用“-”划去（备注除外）。记录不得随意涂改，确需更改时
11、，应采用划改的方式，划改处应签上更改人的姓名及更改日期。填写人对记录的数据、文字负责，在记录上应签署姓名、注明日期。各部门建立本部门的“记录清单”，收集本部门产生的记录，并按名称、产生时间等进行分类标识整理。部门之间根据需要移交记录，对重要记录的移交应填写“记录交接清单”。需归档保留的记录应按公司档案管理办法规定移交人事办公室存档。政府机构对相关记录的收集、整理、移交有统一规定的，按其规定执行。 各部门对需保存的记录应放于安全、适宜的地方，做到防潮、防火、防蛀、防丢失。各部门根据工作需要，确定本部门记录的保管期限。并在“记录清单”中明确。但最低保管期限不应低于1年。存档记录的保存期执行档案管理办法。公司内部人员因工作需要，经有关部门负责人同意，可以查阅该部门的记录。合同有规定时，顾客或其代表可以在商定期内查阅与合同有关的记录。在第一方、第二方、第三方审核时，相关部门应在审核计划确定的范围内，向审核人员提供需查阅的记录。档案的查阅执行档案管理办法。各部门保存的纸质记录及电子媒体记录中的录音、录像、光盘、数码照片的保存到期后，可以进行销毁。各部门填写“记录销毁清单”，报部门领导批准后销毁。档案的销毁执行档案管理办法。