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1、编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第35页 共35页XX市人民政府办公室工作规范为适应办公室工作需要，切实为领导、基层和群众搞好服务工作，提高办公室工作效能，根据XX市人民政府办公室工作规则及其它有关规定，结合实际，制定本规范。一、全体干部职工行为规范（一）仪表。办公室工作人员仪表要合乎身份，做到端庄、得体、整洁、大方。1、服饰。（1）素雅大方。办公室工作人员在工作中所选择的服饰，要做到“五个要”。即色彩要少、质地要好、款式要雅、做工要精、搭配要合理。（2）庄重得体。女士不得穿过于单薄、透明、短小、紧身的衣服，佩带饰物宜少不宜多；男士短裤、背心不得外穿。不得穿睡
2、衣、拖鞋上班或出入公共场所。（3）洁净整齐。服饰保持干净、平整，若有残破，需及时修补或更换。（4）符合时宜。根据时间、地点、场合选择合适的服饰，特别是在一些重要场合，男士要着正装（深色西服、黑色皮鞋、白色衬衫、打领带），女士着公务套装。保卫人员等有职业制服的，按照要求穿制服。 2、仪容（1）女士宜化淡妆，不得浓装艳抹，不宜用香味浓烈的香水，不得当众化妆或补妆。（2）男士应每天修面剃须，胡须和头发不宜过长。女士长发的应束发、盘发，发型、发色应适宜，一般不染发，头发及时清洗。（3）手、颈部、牙齿要保持清洁。（4）上班前，不喝酒，不吃大蒜等具有强烈异味的食物，勤漱口、刷牙，保持口气清新。（二）用语。
3、办公室工作人员用语力求文雅、和气、谦逊、得体，做到语言内容美和形式美的统一。1、日常用语（1）语言标准。提倡推广和使用普通话，尽量不讲方言、土话。（2）用词文雅。使用约定俗成的问候语、请托语、委婉语等礼貌用语，不讲脏话、粗话。（3）检点语气。做到热情、亲切、和蔼、友善、耐心，不得生硬、急躁、嘲讽、傲慢。2、称呼用语（1）称呼规范。在工作中，一般应采用下述四种正规称呼方式。一是称呼行政职务。尤其是在对外界的交往中，表示交往双方身份有别。二是称呼技术职称。对于具有技术职称者，特别是具有高、中级技术职称者，在工作中可直称其技术职称，如“教授”、“工程师”等。三是称呼职业名称。直接称呼被称呼者的职业名
4、称，如“老师”、“大夫”。四是称呼对方姓名。称呼同事、熟人，可以直接称呼其姓名，以示关系亲近。（2）称呼禁忌。办公室工作人员平日不得采用以下四种称呼。一是庸俗的称呼，特别是在正式场合不得采用低级庸俗的称呼。二是他人的绰号。在任何情况下，不得当面以绰号称呼他人。三是地域性称呼。诸如，“师傅”、“小子”等。四是简化性称呼。在正式场合，不能把“张局长”、“王旗长”称为“张局”、“王旗”。3、交谈用语。交谈用语要热情、谦虚、有礼，尊重对方，理解对方。（1）交谈时，集中注意力，认真倾听，不随意打断别人。（2）正确的意见，应表示赞同，不同的看法，若无原则性问题，也不必细究，若涉及原则，可委婉的予以表达自己
5、的观点。（3）交谈中，不开过分的玩笑，不传播不利于团结的言论。避免直接触犯别人感情的话题，避免自以为是的言论。4、电话用语（1）接打电话首先问好，并自我介绍，宜使用“你好，政府办”或“你好，政府办”作为开头语，不得用“喂，喂”或者“你找谁”等开头语。（2）若不是自己的电话，应尽快转给相关人员。（3）通话时，语言要简洁、明了，对重要事务做好记录。通话结束时，通常由对方先挂断，挂断电话前要说“再见”或“谢谢”。（4）在公共场合使用移动电话时，要遵守公共场合的礼仪。在办公室打电话时，声音要低，不得影响他人正常办公。（三）行为。办公室工作人员的行为举止要力求规范、自然、稳重、美观、大方、优雅。1、形体
6、（1）站姿。挺直、舒展，眼睛平视前方，嘴微闭，手臂自然下垂，两腿稍微分开，面带微笑。不得把手插在裤袋里或交叉在胸前，或两腿分开幅度过大、屈腿，或斜靠、卧靠在办公桌等。（2）坐姿。文雅、端庄。女士双膝并拢，手放在双腿中间或上面。男士双膝可适当分开。（3）行姿。抬头、挺胸、收腹，身体重心稍向前倾，双肩放松，双臂自然前后摆动，脚步轻而稳，目光自然前视。忌拖泥带水、低头、弯腰或左顾右盼。2、介绍他人（1）介绍时要清楚提及对方的姓名、单位、职务等内容。（2）为他人作介绍时，注意介绍的顺序，应首先介绍身份低者，然后介绍身份高者，要把职位低的介绍给职位高的，晚辈介绍给长辈，男士介绍给女士，未婚者介绍给已婚者
7、，一般来客介绍给身份较高的主人。3、交流名片（1）用双手递接名片，接到名片后，要认真阅读，以示礼貌。（2）看过名片后，应将名片放好，不要随意乱放。4、握手 （1）使用平等式握手，即大方地伸出右手掌和手指用一点力握住对方的手掌。（2）握手应注意伸手的先后次序。在公务场合，主要取决于职位、身份，在社交场合，则取决于年龄、性别，通常长者、上级、女士先伸手，晚辈、下级、男士才能伸手相握。（3）握手时，伸右手而不能伸左手，不能把一只手放在口袋里。别人主动伸手，要马上回应。握手双方应站着或都坐着握手，若坐着时，有人过来握手，须起立。握手时间应适当，忌敷衍或长握不放。5、接待（1）办公室接待实行问好、让坐、
8、倒水、办事四步曲。客人来访，应起身迎接，做到热情接待，服务周到；态度诚恳，用语文明；一视同仁，积极沟通；办事公正、圆满，道别送行。（2）接待来宾时，要了解来宾的基本情况，制定、落实接待计划，做好接待工作。在工作职责范围内，尽可能满足来宾的要求。对被接待者反映的情况、需要处理的问题，需要请示领导的，由负责接待的相关人员将情况反映给领导，不得将当事人直接带到领导办公室。（3）客人要面见领导的，要事先向领导请示，经领导同意后，将来宾引见给领导。为来宾引见领导时，要走在来宾左前方两三步，到达领导办公室时，应用食指轻扣敲门，不得用手掌用力拍门，待领导答应后首先进入房间，客人随后进入后，为双方进行介绍。介
9、绍完后，引导客人就座，主动倒茶水，然后离开，并轻轻关闭房门。6、其它公共场所的行为（1）行为文明，举止优雅，维护公共秩序，爱护公共财产，遵守社会公德。（2）严禁随手扔垃圾、随地吐痰；当众挖鼻孔、掏耳朵；当众打哈欠、搔头皮；当众嚼口香糖、吃零食等不良行为举止。（3）保持办公室卫生清洁，物品整齐。（4）不得在上班期间玩游戏，闲谈等，不在办公室做私活。（5）保持安静的办公环境，说话做事尽量小声，不得在办公室或走廊内高谈阔论、大声喧哗、嬉笑。（6）在单位内与领导和同事相遇时，要主动问好或点头致意，在走廊内遇到领导或来宾时要礼让，不得抢行。（7）给领导办公室送水、装电脑时，秘书或勤杂等工作人员必须跟踪监
10、督，防止失窃。（8）给领导递交物件时，应站在领导对面，一般不站在领导旁边或后面。如递文件时，要把文字正面向上递交，如是钢笔等，要把笔尖向着自己，以使对方容易接到。（9）与领导同乘一辆车时，请领导从右侧先上车，关好车门后，陪同人员从车身后绕至左侧上车；下车时，陪同人员先下车，必要时替领导拉开车门。（10）开会时，要遵守会场纪律，禁止吸烟。提前将手机关闭或调到静音或震动状态，不得在会场接听。不得在会场上跟熟人打招呼，更不能寒暄闲谈。（四）交往。办公室工作人员在交往过程要做到尊重、体谅、宽容，妥善处理各种人际关系。1、内部交往（1）与上级的交往。办公室工作人员在实际工作中，要处理好自己与上级的关系。
11、一是要服从上级的领导，恪守本分；二是要维护上级的威信，体谅上级；三是要尊重上级，支持上级工作。领导来办公室视察或布置工作，不得接打电话。（2）与下级的交往。与下级进行交往时，办公室工作人员不可居高临下，虚张声势。一是要善于“礼贤下士”，尊重下级的人格；二是要善于体谅下级，重视双方的沟通；三是要善于关心下级，支持下级的工作。（3）与平级的交往。一是要相互团结，不允许制造分裂；二是要相互配合，不搬弄是非，不制造矛盾，不彼此拆台；三是要相互勉励，不允许讽刺挖苦。2、外部交往。 注意牢记身份，检点言行，掌握分寸，公私有别，维护政府和个人形象。（1）与群众的交往。同人民群众直接打交道时，既要不忘自己的身
12、份，又不能过分强调自己的身份；既要具备强烈的为群众服务的意识，又要热情、主动、耐心。（2）与社会的交往。与社会各界人士交往时，要掌握分寸、恪守本分、善于交友、远离不正之风。二、秘书工作规范（一）学习规范。适应新时期办公室工作的需要，秘书人员必须加强学习，注重积累，储备丰富的知识，不断提高自身素质。1、了解掌握情况。为切实发挥好参谋助手作用，秘书人员要积极主动地掌握服务领域工作情况，做好相关材料准备。（1）要对服务领域的工作现状、存在问题及今后一段时期的工作思路做到心中有数，随时整理成文，储备资料。同时，要结合政府工作部署，提前细化服务口工作重点，并根据情况变化，随时修改完善文稿，提前做好工作准
13、备。（2）要主动与对口联系部门对接，随时收集、了解、掌握有关部门工作情况、工作动态，并以信息形式上报。秘书人员每周至少上报信息2条。（3）要对领导在各种会议上的发言、平时的思想观点和工作思路等随时随地记录下来，为写材料提供素材。（4）要加强调查研究，深入实地了解掌握情况，秘书每年要至少完成2篇高质量的调研文章，为领导正确决策提供参考依据。2、储备外围材料。秘书人员要积累丰富的写作素材，为提供高效高质量的服务做好准备。（1）秘书人员要做到“四有”，即有笔记，有剪报，有专业刊物，有电脑下载的资料。（2）秘书人员每年做笔记不少于360页（平均每天做1页笔记），剪报不少于120份（平均每3天剪1份），
14、电脑下载资料不少于120份（平均每3天下载1份）。（3）督查室要加强对秘书人员学习情况的检查，并列入办公室工作督查范围，每半月检查一次。3、加强业务学习。秘书人员要写规范字，讲普通话，熟练使用电脑等办公用具，全面提高业务水平。（1）要加强练字，购置专门书法字贴，订制专门练字簿，每天练字不少于3页（A4纸），并长期坚持下去，每月主动将练字情况统一交秘书室并报督查室检查。（2）要加强电脑知识学习，能够熟练使用五笔打字系统，能够熟练应用WORD办公自动化排版软件,能够熟练制作和使用PPT。（3）要积极参与办公室政务论坛建设，每季度上贴1篇心得体会，每月上贴1期服务口工作进展情况，每周上贴1次服务工作
15、信息,每月参与开展不少于3次的公文交流活动。（4）要认真做好学习例会的备课工作，结合工作实际，合理确定课题，精心设计讲课环节，做到内容充实，形式生动。要求讲课时间一般不少于40分钟，备课内容要在讲课前3天交对口主任和分管主任审阅。（二）办文规范。秘书人员在办文过程中要牢固树立“细节决定成败”的意识，坚持精益求精，打造精品工程，以“严谨、严密、严格”为准则，以 “零失误”为标准，做好文稿起草、审核、时限等环节的工作，确保文稿的时效和质量。1、文稿起草。凡需以旗人民政府或政府办公室名义行文的文件，根据办公室秘书工作分工，确定有关秘书拟稿。遇有分工交叉的，由主办秘书牵头，相关秘书协助共同拟稿。（1）
16、秘书人员要按照领导要求拟文的批示或指示拟文。如遇特殊情况需要及时拟文，可先拟出草稿后再报请办公室相关领导知晓。（2）秘书人员所拟文稿，要符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定，文稿中的方案、措施等要符合实际，切实可行。（3）文稿要完整、准确地体现领导的意图。（4）文稿内容应与旗人民政府、政府办公室以前所发的有效文件相衔接。原则上后用的文件不能违反前面文件。（5）涉及几个部门、地区的事项，事先应认真征求意见和进行必要的协调，尽可能取得一致意见。未能统一的事项，一般不写入文稿，或者把不同意见如实写清楚，提交领导审定。（6）文稿要重点突出，观点鲜明，结构严谨，条理清楚，文字精练，篇幅力求简短。
17、2、审核修改。秘书人员要认真把好文稿内容关、政策关、文字关和格式关。规范性文件由旗人民政府法制办负责审查，并实行审签负责制。须翻译文稿应注明。（1）秘书人员在将公文呈送有关领导签发前要认真审核，严格执行办公室文稿联合修改制，由主笔秘书牵头，其他秘书协作,对起草出的文稿进行联合校对，逐字逐句核对文稿内容。（2）对重要文件和领导重要政务活动讲话等由秘书室组织秘书人员拟写、讨论、审核和完善。（3）对各口上报的文件及需要主要领导审签的文稿，主管秘书拟好文稿后，要由综合口秘书审核把关后，再履行审签程序。3、审签。常规性文件秘书人员核稿后，按照审签程序，依次呈送对口主任、分管政务副主任、办公室主任及政府有
18、关领导审阅、签发即可。如涉及旗人民政府贯彻实施法律、法规、规章和加强各项行政管理工作，在职权范围内制定的规定、办法、细则、规则和通知等规范性文件，经旗人民政府法制办审核把关、旗人民政府常务会议通过后，再按程序逐级审签，最后呈送常务副旗长或旗长审签发布。（1）文稿送审时，秘书人员要对必要的背景情况作简要说明，把握不准的重大问题要明确提示，急办事项要标注时限要求并向领导说明情况。（2）审签过程中领导如有重要改动，要随时向办公室对口主任和分管政务副主任、主任汇报。（3）对领导已做了较大修改的文稿，秘书人员要妥善保管，认真学习、研究、领会领导修改原因、意图及效果。4、保证时效。秘书人员要自觉适应办公室
19、高效率、快节奏、高标准和严要求的工作作风，对领导交办的办文任务，快速高效完成。（1）3000字以内的文稿在半个工作日内拟结。（2）5000字以内的文稿在1个工作日内拟结。（3）5000字以上的文稿在3个工作日内拟结。（4）1万字以上的文稿在1周之内拟结。（5）如遇特殊情况，随到随办。（三）办会规范1、会前准备。会前要认真策划，做好充分准备，协调各方关系，综合考虑各方面因素，把会议的各类事项认真梳理，努力做到周到、周密，周全，切实为领导提供高质量的会务服务。（1）制定办会方案。秘书人员在接到领导办会要求后，要在半个小时内拟出办会方案，明确会议时间、地点、主持人、记录人、参会范围和参会议程等事项，
20、并及时报请办公室分管政务工作的副主任批阅，呈请办公室主任批准。（2）准备会议材料。要在会议召开提前3日完成材料准备工作。对于提交政府常务会议或由主要领导主持召开的旗长办公会议研究事项，对口主任及秘书要请示分管领导提前召集相关部门认真研究讨论，补充完善，确保提交会议的材料成熟，努力使会议成为定事的会议，而不是议事的会议，提高会议效率和质量。（3）及时通知会议。一般提前确定召开日程的会议，要提前半天通知会议，如会议时间安排紧、参会人员多，要将会议通知任务分解给有关秘书和工作人员，保证及时通知会议。临时召开的会议和一些紧急会议，按领导要求随时通知。在通知领导参会时，要当面报告领导会议事项，让领导阅毕
21、会议通知后签注意见，对外出或难以当面签阅会议通知的领导要电话报告，问清领导能否参会，以便及时安排会议。对有特殊事项不能参会的人员要让其向主持会议的领导请假，并做好记录，向有关领导报告。当通知部门正职参会时，因其有事不能参会时，要让其明确参会的副职人员，并要及时通知该副职人员。 （4）认真布置会场。政务室要根据会议涉及内容和参会人数合理确定会场，及时组织办会人员，根据会议形式提前1小时布置好徽标、标语、桌牌等，摆放好水具、湿巾、纸笔等。对一些向上级汇报工作、企业洽谈、迎接参观考察等会议，需要准备水果、香烟的，请示分管主任后要提前准备好，列好计划，依次清点，一项一项的逐步落实，不得遗漏，确保不出差
22、错。（5）做好会议接待。对于需要安排食宿的会议，要提前与有关餐厅和宾馆负责人做好对接，认真检查核对好房间数和需要住宿的参会人员数，以便及时安排住宿人员，要随时查看房间的设施情况，对损坏用具及时维修。并根据与会人员有关情况，及时印制食宿安排单，按时发放。在与会人员入住前要落实专人负责引领工作。此外还要提前安排好车辆、记者等事项。2、会中服务。会中服务要针对不同类型的会议，规范服务标准，做到有章可循。（1）做好会议签到。一般参会人数在50人以上的会议，需要明确2人以上负责签到工作，其中1人负责到会人员签到，1人负责圈记未按时到会人员，并积极联系催促其参会，对因临时有事，不能参会的人员，要及时报告会
23、议主持人，并与相关会务人员沟通，以便及时调整会议座次、座签等。（2）处理好会中的细节性问题。办会人员要根据会场温度情况，及时开关窗户、空调等，保证会场空气新鲜和温度适宜。办会人员要提前预备好部分纸张、笔等用品，并随时观察参会人员的情况，对需要相关用具的及时提供服务。要提前与有关服务人员对接，要求其及时倒水，按时换水。办会人员要做到手勤、眼勤、耳勤，在认真听会、做记录的同时，还要经常留心会场的情况，每隔510秒钟自觉巡视会场一次，注意观察领导传递的信息，快速领会领导的意图，以便及时提供服务。（3）做好会议记录工作。每次会议各参会秘书都要严格执行办文时限要求，按时完成会议纪录。会议记录要达到速度与
24、质量的统一，要把与会领导发言及最后议定事项逐字逐句、全面详细进行记录。每次会议还必须进行录音记录。3、会后工作。会后要及时将会议记录、会议资料等进行分类、整理、存档，同时加强对会议落实情况的督促检查。（1）形成会议纪要。根据会议内容，需形成会议纪要的，要即时拟写下发会议纪要，将会议精神落到实处。（2）整理会议记录。每次会议完毕后要在半个工作日内完成会议记录整理，交对口主任审核后，呈主持会议领导审签，并交政务室存档。（3）监督检查会议贯彻执行情况。会后要跟踪监督检查会议的贯彻落实情况，并随时将相关情况报告有关领导。（四）办事规范。要积极主动完成领导交办处理的各种事务，减轻领导负担，使领导能够集中
25、精力抓全局、抓大事。1、统筹协调。要合理安排时间，高效有序处理事务。（1）在处理较多事务时，要列出清单和时间进度表，分清轻重缓急，逐项办理。（2）做好领导日常事务安排，在每周第一天做好领导本周内工作日程安排，每日下午5：30将领导次日重要活动情况报政务室汇总。要随时掌握领导工作动态，及时调整日程安排。（3）要按照文件内容，分类整理领导办公室各类文件及内务，以便领导能够快速查找相关材料。（4）对上级下发的内容有重复的多个文件或字数在1.5万字以上的文件，秘书要整理出要点，供领导参阅，节省时间。（5）建立工作日志制度。办公室统一订制工作日记簿，各秘书对各自口每日工作情况及领导重大活动进行详细记录。
26、2、认真细致。处理领导交办事项时，要周密思考，反复掂量，做到百密而无一疏。（1）承办领导交办的事项。一是在接受领导交办任务时，要及时做好记录，准确领会领导意图，把握关键环节，及时高效地完成交办事项；二是准确记录交办的时间、地点和要求；三是主动询问并记录承办人告知的办理情况；四是及时向领导报告和反馈办理情况。（2）与领导出差时注意事项。一是提前准备好相关文件和必备材料；二是注重服务细节，照顾好领导的日常起居，随身携带相关用品，提供周到服务。3、沟通对接。秘书与秘书、办公室副主任及主任间要及时反馈有关工作情况做好沟通对接工作。（1）政府领导外出及在旗内活动，对口秘书应将领导活动安排情况及时报告对口
27、副主任及主任。（2）对发生的重大事件要及时反馈对口副主任及主任。确实需要上报的，要严格履行签发程序，未经办公室主任、分管旗长、常务旗长或旗长审批不得上报。（3）秘书与秘书间、秘书与各主任间要经常互通情况，互相了解掌握工作动态，形成步调一致、合力推进工作的局面。三、收发、传阅工作规范（一）签收。办公室机要室负责旗人民政府和办公室各类来文的签收、传阅工作。1、收文渠道。一是邮寄类公文。外收发人员在收到公文信件后，立即转交内收发人员，由内收发人员进行拆装、检阅。内收发人员在收取邮递人员直接送达的机要文件时，要在邮递签收单上加盖“机要文件签收专用章”。二是其他单位直接送达的公文，由内收发人员负责签收。
28、内收发人员如外出不能签收，可以委托办公室其它人员代收。三是电子版公文。内收发人员要每日早、中、晚定时上网查看市政府、市政府办公厅上传的电子版公文，做到及时发现、及时下载签收。四是传真文件。内收发人员在收取传真文件时，要确保传真文件字迹清晰、内容完整。如发现存在问题，要及时与发文机关及时联系解决。2、收文审核。一是对下级机关上报公文的审核。由内收发工作人员负责审核。审核的重点是：是否应由旗人民政府及办公室办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。对未通过审核的公文，要及时退回呈报部门，并说明理由。对
29、通过审核的公文，要及时签收，并履行收文手续。二是对不相隶属关系的其他单位呈送公文的审核。不属于旗人民政府和办公室职权范围办理的公文，要及时退回呈报部门，并说明理由。属于旗人民政府和办公室职权范围办理的公文，要予以签收，并履行收文手续。（二）登记1、编号。按照发文机关分别进行编号，编号的先后顺序按照一年内各类机关来文的时间次序，依次排列。2、登记。详细摘录来文主要信息。包括收文日期，来文机关，秘密等级，公文编号，收文字号等公文基本信息。3、分类。（1）对上级机关来文，要在来文上附“XX市人民政府办公室机要文件传阅单”，并注明来文单位，收文编号，收文时间，原文号等公文基本信息。机要文件，实行专夹签
30、收、专送拟办、办公室领导审核和政府领导批办。（2）对下级机关和不相隶属关系的行政企事业单位来文，要在来文上附“XX市人民办公室文件传阅单”，并注明来文单位，收文编号，收文时间，原文号等公文基本信息。（3）对传真类公文，要在传真件上附“公文承办笺”，并注明收文时间，来文单位，顺序号，原文号，份数等公文基本信息。（4）政务室、总值班室、机要室所接电话通知，要做好记录，填写“XX市人民政府办公室电话记录单”，及时送有关领导审核、批示。（三）传阅1、传阅顺序。内收发人员完成公文登记后，立即将公文送交分管副主任审阅，并拟定传阅名单、范围，提出拟办意见。内收发人员按照传阅名单，“自下而上”依序送达传阅，特
31、殊情况下，按“谁主管谁先阅，谁在家谁先阅”的原则处理，做到随收随传。2、传阅时限。普通文件传阅一般应在收文5个工作日内完成，办结后要及时收回。急件要随到随传，及时催办。3、签阅制度。文件传阅实行圈阅、签批制度，阅文人员对传送文件阅毕后，应签注阅办、批办意见，并履行签字手续。逾期未阅或阅后未签字的，内收发人员应及时提醒。因外出、请假等无法当面传阅的，要及时通过电话、传真、电子邮件及时将传阅文件内容予以告知，并将反馈意见向拟办副主任进行传达。4、情况反馈。有领导批示的文件，内收发人员要将领导批示意见及时反馈拟办副主任，并跟踪落实领导批示意见。凡批交有关部门办理的文件，均要定期跟踪催办，并作催办记录
32、，一般应在一周内办结并及时向分管副主任反馈催办情况，特别复杂一时难以办结的事项也应在一周内说明情况。（四）发送1、发文程序。在公文印制好后，外收发人员认真核对发文签收卡印发范围，清点公文数量，并按照印发范围依次将公文送交有关单位和部门。公文全部发送完毕后，外收发人员要将签收卡及时交政务室存档。2、发文方式。（1）直接送达。凡是公文发往单位在敖镇镇区内的，外收发人员要将公文直接送达，并要求收件人在发文签收卡上签注姓名。（2）网络传输。向市政府、市政府办公厅送发的公文，在公文签发后，由内收发人员通过电子公文交换系统及时传送，并在发文签收卡上签注公文传送时间。（3）邮政寄送。凡是公文发往单位不在敖镇
33、镇区内的，要及时封装公文，并写清收文单位的祥细地址、收件人姓名以及邮政编码等，快速邮寄。邮寄后，要在发文签收卡上签注公文邮寄时间。（4）传真发送。对需立即发出的文件，而又不能直接送达和网络传输送达的公文，要通过传真设备，及时发送。公文发出后，要与收文单位联系，确认对方完整、清楚地收到文件后，在发文签收卡上签注对方接收传真人姓名及发送时间。3、发文时限。常规文件在当日或次日发出，紧急公文按领导要求随时送发。四、文印管理规范。（一）文印工作由政务室统一管理，文印室具体负责公文印制、设备维护、材料保管等有关工作。（二）文印人员对办公室文秘人员呈送领导审签后的文件或材料，要及时打印，保质保量，按时完成
34、打印任务。（三）文印人员要切实保证文件印制质量，如出现错误需重新印制的，费用由责任人承担。（四）文印人员必须遵守各项管理制度，严格执行打（复）印登记制度，按时完成任务。（五）文印人员要提高工作效率，保证打印质量，坚决避免浪费，严格控制打印、复印数量，严格控制材料损耗，不接受外单位的打印、复印任务。 （六）打印、复印的文件材料在20页以上的，须经政务室同意，打印、复印的文件材料在40页以上的，须经分管政务室副主任同意，打印、复印的文件材料在60页以上的，须经办公室主任同意后方可办理。（七）办公室文秘人员除特殊工作需要，一律不准在文印室修改材料。（八）要厉行节约，办公室文秘人员要在电脑上修改文稿，
35、减少文稿打印量，在打印内部送审稿或校对稿时要本着勤俭节约的原则，尽量重复使用纸张。（九）文印室除特殊工作需要外，不得让无关的人员和外单位人员进入。（十）各科室和个人未经领导许可，不得打印或复印与工作无关的文稿，也不准私自到印刷单位打印、复印材料。（十一）文印人员负责文印室设备的操作、维护和管理，其他人员使用文印室的设备时须在文印人员的允许或在其指导下进行。（十二）要保持文印室清洁卫生，特别是要做好文印设备的清洁维护工作，使用时，随开随关；下班时，必须关闭用电设备电源，锁好门，杜绝各类事故的发生。（十三）文印耗材的购买执行如下程序：首先由文印人员根据工作需要提出申请，经政务室审核后，报分管政务主
36、任审批，正式批准后，由财务人员予以购买并进行登记。涉及大型文印设备、大量文印器材等耗材购买的，须经旗人民政府办公室主任审批。五、司机工作规范（一）司机必须认真学习有关道路交通管理法律、法规和规章的规定及相关知识,深刻领会和理解其含义,并能够娴熟应用。（二）政府办公室司机必须严格遵守中华人民共和国道路交通安全法等有关道路交通安全管理的法律、法规及规章的规定,确保安全驾车。（三）司机应爱惜车辆,注意保养车辆,经常擦洗车辆,保持车辆清洁(包括车内、车外的清洁),保证车内空气清新、物品摆放整齐;要在出车前、返回后及行驶途中对车辆进行必要的常规性安全检查。（四）严禁驾驶存在任何安全隐患或故障的车辆。若发
37、现车辆有明显或潜在故障,应及时向办公室车队负责人汇报,并提出具体检修意见和方案,由车队负责人报分管副主任批准后,立即检修。（五）司机要对所驾驶车辆的各种证件的有效性进行经常检查核实,确保车辆的各种证件有效且齐全,并做到随车携带。（六）司机必须管好随车配备的工具及用品,爱护车辆的设施、设备,不得损坏。如有丢失、损坏的,视情节责令赔偿。同时,应节约使用油料。（七）司机要确保所驾驶车辆时刻处于适行状态,随时做好出车准备工作。接到出车指令后,应立即或提前10分钟到指定地点等候。（八）司机在出车期间,要严格遵守道路交通安全法律、法规、规章的规定,文明驾车,不准冒险驾车(包括超速、追赶、抢道、与前车保持车
38、距等),确保行车安全,杜绝交通事故。因违反交通法规被罚款,不予报销。（九）司机要根据不同路段的法定时速标准驾车行驶。如遇领导赶时间,应向其解释清楚,不能违规行驶。（十）司机出车执行任务,要认真执行报告制度。出车前、返回前或遇特殊情况不能按时返回的,都要向分管副主任说明情况,互通信息。（十一）出车在外停放车辆,要注意选择停放地点和位置,不得在禁停路段或危险地段停车。（十二）司机必须加强安全防范意识,关好车窗,锁好车门、尾盖,防止车辆或车内物品被盗。严禁将车辆私自开回家停放。出车返回后,要及时将车辆停放在办公室规定的停车地点。在停放前要认真检查车容及车内是否有用车人遗留物品。如有遗留物品,要及时告
39、知遗留人员。遗留人员不明的,应交办公室统一管理保存。（十三）司机所驾驶的车辆不得随意让他人驾驶;确有特殊情况需他人驾驶的,须经办公室主任批准后,方可转交他人驾驶。（十四）严禁疲劳驾车,司机长途行车时,每2小时左右必须停车休息一次。如因玩牌或搞其他娱乐活动而影响出车,在执行XX市人民政府办公室过错问责办法的同时,对其进行严肃处理。（十五）严禁在车辆行驶过程中有接打电话、吸烟、喝水、吃东西等影响行驶安全的行为。（十六）严禁酒后开车。如发现酒后开车者停职离岗,并按有关规定给予处罚;如因饮酒驾车造成重大事故者,开除公职,同时移交司法机关追究其民事赔偿责任和刑事责任。（十七）司机必须服从办公室的工作安排
40、,服从分管副主任的指挥调度。（十八）为确保工作联络和沟通渠道畅通,司机手机要保持24小时开机。（十九）司机要着装整洁、礼貌待人、热情服务、文明用语。严禁说粗话、脏话。不说与工作无关的话,不传递领导和乘车人谈话内容、个人隐私及相关信息。（二十）司机要保持良好的工作状态,妥善处理好工作与休息的关系,确保精力充沛。（二十一）司机要严格执行办公室的考勤制度,除因公出车外,要按时上下班,认真履行签到、签退手续。（二十二）上班时间司机未被指派出车的,不得随便外出,不得影响他人正常工作。应将车辆停放在办公室指定的停车地点,在司机室等候出车。特殊情况确需外出的,应向服务领导、对口副主任和车队负责人请示,经准许
41、后方可外出。（二十三）司机要认真参加办公室组织的统一学习,积极加强自学,做好学习笔记。同时,办公室车队要组织司机进行技能竞赛,每年至少举行4次,将学习和技能竞赛情况列入司机年度考核。（二十四）办公室要加强对司机的考核,对工作怠慢、违反制度、发生事故者,视情节给予严肃处理;对于工作勤奋、遵守制度、表现突出的,可视情况给予奖励。六、保安工作规范（一）执勤范围。党政办公楼及前后院，办公楼两侧，公寓楼。（二）执勤方式与具体任务。实行24小时门卫值班及巡查制度，分白天、夜间两班制（均12小时）进行轮流值班。1、固定岗位。白天设在一楼大厅，负责登记、观察来访人员，对闲散人员进行控制管理，维护楼内正常办公秩
42、序；夜间设在值班室，密切监视监控影像，发现可疑人员，迅速制止并控制管理；同时，负责拨打或接听电话，及时请示报告或接受上级指示要求。2、移动岗位。负责对楼内楼外进行不定时不间断的巡逻检查，指挥、疏导出入车辆，保证车辆停放在规定位置；严格管理办公楼区域内的所有设施设备、地表物，并做到细致检查，及时发现或处理安全隐患；夜间，负责开关东西大门和照明灯，登记各停放车辆的牌照号，采取防范措施，以防被盗。（三）执勤登记和请示报告制度1、做好记录。对来访人员登记由值班人记录，要写清来访人员的姓名、职务、单位或地址、所办事由及被访人，必要时留下来访人员的联系电话。2、记录内容。值班日记由值班人记录，主要记载上级
43、指示、通知、交办的事项及在值班巡查期间所发生和处理的问题。3、记录要求。记录必须清晰、准确，不得随意涂改，并妥善保管。4、遇特殊情况要及时报告。保安人员遇到紧急情况和重大问题时，必须及时、准确地向办公室分管领导请示报告，执行结果要及时反馈，并做详细记录。（四）执勤交接班和检查反馈制度1、认真遵守交接班制度。保安人员要严格遵守交接班制度，按规定的时间交接班。因故不能执勤时，必须提前办理请假手续。2、认真履行交接班程序。接班人员必须提前10分钟到岗；交班人员应告知本班发生的情况和处理结果，并交待需要继续办理的事项；双方签字备查。3、加强值勤情况的检查。办公室对保安人员值勤情况适时进行检查。勤务检查
44、的内容以保安人员履行职责情况和岗位要求为主。对勤务检查中发现的问题和处理结果做好记录，每半个月向办公室分管领导反馈意见或建议，重要问题及时向上级汇报。（五）执勤处置程序和方法1、观察首先，在未进入办公楼前，就开始观察、预感来访人员；其次，对来访人员登记的同时，要从来访人的陈述、语气、行为、表情、携物等方面进行观察，对有疑点者应重点盘问和查验，从而确认来访人的基本动向和目的；若确定为可疑人员，必须严厉劝阻和制止，并迅速报告分管领导。2、一般情况的处置（1）对一般正常上访的人员：登记完，指引或领到信访接待室，杜绝在大厅和楼道内乱窜或大声吼叫。（2）对一般群体上访的人员：要反应迅速，留下1-2名来访
45、人员进行登记，把剩余人员要及时带到信访接待室，并严格控制、管理上访人员，绝不允许上访群众在楼前楼后、楼道大厅内乱窜乱叫。（3）对找领导的人员：做好登记后，先与对口主任或秘书电话联系，确认无误后，及时引领到分口主任或秘书办公室；若领导不在，一定要做好解释答复工作（也可留下联系电话）；若要等领导，让其坐在值班室。（4）对于无理取闹、醉酒闹事、神经不正常的人员，必须采取严厉管制，防止扰乱公共秩序，保护内部安全。3、紧急情况的处置当发生重大刑事、治安、群体性事件，干扰、破坏党政办公楼的正常工作和生活秩序时，保安人员应将有关情况及时报告办公室领导，并可报告敖镇派出所，请求增派民警，协助做好疏导工作，维护
46、公共秩序。4、处置原则（1）保安人员必须严格遵循处置程序和方法，认真执行执勤规定。（2）保安人员不得有越权行为，不得意气用事，必须做到有理、有节、有序，处置妥当，行为规范。（3）做到耐心说服与劝阻疏导相结合，因人而异，因时而行。（4）保持警惕，反应迅速，及时报告，及时处置，防止事态扩大。（5）以维护公共秩序，保护内部安全为根本出发点和最终目的。（六）会议讲评制度。办公室每周召开一次会议，小结讲评保安人员值勤情况。对存在的问题要严肃查处，并督促改正。对表现好的同志要及时表扬。通过深入细致地思想交流，进一步提高保安人员的思想觉悟，增强责任感和使命感，全力做好本职工作。（七）保安人员职责1、服从管理
47、，听从指挥，严格执行执勤规定。2、坚守岗位，忠于职守，认真做好责任范围内的防火、防盗、防爆炸等安全防范工作，若发现安全隐患立即消除，并报告办公室领导或公安部门，协助予以处置。3、对发生在责任区内的刑事案件、治安事件和灾害事故，及时报告公安机关和办公室领导，并迅速采取措施保护现场，协助予以处置。4、始终保持高度的警惕性，增强忧患意识，强化工作责任心。5、努力学习相关法律法规和政治理论知识，熟记有关安全保卫制度条例，提高思想认识，提高依法办事的能力。6、积极参加体能训练和业务培训，增强体质，提高业务技能。7、爱岗敬业，团结互助，坚决完成上级所交给的其它各项任务。（八）保安人员岗位要求1、着装仪表（
48、1）在工作时间，必须统一着保安制服。（2）保安制服不准与便服混穿，不同季节的保安制服不准混穿。（3）着保安制服应干净整洁，不准披衣、敞怀、挽袖、卷裤腿、歪戴帽子、穿拖鞋或赤足。（4）保持面部、手部清洁卫生，不准留长发、大鬓角和胡须，不剃光头。2、行为举止（1）精神饱满，姿态端正，动作规范，举止文明。（2）与人交谈时，不准背手、袖手或将手插入衣兜或双手交叉在胸前。（3）不准搭肩、挽臂、边走边吸烟、吃东西，嘻笑打闹。（4）不得哼歌、吹口哨、跺脚，不得随地吐痰、乱丢杂物。（5）接见领导慰问、检查时，要自行起立，回答问题要干脆、简要，声音明朗。3、其他要求（1）必须掌握党政办公楼内的领导、主任、秘书的姓名、职务、房间号、办公电话等。熟悉各领导的车牌号。熟悉楼内其它单位的工作人员。（2）必须熟悉党政办公楼区域周边环境、地形地物，确定区域内的要害部位及巡逻重点。（3）