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1、云OA协同办公平台系统操作手册中国通讯服务创立信息公司用户手册目 录1.系统的操作说明31.1.使用系统前的注意事项31.2.为什么用户登录进入后，很多功能不能用？41.3.在发文管理里面使用不了word编辑窗口怎么办？41.4.如何进行WEB打印？71.5.如何登录系统91.6.如何修改系统个人密码101.7.怎样查看自己的待办事项？101.8. 怎样查看自己的待阅事项？111.9. 如何使用系统选择人员121.10. 处理自由发文122.行政办公152.1.发文管理152.1.1.自由发文152.1.2.固定发文182.1.3.发文草稿192.1.4.在办发文192.1.5.已办发文202
2、.1.6.文件分发202.2.收文管理202.2.1.手工登记202.2.2.分发签收212.2.3.收文登记212.2.4.签转222.3.经济事项222.4.合同管理242.4.1.合同申请242.4.2.合同签署252.5.差旅事务253.费用管理253.1.差旅报销253.2.借支管理263.3.付款申请273.4.费用报销274.费用管理 II / 391. 系统的操作说明本操作说明，以Windows操作系统为例。客户机操作系统: Microsoft Windows 98/NT/2000/XP/win7浏览器: Microsoft IE 7.0 以上分辨率: 1024 768 以上分
3、辨率1.1. 使用系统前的注意事项因为本系统使用了部分第三方控件，这些控件只对微软的IE7以上版本有较高的适配，故在使用本系统前请确认你的浏览器是微软的IE7以上的版本。如果非IE或IE7以下的版本，系统将会在登录后的个人首页做出类似以下的提示。根据用户使用角色的不同，必须安装的工具也有所不同。1、 电子印章制作的用户必装工具有：NTK04021EKEY盖章工具。2、 发文、发文审批、写文号、套红用户必装工具有：Office控件安装程序。3、 用章用户必装工具有：Office控件安装程序、NTK04021EKEY盖章工具、PDF转换工具。4、 普通收文用户必装工具有：PDF浏览工具。相关下载在
4、用户登录后，个人首页提供了相应的下载区。1.2. 为什么用户登录进入后，很多功能不能用？用户初次登录系统后，发现很多功能都点不进去。这是因为你没有足够的权限，可以跟管理员申请。1.3. 在发文管理里面使用不了word编辑窗口怎么办？在发文管理的“发文拟稿”功能里面一点击“正文编辑”后;或者在处理发文时，点击“查看正文后(见上图)，系统提示没有安装office控件，或者系统提示安全设置已经阻止了该activeX控件的运行。需要作以下处理： Office控件安装设置：1.打开IE浏览器设置，选择“Internet选项”。2.将OA访问地址添加到“可信站点”中；选中，点击后，在“网站添加到区域”中，
5、增加OA访问地址后，并取消“对该区域所有站点要求服务器验证”选项，点击增加“添加”按钮后关闭该窗口。3.选中“可信站点”，点击。 如果是外网用户请加:84994.将activeX控件设置和插件下面的内容都设置为“启用”或“提示”后点击“确定”按钮，关闭浏览器并重新打开登录OA系统。5.登录OA系统，点击“编辑正文”或“查看正文”链接，IE浏览器会提示需要加载控件，点击“运行加载项”，在弹出的窗口点击“运行”。浏览器自动安装office控件，重新点击“编辑正文”或“查看正文”链接，系统自动加载office控件。1.4. 如何进行WEB打印？系统所涉及到的发文、收文、经济事项表单都可以通过WEB页
6、面打印，在IE浏览器中，因为安全因素考虑，可能禁用了IE打印功能的activeX控件，被禁止后可能会有如下提示：此时，我们需要作以下处理：将activeX控件设置和插件下面的内容都设置为“启用”或“提示”后点击“确定”按钮，关闭浏览器并重新打开登录OA系统。按照以上设置，那么我们就可以进行打印了。默认情况下，基于WEB的打印会在打印后的页面页头和页尾加上标题或网页地址，如果想要去掉这些信息，我们可以点击“打印页面设置”进行修改。把页眉和页脚的所有选项都设置为空即可。1.5. 如何登录系统第一步：在IE浏览器的地址输入框中填写服务器IP地址与端口。 外网访问：:8499第二步：在登录页面的用户名
7、及密码输入框中填写登录信息。第三步：如用户登录信息填写正确则显示“首页”。1.6. 如何修改系统个人密码第一步：进入综合办公系统点击正上方的 “修改密码”图标进入密码修改页面第二步：在“新密码”输入框中重复输入新密码,点击“保存修改”即可。1.7. 怎样查看自己的待办事项？共有两种方法可以进入待办事项：第一种方法：1.进入系统首页后（一级菜单“首页”），在页面的中间位置如图所示：2.点击待办事项的标题，可以进入相应的收发文处理(如审批、会签、套红、用印、分发、签收、签发、阅文签字等).第二种方法：1.点击“协同办公”（一级菜单）选项卡进入协同办公菜单选择页面。在协同办菜单选择页面上逐个点击二级
8、菜单条，找到“待办事项”三级菜单。2.点击“待办事项”三级菜单后，进入如下待办事项界面后，就可以进行处理了。1.8. 怎样查看自己的待阅事项？共有两种方法可进入待阅事项。第一种方法：1.点击“首页”一级菜单选项卡后，再点击“待阅事项”选项卡。第二种方法：1.点击一级菜单“个人办公”，进入个人办公菜单选择界面，找到“待阅事项”后，直接点击三级菜单“待阅事项”便可进入界面。1.9.如何使用系统选择人员打开部门人员选择窗口。点击展开下级部门；选中人员名称前的将此人员添加到右侧已选择人员列表；选中部门名称前的将此部门下的全部人员增加到右侧已选择人员列表；（提醒：请先展开部门下的全部人员）选中右侧的已选
9、择人员姓名前的，点击按钮将该人员从已选择列表中移除；在“输入快速查询”处输入您要查询的用户姓名，系统将列出符合您要求的用户，点击用户名称将该人员增加到已选择人员列表1.10.处理自由发文1.自由发文拟稿。2处理自由发文-如果你是该流程的发起人。发文提交成功后，待你所提交处理人处理完成之后。你可在待办事项中处理你申请的发文。提交：选择需处理此发文的处理人，该处理人处理完成后，将回到你的待办列表，直到流程结束。转办：选择帮你完成此流程的人，他将代替你为此发文进行提交，结束流程等一系列操作。查看正文：可在线编辑和预览正文，并提供强大留痕功能。流转记录：查看流程历史走向。结束流程：结束此流程。返回：返
10、回上一页。2. 如果你是该流程环节处理人（发文申请提交给你处理）处理发文申请如果你拥有套红，印章等权限，可对正文进行以下操作。点击弹出上传附件窗口点击可查看已上传的附件点击可对正文编辑（注：提供强大的留痕功能）。编辑正文后需如果你有套红权限，可点击模版操作，选择你需要的类型套红，点击模版套红，你会看到套红后的效果；然后点击套红保存。如果你有印章权限，可点击印章操作，会显示出一下画面。（套红后才能印章）首先选择用印类型。然后点击成文用印，输入密码后，正文会出现用印效果。然后点击用印保存。若要进行文件分发操作，需生成pdf文件(需安装PDF转换工具，可在下载中心下载)。点击生成PDF,你可根据系统
11、提示，点击操作完成。2.行政办公2.1.发文管理发文管理模块主要完成发文所涉及的一系列操作：发文拟稿、领导审签、领导签发、发文套红、成文用印、成文分发等。系统对发文的整个流程进行跟踪，详细记录公文的当前状态、发文审核的过程和领导审签、签发意见；并且系统还提供强大的痕迹保留功能。主要包括以下功能模块：发文拟稿、发文草稿、在办发文、已办发文、固定流程、我的发文。2.1.1.自由发文自由发文模块提供了编写发文信息、编辑正文内容、打印红头底稿、保存为草稿、提交处理人处理等功能。2.1.1.1. 进入拟稿页面首先点击首页顶部菜单栏的“行政办公”菜单，然后点击点击“发文管理”图标，再点击“自由发文”图标，
12、进入选择红头底稿页面，选择一个底稿，打开拟稿界面。2.1.1.2. 编辑底稿请先选择底稿，页面将会自动刷新加载您选择的标题；在留言处，您可以写下你的意见，以便让下一环节处理人浏览；点击图标使用日历控件来修改拟稿时间；表单上的文件标题必须填写，其他的信息（主题词、主送、抄送等）是选填项；点击系统将新打开正文编辑页面，点击将当前编辑的发文保存为草稿并转到草稿列表，点击选择下一步处理发文人员后将发文提交其处理；点击系统将打开打印页面；点击返回上一页面。2.1.1.3. 正文编辑第一次打开编辑正文页面后，系统会提示加载office控件，（安装office控件的说明请参考本手册1.3在发文管理里面使用不
13、了word编辑窗口怎么办？）在office控件中编辑您的正文内容后，点击系统将保存您编辑的正文并关闭正文编辑页面，点击系统将不会保存您编辑的正文，仅关闭正文编辑页面，点击或双击窗口office控件将放大至全屏方便您编辑文件，点击系统将从全屏模式返回到窗口模式。（注意：保存编辑正文必须在窗口模式下才能进行。）2.1.1.4. 保存草稿（注：保存草稿时必须填写发文标题和编辑正文。）保存成功后后进入发文草稿：2.1.1.5. 提交发文点击提交进入系统选择人员界面（参考1.9.如何使用系统选择人员），点击确定提交发文。2.1.1.6. 打印底稿点击系统将打开打印页面。点击按钮直接打印当前页面显示的内容
14、；点击按钮打开打印设置窗口；点击按钮打开打印预览窗口；点击按钮关闭打印页面。2.1.2.固定发文1.编辑操作参考2.1.1.自由发文2.点击提交会提交下一个环节处理人，点击确定，发文成功。2.1.3.发文草稿发文草稿模块提供了草稿列表查询、草稿删除功能。点击“发文管理”下面的“发文草稿”图标打开发文草稿页面。在“标题”处输入您要查询的标题内容点击，系统将返回发文标题包含您输入内容的发文草稿；点击文件标题的链接将打开发文编辑页面，对此文件进行编辑；点击将删除此发文草稿。2.1.4.在办发文在办发文列表列出的是当前登录者拟稿、并且流程还未走完的发文。点击“发文管理”下面的“在办发文”图标打开在办发
15、文页面。2.1.5.已办发文已办发文列表列出的是当前登录者拟稿、且流程已经走完的发文。点击“发文管理”下面的“已办发文”图标打开在办发文页面。点击发文标题名称打开发文查看页面，查看发文内容。在“标题”处输入您要查询的标题内容点击，系统将返回发文标题包含您输入内容的已办结发文。2.1.6.文件分发2.2.收文管理用户进入“行政办公收文管理收文处理”界面。2.2.1.手工登记1.用户有外部收文需要登记，点击手工登记。可以根据收文的需要选择相应的收文标题，在底稿填入需要的收文内容，添加正文文件，附件文件，给下一个处理人留言。点击“提交”，弹出选择人员的窗口，选择所需人员。2. 点击“保存登记”，则把
16、所填写的收文信息记录在自己“收文登记”页面，通过签转功能进行收文的提交。点击“打印”弹出打印底稿页面，可通过相应功能按钮进行操作。3. 点击“返回”，返回到“收文登记”页面。2.2.2.分发签收当有用户对发文进行分发后，在分发的相应人员的系统首页“待办事项”处，会显示相应需签收的发文。也可以在系统“个人办公待办事项”中查看。如果文件标题后面带有图标，表示包含附件。点击该标题后，进行自动签收，页面会自动跳转到“处理收文页面”。2.2.3. 收文登记用户进入“行政办公收文管理收文处理”界面点击收文标题，会弹出当前收文正文文件的下载、保存、取消提示。点击收文标题后的，会弹出当前收文关联的附件文件的下
17、载、保存、取消提示。鼠标悬停在上，会显示当前附件的名称。点击“删除”，可以删除记录，该条记录是通过收工登记录入系统。点击“更多”，显示该收文相应的信息。2.2.4.签转用户选择“收文处理”中1条记录进行签转。2.3.经济事项1.进入行政办公-经济事项-事项申请点击新增进入事项申请界面（文件名为必填项）2.点击提交，提交到下一个环节处理人。3.你可以在经济事项列表信息中查看，你所申请的流程的状态。也可以点击查看申请信息，查看流程流转记录。2.4.合同管理2.4.1.合同申请点击新增，发起申请。列表可查看已申请合同信息，点击查看申请信息，可在里面查看流转记录。进入合同申请。合同名称为必填项。申请是
18、流转记录没有内容。申请完成后可在历史列表中查看详情。参照2.3.经济事项2.4.2.合同签署2.5.差旅事务1.行政办公-出差申请。2.出差申请审批流程结束（申请通过）才能进行差旅报销。3.点击新增进入申请页面（选择要申请的流程）4.根据自身情况填写，出差任务单，出差人职务、事由、时间等为必填项。点击提交，提交申请。5.在出差任务列表中查看流程信息。3.费用管理3.1.差旅报销费用管理-差旅报销。出差任务审批通过才能进行差旅报销。3.2.借支管理费用管理-借支申请借支申请审批通过，可在列表中直接点击费用申请。点击新增申请借支3.3.付款申请参照3.2.借支管理3.4.费用报销参照3.2.借支管
19、理4.后勤管理4.1.进入后勤管理。资源类别配置：增加和管理资源类别、名称。并提供与采购借用相关的数据计算能力。库存查询：点击查看库存现有资源。采购申请：申请采购，进入采购流程环节。环节处理人可在待办事项审批。采购登记：采购申请审批通过后可进行采购登记，并统计入库存。领用申请：进入领用申请环节，等待环节处理人处理。领用登记：领用申请审批通过后，可进行领用登记，并统计入库存。借用申请：类似采购申请、领用申请。借用登记：类似领用登记、采购登记，但需申明归还日期，以进入借用归还管理。借用归还管理：进行归还管理，并统计入库存。设备维修申请：申请维修设备，进入流程，等待处理。采购查询、借用查询、领用查询
20、：分类查询，更方便快捷。4.2.流程审批5.车辆管理5.1：进入车辆管理5.1.1:车辆档案提供车辆年龄、保险、事故和车辆基本信息管理。5.1.2：基础数据提供与车辆相关的一些基本信息管理。如：加油站、维修站、往来单位、保险公司等等。5.1.3：车辆维护可进行车辆维修养申请，进入审批流程。并统一安排登记。5.1.4：驾驶员管理对驾驶员基本信息和违章记录等基本信息进行管理。5.1.5：车辆信息查询车辆及相关基本信息。5.1.6：车辆使用车辆使用申请，进入流程审批环节，申请通过可分派车辆。使用完车辆后，进行场登记管理。6系统管理员的操作要点6.1.用户管理6.1.1用户组织A 双击中间的文件夹图标
21、，可查看公司的组成结构，和相关部门。B 通过新增，修改，删除可对公司组织结构进行管理。6.1.2用户管理A 双击文件夹图标可快捷查看相关部门人员。B 新增、修改、禁用。可对用户进行管理。C 角色管理可多对多的对用户进行角色管理。D 流程选择可多对多的选择用户所能够发起的流程。6.1.3角色管理所有角色进行管理6.1.4.群组管理创建群组，并可在群组中添加多个成员，以达到快速选择多人的目的。6.2.办公管理企业通讯录：管理集团内部人员的通讯信息。套红模块：上传套红模版，在发文中使用一键套红将使用你所上传的模版，达到快速编辑的作用。网页签章：对电子签章进行管理，可设置签章密码，和内容等信息。公司印章：可编辑印章上传，可设置印章使用人和密码。底稿标题：在此处可统一设置发文和收文等底稿的标题样式内容。底稿表单：管理和设计流程样所使用表单代字管理：表单生成的文号，等类型。6.3.流程管理6.3.1.流程设计A流程设计：B流程编辑：C 编辑流程内容： 6.3.2.流程角色设定流程环节角色，同时可设定拥有该角色的用户，流程走到相关环节将由拥有该角色的人处理。6.3.3.表单元素设定用户能在表单中执行的操作。 38 / 39