第二篇会展管理精选文档.ppt

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1、第二篇会展管理本讲稿第一页，共一百一十五页v第一章会展产业链分析第一章会展产业链分析v第二章会展业的宏观、中观及微观管理第二章会展业的宏观、中观及微观管理v第三章会议管理第三章会议管理v 第四章会展活动的危机管理第四章会展活动的危机管理v 第五章会展旅游管理第五章会展旅游管理2本讲稿第二页，共一百一十五页第一章会展产业链分析第一章会展产业链分析第一节第一节 会展产业链概述会展产业链概述第二节第二节 会展业产业链上游会展业产业链上游第三节第三节 会展业产业链中游会展业产业链中游第四节第四节 会展业产业链下游会展业产业链下游第五节第五节 会展产业链的延伸会展产业链的延伸3本讲稿第三页，共一百一十五

2、页第一节第一节 会展产业链概述会展产业链概述一、一、会展产业链的特征会展产业链的特征 会展产业价值链会展产业价值链，是以专业展览公司和展览场所为核是以专业展览公司和展览场所为核心，由参展商、信息传播机构、展览工程公司、展览服务心，由参展商、信息传播机构、展览工程公司、展览服务机构和最终的消费者等多个部分共同组成的链条，这一链机构和最终的消费者等多个部分共同组成的链条，这一链条上的每一个元素紧密联系，互相作用，创造出比单一企条上的每一个元素紧密联系，互相作用，创造出比单一企业更大的协同效应。业更大的协同效应。1、增值性、增值性2、循环性、循环性4本讲稿第四页，共一百一十五页二、会展产业链的构成二

3、、会展产业链的构成（一）从（一）从展览活动的基本要素看展览活动的基本要素看1、展览会的主体：展览会的主体：展览会的主办者。展览会的主办者。2、展览会的客体：展览会的客体：展览会的服务对象即参展厂商和专业观展览会的服务对象即参展厂商和专业观众。众。3、展览会的中介展览会的中介：展示场所各会展中心和展览场馆（展厅、展示场所各会展中心和展览场馆（展厅、展场）。展场）。4、展览服务机构：展览服务机构：涉及展览会各个环节的服务机构如翻涉及展览会各个环节的服务机构如翻译、餐饮、物流等。译、餐饮、物流等。5、展览会传播的信息：展览会传播的信息：相关产业、企业、生产者与消费者相关产业、企业、生产者与消费者的多

4、层次信息。的多层次信息。5本讲稿第五页，共一百一十五页（二）从会展产业链的划分看（二）从会展产业链的划分看1、上游企业、上游企业 是会展活动的开发者和拥有者，也可以是会展活动的是会展活动的开发者和拥有者，也可以是会展活动的专业管理公司（即为主办单位提供整体策划的承办商）。专业管理公司（即为主办单位提供整体策划的承办商）。2、中游企业、中游企业 为会展活动提供场馆、设施、服务的企业组织。为会展活动提供场馆、设施、服务的企业组织。3、下游企业、下游企业 直接或间接为会展活动主办单位、参与方、观众提供直接或间接为会展活动主办单位、参与方、观众提供服务的部门，如：展览展台装潢、商务服务、商务旅游、服务

5、的部门，如：展览展台装潢、商务服务、商务旅游、媒体广告、法律咨询等。媒体广告、法律咨询等。6本讲稿第六页，共一百一十五页（三）从会展活动的纵向市场关系看（三）从会展活动的纵向市场关系看 会展业根据业务流程和专业化分工，分别在会展产会展业根据业务流程和专业化分工，分别在会展产业链的上、中、下游形成了业链的上、中、下游形成了会会展展经营、展、展馆经营和和会会展展服服务三个会展业务细分市场。三个会展业务细分市场。7本讲稿第七页，共一百一十五页三、会展产业链分工、合作的动因三、会展产业链分工、合作的动因 从国际会展业发展的趋势来看，展览服务公司和展览从国际会展业发展的趋势来看，展览服务公司和展览场馆经

6、营呈现分工合作的趋势，而不是纵向一体化的产业链场馆经营呈现分工合作的趋势，而不是纵向一体化的产业链整合。整合。因为：因为：1、存在风险、存在风险2、规模造成管理协调上的困难、规模造成管理协调上的困难3、专业化带来的利益更大、专业化带来的利益更大 因此，通过服务的外包，上、中、下游的企业可以形成因此，通过服务的外包，上、中、下游的企业可以形成一个紧密合作的产业网络，从而使得上、中、下游企业具有一个紧密合作的产业网络，从而使得上、中、下游企业具有更大的灵活性，以此抵抗行业风险。更大的灵活性，以此抵抗行业风险。8本讲稿第八页，共一百一十五页第二节第二节 会展业产业链上游会展业产业链上游一、会展的概念

7、策划与实施一、会展的概念策划与实施 包括会展主题、会展的定位、会展运作模式、会包括会展主题、会展的定位、会展运作模式、会展控制和危机应急系统和措施，会展人员需求、会展展控制和危机应急系统和措施，会展人员需求、会展环节的物资配备和程序等。环节的物资配备和程序等。9本讲稿第九页，共一百一十五页二、会展宣传二、会展宣传 会展宣传会展宣传是对会展主题和概念的传播。是会展营是对会展主题和概念的传播。是会展营销活动实际操作的开端，销活动实际操作的开端，是实现会展从概念阶段到实是实现会展从概念阶段到实体运作阶段的起跳体运作阶段的起跳。三、会展组织三、会展组织 会展的组织会展的组织涉及招商、场馆的确定与洽谈、

8、服务的安涉及招商、场馆的确定与洽谈、服务的安排等，是对会展主题和概念的实施，资源的整合和相关活排等，是对会展主题和概念的实施，资源的整合和相关活动的展开。动的展开。由于会展业的上、中、下游的合作分工关系，因此，会由于会展业的上、中、下游的合作分工关系，因此，会展的协调、沟通和实施程序是会展取得成功的关键。展的协调、沟通和实施程序是会展取得成功的关键。10本讲稿第十页，共一百一十五页第三节第三节 会展业产业链中游会展业产业链中游 会展产业链的中游会展产业链的中游主要是以场馆为中心的展览、会主要是以场馆为中心的展览、会议、活动场地的出租和管理、场馆设施的更新与维护、会议、活动场地的出租和管理、场馆

9、设施的更新与维护、会展服务等业务环节。展服务等业务环节。一、产业链中游场馆硬件管理的重点一、产业链中游场馆硬件管理的重点1 1、安全第一、安全第一2 2、提供舒适环境、提供舒适环境3 3、物料和展品进出的便捷、物料和展品进出的便捷4 4、建筑物及设备妥善的维修保养、建筑物及设备妥善的维修保养5 5、慎重增添特别设备或器材、慎重增添特别设备或器材6 6、注重环保、注重环保11本讲稿第十一页，共一百一十五页二、产业链中游场馆软件管理需考虑的因素二、产业链中游场馆软件管理需考虑的因素1 1、市场定位、市场定位2 2、专业管理人才的素质、专业管理人才的素质3 3、服务标准、服务标准4 4、场馆使用率、

10、场馆使用率5 5、竞争对手、竞争对手6 6、社会责任、社会责任12本讲稿第十二页，共一百一十五页三、中游产业链核心三、中游产业链核心现代会展中心的特现代会展中心的特征征1、规模大、规模大2、设施全、设施全3、智能化水平高、智能化水平高4、规划设计、规划设计“以人为本以人为本”1 1）场址选择）场址选择“以人为本以人为本”2 2）内部布局）内部布局“以人为本以人为本”3 3）展馆设计）展馆设计“以人为本以人为本”5、经济实用、经济实用6、政府支持、政府支持13本讲稿第十三页，共一百一十五页第四节第四节 会展业产业链下游会展业产业链下游 会展产业链下游主要是和会展相关的物流、餐饮、会展产业链下游主

11、要是和会展相关的物流、餐饮、住宿、休闲、购物、交通、律师事务所和咨询业务、展住宿、休闲、购物、交通、律师事务所和咨询业务、展览培训等。览培训等。一、相关服务一、相关服务二、展览运输二、展览运输三、咨询、培训和法律等中介服务三、咨询、培训和法律等中介服务14本讲稿第十四页，共一百一十五页第五节第五节 会展产业链的延伸会展产业链的延伸一、会展业的价值链一、会展业的价值链 硬件设施硬件设施（交通、停车、城市人文环境和生态旅游环境）（交通、停车、城市人文环境和生态旅游环境）人员人员（专业技能、素质、组织协调能力、培训）（专业技能、素质、组织协调能力、培训）资金和信息的获得资金和信息的获得（政府支持、行

12、业协会支持、相关行业支持）（政府支持、行业协会支持、相关行业支持）策划、招商营销宣传、物流、场馆租赁、工程设计、配套服务、策划、招商营销宣传、物流、场馆租赁、工程设计、配套服务、会展评估和改进、客户关系和档案会展评估和改进、客户关系和档案15本讲稿第十五页，共一百一十五页二、会展产业链延伸的类型二、会展产业链延伸的类型1、系列化系列化产业链延伸产业链延伸 走向是会展场地出租走向是会展场地出租会展工程会展工程会展物流会展物流餐饮酒店餐饮酒店旅游，其目的是以不同的形式来充分利用场旅游，其目的是以不同的形式来充分利用场馆资源，进而形成相得益彰的会展服务和产品格局。馆资源，进而形成相得益彰的会展服务和

13、产品格局。2、一体化一体化产业链延伸产业链延伸 走向是策划走向是策划会展设计营销会展设计营销会展培训和研究会展培训和研究会展信息服务会展信息服务网络会展增值业务。网络会展增值业务。3、多元化多元化产业链延伸产业链延伸 走向是会展走向是会展其他行业，是以会展主业积累的资本其他行业，是以会展主业积累的资本进入回报率高的相关行业。进入回报率高的相关行业。16本讲稿第十六页，共一百一十五页第二章会展业的宏观、中观、微观管理第二章会展业的宏观、中观、微观管理v第一节第一节 会展业的宏观管理会展业的宏观管理v第二节第二节 会展业的中观管理会展业的中观管理v第三节第三节 会展业的微观管理会展业的微观管理17

14、本讲稿第十七页，共一百一十五页第一节第一节 会展业的宏观管理会展业的宏观管理 会展业宏观管理的主体是政府，会展业宏观管理的主体是政府，其管理的基本手段其管理的基本手段有法律、行政规章和政策。有法律、行政规章和政策。一、法规管理一、法规管理 是政府实施宏观管理的主要手段，这种管理方式在于是政府实施宏观管理的主要手段，这种管理方式在于制定制定“游戏规则游戏规则”，以便参与会展业的各主体能在公平、，以便参与会展业的各主体能在公平、公正的环境下竞争。公正的环境下竞争。如如2004年，商务部关于年，商务部关于设立外商投资会议展览公司设立外商投资会议展览公司暂行规定暂行规定的规章的正式施行。的规章的正式施

15、行。18本讲稿第十八页，共一百一十五页二、产业政策二、产业政策 是指政府通过对资源在各个产业间配置过程的干是指政府通过对资源在各个产业间配置过程的干预，弥补和调节市场机制的缺陷和不足，使资源得到合预，弥补和调节市场机制的缺陷和不足，使资源得到合理配置，从而促进经济增长的手段与策略。理配置，从而促进经济增长的手段与策略。产业政策的制定与实施的出发点产业政策的制定与实施的出发点在于扶持重点产业的在于扶持重点产业的发展。发展。19本讲稿第十九页，共一百一十五页（一）会展产业政策（一）会展产业政策 会展业在全国不少城市中已经纳入了重点发展的行业会展业在全国不少城市中已经纳入了重点发展的行业之列，但要有

16、选择、有重点地发展。之列，但要有选择、有重点地发展。发展的重点首先是：发展的重点首先是：北京、上海、广州三个中心城市。北京、上海、广州三个中心城市。其次是：其次是：大连、青岛、深圳、成都、珠海、济南等特色城大连、青岛、深圳、成都、珠海、济南等特色城市。市。（二）税收政策（二）税收政策20本讲稿第二十页，共一百一十五页第二节第二节 会展业的中观管理会展业的中观管理会展业中观管理的会展业中观管理的主体是主体是会展行业协会。会展行业协会。一、会展行业协会的协调性质一、会展行业协会的协调性质1、非营利性、非营利性 非营利性非营利性表明设立会展行业协会组织的目的是为本表明设立会展行业协会组织的目的是为本

17、行业提供所需的服务。行业提供所需的服务。2、民间性、民间性 民间性民间性是指会展行业协会组织必须是非政府的、是指会展行业协会组织必须是非政府的、私人的或民间的组织。私人的或民间的组织。3、自治性、自治性自治性的内容，自治性的内容，一是自立，二是自主，三是自愿。一是自立，二是自主，三是自愿。21本讲稿第二十一页，共一百一十五页二、会展行业协会的中观协调职能二、会展行业协会的中观协调职能1、行业服务和行业代表、行业服务和行业代表1 1）经营指导）经营指导 2 2）提供丰富的信息支持）提供丰富的信息支持 3 3）负责为会员企业培训人才）负责为会员企业培训人才 4 4）负责为会员企业提供项目建设建议）

18、负责为会员企业提供项目建设建议 5 5）代表行业企业的意见和要）代表行业企业的意见和要求求2、行业自律、行业自律1 1）对所属的行业系统的自律）对所属的行业系统的自律 2 2）对会展行业协会自身的约束）对会展行业协会自身的约束3、行业协调、行业协调1）协会负责与政府打交道，在企业经济发展方向和税收政策等方面与政）协会负责与政府打交道，在企业经济发展方向和税收政策等方面与政府协调，捍卫会员企业的根本利益。府协调，捍卫会员企业的根本利益。2 2）负责协调协会会员企业内部以及各分会之间的关系。）负责协调协会会员企业内部以及各分会之间的关系。22本讲稿第二十二页，共一百一十五页三、会展行业协会的作用三

19、、会展行业协会的作用1 1、制定、制定“游戏规则游戏规则”2 2、统计、统计3 3、评估展会的质量、评估展会的质量4 4、咨询、咨询5 5、协调、协调6 6、监督、监督7 7、培训、培训8 8、仲裁、仲裁23本讲稿第二十三页，共一百一十五页第三节第三节 会展业的微观管理会展业的微观管理 会展业的微观管理，会展业的微观管理，是指在特定环境下，会展企业是指在特定环境下，会展企业的管理者对企业的资源进行有效的计划、组织、领导和的管理者对企业的资源进行有效的计划、组织、领导和控制，以便达成既定企业目标的过程。控制，以便达成既定企业目标的过程。一、计划一、计划二、组织二、组织 会展企业管理中组织的职能会

20、展企业管理中组织的职能是要把企业总体的任是要把企业总体的任务分配给各个成员及各个部门去承担，建立起企业成务分配给各个成员及各个部门去承担，建立起企业成员之间既相互分工又相互协作的关系，并形成一种框员之间既相互分工又相互协作的关系，并形成一种框架或结构。架或结构。24本讲稿第二十四页，共一百一十五页（一）会展企业组织的基本问题（一）会展企业组织的基本问题1 1、管理幅度与管理层次、管理幅度与管理层次2 2、集权与分权、集权与分权3 3、直线与参谋、直线与参谋4 4、正式组织与非正式组织、正式组织与非正式组织（二）会展企业常见的组织形式（二）会展企业常见的组织形式1 1、直线制（集权式、军队式）、

21、直线制（集权式、军队式）小公司采用小公司采用2 2、直线职能制、直线职能制展览场馆中心采用展览场馆中心采用3 3、矩阵制、矩阵制大多数会展企业采用大多数会展企业采用4 4、事业部制、事业部制大型企业采用大型企业采用5 5、网络性组织结构、网络性组织结构行业成熟的标志行业成熟的标志25本讲稿第二十五页，共一百一十五页（三）会展企业的人员配备（三）会展企业的人员配备 会展企业人员配备的主要内容和任务是：会展企业人员配备的主要内容和任务是：通过分析人与事的特通过分析人与事的特点，谋求点，谋求人与事人与事的最佳组合，实现的最佳组合，实现人与事人与事的不断发展。的不断发展。1、任务、任务为组织的每个岗位

22、配备适当的工作人员。为组织的每个岗位配备适当的工作人员。2、工作内容和程序、工作内容和程序1 1）确定人员的需要量）确定人员的需要量 2 2）选配人员）选配人员 3 3）制定和实施人员培养计划）制定和实施人员培养计划3、人员配备原则人员配备原则1 1）因事择人因事择人 2 2）因材使用因材使用 3 3）动态平衡动态平衡26本讲稿第二十六页，共一百一十五页4、管理人员选聘的程序及办法管理人员选聘的程序及办法1 1）公开招聘）公开招聘2 2）初选）初选3 3）考核）考核4 4）民意测验）民意测验5 5）选定人员）选定人员27本讲稿第二十七页，共一百一十五页三、领导三、领导（一）会展企业领导的基本职

23、能（一）会展企业领导的基本职能1 1、协调、协调2 2、指挥、指挥3 3、激励、激励（二）领导的沟通（二）领导的沟通沟通，沟通，是发送者通过一定的渠道把有一定内容的信息传递给接受者的过程。是发送者通过一定的渠道把有一定内容的信息传递给接受者的过程。28本讲稿第二十八页，共一百一十五页四、控制四、控制 控制控制就是按照计划标准衡量计划的完成情况和纠正就是按照计划标准衡量计划的完成情况和纠正计划执行中的偏差，以确保计划目标的实现，或适当计划执行中的偏差，以确保计划目标的实现，或适当修改计划，使计划更加适合于实际的情况。修改计划，使计划更加适合于实际的情况。1、控制的过程、控制的过程第一，制定控制目

24、标，建立控制标准。第一，制定控制目标，建立控制标准。第二，衡量实际工作，获取偏差信息。第二，衡量实际工作，获取偏差信息。第三，分析偏差原因，采取矫正措施。第三，分析偏差原因，采取矫正措施。2、会展企业控制目标、会展企业控制目标1 1）限制累计偏差）限制累计偏差2 2）适应环境变化）适应环境变化 29本讲稿第二十九页，共一百一十五页第三章会议管理第三章会议管理第一节第一节 会议产业的概述会议产业的概述第二节第二节 会议管理的程序会议管理的程序第三节第三节 国际会议操作流程国际会议操作流程30本讲稿第三十页，共一百一十五页第一节第一节 会议产业的概述会议产业的概述 会议产业隶属于会议产业隶属于MI

25、CE会展业。其中会展业。其中M、I、C、E这四这四个英文字母分别代表了四种行为：个英文字母分别代表了四种行为：meeting：会议。：会议。incentive：奖励旅游。：奖励旅游。conventions：大型年会。：大型年会。exhibitions events：展览活动。：展览活动。在在MICE中，中，meeting（会议）和（会议）和conventions（大（大型年会）是会议产业的直接组成部分，而型年会）是会议产业的直接组成部分，而incentive（奖（奖励旅游）和励旅游）和exhibitions events（展览活动）亦与会议产（展览活动）亦与会议产业有着各种直接或间接的关系。业

26、有着各种直接或间接的关系。31本讲稿第三十一页，共一百一十五页一、会议产业的分类一、会议产业的分类 按会议的举办单位、规模、性质、内容、活动特征及按会议的举办单位、规模、性质、内容、活动特征及购买者营利性与否可对会议市场作如下划分：购买者营利性与否可对会议市场作如下划分：（一）按举办单位划分（一）按举办单位划分1 1、公司类会议、公司类会议2 2、协会类会议、协会类会议3 3、其他组织会议（主要指公共部门）、其他组织会议（主要指公共部门）（二）按会议规模划分（二）按会议规模划分1 1、小型会议、小型会议2 2、中型会议、中型会议3 3、大型会议、大型会议4 4、特大型会议、特大型会议32本讲稿

27、第三十二页，共一百一十五页（三）按会议的性质和内容划分（三）按会议的性质和内容划分1 1、年会（、年会（convention)convention)2 2、专业会议、专业会议(conference)(conference)3 3、代表会议、代表会议(congress)(congress)4 4、论坛、论坛(forum)(forum)5 5、座谈会、座谈会(symposium)(symposium)6 6、讲座、讲座(lecture)(lecture)7 7、研讨会、专家讨论会、讨论会、研讨会、专家讨论会、讨论会(seminar)(seminar)8 8、专题讨论会、专题讨论会(workshop

28、)(workshop)9 9、专门小组就某一问题公开进行的讨论会、专门小组就某一问题公开进行的讨论会(panel)(panel)1010、培训性会议、培训性会议(training sessions)(training sessions)1111、奖励会议、奖励会议(incentive meetings)(incentive meetings)33本讲稿第三十三页，共一百一十五页（四）（四）按会议的活动特征划分按会议的活动特征划分1 1、商务型会议、商务型会议2 2、度假型会议、度假型会议3 3、展销会议、展销会议4 4、文化交流会议、文化交流会议5 5、专业学术会议、专业学术会议6 6、政治性

29、会议、政治性会议7 7、培训会议、培训会议（五）按会议购买者是否营利性划分（五）按会议购买者是否营利性划分1 1、营利性组织划分、营利性组织划分2 2、非营利性组织划分、非营利性组织划分34本讲稿第三十四页，共一百一十五页二、会议产业的产业体系结构二、会议产业的产业体系结构（一）会议产业的产业链（一）会议产业的产业链1、购买者（会议的组织者和策划者）、购买者（会议的组织者和策划者）1 1）公司类购买者）公司类购买者2 2）协会类购买者）协会类购买者3 3）公共部门类购买者）公共部门类购买者4 4）工商企业类购买者）工商企业类购买者 35本讲稿第三十五页，共一百一十五页2、提供者、提供者 指从外

30、部租用会议地点、举办地和其他专门服指从外部租用会议地点、举办地和其他专门服务的部门。务的部门。1 1）会议地点）会议地点2 2）举办地）举办地3 3）其他提供者）其他提供者 36本讲稿第三十六页，共一百一十五页3、代理和中介机构、代理和中介机构 “代理代理”系指各种既是提供者又是购买者的不同组系指各种既是提供者又是购买者的不同组织。他们代表客户行使购买职能，作为中介人，通过织。他们代表客户行使购买职能，作为中介人，通过协议帮助策划和运作会议或类似的活动。协议帮助策划和运作会议或类似的活动。1 1）专业会议组织者（专业会议组织者（PCOPCO）或称为专业会展组织者。或称为专业会展组织者。2 2）

31、会议生产公司）会议生产公司3 3）举办地管理公司（举办地管理公司（DMCDMC）4 4）商务旅游代理公司）商务旅游代理公司 37本讲稿第三十七页，共一百一十五页（二）中国会议产业的基本体系结构（二）中国会议产业的基本体系结构 会议产业以两种基本结构为主会议产业以两种基本结构为主：一种是不含中介代理，一种是不含中介代理，一种是含中介代理。一种是含中介代理。1、无中介代理、无中介代理 指，指，购买组织购买组织内选出专人对会议进行操办，很大程度上承担了内选出专人对会议进行操办，很大程度上承担了PCOPCO的职责，所以也造成了会议不专业，服务不到位，效果不理想等负的职责，所以也造成了会议不专业，服务不

32、到位，效果不理想等负面的影响。而面的影响。而提供者提供者则是主要以会议场地为中心进行一系列服务，则是主要以会议场地为中心进行一系列服务，在很大程度上承担了在很大程度上承担了DMCDMC的职责。实力较强的会议场地企业也可能有的职责。实力较强的会议场地企业也可能有其他一些提供者企业的业务如汽车租赁等，自己成立会议生产公司。其他一些提供者企业的业务如汽车租赁等，自己成立会议生产公司。38本讲稿第三十八页，共一百一十五页购买者购买者提供者提供者承担一部分承担一部分PCO的职责的职责承担一部分承担一部分DMC的职责的职责图图1 1 无中介代理的会议产业无中介代理的会议产业39本讲稿第三十九页，共一百一十

33、五页2、有中介代理、有中介代理 除了购买者直接与提供者合作操作的方式以外，国内部分会议的除了购买者直接与提供者合作操作的方式以外，国内部分会议的组织过程中还引入了中介代理。组织过程中还引入了中介代理。这些中介代理包括专业会议组织者这些中介代理包括专业会议组织者（PCOPCO）、会议生产公司、举办地管理公司（）、会议生产公司、举办地管理公司（DMCDMC）以及商务旅游代理）以及商务旅游代理公司等。公司等。购买者和中介代理的有效沟通是会议成功举办的关键。二者间购买者和中介代理的有效沟通是会议成功举办的关键。二者间传递的信息有：传递的信息有：会议或活动的性质和主要目标，活动的持续期限（包会议或活动的

34、性质和主要目标，活动的持续期限（包括主席台、展台启用和撤会时间），提议的天数，与会人员，展商和括主席台、展台启用和撤会时间），提议的天数，与会人员，展商和演讲人的数量，选择的地区，会场的布局，所需要的技术和视听设备，演讲人的数量，选择的地区，会场的布局，所需要的技术和视听设备，是否要求使用专门的会议服务公司，餐饮要求及其特殊的安排，社会是否要求使用专门的会议服务公司，餐饮要求及其特殊的安排，社会活动项目及要求，预算等。活动项目及要求，预算等。40本讲稿第四十页，共一百一十五页购买者购买者中介代理中介代理提供者提供者PCO、DMC、会议生产公司、商务、会议生产公司、商务旅游代理公司等旅游代理公司

35、等图图2 2 有中介代理的会议产业有中介代理的会议产业41本讲稿第四十一页，共一百一十五页第二节第二节 会议管理的程序会议管理的程序一、会议筹备一、会议筹备1 1、选择场地、选择场地2 2、宣传推广、宣传推广3 3、准备会议资料、准备会议资料4 4、安排视听设备、安排视听设备5 5、人员培训、人员培训 42本讲稿第四十二页，共一百一十五页二、会议现场管理二、会议现场管理 指指从会议秘书处在现场设立办公场所到整个会议召从会议秘书处在现场设立办公场所到整个会议召开期间的管理工作，开期间的管理工作，一般有三个主要时间段：一般有三个主要时间段：1 1、会前协调会、会前协调会2 2、设立秘书处、设立秘书

36、处3 3、注册报到与现场沟通、注册报到与现场沟通43本讲稿第四十三页，共一百一十五页三、会议后总结阶段三、会议后总结阶段1 1、会议总结与评估、会议总结与评估2 2、财务报告、财务报告3 3、表彰与感谢工作、表彰与感谢工作44本讲稿第四十四页，共一百一十五页第三节第三节 国际会议操作流程国际会议操作流程一、一、国际会议承办方式国际会议承办方式1、会员国轮流主办、会员国轮流主办2、地区性轮流主办、地区性轮流主办3、通过竞标方式主办、通过竞标方式主办 使用竞标方式争取主办的会议，是全球知名的国际组使用竞标方式争取主办的会议，是全球知名的国际组织，其国际会议必然受到全球的瞩目。织，其国际会议必然受到

37、全球的瞩目。45本讲稿第四十五页，共一百一十五页二、国际会议运作基本流程二、国际会议运作基本流程 国际会议的基本流程，包括申办、承办、总结三个阶段。国际会议的基本流程，包括申办、承办、总结三个阶段。1、申办阶段、申办阶段1 1）拟定标书）拟定标书2 2）接待评审委员）接待评审委员3 3）展示特色）展示特色2、承办阶段、承办阶段1)成立筹备委员会成立筹备委员会2)会议筹备工作会议筹备工作3)会前准备工作会前准备工作4)会议服务工作会议服务工作46本讲稿第四十六页，共一百一十五页第四章会展活动的危机管理第四章会展活动的危机管理第一节第一节 会展危机管理概述会展危机管理概述第二节第二节 会展危机管理

38、计划的制定会展危机管理计划的制定47本讲稿第四十七页，共一百一十五页第一节第一节 会展危机管理概述会展危机管理概述一、危机的定义一、危机的定义 危机：危机：是指事情一个严重或关键的状态；一个转是指事情一个严重或关键的状态；一个转折点；一个将决定事情结果的状态，不论其结果是好是折点；一个将决定事情结果的状态，不论其结果是好是坏。坏。48本讲稿第四十八页，共一百一十五页二、会展中危机的识别因素二、会展中危机的识别因素1 1、参展商的过于放心、参展商的过于放心2 2、人群的多样性、人群的多样性3 3、货物的处理、货物的处理4 4、设施、场所与规划布局、设施、场所与规划布局5 5、确定的最后期限导致混

39、乱、确定的最后期限导致混乱6 6、业务外包、业务外包7 7、展位设计、展位设计8 8、促销礼物、促销礼物9 9、展览会上的食品供应、展览会上的食品供应49本讲稿第四十九页，共一百一十五页第二节第二节 会展危机管理计划的制定会展危机管理计划的制定 在策划会展之初，就应该着手制定危机管理计划。在策划会展之初，就应该着手制定危机管理计划。危机管理的诸多方面都可以列入会展最初策划过程当危机管理的诸多方面都可以列入会展最初策划过程当中。中。一、会展危机管理计划包含的内容一、会展危机管理计划包含的内容1 1、选择场地、选择场地2 2、规章制度、规章制度3 3、安全与人身安全、安全与人身安全4 4、健康与卫

40、生、健康与卫生5 5、自然灾害、自然灾害6 6、人为灾害、人为灾害/暴力行为暴力行为7 7、保险、保险50本讲稿第五十页，共一百一十五页二、会展展会制定的安全计划和程序二、会展展会制定的安全计划和程序1 1、明确规定安全职责、明确规定安全职责2 2、建立岗哨、建立岗哨3 3、进行监督、进行监督4 4、设立一个指挥台、设立一个指挥台5 5、提供一个安全的储存场所、提供一个安全的储存场所6 6、安排一个存放衣服和包裹的柜台、安排一个存放衣服和包裹的柜台7 7、建立一个徽章制度、建立一个徽章制度8 8、投诉规定、投诉规定9 9、事故与紧急情况规定、事故与紧急情况规定1010、规范物品的搬运、规范物品

41、的搬运1111、制定预算、制定预算51本讲稿第五十一页，共一百一十五页三、选择一个安全承包商三、选择一个安全承包商 在选择安全承包商时，有几种选择方案。如保安公在选择安全承包商时，有几种选择方案。如保安公司和志愿者。在任何举办会议的大城市都有一些知名的司和志愿者。在任何举办会议的大城市都有一些知名的保安公司和称职的保安。保安公司和称职的保安。52本讲稿第五十二页，共一百一十五页四、会展危机管理计划成功要素四、会展危机管理计划成功要素1 1、了解与会展有关的风险与问题。、了解与会展有关的风险与问题。2 2、让会展管理团队的成员们了解危机管理的各个方面，这样才、让会展管理团队的成员们了解危机管理的

42、各个方面，这样才能制定一个有效的危机管理计划。能制定一个有效的危机管理计划。3 3、预测所有可能发生的情况，确保制定会展危机管理计、预测所有可能发生的情况，确保制定会展危机管理计划的各方都理解并同意的所有细节。划的各方都理解并同意的所有细节。4 4、计划的实施、计划的实施是否有必要将计划付诸实施。是否有必要将计划付诸实施。5 5、在实施计划后，对危机管理计划进行评估，这样可以反、在实施计划后，对危机管理计划进行评估，这样可以反思和完善计划。思和完善计划。53本讲稿第五十三页，共一百一十五页五、危机管理计划的评估五、危机管理计划的评估 危机管理计划需要不断发展、改进和更新。危机管危机管理计划需要

43、不断发展、改进和更新。危机管理文件保持这种动态有几个原因：理文件保持这种动态有几个原因：1 1、外部形势是在不断变化的。、外部形势是在不断变化的。2 2、不论何时发生危机，都应该及时对危机管理计划的价值、不论何时发生危机，都应该及时对危机管理计划的价值进行评估，不论是在危机发生期间还是危机结束以后。进行评估，不论是在危机发生期间还是危机结束以后。3 3、任何展会都是独一无二的。参展商的人数会变化，参、任何展会都是独一无二的。参展商的人数会变化，参观者的人数有波动等方面的变化。观者的人数有波动等方面的变化。54本讲稿第五十四页，共一百一十五页第五章会展旅游管理第五章会展旅游管理第一节第一节 会展

44、旅游概述会展旅游概述第二节第二节 会展旅游现状与发展趋势会展旅游现状与发展趋势第三节第三节 会展旅游中介服务的管理会展旅游中介服务的管理第四节第四节 会展旅游市场投资的管理会展旅游市场投资的管理第五节第五节 会展旅游销售业务的管理会展旅游销售业务的管理第六节第六节 会展场馆的管理会展场馆的管理55本讲稿第五十五页，共一百一十五页第一节第一节 会展旅游概述会展旅游概述一、会展旅游概念一、会展旅游概念（一）定义（一）定义 会展旅游会展旅游，是通过举办各种类型的大型国际展览会、是通过举办各种类型的大型国际展览会、博览会、交易会、运动会、招商会等，吸引大量游客前博览会、交易会、运动会、招商会等，吸引大

45、量游客前来洽谈贸易，观光旅游，进行技术合作、信息沟通、人来洽谈贸易，观光旅游，进行技术合作、信息沟通、人员互访和文化交流，以此带动交通、旅游、商业、餐饮员互访和文化交流，以此带动交通、旅游、商业、餐饮等多项相关产业的发展。等多项相关产业的发展。56本讲稿第五十六页，共一百一十五页（二）（二）会展旅游的特点会展旅游的特点1 1、组团规模大、组团规模大2 2、顾客消费能力强、顾客消费能力强3 3、逗留时间长、逗留时间长4 4、利润丰厚、利润丰厚5 5、关联效应强、关联效应强57本讲稿第五十七页，共一百一十五页（三）发展会展旅游应具备的条件（三）发展会展旅游应具备的条件 会展旅游常在城市地区和一些风

46、景优美、环境舒适会展旅游常在城市地区和一些风景优美、环境舒适的湖滨、海滨和山地等举办，具有良好的发展前景。的湖滨、海滨和山地等举办，具有良好的发展前景。1 1、对旅游者要具有吸引力、对旅游者要具有吸引力2 2、具有不同类型的会议设施、具有不同类型的会议设施3 3、具有良好的食宿接待条件、具有良好的食宿接待条件4 4、具有良好的航空、铁路、公路等交通条件、具有良好的航空、铁路、公路等交通条件5 5、当地居民对会议代表的来访要抱有友善的态度、当地居民对会议代表的来访要抱有友善的态度6 6、在旅游地营销和旅客服务方面应与有关方面有良好的、在旅游地营销和旅客服务方面应与有关方面有良好的合作关系合作关系

47、58本讲稿第五十八页，共一百一十五页二、会展旅游的类型二、会展旅游的类型 会展旅游的基本类型取决于会展活动的基本会展旅游的基本类型取决于会展活动的基本形态，一般而言，形态，一般而言，会展旅游还可分为会展旅游还可分为会议旅游、会议旅游、展览旅游、节事旅游、奖励旅游展览旅游、节事旅游、奖励旅游四种类型。四种类型。59本讲稿第五十九页，共一百一十五页（一）会议旅游（一）会议旅游1、定义、定义 会议旅游会议旅游是指会议组织者（或接待者）利用召开会是指会议组织者（或接待者）利用召开会议的机会，组织与会者参加旅游的一种活动形式。议的机会，组织与会者参加旅游的一种活动形式。2、会议旅游的吸引要素、会议旅游的

48、吸引要素包括资源依据型与资源脱离型两种。包括资源依据型与资源脱离型两种。60本讲稿第六十页，共一百一十五页3、会议旅游中的、会议旅游中的“引力引力”指指把潜在旅游者吸引到会议旅游的力量。把潜在旅游者吸引到会议旅游的力量。4、会议旅游中的、会议旅游中的“斥力斥力”指指会议对旅游者产生会议对旅游者产生“排斥力排斥力”，形成所谓的，形成所谓的“挤挤出效应出效应”。会议的会议的“挤出效应挤出效应”会会“挤出挤出”三类旅游者三类旅游者。一是，参一是，参与其他会展活动的公务、商务旅行者；二是，打算到会议与其他会展活动的公务、商务旅行者；二是，打算到会议举办地旅游的普通旅游者；三是举办地旅游的普通旅游者；三

49、是，主办地的居民为逃，主办地的居民为逃避会议而去外地旅游。避会议而去外地旅游。61本讲稿第六十一页，共一百一十五页（二）展览旅游（二）展览旅游1、定义、定义展览旅游，展览旅游，指主要因展览会而引发的商务旅游活动。指主要因展览会而引发的商务旅游活动。2、展览旅游的基本条件、展览旅游的基本条件1 1）举办展览会所需的合适场馆。）举办展览会所需的合适场馆。2 2）举办地拥有便捷的交通设施。）举办地拥有便捷的交通设施。3 3）举办地拥有足够的饭店、宾馆。）举办地拥有足够的饭店、宾馆。4 4）举办地政府的支持。）举办地政府的支持。5 5）组织者有丰富的经验并有详尽而切实可行的计划。）组织者有丰富的经验并

50、有详尽而切实可行的计划。6 6）举办地展览、旅游行业有较完善的专业化分工与合作环境。）举办地展览、旅游行业有较完善的专业化分工与合作环境。7 7）举办地社会公众的积极参与和支持。）举办地社会公众的积极参与和支持。8 8）举办地或周边地区丰富的旅游资源。）举办地或周边地区丰富的旅游资源。62本讲稿第六十二页，共一百一十五页（三）节事旅游（三）节事旅游1、定义、定义 节事旅游节事旅游，是以节事为诱因而综合设计的具有明显主是以节事为诱因而综合设计的具有明显主题特色的具有参与性、娱乐性和文化性的会展旅游项目。题特色的具有参与性、娱乐性和文化性的会展旅游项目。包括传统的和现代的各种节庆、赛事活动。包括传