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1、项目管理实施方案项目采购组织机构及管理方案5.1概述1) SEI实行矩阵式项目管理模式，即采用永久性的业务机构与根据项目规模组成的项目组相结合的管理模式，项目执行人是项目经理。项目采购业务的执行人是采购经理，他受项目经理和采购部主任的双重领导，向项目经理和采购部主任报告工作。2) 在项目组内设项目采购组，项目采购组成员受采购经理领导。项目组内的领导关系以及项目组与专业部门的关系按项目组织规定执行。5.2组建项目采购组1) 采购经理由采购部提名，项目部主任任命。按项目组主要管理人员任命的规定执行。采购经理在其项目经理的直接领导下开展工作，并在业务上接受采购部的指导和的技术支持。2) 在项目经理和
2、采购部的领导下，按照项目组织规定组建项目采购组。项目采购组成员，由采购经理提名，采购部主任任命。详见项目组主要管理人员任命的规定。5.3项目采购组织机构5.3.1组织机构图采购组分八个职能组，详见项目采购组织机构简图。采购组内设采购副经理、采买工程师、催交工程师、检验工程师、运输协调员、合同管理工程师、项目采购秘书、仓库主任等岗位，详见采购部岗位责任制和项目有关规定。在各职能组内实行一人多岗，一专多能，考核上岗。5.3.2综合管理组综合管理组为项目提供综合计划、统计报表、进度跟踪、趋势分析、文件档案管理、信息控制等方面的服务和管理。同时在可控成本控制和人力资源平衡上协助采购经理进行管理。项目采
3、购经理 项目采购组织机构简图综合管理组景观材料采购组大综材料采购组设备采购组现场采购组材料采购组5.3.3各专业采购组1) 专业采购组负责该类设备、材料的采购计划、统计报表、采买、催交、检验、运输协调、现场开箱检验、现场服务等采购全过程的工作内容。2) 每一专业采购组设组长一名，协助采购经理组织该类设备、材料的采购及进行采购管理。每类主要的设备、材料，有一位专家采购工程师，配有助理采购工程师。他们能与设计专业室的请购单发出人密切配合，他们也熟悉技术要求及采用的规范，并了解市场情况，制造厂的车间负荷，任何时候的生产能力等等。采购工程师对于特殊设备、材料及服务类别的专门化确保了项目的采购力量最佳化
4、和采购的设备、材料的质量。3) 专业采购工程师在采购过程中的不同阶段或不同场合分别为采买工程师、催交工程师、检验工程师、运输协调员和采购现场代表，承担相应的职责，行使相应的权力。5.3.4现场采购组1) 为了加强现场物资管理，成立现场采购组，由采购副经理主管，接受采购经理的领导，向采购经理汇报工作。2) 现场物资管理是指由项目采购组对其所采购的设备、材料从合同交货地接运到出库移交全过程的管理工作。包括设备、材料的接运、开箱检验、入库、保管和发放等工序。3) 现场采购组同时承担由采购部本部下达的当地采购任务和现场请购、紧急采购事宜。4) 现场采购组主要分接运、开箱检验、仓库管理、采购四个职能小组
5、（详见现场采购组织机构简图），并设有相应的岗位，详见项目采购实施手册和现场物资管理工作程序。5.4项目采购组各岗位职责项目采购组各岗位的主要工作内容、职责与权限详见采购部岗位责任制和项目采购经理的职责以及适用于该项目的项目采购实施手册。必要时，可以增减工作岗位。一个采购人员可以同时负责多个岗位，也可在不同时期负责不同的工作岗位，按该项目的项目采购实施手册执行。5.4.1采购经理1）工作关系采购经理在项目经理和采购部主任的领导下，负责组织、指导和协调项目采购及采购管理工作； 现场采购组织机构简图项目经理项目采购经理接 运 组开 箱 检 验 组仓 库 管 理 组现 场 采 购 组采购经理代表工程公
6、司与分承包方签订采购合同；公司通过采购经理处理与采购有关的各项问题。2）主要职责a. 采购经理在项目经理的领导下，负责项目采购与采购管理，包括所需设备、材料厂商确定、采买、催交、检验、运输和现场物资管理。b. 参加项目前期准备工作，组织起草承包合同采购附件及分包协议。c. 组织编制项目采购计划和项目采购实施进度计划。d. 负责制订项目采购程序和项目采购实施手册。e. 负责编制项目设备、材料分承包方名单并按程序获得批准。f. 根据项目采购任务情况，向采购部提出采购组机构设置和人员配备意见。g. 接受设计组和控制组共同提出的设备、材料请购文件，确定设备、材料计划订单，组织采购及采购分包。h. 主持
7、项目采买工作，代表公司与分承包方签订采购合同或订单。i. 组织采购组成员进行催交、检验、运输、接货、开箱检验、入库、保管和发放等工作。j. 组织编制采购进展月报，进行费用、进度检测，定期召开采购计划执行情况检查分析会，针对存在的主要问题，提出解决办法，并及时向项目经理和采购部报告。k. 组织设备、材料的采购现场服务工作。l. 组织编写项目采购完工报告。3）主要职权a. 采购经理对项目采购所有文件具有审查权。除有特别规定外，采购经理对依采购程序推荐出的设备、材料分承包方具有批准权。b. 采购经理对该项目所有订货文件具有批准权，经公司授权代表SEI与分承包方签定采购合同。c. 采购经理对设备材料的
8、不合格品有权拒收。d. 采购经理对项目采购组中人员工作安排具有建议权。e. 采购经理对项目采购组人员的工作有监督权。5.4.2采购副经理1) 采购副经理在采购经理的领导下工作，是采购经理的助手，主要职责是分管现场采购组；2) 全面负责现场设备、材料的接运、开箱检验、入库、保管、发放工作；3) 负责编制现场各类工作计划，并对计划的执行情况进行监控；4) 负责协调现场采购组与其它部门之间的业务联络、关系协调；5) 配合采购组本部，做好采购现场服务工作。6) 负责采购经理安排的其它管理工作。5.4.3采购计划工程师1) 采购计划工程师在采购经理的领导下，代表采购经理行使有关计划及进度控制的职能。2)
9、 协助采购经理编写采购计划及进展报告，明确本项目采用的实物工作检测标准、工作范围、报告格式和设计、施工的进度协调程序。3) 根据项目执行计划，在采购经理的指导下主持编制项目采购实施进度计划。指导编制和确认采购作业计划。4) 按项目控制要求，指导项目采购组进行采购进度跟踪、实耗资源统计、数据处理，对采购进展进行综合评价与分析，提出执行情况报表和预测报告，向采购经理提出建议和意见。5) 根据项目建设实际进度，按照项目控制要求，检测项目采购实际进展情况和执行效果。组织召开进度协调会，适时调整项目采购实施进度计划并监督执行。6) 定期编制项目采购月报和其它状态报告，列出各项工作的进度、完成情况和存在问
10、题，报项目采购经理。5.4.4采买工程师1) 在采购经理的领导下开展采买工作，向采购经理汇报工作；2) 协助采购经理编制项目采购计划、采购实施计划并制订采买作业计划；3) 协助采购经理编制项目采购设备、材料分承包方名单；4) 审查请购文件，以保证包括了采购所需的全部技术资料和信息；5) 编制商务询价文件，包括：询价函、报价须知、采购合同基本条款等；6) 组织编制完整的询价文件，提交采购经理批准；7) 向选定的询价对象发出完整的询价文件；8) 督促分承包方按要求报价并接收报价；9) 负责报价商务评价，组织报价的综合评价，提供采购经理批准；10) 组织参加分承包方协调会；11) 根据询价文件和中标
11、的报价文件等汇编合同文件报采购经理批准；12) 向中标的分承包方发出完整的合同文件；13) 在采买期间负责与分承包之间的业务联络；14) 负责处理合同执行过程中与采买相关的事宜。5.4.5催交工程师1) 在采购经理的领导下负责设备、材料的催交工作；2) 负责编制催交计划 ，特别是关键设备、材料的催交计划；3) 负责分管的订单催交工作，保持与分承包方的联系，按照确定的催交控制等级进行催交，会同设计责任人督促分承包方按时提交规定的图纸、资料和最终产品；4) 获取分承包方的工作进度计划和其分包进度计划；5) 督促分承包方按合同要求及时提交规定的图纸、资料和文件；6) 了解并督促供货厂商的生产进度、外
12、协件的落实情况等确保分承包方的制造进度满足合同规定要求；7) 一旦发现有延期倾向或已发生拖延，立即向采购经理汇报，并负责提出建议的补救措施，尽量减小由此造成的对项目建设进度的不良影响；8) 检查设备、材料的检验、试验和装运的准备情况；9) 检查供货厂商货运文件是否齐全，运输计划是否落实；10) 负责催交合同规定的最终资料，如质量证明书和操作手册等；11) 按规定要求定期向有关人员和部门提交设备、材料的制造状态报告、催交状态报告和设备、材料到货状态报告。5.4.6检验工程师1) 在采购经理的领导下负责交办的设备、材料的检验工作，保证最终产品的质量符合合同文件的要求；2) 制订所分管合同的设备、材
13、料的检验计划，明确检验内容和检验控制点；3) 负责向采购经理提出召开关键设备材料预检验会议的书面提议；4) 设备制造进程中，当有需要设计组解决或批准的问题时负责协调联络；5) 审核和检查分承包方提交的各种检验、试验报告和质量证明；6) 参加设备、材料分承包现场的监造、中间检验、车间检验、最终检验/试验和包装检验；7) 提交检验状态报告和检验报告；8) 对不合格品和不合格工序进行有效控制，必要时开具拒收记录；9) 参加开箱检验，确认实际到货与文件合同相符，并负责向接收单位办理验收和交接手续。若发现问题，负责协助向责任方交涉，直至索赔或拒收；10) 参加进口物资在海港、空港的检验、验收工作；会同海
14、关、商检等机构进行商检、安检，盈、缺、损鉴定及移地检验。5.4.7运输协调员1）在采购经理的领导下，负责设备、材料的运输和/或运输管理工作；2）编制设备、材料运输计划；了解运输费用行情，进行运输委托询价；3）确定运输公司，办理运输委托手续(含运费的谈判及运输要求)； 4）处理超限设备运输有关问题；5）设备、材料运输包装检查和运输文件的准备；6）负责报关、海运保险、商检等手续办理或委托业务；7）设备、材料运抵现场的交接工作；8）审查运费账单，对涉及运输责任的损坏、短缺、滞期等提出索赔；9）定期提出设备、材料运输状态报告；10）货运文件接收、移交和保存。5.4.8仓库主任1) 在采购副经理的领导下
15、，负责设备、材料的入库验收、保管、维护和发放工作及仓库管理工作。2) 组织建立各项仓库作业规章制度，并指导执行。3) 组织仓库作业全过程，严格执行设备、材料接收和发放工作程序及现场物资管理进行设备、材料的保管、维护和发放工作。4) 定期发布设备、材料入库、出库信息和库存状态报告。5.4.9仓库管理员1) 在仓库主任的领导下，负责设备、材料的接运、验收、保管、维护和发放工作；2) 建立物资质量档案（检验报告、材料合格证、检验合格证）及设备材料保管、发放过程中的有关记录、档案；3) 对验收合格的设备、材料经清点、核实后，办理入库手续；对不合格品按设备、材料不合格品控制程序实施有效控制；4) 参加设备、材料的接运和开箱检验工作；5) 严格执行设备、材料接收和发放工作程序及仓库管理规定进行设备、材料的保管、维护和发放工作；6) 定期发布设备、材料库存状态报告。5.4.10其它岗位 1）项目采购组根据采购业务需要可以设立其它岗位，其主要工作内容、职责与权限详见采购部岗位责任制或项目采购实施手册。