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1、档案工作管理制度今日之文件，明日之历史。为保证公司文件的完整，便于查找使用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计等工作，特制定本制度。一、管理部门综合部是公司文书档案的管理部门，其主要职责如下：（1）制定或参与制定档案工作的规章制度。（2）对公司其他部门文件材料的归档工作进行指导和监督。（3）做好公司档案的收集、整理、保管和利用工作。（4）做好永久性档案向有关档案机构的移交工作。（5）提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。二、文件材料的收集（一）收集主体各部门应确定档案主管，负责收集、整理、移交和保管该部门的档案资料。档案主管应由责任心强、工作态度认真仔细的员工兼任，并定期参加
2、公司组织的统一培训。（二）收集范围凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、电报、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片、影音资料等都要齐全完整地收集起来。其中应以公司产生的具有长远或重要参考价值的文件材料作为保存的重点。具体包括以下各项：1、上级来文（1）上级机关下发的需要贯彻执行的主要文件材料及上级机关颁发的要求公司落实的文件。（2）上级领导视察、检查公司工作时的重要批示讲话、题词、照片和录像等材料。2、公司文件材料（1）会议文件，包括本公司重要会议形成的文件和领导的讲话稿等。（2）公司颁发（包括转发）的各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿。名师资料总结-精
3、品资料欢迎下载-名师精心整理-第 1 页，共 6 页 -（3）公司的请示与上级批复文件，下级单位的请示与公司的批复文件。（4）公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告。（5）反映公司业务活动和科学技术管理的专业文件材料。（6）公司检查下级单位工作，调查研究形成的重要文件材料。（7）公司的统计报表、统计分析材料（包括计算机盘片等）、财务报表、凭证、帐薄、审计等文件材料。（8）公司内部组织机构在工作中形成的重要文件材料。（9）公司领导人在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录；从外单位带回的与公司有关的未经文书处理登记的文件材料。（10）公司基本建设工程施工竣工、购置大型设备的文件材料，
4、公司直接管理的科研、生产、建设项目的科技文件材料。（11）公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织纲要、人员编制等文件材料。（12）公司制订的工作条例、章程、制度等文件材料。（13）公司的历史沿革、大事纪、年鉴，反映公司重要活动的简报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件。（14）公司干部任免（包括备案）、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、党员、团员、干部、工人手册、报表以及职工的录用转正、定级、调资、退职、退休、离休等工作及奖惩等文件材料。（15）公司员工转移工资、行政、党、团、工会组织介绍信及存根。（16）公司财产、物资、档案等交接凭证、清
5、册。（17）公司编印刊物的定稿和印本、编辑出版物的定稿样本。（18）公司签订的各种合同、协议等材料。（19）公司外事活动中形成的请示、报告、计划、考查总结、重要简报、会议纪录、记录声像材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等。（20）各种普查工作中形成的文件材料。各部门归档内容明细详见附件一各部门归档内容明细表。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 2 页，共 6 页 -（三）收集中应注意的问题1、公务电报要同其他文件材料一起收集立卷。2、正文和附件要同时收集。3、一般文件只存印本和完稿，其他底稿不必存档，但特别重要的文件例外。4、作者、时间、数字模糊不清和签发手续不全
6、、张页残缺的文件，一经发现要补充完整后再立卷归档。5、有领导重要批示意见的文件处理单，应随文件一起存档。6、有请示无批复或有批复无请示的文件，应当查明原因，采取补救措施补齐，没有书面文件的，应当注明并盖公章。7、用铅笔、圆珠笔或复写的文件底稿，应退回文件撰稿单位复制。8、经多方查找，证明确实已丢失的文件，应用公用信笺写上文件名称，注明丢失原因，加盖公章，替代所丢文件归档。三、立卷归档公文立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。1、文件材料的分类按文件材料的重要性，在收藏时间上分为永久、长期、短期三种，然后依据事先编好的立卷类目，
7、采取相应的措施进行分类。2、立卷、归档分工（1）各部门形成的需自行存档的文件材料由各部门自行立卷、归档，凡公司文秘档案、人事档案、各类合同、证件原件以及其他非专业性文件，由综合部统一立卷、归档。（2）需存档的文件资料原则上由综合部保管原件，各部门保管复印件。如确因工作所需不便移交原件的，应提交电子文件或复件，同时应向综合部提交书面申请，写明留用文件资料原件的理由及期限、保管人员、原件名称、页数、制作单位、制作时间、编号等，并经部门负责人或分管领导签字批准。（详见附件二：重要文件资料部门留用申请表）（3）各种文件、资料，按一定的特征进行排列和系统化，必须层次分明、名师资料总结-精品资料欢迎下载-
8、名师精心整理-第 3 页，共 6 页 -编写页码、填写卷内文件目录。（4）具有不同价值、不同性质的文件资料应当区别管理，单独立卷。3、电子文件的归档要求（1）电子文件的逻辑归档，按照归档鉴定标识进行，将管理权从网络上移交档案部门。其归档工作，除存储格式和位置不变外，其它均应参照国家文件归档的有关规定执行。（2）把带有归档标识的电子文件集中拷贝至耐久性的载体上，一式 3 套，一套封存保管，一套供查阅使用，第3 套异地保存。对于加密电子文件，则应解密后再完成上述工作。（3）保存电子文件的载体，按优先顺序分别是：只读光盘、一次写光盘、磁带、硬磁盘、可擦写光盘等。禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载
9、体。（4）存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写档号、题名、密级、保管期限、硬件及软件环境等。电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态。（5）将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，并附归档电子文件登记表。（6）需要长期保存的电子文件，应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一类型载体上，如果采用专用软件，应将软件及相关数据存在同一载体上。（7）原电子文件载体在完成电子文件归档后，在其形成部门保留时间至少 1 年。（8）在网络中进行了逻辑归档操作的电子文件，应按上述归档过程完成物理归档。4、档案保管（1）档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。（2）
10、胶片、照片、磁带专柜密封保管，胶片和照片、母片和拷贝要分别存放。（3）底图入库要认真检查，平放或卷放。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 4 页，共 6 页 -（4）库藏档案定期核对，做到帐物相符。发现破损变质及时修补或复制。5、归档时间各部门每月的文件材料在办理完毕后，要求在次月的 15号以前整理归档，编制文件目录，向综合部移交。各部门负责人、分管领导应当督促其部门按时移交归档材料。6、归档手续移交档案必须制作移交清单，一式两份，写明文件标题、文件页数、文件数量、移交时间等，交接双方要签名盖章。（详见附件三：归档移交清单）四、档案借阅（1）借阅档案必须当面点清楚，并办理借阅手续
11、，由借阅人填写借阅申请单，经所在部门主任及保管部门主任签字后借阅。（详见附件四：档案借阅申请表）借阅的案卷要注意爱护，不得丢失、损坏、涂改，要如期归还。公司经营发展决策中的秘密事项、重要合同、客户贸易渠道、项目可行性研究报告、底图、重要财务信息以及其他重要档案借阅时不得带出存档部门。（2）借出的档案要注意保密，不得将档案带入宿舍或公共场所，不得让无关人员翻阅。（3）借阅时间最长不能超过一个月，确因工作需要不能到期归者，要说明情况办理续借手续。（4）归还档案时，由档案管理人员当面查点清楚，并在借阅登记薄上及时注销。（5）凡需借阅、抄录绝密级重要数据资料，必须经公司领导批准，否则一律不准借阅、抄录
12、、复印。五、档案销毁（1）对已过期并失去保存价值的文件材料，经公司领导批准，可以定期销毁。（2）销毁秘密公文，应进行登记，由2 人以上监督，保证不丢失、不漏销。六、档案统计（1）及时对档案数量、鉴定情况、利用情况进行统计。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 5 页，共 6 页 -（2）除按上级主管部门的要求及时填报统计资料外，还应做好档案统计的基础工作。（3）对永久、长期、短期保存的文件资料分别进行统计，以便反映档案的不同价值和库存发展趋势。（4）统计数字要准确真实。（5）定期编制专题资料。七、档案保密（1）档案工作人员要严守机密，档案存放设锁，无关人员不得接触。（2）不得传播、议论有关机密问题。（3）档案资料不准带到公共场所。本制度由综合部负责解释；自印发之日起执行。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 6 页，共 6 页 -