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1、- 1 - 档案管理制度档案是全面反映公司经营管理各项活动的历史记录，是实现今后决策科学化的重要依据。 为加强公司档案管理工作， 有效地保护和利用档案，维护公司合法权益，特制定本办法。第一节档案范围公司各种具有保存价值的文件、图纸、方案、软件、图片、音像、实物等都必须立卷、归档。其中，文件包括：规划、计划、技术资料、工程资料、 财务资料、人事资料、会议纪要、项目方案、合同协议、内外行文等。第二节档案分类及编号一、档案按其内容及关联部门可分为六大类：（一）行政类（二）财务类（三）人事类（四）资产类（五）开发项目类（六）拓展类二、机要档案须在档案编号后注明：绝密、机密、秘密。具体划名师资料总结 -
2、 - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 1 页，共 6 页 - - - - - - - - - - 2 - 分规则见本制度第三节第二条。三、档案编号以“一案一号”为原则，遇有一案归入多类者，应先确定其主要类别进行编号。四、归档后须填写档案管理登记表 （附表 1） 。第三节机要档案一、机要档案按其内容分为“绝密” 、 “机密” 、 “秘密”三级。二、划分标准：（一）绝密档案：包括公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、 战略性的合作协议及金额在100 万元以上的重大合
3、同。（二）机密档案包括：1、财务资料；2、公司重要会议纪要；3、公司经营情况；4、人事档案、薪资性档案、劳动合同；5、技术资料；6、金额在 10 万-100 万元的合同。（三）秘密档案包括：1、重要项目资料；2、项目合同协议。第四节档案装订名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 2 页，共 6 页 - - - - - - - - - - 3 - 一、以左方装订为原则，右上角标明档案号。二、文件如有皱折、破损、参差不齐等情况，应先整补，裁切折叠，使其整齐，再装订。第五节保存期限
4、档案保存期限除政府有关法令或本公司其它规章制度特定者外，一律按照下列规定办理：一、永久保存： 1、公司章程； 2、股东名簿； 3、股东会、董事会、总经理办公会会议纪要；4、公司证照； 5、各级批文； 6、印鉴；7、公司年度经营计划；8、公司年度经营总结；9、年度财务报表；10、技术资料； 11、不动产所有权状及其它债权凭证；12、人事资料；13、大型活动图片、音像资料；14、其它核定须永久保存的文书。二、长期保存（ 15 年） ：1、会计凭证； 2、其它经核定须十五年保存的文书。 (其它财务档案的保存期限按国家相关规定执行) 三、短期保存： 1、期满或解除的合同协议； 2、完结后的项目方案；3
5、、部门工作计划及工作总结；4、完结后的部门请求报告；5、完结后无长期保存必要文书。四、公司规章制度由综合部永久保存，使用部门视其有效期限予以保存。第六节保管部门一、财务专项机要档案由财务部负责保管。二、人事专项机要档案由综合部负责保管。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 3 页，共 6 页 - - - - - - - - - - 4 - 三、股东、董事会资料由董事会办公室保管。四、其它档案均由综合部指派专人保管。第七节档案移交一、公司各类证照、批文在颁发之日起移交综合部。
6、二、董事会、总经理办公会会议纪要和决议，应自签发之日起3日内移交综合部。三、合同协议应在签订之日移交综合部。四、财务档案、人事档案由部门自行立卷、归档、管理。五、其余档案 1 年移交 1 次，时间为每年的3-4 月。六、档案移交须填写档案移交清册 （附表 2） 。七、 档案移交清册一式3 份，移交双方各1 份，综合部留存1 份。第八节档案调阅一、因工作需要需调阅档案时，须填写档案调阅申请单（附表 3） ，并经相应核准人核准后方可调阅。二、行政类档案、财务类档案、人事类档案、资产类档案、项目类档案、拓展类档案的调阅须部门经理核准，跨部门档案调阅须经综合部经理核准，但仅限于档案的查阅、复印，使用原
7、件或调阅机要档案资料须总经理核准。（保密性档案的范围见 机要档案管理制度） 。三、档案管理人员必须严格按照档案调阅申请单的内容，将档案调出，供调档人查阅。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 4 页，共 6 页 - - - - - - - - - - 5 - 四、调档人必须是档案调阅申请单里注明的查阅人。五、 档案调阅申请单由档案管理人员留存备查。六、借阅档案应当日归还，借阅时间最长不超过8 个工作时。七、如调档内容更改、调档时间延长，应按调档程序重新办理。第九节档案销毁一
8、、超过保存期，且无保存价值的档案应销毁。二、需销毁的档案由保管部门填报档案销毁申请表（附表 4） ，经相应核准人核准后方可销毁。三、部门内部档案由部门经理核准销毁；机要档案由总经理核准销毁；其余档案由主管副总经理核准销毁。四、销毁档案须两 2 人以上人员共同完成， 综合部指定专人监督销毁，并填写档案销毁登记表 （附表 5） 。五、 档案销毁申请表、 档案销毁登记表各1 式 2 份，申请部门 1 份，综合部 1 份。第十节其它一、档案管理人员应妥善保管，防虫蛀、防霉、防丢失，保证档案安全。二、所有档案应有专柜存放、加锁，定期清理通风，防湿。三、所有档案不得随意查阅、复印，不得置于公共场所。四、本制度附件包括： 机要档案管理制度。五、以上表格均由综合部统一编号。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 5 页，共 6 页 - - - - - - - - - - 6 - 六、各部门必须严格按照本制度相关规定保管档案。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 6 页，共 6 页 - - - - - - - - -