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1、精选学习资料 - - - - - - - - - 办公室管理期末复习指导第一部考份课程考目核说明1.核的考 核 学 生 对 办 公 室 管 理 方 面的 基 本 理 论 , 重 难 点 的 理 解和 利 用 基 本 理 论 与 知 识 综 合分 析 的 能 力 . 2. 考 核 方 式期 末 开 卷 考 试 . 3. 适 用 范 围 , 教 材本课程 期末复习 指导适用范畴为重庆广播电视高校成人专科汉语言文学专业 , 文秘专业的必修课程 . 考试命题的教材是由陆瑜芳主编 , 上海复旦高校出版社 2005 年 2 月第一版办公室实务教材 . 4. 命 题 依 据本 课 程 的 命 题 依 据 是
2、 办 公 室 管 理 课 程 的 教 案 大 纲 , 教 材 , 实 施 细 就 . 5. 考 试 要 求本课程的考试重点包括基本学问和应用才能两个方面 ,主要考核同学对领导学的基本理论 , 重难点的懂得和利 用 基 本 理 论 与 知 识 综 合 分 析 的 能 力 . 6. 试 卷 类 型 及 结 构考题类型大致为 : 单项挑选题 约占 10%, 判定题 约占 10%, 简答题 约占 20%, 设计题 约占 20%, 案例 分 析 题 约 占 40%. 第 二 部 份 期 末 复 习 重 点 范 围第 一 章 办 公 室 实 务 概 述一 , 重 点 掌 握1. 文 员 办 公 室 的 布
3、 置 . 2. 办 公 用 易 耗 品 主 要 包 括 哪 些 . 二 , 一 般 掌 握1. 办 公 室 事 务 管 理 的 特 征 . 2. 办 公 器 械 的 使 用 . 第 二 章 文 员 实 务一 , 重 点 掌 握1. 按 照 优 先 顺 序 处 理 工 作 原 就 , 虚 拟 一 份 半 天 或 一 天 工 作 计 划 书 . 2. 简 要 阐 述 文 员 工 作 的 三 个 步 骤 , 相 互 关 系 如 何3. 文 员 进 言 是 指 什 么 . 4. 文 员 进 言 具 有 什 么 作 用 . 5. 文 员 进 言 的 方 法 和 要 求 是 什 么 . 6. 谈 谈 文
4、员 工 作 方 法 中 的 受 意 方 法 , 以 及 你 对 该 方 法 的 工 作 体 会 或 认 识 . 7. 请 示 方 法 . 二 , 一 般 掌 握1. 文 员 管 理 好 自 己 时 间 的 措 施 . 2. 如 何 节 约 开 支 . 第 三 章 电 话 , 电 子 通 讯一 , 一 般 掌 握1. 文 秘 人 员 接 触 的 专 线 电 话 的 类 型 . 2. 电 话 接 打 的 礼 仪 . 3. 交 互 式 电 话 会 议 . 第 四 章 邮 件 收 发一 , 重 点 掌 握1 / 12 名师归纳总结 - - - - - - -第 1 页,共 12 页精选学习资料 - -
5、 - - - - - - - 1.邮件的处理. 2. 上 司 不 在 时 邮 件 的 处 理 . 二 , 一 般 掌 握1. 邮 件 的 拆 封 . 2. 邮 件 寄 发 前 的 准 备 . 第 五 章 接 待 实 务一 , 重 点 掌 握1. 接 待 方 案 的 设 计 . 2. 接 待 的 基 本 礼 节 . 3. 接 待 平 时 来 访 者 的 实 务 . 二 , 一 般 掌 握1. 握 手 的 礼 仪 . 第 六 章 信 访 实 务一 , 重 点 掌 握1. 来 信 受 理 的 范 围 包 括 哪 些 . 2. 来 信 的 受 理 与 处 理 的 程 序 和 基 本 要 求 是 什 么
6、 . 第 七 章 会 议 及 会 谈 实 务一 , 重 点 掌 握1. 会 议 通 知 的 拟 写 . 2. 文 员 所 作 的 完 整 的 会 议 记 录 应 该 包 括 哪 些 事 项 . 3. 会 议 后 的 实 务 . 4. 座 谈 会 召 开 的 注 意 事 项 . 5. 记 者 招 待 会 召 开 的 注 意 事 项 . 6. 会 议 成 本 的 计 算 . 二 , 一 般 掌 握1. 为 上 司 参 加 会 议 作 安 排 . 2. 如 何 主 持 会 议 . 第 八 章 日 程 安 排一 , 一 般 掌 握1. 向 对 方 要 求 约 会 时 应 注 意 的 事 项 . 2.
7、被 要 求 约 会 时 的 处 理 . 第 九 章 差 旅 事 宜一 , 重 点 掌 握1. 文 秘 人 员 在 单 独 或 随 同 上 司 旅 行 结 束 后 , 要 做 好 哪 些 工 作 . 二 , 一 般 掌 握1. 差 旅 的 预 订 工 作 . 第 十 章 照 料 上 司 身 边 琐 事一 , 重 点 掌 握1. 文 秘 人 员 经 常 要 代 替 上 司 选 择 礼 品 , 向 他 人 赠 送 礼 品 , 在 处 理 这 些 事 情 应 考 虑 什 么 怎 样 做 . 二 , 一 般 掌 握1. 文 秘 人 员 对 上 司 主 要 工 作 的 辅 佐 . 第 十 一 章 交 际
8、与 礼 仪一 , 重 点 掌 握1. 日 常 举 止 规 范 . 2 / 12 名师归纳总结 - - - - - - -第 2 页,共 12 页精选学习资料 - - - - - - - - - 二,一般掌握1. 名 片 的 使 用 . 2. 宴 会 礼 仪 . 3. 宴 会 的 准 备 . 4. 收 赠 礼 品 . 第 十 二 章 办 公 室 用 语一 , 重 点 掌 握1. 文 员 所 作 的 口 头 报 告 的 基 本 方 法 是 怎 样 的 . 2. 文 员 作 口 头 报 告 有 什 么 要 求 . 3. 社 交 话 题 的 选 择 . 二 , 一 般 掌 握1. 拒 绝 的 方 法
9、. 第 十 三 章 印 信 , 值 班 工 作一 , 重 点 掌 握1. 单 位 印 章 主 要 有 哪 些 . 2. 印 章 在 使 用 上 有 哪 些 规 定 . 二 , 一 般 掌 握1. 公 章 的 停 用 和 销 毁 . 2. 值 班 工 作 的 任 务 和 要 求 . 第 十 四 章 文 书 与 档 案 实 务一 , 重 点 掌 握1. 根据 2000 年国务院行政机关公文处理方法的规定 , 国务院规定的行政公文共有几类几种2. 什 么 是 文 书 的 立 卷 特 征 . 通 常 可 以 按 照 哪 几 种 特 征 立 卷 . 3. 立 卷 归 档 的 要 求 . 4. 立 卷 归
10、 档 的 标 准 . 5. 立 卷 类 目 的 编 制 . 第 三 部 分 综 合 练 习 题一 , 单 项 选 择 题1. 不 是 办 公 室 事 务 管 理 的 特 征 . A. 服 务 性 B. 决 策 性 C. 专 业 性 D. 主 动 性2. 办 公 室 布 置 要 注 意 . A. 上 司 单 独 用 的 办 公 桌 椅 靠 墙 放B. 一 般 办 公 室 桌 椅 最 好 面 对 面 放 置C. 打 字 , 复 印 间 离 上 司 办 公 室 近 些D. 各 种 沟 通 , 保 密3. 下 列 关 于 办 公 室 环 境 布 置 的 目 的 的 说 法 中 , 不 正 确 的 是
11、. A. 创 造 舒 适 而 又 工 作 效 率 高 的 环 境 有 效 辅 助 上 司 B. 塑 造 组 织 形 象C. 使 上 司 办 公 室 远 离 文 秘 办 公 室 , 建 立 挡 驾 制 度 D. 有 利 于 保 密 工 作4. 在 使 用 复 印 机 的 过 程 中 , 不 恰 当 的 做 法 是 . A. 接 通 电 源 可 立 即 复 印 操 作 B. 选 定 复 印 纸 后 要 抖 松 消 除 静 电C. 选 择 复 印 倍 率 来 决 定 复 印 纸 尺 寸 D. 复 印 完 毕 应 取 下 复 印 品 和 原 稿5. 关 于 传 真 机 的 使 用 , 不 正 确 的
12、是 . A. 发 送 前 检 查 原 稿 质 量 B. 随 时 随 地 可 向 对 方 发 送C. 不 宜 发 送 礼 仪 性 文 本 D. 不 宜 发 送 私 人 , 保 密 文 本3 / 12 名师归纳总结 - - - - - - -第 3 页,共 12 页精选学习资料 - - - - - - - - - 6.关于录音机的使用,下列做法中不适宜的是 . A.文员可以利用录音机录下上司口述的内容B.为了节约成本,文员在记录谈话时,使用普通磁带即可C.在使用录音机之前应该仔细阅读使用说明书D.将磁带盒两侧的防抹片除掉,可以保护已经录制好的内容7.下列选项中,不属于办公用易耗品的是 . A.书报
13、架B.修正带C.剪刀D.台历8.以下文员订购和储备办公用品的行为中,不适宜的是 . A.保留一张购货订单,收到货物时一一核对打勾B.让员工们随意领取办公用品C.通过电话订购或传真订购,可以提高交货速度D.用库存一览表来储备办公用品9. 不是文员在准备办公用品时的职责. A.订购B.制造C.分配D.储备10.以下文员的工作顺序中,不正确的是 . A.没有任何设想就应着手从事该项工作B.文员也应具有适当判断情况,机智应对的应变能力C.上司分派两项以上工作时,按照先来后到顺序进行D.上司所指示的工作如果不合适,可以不实施11.文员按照优先顺序处 理工作 ,不符合 这一 原就的 行为是 . A.先将自
14、己想做的工作以重要程度为标准分类B.其次以紧急程度和重要程度为标准分类C.同时考虑上司的意向和文员本身的工作效率D.可以按照文员自己的习惯进行工作12.文 员 必 须 管 理 好 金 钱 , 学 会 节 约 开 支 , 以 下 行 为 中 没 有 做 到 的 是 . A.最好到价格便宜的商店去购买,质量并不重要B.作出预算,按月或季度预计办公室的开销来控制开支C.采购 大量 物品时可以 享受批 量折 扣, 就一 次多 购买一 些办 公用品D.限制不必要的长途电话,轻易不要选择快递服务13.以下文员对办公室零用现金管理的行为中,不适宜的是 . A.现金通常放在一个带锁的 盒子里,再放在带锁的办公
15、桌 抽屉里B.把每一次支出的数额都记在零用现金单据中C.标准的零用现金单据有一个签名D.不允许任何人从零用现金基金里借钱14.文员传达上司的指示时,不应该 . A.传达可以根据上司主要意思,夹进自己的意见B.必要时可形成文字材料,照本宣科C.不可在普通电话,普通函件里传达有秘密内容的指示D.重要的指示,应该要求被传达者复述一遍,以免漏听或漏记15.文员接受和领会上司意图时,应该 . A.用大脑用心记住B.随时借助录音机记录C.只需接受和领会,并贯彻执行即可,不要提问4 / 12 名师归纳总结 - - - - - - -第 4 页,共 12 页精选学习资料 - - - - - - - - - D
16、.注意倾听,用心判断指示的用意16. 文 员 必 须 具 有 合 作 精 神 , 以 下 合 作 方 法 中 不 适 宜 的 是 . A. 善 于 同 他 人 合 作 , 密 切 配 合 , 步 调 一 致B. 应 该 有 自 己 的 个 性 , 尽 可 能 使 别 人 服 从 自 己C. 配 备 文 秘 人 员 时 遵 从 异 质 结 合 的 原 就D. 公 允 地 与 同 事 分 享 胜 利 的 成 果 , 分 担 失 败 的 责 任17. 下 列 选 项 中 , 不 属 于 文 秘 人 员 解 除 的 专 线 电 话 的 种 类 的 是 . A. 市 长 电 话 B. 报 警 电 话C.
17、 投 诉 电 话 D. 监 督 电 话18. 文 秘 人 员 在 接 听 电 话 时 , 不 应 该 . A. 如 果 上 司 不 在 办 公 室 , 先 询 问 对 方 是 谁 , 再 告 诉 对 方 他 要 找 的 人 不 在B. 接 听 电 话 首 先 传 达 必 要 的 信 息C. 电 话 铃 响 3 声 就 接 听D. 由 始 至 终 保 持 礼 貌 和 耐 心19. 关 于 接 打 电 话 的 行 为 , 不 正 确 的 是 . A. 受 到 通 话 对 方 极 大 的 责 难 , 应 针 锋 相 对 予 以 回 击B. 给 上 司 的 留 言 下 面 朝 下 放 在 他 的 办
18、公 桌 上C. 做 记 录 时 可 以 在 便 笺 下 垫 一 张 复 写 纸 , 以 防 遗 失 后 备 用D. 中 途 因 有 事 需 放 下 电 话 请 对 方 等 待 时 , 应 把 话 筒 轻 轻 地 朝 下 放 置20. 以 下 文 员 应 遵 守 的 电 话 礼 仪 中 , 不 适 宜 的 是 . A. 考 虑 打 电 话 的 时 间 是 否 合 适B. 打 出 电 话 , 而 对 方 无 人 接 听 , 等 铃 声 响 了 二 , 三 下 可 挂 电 话C. 有 时 候 上 司 过 于 繁 忙 , 要 求 文 秘 人 员 编 织 一 些 美 丽 的 谎 言 D. 对 待 投 诉
19、 电 话 先 安 抚 他 , 以 友 善 的 态 度 表 达 歉 意 , 并 告 知 一 定 马 上 调 查 此 事21.以下关于交互式电话会议的功能中,不具备的有 . A.欢审迎查词功能功能B.保密数功能C.播放D.报功能22. 邮 件 送 到 单 位 所 租 的 信 箱 , 由 文 员 开 启 , 取 出 邮 件 带 回 办 公 室 , 与 文 员 的 工 作 要 求 不 一 致 . A.每天开箱次数与邮局投递次数一致B.取出邮件立即返回办公室C.事先带上包袋返回办公室D.应提高办事效率,把取邮件与其他事一起办23.文员分拣邮件不应该遵守 标准. A.按收件人姓名分拣B.按收件部门名称分拣
20、C.按私人公务标准分拣D.换邮件重要性分拣24.文 员 打 印寄 往 欧 美 国 家 的 信 封 , 收 信 人内 容 的 打 印 顺 序 应 该 是 . A.国名,地址,部门,姓名B.姓名,地址,部门,国名C.姓名,部门,地址,国名D.姓名,国名,部门,地址25.邮件的寄发不要考虑 因素. A.时间B.便利C.经济D.爱好26.传真机最好用来传送 . 5 / 12 名师归纳总结 - - - - - - -第 5 页,共 12 页精选学习资料 - - - - - - - - - A.一般的图纸B.机密文件C. 很 长 的 文 件 D. 感 谢 信27. 文 员 在 处 理 信 访 工 作 时
21、, 当 情 况 发 生 时 , 要 由 收 信 人 单 位 复 信 的 情 况 . A. 初 次 写 信 , 或 有 过 激 言 行 的B. 有 过 激 言 行 或 漫 骂 领 导 的 匿 名 信C. 已 做 结 案 处 理 的D. 没 有 具 体 内 容 的 匿 名 信28. 正 确 的 握 手 方 法 应 是 . A. 男 士 与 女 士 握 手 时 , 为 了 表 示 对 对 方 加 倍 的 亲 切 和 尊 敬 , 应 双 手 相 握B. 握 手 应 保 持 较 长 时 间C. 可 以 戴 着 帽 子 握 手D. 很 多 人 同 时 握 手 时 , 应 按 顺 序 进 行29. 文 员
22、在 带 领 来 访 者 上 下 楼 梯 时 , 不 应 . A. 上 楼 梯 时 , 自 己 紧 跟 在 来 访 者 后 面B. 下 楼 梯 时 , 自 己 走 在 前 面 , 并 将 身 体 倒 转 向 来 访 者C. 让 来 访 者 走 在 楼 梯 的 中 间 , 因 为 楼 梯 中 间 的 位 置 是 上 位D. 上 下 楼 梯 时 , 提 醒 来 访 者 : 请 小 心 30. 在 写 会 议 通 知 时 , 下 列 选 项 中 , 不 一 定 要 有 . A. 会 议 经 费 B. 会 议 名 称C. 会 议 的 议 事 日 程 D. 会 议 时 间 和 地 点31. 在 会 议 开
23、 始 前 和 进 行 过 程 中 , 文 员 的 以 下 活 动 中 , 不 恰 当 的 是 . A. 协 助 签 到 B. 分 发 资 料C. 作 会 议 记 录 时 离 开 会 议 室 接 听 电 话 D. 暂 时 保 管 与 会 者 的 物 品32. 文 员 做 会 议 记 录 时 , 可 以 在 会 议 记 录 中 . A. 加 入 自 己 的 主 观 意 见B. 不 记 录 议 题C. 与 发 言 者 用 词 不 一 致 但 意 思 完 全 一 致D. 对 所 记 内 容 作 评 论33. 有 时 应 上 司 要 求 , 文 员 参 与 会 见 或 会 谈 , 不 是 文 员 的 任
24、 务 . A. 准 备 资 料 B. 发 表 意 见C. 现 场 服 务 D. 会 议 或 会 谈 记 录34. 型 适 合 自 由 谈 话 , 或 是 收 集 创 意 的 会 议 . A. 口 字 B. 教 室C. 圆 桌 D. U 字35. 文 员 制 作 日 程 安 排 计 划 表 时 , 应 避 免 . A. 上 司 没 有 经 过 文 员 而 决 定 的 日 程 安 排 计 划 , 也 必 须 填 写 在 计 划 表 上B. 如 果 表 上 的 空 白 处 太 少 , 可 以 使 用 速 记 符 号 或 自 己 能 够 了 解 的 简 单 符 号C. 制 作 日 程 安 排 计 划
25、表 时 , 要 留 意 上 司 改 变 思 考 的 时 间 和 路 途 上 的 时 间D.日程安排计划笔记本如果已经使用一年以上,可以废弃36.文员根据上司指示,向对方要求约会时, 是错误的. A.如果用写信的方式,在估计对方收到信后,再打电话确认B.告知你或上司的联系电话,以便有变化时可立即通知C.如对方越忙越必他须早一点联络D.果上司出差,可以在回来的当天安排约会6 / 12 名师归纳总结 - - - - - - -第 6 页,共 12 页精选学习资料 - - - - - - - - - 37.以下关于预订工作的行为中,不适宜的是 . A. 与 人 联 系 要 记 下 对 方 姓 名 同
26、时 告 知 你 的 姓 名 , 需 再 打 电 话 弄 清 疑 点 应 找 同 一 人B.首先要了解火车运行时间,上司对铺位的要求C. 如 果 预 订 需 要 有 保 证 , 应 事 先 申 明 , 如 果 想 取 消 预 订 , 也 要 在 结 帐 之 前 打 电 话D.不一定要弄到确认旅馆预订的传真或其他书面形式的证明38.以下关于名片的使用方式,错误的是 . A.文员应在任何时候,任何场合携带名片B.向别人递送名片时应双手捧交,将文字下面朝向对方C.如果对方给你名片,而你恰好没有带在身边,应说明并表歉意D.名片只能当面递送,寄去是不礼貌的39.社交场合很讲究次序礼仪,一般 . A. 以右
27、为次B.以右为尊C.以后为次D.以左为尊40.以下关于文员的宴会礼仪中,正确的是 . A.用叉,匙进食时,将餐具的整体放入嘴里,或用舌头去舔B.站起身来在餐桌的另一边夹取自己喜欢的食物C.口内含有食物与人说话D. 吃 西 餐 时 , 用 左 手 把 汤 盘 靠 近 自 己 一 边 方 向 稍 稍 提 起 , 再 用 汤 匙 轻 轻 由 里 向 外 舀 去41.以下文员应遵守的参加宴会的礼仪中,不适宜的是 . A.应选择轻软而富于光泽的衣料,用黑,红,白等纯色为宜B.白天 赴宴 应选用 香味 较浓的 香水 , 夜晚就 应选 用香味 优雅 的香水C. 未 用 完 一 道 菜 时 , 应 将 刀 叉
28、 平 行 排 放 在 盘 子 上 右 侧 , 叉 尖 向 上 , 刀 刃 向 内D. 文 员 应 在 上 司 之 后 与 对 方 碰 杯 , 碰 杯 时 应 目 视 对 方 以 示 敬 意42. 文 员 协 助 举 行 宴 会 时 , 不 用 考 虑 . A. 宴 会 的 形 式 与 气 氛 B. 交 通 是 否 方 便C. 有 无 停 车 场 D. 有 无 休 息 室43. 文 秘 人 员 在 代 替 上 司 选 择 礼 品 , 并 向 他 人 赠 送 礼 品 时 , 应 该 . A. 选 择 价 值 不 菲 的 礼 物 B. 去 掉 包 装 上 的 标 价C. 不 用 特 意 包 装 D.
29、 不 用 在 外 包 装 上 署 名44. 以 下 关 于 说 话 的 要 领 中 , 不 正 确 的 是 A. 语 句 要 简 短B. 由 过 程 先 说C. 利 用 重 复 的 效 果D. 说 话 时 考 虑 时 间 , 地 点 , 场 合 , 对 象 因 素 , 使 用 模 糊 语 言45. 接 受 忠 告 的 正 确 反 应 是 . A. 以 烦 躁 的 心 情 倾 听 B. 尽 量 把 责 任 推 给 别 人C. 应 辩 解 说 : 那 是 因 为 D. 切 勿 感 情 用 事46. 办 公 室 人 员 在 社 交 活 动 中 应 如 何 选 择 话 题 , 属 于 合 适 的 话 题 . A. 有 共 同 利 益 的 话