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1、金暾（无锡）精密模具有限公司文件编号：KT/EP-01程序文件版本号/修改码：A/1 环境文件控制程序页码：1/7文件控制程序编制:审核:批准:分 发 号:受控状态:修改记录修订号日期更改通知书编号修改内容摘要备注0 06/12/01 新规发布名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 1 页，共 7 页 -金暾（无锡）精密模具有限公司文件编号：KT/EP-01程序文件版本号/修改码：A/1 环境文件控制程序页码：2/71.0 目的对与公司环境有关的文件和资料（行政类文件除外）进行控制，确保公司各个场所使用的文件和资料的有效性。2.0 适用范围本文件适用于公司与环境有关的文件和资料的控制
2、。3.0 定义3.1 二级分发：归口部门将文件和资料发放给接收部门后，接收部门的转发。3.2 环境体系管理类文件：指包含环境手册、程序文件、进入体系文件编号的作业文件等有关文件。3.3 归口部门：对文件负责解释，负责文件适宜性的审核，组织文件中规定的有关活动进行开展的部门。4.0 职责与权限4.1 总经理：负责公司环境手册的批准。4.2 管理者代表：负责公司程序文件的批准。4.3 文控中心4.3.1 负责环境体系管理类文件和资料的归口管理，包括对部份外来与环境体系有关的文件和资料（外来环境体系标准,认证公司、咨询公司、主机厂关于环境体系的文件和资料等）的管理。4.3.2 负责技术文件和资料的归
3、口管理，包括对部份外来与技术有关的文件和资料（外来技术标准、法规等）的管理。4.4 品质部：负责环境检验和试验类文件和资料、检测实验类的文件和资料的归口管理，包括部份与产品环境有关的外来资料（环境标准、主机厂的环境通报、环境保证协议等）的管理。4.5 其他各部门是该程序文件的执行部门，负责各自归口文件和资料的管理。5.0 工作程序5.1 环境体系文件的分类5.1.1 环境体系文件按层次可以分为以下四类：a、环境手册（包含形成文件的环境方针和环境目标）名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 2 页，共 7 页 -金暾（无锡）精密模具有限公司文件编号：KT/EP-01程序文件版本号/修改
4、码：A/1 环境文件控制程序页码：3/7 b、环境体系程序文件c、作业指导书（包含有关技术文件及标准等）d、表格表单等环境记录；5.1.2 文件和资料按其状态可分为以下两类：a、受控文件：文件和资料的发放、编制、更改、换版等均按规定的程序控制，文件的描述是现行要求，文件有“受控”印章。b、非受控文件：文件和资料按规定的范围发放,但不受控,不作更改和换版等工作,不保证反映不断修改的现行要求，不一定是现行有效版本，文件上无“受控”红色印章。5.2 文件和资料的编号5.2.1 文管中心负责环境体系文件的编号，具体的编号方法如下：环境手册：KT/EM-顺序号环境手册代号企业代号程序文件：KT/EP-文
5、件顺序号程序文件代号企业代号名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 3 页，共 7 页 -金暾（无锡）精密模具有限公司文件编号：KT/EP-01程序文件版本号/修改码：A/1 环境文件控制程序页码：4/7三层次文件：KT/EI-文件顺序号对应的程序文件顺序号三层次文件代号企业代号5.2.2 工程部负责技术文件的编号，具体编号方法按技术文件管理规定执行。5.2.3 环境记录的编号详见环境记录控制程序。5.3 文件的编制、审核、批准5.3.1 环境手册由品质部负责编制，管理者代表审核，总经理批准后发布。5.3.2 程序文件由品质部组织各部门对其归口管理的程序文件进行编制，部门负责人进行审
6、核，管理者代表批准后发布。5.3.3 作业文件（如作业指导书等）由各使用部门负责编写，部门负责人审核，经分管领导批准后发布；技术文件由工程部编写，工程部负责人审核，分管领导批准后发布，具体方法见技术文件管理规定；其它环境体系管理类作业文件由各归口部门编写，部门负责人审核,部门分管领导批准后发布，并将有关受控文件分发一份给公司文管中心备查。5.4 文件和资料的准备文件编写/审批完毕后，文件编写部门将文件交到文管中心，由文管进行编号、登记入受控文件清单中，统一复印、装订，受控文件还要加盖“受控”红色印章和受控编号等。原件由文管归档保存。5.5 文件和资料的发放5.5.1 公司环境手册、程序文件由品
7、质部确认发放范围，经审批后统一发放，并填写文件发放回收登记表。5.5.2 作业文件由各归口部门对其确认发放范围，经审批后由文管统一发放，并填写文件发放回收登记表。5.5.3 技术文件由工程部确认发放范围后统一发放，并填写文件发放回收登记表。5.5.4 所有文件和资料的二级分发必须由二级分发部门填写文件发放回收登记表。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 4 页，共 7 页 -金暾（无锡）精密模具有限公司文件编号：KT/EP-01程序文件版本号/修改码：A/1 环境文件控制程序页码：5/75.6 文件和资料的使用要求5.6.1 各个部门对本部门收到的文件和资料进行统一保存，并登记入受
8、控文件清单。文件和资料应分类存放在工作场所易于得到的地方（各部门的统一文件柜或工作台上规定放置文件的地方），标识清楚、完整、易识别。5.6.2 公司任何人不能在公司环境体系文件、技术文件及外来文件上进行涂改，保持文件的清洁、完整，不能私自拆卸和复印文件。5.6.3 文管每年将最新的受控文件清单分发给各个部门，作为各个部门的使用参考。5.6.4 文件和资料发生遗失，文件和资料的持有者必须立即文控中心报告，必要时重新办理领用手续给予补发。5.7 文件和资料的修改5.7.1 环境体系文件修改意见的提出公司全体员工都可以根据实际情况对公司的环境体系文件提出修改意见，但是必须以书面形式填写文件更改申请单
9、中的相关栏目并交给文件原修订部门。按5.3 规定的权限进行审核批准后，将文件更改申请单交文管分发给相关部门。5.7.2 文件和资料的修改方式：a、环境手册、程序文件以换页的方式修改。b、技术文件的修改按技术文件管理办法执行。c、作业文件采用换页或划改的方式修改。5.7.3 文件更改状态的规定文件的修订状态用版本号/修订号表示，当文件局部修改时文件修改字体（同一页文件修改次数的累计）的规定：a、第一次修改-黑体b、第二次修改-宋斜体c、第三次修改-隶书d、第四次修改-宋体（小五号字）5.7.4 环境体系文件修改的执行a、归口部门的责任人员收到填写的 文件更改申请单 后，应对其进行初步确认。归口部
10、门的责任人员组织被修改文件的原编写、审核、批准人员对提出的修改名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 5 页，共 7 页 -金暾（无锡）精密模具有限公司文件编号：KT/EP-01程序文件版本号/修改码：A/1 环境文件控制程序页码：6/7意见进行评审并在 文件更改申请单 的相关栏目签字确认，然后对原件正式修改。c、归口部门的责任人员根据被修改文件的原发放范围对所发放的此文件进行相应的换页修改，并在文件发放回收登记表的备注栏作记录。5.7.5 同一份文件在正式投入使用后，同一页经四次修改或一次修改内容很多时应进行换版，换版按文件的第一次发布的程序执行,版号按 A、B、C,顺序标识。5.
11、8 文件和资料的作废处理5.8.1 作废的文件和资料由归口部门按文件发放回收登记表收回、作好记录，需要保留一份文件留档时，应选择原件保留，并在其上盖“作废保留”红色印章保存；其余的作废文件由归口部门盖上红色“作废”印章，填写文件和资料作废保留/销毁处理单经文件和资料归口部门的负责人批准后集中进行销毁。5.9 外来文件的管理5.9.1 外来文件由各归口部门责任人员自行登记；并填写外来文件和资料登记表。5.9.2 针对有关标准类的文件，归口部门责任人员应定期对其进行检索，并填写外来文件和资料登记表。5.9.3 针对顾客的技术资料或设计更改，工程部主管技术员必须在两周内评审完成，登记入外来文件和资料
12、登记表。如需实施的，必须按顾客要求的时间进度执行。5.10 受控文件的二级分发由分发部门作发放登记，文件修订、换版、作废、销毁也有分发部门负责。6.0 相关文件6.1 电子资料管理办法7.0 环境记录7.1 受控文件清单7.2 文件发放回收登记表7.3 文件更改申请单7.4 文件资料借阅单7.5 文件和资料作废保留/销毁处理单7.6 外来文件和资料登记表名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 6 页，共 7 页 -金暾（无锡）精密模具有限公司文件编号：KT/EP-01程序文件版本号/修改码：A/1 环境文件控制程序页码：7/77.7 文件发放配置表7.8 文件补发申请（通知）单7.9 受控文件发放编号对应表名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 7 页，共 7 页 -