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1、第2章 会计信息系统的建立与运行管理会计信息系统构成会计信息系统的划分方法按单位的类型划分会计信息系统,可分为工业企业会计信息系统、商业企业会计信息系 统和行政事业单位会计信息系统等。在每类会计信息系统中,又分为三个层次:一是核算型. 二是管理型，三是决策支持型。在会计信息系统内部.根据业务的需要又分为假设干功能模块. 根据目前的开展趋势，会计信息系统的内部模块划分将越来越细.分析和管理类的子模块越来 越重要，与业务管理越来越紧密。按照会计信息系统的服务层次和提供的信息深度可分为 以下几种类型。(1)核算型会计信息系统。一般由账务处理、销售及应收、采购及应付、存货核算、工 资核算、固定资产核算
2、、报表、查询与分析等子系统构成，它注重对经济业务的事后反映。(2)管理型会计信息系统。此系统注重预算管理.制定计划.在执行过程中进行控制.对执 行情况进行检查，对数据进行分析等，扩展了会计信息系统的职能，使其从简单的事后核算,转 变为事前计划、事中控制、事后核算和分析。(3)决策型会计信息系统。它是在核算型会计信息系统和管理型会计信息系统的基础上, 进一步为经营决策者的决策提供帮助,辅助决策者做出科学的决策。通常所说的会计信息系统一般指核算型会计信息系统和管理型会计信息系统，而把决策 型会计信息系统归入企业决策支持系统之中。按单位类型划分会计信息系统1 .工业企业会计信息系统工业企业的特点是它
3、要对购进的商品(原材料)进行加工.使之成为产成品，然后进行销 售。工业企业的特点决定了工业企业的会计信息系统除了对基本会计业务处理外，还要对 供、产、销过程进行核算、反映和控制.因此.必然需要建立与生产过程有关的会计子系统。 尽管不同的生产特点要求不同的核算方法.但其核算的内容却大同小异.因此.其子系统的模 块构成基本一致，如图21所示。全面预算管理是以企业的经营目标为基础.以销售额为出发点、延伸到生产、本钱、费用 和资金收支的各个方面.最后编制预计财务报表的一种整体预算。其特点是以销定产.使预算 的每一个局部、每一项指标围绕企业经营决策所确定的目标利润来制定。具体编制全面预 算时，应先编制营
4、业预算和专门决策预算。在营业预算中，又应首先编制销售预算.然后依次 编制生产预算、直接材料预算、直接人工预算、制造费用预算、期末存货预算、销售及管 理费用预算等、同时编制各项专门决策预算。最后,根据业务预算和专门决策预算再编制财务 预算。各项预算相互牵制、互为因果。2 .资金管理作为集团企业，资金的管理极其重要，主要包括以下方面:（1）加强资金预算和资金分析。 对开户单位的资金流动做到事前预算、事中控制和事后分析。利用计算机信息技术，自动产 生资金日报，加强资金分析.辅助领导科学决策。（2）有效地利用资金沉淀，降低财务费用:通过 资金运作,发挥集团资金效益。（3）优化流程.提高效率。简化业务流
5、程，将结算中心的业务前 移,提高结算中心的工作效率。（4）加强资金监控。对资金使用情况进行全过程的监控.确保 资金平安运行。资金集中管理模式如图210所示。对资金管理还有其他多种管理模式。开户单位内部结算、贷由其他资金流动集团企业资金中心开户单位图210资金集中管理模式3 .财务共享服务中心财务共享服务中心（Financial Shared Service Center ,简称FSSC ）是近年来出现并 开展起来的财务管理新模式。它是将不同国家、地点实体的会计业务集中到一个共享服务 中心处理，这样做的好处是保证了会计记录和报告的规范、结构统一，而且不需要在每个 下属机构都设会计部门，从而到达规
6、模效应和降低运作本钱的目的。与普通的企业财务管 理模式不同，财务共享服务中心的优势在于其规模效应下的本钱降低、财务管理水平及效 率提高和企业核心竞争力上升。具体实施中，根据集团企业的业务分布情况和管理要求， 可以建立一个服务中心或下设多个分中心。2.3会计信息系统的基本要求会计核算必须执行一系列的规章、制度和方法，这在手工方式下是靠会计人员来具体执 行,由上级部门、审计部门、税务部门来进行检查。实施会计信息系统后，原来进行数据处 理的环节由计算机代替,而且由程序自动处理，十分隐蔽。为此.我国经过逐步的探索,建立了 会计软件的基本评估体系，以确认会计软件是否满足有关要求。对会计信息系统基本要求的
7、含义对会计信息系统的基本要求，就是指会计软件设计应到达的基本要求。为什么要对会计 软件作最低限度的要求.而不同时给出高标准的要求呢?主要原因有以下几个方面。首先,这是由行政法规的性质所决定的。制度规范只能是各单位普遍能到达的最基本的 要求。其次.对标准上限要求很难确定。一方面是由于会计软件的研制技术及相关的科学技术 在不断开展;另一方面也存在许多流派.一些理论问题还存在很多分歧。行政法规中不宜把目 前还不能普遍做到的或有争议的问题作为规范固定下来，以免影响行政法规的可操作性。因此.基本要求可以理解为会计软件的合法性要求。一个会计软件达不到这些要求，就不 能说是合法的。对会计信息系统的基本要求会
8、计信息系统是一个数据处理系统，从会计软件的整个运行过程来看，可分为输入、处理 和输出三个阶段。在输入阶段.操作人员将经过审核的原始凭证或记账凭证输入电子计算 机，还有一局部是其他系统传递来的业务数据。在处理阶段，计算机对输入的数据自动进行 处理,登记机内账簿，生成相应的报表和资料。最后一个阶段是输出阶段，计算机将会计账 簿、报表等会计信息通过打印机、显示器等设备输出。会计软件和相应数据的平安、可靠 是软件运行的基本保证，贯穿从输入到输出的全过程。如何判断一个会计软件是否合格.财政 部在(89)财会字第65号会计核算软件管理的几项规定(试行)中上述四个方面提出了 10 条基本要求。1994年6月
9、,财政部又发布了会计电算化管理方法、商品化会计核算软 件评审规那么和会计核算软件基本功能规范三个文件，会计核算软件管理的几项规定 (试行)同时停止执行.随着会计信息化的开展,相应的要求也会逐步更新。2013年发布了 财会201320号企业会计信息化工作规范，专门对企业会计信息化做了要求。综合来 讲，会计软件至少应当满足以下方面的要求。1 .总体要求会计软件不同于一般的软件，由于会计数据的特殊性.必须要求会计软件的设计应符合我 国法律、法规、规章的规定.保证会计数据合法、真实、准确、完整.有利于提高会计核算工 作效率。会计软件应当按照国家统一会计制度的规定划分会计期间.分期结算账目和编制会计报
10、表。由于中外合资企业和局部特殊企业需要按其他会计期间提供数据.因此会计软件应根据 用户需要同时具有提供按照其他会计年度生成会计资料的功能。会计软件在设计性能允许使用范围内,不得出现由于自身原因造成死机或者非正常退出 等情况。并具有相应的平安控制，确保数据的和应用中的平安性。2 .会计数据的输入(1)输入手段。会计软件的会计数据输入采用键盘手工输入、介质转入和网络传输等几 种形式。（2）初始化功能。1）输入会计核算所必需的期初数据及有关资料,包括:总分类会计科目和明细分类会计科 目名称、编号、年初数、期初累计发生额及有关数量指标等。2）输入需要在本期进行对账的银行对账单。3）选择会计核算方法.包
11、括:记账方法、固定资产折旧方法、存货计价方法、本钱核算方 法等。4）定义自动转账凭证（包括会计制度允许的自动冲回凭证等）。5）设置操作人员岗位分工情况，包括:操作人员姓名、操作权限、操作密码等。6）初始化功能运行结束后,会计软件必须提供必要的方法对初始数据进行正确性校验。（3）合法性要求。会计软件中采用的总分类会计科目名称、编号方法.必须符合国家统一 会计制度的规定。会计软件应当提供输入记账凭证的功能.输入工程包括:填制凭证日期、凭证编号、经济 业务内容摘要、会计科目或编号、金额等。输入的记账凭证的格式和种类应当符合国家统 一会计制度的规定。（4）正确性检查。记账凭证的编号可以由手工输入，也可
12、以由会计软件自动生成。会计软 件应当对记账凭证编号的连续性进行控制。在输入记账凭证过程中.会计软件必须提供以下提示功能：1）正在输入的记账凭证编号是否与已输入的机内记账凭证编号重复：2）以编号形式输入会计科目的，应当提示该编号所对应的会计科目名称；3）正在输入的记账凭证中的会计科目借贷双方金额不平衡，或没有输入金额，应予提示并 拒绝执行；4）正在输入的记账凭证有借方会计科目而无贷方会计科目或者有贷方会计科目而无借 方会计科目的，应予提示并拒绝执行；5）正在输入的收款凭证借方科目不是“现金”或银行存款科目，付款凭证贷方科目不是 “现金”或银行存款科目的,应提示并拒绝执行。（5）会计数据的修改控制
13、。会计软件应提供对已经输入但未登记会计账簿的机内记账凭 证（不包括会计软件自动生成的机内记账凭证）进行修改的功能.在修改过程中.应给出相应的 提示。会计软件应当提供对已经输入但未登账记账凭证的审核功能.审核通过后即不能再提供 对机内凭证的修改。会计软件应当分别提供对审核（复核）功能与输入、修改功能的使用权 限控制。发现已经输入并审核通过或者登账的记账凭证有错误的.可以采用红字凭证冲销法或者 补充凭证法进行更正:记账凭证输入时，红字可用“，号或者其他标记表示。3 .会计数据的处理（1）会计账簿。会计软件应当提供根据审核通过的机内记账凭证及所附原始凭证登记账 簿的功能。在计算机中.账簿文件或者数据
14、库可以设置一个或者多个。I）根据审核通过的机内记账凭证或者计算机自动生成的记账凭证或者记账凭证汇总表 登记总分类账。2）根据审核通过的机内记账凭证和相应机内原始凭证登记明细分类账。3）总分类账和明细分类账可以同时登记或者分别登记，可以在同一个功能模块中登记或 者在不同功能模块中登记。4）会计软件可以提供机内会计凭证审核通过后直接登账或成批登账的功能。5）机内总分类账和明细分类账登记时.应当计算出各会计科目的发生额和余额。会计软件应提供自动进行银行对账的功能.根据机内银行存款日记账与输入的银行对账 单及适当的手工辅助，自动生成银行存款余额调节表。（2）会计核算方法。通用会计软件应当同时提供国家统
15、一会计制度允许使用的多种会计 核算方法.以供用户选择。会计软件对会计核算方法的更改过程，在计算机内应有相应的记 录。（3）会计报表处理。会计软件应当提供符合国家统一会计制度规定的自动编制会计报表 的功能。通用会计软件应当提供会计报表的自定义功能,包括定义会计报表的格式、工程、 各工程的数据来源、表内和表间的数据运算和核对关系等。（4）结账。会计软件应当提供机内会计数据按照规定的会计期间进行结账的功能。结账 前,会计软件应当自动检查本期输入的会计凭证是否全部登记入账.全部登记入账后才能结 账。1）机内总分类账和明细分类账可以同时结账,也可以由处理明细分类账的功能模块先结 账、处理总分类账的功能模
16、块后结账。2）机内总分类账结账时，应当与机内明细分类账进行核对.如果不一致，总分类账不能结 账。3）结账后，上一会计期间的会计凭证不能再输入，下一个会计期间的会计凭证才能输入。（5）跨年处理。会计软件可以提供在本会计年度结束、但仍有一局部转账凭证需要延续至 下一会计年度第一个月或者第一个季度进行处理，而没有结账时.输入下一会计年度第一个月 或者第一个季度会计凭证的功能。4 .会计数据的输出（1）会计数据查询。会计软件应当提供对机内会计数据的查询功能：1）查询机内总分类会计科目和明细分类会计科目的名称、编号、年初余额、期初余 额、累计发生额、本期发生额和余额等工程。2）查询本期已经输入并登账和未
17、登账的机内记账凭证、原始凭证。3）查询机内本期和以前各期的总分类账和明细分类账簿。4）查询往来账款工程的结算情况。5）查询到期票据的结算情况。6）查询出来的机内数据如果已经结账.屏幕显示应给予提示。（2）会计账簿和报表的打印。会计软件应当提供机内记账凭证打印输出的功能，打印格式 和内容应当符合国家统一会计制度的规定。会计软件可以提供机内原始凭证的打印输出功能.打印输出原始凭证的格式和内容应当 符合国家统一会计制度的规定。会计软件必须提供会计账簿、会计报表的打印输出功能，打印输出的会计账簿、会计报 表的格式和内容应当符合国家统一会计制度的规定。1）会计软件应当提供日记账的打印输出功能。2）会计软
18、件应当提供三栏账、多栏账、数量金额账等各种会计账簿的打印输出功能。3）在机内总分类账和明细分类账的直接登账依据完全相同的情况下,总分类账可以用总 分类账户本期发生额对照表替代。4）在保证会计账簿清晰的条件下，计算机打印输出的会计账簿中的表格线条可以适当减 少。5）会计软件可以提供机内会计账簿的满页打印输出功能。6)打印输出的机内会计账簿、会计报表、如果是根据已结账数据生成的,那么应当在打印输 出的会计账簿、会计报表上打印一个特殊标记.以示区别。(3)会计数据的输出控制。对根据机内会计凭证和已登记的相应账簿生成的各种机内会 计报表数据,会计软件不能提供直接修改功能。会计年度终了进行结账时、会计软
19、件应当提供在数据磁带、可装卸硬磁盘或者其他存储 介质上的强制备份功能。5 .会计数据的平安(1)使用权限控制。会计软件具有按照初始化功能中的设定,防止非指定人员擅自使用功 能和对指定操作人员实行使用权限控制的功能。(2)可靠性控制。会计软件遇有以下情况时.应予提示，并保持正常运行：1)会计软件在执行备份功能时，存储介质无存储空间、存储介质未插入。2)会计软件执行打印功能时,打印机未连接或未翻开电源开关。3)会计软件操作过程中.输入了与软件当前要求输入工程不相关的数字或字符。对存储在磁性介质或者其他介质上的程序文件和相应的数据文件,会计软件应当有必要 的加密或者其他保护措施,以防止被非法篡改。一
20、旦发现程序文件和相应的数据文件被非法 篡改,应当能够利用标准程序和备份数据.恢复会计软件的运行。(3)会计数据的恢复。会计软件应当具有在计算机发生故障或者由于强行关机及其他原 因引起内存和外存会计数据被破坏的情况下.利用现有数据恢复到最近状态的功能。2.4 商品化会计软件的选择建立会计信息系统的途径1 .购买商品化会计软件购买商品化会计软件建立会计信息系统,主要是指购置商品化软件厂家的通用会计软件, 经过实施建立会计信息系统。该方式有见效快、费用省、维护有保障、软件水平高、平安 可靠性好等优点。但也存在满足管理特殊需要功能不充分的缺点。2 .自行开发与购买商品化会计软件相结合自行开发与购买商品
21、化会计软件相结合建立会计信息系统,主要是指结合商品化会计软 件的优势.增加或补充商品化软件满足不了或不太符合本单位要求的功能.建立更为完善的、 有一定针对性的会计信息系统。局部大中型企业会采用这种方法。3 .自行开发会计软件自行开发会计软件建立会计信息系统，主要依靠本单位的力量、或与外单位联合开发本单 位使用的会计软件,建立会计信息系统。该方式有适应本单位需求、有利于培养本单位开 发、维护、使用人员等优点。但也有开发周期长、对本单位人员技术水平要求高、开发成 本高、维护频繁等缺点。一些特殊行业，如局部银行单位就采用这种方式。242商品化会计软件选择的步骤商品化会计软件的选择方法本质上与会计软件
22、的开发方法是一致的.一般采用下述步 骤。(1)进行初步的需求分析.确定对软件的功能、平安性、可靠性及其他性能的要求。如确 定账务模块应有建账、科目及编码增删改、记账凭证录入及复核、记账、结账、年终结 账、账簿查询、数据备份与恢复、凭证及账簿打印等功能。(2)对商品化软件厂家进行调查。了解有关商品化软件厂家开发有哪些定位的会计软件, 功能模块有哪些,对设备和系统环境要求如何，使用情况、维护情况怎样等。(3)选择几家商品化软件厂家进行调查，了解其产品。首先是通过网站了解有关初步情 况。然后通过阅读产品简介、观看产品演示.采用询问、讨论等方式.观察其是否满足本单位 的需求。如了解其对会计业务岗位的设
23、置是否满足本单位的要求.会计科目的编码方案是否 满足本单位的要求,业务处理模式是否满足本单位的要求等。(4)确定13家厂家的产品.再争取到其用户单位参观,详细了解产品的使用情况、对客 户的服务情况、本地代理的维护能力等情况。(5)采用招标或谈判方式.确定选择对象。确定软件模块、价格、付款方式、试用条件、 后续维护、人员培训等问题。243商品化会计软件的评价对商品化会计软件的评价目前没有固定的指标，但其需要了解的问题、范围及要求主要 包括以下几方面。4 .会计软件符合国家有关法规、制度要求会计工作要遵循全国统一会计制度和其他财经法规的有关规定，对执行会计工作的会计 软件也不例外。同时，作为一种技
24、术产品，会计软件还应满足国家对软件管理的相关规定，以 及相关的标准。5 .适用性适用性主要是指会计软件适于本单位会计业务处理的性能。是否适用主要应根据所作 的需求分析来确定。一般应主要评价:软件的功能是否满足本单位的要求:软件输出的信息 是否满足本单位的要求:软件需输入的信息本单位是否能提供，是否方便;软件提供的接口是 否能满足本单位会计信息化工作进一步开展的要求。6 .通用性通用性是指会计软件适应不同的企事业单位、不同的会计工作及单位会计工作不同时 期需要的功能。其包括纵向与横向两方面的通用性.纵向的通用性指会计软件适应单位不同 时期会计工作需要的性能:横向的通用性是指会计软件适应不同单位会
25、计工作需要的功能。 在通用性方面主要应考察以下几个方面。(I)各种自定义功能是否能满足使用单位的要求。对于会计工作中不十分规范、变化较 多的处理.通用软件一般都是通过自定义功能来实现通用的。例如,通用报表生成系统中，就 应由使用人员定义数据来源、报表工程的算法、打印格式等。(2)各种编码方案是否有由使用人员自定义的功能.即应有增删改等维护功能。例如，会 计科目的分级数和每级科目的长度及编号就应由使用人员按有关会计制度的规定自行设 置。对会计科目及其编码应有增删改功能，以保证适应核算内容的变化。(3)对一些无法直接实现通用的功能是否设有可选功能.是否满足通用要求。在一些功能 无法直接实现通用的情
26、况下，应增加可选功能、由使用单位选择所需功能,通过软件组合来满 足使用单位的要求。例如，本钱核算就可设置定额核算法、平行结转法、分步法等各种本钱 核算的可选方法,由单位按自己采用的本钱核算方法选择设置软件中的本钱核算方法。(4)对一些变化较多的算法可由使用人员进行自定义。例如,由使用人员自定义本钱核算 中的产品费用归集公式。(5)软件的系统初始设置及维护功能是否能充分设置本单位所需的各种初始数据。(6)会计软件是否提供了对外符合有关标准的数据接口。如哪些数据提供了数据输出和 输入接口,提供了哪些形式的接口等。7 .平安性与可靠性平安性是指会计软件防止会计信息被泄露和破坏的能力。可靠性是指软件防
27、错、查 错、纠错的能力，会计软件防止会计工作中产生错误会计信息的能力。评价会计软件的平安 性与可靠性主要是考察:软件提供的各种可靠性保证措施结合起来.是否能有效地防止过失的 发生,在发生时是否能及时查出并能进行修改;平安性保证措施是否能有效地防止会计信息的 泄露和破坏。主要应从以下几方面进行考察：(1)是否有数据备份与恢复功能.并能有效地备份与恢复各种历史数据。(2)是否有权限设置功能，并能最大限度地保证各有关人员只能执行其权限范围内的工 作。(3)软件中是否采用了各种容错技术,保证在会计人员操作失误时.及时发现和纠正错 误。(4)是否将会计业务存在各种钩稽关系的特点融入软件中.随时检查各种生
28、成数据的正确 性。(5)对各种上机操作是否留有记录，以便随时追踪查询各种失误与破坏。8 .易使用性易使用性是指会计软件易学、易操作的性能。对它的主要评价是:用户操作手册内容是 否完整、通俗易懂:联机帮助是否充分;软件操作是否简便易学;软件操作过程中的难点是否 设有辅助功能.辅助功能是否实用;软件提供的界面是否清晰.并符合会计人员的习惯:对操作 的关键环节是否具有特别控制.如结账、删除往年数据等:软件是否按会计工作的需要由易到 难等。9 .先进性先进性是指该软件在同类产品中的先进程度、包括平安性、可靠性、功能的完备性、通 用性、运行效率、软件技术平台的先进性和软件设计的优良性等。先进性是单位选择
29、商品 化会计软件的因素之一，但对于会计工作.主要应考虑其实用性,即前五个评价标准。2.5 会计软件实施流程2.5.1 工程实施概述会计信息化的一个重要阶段就是实施。即使再优秀的软件，如果没有得到良好的实施.也 不可能到达预期目的.甚至导致失败。所以必须建立完整适用的实施方案，根据单位的具体情 况,提出切实可行的实施方案。对于较大的工程,如集团企业会计信息化实施、工程投资较大.风险高.需要一个有效的项 目管理方法来保证工程的成功。其实施主要包括工程管理，二次开发、系统的安装、培训和运 行,系统维护等。2.5.2 工程实施组织组织是实施的保证，工程的甲方和乙方要联合成立工程实施小组，共同推动工程的
30、开展. 并评估工程的质量情况。使用单位方一般要有三方面的人员参加:一是财务人员，要求其对整 个单位的财务业务非常熟悉.并具有重新架构财务管理的能力;二是技术人员.主要负责软硬 件的规划和维护;三是主管领导，直接负责对工程的规划、实施、运行等运行协调，保证工程 实施过程中的问题能够及时得到解决。工程实施对会计信息系统来讲，软件满足业务需求只是成功的一局部，实施尤为重要。对于实施， 除领导重视、组织保证外.采用什么样的实施方法也显得非常重要。各公司一般都有相应的 实施规范，方法相差不多。实施的主要思想表达在以下方面：(1)分步骤实施。将系统的实施过程分为几步.每一步为一个里程碑.每一步都有相关的
31、文档。(2)互动实施。工程实施小组和使用单位在实施过程中实现互动，及时沟通和发现问题. 推动实施按期保质地进行。工程实施基本阶段和提供的相关文档如表21所示。表2-1工程实施阶段及相关文档实施阶段相关文档工程组织工程组织要求，工程实施整体方案工程规划工程总体规划，工程实施规划，工程运行规划怏、”培训计划.培训组织与要求.培训教材，考核内容.培训结果确认表，培训考核成绩表，培训3列学员签到表需求调研业务需求说明书软件调整软件与业务符合情况分析，专项开发支持流程文档.软件测试文档五如,住冬编码原那么及相关的编码说明书.基础数据准备指导说明书、软件安装检查表，工程初始示入住黄化方案系统初始化确认表试
32、运行组织机构及岗位运行说明书,日常管理制度、业务流程说明书系统切换系统切换注意问题,系统切换确认表.工程验收单运行维护：系统使用说明书，系统维护说明书针对不同工程的规模、复杂程度、实施时间,实施方法会有所不同。小型会计信息化项 目的实施，一般在一周内就可完成，大型工程,那么需要几个月.甚至一年以上的时间。因此，对实 施文档管理的严密程度，一般原那么是大工程管理要求严格、文档详细，小工程那么相对简单。2.6 会计信息化组织及岗位会计信息化工作组织的要求会计信息化后，会计人员的分工和职能有所变化。正确组织会计信息化工作，对于完 成会计任务、发挥会计在管理中的作用，具有重要的意义。会计信息化总的职能
33、未变，由 于会计数据处理工作由计算机完成，会计人员的主要工作是收集会计数据，参与经营管理 与经营决策。会计系统是一个人机系统，从使用角度讲，人要录入数据和进行设备的维护 与管理；从软件角度讲，那么为软件设计与开发软件方面的人员。因此，根据会计信息化工 作的特点，要做好会计工作，必须根据本单位实际情况建立专门的会计信息化机构或有关 岗位从事会计信息化工作，使会计信息化工作得以顺利开展。对基层单位来说，除了要按国家对会计工作的统一要求来组织会计工作外，还应注意 以下要求：(1)既要考虑会计信息化工作的特点，又要按单位经营管理的特点来组织会计工作。 对会计信息化人员、会计业务人员的配备，都必须结合本
34、单位业务的特点和经营规模的大 小等情况作合理的安排。(2)对会计机构的设置、会计业务人员和会计信息化人员的配备，应力求精简、合 理，节约人力，降低费用。(3)会计业务人员和会计信息化人员的配备要合理。实现会计信息化后，会计业务人 员与会计信息化人员之间的分工比拟明确，必须根据实际情况确定会计业务人员和会计信 息化人员之间的比例，以到达最正确的配备。2.6.1 会计信息化后会计部门的组织形式会计信息化部门如何组织，应根据各单位的实际情况来设置。大中型企事业单位，一 般都有信息中心或计算中心，因此，在进行会计信息化工作的组织时要统一考虑。组织过 程中要注意两个问题：一是怎样处理与信息中心的关系，二
35、是怎样处理会计部门内部的关 系。会计信息化工作的组织，对每一个单位来说都有自己的特殊情况，还与会计信息化的 开展程度有关。所以，应根据每一个阶段的需要来建立或调整相应的机构，做到既满足会 计信息化工作需要，又节省人力物力。2.6.2 会计信息化人员管理1 .会计信息化人员构成在应用会计软件中，会计信息化人员由以下几种构成：系统管理人员、系统维护人 员、业务操作员、数据审核员、档案管理人员、财务分析人员、审查人员，这类人员统称 为系统应用人员。在整个会计系统的岗位中，不同的人员有不同的分工与职责，在不同的 岗位上发挥不同的作用。对于自行开发会计软件的单位，有系统分析人员、系统设计人员、系统编程、
36、调试人 员，统称为开发人员。对会计信息化人员管理的基本方法是：按照“责、权、利相结合的基本管理原那么，明 确系统内各类人员的职责、权限并尽量将之与各类人员的利益挂钩，即建立、健全岗位责 任制。这样一方面可以加强内部控制，保护资金财产的平安；另一方面可以提高工作效 率，充分发挥系统的运行效率。2 .会计信息化岗位职责会计信息化后，根据单位规模的大小和实际情况设置具体管理岗位。在会计软件应用 中，各岗位的基本职责如下。(1)系统管理人员系统管理人员也称电算主管，职能是负责协调计算机及会计信息系统的运行工作，要 求具备会计和计算机知识，以及相关的会计信息化组织管理的经验。电算主管可由会计主 管兼任，
37、采用大中小型计算机和计算机网络会计软件的单位，应该设立此岗位。系统管理 人员的权限很大，一般可调用所有的功能和程序，但不能调用系统的源程序及详细的技术 资料。系统管理人员不能由软件的开发人员担任。根据实际情况，也可以将局部职能分配 给其他的人员负责。其具体职责如下：负责会计信息系统的日常管理工作，监督并保证系统的有效、平安、正常运行，在 系统发生故障时，应及时到场，监督与组织有关人员恢复系统的正常运行。协调系统各类人员之间的工作关系。 负责组织和监督系统运行环境的建立，以及系统建立时的各项初始化工作。负责系统各有关资源（包括设备、软件、数据及文档资料等）的调用、修改和更新的 审批。负责系统操作
38、运行的平安性、正确性、及时性检查。（6）负责计算机输出的账表、凭证数据正确性和及时性的检查与审批。负责做好系统运行情况的总结，提出更新软件或修改软件的需求报告。负责规定系统内各使用人员的权限等级。负责系统内各类人员的工作质量考评，以及提出任免意见。（2）业务操作员业务操作员也称软件操作员，负责输入记账凭证和原始凭证等会计数据，输出记账凭 证、会计账簿、报表和进行局部会计数据处理工作，要求具备会计软件操作知识。一般由 基本会计岗位（原手工会计业务岗位）的会计人员兼任软件操作岗位的工作。操作员是系 统运行中的关键人员，其不能由系统开发人员担任，不能调用非自己权限内的功能。其主要职责如下。负责本岗位
39、业务的录入、处理与输出。严格按照系统操作说明进行操作。系统操作过程中发现故障，应及时报告系统管理员，并做好故障记录及上机记录等 事项。做到当日账当日清。按规定打印系统所有的明细账、总分类账和会计报表，以及自动转账凭证。（3）数据审核员负责对输入计算机的会计数据（记账凭证和原始凭证等）进行审核，操作会计软件登记 机内账簿，对打印输出的账簿、报表进行确认。此岗位要求具备会计和计算机知识，可由 主管会计兼任。其主要职责如下：负责输入数据凭证的审核工作，包括各类代码的合法性、摘要的规范性和数据的正 确性。负责输出数据正确性的审核工作。对不真实、不合法、不完整、不规范的凭证或票据退还各有关人员更正、补齐
40、，再 行审核。对于不符合要求的凭证和不正确的输出账表数据，不予签章确认。（4）系统维护人员负责保证计算机硬件、软件的正常运行，管理机内会计数据。此岗位要求具备计算机 和会计知识。采用大型、中型、小型计算机和计算机网络会计软件的单位，应设立此岗 位，此岗位在大中型企业中应由专职人员担任。软件维护员了解所用的软件，所以，其不 能从事系统的业务操作工作。其主要职责如下。定期检查软、硬件设备的运行情况。负责系统运行中的软件、硬件故障的排除工作。工业企业会计信息系统，-决策支持报表管理本钱核算存货核算储仰与应收采购与应付固定资产工资核算账务处理工业企业会计信息系统的结构图21这种子系统的划分方法也有一些
41、差异,如有的会计软件将账务处理系统中有关现金银行 的功能独立出来，专门设立现金银行或出纳管理子系统,以加强对现金和银行存款的管理。报 表子系统是为适应软件通用化和商品化的要求而设计的，报表的主要数据一般来自账务处 理、本钱核算和产成品及销售核算等子系统。2 .商业企业会计信息系统的构成商业企业主要从事商品的采购与销售活动，商品采购业务、存货管理、销售业务等方面 的工作量较大，需要强化管理。3 .其他类型的会计信息系统对各种不同定位的会计信息系统来说.它们之间有一定的差异.但基本模块大致相同，不 同之处主要表达在管理的要求、模块的复杂度上。一般来说,账务、工资、固定资产、报表 等模块是可以共用的
42、，差异不太大。专用性最强的是本钱核算模块和其他一些根据管理特点 设计的专用模块，与行业特点联系紧密。会计信息系统中各个子系统的功能及关系1 .基本功能构成会计软件的基本结构是从系统的功能层次结构来反映的，功能结构是指系统按其功能分 层分块的结构形式，即模块化的结构。一个系统可以划分为假设干个子系统,每个子系统可划分 为几个功能模块，每个功能模块再划分为假设干个层次,每个层次再分为假设干个模块.每个模块 都有相对独立的功能。一个子系统对应一个独立完整的管理职能，在系统中有较强的独立性; 一个功能模块完成某一管理业务,是组成子系统的基本单位;一个程序模块那么实现某一具体加 工处理.是组成功能模块的
43、基本要素，各层之间、各模块之间也有一定的联系。通过这种联 系，将各层、各模块组成一个有机的整体，去实现系统目标。大局部的会计软件按会计核算功能划分为假设干个相对独立的子系统，由于子系统每一部 分的功能简单明了且相对独立，各子系统之间的会计信息通过传递进行交换,从而形成一体 化的会计信息系统。会计软件中具备相对独立地完成会计数据输入、处理和输出功能的各 个局部，称为会计软件的子系统。一个典型的会计软件主要有账务处理、工资、固定资产、采购管理、存货处理、存货 核算、本钱核算、销售核算、应收及应付账款、会计报表、财务分析等子系统。根据行业 的特点，会将一些模块进行扩展和深入，或简化合并，形成不同定位
44、差异的会计信息系统。这 些模块之间的关系及流程如图22所示。负责系统的安装和调试工作。负责与有关会计人员，利用软件提供的通用功能，生成满足新需求的操作维护工 作。(5)审查人员负责监督计算机及会计软件系统的运行，防止利用计算机进行舞弊，要求具备会计和 计算机知识。此岗位可由会计稽核人员或内部审计人员兼任。采用大型、中型、小型计算 机和大型会计软件的单位，可设立此岗位。其主要职责如下。协助制定有关的内部控制措施和制度。对有关数据及现象进行分析，发现线索。进行日常审查。(6)财务分析人员财务分析人员负责对计算机内的会计数据进行分析，提交有关分析报告。要求具备计 算机和会计知识。采用大型、中型、小型
45、计算机和计算机网络会计软件的单位，可设立此 岗位，可由主管会计兼任。其主要职责如下。 协助建立日常的分析制度和规范。提交有关的常规分析报告。完成领导下达的有关分析任务。(7)档案管理人员档案管理人员负责保管各类数据和会计档案，应具备计算机常识，如U盘、光盘的使 用与保护等，一般应由能做好平安保密的人员担任。其主要职责如下。负责系统的各种开发文档、系统操作手册、各类数据U盘、光盘及各类账表、凭证、资料的备份和存档保密工作。做好各类数据、资料、账表、凭证的平安保密工作，不得擅自借出。按规定期限，向各类有关人员催交备份数据及存档数据。2.7 会计信息化后的使用管理会计信息化后使用管理的意义会计信息化
46、后的使用管理主要是通过对系统运行的管理，保证系统正常运行，完成预 定任务，保证系统内各类资源的平安与完整。虽然会计系统的使用管理主要表达为日常管 理工作，却是系统正常、平安、有效运行的关键。如果单位的操作管理制度不健全或执行 不得力，都会给各种非法舞弊行为以可乘之机；如果操作不正确就会造成系统内数据的破 坏或丧失，影响系统的正常运行，也会造成录入数据的不正确，影响系统的运行效率，直 至输出不正确的账表；如果各种数据不能及时备份，那么有可能在系统发生故障时，使得会 计工作不能正常进行；如果各种过失不能及时记录下来，那么有可能使系统错误运行，输出 不正确、不真实的会计信息。对于信息化后的使用管理主
47、要包括机房的管理与上机操作的 管理。2.7.1 服务器机房管理设立机房主要有两个目的，一是给服务器和相关设备创造一个良好的运行环境，保护 计算机及相关设备，使其稳定地运行；二是防止各种非法人员进入机房，保护机房内的设 备，机内的程序与数据的平安。对于办公条件较好的单位，一般是将服务器等重要设备放 置在机房，其终端设备放置在办公室里，以便于日常工作。具体管理是通过制定与贯彻执 行机房管理制度来实施的。机房管理的主要内容包括：(1)有权进入机房人员的资格审查，明确哪些人能进入机房。首先是机房管理人员能 进入；其次是因业务需要进入的人员；其三是临时借阅资料等临时进入的人员。(2)机房内的各种环境要求
48、。例如，机房的卫生要求、温度湿度要求、防火要求。(3)机房内各种设备的管理要求。(4)机房中禁止的活动或行为。如严禁吸烟、喝水等。(5)设备和材料进出机房的管理要求。小单位往往不设置单独的机房，只是将服务器放在办公室，因此要特别注意服务器的 管理工作。2.7.2 操作管理操作管理是指对计算机及系统操作运行的管理工作，其主要表达在建立与实施各项操 作管理制度上。操作管理的任务是建立会计系统的运行环境，按规定录入数据，执行各子 模块的运行操作，输出各类信息，做好系统内有关数据的备份及故障时的恢复工作，确保 计算机系统的平安、有效、正常运行。操作管理制度主要包括以下内容：(1)上机运行系统的规定上机运行系统的规定主要是指