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1、人力资源实用文档系列（之）档案管理指引发放编号：编 制：审 核：批 准：1. 目 的 维护集团档案资料的完整、系统、安全保密，避免因管理上的疏漏导致文件资料的遗失，给集团 造成不必要的损失。2. 适用范围 适用于集团总部及项目公司的档案管理。3. 术语定义术语档案定义是指集团从过去到现在从事商业开发、房地产开发、商业管理等经营活动中所 形成的对集团和社会有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、光盘、 声像、荣誉实物、证件等不同载体、不同形式的历史记录。3. 职责权限部门人力行政中心职责组织、统筹档案管理工作，并监督、指导各中心及子公司的档案管理工 作； 逐步完善档案管理体系，确保档案及时
2、、安全、完整和方便使用；督促协助档案形成部门做好文件材料的形成、积累、整理、立卷和归档 工作；制定档案保管期限，对已超过保管期限的档案，进行销毁。指定专/兼职档案管理员负责收集、整理、保管和统计全集团形成的各种 门类和不同载体的档案；档案管理员按照文件资料的自然形成规律实行平时立卷（或预立卷），保证归档文 件资料的齐全、完整、准确、系统，便于保管和利用 ；对公司经营管理活动中有借用文件资料的，应该积极提供利用，做好服 务工作，并办理借用文件资料登记手续和催收工作；对离职人员借阅档案的归还负责集团总部各中心对业务范围内的档案，负责主动收集、分类、整理、立卷成册、移交前 保管、按期移交人力行政中心
3、归档管理；指定专人对接项目公司对口的专兼职档案管理员，指导其收集、整理、立卷等，并督促做好本线条档案资料的移交工作。4. 指引说明5.1 人员及库房配置、公共盘管理项目人员配置说明集团总部档案室、各子公司配备专职/兼职的档案管理员，管理及监督本 层级的各类档案；对于新成立的子公司，可由行政岗兼任档案管理员。各职能部门由负责人指定专/兼职档案资料管理员。档案室配置集团档案室应配置不少于 80 档案室（过渡期可按照实际情况调整）。档案室与办公区域分开设置。公共管理盘集团设置公共管理盘，所有的档案目录、扫描件应上传到指定的公共盘。 公管理共盘由人力行政中心定期备份。5.2 档案归档范围及分类工作步骤
4、责任部门工作内容输出成果形成档案各种文件材料转化成档案的三个条件：已办理完资料移交清的条件毕的、 具有保存价值的、按规定系统整理及编目册并移交到档案 部门集中保管，做好交接记录(资料移交清册)。归档范围主要的归档文件有：各职能部门根据工作职责形成的各 种成果性文件，包括董事会文书、证照、公文、人事管 理文件、设计文件、工程管理、工程基建文件、营销、 审计、商标、法务、成本管理等工作形成的文件，以及 各类照片、视频、获奖实物等。5.3 档案的收集、整理及移交工作步骤收集分类责任部门经办人员工作内容输出成果档案收集是档案管理的前提，是档案管理的重点工作， 各经办人必须无条件将经办的各类需归档的资料
5、规范整理后按规定的时限移交，任何单位和个人不得无故拖 延或拒绝移交。文件形成要求：文件应采用耐久性强的书写材料， 如碳 素墨水、黑色签字笔，严禁使用易褪色的圆珠笔、铅笔、 纯蓝墨水、红墨水等。档案的分类整理：专(兼)职档案管理员把平时收集归档的 零散的和需要进一步条理化的档案进行基本的分类、组 合、排列和编目，使之系统起来。业务档案分类整理原则：最大限度地保持文件之 间的有 机联系，便于保管和利用。设备档案：按设备性质分类。设备开箱必须有中心/ 项目兼职档案管理员参加负责接收有关技术文件，并 将设备清单目录报备人力行政中心。工程档案：以单项工程为单位，按阶段收集、整理， 以保持一项工程形成文件
6、材料的成套性为原则，使组 成的案卷能反映全过程，图样与实物保持一致。 文书档案：按主题分类。业务档案：按文件的主要内容有规律地进行归类，类 目体系力求简明、合乎逻辑，并能如实反映部门、项 目业务管理中最主要活动。声像档案：有照片、光盘、录像带，按载体形式分类。合同档案：按照合同类别进行分类整理。 实物档案：有奖牌、奖状、证书、证照等，按形式分 类。整理档案管理员档案整理分为组卷与按件整理（不组卷）两种方式。组 卷要求装订成套，打印页码等；按件整理（不组卷）， 无需装订成套，但与之相关联的文件需装订为一件，例 如：批复与申请、函与复函、正文与附件、正文与处理 单、一册（本）作为一件， 每件右上角
7、要编档号（用铅 笔）。按文件形成时间的先后顺序排列，保持文件的有机联系。编号编档案管理员编号是对文件快速查找的索引：目整理方式单位目录档案号组卷卷案卷目录及卷所有档号内 目录前 加全按件整理件归档文件目录的档案宗号 （总部不需要）档号基本规则：全宗号-各级类目号（年度）-卷号（件号）。年度、件号视需要而定。原件上缴 的处理档案移交档案管理员所有归档到档案室存档的原件因办理某项业务需 上缴 到政府部门前，需复印一份代替原件存档。其编号、排 列位置不变，更换后的证照则重新编号，重新排列。例 如：营业执照换照，工程证照、工程报建资料上缴到当 地档案馆的情况，应将目录“原件”更改为“复印件”， 备注栏
8、注明原件的去向。档案管理员 档案交接：档案的所有交接都需有移交清单，双方签名 确认，交接清单档案室存原件，移交人可存复印件。专职档案管理员离职管理：必须打印存档的目录， 与接 任人逐一清点盘查，人力行政中心负责人监督、签名， 并报备集团档案室。如发现目录中的文件缺失，将视情 节严重追究人力行政中心负责人及前任档案管理员的 责任，列入考核。部门专兼职档案管理员离职或调岗：必须有人接替且报 备人力行政中心/人力行政中心，对其交接资料进行监督 确认。项目公司撤销时档案移交：当项目公司被撤销时， 其档 案部门保管的所有档案均须移交集团人力行政中心管 理。5.4 档案室管理工作步骤责任部门工作内容输出成
9、果管理要人力行政中集团本部及各项目公司人力行政中心必须设置独求心立的 档案室集中管理5.5 档案鉴定、销毁工作步骤档案鉴定责任部门工作内容输出成果责任部门根据公司档案保管的规定，结合公司档案保管期限，档 案管理员定期对档案进行清查并提出处理意见送档案 鉴定组鉴定，对需要销毁的档案编造档案销毁清册 并按【组织权责手册】报批后方可销毁。档案鉴定工作由集团人力行政中心负责人、档案管理 员、有关的专业人员共同组成。 鉴定小组认真评定档 案的价值，对已超过保管期限的档案，根据其价值提出 存、毁意见。档案销毁清册专人管理、上锁、档案资料不能放在地上、库房不得放 置杂物。档案室的建设标准，应有“九防”措施：
10、即防盗、防火、 防光、防虫、防尘、防潮、防鼠、防污染、防高温。库房内严禁吸烟，严禁存放易燃易爆等危险物品和与 档案无关的物品，必须配备灭火器， 定时检查，定时跟换。停电时应用手电照明，不得使用蜡烛等明火器具。通 道要保持畅顺。应配备温湿度计、除湿机等设备，控制库房的相对湿 度保持在 47%-60%之间，温度保持在 14-24左 右为宜，如有异常情况及时采取改进措施。档案柜中要放置防虫、防潮物品。档案柜排列要整齐，排列的方向与窗口垂直，以便通 风。档案柜门、每一行（排）柜都要做好标识，便于快速定 位查找；柜内的档案案卷排列要做到科学合理，由上至 下上架，按年度、类别、档号的顺序从左至右排列。档案
11、销人力行政中对鉴定需销毁的档案，应送到指定的地点销毁。毁心销毁档 案时由人力行政中心负责人和档案涉及部门负责人监 销，档案管理员执行，监销和销毁人员在鉴定销毁清册上签字，同时写明销毁方法和日期。档案销毁前，监销 人应认真核对要销毁的档案与档案销毁清册是否一 致。销毁的档案应在案卷目录中注明，档案销毁报告以及销 毁清册应交由档案室按文书档案永久存档。5.6 档案的借阅工作步骤档案查责任部门工作内容输出成果档案管理员各中心、各子公司因工作需要查阅档案的，应填档案查、借阅写档 案查、借阅申请单按【组织权责手册】权限批准后方 可查阅。外单位查阅者一律凭单位公函、介绍信，填写档案查、 借阅申请单，经总裁
12、批准后方可查阅。查阅只限定在档案室阅读，一般不外借。档案借阅时，借阅部门应填写档案查、借阅申请单， 按【组织权责手册】权限批准后方可外借， 公司档案管 理员按时追回所借档案。借阅时间一般不超过预计归还时间。阅档人对所借档案 必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划 线等，更不能随意乱放，以免丢失。查借阅档案的人员，对所查借档案应负责保密，不得转 借他人，不准擅自带出公司外，档案用后要及时归还。 如若丢失，借卷人应写出书面报告， 经部门分管领导审 批后交档案室存档备查。档案借阅者归还档案时，公司档案管理员必须当面查 清，并在档案查、借阅登记表上注销，如有损坏和 丢失应及时追查，并报领导，
13、追究处理。阅 申请单档案管理员档案查、借阅 登记表5.7 档案的安全保密工作步骤档案密级划分责任部门工作内容档案按其内容分为一般档案和保密档案。档案提交人负责与中心负责人确认档案的密级，并在提 交档案时告知档案管理员。档案管理员应在档案标签的上半部分标明一般档案或 保密档案的密级。如经定期鉴定需要调整类别或密级， 则需重新填写档案标签并用胶水粘贴覆盖在原标签处。输出成果档案的安 全保密要 求专、兼档案管 理员专、兼档案管理员必须树立高度的保密观念，自觉遵守 国家的【保密法】和集团保密相关规定，确保档案的完 整和安全。查阅档案的人员必须严格履行借阅手续，应保证对档案 内容绝对保密，未经许可不得私自抄录、复制和将档案 携带出公司，更不得转让他人或拆散， 违者将按照公司 有关奖惩制度予以处罚，严重者将被追究法律责任。档案室所有档案、重要资料任何人不准携至家中及公共 场所。严禁以电话形式答复阅者的有关机密问题和主要资料 内容。对借阅档案者，进行保密宣传，防止丢失和泄密。应严格执行档案室的安全保卫工作，钥匙应由档案管理员保管。非档案人员，不得进入档案室，档案人员离开 档案室要锁好门窗。5.8 检查及考核工作步骤责任部门检查及考集团人力核行 政中心工作内容盘点：每年 6 月，各级档案室应根据目录对库存进行盘 点。集团人力行政中心对各下属公司进行年度检查、季度考 核。输出成果