2022年商务部内控制度.docx

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1、精品_精品资料_资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -第 1 章公司内部掌握 商务部1 .商务部组织架构制度名称商务部组织架构文件编号执行部门商务部监督部门审计部考证部门商务部经理统计主管 商务专员 资料员发 货 员 招标专员可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 1 页,共 16 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日

2、期2 .商务部组织架构制度名称商务部岗位职责文件编号执行部门商务部监督部门审计部考证部门1、商务经理岗位职责（ 1）认真执行公司销售治理规定和实施细就,努力提高自身业务水平.（ 2） 负责商务部日常工作治理.（ 3） 负责商务部人员治理.（ 4）负责商业客户的资质及铺货合同的审查、票货款正常流转, 保持合理库存.5负责督促与商业公司准时对账与结款.（ 6）负责搜集商业公司的动态信息准时向公司进行反馈.（ 7）负责开具商业公司的税票申请并进行邮递.（9） ） 负责准时解决市场显现的问题,发生重大或自己无法解决的大事应准时上报领导,并且进行跟进,直至完满解决.可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_

3、精品资料_学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 2 页,共 16 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -（ 10）时把握市场动态,保持销售渠道的畅通.向市场上传达公司的新的指令、新的精神.2、统计主管的岗位职责（ 1）依据每日的发货、回款情形按区域、分品种的进行记帐,以便于准时的得到每个区域、每个单品的销售情形和回款情形.（ 2）负责治理与客户及商业公司的往来帐务,做到帐务清晰、完整.（ 3）完成月、季、年的销售回款统计工作,并定期向上级领导汇报

4、.（ 4）定期与公司财务、客户及商业公司进行对账.（ 5）定期依据销售合同及回款情形开出税票,并准时邮递.要求做到税票与销售合同与发货单相符.（ 6）按月出具应收账款的明细并与财务部进行对账,并准时向上级领导报告.（ 7）领导交给的其他统计性的工作.3、商务专员的岗位职责（ 1）负责商业公司各种信息的搜集、整理、归类、建档.（ 2）负责所辖的区的招商工作.（ 3）负责督促经销商完成公司的指令,执行公司政策.（ 4）负责各商业公司退换货物的和谐与处理.（ 5）负责商业公司铺货档案的治理. （包括商业公司资质、 铺货合同、发货单等.）（ 6）负责商业公司铺货的月底对账,准时报给统计主管.并督促销售

5、区域各负责人准时对应收账款进行催款.可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 3 页,共 16 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -4、资料员的岗位职责（1）负责各种文档资料的审调、治理、领用等.（2）负责样品、样盒、说明书、彩页等的审调、治理、领用等（3）负责开具市场人员销售托付书及所需资料的领用邮递.（4）负责商业公司资质的整理、归档、保管.（5）负责每日随货资料的预备.（6）对合同的治理.对合同

6、实行分类、造册归档整理.（7）负责每月与快递公司的对账和快递费用的报销.5、发货员的岗位职责（1） ） 依据各区销售内勤供应的发货单,联系物流部精确的发出货物,并准时对库存进行更新.（2） ） 依据各区负责人办理完整的退货单及商务专员供应的商业公司退货单, 准时的提回退货, 并办理完整退货的相关手续.（3） ） 开出精确的随货同行出库单（也可以是库管出具）（4） ） 发货员出具每次发货的时间、货物流向、收货人,数量、批号,同时报期末库存.并报备销售部、商务部.（5） ） 协同基的、西安库房完成每月销售记录.6、招标专员的岗位职责（ 1）积极有效的进行各的区招标信息的搜集与整理.（2）正确懂得各

7、的招标政策.（3）完整、精确、无误、准时的预备招标所需的各种资料并确保招标资料准时、精确的送达.可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 4 页,共 16 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -（4）跟踪招标进展及过程的各个环节,特别是报价、议价、发布结果及中标信息确认.（5）积极有效的进行各的区药品物价信息的搜集及药品价格治理.（ 6）帮助各的区开展药品招标工作.编制日期审核日期批准日期修改标记修改处

8、数修改日期3 .商务部各岗位治理制度制度名称商务部各岗位治理制度文件编号执行部门商务部监督部门审计部考证部门发 货 管 理 制 度目的： 保证药 品质量和规范 治理,确保公司及客户利益.范畴：全部在效期内的在销药品.责任：销售部商务部 库管员一、发货治理规定1. 原就：先进先出、票货统一2. 发货治理方法2.1 发货员在接到发货申请单后严格依据品名、规格、批号、可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 5 页,共 16 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_资料word 精心

9、总结归纳 - - - - - - - - - - - -效期、单价及金额等开具 销售出库单 并加盖业务专用章随货同行.2.2 发货员准时和谐物流部、库房严格依据发货申请单准时精确的发货货物.2.3 严格依据“先进先出”原就,如有特别情形,相关申请人员必需提出书面申请,发货员备案后,按需求发货.2.4 发货后准时更新库存,跟踪、查询到货情形,在商业公司收货后,要求对方准时回传确认收货凭证.2.5 发货申请单一式五联各相关部门留存,以供备查.药 品 退 货 管 理 制 度目的： 保证药 品质量和规范 治理,确保公司及客户利益.范畴：全部在效期内的在销药品.责任：商务部质管部 库管员一、内容：1.

10、退货药品定义：指售药品在效期之内,且存在的质量问题的药品可以退货.2. 换货药品定义： 指本公司药品从公司发出后由于运输过程中出的污染、破旧包装方面存在的影响正常销售的药品.可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 6 页,共 16 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -二、药品退回的治理规定2.1. 原就：公司产品除质量问题以外的产品一律不予退货.2.2. 退货治理：各的办对全部拟退回药品提出申请,填

11、写药品 退、换货申请表.因产品质量缘由要求退货的药品必需提 供当的县级以上药监部门出具的药品检验报告书.质管 部对要退出的药品负监督审核的治理责任,并负责按规定的程序进行申报,批准后负责转告退货的相关部门办理退货.2.3 仓库、销售、财务对药品要退出的治理2.3.1 退货的药品至仓库后,仓库保管员要认真治理并催办,出库时要负责认真核对.2.3.2 销售治理部门要积极协作,组织销售人员清查收回.2.3.3 财务部门要准时调整退回药品的账务,并负责催结和索赔.三、药品换货的治理由于运输过程中显现的污染、破旧等情形影响正常销售的,可以办理换货手续,从缺失最小化角度考虑,可以重新更换包装,费用由责任方

12、承担.四、滞销药品退货的治理规定各别品种在终端显现滞销的药品,原就上不予退回, 可由当的业务员联系向其他的区进行调配.可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 7 页,共 16 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -五、质管部对药品退回的治理如涉及重大质量问题 药监部门公告或本企业查出的不合格药品 质管部负责监督、指导销售部门追查退货.退回的药品,按不合格药品处理并准时向药监局报告,请示处置看法,不得隐

13、瞒及自行向供货单位退换货.六、 监督、指导质管部对退货药品的治理工作每季度定期检查,对退货药品的相关文件 表、单及记录 由质管部监督、指导编辑整理,储存不低于3 年或药品效期后1 年.样品库治理制度目的： 保证样品库治理有序、账务清晰.范畴：样品、样盒、公司及各品种的资料、宣扬彩页等.责任：商务部一、样品、样盒的治理.1. 登记记账制度：样品、样盒由资料员设样品库统一治理、月底盘点、记账登记.2、领用制度：市场人员日常按单领用,销售人员、市场人员、商业公司、公司其它各部门在领用样品时需在资料员处填写可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_学习资料 名师精选 - - - - - - -

14、- - -第 8 页,共 16 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -样品领用单,由本部门领导签字确认,经商务经理签字后,由资料员供应.3、样品库的增补与退货：样品库在月底进行盘点后,由资料员依据销售需求进行增补,以签呈的形式进行申请.样品库已至效期的样品以签呈的形式批准后退回生产基的进行集中的处理.二、公司资质、产品资料、宣扬彩页等纸质资料的治理.1、给市场供应的各种纸质资料的治理由资料员统一治理.2、市场领用：由各事业部销售内勤统一填写资料登记单交资料员,资料员依据

15、要求预备齐全后按时以随货或邮递的方式递至市场人员.资料员以此单据作为纸质资料记账凭证.3、纸质资料应在接近要求数量时,由发货员依据市场需求情形进行申请印刷.4、纸质资料的更新与废弃：纸质资料进行变更时,需准时对已有的资料进行更换,对已经过期的资质,资料员应粉碎后进行处理.杜绝将印有公司信息的资料外传和随便的丢弃.三、监督、治理商务经理对资料员的工作可以进行定期或不定期的监督检查,要求样品样盒申请领用账务清晰,纸质资料合理领用、有序储备,有件可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 9 页,共 16 页 - - - - - -

16、- - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -可查.开票治理制度目的： 保证账务清晰,票据对应.范畴：全部往来客户.责任：商务部、销售部、财务部一、发票的开具1、商务专员依据销售合同 、发货申请表及出库单 , 开具开票申请单 ,并认真核对商业单位名称、的址、电话、税号、账号、开户行、品名、规格、数量、单价、金额 等内容.2、商务专员将来开票申请单逐级进行审核签字后,交予财务部开票员.3、财务部开出税票后,通知商务专员领动身票.二、发票的传递和保管1、商务专员领用发票后,以邮政快件或挂号的方式送达商业单可编

17、辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 10 页,共 16 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -位,并要求商业单位赐予书面签收回执.2、对于商业单位的名称、税号、账号、的址、电话等发票项目变更,销售服务部在收到商业通知后准时将变更内容通知财务部开票员.3、销售服务部在领动身票后应准时送达客户并索取回执单,与 公司在同一的区应在5 个工作日内将回执交给销售服务部.对未按时交回回执单的商业单位,销售服务部要

18、准时督促, 问明缘由或收回发票.4、公司工作人员不慎将发票丢失应准时向商务部和财务部汇报, 并写出书面的情形说明.公司将依据情形做出有效的补救措施.5、对丢失发票的补偿：发票丢失将对责任人、主管经理、财务部相关人员分别处以发票金额 50%,1%,1%的罚款.假如发票丢失后隐瞒不报,造成的缺失将由责任人自己承担,同时公司要做庄重处理.6、假如由于各种缘由客户不情愿接收发票的,商务专员应将税票准时退回给财务部,并说明退回的缘由.三、错误发票的处理商务专员收到财务开具的发票后要认真核对,发觉发票 填开错误的应在收到发票后2 个工作日内退回财务部,并说明正确的填开内容.商业单位收到后发觉发票错误的,应

19、在10 日内退回给公司重新开票.可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 11 页,共 16 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -四、经公司同意退货有关发票的处理1、假如原开发票能够退回,应将原发票退回.2、假如原开发票不能退回,应取得客户所在当的主管税务机关 开具的“进货退出及折让证明单”,同时填写开票申请单,并将“进货退出及折让证明单”和“开票申请单”传递会公司财务部,经审核后分别开具红字或蓝字发

20、票.3、不能取得“进货退出及折让证明单” ,就不能更换发票.应收账款治理制度目的：为保证降低风险,削减坏账缺失,加快企业资金周转,提高企业资金的使用效率,特制定本制度.适用范畴：赊销业务所产生的应收账款和企业经营中发生的各类债权,主要包括应收销货款、预付购货款、其他应收款三个方面的内容.责任：商务部、销售部、财务部一、应收账款的治理1、依据客户信用限额对赊销业务签批后,财务部门方可开票,仓库治理部门方可凭单办理发货手续.2、 应收账款主管应定期依据 “信用额度期限表” 核对应收账款的回款和结算情形,严格监督每笔账款的回收和结算.可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_学习资料 名师精选

21、 - - - - - - - - - -第 12 页,共 16 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -3、应收账款超过信用期限15 日内仍未回款的, 应准时上报财务经理,并准时通知销售经理组织销售业务员联系客户清收.4、凡前次赊销未在商定时间结算的,除特别情形下客户能供应牢靠的资金担保外,一律不再发货和赊销.5、销售业务员在签订合同和组织发货时,须依据信用等级和授信额度确定销售方式, 全部签发赊销的销售合同都必需经销售经理签字后方可盖章发出.二、 应收账款监掌握度1、应

22、收账款主管应于每月最终7 日前供应一份当月尚未收款的 应收账款账龄明细表,提交给财务经理、销售经理及营销总监.2、销售业务员在与客户签订合同或协议书时,应依据信用额度表中对应的客户信用额度和期限,商定单次销售金额和结算期限,并在期限内负责经手相关账款的催收和联络.3、销售部应严格依据信用额度表和财务部门的应收账款账龄明细表,准时核对、跟踪赊销客户的回款情形.4、清收账款由销售部统一支配路线和客户,并确定返回时间,销售业务员在外清收账款时,无论是否清结完毕,均需随时向销售经理电话汇报工作进度和行程.5、销售业务员于每日收到货款后,应于当日填写收款日报表一式四份,一份自留,三份交企业财务部.6、销

23、售业务员收取的汇票金额大于应收账款时,非经销售经理同意,现场不得以现金找仍客户,而应作为暂收款收回,并抵扣下次账可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 13 页,共 16 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -款.7、 销售业务员收款时对于客户现场反映的价格、交货期限、质量、运输问题,在业务权限内时可立刻赐予答复,如在权限外需立刻汇报销售经理,并在不超过3 个工作日内赐予客户答复.8、 销售业务员在销

24、售产品和清收账款时不得有以下行为,一经发觉,分别赐予罚款或者开除处分,并限期补正或赔偿,情节严峻者移 交司法部门处理.（ 1）收款不报或积压收款.（2）退货不报或积压退货.（3）转售不依规定或转售图利.（ 4）代销其他厂家产品.（ 5）截留,挪用,坐支货款不准时上缴.（ 6）收取现金改换承兑汇票.三、应收账款交接1、销售业务员岗位调换、 离职, 必需对经手的应收账款进行交接.2、凡销售业务员调岗的,必需先办理包括应收账款、库存产品等在内的工作交接,交接未完,不得离岗,交接不清的,责任由移交者负责,交接清晰后,责任由接替者负责.3、凡销售业务员离职的, 应在 30 日前向企业提出申请, 经批准后

25、办理交接手续,未办理交接手续而自行离开者其薪资和离职补贴 不予发放,由此给企业造成缺失的,将依法追究法律责任.可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 14 页,共 16 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -4、 离职交接以最终在交接单上批示的生效日期为准,在生效日期前要完成交接,如交接不清又离职时,仍将依照法律程序追究当事人的责任.5、销售业务员提出离职后须把经手的应收账款全部收回或取得客户付款的承

26、诺担保, 如在 1 个月内未能收回或取得客户付款承诺担保的就不予办理离职手续.6、离职销售业务员经手的坏账理赔事宜如已取得客户的书面确认, 就不影响离职手续的办理,其追诉工作由接替人员接办.理赔不因经手人的离职而无效.7、“离职移交清单”至少一式三份,由移交、接交人核对内容无误后双方签字,储存在移交人一份,接交人一份,企业档案存留一份.8、 销售业务员接交时, 应与客户核对账单, 遇有疑问或账目不清时应立刻向销售经理反映,未立刻呈报,有意代为隐瞒者应与离职人 员同负全部责任.9、 销售业务员办交接时由销售经理监督.移交时发觉有贪污公款、短缺物品、现金、票据或其他凭证者,除限期赔仍外,情节重大时

27、依法追究其民事、刑事责任.10、应收账款交接后1 个月内应全部逐一核对,无异议的账.可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 15 页,共 16 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 16 页,共 16 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载