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1、-企业行政管理复习资料-第 12 页企业行政管理复习资料1、企业行政管理的职能： 一、信息收集职能。二、决策计划职能。三、组织沟通职能。四、统筹协调职能。五、检查监控职能。 2、企业行政管理的作用： 一、能够使企业更好地适应形势发展的需要。二、能够增强企业而核心竞争力。 三、能够保证企业平稳、有序、健康的发展。3、动态原理： 管理动态原理认为：由于管理的对象所处的是一个变化的环境，整个管理系统自然也处于发展变化之中；以计划为起点，经过组织、指挥、控制，以实现组织目标为宗旨的管理过程，始终处于连续不断、无休止的运动状态，推动着管理活动的循环与前进。 第一、动态原理的弹性原则认为：只有管理保持充分
2、的弹性，及时适应客观事物各种可能的变化，才能最终实现管理目标。 第二、动态原理的反馈原则：反馈原则是指面对不断变化的客观环境，调整管理措施，是指向预期的目标发展。必须具备完善、高效的信息反馈机制，以便采取相应得变革措施，将问题和矛盾消灭在萌芽阶段。 反馈机制使决策机构和执行期间实现了互动并形成了一个循环回路，是的管理活动沿着决策执行反馈修正再决策的路线，循环往复，呈螺旋式上升，管理活动因此不断得到提升和完善。 4、弹性原理：在管理中必须保持适当的弹性，以便及时适应客观事物的各种变化，从而实现有效的动态管理。弹性原理在企业管理中应用范围很广，如计划工作中里有余地的思想、劳动管理中弹性工作时间的应
3、用等。 管理必须保持适当的弹性，这是由管理科学本身的特点决定的。首先管理科学所研究的问题涉及诸多因素，管理决策是许多决策合力的结果。人们要掌握所有因素是不可能的，能百分百的反应客观规律的管理是不存在的。正因为如此，任何一种管理工作都会有不够完善之处，一个管理人员的决策也绝不会使“绝对正确”或“一贯正确”的。因此，管理必须留有余地。其次，管理工作随着客观条件的变化而变化，因而管理带有很大的不确定性。管理是人的社会活动，管理者与被管理者都是能动的人，这就增加了管理的不确定性。因此必须随着时间、地点、条件、对象的变化而改变管理方法，避免绝对化、僵硬化。 5、柔性管理：是一种以人为中心的人性化管理，它
4、在研究人的心理和行为规律的基础上，采用非强制性的方式，在人的心目中产生一种潜在的说服力，从而把组织的意志转变为个人的自觉行动。其最大特点在于它主要不是依靠组织的影响力，如上级命令、成文的规章制度等，而是依靠人的心理过程，依赖于从每个员工内心激发的主动性、内在潜力及创造精神，因此具有明显的内在驱动型。而且只有当组织规范化为员工的自觉认识，组织目标转化为员工的自发行动时，这种内在驱动力，自我约束力才会产生。 优点：（1）可满足员工的工作动机，增强员工的主人翁意识和责任感，使其不仅努力提高自己的工作标准，而且愿意挖掘潜能，发挥天赋，作出超常的工作成就。 （2）有利于组织内部形成集体主义和相互协作的精
5、神，形成自我管理，自控自律的习惯，有利于对员工行为形成一种防患于未然的机制。 柔性管理适用的对象是从事创造性活动的高素质员工。创造性活动往往是一个探索的过程，其间充满了不确定性和偶然性，并且智力活动本身难以直接计量，所以创造性活动亦难以量化。倘若硬性的将创造性活动量化并以此作为奖酬依据，势必会挫伤员工的积极性、创造性，从而抑制其潜能的发挥。6、企业行政环境分析方法： 1、PEST分析法：宏观环境的分析，主要包括政治法律（political）经济（economic）、社会文化（social culture）、技术（technological）等方面的分析因素。 2、外部因素评价矩阵分析法：对企业
6、的关键外部因素进行分析和评价较常用的分析方法。程序如下： （1）列出企业所面临的外部环境中的关键因素，包括企业面临的机遇和挑战。 （2）对每一因素赋予一定的权重，全部因素权重合计为1。（01，表示重要性程度）， （3）对企业对每一因素的有效反应程度进行打分，分值范围为15。其中，1分表示很差，2分表示较差，3分表示一般，4分表示较好，5分表示很好。 （4）将全部因素加权求和，以得到综合得分。EFE竞争反应的是一种主观判断，其评价结构可能会因专家的不同而存在差异，主要是因为各种因素的重要程度及企业对其有效反应的指标具有相对性，并且是动态变化的。 3、SWOT分析方法：即优势、劣势、机会和威胁分析
7、，它是基于企业自身的实力，对比竞争对手，分析企业外部环境变化可能对企业带来的机会与企业面临的挑战，进而制定企业最佳战略的方法。 应用：SWOT分析法，一般依据企业的目标，列表指出对企业生产经营活动及发展起着重大影响的内外部因素，并且根据所确定的标准，对这些因素进行评价，从中判定企业的优势和劣势、机会和威胁；常用的方法是对所列出的主要因素逐项打分，然后按因素的相对重要程度加权求其代数和，以判断其中的内部优劣势以及外部的机会和威胁。在此基础上，便会比较容易的找到所要从事的战略。 二、企业外部行政环境：主要包括五类，政治法律环境、经济环境、技术环境、社会文化环境，自然环境。 三、企业内部行政环境：指
8、存在于企业之内、企业自身能够自主控制的因素的总和。 1、资源：被投入企业生产过程的生产要素。 2、能力。 3、核心竞争力：那些能为企业带来相对于竞争对手的竞争优势的核心资源和能力。 7、企业行政管理体质对现代企业管理的影响： 一、能够使企业更好地适应形势发展的需要。二、能够增强企业而核心竞争力。 三、能够保证企业平稳、有序、健康的发展。 8、企业行政领导体制： 一、企业行政领导概述： 领导者的责任：确定组织目标；指定路线，方针和政策；正确运营组织机构；选拔，使用和培养下属人员；关心群众生活，妥善处理国家、集体和个人三者的利益关系；创造发挥下属工作人员积极性的良好客观条件和环境等。 行政领导：是
9、指行政管理系统中的领导，是行政机关的领导者依法行使权力，组织管理行政事务所进行的决策、只会、控制、协调、检查等行政活动的各个层次、各个方面及全部过程。 行政领导包括执政、行政和管理三个层次。执政是指高层行政领导的决策和领导；行政是指一般行政人员的计划、指导、考核和监督；管理则是指行政基层公务人员运用各种科学方法和技术，经常性的处理大量的具体事务。 二、企业行政领导职能：凝聚员工；服务下属；激励员工；协调沟通；领导决策。 三、企业行政领导运行机制：是指企业的行政领导机构对于影响企业运作的各因素的结构、功能及相互关系，以及这些因素产生影响，发挥功能的作用过程和作用原理及其运行方式所采取的一系列的手
10、段而形成的机制。 四、企业行政领导体制的特点：除了具备日然属性和社会属性这两种基本属性之外还具备以下基本特征：系统性；规律性；全局性；稳定性。 9、企业行政监督体制： 一、含义：狭义是指企业内部的监督系统对企业行政系统特别是行政领导行使经营管理职权所进行的监控。广义包括企业外部的监督和企业外部的监督。 二、企业行政监督机构： 内部行政监督机构：是指企业行政系统内部具有监督权限的行政部门按照法定的程序和方式面对企业行政机构及其工作人员的行为所进行的行政性监督和督查。主要包括上下级之间的监督，部门内部监督，以及职能部门对其业务的监督。 外部行政监督机构：是指来自企业行政部门以外的监督机构。为保证企
11、业的合法性、合理性、企业的效益以及社会对企业的要求的达成，企业大多数时候都需要来自企业行政部门之外的其他部门甚至是企业外部的社会机构的监督。主要包括国家行政机构的监督，社会媒体的舆论监督，企业其他部门的监督机构。 三、企业行政监督的职能：预防；矫正；反馈。 四、企业行政监督的运行机制：运行方式：事前监督是指在行政管理部门进行行政决策、开展企业行政工作之前进行的监督。事中监督是指在行政管理部门决策与执行过程中所进行的监督。事后监督是指行政决策或者行为作出之后由相关监督主体进行的监督活动。 企业行政监督的原则：经常鲸鱼广泛性相结合的原则；客观性与公正相结合的原则；确定性与有效性相结合的原则。 五、
12、企业行政监督体制的特点：权威性；独立性；广泛性；多样性。 10、企业行政组织设计的含义与作用： 含义：企业行政组织设计是指组织管理者根据组织内外坏境因素，规划、选择、建立一种适合本组织自身特点、架构有两、功能齐全、运转灵活的组织机构的过程。 作用： 第一、合理配置企业的各类行政资源，优化企业资源配置； 第二、支撑企业行政战略、目标的实现；第三、以市场为导向，配合其他部门来满足客户需要； 第四、为企业行政管理高效运行奠定基础。 11、影响企业行政组织设计的因素： 一、组织环境：每一个组织都会受到其一般环境和任务环境的综合影响。根据组织环境的变化程度，和和谐程度可以将其分为一下四种类型： （1）稳
13、定而简单的环境。（2）动荡而简单的环境。 （3）稳定而复杂的环境。（4）动荡而复杂的环境。 组织环境的复杂性与易变性对组织结构的设计有着十分重要的影响。主要表现为： 第一，组织环境决定着组织目标的设立，当环境变化时，组织目标也要不断调整以适应环境的需要。 第二，组织环境影响着组织的价值观念。 第三，组织环境关系着组织结构的形式，面对较为确定的环境可采用较为稳定的机械式的组织结构，面对较为不确定的环境可采用适应性较强的、具有弹性的有机组织结构。 二、组织战略：指决定组织活动性质和长期方向的目标规划。可分为以下几种类型： 第一、防守型战略；第二、进攻性战略；第三、分析性战略；第四、反应战略。 三、
14、组织技术：一个组织的技术应该指其将输入资源转化为产出的整个过程中的信息决策和沟通系统、机器设备、工艺以及流程的总和。 四、组织规模： 五、组织成员：是企业行政组织的核心机构，是组织的主体。 12、企业行政组织发展的内涵： 定义：企业行政组织发展是指企业为适应行政发展的基本要求，依据科学、有效的方法不断的完善行政组织结构与体制，健全组织的各种制度并协调组织内部关系以保持与行政坏境的整体平衡，使其内部充满活力并提高管理效率短的行为过程。13、企业行政组织发展的意义： 一、企业行政组织发展是社会发展的的必然要求。 二、企业行政组织发展是企业行政管理自身发展的要求。 三、企业行政组织发展是消除企业行政
15、管理中的弊端的重要途径。 14、企业行政组织形态及其影响因素： 企业行政组织形态是指企业行政组织的存在形式。 影响因素：一、国家经济管理体制。二、企业所有制性质。三、行业特点。四、生产规模。五、生产技术的复杂性和专业化程度。六、市场需求的变化。八、企业的地理位置。九、企业的管理水平和职工的素质。 15、企业行政组织发展的动力和方式： 动力：企业行政组织发展的内在动力和外在动力两个。 作用方式：第一、在内因不变的情况下外因引起企业行政组织发展。 二、在外因不变的情况下内因引起企业行政组织发展。 三、内因和外因同时变化、相互作用引起企业行政组织发展。 16、企业正式组织与非正式组织： 正式组织：指
16、企业为了有效实现其目标而规定的组织成员的正式的相互关系和组织体系，包括组织结构、方针政策、规划方案、规章制度、运行方式、管理模式等。 非正式组织：组织中没有经过上级或一些相关的程序而建立起来的以感情联系为主要沟通方式的组织。 非正式组织与行政组织（正式组织）发展的关系： 积极作用： 一是信息交流，即一些不便通过正式行政组织解决的问题，通过非正式组织却易解决的问题； 二是通过对协作意愿的调解，维持正式行政组织内部的团结； 三是对行政组织成员具有保护作用，使之不会受到正式行政组织的过度支配。 负面影响：例如非正式组织的成员联合抵制企业组织的变革。 17、企业行政经费管理： 定义：企业行政经费管理就
17、是研究物资设备的科学管理及其活动和人员经费的有效使用的经济管理科学。 18、企业行政经费管理内容：第一、组织物资设备供应，提高物资设备的利用效率。 第二、组织资金供应，提高资金的供应率。第三、降低生产耗费，增加企业赢利。 第四、加强法规监督，维护财经纪律。 19、企业行政经费预算及使用中的问题： 第一、企业行政经费预算的管理流程问题。第二、企业行政经费预算管理中存在的问题。（为预算而预算；片面理解预算管理；预算执行力度不够，轻视预算监控）。 20、提高企业行政经费使用效率的途径： 第一、建立以企业战略为导向的预算模式。二、强化行政经费预算管理的预算功能。 第三、改进行政经费预算编制方法。第四、
18、导入经营预算和管理预算概念，丰富和完善预算编制的内容。 21、企业品牌管理的步骤： （1）勾画出品牌的“精髓”，描绘出品牌的理性因素。（2）掌握品牌的“核心”，描绘出品牌的感性因素。 （3）寻找品牌的灵魂，即找到品牌与众不同的求异战略。（4）品牌的培育、保护及长期爱护。 22、品牌管理的四个重点要素： （1）建立卓越的信誉。（2）争取广泛的支持。（3）建立亲密的联系。（4）增加亲身体验的机会。 23、企业行政管理在企业形象建设与品牌管理中的作用： （1）有助于企业及时了解各种影响企业形象的舆论与信息。（2）有助于传播企业或品牌的良好形象。 （3）有助于企业进行统筹决策。（4）有助于企业品牌效应
19、的发挥。 24、企业文化资源的开发要注意的几个问题： （1）企业文化资源的开发要使企业文化资本化。（3）企业文化资源开发要与人力资源开发相结合。 （2）企业文化资源的开发要保持企业文化的活力，注意文化创新。 25、企业行政信息的类型及作用： （1）按来源分类可以分为外部信息和内部信息。 （2）按内容分类可以分为市场的信息、消费者的信息、企业本身的信息。 26、企业行政预测：企业行政机关根据历史资料和最新信息以及预测对象的运动变化趋势与规律，运用适当的方法和技巧，对预测对象的未来状态进行分析、估算和判断的活动。 27、企业行政预测的特点：可靠性、超前性、相似性、不精确性。 28、企业行政预测的作
20、用： （1）企业行政预测是帮助企业领导认识决策对象的重要手段。 （2）企业行政预测可以分析、判断决策对象的种种可能性，揭示事物发展中的各种趋向，从而为拟定各种可能的备选方案提供依据。 （3）企业行政预测是选择决策方案、进行最佳决策的方法。 （4）企业行政预测是避免和防止企业行政决策片面化并有效执行行政决策的前提。 29、企业行政预测的程序和步骤： （1）明确企业行政预测对象。（2）搜集信息和资料。（3）确定预测方法和模型。 （4）进行预测计算和分析。（5）评审预测结果。 30、企业行政决策的方法： 一、计量决策方法：是建立在数学工具基础上的决策方法，其核心是把决策与变量以及变量与目标之间的关系
21、用数学公式表示出来，然后根据决策条件，通过计算求得答案。 （1）边际分析法（2）费用效果分析法（3）概率方法（4）效用方法（5）期望值方法（6）博弈论方法 （7）线性规划方法 上述这些决策方法都被称为决策的硬方法，其优点：第一、提高了决策的准确性、最优性和可靠性； 第二、可是领导者、决策者从常规的决策中解脱出来，把注意力集中在关键性、全局性的重大而复杂的决策方面，有助于领导者提高重大战略决策的正确性和可靠性。 局限性表现为：第一、对于许多复杂的决策来说，并不具备可以运用的简便可行的数学手段，在许多决策问题中，有些变量是根本无法确定的； 第二、数学手段本身比较深奥难懂，很多决策人员并不熟悉他，掌
22、握起来也不容易； 第三；采用数学手段或计算机技术花费不菲，一般只用在重大项目或具有全局意义的决策问题上而不直接用于一般决策问题。 二、主观决策法：指运用心理学、社会心理学的成就，采取有效地组织形式，在决策的过程中，直接利用专家们的知识和经验，根据已掌握的情况和资料，提出决策目标及实现目标的方法，并作出评价和选择。 其优点为：方法灵便，通用性强，容易被一般的管理者接受，而且特别适合与非常规决策，同时还有利于调动专家们的积极性，提高其工作能力。 其局限性为：由于其是建立在专家个人直观判断的基础上，容易受到决策组织者个人倾向的影响，使决策缺乏严格论证。31、企业行政协调的工作领域和内容： （1）事务
23、协调：是对各部门、各单位之间在日常事务中发生矛盾时进行的协调，多反映为利益关系协调。 （2）政策协调：行政领导在研究决定一项政策的过程中，都需要先由办公室根据领导意图起草文稿，与各部门进行联系、沟通，并对各方意见予以反馈，对工作加以完善。 （3）计划协调：计划协调涉及行政方面的工作计划，也涉及一些事业发展计划及专项工作计划等，一般都具有超前性。 （4）战略协调：是指企业对于发展长远规划的战略性考虑。 32、企业行政沟通：企业行政系统内部各部门之间、层级之间、人员之间凭借一定的媒介和通道传递思想、观点、感情，交流情报信息，以期达到相互了解、支持与合作，使行政体系和谐、有序运转的目的。 33、控制
24、沟通过程的艺术（步骤）： （1）沟通对象的分类。（2）沟通的总目标和分目标的定位。（3）合适的场所和时间的选择。 （4）制定沟通提纲。（5）围绕既定目标展开沟通。（6）灵活应对突发事件。 （7）重在探讨解决问题的应对之策。（8）沟通跟踪阶段。 34、处理纠纷与冲突的技巧： （1）让对方有发泄情绪的机会。（2）在冲突或纠纷的双方之间寻找平衡点。 （3）调解沟通气氛，缓和紧张情绪。 35、办公室管理的地位： （1）从领导决策过程看，办公室工作处于辅助者地位。 （2）从执行力角度看，办公室工作处于执行者的地位。 （3）从协调职能看，办公室工作处于代理者的地位。 （4）从处理日常事务职能看，办公室工作
25、处于服务者的地位。 36、办公室管理的作用： （1）领导的参谋和助手作用。（2）承上启下和协调工作的作用。（3）单位的窗口和门面作用。 37、办公室管理的艺术：（1）巧妙地应变性。（2）灵活的策略性。（3）完美的协调性。 38、文书档案管理中存在的问题及对策： 问题：（1）文书工作与档案工作的衔接问题 （2）人员偏少并兼顾其他工作 （3）领导对档案管理的重视不够，存在片面认识（4）档案员的培训工作仍需加强 （5）各部门对档案工作的配合不够，制约了档案管理水平的提高 对策：（1）提高单位文书档案工作的地位，转变观念，提高素质。 （2）搞好文书工作与档案工作的规范衔接（3）加强部门间的合作，做好文
26、书档案收集工作。 （4）要建立有效地管理制度和工作程序，也可按照规范程序办理公文。 （5）加强文书档案的收集工作（6）做好文书档案的基础工作，调整文书档案的结构与内容。 39、会议管理制度包含以下内容： （1）会议计划管理。（2）会议审批手续。（3）会议经费管理。（4）会务管理。 40、企业后勤保障的主要内容和管理要点： （1）房产管理（基本建设、房产的使用、房产的维修、水电及供暖设施的管理、费用管理）。 （2）办公用品管理。（3）车辆管理。（4）财务管理。（5）企业环境管理。 41、企业后勤保障工作的常见问题及解决思路： 问题：（1）人员众多，素质较低，人员成本高。（2）职工的观念转变速度滞
27、后，有偿服务难以全方位实施。（3）管理不规范（4）权责分明（5）基础薄弱，正常运行困难（6）缺乏专业的管理人员。 解决思路：（1）明晰权责关系。（2）建立健全规章制度。（3）提高员工的整体素质。 （4）兑现承诺，赢得客户的认可。 42、企业保密管理的内容： （1）企业的经济保密管理：国家为了维护经济利益，保护本国在国际商品市场的经济竞争能力，保障社会主义经济建设的正常秩序和顺利进行，对经济工作中的国家秘密依法采取的各种保护措施。 （2）企业的科技保密制度：科学技术是第一生产力，是国家的宝贵财富。科学技术的地位和作用，决定了科技领域保密与窃密的斗争十分激烈。加强科技领域的保密工作是摆在企业前的一项重要而紧迫的任务。 （3）企业的涉外保密管理：是涉外工作的重要组成部分，贯穿于涉外活动的全过程，关系到国家的安全和利益。 （4）企业的信息保密管理：包括文件和资料保密、计算机保密、宣传报道保密及通信保密。