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1、阳光保险财务管理系统使用培训应付（AP） 目录 应付模块概述（应付模块概述（ Account Payables Account Payables ） 发票管理发票管理 发票发票/ /付款调整付款调整 应付传总帐应付传总帐/ /关闭应付会计期间关闭应付会计期间 应付查询及报表应付查询及报表Unit 1 应付模块概述本章主要内容OracleOracle应付模块的主要功能和特征应付模块的主要功能和特征OracleOracle应付模块和其他模块的关系应付模块和其他模块的关系OracleOracle应付模块的一个会计业务流程应付模块的一个会计业务流程应付模块主要功能应付模块包括以下一些主要功能和特性：应
2、付模块包括以下一些主要功能和特性： 供应商管理供应商管理 匹配、输入和审批发票匹配、输入和审批发票 输入或自动产生付款单据输入或自动产生付款单据系统提供三个工作平台来帮助用户进行操作：系统提供三个工作平台来帮助用户进行操作： 供应商工作台供应商工作台 发票工作台发票工作台 付款工作台付款工作台应付模块与其他模块的集成应付模块基本业务流程总总 帐帐总总 帐帐 Unit 2 发票管理一般概念及业务介绍本章主要内容发票功能概览发票功能概览发票录入发票录入 发票验证及创建会计分录发票验证及创建会计分录贷项通知单贷项通知单发票功能概览 提供实时的发票状态信息提供实时的发票状态信息 在总帐、资产、应付、应
3、收间保持一致性，并保持审计在总帐、资产、应付、应收间保持一致性，并保持审计线索线索 支持多种发票类型：标准发票、贷项通知单支持多种发票类型：标准发票、贷项通知单 预付款核销功能（可以及时查询供应商最新余额）预付款核销功能（可以及时查询供应商最新余额）发票录入 规则：规则： 启用启用发票批发票批： 编码规则：操作员英文简写（大写）编码规则：操作员英文简写（大写）+YYYYMMDD+2+YYYYMMDD+2位流水号位流水号 如：如：YSQ2007122101YSQ2007122101 录入发票：录入发票： 编码规则：操作员英文简写（小写）编码规则：操作员英文简写（小写）+YYYYMMDD+2+YY
4、YYMMDD+2位流水号位流水号 如：如：ysq2007122101ysq2007122101发票类型借项通知单借项通知单是指和采购订单匹配的发票。输入是指和采购订单匹配的发票。输入POPO号码后，号码后，OracleOracle应付自应付自动地提供供应商信息。（未启用）动地提供供应商信息。（未启用）POPO缺省缺省是指对雇员发生的相关费用开具的发票。（未启用）是指对雇员发生的相关费用开具的发票。（未启用）费用报表费用报表预预 付付 款款可以理解为红冲发票，一般在员工借款退回业务中红冲标准可以理解为红冲发票，一般在员工借款退回业务中红冲标准发票。发票。 贷项通知单贷项通知单对资产采购业务，可以
5、理解供应商处取得的发票。对于员工对资产采购业务，可以理解供应商处取得的发票。对于员工报销业务，报销业务， 可以理解为是报销单可以理解为是报销单标准发票标准发票描描 述述类类 型型是指为供应商或雇员，以及员工借款支付预付款的一种发票是指为供应商或雇员，以及员工借款支付预付款的一种发票是指供应商未开红冲发票，而由自已录入的红冲发票是指供应商未开红冲发票，而由自已录入的红冲发票( (未未启用）启用）发票信息行信息行信息其他信息其他信息 头信息头信息供应商信息供应商信息发票信息发票信息发票分配行信息发票分配行信息发票分配行信息 发票头发票分配行发票的暂挂举例发票的验证 发票验证将校验以下信息：期间状态
6、、输入的分配行发票验证将校验以下信息：期间状态、输入的分配行信息是否正确信息是否正确 对验证未通过的发票，自动挂起。从而禁止对此发票对验证未通过的发票，自动挂起。从而禁止对此发票付款付款 释放挂起：通过调整发票分配行的金额与发票头的金释放挂起：通过调整发票分配行的金额与发票头的金额保持一致即可额保持一致即可创建会计分录 创建会计科目创建会计科目 查看会计方法查看会计方法 与总帐凭证的区别与总帐凭证的区别贷项通知单贷项通知单头金额和行金额均为贷项通知单头金额和行金额均为负数负数对需要红冲的标准发票必须为对需要红冲的标准发票必须为同一供应商同一供应商贷项通知单产生的分录为贷项通知单产生的分录为借贷
7、相反借贷相反对贷项通知单的付款类型为对贷项通知单的付款类型为“退款退款”，实际意义为收款，实际意义为收款实际业务中用于退款、退货的情况实际业务中用于退款、退货的情况 如如: :员工还借款员工还借款等等贷项通知单贷项通知单分配行 Unit 2 发票管理特例标准发票（分支机构筹备款） 分支机构未单独建账前发生借款时：分支机构未单独建账前发生借款时： Dr Dr：其他应收款：其他应收款分支机构筹备款分支机构筹备款待确认资产或费用待确认资产或费用 Cr: Cr: 其他应付款其他应付款 付款时：付款时： Dr Dr：其他应付款：其他应付款 Cr Cr：现金：现金/ /银行存款银行存款 注意：分支机构单独
8、建账后，应通过公司间往来，将挂账数据进行划注意：分支机构单独建账后，应通过公司间往来，将挂账数据进行划转转 ： Dr: Dr: 系统往来系统往来代付代付 Cr: Cr: 其他应收款其他应收款分支机构筹备款分支机构筹备款待确认资产或费用待确认资产或费用 开业机构：开业机构： Dr: Dr: 业务及管理费或固定资产中转业务及管理费或固定资产中转 Cr: Cr: 系统往来系统往来代付代付资产采购类发票 低值易耗品采购低值易耗品采购 采购时采购时: : Dr: Dr:低值易耗品低值易耗品 业务及管理费业务及管理费- -低值易耗品低值易耗品 Cr: Cr:低值易耗品低值易耗品 其他应付款其他应付款 付款
9、时：付款时： Dr Dr：其他应付款：其他应付款 Cr: Cr:现金现金/ /银行存款银行存款资产采购类发票固定资产采购固定资产采购 APAP： 分配行分录：分配行分录： Dr: Dr:固定资产固定资产/ /无形资产无形资产- -中转中转 Cr: Cr:其他应付款其他应付款- -外部单位（外部单位（APAP） 付款时：付款时： Dr: Dr:其他应付款其他应付款- -外部单位（外部单位（APAP） Cr: Cr:银行存款银行存款 FAFA： 在在 “ “资产工作台资产工作台 ” ”录入录入 详细信息并分配详细信息并分配 。 以下分录是系统传送总帐后自动产生以下分录是系统传送总帐后自动产生 Dr
10、: Dr:固定资产固定资产/ /无形资产无形资产 Cr Cr：固定资产：固定资产/ /无形资产无形资产- -中转中转Unit 2 发票管理预付款/员工借款本章主要内容预付款预付款预付款核销预付款核销员工借款员工借款 预付款/员工借款处理流程供应商预付款处理（外部供应商） 1.预付款发票录入DrDr：其他应收款：其他应收款- -其他应收暂付款其他应收暂付款 Cr Cr：其他应付款：其他应付款- -外部单位外部单位(AP)(AP)验证以后状态变为验证以后状态变为“未付未付”支付预付款Dr：其他应付款：其他应付款-外部单位外部单位(AP) Cr：现金：现金/银行存款银行存款发票状态为发票状态为“可用
11、可用”当供应商开出发票，实际进行费用或资产入帐时，生成如下分录Dr：业务及管理费用：业务及管理费用/资产资产 Cr:其他应付款其他应付款-外部单位外部单位(AP)核销预付款此金额可此金额可以修改以修改Dr：其他应付款：其他应付款-外部单位外部单位(AP) Cr：其他应收款：其他应收款-其他应收暂付款其他应收暂付款员工借款及还款会计分录流程 1.员工借款发票：员工借款发票： Dr：其他应收款：其他应收款-员工借款员工借款-员工员工 ￥3500 Cr：其他应付款：其他应付款-员工员工-员工员工(AP) ￥3500 2.对借款发票付款：对借款发票付款： Dr：其他应付款：其他应付款-员工员工-员工员
12、工(AP) ￥3500 Cr:现金现金/银行存款银行存款 ￥3500 3.员工实际费用报销：员工实际费用报销： Dr：业务及管理费：业务及管理费-日常经营费用日常经营费用 ￥3000 Cr：其他应付款：其他应付款-员工员工-员工员工(AP) ￥3000 4.报销单核销借款：报销单核销借款： Dr：其他应付款：其他应付款-员工员工-员工员工(AP) ￥3000 Cr：其他应收款：其他应收款-员工借款员工借款-员工员工 ￥3000员工借款及还款会计分录流程 5.5.录入还款虚拟发票录入还款虚拟发票( (标准发票标准发票) )： Dr Dr：其他应付款：其他应付款- -中转中转 ￥500500 Cr
13、 Cr：其他应付款：其他应付款- -员工员工- -员工员工(AP) (AP) ￥500500 6.6.虚拟发票核销多余借款：虚拟发票核销多余借款： Dr Dr：其他应付款：其他应付款- -员工员工- -员工员工(AP(AP）￥）￥500500 Cr Cr：其他应收款：其他应收款- -员工借款员工借款- -员工￥员工￥500500 7.7.录入还款贷项通知单：录入还款贷项通知单： Dr Dr：其他应付款：其他应付款- -员工员工- -员工员工(AP) (AP) ￥500500 Cr Cr：其他应付款：其他应付款- -中转中转 ￥500500 8.8.对贷项通知单进行付款，即还款：对贷项通知单进行
14、付款，即还款： Dr Dr：现金：现金/ /银行银行 ￥500500 Cr Cr：其他应付款：其他应付款- -员工员工- -员工员工(AP) (AP) ￥500500 类型一：借款与报销款相等类型一：借款与报销款相等 一借一还直接核销借款即可一借一还直接核销借款即可 具体见操作具体见操作员工借款员工借款 先核销借款，然后在付款界面付剩余的款项先核销借款，然后在付款界面付剩余的款项 具体见操作具体见操作类型二：少借多报销类型二：少借多报销员工借款类型三：多借少报销类型三：多借少报销 1. 1.借款借款Dr：其他应收款：其他应收款-员工借款员工借款-员工员工1221010200 ￥3500 Cr：
15、其他应付款：其他应付款-员工员工-员工员工(AP) 2241010200 ￥3500验证完成后发票状态为验证完成后发票状态为“未付未付”类型三：多借少报销类型三：多借少报销 2. 2.支付借款￥支付借款￥35003500Dr：其他应付款：其他应付款-员工员工-员工员工(AP) ￥3500 Cr:现金现金/银行存款银行存款 ￥3500类型三：多借少报销类型三：多借少报销 3. 3.员工报销费用￥员工报销费用￥30003000Dr：业务及管理费：业务及管理费-日常经营费用日常经营费用 ￥3000 Cr：其他应付款：其他应付款-员工员工-员工员工(AP) ￥3000类型三：多借少报销类型三：多借少报
16、销 4. 4.核销借款￥核销借款￥30003000Dr：其他应付款：其他应付款-员工员工-员工员工(AP) 2241010200 ￥3000 Cr：其他应收款：其他应收款-员工借款员工借款-员工员工1221010200 ￥3000核销完成后，保存出现如上画面核销完成后，保存出现如上画面类型三：多借少报销类型三：多借少报销 5. 5.录入还款虚拟发票录入还款虚拟发票 ￥500500Dr：其他应付款：其他应付款-中转中转 ￥500 Cr：其他应付款：其他应付款-员工员工-员工员工(AP) ￥500类型三：多借少报销类型三：多借少报销 6. 6.虚拟发票核销多余借款￥虚拟发票核销多余借款￥50050
17、0Dr：其他应付款：其他应付款-员工员工-员工员工(AP）￥）￥500 Cr：其他应收款：其他应收款-员工借款员工借款-员工￥员工￥500类型三：多借少报销类型三：多借少报销 7. 7.录入还款贷项通知单录入还款贷项通知单 ￥500500Dr：其他应付款：其他应付款-员工员工-员工员工(AP) ￥500 Cr：其他应付款：其他应付款-中转中转 ￥500类型三：多借少报销类型三：多借少报销 8. 8.对贷项通知单进行付款，即还款：对贷项通知单进行付款，即还款： Dr：现金：现金/银行银行 ￥500 Cr：其他应付款：其他应付款-员工员工-员工员工(AP)￥500各类发票产生的会计分录 1.1.标
18、准发票标准发票 Dr Dr：费用：费用( (科目取自发票分配行中录入帐户组合科目取自发票分配行中录入帐户组合) ) Cr Cr：负债：负债( (科目取自供应商地点中维护帐户组合科目取自供应商地点中维护帐户组合) ) 2.2.预付款发票预付款发票 Dr Dr：其他应收款：其他应收款- -其他应收暂付款其他应收暂付款( (科目取自发票分配行中录入帐户组科目取自发票分配行中录入帐户组合合) ) Cr Cr：负债：负债( (科目取自供应商地点中维护帐户组合科目取自供应商地点中维护帐户组合) ) 3.3.核销预付款核销预付款 Dr Dr：负债：负债( (科目取自标准发票科目取自标准发票/ /费用报表贷方
19、科目费用报表贷方科目) ) Cr Cr：其他应收款：其他应收款- -其他应收暂付款其他应收暂付款( (取自预付款发票借方科目取自预付款发票借方科目) ) 4.4.贷项通知单贷项通知单 Dr Dr：负债：负债( (科目取自供应商地点中维护帐户组合科目取自供应商地点中维护帐户组合) ) Cr Cr：费用：费用( (科目取自发票分配行中录入帐户组合科目取自发票分配行中录入帐户组合) )Unit 3 发票/付款调整本章主要内容发票错误修改或调整发票错误修改或调整付款错误修改或调整付款错误修改或调整 发票的修改及调整取消取消1 1、未验证的发票可以删除、未验证的发票可以删除2 2、已经付款的发票无法取消
20、；若想取消，则必须先撤销付款再进行取消发票、已经付款的发票无法取消；若想取消，则必须先撤销付款再进行取消发票3 3、取消发票时会产生相反的会计分录，发票状态变为、取消发票时会产生相反的会计分录，发票状态变为“已取消已取消” ，发票金额变为，发票金额变为0 04 4、发票取消则无法恢复、发票取消则无法恢复付款的修改及调整撤销付款撤销付款付款界面：付款界面：1、撤销付款，未取消的发票可以重新付款；取消了的发票不可以重新付款、撤销付款，未取消的发票可以重新付款；取消了的发票不可以重新付款 2、“调整调整”已传送至总账发票，不可修改任何信息已传送至总账发票，不可修改任何信息 3、 “调整调整”已验证但
21、未传送到总帐的发票，只能修改某部分信息已验证但未传送到总帐的发票，只能修改某部分信息(供应商不可修改），修改后发票状供应商不可修改），修改后发票状态需要重新验态需要重新验Unit 4 应付传送总帐/关闭会计期本章主要内容传送总帐传送总帐关闭期间关闭期间将应付帐传送至总帐 与总帐系统完全集成与总帐系统完全集成 在发票和付款工作台输入交易，系统自动验证会计信息在发票和付款工作台输入交易，系统自动验证会计信息的有效性的有效性 把会计分录传递至总帐，明细方法或汇总方法，可细查把会计分录传递至总帐，明细方法或汇总方法，可细查 过帐报表过帐报表 关闭期间前：过帐挂起报表关闭期间前：过帐挂起报表 与总帐对帐
22、：应付款试算余额报表与总帐对帐：应付款试算余额报表 确实要挂起的发票或付款：可传递至下一期确实要挂起的发票或付款：可传递至下一期 运行请求运行请求“将应付款传送至总账将应付款传送至总账”关闭期间关闭期间应付款会计期间的打开和关闭与总帐期间独立应付款会计期间的打开和关闭与总帐期间独立路径：路径：AP职责职责/会计会计/控制应付款期间控制应付款期间Unit 5 应付查询及报表本章主要内容查询 可快速回答有关发票、付款查询可快速回答有关发票、付款查询 有效审视应付帐款的活动有效审视应付帐款的活动 在发票、付款工作台可查询明细信息，自定义要查看在发票、付款工作台可查询明细信息，自定义要查看的信息的信息
23、 标准报表，可完成分析供应商的发票和付款历史、查标准报表，可完成分析供应商的发票和付款历史、查找和解决交易产生的问题等。找和解决交易产生的问题等。应付模块常用报表应付模块常用报表CUX:应付清单归档应付清单归档会计期间为必添填项；会计期间为必添填项；币种、类别、凭证批名币种、类别、凭证批名称、凭证名称从称、凭证名称从*至凭至凭证名称、凭证编号从证名称、凭证编号从*至凭证编号至凭证编号列示列示APAP发票、发票、APAP付款的编付款的编号与总帐号与总帐GLGL的凭证号码对的凭证号码对应关系应关系CUX:供应商余额明供应商余额明细汇总表细汇总表可以查明细，也可以查可以查明细，也可以查汇总汇总可以查
24、询欠供应商款项的可以查询欠供应商款项的情况情况CUX:员工借款明细员工借款明细表表可以查询员工借款数据可以查询员工借款数据CUX:实付福利费报实付福利费报表表输入相关参数输入相关参数福利费明细情况（报销人、福利费明细情况（报销人、金额）金额）注意：福利费与一般的报注意：福利费与一般的报销不能在同一张发票上报销不能在同一张发票上报销。销。应付模块常用报表应付模块常用报表应付帐款试算表应付帐款试算表应付与总帐对帐：如何对应付与总帐对帐：如何对起初数据、核对是否在总起初数据、核对是否在总帐中做了不该在总帐中做帐中做了不该在总帐中做的费用的费用应付帐款管理系统应付帐款管理系统会计核算流程会计核算流程成
25、批创建会计分录。成批创建会计分录。将应付帐款传送至将应付帐款传送至总帐总帐将将AP数据传入总帐数据传入总帐期间关闭例外报表期间关闭例外报表检查影响关闭期间的信息检查影响关闭期间的信息附：系统常用快捷键编号编号快捷键快捷键说明说明1 1Shift + F5Shift + F5复制项复制项2 2Shift + F6Shift + F6复制整条记录复制整条记录3 3F11F11显示查询界面显示查询界面4 4Ctrl + F11Ctrl + F11显示查询记录显示查询记录5 5F4F4退出退出6 6% %通配符通配符7 7Ctrl + LCtrl + L显示查询界面显示查询界面8 8Ctrl + KCtrl + K显示快捷键帮助显示快捷键帮助9 9Ctrl + SCtrl + S保存保存1010Ctrl + XCtrl + X剪切选择剪切选择1111Ctrl + CCtrl + C复制选择复制选择1212Ctrl + VCtrl + V剪切剪切/ /复制完成复制完成